SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE SENA

DOCUMENTOS COMERCIALES

INSTRUCTOR: JAQUELINE OVALLE

GRUPO: 801103

GAES 3

INTEGRANTES: HASBLEIDY HERNANDEZ

ANDREA BARAHONA
NELCY HERNANDEZ
ESTEFANIA TORRES
HOLMAN VERDUGO
CRISTINA MEDINA
MAYRA ALEJANDRA PEÑA

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS

CONTABILIDAD Y FINANZAS

BOGOTA DC. 18-NOV-2009

 DOCUMENTOS COMRCIALES

Es el desarrollo de las operaciones comerciales que utilizan una serie de

documentos que a la vez contiene la información de base para dichas
transacciones, sirve de soporte para el trabajo contable.

Tiene el significado económico que son lo negociables y no negociables

NEGOCIABLES: Son los que sustituyen el dinero en efectivo y son

1. CHEQUE: Es un documento negociable, mediante el cual el titular

de una cuenta corriente ordena al banco que pague determinada
cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa
presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco. Un
cheque contiene los siguientes datos:

• Nombre del banco del banco girado

• Serie y número de cheque

• Ciudad y fecha de expedición

• Nombre del beneficiario

• Valor en número y letras

• Firma del girador

• Número de la cuenta corriente

♦ CHEQUE CRUZADO:
 Un par de líneas paralelas y oblicuas, que se trazan uno de los
ángulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse
efectivo mediante su consignación; es decir, no se puede cobrar

por ventanilla.

♦ CHEQUE ESPECIALMENTE CRUZADO:

Si, en medio de este par de líneas paralelas trazadas en uno de

los ángulos superiores del cheque, se escribe nombre de
beneficiario o a la indicación especifica de ser cobrado
únicamente por esté, el cheque no puede ser endosado a otra

persona para su cobro.

♦ CHEQUE DE GERENCIA:

Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos.
Pues que este cheque únicamente se hace efectivo al primer
 beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece
total garantía para el beneficiario.

2. Letra de cambio
Es un documento negociable mediante el cual una persona
ordena a otra que pague a una tercera persona cierta
cantidad de dinero en un lugar y tiempo determinado
previamente es decir respalda el compromiso del deudor de
pagar el dinero

3. Pegare

Es un titulo valor por el cual una persona quien se denomina suscriptor se compromete a
pagar cierta suma de dinero en una fecha determinada a otra persona que se llama
beneficiario este instrumento es utilizado por las empresas de financiamiento comercial
establecimientos bancarios como respaldo de los créditos que otorgan
4. Libranza

La libranza es un mecanismo de recaudo de cartera en donde el deudor

autoriza a su entidad empleadora a descontar de su nomina mensual o
quincenal una suma determinada para aplicar a la cancelación de sus
obligaciones ante una entidad financiera, y la entidad empleadora se
compromete a entregar dichas sumas a la entidad financiera en un plazo
previamente convenido.
5. FACTURA LIBRANZA: Es un titulo-valor que el vendedor entrega
al comprador.

NO NEGOCIABLES: Todos aaquellos documentos que sirven de

base para los registyros de contabilidad.
COTIZACIÓN: es una transacción comercial expedida por el vendedor al cliente,
contiene información del bien o servicio que se ofrece y la negociación.

DECORAMOS LTDA COTIZACIÓN N°

Carrera 15 N° 26-80
Teléfono: 6819477 146
Santafé de Bogotá
Cotizado a: Fecha

Valido hasta: Tiempo de entrega: Forma de pago:

Vía : Flete: Seguros:

Descripción unidad cantidad Precio Valor

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Observaciones Subtotal
Impo-
ventas
IVA
Total
Aprobaciones Cotizado por Empaque

PEDIDO: es el compromiso formal de una compra, contiene información del objeto de

la compra
El objetivo es dejar constancia del bien o servicio que el cliente a adquirido
El pedido contiene:
1. Número: consecutivo del pedido

2. Nombre del cliente : persona natural o jurídica interesada en la

compra

3. Fecha del pedido

4. Dirección del cliente

5. Forma de entrega o envío: personal, marítima, aérea, terrestre

6. Nombre del vendedor

7. Forma de pago: de acuerdo con la cotización

8. Descripción del objeto del pedido: cantidad, descripción precio,

descuentos, recarhos y valor total.

9. Firma de los responsables: comprador y vendedor

DECORAMOS LTDA PEDIDO
N°
Carrera 15 N° 26-80
Teléfono: 6819477 146
Santafé de Bogotá

Nombre o razón social Fecha_______________________

Dirección y ciudad de despacho Línea:

Orden cliente: Nombre: Condiciones de pago:

Cantidad unidad cantidad Precio Valor

Pedido Despachada
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4
0
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Observaciones Subtotal
IVA
Total
Cliente Vendedor Aprobación
 REMISION
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes
vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la
factura.

Nombre de la Empresa
Nit REMISIÓN
Sucursal Núm.:

Ciudad Fecha Vence:

Nit Razón Social
Dirección Ciudad
Teléfono Fax F.Ped::

Referencia Producto Cant.: Peso Total

Observaciones:
Aceptado: Vendedor:

Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526

Fax:6364256
FACTURA: Es un documento que refleja la entrega de un producto o servicio

*RECIBO DE CAJA

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al
cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para
anexar al comprobante diario de contabilidad.

Comprobante de consignación son documentos afiliados al sistema y

representan ventas de contado puesto que una vez firmado por el tarjetahabiente puede
ser consignado previa deducción de un porcentaje por comisión que esta entre el 5% y
10% este valor constituye un gasto financiero para el vendedor y un ingreso para la
entidad financiera que emita las tarjetas de crédito
Nota debito comercial: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la
que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor,
por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de
la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en
el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una
cuenta.

Nota crédito comercial: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su

cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por
el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota
crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios,
devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación. La
nota crédito disminuye la deuda o el saldo de la respectiva cuenta.

KARDEX
El kardex de mercancías esta formado por tarjetas que permiten controlar las
cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar
a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un
inventario físico.
Entradas de almacén

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: Tienen los informativos y soportes

Los informativos son

COTIZACIÓN: es una transacción comercial expedida por el vendedor al cliente,
contiene información del bien o servicio que se ofrece y la negociación.

DECORAMOS LTDA COTIZACIÓN N°

Carrera 15 N° 26-80
Teléfono: 6819477 146
Santafé de Bogotá
Cotizado a: Fecha

Valido hasta: Tiempo de entrega: Forma de pago:

Vía : Flete: Seguros:

Descripción unidad cantidad Precio Valor

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1
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0
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Observaciones Subtotal
Impo-
ventas
IVA
Total
Aprobaciones Cotizado por Empaque

PEDIDO: es el compromiso formal de una compra, contiene información del objeto de

la compra
El objetivo es dejar constancia del bien o servicio que el cliente a adquirido
El pedido contiene:
10.Número: consecutivo del pedido

11.Nombre del cliente : persona natural o jurídica interesada en la

compra

12.Fecha del pedido

13.Dirección del cliente

14.Forma de entrega o envío: personal, marítima, aérea, terrestre

15.Nombre del vendedor

16.Forma de pago: de acuerdo con la cotización

 17.Descripción del objeto del pedido: cantidad, descripción precio,
descuentos, recarhos y valor total.

18.Firma de los responsables: comprador y vendedor

DECORAMOS LTDA PEDIDO

N°
Carrera 15 N° 26-80
Teléfono: 6819477 146
Santafé de Bogotá

Nombre o razón social Fecha_______________________

Dirección y ciudad de despacho Línea:

Orden cliente: Nombre: Condiciones de pago:

Cantidad unidad cantidad Precio Valor

Pedido Despachada
6
1
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6
2
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6
3
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6
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Observaciones Subtotal
 REMISION
Se utiliza este comprobante para ejecutar la entrega o remisión de los bienes
vendidos. En él, la persona que recibe esos bienes deja constancia de su
conformidad, y con ello queda concretado el derecho del vendedor a cobrar y la
obligación del comprador a pagar. Sirve de base para la preparación de la
factura.

Nombre de la Empresa
Nit REMISIÓN
Sucursal Núm.:

Ciudad Fecha Vence:

Nit Razón Social
Dirección Ciudad
Teléfono Fax F.Ped::

Referencia Producto Cant.: Peso Total

Observaciones:

KARDEX
El kardex de mercancías esta formado por tarjetas que permiten controlar las
cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado, y dar
a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un
inventario físico.
LOS SOPORTES SON:

FACTURA COMERCIAL es un soporte contable que contiene además de los

datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los
artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las
condiciones de pago.
RECIBO DE CAJA

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los

ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al
cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra
para anexar al comprobante diario de contabilidad.
RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de Caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo,

por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello, se
establece un fondo, denominado “ Caja menor “, que puede ser de
$100.000, $200.000 o $500.000; de acuerdo con las necesidades de la
Empresa.

RECIBO DE CAJA MENOR

El recibo de Caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo,

por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque. Para ello, se
establece un fondo, denominado “ Caja menor “, que puede ser de
$100.000, $200.000 o $500.000; de acuerdo con las necesidades de la
Empresa.
COMPROBANTE DE EGRESO: se diligencia cuando por diferentes conceptos la
empresa realiza erogaciones de dinero, en todo comprobante se debe escribir el valor en
números y letras
El objetivo es dejar constancia de los dineros entregados por la empresa
El comprobante de egreso contiene:
1. Número: consecutivo del comprobante

2. Identificación del cheque: banco comercial

DECORAMOS LTDA COMPROBANTE DE EGRESO N°

Carrera 15 N° 26-80
Teléfono: 6819477
Santafé de Bogotá
BANCO: CHEQUE

BENEFICIARIO. NIT/CC: Fecha

_____/_____/__________

POR CONCEPTO DE Valor

Total
CÓDIGO DEBITO CREDITO Firma de recibido

Cedula /NIT
Elaborado Por Aprobado Por Contabilizado Por

Comprobante de consignación son documentos afiliados al sistema y

representan ventas de contado puesto que una vez firmado por el tarjetahabiente puede
ser consignado previa deducción de un porcentaje por comisión que esta entre el 5% y
10% este valor constituye un gasto financiero para el vendedor y un ingreso para la
entidad financiera que emita las tarjetas de crédito

Notas debito y crédito

Las notas debito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen
para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de
condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectivo cuenta.

2. CHEQUE: Es un documento negociable, mediante el cual el titular

de una cuenta corriente ordena al banco que page determinada
cantidad de dinero a una persona natural o jurídica, previa
 presentación, firma y entrega del cheque al mismo banco. Un
cheque contiene los siguientes datos:

• Nombre del banco del banco girado

• Serie y número de cheque

• Ciudad y fecha de expedición

• Nombre del beneficiario

• Valor en número y letras

• Firma del girador

• Número de la cuenta corriente

♦ CHEQUE CRUZADO:

Un par de líneas paralelas y oblicuas, que se trazan uno de los

ángulos superiores del cheque, indica que solo puede hacerse
efectivo mediante su consignación; es decir, no se puede cobrar

por ventanilla.

♦ CHEQUE ESPECIALMENTE CRUZADO:

 Si, en medio de este par de líneas paralelas trazadas en uno de
los ángulos superiores del cheque, se escribe nombre de
beneficiario o a la indicación especifica de ser cobrado
únicamente por esté, el cheque no puede ser endosado a otra

persona para su cobro.

♦ CHEQUE DE GERENCIA:

Este cheque es girado por los bancos contra sus propios fondos.
Pues que este cheque únicamente se hace efectivo al primer
beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador, ofrece

total garantía para el beneficiario.