El documento habla sobre las transferencias documentales en el entorno laboral. Explica que los documentos del archivo central deben conservarse permanentemente debido a su valor investigativo, científico y cultural. Describe que los documentos deben transferirse del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de acuerdo a las Tablas de Retención Documental aprobadas. Finalmente, detalla los pasos para la preparación física de los documentos como la limpieza, eliminación de materiales metálicos, identificación de material afectado y re
El documento habla sobre las transferencias documentales en el entorno laboral. Explica que los documentos del archivo central deben conservarse permanentemente debido a su valor investigativo, científico y cultural. Describe que los documentos deben transferirse del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de acuerdo a las Tablas de Retención Documental aprobadas. Finalmente, detalla los pasos para la preparación física de los documentos como la limpieza, eliminación de materiales metálicos, identificación de material afectado y re
El documento habla sobre las transferencias documentales en el entorno laboral. Explica que los documentos del archivo central deben conservarse permanentemente debido a su valor investigativo, científico y cultural. Describe que los documentos deben transferirse del archivo de gestión al central y de este al archivo histórico de acuerdo a las Tablas de Retención Documental aprobadas. Finalmente, detalla los pasos para la preparación física de los documentos como la limpieza, eliminación de materiales metálicos, identificación de material afectado y re
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES TUTORA VIRTUAL PAOLA ANDREA HERRERA VELA Documentacin del archivo central o de gestin, debe conservarse permanentemente por su valor investigativo, cientfico y cultural. Cotejar con el inventario para reunir el fondo documental pertinente indicando la signatura topogrfica. Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al archivo histrico de conformidad con las TRD aprobadas. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES IMPORTANCIA Evitar la produccin y acumulacin irracional de dctos en las dependencias productoras, asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin Guardar precaucional o definitivamente la documentacin con las mejores condiciones de conservacin Concentrar informacin til para toma de decisiones administrativas o el cto del desarrollo histrico institucional TRANSFERENCIAS INTERNAS A LOS ARCHIVOS DE Tiempo de permanencia depende del trmite y normas internas indicadas en las TRD. Transferencia acompaada de un inventario donde se especifica series, subseries, unidades documentales registrando fechas y nmero de folios. ARCHIVO DE GESTIN O DE OFICINA ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE Facilita consulta de las oficinas productoras y al pblico en general. Permanecer ac segn el tiempo estipulado en las TRD. Antes de trasladarlos se debe emplear la disposicin final y procedimientos previstos en las TRD. ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO PREPARACIN FSICA DE LA DOCUMENTACIN 1. LIMPIEZA En un espacio con buenas condicio- nes de ventilacin, iluminacin e hi- giene. Disponer de elementos de tra- bajo (overol, gorra, mascarilla, guan- tes, aspiradora, brochas, bayetilla). 2. ELIMINACIN DE MATERIAL METLICO Como ganchos, clips, legajadores , cambiar por material plstico o usar un trozo de papel como barrera entre lo metlico y la documentacin. 3. IDENTIFICACIN DE MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO Separar del que no esta contaminado e identificarlo con una marquilla roja, aislarlo de altas temperaturas y humedad. Solicitar personal especializado para la desinfeccin. 4. REVISIN Y FOLIACIN Numerar consecutiva y cronolgicamente en su interior, usando lpiz de mina negra blanda numerar desde 1 en adelante en la esquina superior derecha. www.senavirtual.edu.co/series y transferencias documentales www.agn.gov.co/MINI/MANUAL No 4 TABLAS DE RETENCION Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES