1

BAB 1

PENGURUSAN DAN CABARAN PENGURUSAN



OBJEKTIF BAB


Setelah mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:
1. Menerangkan konsep organisasi dan pengurusan.
2. Menjelaskan kepentingan pengurusan.
3. Menghuraikan jenis dan kemahiran pengurus.
4. Mengenal pasti aktiviti dalam proses pengurusan.
5. Membincangkan kepentingan sumber organisasi dan hubungan
dengan aktiviti pengurusan.


1.1 PENGENALAN

Apakah yang anda ketahui tentang pengurusan? Hampir setiap orang
bercakap tentang pengurusan atau hal yang berkaitan dengan aktiviti
mengurus pada setiap masa. Bagaimanapun, apabila kita membincangkan
tentang pengurusan, secara tidak langsung kita membincangkan
mengenai konsep, terminologi, prinsip dan teori pengurusan.
Perbincangan tentang pengurusan juga memerlukan kita melihat kepada
aspek berkaitan dengan amalan pengurusan yang dipraktikkan di dalam
sesebuah organisasi serta peranan sumber yang mempengaruhi
organisasi, khususnya sumber manusia.

Kita sering mendengar pendapat yang menyatakan bahawa amalan
pengurusan berbeza di antara sesebuah organisasi dengan organisasi yang
lain. Perbezaan akan lebih ketara jika kita bandingkan di antara organisasi
awam dengan organisasi swasta. Mengapakah perbezaan ini terjadi?
Adakah anda mengetahui faktor yang mempengaruhi pengurusan
sesebuah organisasi? Dalam hal ini terdapat dua faktor utama yang
mempengaruhi pengurusan sesebuah organisasi, iaitu faktor persekitaran
dalaman dan faktor persekitaran luaran. Kedua-dua faktor ini
mempengaruhi proses membuat keputusan pengurusan.

Faktor persekitaran dalaman ialah faktor input (sumber manusia,
kewangan, bahan mentah, dan modal), iklim dan politik dalaman
organisasi, serta gaya kepimpinan dan komunikasi yang diamalkan oleh
sesebuah organisasi. Faktor luaran pula ialah keadaan ekonomi, politik
2
dan undang-undang, sosial dan budaya, dan pembangunan teknologi.
Kedua-dua faktor ini sentiasa memberi tekanan ke atas pengurusan dan
organisasi. Oleh itu, pengaruh kedua-dua faktor ini merupakan cabaran
yang perlu ditangani dengan baik oleh setiap pengurus.

Dalam perbincangan awal ini, kita dapat rumuskan bahawa pengurusan
sesebuah organisasi adalah bergantung kepada kecekapan dan
keberkesanan seseorang pengurus yang mengurusnya, khususnya ketika
berhadapan dengan cabaran persaingan global ketika ini. Oleh itu, dalam
bab ini kita akan mempelajari konsep organisasi, pengurusan dan cabaran
pengurusan sejagat secara umum sebelum mempelajari secara lebih
mendalam dalam bab-bab yang sebenarnya.



SOALAN DALAM TEKS 1.1


1. Berdasarkan kepada kefahaman anda, nyatakan
faktor yang mempengaruhi proses pembuatan
keputusan organisasi.



Semak jawapan anda di akhir bab ini.

1.2 PENGURUSAN DAN ORGANISASI

Bagi memudahkan anda memahami konsep pengurusan, anda perlu
mengetahui bila pengurusan mula diamalkan oleh manusia. Anda harus
sedar bahawa pengurusan merupakan kemahiran awal dan asas yang
diamalkan dalam sejarah kehidupan dan perkembangan ketamadunan
manusia. Dalam dunia pekerjaan yang diharungi oleh manusia di zaman
awal pekerjaan yang dilakukan lebih bercorak individu, iaitu
menghasilkan barangan untuk kegunaan sendiri dan keluarga. Sekiranya
terdapat lebihan, barulah barangan ini dipasarkan atau dijual kepada
orang lain. Anda juga perlu mengetahui bahawa pengeluaran barangan
bercorak individu ini adalah tidak cekap dan tidak berkesan. Sebaliknya,
pengurusan dalam era moden ini telah berubah. Persaingan pasaran
global dan revolusi kualiti telah meningkatkan permintaan terhadap
barangan dan perkhidmatan yang berkualiti. Pengeluaran barangan dan
perkhidmatan menjadi lebih kompleks dan memerlukan usaha sama
ramai orang, keupayaan manusia, dan peruntukan dana yang lebih besar.
Keadaan ini menggambarkan kepada kita bahawa pengurus dalam era
moden perlu berjuang dengan persaingan global dan memenuhi
kehendak pengguna yang matang memilih barangan dan perkhidmatan
3
yang berkualiti. Oleh itu, adalah menjadi cabaran kepada pengurus untuk
melaksanakan amalan dan aktiviti pengurusan dengan lebih cekap dan
berkesan.

Perlukah setiap orang terlibat dalam aktiviti pengurusan? Bagaimanakah
dengan anda? Sebenarnya, setiap orang perlu belajar mengurus sama ada
mengurus diri sendiri, kerjaya, keluarga, masyarakat atau organisasi yang
disertainya. Aktiviti pengurusan melibatkan masa, tenaga dan kebolehan
diri seseorang individu, serta memerlukan kemahiran pengurusan.
Keputusan pengurusan yang dibuat oleh setiap individu akan
mempengaruhi dirinya dan diri orang lain. Cuba anda bayangkan, adakah
keluarga anda mendapat kesan daripada setiap keputusan yang anda buat
berkenaan dengan urusan keluarga dan diri sendiri? Sebagai contoh,
keputusan yang anda buat untuk mengikuti program PJJ di UUM ini,
adakah memberi kesan kepada keluarga anda, organisasi anda dan
sebagainya? Jawapan anda akan memudahkan anda memahami bahawa
individu yang bertindak sebagai seorang pengurus perlu belajar mengurus
aktiviti kerjanya dan tugas orang lain. Dalam era pengurusan moden,
tidak ada suatu cara terbaik untuk mengurus. Terdapat berbagai
pengaruh yang memberi kesan ke atas tugas pengurus dan kemahiran
yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

Apakah yang anda ketahui mengenai hubungan di antara pengurusan
dengan organisasi? Pengurusan adalah aktiviti yang dijalankan oleh
pengurus, manakala persekitaran pengurus menjalankan tugas, peranan
dan tanggungjawabnya dinamakan sebagai organisasi. Anda harus sedar
bahawa organisasi adalah sangat penting dalam kehidupan manusia
sehari-hari. Manusia sentiasa berurusan dengan organisasi. Anda
menghadiri kuliah, membeli pakaian di pasaraya, mengendalikan urusan
kewangan di bank dan membeli makanan di kafeteria merupakan
beberapa contoh hubungan di antara manusia dengan organisasi.
Manusia juga dipengaruhi secara langsung atau tidak langsung melalui
barangan dan perkhidmatan yang dikeluarkan oleh organisasi. Ini
bermakna pengurusan dan organisasi adalah sentiasa berhubungan dan
berkait rapat di antara satu sama lain. Sebagai kesimpulannya, boleh kita
katakan bahawa sesebuah organisasi, sama ada besar atau kecil saiznya,
atau organisasi awam mahupun swasta memerlukan pengurusan yang
cekap dan berkesan bagi mengendalikan setiap aktiviti organisasi
tersebut.


Berdasarkan kepada pengalaman anda, sila nyatakan tiga
contoh yang anda ketahui mengenai hubungan di antara
manusia dengan organisasi.


4
1.2.1 Definisi Organisasi

Setelah kita memahami konsep pengurusan dan organisasi, kita boleh
menambah kefahaman dengan memahami definisi organisasi. Organisasi
boleh didefinisikan sebagai satu entiti sosial atau struktur pentadbiran
dan fungsional yang dikoordinasikan secara sedar dan mempunyai
sempadan yang dikenal pasti. Organisasi terdiri daripada sekurang-
kurangnya seorang individu atau sekumpulan orang yang mencebur diri
dalam suatu usaha yang sistematik dan berterusan bagi mencapai objektif
serta matlamat yang ditetapkan.

Berdasarkan kepada definisi di atas, terdapat empat elemen penting yang
perlu ada pada sesebuah organisasi, iaitu

(i) organisasi sebagai satu entiti sosial atau struktur
pentadbiran dan fungsional yang dikoordinasikan secara
sedar;
(ii) organisasi mempunyai sempadan yang dikenal pasti;
(iii) aktiviti organisasi dijalankan oleh seorang individu atau
kumpulan secara teratur dan berterusan; dan
(iv) organisasi wujud bagi mencapai objektif dan matlamat
yang telah ditetapkan.



SOALAN DALAM TEKS 1.2


1. Apakah yang anda faham tentang maksud organisasi?



Semak jawapan anda di akhir bab ini.


1.2.2 Objektif Organisasi

Setiap organisasi yang ditubuhkan mempunyai objektif untuk dicapai.
Objektif bermaksud sasaran yang dikenal pasti untuk dicapai melalui
rancangan dan tindakan. Oleh itu, dapat kita definisikan objektif
organisasi sebagai sasaran bagi memperoleh hasil sama ada barangan atau
perkhidmatan untuk kegunaan ahli organisasi atau mereka di luar
organisasi. Sebahagian organisasi berorientasikan perniagaan dan
ditubuhkan bagi menghasilkan barangan dan perkhidmatan untuk
dipasarkan. Terdapat juga organisasi yang ditubuhkan bagi memberi
perkhidmatan kepada masyarakat.

5
1.2.3 Ahli Organisasi

Ahli organisasi merujuk kepada mereka yang mempunyai kepentingan di
dalam sesebuah organisasi, termasuklah pemegang saham, pemilik,
pengasas, serta pengurus dan kakitangan yang memberikan
perkhidmatan. Kakitangan sesebuah organisasi memainkan peranan
penting dalam membuat keputusan pengurusan dan menjalankan aktiviti
organisasi. Setiap kakitangan menjalankan sebahagian daripada tugas
organisasi, manakala pengurus pula diperlukan bagi memastikan
koordinasi kerja, menyelesaikan tugas dan masalah organisasi dalam
usaha mencapai matlamat organisasi.


Berdasarkan kepada pengetahuan anda sendiri,
senaraikan lima jenis ahli organisasi yang sentiasa
mendapat kesan daripada keputusan pengurusan.

1.3 KEPENTINGAN PENGURUSAN

Bolehkah anda nyatakan, mengapakah pengurusan penting kepada
sesebuah organisasi? Kita perlu memahami bahawa untuk terus wujud
dan bersaing, sesebuah organisasi perlu mencapai objektif dan matlamat
yang telah ditetapkan. Aktiviti pengurusan dalam sesebuah organisasi
membantu pencapaian objektif dan matlamat organisasi tersebut.
Pengurusan dalam sesebuah organisasi terdiri daripada pengurus di
semua peringkat hierarki. Ini bermakna pengurusan adalah penting
kepada sesebuah organisasi. Sehingga kini belum terdapat sama ada ahli
sejarah mahupun ahli sains sosial yang menemui sebuah organisasi yang
mampu untuk terus wujud atau bertahan lama tanpa membentuk hierarki
pengurusan. Pengurusan yang baik adalah kunci kepada perbezaan antara
kejayaan dan kegagalan sesebuah firma atau syarikat. Oleh itu, dapat kita
katakan bahawa pengurusan merupakan jentera yang mengerakkan
sesebuah organisasi. Terdapat berbagai aktiviti pengurusan yang
membayangkan tentang kepentingan pengurusan. Firma atau syarikat
boleh gagal disebabkan oleh peruntukan yang tidak mencukupi;
pemasaran yang tidak bersesuaian; tidak berkebolehan untuk
menyediakan reka bentuk produk yang baik; serta pelaksanaan tugas asas
pengurusan yang lemah.

Anda perlu mengetahui bahawa pengurus mempengaruhi semua fasa di
dalam organisasi moden. Pengurus dan pengurusan adalah
bertanggungjawab kepada kumpulan tertentu seperti pemegang saham,
pemilik atau pengasas organisasi tentang prestasi pencapaian organisasi
tersebut. Mereka menjalankan tugas sebagai penghubung antara
kakitangan di semua peringkat organisasi dan di antara kakitangan
dengan pelanggan dan masyarakat di luar organisasi. Oleh itu, kita boleh
6
katakan bahawa pengurus adalah pemangkin yang menjanakan
pengurusan yang cekap dan berkesan bagi mencapai objektif dan
matlamat yang diharapkan; dan penggerak kepada penerimaan
perubahan, aktiviti pengkoordinasian dan pengawalan di dalam
organisasi. Sebagai contoh, pengurus loji menjalankan operasi pembuatan
yang menghasilkan produk, manakala pengurus jualan bertindak
mengekalkan kuasa jual bertujuan untuk memasarkan barangan dan
perkhidmatan. Sebaliknya, pengurus personel menyediakan sumber
tenaga yang berkelayakan dan produktif kepada organisasi.

Bolehkah anda fikirkan mengapa masyarakat dan negara dapat mencapai
kemajuan? Masyarakat boleh terus wujud dan bertambah maju
disebabkan adanya pengurus yang cekap memimpin organisasi. Pengurus
yang efektif mungkin menjadi sumber utama kepada negara-negara maju
dan menjadi sumber paling dikehendaki oleh negara-negara sedang
membangun. Oleh itu, masyarakat dalam era ekonomi global amat
memerlukan pengurus yang beretika, cekap, dan berkesan. Pengurus dan
pengurusan berusaha menggalakkan aktiviti individu yang membawa
kepada pencapaian matlamat organisasi. Sebaliknya, aktiviti individu yang
menghalang kepada penyempurnaan matlamat organisasi tidak
digalakkan.

1.4 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

Kita seharusnya menyedari bahawa setiap pengurus mempunyai
tanggungjawab yang perlu dilaksanakan dalam mencapai matlamat
organisasi. Dalam hubungan ini, kita boleh katakan bahawa pengurus
yang prospektif mesti memahami kepentingan atau pengertian kerja
pengurusan terhadap individu dan masyarakat, serta mengetahui
tanggungjawab pengurusan yang diperlukan bagi ditangani oleh mereka.
Tanggungjawab pengurusan boleh diketahui dengan memahami definisi
pengurusan, peranan pengurusan dan proses pengurusan kerana elemen-
elemen ini melibatkan fungsi pengurusan, pencapaian matlamat
organisasi, dan keperluan untuk mengurus sumber organisasi secara
cekap dan berkesan. Dalam pertumbuhan ekonomi global dan
perkembangan organisasi moden, pengurus membantu dalam
merancang, mengelola, mempengaruhi, dan mengawal organisasi.
Pengurus juga memberi arahan dan menyelia kerja individu lain.

1.4.1 Definisi Pengurusan

Dalam pengurusan moden, kita dapat melihat bahawa istilah pengurusan
boleh dan selalu digunakan dalam beberapa cara yang berbeza.
Pengurusan boleh dirujuk sebagai suatu proses, suatu disiplin, manusia,
dan suatu kerjaya (Ivancevich et al. 1997).
7
1.4.1.1 Pengurusan Sebagai Suatu Proses

Pengurusan boleh kita rujuk sebagai suatu proses yang melibatkan
beberapa fungsi dan aktiviti kerja yang mesti diikuti dan disempurnakan
oleh pengurus bagi mencapai matlamat sesebuah organisasi. Oleh kerana
pengurusan dianggap sebagai suatu proses, pengurus perlu menggunakan
prinsip pengurusan sebagai panduan dalam menjalankan proses ini.

1.4.1.2 Pengurusan Sebagai Suatu Disiplin

Pengurusan sebagai suatu disiplin boleh kita rujuk sebagai suatu bidang
ilmu pengetahuan yang memberikan cara bagaimana untuk mengurus.
Dalam hubungan ini, pengurusan merupakan suatu subjek yang
mengandungi prinsip, konsep, dan teori yang boleh dipelajari dan
diaplikasikan dalam proses pengurusan.

1.4.1.3 Pengurusan Sebagai Manusia

Kita juga boleh menganggap pengurusan sebagai manusia, iaitu
melibatkan individu yang memimpin, mengarah, memberi tunjuk ajar,
dan mengurus organisasi. Dengan kata lain, ia merujuk kepada pengurus
yang terlibat dalam proses pengurusan dan mempunyai tanggungjawab
utama bagi memastikan segala aktiviti dalam organisasi berjalan seperti
yang telah dirancang. Pengurusan memberi penekanan kepada
kepentingan kakitangan yang bekerja di bawah pengurus dan mereka
diurus bagi mencapai objektif organisasi. Ini bermaksud, manusia adalah
sumber penting bagi menggerakkan kejayaan dan menjanakan kecekapan
dan keberkesanan organisasi agar matlamat dicapai sejajar dengan misi
organisasi.

1.4.1.4 Pengurusan Sebagai Suatu Kerjaya

Kita juga dapat menyatakan bahawa pengurusan adalah sebagai suatu
kerjaya. Anda boleh memahami pengurusan sebagai suatu kerjaya dengan
melihat kepada jawatan atau kedudukan seseorang individu pengurus
dalam pelbagai peringkat hierarki pengurusan di sepanjang
perkembangan kerjayanya.

Sekiranya anda rujuk kepada beberapa buku pengurusan, anda akan
dapati terdapat pelbagai definisi tentang pengurusan. Mengikut Certo
(1997), pengurusan boleh didefinisikan sebagai proses mencapai
matlamat organisasi melalui bekerja dengan manusia dan sumber
organisasi yang lain. Manakala Ivancevich et al. (1997) mendefinisikan
pengurusan sebagai proses yang dijalankan oleh seorang atau lebih bagi
menyelaras aktiviti kerja orang lain, modal, bahan mentah dan teknologi
8
bagi mencapai hasil berkualiti tinggi yang tidak mampu dicapai oleh
seseorang yang bertindak secara bersendirian.

Oleh itu, dapat kita katakan bahawa pengurusan sebagai satu set kegiatan
yang direka bentuk bagi mengarah tugas tertentu untuk mencapai suatu
matlamat atau objektif yang terpilih secara cekap dan berkesan melalui
empat fungsi asas pengurusan, iaitu merancang, mengorganisasikan,
memimpin, serta mengawal dan memelihara persekitaran.

Berdasarkan kepada definisi di atas, kita boleh rumuskan bahawa
pengurusan mempunyai beberapa ciri tertentu, iaitu

(i) pengurusan adalah suatu proses atau aktiviti yang
berterusan;
(ii) pengurusan tertumpu kepada pencapaian matlamat
organisasi; dan
(iii) pengurusan mencapai matlamat organisasi melalui
kerjasama dengan sumber organisasi secara cekap dan
berkesan.


Sebelum melanjutkan pembacaan anda, cuba jelaskan
kembali secara ringkas maksud pengurusan.


1.4.2 Definisi Pengurus

Setelah anda memahami definisi pengurusan, maka perlu bagi anda untuk
mengetahui maksud pengurus. Pemahaman tentang makna pengurus
akan membantu anda memahami tanggungjawab mereka dengan lebih
jelas. Bagi tujuan tersebut, kita boleh mendefinisikan pengurus sebagai
individu yang menjadi pemilik, pengasas atau kakitangan di dalam
sesebuah organisasi. Mereka merupakan individu yang berada pada
kedudukan berkuasa, mempunyai autoriti dan berupaya membuat
keputusan ke atas sumber organisasi untuk tujuan mencapai objektif dan
matlamat yang ditentukan. Pengurus boleh didefinisikan sebagai seorang
individu yang digajikan bagi mempengaruhi, memimpin, membimbing
serta membuat keputusan, dan menggunakan sumber organisasi untuk
tujuan mencapai objektif dan matlamat organisasi.

Berdasarkan kepada definisi di atas, kita boleh merumuskan beberapa
aktiviti pengurus seperti berikut:

(i) Pengurus membantu merancang, mengorganisasi,
mempengaruhi dan mengawal organisasi untuk mencapai
objektif dan matlamat yang ditentukan.
9
(ii) Pengurus menjalankan tugas mempengaruhi dan meneliti
hasil kerja dan prestasi individu lain yang berada di bawah
pengawasannya.
(iii) Pengurus bertindak sebagai penghubung antara
kakitangan di pelbagai peringkat dalam organisasi dan di
antara kakitangan organisasi dengan mereka yang berada
di luar organisasi.
(iv) Pengurus sebagai penjana dan pemangkin yang
menggerakkan sesebuah organisasi bagi mencapai
objektif dan matlamatnya.
(v) Pengurus adalah seorang yang mempunyai kuasa untuk
mengubah dan akan bertindak membuat perubahan ke
atas aktiviti dan organisasi selaras dengan perubahan
persekitaran kerja organisasi.
(vi) Pengurus menyelaras semua aktiviti kakitangan dan
sumber organisasi dengan cekap dan berkesan untuk
memperoleh hasil yang berkualiti tinggi.



SOALAN DALAM TEKS 1.3


1. Nyatakan secara ringkas peranan yang dijalankan
oleh seorang pengurus.



Semak jawapan anda di akhir bab ini.


1.4.3 Kualiti Pengurus yang Berjaya

Bagaimanakah dapat anda membezakan di antara pengurus yang berjaya
dengan pengurus yang kurang berjaya? Anda boleh membezakan di
antara seorang pengurus yang berjaya dengan pengurus yang kurang
berjaya melalui beberapa kualiti yang dipamerkan oleh mereka semasa
menggunakan kemahiran dan menjalankan peranan pengurusan.
Mengikut kajian Harbridge House (Ivancevich et al. 1997), sebuah firma
perundingan Boston, terdapat sepuluh kualiti pengurus yang berjaya.
Kualiti pengurus tersebut adalah seperti berikut:

(a) Mengadakan Hala Tuju yang Jelas

Anda boleh memahami bahawa pengurus yang berkesan ialah pengurus
yang berupaya membentuk matlamat yang jelas dan sekata untuk
kakitangan. Mereka mesti memberi perhatian kepada matlamat individu
10
dan matlamat kumpulan. Pengurus mesti mamastikan agar kakitangan
dilibatkan dalam pembentukan kedua-dua matlamat tersebut, bukan
sekadar menerimanya dari pengurus semata-mata. Pengurus mestilah
benar-benar jelas dan bersungguh-sungguh dalam penugasan
tanggungjawab kepada kakitangan.

(b) Menggalakkan Komunikasi Terbuka

Di samping mengadakan hala tuju yang jelas, pengurus mesti
menggalakkan komunikasi terbuka. Komunikasi terbuka bermaksud
pengurus membentuk suasana terbuka, iaitu kesediaan menerima
teguran, cadangan dan open minded apabila berkomunikasi dan bersemuka
dengan kakitangan. Mereka perlu bertindak jujur dan berterus-terang
kerana kakitangan mahukan maklumat yang jujur daripada ketua mereka.

(c) Memberi Tunjuk Ajar dan Sokongan kepada Pekerja

Pengurus mesti membantu individu lain dalam pelaksanaan sesuatu
aktiviti atau tugas, dan perlu sentiasa bersama-sama dengan kakitangan,
khususnya subordinat. Pengurus perlu bekerja secara membina bagi
membetulkan masalah pencapaian dan prestasi organisasi.

(d) Mengadakan Pengiktirafan Objektif

Anda boleh memahami bahawa pengurus yang berkualiti mesti memberi
penghargaan kepada kakitangan yang telah menunjukkan pencapaian
terbaik dalam pelaksanaan tugas mereka. Sebaliknya, pengurus tidak
boleh memberi kritikan ke atas masalah yang dihadapi oleh kakitangan.
Penghargaan dan ganjaran yang diberikan oleh pengurus kepada
kakitangan mestilah dihubungkaitkan dengan pencapaian kerja, bukan
berlandaskan kepada kekananan kakitangan atau perhubungan peribadi
antara pengurus dengan kakitangan.

(e) Membentuk Kawalan Berterusan

Kawalan berterusan adalah penting bagi menjamin pencapaian sebenar
organisasi seimbang dengan pencapaian yang dirancang. Oleh itu,
pengurus perlu membuat tindakan susulan terhadap sesuatu aktiviti atau
isu. Jika sesuatu tindakan perlu diambil, pengurus perlu melakukannya
dengan tegas dan berwibawa. Sebagai contoh, katakanlah terdapat
seorang jurutera sedang mengetuai suatu projek membuat sebuah
jambatan. Sekiranya kemajuan projek tersebut tidak seperti yang
dirancang, jurutera tersebut perlu mengambil sesuatu tindakan bagi
membetulkan kesilapan yang berlaku dan memastikan projek mengikut
spesifikasi cadangan asal. Di samping itu, pengurus juga
11
bertanggungjawab untuk memberi maklum balas kepada subordinat
mengenai hasil atau kesan bagi setiap keputusan yang diambil dan
dilaksanakan.

(f) Memilih Pekerja yang Betul Sebagai Staf Organisasi

Pengurus mesti mencari dan memilih bakal kakitangan yang terbaik dari
segi kemahiran dan kecekapan yang diperlukan oleh organisasi.
Kakitangan yang benar-benar layak akan membantu menyempurnakan
wawasan dan matlamat organisasi.

(g) Memahami Implikasi Kewangan terhadap Keputusan

Pengurus perlu memahami implikasi kewangan bagi setiap keputusan
yang dibuat walaupun tidak mempunyai tanggungjawab langsung
terhadap margin keuntungan. Ini kerana keputusan yang dibuat oleh
seseorang pengurus akan mempengaruhi kewangan syarikat dan memberi
kesan ke atas margin keuntungan.

(h) Menggalakkan Inovasi dan Ide Baru

Pengurus perlu menggalakkan kakitangan supaya sentiasa menunjukkan
inovasi dan memikirkan ide baru agar dapat membantu organisasi
bertahan dalam industri dan bersaingan dengan organisasi lain,
khususnya dalam persaingan global.

(i) Memberikan kepada Subordinat Keputusan yang Jelas
Apabila Mereka Memerlukannya

Kakitangan lebih memerlukan keputusan yang jelas dan telus daripada
seseorang pengurus. Kakitangan lebih berminat untuk meluahkan
pandangan terhadap isu sesuatu kepada pengurus tetapi tidak mahu
perbincangan yang tidak berkesudahan. Pengurus mesti mengetahui masa
dan ketika yang sesuai untuk meneruskan perbincangan tentang sesuatu
perkara. Sebagai contoh, anda merupakan seorang pegawai di sebuah
jabatan yang sedang berbincang dengan seorang kakitangan anda
mengenai kerja menyusun semula ruang pejabat. Anda perlu menjelaskan
tindakan yang sepatutnya diambil oleh kakitangan anda sebelum mereka
melaksanakan tugasan tersebut. Tindakan anda akan membolehkan
kakitangan anda mendapat maklumat yang jelas hasil daripada
perbincangan tersebut.

(j) Menunjukkan Integriti yang Tinggi Secara Konsisten

Pengurus mesti menunjukkan integriti yang tinggi kerana kakitangan
lebih berminat untuk bekerja di bawah pengurus yang boleh mereka
hormati.
12

Sekarang anda telah mengetahui ciri-ciri kualiti yang
perlu ada pada pengurus untuk menjadi pengurus yang
berjaya. Cuba anda bayangkan jika anda seorang
pengurus yang tidak mempunyai kesemua kualiti seperti
yang dibincangkan di atas. Apakah yang akan terjadi
kepada anda dan jabatan yang anda terajui?



SOALAN DALAM TEKS 1.4


1. Senaraikan sepuluh kualiti yang perlu ada pada
pengurus yang berjaya.



Semak jawapan anda di akhir bab ini.


1.4.4 Jenis Pekerjaan Pengurus

Berdasarkan perbincangan di atas, anda telahpun didedahkan tentang
definisi pengurusan dan pengurus, serta tindakan yang perlu dilakukan
oleh pengurus untuk menjadi pengurus yang berjaya. Diharap melalui
perbincangan itu, anda boleh memahami sedikit sebanyak tentang
pekerjaan yang dilakukan pengurus. Berdasarkan pengalaman anda
sendiri, bolehkah anda bayangkan pekerjaan yang dilakukan oleh
pengurus sesebuah organisasi? Sebenarnya jenis pekerjaan pengurus
adalah berbeza. Kita boleh memahami jenis pekerjaan pengurus
berdasarkan kepada dua dimensi utama, iaitu dimensi menegak dan
dimensi mendatar. Dimensi menegak memfokus kepada tahap hierarki
yang berbeza dalam organisasi. Manakala dimensi mendatar pula adalah
berdasarkan kepada bidang tugas pengurus yang utama.

1.4.4.1 Dimensi Menegak: Tahap-Tahap Hierarki

Pada umumnya, pengurus menjalankan fungsi pengurusan yang sama,
tetapi penekanan adalah berbeza bergantung kepada kedudukan mereka
di dalam organisasi. Di sepanjang dimensi menegak, pekerjaan pengurus
dalam kebanyakan organisasi dapat dibahagikan kepada tiga kategori,
iaitu pengurus lini pertama atau penyelia, pengurus pertengahan, dan
pengurus atasan. Ketiga-tiga kategori ini boleh kita lihat sebagai
perbezaan menegak di kalangan pengurus disebabkan mereka
berkedudukan pada peringkat hierarki yang berbeza dalam organisasi.
Nama jawatan pengurus bergantung kepada organisasi tempat mereka
bekerja dan tugas sebenar yang mereka lakukan. Pernahkah anda
13
mendengar jawatan pentadbir, ketua bahagian, dan ketua pengarah?
Gelaran jawatan ini merupakan beberapa contoh gelaran yang diguna
pakai untuk pengurus dalam organisasi kerajaan. Manakala dalam
organisasi perniagaan, jawatan penyelia, pengurus, naib presiden,
timbalan presiden, presiden, atau ketua eksekutif adalah biasa digunakan.
Namun begitu, anda harus ingat bahawa nama jawatan tidak memberi
makna yang besar atau penting kepada persekitaran luar organisasi. Kita
boleh melihat bahawa pengurus daerah sesebuah syarikat
berkemungkinan sama tarafnya dengan seorang pengurus kawasan bagi
sebuah syarikat saingan yang lain. Bagaimanapun, kita perlu mengakui
bahawa nama jawatan dan kategori pengurus merupakan simbol status quo
dalam sesebuah organisasi dan menjadi penting kepada seluruh
kakitangan, khususnya berkaitan dengan bidang tanggungjawab dan
autoriti.

Rajah 1.1
Jenis Pekerjaan Pengurus
















Pengurus Pertengahan
Pengurus Lini Pertama
Pengurus Atasan




SOALAN DALAM TEKS 1.5


1. Senaraikan tiga jenis pekerjaan pengurus
berdasarkan dimensi menegak di dalam sesebuah
organisasi.



Semak jawapan anda di akhir bab ini.


14
(a) Pengurus Lini Pertama

Pengurus lini pertama atau penyelia merupakan pengurus yang berada
pada tahap paling bawah dalam hierarki pengurusan. Mereka biasanya
berkedudukan pada tahap operasi dalam sesebuah organisasi. Mereka
bertanggungjawab secara langsung ke atas tugas kakitangan operasi atau
kakitangan sokongan sesebuah organisasi. Oleh itu, anda dapat melihat
bahawa subordinat mereka terdiri daripada semua kakitangan bukan
pengurusan. Pengurusan sangat bergantung kepada kumpulan sokongan
ini dalam melaksanakan segala rancangan yang telah disusun dan
ditetapkan. Pengurus lini pertama adalah sumber penting kepada
kejayaan sesebuah organisasi disebabkan mereka mempunyai
tanggungjawab utama untuk mengawasi operasi harian agar berjalan
lancar. Bagaimanapun, sebagai penuntut pengurusan, anda perlu
menyedari bahawa pengurus lini pertama sentiasa mendapati diri mereka
mudah tersepit di tengah-tengah konflik permintaan (seperti keputusan
yang hendak diambil dan dilaksanakan) di antara pihak pengurusan
atasan dengan kakitangan sokongan. Anda juga perlu menyedari bahawa
pada hari ini kuasa dan autoriti pengurus lini pertama semakin
berkurangan. Antara faktor yang mengurangkan kuasa dan autoriti ini
ialah faktor seperti pengaruh kesatuan sekerja dan peningkatan tahap
pendidikan pekerja. Mengikut satu penyelidikan yang dijalankan ke atas
pengurus lini pertama, autonomi dan pengaruh mereka dijangka akan
semakin merosot atau berkurangan pada masa hadapan. Antara sebab
kemerosotan pengaruh pengurus lini pertama ialah

(i) peningkatan pencapaian oleh organisasi yang mencontohi
penekanan Jepun ke atas penyertaan kakitangan dalam
mengurus tempat kerja. Ini kerana, amalan pengurusan
Jepun melibatkan penyertaan kakitangan di semua
peringkat dalam proses membuat keputusan;
(ii) peningkatan terhadap trend kerja berkumpulan dan
berpasukan turut mengikis kepentingan pengurus lini
pertama;
(iii) penggunaan komputer untuk mengawasi semua aktiviti
yang dahulunya dijalankan oleh pengurus lini pertama;
(iv) pertumbuhan pakar, khususnya dalam bidang yang
melibatkan teknologi yang canggih dan terkini,
menyediakan khidmat nasihat dan arah tuju yang jelas
terhadap bidang tugas; dan
(v) amalan komunikasi terbuka oleh sesetengah organisasi
membolehkan maklumat dan arahan kerja mengalir
secara langsung di antara kakitangan sokongan dengan
pengurus atasan atau pengurus pertengahan.

15
Satu implikasi yang boleh kita peroleh daripada perkembangan ini ialah
tugas pengurus lini pertama adalah semakin bertukar atau berubah
kepada penekanan lebih terhadap berurusan dengan hubungan manusia
dalam organisasi dan mewakili unit ke luar organisasi.

(b) Pengurus Pertengahan

Pengurus pertengahan merupakan pengurus yang berada pada
kedudukan di antara pengurus tahap atasan dengan pengurus lini pertama
dalam hierarki pekerjaan pengurus. Ini bermakna, kita boleh katakan
bahawa pengurus pertengahan ini bertanggungjawab secara langsung ke
atas kerja pengurus lini pertama, yang merupakan subordinat mereka.
Pengurus pertengahan ini boleh anda kenali dengan pelbagai gelaran
seperti pengurus kawasan, pengurus kumpulan, pengarah, ketua jabatan,
ketua bahagian dan sebagainya mengikut gelaran yang digunakan oleh
sesebuah organisasi. Pengurus pertengahan turut menyelia dan
memantau kakitangan operasi seperti penolong pentadbir dan kakitangan
seperti jurutera, ahli sains, penganalisis kewangan dan sebagainya.

Sesebuah organisasi mungkin mempunyai beberapa bilangan lapisan
pengurus pertengahan, bagaimanapun ia bergantung kepada saiz dan
struktur organisasi tersebut. Organisasi bersaiz besar biasanya
mempunyai beberapa lapisan pengurus pertengahan. Pada masa ini
banyak syarikat telah mengambil langkah mengurangkan jumlah tahap
hierarki pengurusan sebagai usaha untuk mengurangkan kos,
mengurangkan lapisan yang terlibat dalam membuat keputusan dan
menangani aspek komunikasi. Kita boleh katakan bahawa alasan utama
mengapa organisasi mempunyai lapisan yang sedikit ialah disebabkan
tahap pengurusan pertengahan yang ada pada hari ini mempunyai
autonomi dan tanggungjawab yang lebih. Bagaimanapun, anda harus
mengetahui bahawa tekanan ke atas pengurus pertengahan semakin
bertambah apabila berhadapan dengan situasi perubahan lapisan ini.
Sebahagian kritikan melihat bahawa pengurus pertengahan terpaksa
memikul bebanan yang berlebihan, manakala sebahagian lainnya
menegaskan bahawa pengurangan lapisan pengurusan membolehkan
pengurus pertengahan menjalankan tugas mereka dengan kurangnya
campur tangan birokratik. Umumnya, pengurus pertengahan adalah
bertanggungjawab terhadap pelaksanaan dasar yang telah dibentuk oleh
pengurus atasan, dan ke atas rancangan organisasi keseluruhan agar
segala matlamat organisasi dapat dicapai seperti yang diharapkan.



16


SOALAN DALAM TEKS 1.6


1. Siapakah pengurus pertengahan? Bincangkan secara
ringkas peranan yang dijalankan oleh pengurus
pertengahan dalam sesebuah organisasi.



Semak jawapan anda di akhir bab ini.


(c) Pengurus Atasan

Kefahaman anda terhadap kedudukan pengurus lini pertama dan
pengurus pertengahan boleh membayangkan kepada anda bahawa
pengurus atasan mengambil tempat paling teratas dalam hierarki
pengurusan. Berdasarkan kepada kedudukan mereka ini, pengurus atasan
adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas keseluruhan pengurusan
sesebuah organisasi. Ada perlu mengetahui bahawa mereka
bertanggungjawab menetapkan matlamat, objektif dan dasar operasi, di
samping mengarah organisasi mereka dalam hubungan dengan
persekitaran organisasi tersebut.

Kita boleh menyatakan bahawa pengurus atasan mempunyai
tanggungjawab langsung ke atas pengurus pertengahan dan pengurus lini
pertama. Mereka memantau perancangan keseluruhan organisasi, bekerja
dengan pengurus pertengahan dalam melaksanakan perancangan, dan
mengekalkan kawalan keseluruhan ke atas kemajuan organisasi. Seperti
yang dapat kita lihat dalam kebanyakan organisasi, bilangan pengurus
atasan adalah sedikit dan biasanya dirujuk sebagai eksekutif. Pernahkah
anda mendengar panggilan ketua eksekutif, presiden, naib presiden
eksekutif, pengarah eksekutif, naib presiden kanan, timbalan presiden
dan naib presiden? Semua gelaran ini merupakan panggilan yang
diberikan kepada pengurus atasan. Penetapan gelaran adalah bergantung
kepada kehendak pengurusan sesebuah organisasi.





17


SOALAN DALAM TEKS 1.7


1. Berdasarkan kepada kefahaman anda, nyatakan
tugas yang perlu dijalankan oleh pengurus atasan
dalam sesebuah organisasi.



Semak jawapan anda di akhir bab ini.


1.4.4.2 Dimensi Mendatar: Bidang Tanggungjawab

Setelah anda memahami jenis pekerjaan pengurus berdasarkan hierarki
pengurusan pada dimensi menegak, anda perlu pula mendalami
kefahaman anda mengenai pekerjaan pengurus berdasarkan bidang tugas
dan tanggungjawab pada dimensi mendatar. Ada perlu mengetahui
bahawa pekerjaan pengurus turut berbeza pada dimensi mendatar. Kita
boleh membahagikan pengurus kepada tiga jenis, iaitu pengurus
fungsional, pengurus besar dan pengurus projek.

(a) Pengurus Fungsional

Anda boleh fahami pengurus fungsional sebagai mereka yang
mempunyai tanggungjawab terhadap bidang pengkhususan dan aktiviti
tertentu dalam organisasi. Mereka menyelia subordinat dengan kepakaran
dan latihan dalam bidang pengkhususan tersebut. Mereka juga
bertanggungjawab terhadap jabatan yang menjalankan tanggungjawab
fungsional. Kakitangan di bawah seliaan mereka harus terdiri daripada
individu yang mempunyai latihan dan kemahiran serta memiliki kualiti
dalam tugas yang dijalankan. Antara contoh jabatan fungsional
termasuklah pengiklanan dan promosi, jualan, kewangan dan
perakaunan, sumber manusia dan personel, dan pembuatan. Sebagai
contoh, pengurus lini pertama yang bertanggungjawab terhadap jabatan
pengeluaran dan pemasaran yang mengeluar dan menjual barangan atau
perkhidmatan merupakan pengurus fungsional. Pengurus staf yang
bertanggungjawab terhadap jabatan kewangan, sumber manusia dan
sebagainya yang memberi bantuan sokongan kepada jabatan lini juga
boleh anda anggap sebagai pengurus fungsional.

(b) Pengurus Besar

Kita sering mendengar panggilan pengurus besar bagi sesetengah
organisasi. Siapakah yang dimaksudkan sebagai pengurus besar?
18
Pengurus besar merupakan pengurus yang bertanggungjawab ke atas
keseluruhan organisasi atau operasi subunit yang besar termasuk bidang
pengkhususan utama didalamnya. Pengurus besar merupakan pengurus
yang bertanggungjawab terhadap beberapa jabatan yang menjalankan
fungsi yang berbeza. Bagi organisasi yang besar dan kompleks, pengurus
besar mengetuai bahagian yang mempunyai beberapa bidang keutamaan
atau fungsional. Pengurus besar mempunyai banyak gelaran seperti
pengurus bahagian, pengurus cawangan dan sebagainya. Manakala bagi
sebuah organisasi kecil, biasanya hanya seorang pengurus besar sahaja
yang dilantik untuk mengetuai organisasi tersebut. Kadangkala pengurus
loji yang bertanggungjawab ke atas perakaunan, sumber manusia, dan
kakitangan juga bertindak sebagai pengurus besar.



SOALAN DALAM TEKS 1.8


1. Nyatakan bidang tanggungjawab yang perlu
dilakukan oleh seorang pengurus besar dalam
sesebuah organisasi.



Semak jawapan anda di akhir bab ini.


(c) Pengurus Projek

Pengurus projek merupakan pengurus yang mempunyai tanggungjawab
untuk menyelaras usaha yang melibatkan penyertaan individu daripada
beberapa unit dalam organisasi yang bekerja untuk sesuatu projek
tertentu. Kita boleh katakan pengurus projek perlu mempunyai
kemahiran antara perorangan yang tinggi untuk memastikan kerja
berjalan dengan lancar disebabkan individu pekerja melapor tidak hanya
kepada pengurus di unit kerja khusus mereka, tetapi juga melapor kepada
pengurus projek. Pengurus projek dikehendaki membubarkan kumpulan
atau pasukan dan menyerahkan tanggungjawab pengurusan apabila
projek yang dikendalikan telah sempurna dilaksanakan. Anda perlu
menyedari bahawa pengurus projek juga boleh menjadi ahli kumpulan
dalam sesuatu projek yang lain.

1.4.5 Kemahiran Pengurusan

Bagaimanakah sebuah organisasi boleh berfungsi secara berkesan dan
berkualiti? Organisasi boleh berfungsi secara berkesan dan berkualiti
sekiranya ia mempunyai pengurus yang memiliki kemahiran tertentu.
19
Pengurus tanpa mengira pada peringkat mana mereka berada mesti
mempelajari, membina, dan memiliki kemahiran tertentu untuk
melaksanakan berbagai fungsi pengurusan dengan cekap dan berkualiti.

Kemahiran boleh kita definisikan sebagai keupayaan khusus atau
kefasihan dalam melakukan sesuatu tugas. Ia terlibat dalam satu set
tingkah laku yang berhubungan secara fungsional antara satu sama lain
dan membawa kepada tahap prestasi yang dikehendaki dalam bidang
tugas yang diberikan. Kemahiran terhasil daripada pengetahuan,
maklumat, amalan dan kecenderungan semulajadi seseorang individu.
Kemahiran penting dalam menjalankan peranan pengurusan. Kemahiran
juga boleh menjadi penentu tahap kecekapan dan keberkesanan
seseorang pengurus.

Kita boleh menyatakan bahawa keupayaan pengurus untuk menjalankan
tanggungjawab adalah hasil daripada kemahiran pengurusan mereka.
Pengurus yang mempunyai kemahiran pengurusan yang diperlukan
berkemungkinan menjalankan tugas dan tanggungjawab mereka dengan
baik dan secara relatifnya adalah berjaya. Sebaliknya, pengurus yang tidak
mempunyai kemahiran yang diperlukan akan melaksanakan tugas dan
tanggungjawab mereka dengan kurang baik, dan secara relatifnya tidak
akan berjaya.

Kita boleh membahagikan kemahiran kepada enam kategori penting
yang diperlukan oleh pengurus untuk menjadikan pengurusan berjaya.
Kategori tersebut adalah seperti berikut:

(a) Kemahiran Teknikal

Kita boleh definisikan kemahiran teknikal sebagai kemahiran yang
menerangkan kefahaman dan kecekapan dalam bidang yang khusus. Ia
adalah berkaitan dengan keupayaan dan kebolehan menggunakan
pengetahuan, teknik, alat dan sumber yang khusus. Ia juga melibatkan
kaedah dan proses tertentu dalam melaksanakan sesuatu kerja atau
bidang tanggungjawab yang khusus. Ini bermaksud bahawa pengurus
yang berkemahiran teknikal berupaya untuk mengaplikasikan
pengetahuan khusus, kepakaran berkaitan dengan kerja, peraturan dan
sumber tertentu dalam menyelesaikan aktiviti yang menjadi sebahagian
daripada tugas harian mereka. Bagi memudahkan kefahaman anda,
kebanyakan kemahiran teknikal adalah berkaitan dengan bekerja dengan
objek fizikal dan proses.


Nyatakan lima bidang khusus yang diperlukan oleh
seseorang pengurus yang memerlukan kemahiran
teknikal bagi melaksanakan tanggung-jawabnya.
20
Kemahiran teknikal adalah amat penting kepada pengurus lini pertama
kerana hampir keseluruhan daripada mereka bertanggungjawab terhadap
aktiviti organisasi di peringkat operasi yang memerlukan mereka
menyelesaikan semua masalah kerja dan tugas harian. Sebaliknya, bagi
pengurus yang menjawat jawatan pengurusan yang lebih tinggi agak
kurang bergantung kepada kemahiran teknikal. Bagaimanapun,
kemahiran teknikal boleh membantu mereka memahami latar belakang
tugas di samping memberi penghargaan kepada kerja pihak lain dalam
organisasi. Kita juga tidak boleh menafikan bahawa kemahiran teknikal
dan penggunaan alat kuantitatif bagi mengukur pencapaian kualiti adalah
penting kepada firma yang ingin bersaingan di peringkat antarabangsa.

(b) Kemahiran Analitikal

Kemahiran analitikal boleh dirujuk sebagai keupayaan pengurus untuk
mengenal pasti faktor utama, memahami bagaimana faktor ini saling
berkait, dan menyedari peranan mereka dalam sesuatu situasi. Pengurus
mesti mempunyai keupayaan untuk membuat diagnosis dan menilai
faktor berkaitan dengan aktiviti kerja mereka. Oleh itu, dapatlah kita
rumuskan bahawa kemahiran analitikal merupakan keupayaan seseorang
pengurus untuk menggunakan pendekatan atau teknik khusus bagi
menyelesaikan masalah pengurusan dan membentuk sesuatu rancangan
tindakan.

(c) Kemahiran Konseptual

Kita boleh definisikan kemahiran konseptual sebagai kemahiran yang
berkaitan dengan keupayaan untuk melihat organisasi sebagai satu
keseluruhan. Dengan kata lain, kemahiran konseptual melihat kepada
saling hubungan dan pergantungan antara bahagian atau unit dalam
organisasi, dan memahami bagaimana organisasi menyesuaikan diri
dalam persaingan global. Oleh itu, kita boleh memahami kemahiran
konseptual sebagai keupayaan untuk mengeluarkan idea dan memahami
sesuatu yang abstrak. Dengan kemahiran konseptual pengurus mampu
meneliti isu yang kompleks dan dinamik; meneliti faktor yang
mempengaruhi organisasi; serta menyelesaikan masalah ini bagi faedah
organisasi. Pengurus juga berupaya untuk memahami kesan sesuatu
tindakan ke atas aspek lain organisasi; melihat bagaimana pelbagai fungsi
organisasi saling melengkapi di antara satu sama lain; memahami
bagaimana organisasi berhubungan dengan persekitarannya; dan
menyedari bagaimana perubahan yang berlaku di suatu bahagian
organisasi memberi kesan terhadap keseluruhan organisasi. Kefahaman
yang jelas terhadap aspek di atas membolehkan pengurus membuat
perancangan jangka panjang bagi organisasi.

21
Berdasarkan kepada situasi dan peranan, umumnya kemahiran
konseptual ini amat penting kepada pengurus atasan terutamanya apabila
mereka mempertimbangkan objektif keseluruhan dan strategi organisasi,
berkomunikasi di antara bahagian yang berbeza dalam organisasi dan
peranan organisasi terhadap hubungan dengan persekitaranya.

(d) Kemahiran Membuat Keputusan

Kemahiran membuat keputusan merupakan jenis kemahiran yang
penting kepada pengurus atasan dan pengurus pertengahan. Kemahiran
membuat keputusan boleh dirujuk sebagai keupayaan pengurus membuat
keputusan yang berkesan. Dalam membuat keputusan, pengurus mesti
berupaya membuat pemilihan ke atas beberapa alternatif yang ada, dan
kualiti keputusan ini akan menentukan keberkesanan pengurus.
Kemahiran membuat keputusan dipengaruhi juga oleh kemahiran
analitikal yang dimiliki oleh pengurus. Pengurus atasan yang mempunyai
kurang kefahaman dalam kemahiran analitikal akan menghasilkan
keputusan yang kurang baik.

(e) Kemahiran Manusia

Didefinisikan sebagai kemahiran yang melibatkan keupayaan untuk
membentuk kerjasama dengan individu atau kumpulan yang dipimpin.
Keupayaan membentuk kerjasama ini boleh dilihat dengan cara; bekerja
dengan orang lain; berkomunikasi dan berinteraksi dengan baik; dan
memahami gelagat dan kepentingan individu atau kumpulan dalam setiap
aktiviti yang melibatkan penyertaan bersama. Oleh itu, dapat kita
ringkaskan bahawa kemahiran manusia adalah kemahiran antara
perorangan yang boleh mempengaruhi keupayaan pengurus untuk
bekerja baik bersama orang lain secara lebih berkesan dan harmoni.

Kemahiran manusia merupakan kemahiran yang penting dan mesti
dimiliki oleh setiap pengurus pada setiap peringkat pengurusan. Ini
adalah kerana pengurus menghabiskan sebahagian besar masa mereka
berinteraksi dan berurusan dengan orang lain untuk membentuk
persekitaran kerja yang cekap dan berkesan, dan menyempurnakan
matlamat organisasi.

Pengurus yang mempunyai kemahiran manusia yang unggul akan
berupaya melaksanakan tanggungjawab kepimpinan yang baik, cekap dan
berkesan. Pengurus juga menggunakan kemahiran manusia untuk
memotivasikan individu atau kumpulan yang dipimpin dan mewujudkan
persekitaran komunikasi yang memberangsangkan bagi faedah organisasi
dan aktiviti yang dilaksanakan.

22
(f) Kemahiran Komputer

Kemahiran komputer adalah merupakan kemahiran yang penting kepada
setiap orang dalam pengurusan organisasi moden pada hari ini.
Kemahiran komputer boleh kita definisikan sebagai keupayaan untuk
memahami konsep komputer dan bagaimana komputer bekerja; dan
berkebolehan menggunakan aplikasi perisian dalam menyelesaikan
masalah dan tugas harian organisasi. Kemahiran menggunakan komputer
merupakan kemahiran yang amat bernilai kepada setiap pengurus kerana
komputer berupaya meningkatkan produktiviti dan keberkesanan
pengurus, dan seterusnya meningkatkan produktiviti, kecekapan dan
keberkesanan organisasi.


Rajah 1.2
Kemahiran Pengurusan dan Peringkat Pengurusan

Pengurusan
Atasan
Pengurusan
Pertengahan
Pengurusan
Lini Pertama
Tahap Keperluan Kemahiran
K
e
m
a
h
i
r
a
n

T
e
k
n
i
k
a
l
K
e
m
a
h
i
r
a
n

K
o
m
u
n
i
k
a
s
i
K
e
m
a
h
i
r
a
n

H
u
b
u
n
g
a
n
M
a
n
u
s
i
a
K
e
m
a
h
i
r
a
n

A
n
a
l
i
t
i
k
a
l
K
e
m
a
h
i
r
a
n

M
e
m
b
u
a
t
K
e
p
u
t
u
s
a
n
K
e
m
a
h
i
r
a
n

K
o
n
s
e
p
t
u
a
l
K
e
m
a
h
i
r
a
n

K
o
m
p
u
t
e
r

Sumber: Ivancevich, et al. (1997). Management, 20.



SOALAN DALAM TEKS 1.9


1. Berdasarkan kepada Rajah 1.2, sila padankan
kemahiran yang bersesuaian yang diperlukan oleh
setiap peringkat pengurusan dalam sesebuah
organisasi.
(a) Pengurusan atasan
(b) Pengurusan pertengahan
(c) Pengurusan lini pertama



Semak jawapan anda di akhir bab ini.

23
1.4.6 Peranan Pengurusan

Bolehkah anda bayangkan adakah setiap pengurus melakukan peranan
yang serupa dalam setiap organisasi? Kita boleh memahami peranan
pengurus ini berdasarkan kepada saiz organisasi dan kedudukan
seseorang pengurus. Pada peringkat organisasi perniagaan yang kecil,
pengasas atau pemilik syarikat adalah bertanggungjawab ke atas semua
aspek operasi perniagaan. Bagaimanapun, bagi organisasi perniagaan
yang besar dan melibatkan ramai kakitangan, adalah sukar bagi kita untuk
menentukan siapa yang membuat keputusan tertentu dan
bertanggungjawab ke atasnya, dan siapa yang melaksana dan memastikan
keputusan tersebut dilaksanakan seperti yang dirancang.

Anda perlu mengetahui bahawa peranan pengurus ialah untuk
memimpin organisasi dan kakitangan bawahannya ke arah pencapaian
dan penyempurnaan matlamat organisasi. Pengurus bertanggungjawab
untuk mengguna dan menyepadukan sumber organisasi bagi memastikan
organisasi mereka mencapai tujuannya. Pengurus dan pengurusan
menggerakkan organisasi kepada matlamat tertentu melalui pengagihan
aktiviti dan tugas kepada kakitangan untuk dilaksanakan. Pencapaian
matlamat organisasi akan berlaku sekiranya kakitangan dapat
menyumbangkan keluaran yang berkualiti melalui reka bentuk aktiviti
yang cekap dan berkesan.

Apakah yang ada ketahui tentang peranan pengurus? Mengapa pengurus
perlu melakukan peranan ini? Pengurus mesti melakukan beberapa
peranan sekiranya mereka mahu organisasi mereka untuk terus
beroperasi dan berkembang. Peranan boleh kita definisikan sebagai satu
set tingkah laku yang ditunjukkan oleh pengurus, disusun secara
bersesuaian dengan jabatan atau jawatan tertentu apabila mereka
berfungsi dalam organisasi.

Dalam keadaan dan situasi yang berbeza, pengurus mesti memakai topi
yang berbeza-beza sewaktu berinteraksi dengan berbagai kategori ahli
dalam organisasi. Keperluan peranan mereka adalah dipengaruhi oleh
pelbagai aspek termasuk diskripsi kerja formal seseorang pengurus, nilai
dan harapan pengurus atasan, pekerja bawahan dan rakan seperjawatan.
Kita boleh melihat peranan seseorang pengurus dengan lebih jelas
melalui pembahagian kategori dan jenis peranan seseorang pengurus
seperti yang dikemukakan oleh Henry Mintzberg (Ivancevich et al. 1997).
Menurut Mintzberg, berbagai aktiviti yang dilakukan oleh pengurus dapat
dikategorikan kepada tiga jenis peranan utama dan sepuluh peranan
khusus.


24
(a) Peranan antara Perorangan

Peranan antara perorangan merupakan peranan yang berkembang secara
langsung di luar bidang kuasa dan kedudukan pengurus. Kita boleh
melihat bahawa peranan antara perorangan bertindak membantu
pengurus membina dan mengekalkan hubungan yang positif dengan
individu lain apabila berurusan dengan mereka. Peranan antara
perorangan juga memungkinkan pengurus membina jaringan kerja bagi
mencetus peranan maklumat. Kita boleh melihat bahawa terdapat tiga
peranan khusus dalam peranan antara perorangan ini, iaitu peranan
tunggak, peranan pemimpin, dan peranan pegawai perhubungan.

1. Peranan Tunggak

Maksud peranan tunggak adalah sebagai tanggungjawab simbolik yang
berkaitan dengan kedudukan formal pengurus yang disandang dalam
organisasi dan autoriti yang dimiliki. Pengurus sebagai ketua organisasi,
bahagian, jabatan, seksyen, unit dan sebagainya merupakan individu yang
berkedudukan memimpin dan sentiasa diperlukan bagi menghadiri majlis
keraian dan aktiviti lain. Antaranya termasuklah mempengerusikan majlis
penganugerahan pekerja, menghadiri majlis manandatangani kontrak,
mesyuarat ringkas dengan pelanggan, melayani tetamu organisasi,
menghadiri majlis perkahwinan subordinat, menghadiri majlis jamuan,
sebagai dekan yang menyampaikan diploma pada hari konvokesyen, dan
sebagai Datuk Bandar yang menyerahkan kunci kepada penghuni
perumahan baru.

2. Peranan Pemimpin

Peranan pemimpin atau kepemimpinan ini boleh kita fahami sebagai
peranan yang berkaitan dengan tanggungjawab mengarah dan menyelaras
aktiviti surbodinat, serta membina hubungan dengan subordinat. Melalui
komunikasi dalaman, pengurus sebagai pemimpin dapat memotivasi,
memberi dorongan, membuat aktiviti pengambilan dan mengadakan
latihan kepada pekerja. Melalui peranan pemimpin ini, pengurus dapat
melaksanakan pengawalan ke atas aktiviti organisasi dan aktiviti kerja
subordinat dengan lebih berkesan bagi memastikan semua perkara
berjalan seperti yang dirancang. Bersesuaian dengan sifat pengurus
sebagai pencipta persekitaran, pengurus sentiasa bekerja dan berusaha
untuk memperbaiki prestasi pekerja, mengurangkan konflik,
menyediakan maklum balas mengenai prestasi serta menggalakkan
pertumbuhan.



25
3. Peranan Pegawai Perhubungan

Pengurus juga perlu menjalankan peranan sebagai pegawai perhubungan
yang melibatkan hubungan pengurus dengan individu di luar kawasan
arahan kawalannya. Ini bermaksud, pengurus memberi tumpuan kepada
mengekalkan jaringan kerja dan hubungan dengan pihak di luar unit kerja
mereka, sama ada dalam organisasi atau di luar organisasi. Pengurus perlu
berinteraksi dengan pengurus dan individu lain, di samping berhubung
dengan pegawai atasan dan subordinat mereka. Kita juga dapati bahawa
pengurus perlu bekerja dengan rakan pengurus pada status yang sama di
jabatan lain, kakitangan pakar, kakitangan di luar unit kerja mereka dan
masyarakat luar termasuk pembekal dan pelanggan.


Berdasarkan kepada pengalaman anda di tempat kerja,
sila nyatakan tiga peranan antara perorangan yang biasa
dilakukan oleh ketua jabatan anda.

(b) Peranan Maklumat

Peranan maklumat merujuk kepada pengurus berfungsi sebagai pusat
penerimaan dan penghantaran maklumat. Melalui peranan ini pengurus
dapat bertindak sebagai pusat kawalan saraf kepada unit organisasi
mereka. Terdapat tiga peranan khusus yang dijalankan oleh pengurus
sebagai pusat menerima dan menghantar maklumat, iaitu sebagai
pemantau, penyebar dan jurucakap.

1. Peranan Pemantau

Peranan pemantau memfokus kepada penelitian terhadap persekitaran
luaran dan dalaman organisasi untuk mengetahui isu, maklumat,
perubahan, peluang, dan masalah yang boleh memberi kesan kepada
organisasi. Ini kerana pengurus perlu sentiasa mengawasi persekitaran
untuk menentukan apa yang berlaku, seperti maklumat berkaitan dengan
langkah untuk bersaing yang mungkin akan mempengaruhi organisasi
secara keseluruhan. Bagaimanakah pengurus mendapat maklumat?
Pengurus memperolehi maklumat sama ada secara langsung atau tidak
langsung melalui saluran maklumat. Contoh terbaik yang anda boleh
fahami ialah seperti memerhati golongan remaja memakai fesyen pakaian
dan mencadangkan perubahan yang sepatutnya dibuat di peringkat lini
penghasilan.

2. Peranan Penyebar

Adalah peranan yang melibatkan pengurus bertindak sebagai penghebah
maklumat secara dalaman kepada subordinat. Kita boleh melihat bahawa
26
peranan penyebar beroperasi dalam dua cara. Pertama, pengurus
menyampaikan maklumat penting yang diterima daripada pihak di luar
organisasi atau unit kerja mereka kepada individu di dalam organisasi
atau subordinat di dalam unit kerja mereka. Kedua, pengurus membantu
menyebarkan maklumat yang diterima daripada seorang subordinat
kepada subordinat yang lain atau di kalangan ahli yang boleh mendapat
faedah daripada maklumat tersebut. Ini bermaksud, pengurus
menyampaikan maklumat yang ada padanya kepada subordinat atau
kakitangan lain dalam organisasi yang memerlukan maklumat tersebut.

3. Peranan Jurucakap

Adakah anda mengetahui maksud peranan jurucakap? Peranan jurucakap
atau juga dikenali sebagai peranan perwakilan adalah berkaitan dengan
aktiviti menyampaikan maklumat secara dalaman kepada semua
peringkat pengurusan organisasi atau kepada pihak luar organisasi dalam
hal-hal seperti rancangan, dasar, tindakan dan keputusan organisasi yang
dipersetujui sebelumnya. Ini bermakna pengurus bertindak sebagai
jurucakap bagi unit kerjanya kepada mereka di luar unit kerjanya. Contoh
yang boleh anda lihat mengenai penyebaran maklumat secara dalaman
ialah seorang pengurus membawa kes kenaikan gaji atau pemberian
bonus kepada pihak atasan dan memastikan pegawai atasan
dimaklumkan dengan jelas atau mendapat laporan sepenuhnya. Manakala
contoh penyebaran maklumat secara luaran ialah pengurus bertindak
sebagai penghubung kepada pihak luar organisasi seperti seorang
eksekutif mewakili organisasi memberi pandangan mengenai sesuatu isu
tertentu.

Berdasarkan kepada peranan maklumat ini, dapat kita gambarkan bahawa
pengurus mencari dan mendapatkan maklumat melalui peranan
pemantau, kemudian menyampaikannya secara dalaman melalui peranan
penyebar dan menghantarnya keluar dari unit kerjanya atau organisasi
melalui peranan jurucakap. Ketiga-tiga peranan maklumat ini dapat
dicantumkan bagi menyediakan maklumat penting yang diperlukan dalam
peranan membuat keputusan.

(c) Peranan Membuat Keputusan

Kita boleh andaikan bahawa peranan membuat keputusan merupakan
peranan terpenting pengurus. Ia berhubung kait dengan proses dan
tindakan dalam membuat keputusan penting yang memberi kesan kepada
organisasi. Terdapat empat peranan khusus yang menghuraikan pengurus
sebagai pembuat keputusan, iaitu peranan usahawan, peranan pengaman
kekacauan, peranan pengagih sumber dan peranan perunding.

27
1. Peranan Usahawan

Peranan usahawan boleh anda fahami sebagai bertujuan untuk
memperbaiki unit atau organisasi. Pengurus berupaya melaksanakan
peranan usahawan memandangkan mereka terdedah kepada idea dan
kaedah baru yang memungkinkan perubahan dilakukan ke atas operasi
unit kerja atau organisasi keseluruhannya.

Melalui peranan usahawan, pengurus terlibat dalam tindakan tertentu
sebagai penggerak, pereka bentuk, penjana perubahan, khususnya dalam
mengeksploitasi peluang baru dan menyelesaikan masalah yang kurang
serius. Kita boleh menyatakan bahawa pengurus yang berperanan sebagai
usahawan turut berusaha melaksanakan aktiviti yang akan menggalakkan
unit kerjanya menggunakan idea atau kaedah secara lebih berfaedah.
Sebagai contoh, pengurus lini pertama secara berterusan akan mencari
kaedah baru dalam perbaikan kualiti untuk meningkatkan pencapaian
unit kerjanya. Dapat kita katakan bahawa peranan usahawan juga menjadi
penting sebagai cara menggalakkan inovasi apabila terdedah kepada
peningkatan persaingan domestik dan antarabangsa.

2. Peranan Pengaman Kekacauan

Perlu kita ketahui bahawa peranan pengaman kekacauan merupakan
peranan penting yang perlu dilakukan oleh pengurus. Peranan pengaman
kekacauan adalah berkaitan dengan mengambil keputusan atau tindakan
pembetulan ke atas kuasa atau tekanan di luar kawalan mereka, iaitu
apabila organisasi berhadapan dengan kesulitan yang tidak dijangkakan.
Ini bermakna, apabila berlaku masalah tertentu dalam persekitaran kerja
pengurus yang di luar kawalan seperti masalah penjadualan, peralatan,
mogok, rusuhan, pembatalan kontrak dan sebagainya, pengurus perlu
menangani krisis ini daripada terus berkembang. Pengurus mesti
membuat keputusan dengan cepat kerana matlamat segera ialah untuk
mengembalikan kestabilan. Contoh yang boleh anda fahami berhubung
dengan peranan ini ialah apabila seorang penyelia bilik kecemasan
bertindak dengan cepat terhadap sebarang bencana. Contoh lain ialah
apabila pengurus lini pertama bertindak terhadap mogok atau apabila
pengurus jentera bertindak balas terhadap kerosakan dengan cepat.
Tindakan tersebut menunjukkan bahawa pengurus menangani masalah
kekacauan atau gangguan dalam persekitaran mereka. Pengurus mesti
bertindak cepat dan menstabilkan kembali persekitaran kerja mereka bagi
mengelakkan organisasi menanggung kos dan imej yang merugikan.

3. Peranan Pengagih Sumber

Anda boleh memahami peranan pengagih sumber sebagai berkaitan
dengan pengagihan atau peruntukan sumber yang menjadi input proses
28
pengeluaran termasuk masa, wang, peralatan, kemudahan dan manusia
kepada kumpulan individu atau unit yang telah dikenal pasti yang
memerlukannya. Melalui peranan ini, pengurus bertanggungjawab untuk
menentukan siapa dalam unit kerja yang akan mendapat sumber tertentu
dan jumlah yang akan diperolehi. Sumber biasanya terhad dan tidak
mencukupi. Oleh itu, pengagihan sumber mestilah dalam pelbagai arah.
Kita boleh menyatakan bahawa tindakan yang perlu diambil ini
merupakan suatu keputusan yang kritikal. Sebagai contoh, pengurus lini
pertama mestilah menentukan alternatif mana lebih penting sama ada
menyediakan jadual kerja lebih masa atau mengambil pekerja sambilan
bagi menyiapkan suatu kerja. Pengurus yang mengendalikan tiga projek
utama secara serentak mestilah menentukan jumlah masa yang perlu
diperuntukkan untuk setiap projek bagi setiap hari. Ini merupakan
contoh lain yang boleh anda fahami mengenai peranan pengagih sumber.

4. Peranan Perunding

Pengurus juga turut memainkan peranan sebagai perunding. Apakah
yang dimaksudkan dengan peranan perunding? Bagaimanakah peranan
ini dilaksanakan oleh pengurus? Pengurus yang berperanan sebagai
perunding akan mewakili unit kerja atau organisasi dalam perundingan
utama yang melibatkan bidang tanggungjawab mereka. Pengurus yang
bertindak sebagai perunding mestilah melakukan aktiviti tawar-menawar
dengan unit, individu atau organisasi lain bagi mendapatkan hasil terbaik
untuk unit kerja atau organisasinya. Perundingan boleh melibatkan kerja,
pencapaian objektif, sumber dan sebagainya yang boleh mempengaruhi
unit kerja atau organisasi secara keseluruhan. Sebagai contoh, pengurus
jualan berunding dengan pengurus pengeluaran tentang pesanan khas
pelanggan; penyelia berunding mengenai penjadualan kerja baru dengan
pekerja; atau pengurus atasan berunding dengan perwakilan kesatuan
buruh. Perundingan juga mungkin perlu dalam hal berkaitan kontrak
dengan pembekal. Kita boleh menyatakan bahawa pengurus perlu
melakukan peranan perunding kerana pengurus merupakan individu
dalam unit kerja yang mempunyai maklumat dan kuasa membuat
perundingan.

Ivancevich et al. (1997) telah merumuskan bahawa kesemua sepuluh
peranan khusus ini dapat memberikan tiga fungsi utama seperti berikut:

(i) Peranan pengurusan membantu menerangkan kerja
pengurusan dan menekankan hubungkait di antara
peranan tersebut. Dengan mengabaikan satu atau lebih
peranan ini akan menggugat kemajuan pengurusan
keseluruhan.

29
(ii) Pasukan kerja tidak dapat berfungsi secara lebih berkesan
sekiranya salah satu daripada peranan tersebut diabaikan.
Kerja berpasukan dalam organisasi memerlukan setiap
peranan dilakukan secara konsisten.
(iii) Masa perlu diurus dengan cekap sekiranya pengurus
mahu menjalankan semua peranan tersebut dengan
berjaya.

1.5 PROSES PENGURUSAN

Cuba anda bayangkan apakah yang diharapkan dan dikehendaki oleh
masyarakat, pekerja dan pengurus lain terhadap tindakan yang dilakukan
oleh pengurus sesebuah organisasi? Pengurus merupakan seseorang yang
melaksanakan fungsi pengurusan termasuk merancang,
mengorganisasikan, melakukan tugas penstafan, mempengaruhi,
memberi arahan dan membuat kawalan dalam sesebuah organisasi.
Secara ringkasnya anda boleh fahami fungsi pengurusan sebagai aktiviti
yang menghasilkan proses pengurusan. Antara fungsi pengurusan yang
dijalankan oleh pengurus adalah seperti berikut:

(a) Aktiviti Berkaitan dengan Persekitaran

Fungsi ini termasuk semua proses yang melibatkan pengurus mewakili
organisasi berhadapan dengan pelbagai situasi dan pandangan masyarakat
setempat sama ada kerajaan, komuniti tempatan, pembekal, pertubuhan,
pemegang saham, pelanggan dan kumpulan pendesak. Pengurus juga
bertanggungjawab membuat perundingan dan perjanjian dengan pihak
tersebut untuk mendapatkan sumber, bekalan dan sokongan yang
diperlukan untuk organisasi terus beroperasi.

(b) Proses Membuat Keputusan

Anda boleh merujuk proses membuat keputusan sebagai proses
membuat pemilihan ke atas dua atau lebih alternatif keputusan yang
disenaraikan. Oleh itu, pengurus dan pekerja perlu menjalankan fungsi
ini dengan membuat pilihan atau mencari alternatif terbaik untuk sesuatu
keputusan yang diperlukan oleh organisasi. Ini termasuk proses
pertimbangan dan perbincangan yang membawa kepada membuat
keputusan.

(c) Perancangan

Perancangan merupakan aktiviti pengurusan yang membantu sesebuah
organisasi membuat persediaan awal untuk menghadapi masa hadapan.
Ini termasuk menentukan objektif untuk organisasi; menilai persekitaran
30
dan meramal perubahan; dan membentuk dasar, peraturan dan
rancangan untuk membantu mencapai objektif dalam persekitaran yang
berubah. Oleh itu, kita boleh mendefinisikan perancangan sebagai fungsi
pengurusan yang melibatkan proses penetapan dan pengkhususan
matlamat organisasi; menentukan tindakan yang bersesuaian atau cara
terbaik untuk mencapainya melalui pemilihan tugas yang perlu dilakukan;
membuat panduan bagaimana tugas dilakukan; dan menentukan bila ia
sepatutnya dilakukan. Fungsi ini turut mengambil kira perkara yang perlu
dilakukan bagi menggalakkan tahap perubahan dan inovasi yang
dikehendaki. Anda perlu mengetahui bahawa perancangan merupakan
fungsi utama yang dilaksanakan oleh semua pengurus kerana ia
menetapkan kerja dasar bagi fungsi pengurusan yang lain.

Kita boleh memahami fungsi perancangan secara lebih jelas dengan
melihat kepada aktiviti perancangan. Antara aktiviti perancangan
termasuklah membuat analisis terhadap situasi semasa; membuat
jangkaan masa hadapan; menentukan objektif; menentukan jenis aktiviti
yang akan dilaksanakan oleh organisasi; membuat pemilihan ke atas
strategi perniagaan dan korporat; dan menentukan sumber yang
diperlukan bagi mencapai matlamat organisasi. Semua aktiviti
perancangan adalah untuk menghasilkan rancangan yang diperlukan oleh
organisasi. Ia bertujuan untuk memandu organisasi, unit kerja dan
kakitangan kepada pencapaian hasil yang berkualiti dan berdaya saing.

(d) Pengorganisasian

Setelah pengurus melaksanakan fungsi perancangan, mereka perlu
menumpukan kepada fungsi pengorganisasian. Pengorganisasian
merupakan fungsi pengurusan yang memfokus kepada peruntukan dan
penyusunan sumber manusia dan bukan manusia supaya sesuatu
rancangan dapat dilaksanakan dengan jayanya. Oleh itu, kita boleh
memahami pengorganisasian sebagai suatu proses di mana manusia dan
tugas yang dilaksanakan adalah berhubungan antara satu sama lain. Kita
juga boleh memikirkan pengorganisasian sebagai proses menyedia dan
menyerahkan tugas yang dibentuk di bawah fungsi perancangan kepada
individu dan kumpulan dalam organisasi. Ini bermaksud
pengorganisasian meliputi aktiviti pembahagian kerja di kalangan
individu dan kumpulan serta mengkoordinasikan usaha individu dan
kumpulan tersebut.

(e) Pengaruh dan Hubungan antara Perorangan

Pengaruh juga dirujuk sebagai motivasi, kepimpinan, pengarahan atau
dorongan. Bagaimanapun, kita boleh katakan bahawa pengaruh
mempunyai pertalian yang sangat rapat dengan kepimpinan. Pengaruh
31
boleh kita definisikan sebagai suatu proses untuk memimpin atau
menunjuk ajar terhadap aktiviti yang dijalankan oleh ahli organisasi
kepada arah tuju yang bersesuaian. Arah tuju ini bertujuan membantu
organisasi bergerak kepada pencapaian matlamat. Manakala kepimpinan
boleh kita maksudkan sebagai satu set tingkah laku antara perorangan
yang diwujudkan bagi mempengaruhi individu lain, khususnya rakan
sekerja dan surbodinat agar dapat saling bekerjasama dalam pencapaian
matlamat organisasi. Oleh itu, dapat kita katakan pengaruh sebagai fungsi
pengurusan yang melibatkan aktiviti mempengaruhi dan memimpin
individu lain yang terlibat dalam tingkah laku kerja yang diperlukan untuk
mencapai matlamat organisasi.

(f) Pengawalan

Pengawalan merupakan fungsi asas pengurusan yang keempat, iaitu
berkaitan dengan proses mengawal aktiviti organisasi supaya prestasi
sebenar adalah selaras dengan jangkaan piawaian dan matlamat
organisasi. Kita perlu memahami dan menyedari bahawa fungsi
pengawalan adalah kritikal dalam menentukan penggunaan sumber
organisasi secara lebih berkesan bagi mencapai objektif organisasi.
Terdapat tiga elemen utama dalam pengawalan, iaitu mewujudkan
piawaian untuk pengukuran; membentuk peraturan pengukuran bagi
menentukan kemajuan terhadap objektif organisasi; dan bertindak untuk
menentukan kejayaan dan memperbetulkan kesilapan.

(g) Penstafan dan Pengurusan Sumber Manusia

Penstafan dan pengurusan sumber manusia merupakan sebahagian
fungsi pengurusan yang penting bagi menyediakan suasana kerja yang
membolehkan kakitangan memperolehi pengalaman, kepuasan dan
pembangunan diri. Fungsi pengurusan ini adalah berkaitan dengan
proses menentukan kakitangan yang berkelayakan dipilih, dibangunkan
dan diberi ganjaran sewajarnya dalam usaha mencapai objektif-objektif
organisasi. Penstafan dan pengurusan sumber manusia melibatkan proses
membuat keputusan guna tenaga, penawaran dan penerimaan jawatan,
orientasi kakitangan baru kepada persekitaran organisasi, memberi
latihan kepada kakitangan baru mengenai tugas-tugas yang perlu
disempurnakan, menyediakan program pembangunan diri kakitangan,
melaksanakan sistem penilaian prestasi dan maklum balas untuk
perbaikan prestasi, dan melaksanakan proses pembayaran upah dan
faedah untuk setiap kerja dan sebagainya.

Berdasarkan kepada fungsi pengurusan yang dibincangkan di atas, maka
dapat kita rumuskan bahawa kesemua fungsi yang menghasilkan proses
32
pengurusan tersebut boleh dikategorikan kepada empat fungsi asas iaitu
perancangan, pengorganisasian, kepimpinan dan pengawalan.

1.6 PROSES PENGURUSAN DAN PENCAPAIAN
MATLAMAT

Kita telahpun membincangkan fungsi asas pengurusan dan peranan
fungsi tersebut dalam proses pengurusan. Kita boleh menjelaskan
bahawa fungsi perancangan, pengorganisasian, pengaruh dan pengawalan
adalah saling melengkapi dan tidak boleh dipisahkan dalam amalan
pengurusan kerana prestasi sesuatu fungsi bergantung kepada prestasi
fungsi yang lain. Pengurus menjalankan fungsi pengurusan ini adalah
bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi yang telah ditetapkan.
Kita boleh melihat saling hubungan ini dengan cara meneliti kepada
proses pengurusan yang melibatkan fungsi pengurusan. Pengorganisasian
disusun dan distrukturkan berdasarkan kepada rancangan terbaik yang
dibentuk semasa proses perancangan. Sistem pengaruh yang berkesan
perlu dibentuk bagi menggambarkan rancangan dan reka bentuk
organisasi yang digunakan. Manakala pengawalan melibatkan usaha
membuat pengubahsuaian terhadap rancangan yang telah wujud, struktur
organisasi atau sistem pengaruh sekiranya terdapat kesilapan. Tindakan
ini bertujuan untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti organisasi.

1.7 PENGURUSAN DAN SUMBER ORGANISASI

Apakah yang anda faham tentang sumber organisasi? Adakah sumber
organisasi itu penting kepada pengurus? Pengurus mesti sentiasa
memberi perhatian kepada kedudukan dan kegunaan sumber organisasi.
Kita boleh mendefinisikan sumber organisasi sebagai semua aset yang
ada untuk digunakan semasa proses pengeluaran. Sumber organisasi
termasuklah manusia, kewangan, bahan mentah dan modal. Sumber
organisasi ini bertindak sebagai input yang boleh ditransformasikan
kepada barangan atau perkhidmatan.

(a) Sumber Manusia

Adalah kakitangan yang bekerja dalam organisasi. Pengetahuan dan
kemahiran yang mereka miliki adalah amat bernilai kepada pengurus dan
organisasi keseluruhannya.

(b) Sumber Kewangan

Adalah sejumlah wang yang digunakan oleh pengurus bagi menyediakan
input lain yang diperlukan dalam proses pengeluaran. Sumber kewangan
diperlukan bagi membayar upah pekerja dan membeli bahan mentah,
barangan atau perkhidmatan untuk proses pengeluaran.
33
(c) Sumber Bahan Mentah

Adalah bahan yang diperlukan untuk digunakan secara langsung dalam
proses mengeluarkan barangan dan/atau perkhidmatan.

(d) Sumber Modal

Adalah peralatan yang terdiri daripada mesin dan aset lain yang
digunakan oleh organisasi dalam proses pengeluaran. Sumber modal ini
kritikal dalam mengekalkan tahap pengeluaran yang dikehendaki oleh
organisasi. Ia boleh menentukan kewujudan organisasi secara berterusan
dalam persaingan global pada hari ini. Ini kerana sumber modal boleh
membantu organisasi menjalankan proses pengeluaran produk dengan
lebih cekap dan berkesan.



SOALAN DALAM TEKS 1.10


1. Berdasarkan kepada sumber organisasi, bolehkah
anda nyatakan bagaimana sumber tersebut
ditranformasikan sebagai input ke dalam proses
pengeluaran untuk menghasilkan output, iaitu
barangan atau perkhidmatan.



Semak jawapan anda di akhir bab ini.


1.8 RUMUSAN

Kita telah mempelajari bahawa setiap organisasi memerlukan pengurusan
yang baik. Pengurusan pula boleh didefinisikan dalam pelbagai cara.
Bagaimanapun, kita boleh mendefinisikan pengurusan sebagai suatu
proses mencapai matlamat organisasi melalui bekerja dengan manusia
dan sumber organisasi yang lain. Proses ini bertujuan menyelaras
penggunaan semua sumber organisasi bagi mencapai objektif organisasi.
Proses pengurusan melibatkan empat fungsi asas pengurusan yang saling
berkait antara satu sama lain, iaitu perancangan, pengorganisasian,
pengaruh dan pengawalan. Fungsi asas pengurusan ini saling berkait
disebabkan prestasi setiap fungsi adalah bergantung kepada prestasi
fungsi yang lain. Fungsi asas pengurusan ini juga menentukan
sejauhmana matlamat organisasi boleh dicapai. Untuk mencapai
matlamat, pengurusan perlu menggunakan empat jenis sumber organisasi
yang asas, iaitu sumber manusia, wang, bahan mentah dan modal.
34
Penggunaan sumber ini memerlukan kecekapan dan keberkesanan
pengurusan. Bagi memperolehi pengurusan yang cekap dan berkesan,
pengurus perlu mempunyai pelbagai bentuk kemahiran individu dan
kumpulan. Mereka juga perlu memahami dengan jelas bidang tugas dan
tanggungjawab mereka. Oleh itu, dapat kita katakan bahawa kecekapan
dan keberkesanan pengurusan akan menentukan kejayaan dan
kecemerlangan organisasi.


Berdasarkan kepada pengalaman anda di tempat kerja,
cuba anda bandingkan amalan pengurusan yang
dijalankan oleh pelbagai peringkat pengurusan atasan
anda dengan teori pengurusan yang anda pelajari dalam
bab ini. Berikan tumpuan khusus kepada fungsi asas
pengurusan.



SOALAN PENILAIAN KENDIRI

Soalan Objektif

1. Peranan pengurusan yang paling penting ialah untuk berterusan
memberi perhatian kepada.

A. matlamat organisasi.
B. produk.
C. keperluan pekerja.
D. kualiti output.

2. Mengumpul maklumat berterusan, membuat perbandingan dan
berusaha mencari cara baru bagi memperbaiki prestasi
menghuraikan fungsi pengurusan mengenai.

A. Perancangan.
B. Pengorganisasian.
C. Pengaruh.
D. Pengawalan.

3. ___________ adalah semua aset yang tersedia untuk digunakan
semasa operasi normal organisasi.

A. Sumber organisasi.
B. Fungsi pengurusan.
C. Proses pengeluaran.
D. Personel.
35
Soalan Esei

1. Bincangkan secara ringkas perbezaan antara amalan pengurusan
di zaman awal tamadun manusia dengan amalan pengurusan di
era moden.

2. Huraikan secara ringkas mengenai kepentingan pengurusan ke
atas masyarakat dan organisasi dalam era moden.

3. Apakah yang anda faham mengenai pengurus lini pertama?
Berikan empat sebab mengapa pengaruh pengurus lini pertama
semakin merosot.

4. Nyatakan secara ringkas tanggungjawab yang dijalankan oleh
seorang pengurus fungsional.

5. Bincangkan dengan ringkas mengenai pengurus projek mengikut
kefahaman anda.




Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 1.1

Faktor yang mempengaruhi proses membuat keputusan ialah faktor
persekitaran dalaman dan faktor persekitaran luaran organisasi. Faktor
dalaman termasuk faktor input organisasi iaitu, sumber manusia, wang,
bahan mentah dan modal; serta faktor iklim dan politik dalaman
organisasi. Faktor luaran termasuklah keadaan ekonomi, politik dan
undang-undang, sosial dan budaya, dan pembangunan teknologi.

SDT 1.2

Organisasi boleh dimaksudkan sebagai satu entiti sosial yang mempunyai
sekurang-kurangnya seorang individu beroperasi, atau sekumpulan dua
atau lebih orang yang melaksanakan aktiviti secara bersistematik dan
berterusan bagi mencapai objektif organisasi.


36
SDT 1.3

Pengurus merupakan pemilik, pengasas atau individu yang digajikan dan
berada pada kedudukan berkuasa, mempunyai autoriti dan berkeupayaan
untuk mempengaruhi, memimpin, serta membuat keputusan. Pengurus
mengguna sumber organisasi bagi mencapai semua objektif dan
matlamat organisasi. Pengurus menjalankan fungsi asas pengurusan
termasuk perancangan, pengorganisasian, pengaruh dan pengawalan.

SDT 1.4

Kualiti yang perlu ada pada pengurus yang berjaya adalah seperti berikut:

(i) Mengadakan hala tuju yang jelas.
(ii) Menggalakkan komunikasi terbuka.
(iii) Memberi tunjuk ajar dan sokongan kepada pekerja.
(iv) Mengadakan pengiktirafan objektif.
(v) Membentuk kawalan berterusan.
(vi) Memilih pekerja yang betul sebagai staf organisasi.
(vii) Memahami implikasi kewangan terhadap keputusan.
(viii) Menggalakkan inovasi dan ide baru.
(ix) Memberikan kepada subordinat keputusan yang jelas apabila
mereka memerlukannya.
(x) Menunjukkan integriti yang tinggi secara konsisten.

SDT 1.5

Jenis pekerjaan pengurus berdasarkan dimensi menegak ialah

(i) Pengurus lini pertama atau penyelia.
(ii) Pengurus pertengahan.
(iii) Pengurus atasan.

SDT 1.6

Pengurus pertengahan merupakan pengurus yang berada pada
kedudukan antara pengurus atasan dengan pengurus lini pertama dalam
hierarki pekerjaan pengurus. Pengurus pertengahan bertanggungjawab ke
atas pelaksanaan dasar dan rancangan yang telah dibentuk dalam
sesebuah organisasi. Pengurus pertengahan bertanggungjawab secara
37
langsung ke atas kerja pengurus lini pertama. Pengurus pertengahan juga
biasanya menyelia dan memantau kakitangan operasi seperti penolong
pentadbir dan kakitangan termasuk jurutera, ahli sains, penganalisis
kewangan dan sebagainya.

SDT 1.7

Pengurus atasan adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas
keseluruhan pengurusan organisasi termasuk menetapkan matlamat,
objektif dan dasar operasi, di samping memandu organisasi dalam
hubungan dengan persekitaran organisasi tersebut. Pengurus atasan
memantau perancangan keseluruhan organisasi, bekerja bersama dengan
pengurus pertengahan dalam melaksanakan perancangan, dan
mengekalkan kawalan keseluruhan ke atas kemajuan organisasi. Pengurus
atasan turut mempunyai tanggungjawab langsung ke atas pengurus
pertengahan dan pengurus lini.

SDT 1.8

Pengurus besar adalah bertanggungjawab ke atas keseluruhan organisasi
atau operasi subunit yang besar yang termasuk bidang pengkhususan
utama di dalamnya. Pengurus besar mempunyai tanggungjawab terhadap
beberapa jabatan yang menjalankan fungsi yang berbeza, termasuk
mengetuai bahagian yang mempunyai beberapa bidang keutamaan atau
fungsional.

SDT 1.9

(a) Pengurusan atasan
(b) Pengurus pertengahan
(c) Pengurus lini pertama

Kemahiran yang diperlukan oleh setiap peringkat pengurusan dalam
sesebuah organisasi ialah

(a) Pengurusan atasankemahiran konseptual, kemahiran
analitikal, kemahiran membuat keputusan, kemahiran
komputer dan kemahiran komunikasi.
(b) Pengurusan pertengahankemahiran analitikal, kemahiran
hubungan manusia, kemahiran komputer dan kemahiran
komunikasi.
38
(c) Pengurusan lini pertamakemahiran hubungan manusia,
kemahiran teknikal, kemahiran komunikasi dan kemahiran
komputer.

SDT 1.10

Sumber organisasi ditransformasikan sebagai input ke dalam proses
pengeluaran untuk menghasilkan output seperti berikut:






SUMBER
ORGANISASI
Manusia
Wang
Bahan Mentah
Sumber Modal

Input Output
PROSES
PENGELUARAN

PRODUK AKHIR
Barangan
Perkhidmatan