Informativo

Vera Paredes

B - 1
CPC Susana Poma Arroyo*
Informe

Contenido
SECCIN CONTABLE Y AUDITORA B
* Contador Pblico Colegiado. Especializacin en Poltica Fiscal y Financiera. Auditor y Asesor
de Empresas. Miembro del Staff de Asesora del Informativo Vera
El Proceso de Cierre Contable
I. NOCIONES PRELIMINARES
El cierre contable es el proceso consistente en cerrar o cancelar
las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de
balance respectivas.
Al finalizar un perodo contable, se debe proceder a cerrar las
cuentas para determinar el resultado econmico del ejercicio o
del perodo que bien puede ser una prdida o una utilidad.
Las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos,
costos de venta y costos de produccin y las de balance son el
activo, pasivo y patrimonio.
El resultado final de la cancelacin de las cuentas, se debe llevar a
la respectiva cuenta de patrimonio. Si el resultado es una prdida
se disminuir el patrimonio, y caso contrario, si el resultado es
utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementar.
Antes de proceder a cancelar las cuentas, se debe proceder a
realizar los ajustes y conciliaciones del caso.
II. PROCESO DE CIERRE
El cierre de cuentas se compone de los siguientes procesos:
1. Deteccin y Correccin de errores
A lo largo del ejercicio econmico los responsables de recoger
y registrar los hechos econmicos (administrativos y contables)
que se hayan producido pueden cometer errores involuntarios al
registrarlos. Ests errores pueden ser cuantitativos: anotaciones
contables con valores equivocados; o cualitativos: anotaciones
contables en partidas (cuentas) equivocadas.
Mediante este proceso se detectan y corrigen los errores efec-
tuando los asientos de rectificacin que correspondan: asientos
de anulacin, asientos complementarios, etc.
2. Operaciones No Formalizadas
En la fecha de cierre del ejercicio econmico, que puede coin-
cidir o no con el 31 de diciembre de cada ao, suelen quedar
hechos econmicos (operaciones) que no estn completamente
documentados, por ejemplo: compras ingresadas al almacn por
las que no se han recibido comprobantes o, si se han recibido,
no se han aprobado; ventas entregadas a los clientes sin que
hayan sido facturadas o que estn pendientes de aprobacin
por los mismos.
3. Reclasificaciones
El Plan Contable General establece que determinadas operaciones
de inversin y/o financiacin de la empresa que en su origen tenan
un vencimiento o devengo (momento en el que nace el derecho de
cobro o la obligacin de pago) a largo plazo (ms all de la fecha
de cierre del ejercicio econmico) deben ser registradas como
operaciones a corto plazo por la parte del importe total cuyo ven-
cimiento o devengo se produzca durante el ejercicio econmico.
4. Gastos anticipados
En esta cuenta se registran los gastos de naturaleza no financiera
que se han pagado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo
devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente.
Ejemplo: Si la empresa tiene alquilado un inmueble para utilizarlo
como almacn y que paga el alquiler por trimestres anticipados,
siendo las fechas de pago entre el da 1 y el da 5 de los meses
de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada ao. Del pago
realizado el mes de noviembre 2008, dos tercios corresponden
al ejercicio econmico que se cerrar el 31 de diciembre. Sin
embargo, el tercio restante corresponde al ejercicio econmico
que se iniciar el prximo 1 de enero del ao 2009.
As pues, mediante la periodificacin el importe del alquiler
correspondiente al mes de enero del ao 2009, que se habr
satisfecho durante el mes de noviembre del ao 2008, se impu-
tar al resultado del ao 2009.
5. Ingresos Anticipados
En esta cuenta se registran los ingresos de naturaleza no financie-
ra que se han cobrado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo
devengo o vencimiento corresponde al ejercicio siguiente.
Ejemplo: Si la empresa presta el servicio de reparacin y mante-
nimiento de maquinaria y que cobra a sus clientes por trimestres
anticipados, siendo las fechas de cobro entre el da 21 y el da 25
de los meses de febrero, mayo, agosto y noviembre de cada ao.
Del cobro realizado el mes de noviembre de 2008, un tercio corres-
ponde al ejercicio econmico que se cerrar el 31 de diciembre.
Por su parte, los dos tercios restantes corresponden al ejercicio
econmico que se iniciar el prximo 1 de enero del ao 2009.
As pues, mediante la periodificacin el importe del servicio de
reparacin y mantenimiento de maquinaria correspondiente a
los meses de enero y de febrero del ao 2009, que se habrn
cobrado durante el mes de noviembre del ao 2008, se impu-
tarn al resultado del ao 2009.
------------------x-----------------------
10 Caja y Bancos 1,200.00
101 Caja
49 Ganancias Diferidas 1,200.00
49x Ventas diferidas
x/x Por los ingresos diferidos o por adelantado
-------------------x-----------------------
INFORME
El Proceso de Cierre Contable ............................................................................................................................ B-1
Nociones Preliminares ..................................................................................................................................... B-1
Proceso de Cierre .............................................................................................................................................. B-1
CASOS PRACTICOS
Proceso de Cierre Contable de Libros .............................................................................................................. B-3
MEMODATOS ..................................................................................................................................................... B-4
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Aplicacin de los Ingresos Diferidos, cumplidos los plazos de-
terminados recin se puede destinar los ingresos diferidos a sus
respectivas cuentas
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49 Ganancias Diferidas 1,200.00
49x Ventas diferidas
75 Ingresos Diversos 1,200.00
75x Ingresos diversos
-------------------x-----------------------
6. Intereses pagados por Anticipado
En esta cuenta se registran los gastos de naturaleza financiera
(intereses de prstamos recibidos por la empresa) que se han
pagado durante el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o
vencimiento corresponde al ejercicio siguiente.
Ejemplo: Si la empresa tiene concedido un prstamo hipotecario
para ampliar sus instalaciones industriales y paga intereses por
trimestres anticipados, siendo las fechas de pago entre el da 1 y
el da 15 de los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre de
cada ao. De los intereses pagados durante el mes de diciembre
de 2008, un tercio corresponden al ejercicio econmico que se
cerrar el 31 de diciembre. Mientras que los dos tercios restantes
corresponden al ejercicio econmico que se iniciar el prximo
1 de enero del ao 2009.
As pues, mediante la periodificacin el importe de los intereses
hipotecarios correspondiente a los meses de enero y de febrero
del ao 2009, que se habrn satisfecho durante el mes de diciem-
bre del ao 2008, se imputar al resultado del ao 2009.
7. Intereses cobrados por Anticipado
En esta cuenta se registran los ingresos de naturaleza finan-
ciera (intereses de prstamos concedidos por la empresa o de
depsitos bancarios de la misma) que se han cobrado durante
el ejercicio que se cierra, pero cuyo devengo o vencimiento
corresponde al ejercicio siguiente.
Ejemplo: Si la empresa tiene una cuenta corriente bancaria y
que cobra los intereses por trimestres no naturales vencidos,
siendo las fechas de cobro entre el da 1 y el da 5 de los meses
de marzo, junio, septiembre y diciembre de cada ao. De los
intereses cobrados durante el mes de diciembre de 2008, un
tercio corresponde al ejercicio econmico que se cerrar el 31 de
diciembre. Mientras que los dos tercios restantes correspondes
al ejercicio econmico que se iniciar el prximo 1 de enero del
ao 2009.
As pues, mediante la periodificacin el importe de los intereses
devengados por la cuenta corriente correspondiente a los meses
de enero y de febrero del ao 2009, que se habrn satisfecho
durante el mes de diciembre del ao 2008, se imputar al resul-
tado del ao 2009.
8. Amortizacin
La amortizacin es el proceso mediante el cual el valor de los
elementos del activo fijo aplicado por la empresa a la conse-
cucin de sus objetivos se incorpora al precio de coste de los
productos fabricados o de los servicios prestados, para as
recuperar dicho valor y permitir la reposicin de los elementos
mencionados cuando stos lleguen al final de su vida til, tcnica
o econmica.
Dentro de los procesos que conforman el cierre contable del
ejercicio econmico se incluye el clculo y el registro de las
cuotas peridicas de amortizacin correspondientes al ejercicio
que se cierra. En cuanto al clculo se estar a lo previsto en las
normas contables, principalmente el Plan Contable, existente al
respecto. Siempre con independencia de lo que establecen las
normas tributarias. Por cuanto la normativa contable no est en
ningn caso sometida a la fiscal, ni viceversa. De igual mane-
ra, las cuotas peridicas de amortizacin se registrarn en las
cuentas previstas a esos efectos por el Plan Contable. Es decir:
Amortizacin acumulada .
9. Provisin de Gastos y Prdidas
Mediante las provisiones la empresa registra por adelantado
aquellos gastos o prdidas de las que se conoce el importe, pero
se desconoce el momento exacto en que tendrn lugar.
El hecho de que el registro se produzca por adelantado obedece
al principio de prudencia, segn el cul los gastos y las prdi-
das deben contabilizarse en el momento en que se conoce su
existencia, mientras que los ingresos y beneficios slo pueden
contabilizarse cuando efectivamente se han producido.
Dentro de los procesos que conforman el cierre contable del
ejercicio econmico se incluye el clculo y el registro de las
provisiones correspondientes al ejercicio que se cierra. En cuanto
al clculo se estar a lo previsto en las normas contables, princi-
palmente el Plan Contable, existentes al respecto. Siempre con
independencia de lo que establecen las normas tributarias. Por
cuanto la normativa contable no est en ningn caso sometida
a la fiscal, ni viceversa.
De igual manera, las provisiones se registrarn en las cuentas
previstas a esos efectos por el Plan Contable, clasificadas por la
naturaleza de los gastos o de las prdidas registradas.
Ejemplo: No todos los clientes pagan sus obligaciones y por
ello la Gerencia debe efectuar un control muy estricto de las
cuentas por cobrar.
-------------------x-----------------------
12 Clientes 1,100.00
129 Cuentas de cobranza dudosa
12 Clientes 1,100.00
121 Factura por cobrar 300.00
123 Letras por cobrar 200.00
124 Cheques devueltos 600.00
x/x Por el resumen de las cuentas de cobranza
dudosa, que pasan a cobranza legal en
el presente mes.
-------------------x-----------------------
68 Provisiones en el Ejercicio 1,100.00
684 Cuentas de cobranza dudosa
19 Provisin para Cuentas de Cobranza 1,100.00
Dudosa
192 Clientes 1,100.00
x/x Por el resumen de la provisin por deudas
comerciales efectuadas en el presente mes.
-------------------x-----------------------
10. Conciliacin de Saldos
En este momento procederemos a la conciliacin de los saldos
de clientes, proveedores, bancos y existencias.
La conciliacin consiste en comparar los saldos contables (los
que se deducen de los registros contables llevados por la em-
presa) con los saldos reales y, en su caso, corregir las diferencias
que puedan existir.
Los saldos reales se obtendrn de diferente manera segn sea
la naturaleza de las partidas o cuentas a conciliar.
Clientes: se circularizar (envo de cartas de confirmacin) a los
clientes solicitando que confirmen el saldo de sus operaciones
con la empresa a la fecha de cierre del ejercicio econmico.
Generalmente se pide confirmacin slo de los clientes cuyo
volumen de operaciones durante el ejercicio ha superado un
importe previamente determinado. Por ejemplo: puede decidirse
que dicho importe sea el equivalente al 1% de las ventas totales
(impuestos indirectos excludos).
Proveedores: se circularizar (envo de cartas de confirmacin)
a los proveedores solicitando que confirmen el saldo de sus
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operaciones con la empresa a la fecha de cierre del ejercicio
econmico. Generalmente se pide confirmacin slo de los
proveedores cuyo volumen de operaciones durante el ejercicio
ha superado un importe previamente determinado. Por ejemplo:
puede decidirse que dicho importe sea el equivalente al 1% de
las compras totales (impuestos indirectos excludos).
Bancos: se solicitarn los extractos a la fecha de cierre del ejer-
cicio econmico de las cuentas corrientes, de los depsitos a
plazo, de las plizas de crdito (crdito utilizado), de los prsta-
mos (importe pendiente de devolucin) y de cualesquiera otras
operaciones o depsitos formalizados con entidades financieras
(bancos y cajas de ahorro).
Existencias: se realizar el inventario fsico o recuento de las
existencias de materias primas, materias auxiliares, productos en
curso, productos terminados, mercaderas, etc, que sean propie-
dad de la empresa en la fecha de cierre del ejercicio econmico.
Una vez conocidos los saldos reales y hecha la comparacin
con los saldos contables se proceder a ajustar los registros
contables mediante las anotaciones pertinentes.
Ejemplo: Faltantes y sobrante
Faltantes: Cuando el conteo es menor a saldos en libros.
-------------------x-----------------------
66 Cargas Excepcionales xxx
668 Gastos Extraordinarios
20 21 xxx
(Constituye un gasto reparable, afecto a
IGV por efectos de valor de mercado)
-------------------x-----------------------
16 Cuentas por Cobrar Diversas (*) xxx
162 Reclamaciones
20 21 xxx
(Cuando es significativo y se va a denunciar
la prdida con el consiguiente Proceso
Judicial)
-------------------x-----------------------
(*) Si la mercadera es asegurada se utilizar la subdivisionaria 16201 Recla-
mos al Seguro.
Sobrantes: Cuando el conteo es mayor al saldos en libros.
-------------------x-----------------------
20 21 xxx
76 Ingresos Excepcionales
768 Ingresos Extraordinarios xxx
Por la diferencia de Inventarios
-------------------x-----------------------
11. Resultado antes de Impuestos
Llegados a este punto estamos en disposicin de proceder a
la determinacin del Resultado antes de Impuesto a la Renta y
posteriormente el Resultado despus de Impuestos.
Para ello bastar que carguemos (se denomina cargo cualquier
anotacin realizada en el debe de una cuenta) a Prdidas y Ga-
nancias los saldos de todas las cuentas de compras y gastos y
que abonemos (se denomina abono cualquier anotacin reali-
zada en el haber de una cuenta) los saldos de todas las cuentas
de ventas e ingresos.
De esta manera todas las cuentas de gastos y todas las de
ingresos quedarn saldadas y cerradas, es decir que su saldo
ser igual a cero.
12. Cierre de Cuentas
Una vez completados los procesos anteriormente descritos y ha-
biendo determinado y registrado el resultado contable despus
de impuestos podemos considerar definitivamente cerrado el
ejercicio econmico.
Sin embargo, a efectos contables todava quedara pendiente el
cierre de todas las cuentas denominadas de balance.
Para ello procederemos a abonar por su saldo todas las cuen-
tas de activo (se denominan de activo todas aquellas cuentas
que al cierre del ejercicio presentan un saldo deudor, es decir
aquellas en las que la suma de todas las anotaciones realizadas
en el debe es mayor que la suma de todas las anotaciones
realizadas en el haber) y a cargar asimismo por su saldo todas
las cuentas de pasivo (se denominan de pasivo todas aquellas
cuentas que al cierre del ejercicio presentan un saldo acreedor,
es decir aquellas en las que la suma de todas las anotaciones
realizadas en el debe es menor que la suma de todas las ano-
taciones realizadas en el haber).
De esta forma hemos procedido al cierre de la contabilidad en
la fecha de cierre del ejercicio econmico.
Casos Prcticos

PROCESO DE CIERRE CONTABLE DE LIBROS

A continuacin los principales asientos de Cierre de Cuentas al
final del ejercicio
---------------x---------------
79 Cargas Imputables a Cuenta de Costos 2,210.00
94 Gastos Administrativos 1,547.00
95 Gastos de Ventas 613.00
96 Gastos Financieros 50.00
Para cancelar la cuenta 79 y clase 9.
---------------x---------------
80 Margen Comercial 7,000.00
60 Compras 6,900.00
601 Mercaderas
74 Descuentos, Rebajas y
Bonificaciones concedidos 100.00
Transferencia de saldo de divisionaria
601 y saldo de Cta. 74 a la Cta. 80
margen comercial
---------------x---------------
61 Variacin de Existencias 200.00
611 Mercaderas
70 Ventas 9,000.00
701 Mercaderas
80 Margen Comercial 9,200.00
Transferencia de saldo de las divisionarias
611 Y 701 a la cuenta 80 para la
determinacin del margen comercial.
---------------x---------------
80 Margen Comercial 2,200.00
82 Valor Agregado 2,200.00
Transferencia de saldo de la cuenta 80
A la cta. 82 para la determinacin
del valor agregado.
---------------x---------------
82 Valor Agregado 706.00
60 Compras 206.00
606 Suministros Diversos
63 Servicios Prestados por Terceros 500.00
Transferencia de los saldos de las
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cuentas 60 (excepto 601) y 63 a la
Cuentas 82 para la determinacin
del valor agregado.
---------------x---------------
82 Valor Agregado 1,494.00
83 Excedente Bruto de Explotacin 1,494.00
Transferencia del saldo de la cuenta
82 a la cuenta 83 para la Determinacin
del excedente bruto de explotacin.
---------------x---------------
83 Excedente Bruto de Explotacin 1,300.00
62 Cargas de Personal 1,000.00
64 Tributos 300.00
Transferencia de los saldos de las
Cuentas. 62 y 64 a la Cta. 83 para la
determinacin del excedente
bruto de explotacin.
---------------x---------------
83 Excedente Bruto de Explotacin 194.00
84 Resultado de Explotacin 194.00
Transferencia del saldo de la Cuenta. 83
a la Cuenta. 84 para la determinacin
del resultado de explotacin.
---------------x---------------
84 Resultado de Explotacin 154.00
65 Cargas Diversas de Gestion 100.00
68 Provisiones del Ejercicio 54.00
Transferencia de los saldos de las Cuentas
65 y 68 a la Cta. 84 para la determinacin
del resultado de explotacin.
---------------x---------------
73 Descuento, Rebajas y Bonif. obt 50.00
75 Ingresos Diversos 50.00
84 Resultados de Explotacin 100.00
Transferencia de los saldos de las Cuentas.
73 y 75 a la Cuenta 84 para la
determinacin del resultado de explotacin.
---------------x---------------
84 Resultado de Explotacin 140.00
85 Resultado antes de Participaciones e Impuestos 140.00
Transferencia del saldo de la cuenta 84
a la cuenta 85 para la determinacin del
resultado antes de Part. e Impuestos.
---------------x---------------
85 Resultado antes de Participac. 100.00
e Impuestos.
66 Cargas Excepcionales 50.00
67 Cargas Financieras 50.00
Transf. de los saldos 66 y 67 a la Cta. 85 para la
determinacin del resultado antes de Part. e Impuestos.
---------------x---------------
76 Ingresos Excepcionales 100.00
77 Ingresos Financieros 100.00
85 Resultado antes de Participaciones
e Impuestos 200.00
Transferencia de los saldos de las Ctas. 76
y 77 a la Cta. 85 para la Determinacin del
resultado antes de Participacin e Impuestos.
---------------x---------------
85 Resultado antes de Participaciones 240.00
e Impuestos
89 Resultado del Ejercicio 240.00
Transferencia del saldo de la Cuenta. 85
a la cuenta 89 para la determinacin
del resultado del ejercicio.
---------------x---------------
89 Resultado del Ejercicio 149.00
86 Distribucin Legal de la Renta Neta 100.00
88 Impuesto a la Renta 49.00
Afectacin al resultado del ejercicio de la
distribucin legal de la Renta y del
Impuesto a la Renta.
---------------x---------------
86 Distribucin Legal de la Renta Neta 100.00
41 Remuneraciones y Participaciones
por Pagar 100.00
Cuentas por pagar derivada de la
distribucin legal de la renta.
---------------x---------------
88 Impuesto a la Renta 49.00
40 Tributos por Pagar 49.00
Por la provisin del Impuesto a la Renta.
---------------x---------------
89 Resultado del Ejercicio 91.00
59 Resultados Acumulados 91.00
591 Utilidades no distribuidas.
Transferencia del resultado neto
del ejercicio a la cuenta 59.
---------------x---------------
39 Depreciacin y Amortizacin
Acumulada XXX
40 Tributos por Pagar XXX
41 Remuneraciones y Participaciones
por Pagar XXX
42 Proveedores XXX
46 Cuentas por Pagar Diversas XXX
50 Capital XXX
501 Capital Social
59 Resultados Acumulados 91.00
591 Utilidades no Distribuidas
10 Caja y Bancos XXX
12 Clientes XXX
16 Cuentas por Pagar Diversas XXX
20 Mercaderas XXX
31 Valores XXX
33 Inmueble Maquinaria y Equipo XXX
38 Cargas Diferidas XXX
Por el activo, pasivo y el patrimonio al cierre
del perodo econmico 2,008
-------------------x-----------------------
Memodatos
ARQUEO DE CAJA
Corte de caja complementado con el
recuento o verificacin de las existencias en
efectivo y de los documentos que forman
parte del saldo de la cuenta respectiva.
Recuento del dinero y valores existentes
en caja en un momento determinado.
ORDEN DE COMPRA
Es un pedido escrito enviado a un proveedor
para la compra de artculos especficos, a un
precio acordado, destacando los trminos
de entrega y de los pagos. Documento
emitido por el comprador, mediante el
cual se autoriza al vendedor el envo de
mercaderas o la prestacin de servicios.