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Ce document est un document type qui doit tre adapt votre activit et de
prfrence avec laide dun cabinet dexpertise comptable. Il ne peut pas tre
utilis en ltat.
PROCEDURES GENERALES
DORGANISATION COMPTABLE
Mtiers du cmmerce
Ce document a pour but de vous aider dans lorganisation
de vos procdures comptables.
Il y fait tat des obligations pour votre comptabilit.
Nota : les lments en police de couleur bleue
doivent vous permettre de ladapter votre
entreprise
ocument non contractuel ! " !
Smm!ire
".#rocdures gnrales ...............................................................................................................$
".".Cycle des ac%ats&des frais gnraux..................................................................................$
".".".Commandes................................................................................................................'
".".(. )ception des commandes........................................................................................'
".".$ )ception des factures................................................................................................'
".".' Comptabilisation des factures....................................................................................*
".".* )+glement..................................................................................................................,
"."., )etours de marc%andises............................................................................................,
".(.Cycle des ventes................................................................................................................-
".(.$..entes au comptoir......................................................................................................../
les ventes au comptoir........................................................................................................./
0a 1enue de la caisse........................................................................................................"2
0es ventes en compte client..............................................................................................""
".(.$.)+glements..............................................................................................................."(
".$.Cycle 1rsorerie.............................................................................................................."(
".$.".)+gles de base.........................................................................................................."(
".$.(.Inventaire p%ysique de la caisse..............................................................................."(
".$.$.#rotection des disponibilits...................................................................................."(
".$.'.Comptabilisation de la trsorerie............................................................................."(
".$.*.)approc%ement 3ancaire........................................................................................."$
".$.,.0es autres pi+ces bancaires......................................................................................"$
".'. 0a 1.4.........................................................................................................................."'
".'.".)gime de droit commun........................................................................................."'
".'.(.)gime simplifi......................................................................................................"'
".'.$.5ode 1.4 .............................................................................................................."*
(.4rc%ivage..............................................................................................................................."*
$.lais de conservation des documents...................................................................................",
ocument non contractuel ! ( !
1.Procdures gnrales
1.1.Cycle des achats/des frais gnraux
a6 les achats de marchandises
Ce sont les ac%ats destins tre revendus en ltat7 sans subir de modifications. Cet ac%at
sera enregistr dans un compte de racine ,28.
b6 les achats de matires premires
0ac%at de biens destins tre modifis et entrer dans le processus de fabrication des
produits vendus par lentreprise nest pas un ac%at de marc%andises mais un ac%at de mati+res
enregistr dans un compte de racine ,2".
c6 les achats de fournitures stockes
Ce sont des biens participant au processus de fabrication des produits destins la vente. 0es
biens enregistrs feront lob9et dun stoc:age et donc dune valorisation de stoc:.
Ils contribuent la modification de marc%andises. 0e plan comptable lui attribue un compte
de racine ,2(.
d6 les achats de fournitures non stockes
0ac%at de ces fournitures nintervient pas dans le processus de fabrication et de modification
de biens destins la vente. ;lles ne sont pas stoc:es. Ce sont par exemple les fournitures de
bureau.
Le c"c#e !c$!ts%&urnisseurs%dc!issements suit #e c$eminement suiv!nt :
Cmm!ndes
Rce'tin des cmm!ndes
Rce'tin des &!ctures
Cm't!(i#is!tin
R)*#ements
Tr!itement des returs
ocument non contractuel ! $ !
1.1.1.Commandes
1oute commande fait lob9et dun bon de commande si possible valoris.
C%aque commande est vrifie eut gard aux tarifs et conditions de r+glement particuli+res.
0e bon de commande est sign par MR%MME+++++
Le (n dit ,tre c#!ss de &!-n c$rn#*i.ue d!ns #e dssier couleur .
1.1.2. Rception des commandes
0es ac%ats rceptionns sont contr<ls avec le bon de commande et le bon de livraison du
fournisseur. =n contr<le est effectu sur les caractristiques principales des articles
rceptionns.
0e bon de rception reprend les caractristiques du produit livr :
! quantits re>ues
! nombre
! rfrences
! date de rception
! visa
0e bon de commande et le bon de rception sont classs par ordre darrive des rceptions en
attente de rception de la facture fournisseur. ans le classeur .
1.1.3 Rception des factures
4 la rception de la facture7 un timbre ? @riginal A et un numro dordre sont ports sur celle!
ci.
0es factures originales sont rapproc%es du bon de commande et du bon de rception :
un Contr<le des quantits factures et des prix est effectu.
0e contr<le est matrialis par un visa.
0e bon de rception et le bon de livraison du fournisseur sont agrafs derri+re loriginal de la
facture et transmis 5) :55;BBBBBBB
0e classement des factures se fait selon le principe suivant :
par ordre numrique7 selon le numro attribu c%aque facture
soit :
par fournisseur7 pour disposer dun dossier facile consulter en cas dappel
dans un classeur regroupant les factures dac%ats.
ocument non contractuel ! ' !
Le classement par fournisseur et par ordre chronologique dans le classeur xxx
1.1.4 Comptabilisation des factures
0es factures doivent tre comptabilises d+s leur rception7 apr+s vrification des conditions
de prix et de r+glements.
0a saisie seffectue dans le 9ournal des ac%ats.
C%aque criture doit indiquer :
! la date de la facture7
! le numro de pi+ce 9ustificative
! le numro du compte fournisseur mouvement
! lidentification du fournisseur
! le montant 11C
! la ventilation de la c%arge par destination
! la 1.4 rcuprable
0e 9ournal des ac%ats est arrt le .. du mis suivant la date de facture7 les factures re>ues
apr+s cette date seront comptabilises au premier 9our du mois suivant.
0es factures sont enregistres c%ronologiquement mois par mois dans le classeur Ccomme
indiqu point ".".$6.
0e numro de pi+ce est port sur la pi+ce de la fa>on suivante :
4C2,2(22"
! 4C : pour ac%at
! 2, pour lanne (22,
! 2( pour le mois de fvrier
! 22" pour la premi+re facture re>ue dans le mois.
ocument non contractuel ! * !
1.1.5 Rglement
4pr+s vrification de la facture7 on appose le timbre ? 3on #ayer A.
0es prvisions de r+glements sont enregistres dans la Done c%ancier lors de la saisie de la
facture.
0a comptabilisation Cvoir point ".$.$6
Impression chancier la fin de chaque quinzaine..
1.1.6 Retours de marchandises.
0es avoirs re>us sont rapproc%s du bon de retour pour y vrifier les quantits et les prix.
0a comptabilisation seffectue rception de lavoir fournisseur de la fa>on suivante :
ans le 9ournal des ac%ats
ocument non contractuel ! , !
0e numro de pi+ce est port sur la pi+ce de la fa>on suivante
4.2,2(22"
! 4. : pour ac%at
! 2, pour lanne (22,
! 2( pour le mois de fvrier
! 22" pour le premier avoir re>u dans le mois.
Rc!'itu#!ti& du c"c#e des !c$!ts
Li(e##s C#!ssement :
3on de commande
3on de rception& 0ivraison fournisseur
Eacture fournisseur
)+glement
Comptabilisation des factures
Comptabilisation des avoirs
ocument non contractuel ! 8 !
1.2.Cycle des ventes
0a vente correspond aux biens produits par lentreprise constituant son activit principale. 0a
vente reprsente un produit pour lentreprise C linverse dune c%arge lors dun ac%at6.
a) la vente des prestations de services
Cest la vente de services et le produit de cette vente est considr par le plan comptable
comme une prestation de services dans un compte de racine 82,.
b) la vente de marchandises
0a vente de biens nayant pas subi de modification dans le processus de fabrication est
considre comme de la vente de marc%andises et associe un compte de racine 828.
0es factures sont mises en deux exemplaires :
un pour le client7 un pour la comptabilit7 un dans le dossier de c%aque client.
0es factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
)aison sociale de lentreprise
nomination sociale suivie ou prcde par la forme 9uridique F4 F4)0 Cpar
exemple6
4dresse de lentreprise
;nonciation du capital social
Numro dimmatriculation au )CF
Nom et adresse de lac%eteur
ate de la vente
Guantit7 dnomination des produits ou services rendus
#rix unitaires %ors taxes
Erais de facturation imputs lac%eteur
5ention du taux de 1.4
5ention du global de la 1.4
5ention des rabais7 remises ou ristournes accords
5ention de loption exerce en mati+re dexigibilit 1.4
Numro dordre interne
Clause de rserve de proprit
Numro de 1.4 Intracommunautaire
0es conditions de r+glements ainsi que les clauses concernant le retard de paiement.
ocument non contractuel ! - !
=n numro dordre est attribu c%aque facture. 0es numros doivent obligatoirement se
suivre.
@n attribue un prfixe EC pour facture.
0es factures sont classes dans le dossier en attente de comptabilisation.
1.2.3.Ventes au comptoir
les entes au comptoir
1outes les oprations effectues dans la 9ourne doivent tre comptabilises quotidiennement.
1outes les pi+ces de caisse doivent tre pointes :
les factures avec les tic:ets de caisse7
;diter les documents doubles du commer>ant : les factures
le double des documents de caisse
Ces doubles sont conservs dans un dossier class c%ronologiquement avec le 9ournal de
caisse de la 9ourne.
Imprimer le 9ournal de caisse avant la comptabilisation.
ocument non contractuel ! / !
0a comptabilisation seffectue tous les 9ours par la procdure automatise du logiciel.
!a "enue de la caisse
C%aque 9our est compt le fond de caisse : le montant est inscrit dans le logiciel.
C%aque mouvement de fond doit tre comptabilis. @n distinguera les mouvements dentre
et de sortie.
0e soir on procdera une cl<ture de caisse pour constater les fonds effectivement prsents.
=ne remise en banque est effectue c%aque 9our et comptabilise dans le livre 9ournal.
ocument non contractuel ! "2 !
!es entes en compte client
0es factures sont enregistres c%ronologiquement mois par mois d!ns #e c#!sseur+//
0a comptabilisation seffectue de la fa>on suivante :
ans le 9ournal des ventes
0e numro de pi+ce est port sur la pi+ce de la fa>on suivante
.;2,2(22"
! .; : pour vente
! 2, pour lanne (22,
! 2( pour le mois de fvrier
! 22" pour la premi+re facture.
C%aque compte client doit tre tudi et 9ustifi c%aque mois laide du lettrage des critures.
0a comptabilit tablit c%aque mois une balance ventile par c%ances7 qui dtaille c%aque
solde en distinguant :
!le compte en retard de paiement
!les c%ances venir.
Cette balance Hge doit tre dite c%aque mois.
C%aque retard de paiement doit faire lob9et :
! dune lettre de relance
! dun relev de compte.
! lgalement7 de la facturation dagios
ocument non contractuel ! "" !
1.2.3.Rglements
0a comptabilisation Cvoir point ".$.'6
1.3.Cycle Trsorerie
1.3.1.Rgles de base
4ucune opration nest faite sans prsentation dune pi+ce 9ustificative de la dpense ou de la
recette Cquel que soit le mode de r+glement6.
1out r+glement doit tre soumis lapprobation du signataire des c%+ques7 ordres de virement7
et acceptations deffets. 0es remises doivent tre faites c%aque 9our la banque.
1.3.2.#nentaire ph$si%ue de la caisse
4 une date donne7 le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde p%ysique des
esp+ces dtenues. 0es contr<les de caisse priodiques permettent de sassurer de cette galit.
#our effectuer ce contr<le7 il est ncessaire de compter les esp+ces dtenues dans la caisse et
de remplir limprim intitul ? contr<le de caisse A.
Cette procdure permet de suivre en permanence lvolution de solde de la caisse et de rvler
sans tarder un ventuel solde crditeur.
1.3.3.Protection des disponibilits
1out tablissement doit veiller ce que les formules de c%+ques vierges soient conserves en
lieu sIr.
1.3.4.Comptabilisation de la trsorerie
0a comptabilisation des encaissements clients et des dcaissements fournisseurs seffectue :
dans un 9ournal de trsorerie soit la banque
soit la caisse.
".$.'.". la banque
C%aque criture doit indiquer :
! la date de lencaissement&dcaissement
! le numro de la pi+ce 9ustificative
! la codification du compte client&fournisseur&autres tiers C=)FF4E7 4ssedicB6
! la dsignation du client&fournisseur &autres tiers C=)FF4E7 4ssedicB6
! le montant du r+glement
0es relevs bancaires doivent tre classs dans un dossier comportant son nom et les dates de
lexercice concern.
ocument non contractuel ! "( !
".$.'.(. la caisse.
C%aque criture doit indiquer :
! la date de lencaissement&dcaissement
! le numro de la pi+ce 9ustificative
! la codification du compte client&fournisseur&autres tiers C=)FF4E7 4ssedicB6
! la dsignation du client&fournisseur &autres tiers C=)FF4E7 4ssedicB6
! le montant du r+glement
! la 9ustification des mouvements dentre ou de sortie de caisse.
1.3.5.Rapprochement &ancaire
=n recoupement7 au minimum mensuel7 entre le 9ournal de banque et les relevs bancaires7
doit tre effectu : ! sur papier
! sur informatique
Ce rapproc%ement doit tre dit et conserv dans le mme classeur que le saisie des
mouvements de trsorerie.
1.3.6.!es autres pices bancaires
0es tableaux des emprunts doivent tre conservs dans un dossier.
ocument non contractuel ! "$ !
1.4. a TV!
1.4.1.Rgime de droit commun.
0es entreprises qui ralisent des oprations soumises 1.4 doivent souscrire une
dclaration mensuelle ou trimestrielle rcapitulant les oprations effectues dans le
mois ou le trimestre prcdent.
Cette dclaration est faite aupr+s du service des imp<ts aupr+s duquel lentreprise a
dclar ses rsultats.
ans le rgime normal7 la dclaration est tablie mensuellement sur le formulaire $$"2
C4$.
Cette dclaration sera trimestrielle si le montant de la 1.4 exigible est infrieur
'222J annuels.
0e montant 1.4 est acquitter en mme temps que sa dclaration.
Cette dclaration est remplir par les socits relevant du rgime rel normal
dimposition.
1.4.2.Rgime simplifi.
Ce rgime est destin aux entreprises qui relevaient de plein droit de la franc%ise de base7
mais ayant opt pour le paiement de 1.47 et celles qui ne rel+vent pas du rgime de franc%ise
1.4 Cart (/$ 3 du CKI67 mais qui ont un c%iffre daffaires annuel compris :
! entre 8,$22 J et 8,$ 222 J pour les entreprises de ventes de biens7
marc%andises7 fournitures7 denres emporter ou consommer sur place et la
fourniture de logements.
! ;ntre (8222 J et ($2222 J pour les autres entreprises.
#our ces entreprises7 la formalit administrative reste le dp<t annuel NL $*"8 FC4 "(&C4
"(
;
le plus tard le $2 avril de c%aque anne.
ocument non contractuel ! "' !
1.4.3.'ode "()
.rifier le mode de 1.4 de lentreprise.
1.4 sur les ac%ats mode dbit
5ode encaissement
1.4 sur les ventes mode dbit
5ode encaissement
0es mouvements de 1.4 senregistrent dans des comptes de tiers classe '.
0a 1.4 que lentreprise collecte lors de ses ventes est enregistre dans un compte de racine :
''*8" 1.4 collecte.
0a 1.4 que lentreprise paye lors de ses ac%ats est enregistre
! dans un compte de racine ''*,, 1.4 sur autres biens et services sil sagit de prestations
de services7 de marc%andises7 de fournitures7
! dans un compte de racine ''*,( sil sagit dune acquisition dimmobilisation.
ImprimeD la 9ustification de votre 1.4 : les comptes utiliss7 la base %ors taxes dclares.
KardeD un double de lexemplaire expdi aux imp<ts.
2.)rchiage
0a conservation des pi+ces 9ustificatives comptables et des divers documents administratifs et
financiers de lentreprise est une ncessit.
0arc%ivage doit tre organis de telle mani+re que la rec%erc%e et la consultation des
documents concerns soient possibles dans des conditions de rapidit et defficacit normales.
;n cas de besoin7 les documents importants doivent tre conservs au coffre.
4u besoin7 il convient dutiliser un broyeur darc%ives.
L archivage du grand livre200 dans la !o"te darchives n#
ocument non contractuel ! "* !
3.*lais de conseration des documents
@C=5;N1F
=);;
);C@554N;;
)4IF@NF =);;
@30IK41@I);
1;M1;
I5#@F4N1
04 =);;
04 #0=F
0@NK=;
C@NF;G=;N
C;F =
;E4=1 ;
C@NF;).41I
@N
ocument
dcrivant les
procdures
Illimite Intrt
documentaire
"2 ans cret
(/."".-$
a6 faillite et
banque!route
b6 absence de
preuve entre
commer>ants
c6 sanction
fiscale
0ivre
dinventaire
illimite obligation "2 ans Code du
commerce
idem
0ivre 9ournal "2 ans obligation "2 ans Code du
commerce
Idem
0ivre auxiliaire "2 ans obligation "2 ans Code du
commerce
Idem
)egistre des
ac%ats
"2 ans obligation "2 ans Code du
commerce
Idem
0ivre des
recettes
"2 ans obligation "2 ans Code du
commerce
Idem
Correspondance
commerciale
Inventaires
Eactures mises
Eactures
fournisseurs
Contrats
commerciaux
ocuments
bancaires
"2 ans obligation "2 ans Code du
commerce
Cart ",6
idem
1itres de
proprits
Contrats de prts
;mprunts
leasing
Illimite $2 ans 4rt. ((,( et s
code civil
4bsence de
preuve
0ivre de paie
)egistre des
entres sorties
$2 ans * ans Code du
travail
art0"'$.*
4rt) ,(2.$
4rt "'$."'
Code du travail
ocument non contractuel ! ", !
;3# Informatique F4
)ue de Cutesson
N4 du 3el 4ir ! 3# /*
8-*"$ )453@=I00;1 C;;M
1l : 2" $' /' -2 22
Eax : 2" $' -* 2( 28
Copyrig%t ;3# Informatique (22,
1oute reproduction interdite sans accord de la socit ;3#.
ocument non contractuel ! "8 !