LAMPIRAN A

TATACARA PERAKAUNAN BAYARAN

KANDUNGAN PERKARA 1. TATACARA BAYARAN 1.1 Perwakilan Kuasa 1.2 Penyediaan, Pengesahan dan Perakuan Baucar Di Pusat Tanggungjawab (PTJ) 1.3 Kelulusan Pembayaran Di Pejabat Perakaunan 1.4 Kaedah Pembayaran Di Pejabat Perakaunan 1.5 Baucar Jurnal 1.6 Bayaran Di Bawah AP58(a) - Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas 1.7 Pembayaran Di bawah AP96(a-c) - Mengeluarkan Wang Tunai Untuk Dibahagi-bahagikan 2. TATACARA PENGENDALIAN CEK/EFT TERBATAL (AP 118) 2.1 Definisi Cek/EFT Batal 2.2 Kaedah Penyenggaraan Rekod 2.3 Penyediaan Baucar Bayaran Gantian Cek/EFT Terbatal 3. KAWALAN DALAMAN 18 18 19 19 1 4 MUKA SURAT

10 11 14 15

16

TATACARA PERAKAUNAN BAYARAN

1.

TATACARA BAYARAN 1.1 Perwakilan Kuasa 1.1.1 Kuasa Menandatangani Pesanan Tempatan (PT) Pegawai Pengawal boleh memberi kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai di bawah kawalannya. Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran Peruntukan hendaklah memberi kuasa kepada pegawai-pegawai di bawah kawalannya peranan di dalam sistem seperti berikut: (a) ePerolehan (i) Penyedia Tempatan. pegawai yang menyediakan Pesanan

(ii)

Pelulus - pegawai yang memperaku/melulus Pesanan Tempatan. Had amaun bagi setiap peranan adalah seperti Jadual 1 di bawah.
Jadual 1 : Had amaun dan kuasa bagi ePerolehan
PERANAN HAD AMAUN DAN KUASA <RM 20,000 Penyedia Pegawai gred 17 dan ke atas atau setara Pegawai gred 27 dan ke atas atau setara RM 20,000 Pegawai gred 17 dan ke atas atau setara Pegawai gred 32 dan ke atas atau setara

(iii)

Pelulus

(iv) Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 1, tahap kuasa untuk Penyedia dan Pelulus adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.

(b)

eSPKB (i) (ii) Penyedia pegawai yang menyediakan Nota Minta. Peraku I pegawai yang menyemak/mengesah Nota Minta dan menyediakan Pesanan Tempatan. Peraku II pegawai yang memperaku/melulus Pesanan Tempatan.

(iii)

(iv) Had amaun bagi setiap peranan adalah seperti Jadual 2 di bawah.
Jadual 2 : Had amaun dan kuasa bagi eSPKB
HAD AMAUN DAN KUASA PERANAN <RM 20,000 Pegawai gred W17 dan ke atas atau setara Pegawai gred W22 dan ke atas atau setara RM 20,000 Pegawai gred W17 dan ke atas atau setara Pegawai gred W32 dan ke atas atau setara

Penyedia

Peraku I

Peraku II

Pegawai gred W27 dan Pegawai gred W41 dan ke atas atau setara ke atas atau setara

(v)

Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 2, tahap kuasa untuk Penyedia, Peraku I dan Peraku II adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.

1.1.2 Kuasa Menandatangani Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA) (a) Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran Peruntukan hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada pegawai di bawah kawalannya untuk peranan seperti berikut: (i) (ii) (iii) Penyedia pegawai yang menyedia WPUA. Peraku I pegawai yang menyemak/mengesah WPUA. Peraku II pegawai yang memperaku/melulus WPUA.

(iv) Peraku I hendaklah terdiri daripada pegawai gred W27 dan ke atas atau setara dan Peraku II hendaklah pegawai yang lebih kanan daripada Peraku I. (v) Sekiranya tiada perjawatan seperti di para iv, tahap kuasa untuk Peraku I dan Peraku II adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.

1.1.3 Kuasa Menandatangani dan Melulus Bayaran (a) Pegawai Pengawal atau Pemegang Waran Peruntukan hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada pegawaipegawai kawalannya peranan seperti berikut: (i) (ii) (b) Peraku I pegawai yang menyemak/mengesah baucar. Peraku II pegawai yang memperaku/melulus baucar.

Ketua Jabatan hendaklah menghantar nama dan contoh tandatangan pegawai-pegawai yang diberi kuasa mengesah dan memperaku baucar kepada Pejabat Perakaunan seperti dinyatakan dalam AP 101 menggunakan Surat Perwakilan Kuasa [Lampiran 1(a-d)] dan Borang Kew.290-Pin.1/2009 (Lampiran 2). Dalam persekitaran elektronik, Borang Permohonan Capaian Sistem eSPKB JANM01 (Lampiran 3) juga hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan. Pegawai yang diberi kuasa dalam Borang JANM01 hendaklah sama dengan pegawai yang diberi kuasa dalam Borang Kew.290-Pin.1/2009 dan perlu dikemaskini oleh Ketua Jabatan apabila berlaku pertukaran pegawai yang diberi kuasa. Akauntan Negara atau Ketua Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri mana yang berkenaan hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai di Pejabat Perakaunan di bawah kawalannya untuk meluluskan baucar bayaran yang dikemukakan oleh PTJ. Akauntan Negara atau Ketua Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri mana yang berkenaan hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai di Pejabat Perakaunan di bawah kawalannya untuk meluluskan EFT dan menandatangani cek .

(c)

(d)

(e)

1.1.4 Kuasa Mengendalikan Panjar (a) Akauntan Negara atau Akauntan Negeri/Bendahari Negeri boleh membenarkan pembukaan panjar jika didapati perlu bagi seseorang pegawai awam untuk membuat bayaran melalui panjar. Pemegang Panjar hendaklah memberi kuasa secara bertulis kepada pegawai di bawah kawalannya untuk mengendalikan panjar . Pegawai yang mengendalikan panjar hendaklah sekurangkurangnya gred 22 dan ke atas. Sekiranya tiada perjawatan seperti di para (c), kuasa mengendalikan panjar adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut. dan Perakuan Baucar Di Pusat

(b)

(c)

(d)

1.2

Penyediaan, Pengesahan Tanggungjawab (PTJ) 1.2.1 Penyediaan Daftar Bil

(a) Persekitaran Elektronik (i) Daftar Bil hendaklah dicetak dan diperiksa sekurangkurangnya sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diwakilkan kuasa dengan ditandatangan ringkas dan dicap nama, jawatan dan tarikh. Bagi memastikan bil dibayar dalam tempoh empat belas (14) hari, Daftar Bil hendaklah diperiksa dan disahkan oleh pegawai gred W41 dan ke atas atau yang setara dengannya atau mengikut kekananan perjawatan di pejabat tersebut.

(ii)

(b)

Persekitaran Manual (i) Daftar Bil perlu disediakan dengan menunjukkan maklumat berkaitan dengan bil atau tuntutan yang diterima dan dibayar selaras dengan kehendak AP 103(b) seperti di Lampiran 4. Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurangkurangnya sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau

(ii)

pegawai yang diwakilkan kuasa dengan ditandatangan ringkas dan dicap nama, jawatan dan tarikh. (iii) Bagi memastikan bil dibayar dalam tempoh empat belas (14) hari, Daftar Bil hendaklah diperiksa dan disahkan oleh pegawai gred W41 dan ke atas atau yang setara dengannya atau mengikut kekananan perjawatan di pejabat tersebut.

1.2.2 Penyediaan Baucar (a) Baucar hendaklah disediakan bagi tujuan membuat pembayaran. Dalam persekitaran manual, maklumat baucar hendaklah dikemaskini ke dalam Buku Vot selaras dengan AP 95. Dokumen sokongan untuk bayaran Firma/Syarikat adalah seperti berikut: (i) kepada Pembekal/

(b)

Semua bil/invois yang telah sempurna disahkan oleh pegawai yang dibenarkan

hendaklah

(ii)

Pembayaran hanya boleh dilakukan berdasarkan kepada dokumen sokongan yang asal. Sekiranya dokumen asal tidak diperolehi, salinan yang digunakan hendaklah disahkan sebagai salinan daripada asal yang benar dan disahkan bahawa barang/perkhidmatan telah dibekalkan/disempurnakan. PTJ hendaklah mengesahkan pembayaran atas dokumen asal belum dilakukan.

(iii)

(iv) Setiap projek pembangunan yang mempunyai Kod SETIA (8 aksara) hendaklah dikunci masuk di baucar bayaran dan jurnal. Kod SETIA ini diperolehi daripada Urusetia SETIA, Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri. (v) Ruangan CP pada baucar adalah merujuk kepada cara pembiayaan seperti berikut: L : projek yang tidak dibiayai melalui pinjaman Kerajaan Persekutuan P : projek dibiayai melalui pinjaman Kerajaan Persekutuan

S : projek di bawah pembiayaan Private Finance Initiative (PFI). Baucar bayaran dan semua dokumen sokongan hendaklah dicap atau ditebuk TELAH BAYAR selepas pembayaran dilakukan.

(c)

Dokumen sokongan untuk bayaran kepada pegawai awam (tuntutan) adalah seperti berikut: (i) Semua tuntutan hendaklah menggunakan borang berkaitan dan disah/diperaku oleh Ketua Jabatan.

(ii) Pembayaran hanya boleh dilakukan berdasarkan kepada dokumen sokongan yang asal atau salinan yang diakui sah bagi membuktikan bayaran telah dilakukan. (iii) Bagi tuntutan perjalanan, dokumen sokongan yang diperlukan adalah seperti berikut : Borang Tuntutan Perjalanan Resit asal atau dokumen yang membuktikan bayaran Kelulusan Ketua Jabatan bagi menjalankan tugas rasmi di luar pejabat. Kelulusan Ketua Jabatan untuk menggunakan kenderaan sendiri (sekiranya melebihi 240 km sehala) Surat kelulusan ke luar negeri (jika berkaitan)

(iv) Salinan penyata akaun/dokumen yang menunjukkan nombor akaun bank (bagi individu bukan pegawai di jabatan tersebut). (v) Baucar bayaran dan dokumen sokongan hendaklah dicap atau ditebuk TELAH BAYAR selepas pembayaran dilakukan.

(vi) Bagi individu yang sudah meninggal dunia, bayaran kepada waris hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti berikut : Salinan nombor akaun; dan Salinan sijil nikah (jika yang meninggal suami/isteri); atau

Salinan sijil beranak (jika yang meninggal bapa/ibu); dan Bon Ganti Rugi (Indemnity Bond); atau Surat kuasa mentadbir pusaka (sekiranya jumlah melebihi RM2,000.00).

(d)

PTJ hendaklah memastikan maklumat di dalam baucar bayaran adalah lengkap dan tepat seperti berikut: (i) Nama penerima hendaklah diisi mengikut ejaan kad pengenalan/kad pengenalan polis/kad pengenalan tentera atau pasport (bagi warga negara asing). Nama dan nombor pendaftaran syarikat seperti yang didaftarkan di Suruhanjaya Syarikat Malaysia (pembekal/firma/syarikat). Nombor kad pengenalan/kad pengenalan polis/kad pengenalan tentera atau nombor pasport (individu).

(ii)

(iii)

(iv) Alamat penuh. (v) Kod jabatan bayar.

(vi) Kod PTJ bayar. (vii) Nombor telefon bimbit/alamat e-mel. (viii) Nama/kod/alamat bank. (ix) Nombor akaun bank. (x) Pembekal dan firma/syarikat). nombor siri pembekal (pembekal/

(xi) Nombor pendaftaran Kementerian Kewangan (pembekal/ firma/syarikat). (e) Tatacara permohonan imbuhan balik perbelanjaan bagi projek pembangunan yang dibiayai oleh pinjaman luar negeri adalah seperti berikut: (i) Bagi pinjaman luar negeri yang memerlukan imbuhan balik, PTJ hendaklah mengemukakan bukti bayaran dan dokumen berkaitan kepada pemberi pinjaman mengikut

keperluan yang dinyatakan di dalam perjanjian melalui Kementerian/Jabatan. (ii) Satu laporan permohonan imbuhan balik perbelanjaan berasaskan Laporan Projek Pembangunan dan Laporan Jadual Pembayaran Bulanan hendaklah disediakan mengikut keperluan pemberi pinjaman. Laporan ini bersama salinan baucar bayaran imbuhan balik dan dokumen sokongan yang diperlukan hendaklah dimajukan kepada pemberi pinjaman untuk mendapatkan imbuhan balik perbelanjaan berkenaan. Semua dokumen berkenaan hendaklah dikemukakan dalam tempoh lima belas (15) hari daripada tarikh bayaran dibuat kepada pembekal dan disalinkan kepada JANM dan Kementerian Kewangan.

(iii)

(iv) Kementerian/Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan PTJ mengemukakan permohonan imbuhan balik dalam tempoh ditetapkan bagi meminimakan caj komitmen yang dikenakan oleh pemberi pinjaman kepada kerajaan. (f) PTJ hendaklah memastikan baucar bayaran disediakan dengan serta merta setelah semua dokumen lengkap diterima. Sekiranya dokumen sokongan tidak lengkap, PTJ hendaklah memaklumkan kepada pihak yang membuat tuntutan dengan segera. PTJ hendaklah memastikan peruntukan adalah mencukupi. PTJ hendaklah menyemak status baucar bayaran yang dihantar kepada Pejabat Perakaunan dari semasa ke semasa bagi menyemak sama ada baucar bayaran tersebut telah dibayar atau dikuiri. PTJ hendaklah memastikan baucar bayaran yang dikuiri diambil tindakan segera. PTJ hendaklah mencetak baucar bayaran selepas nombor cek/EFT diperolehi.

(g) (h)

(i)

(j)

(k)

Pengesahan dan perakuan baucar (i) Pegawai yang diberi kuasa untuk membuat Perakuan I dan Perakuan II bagi mengesah serta memperaku ketepatan maklumat baucar perlu mematuhi: AP 95 berkaitan penyenggaraan Buku Vot. AP 99 berkaitan dengan maklumat di dalam penyediaan baucar. AP 100 maklumat yang perlu dipatuhi dalam tuntutan perjalanan. AP 102 tanggungjawab seorang pegawai yang membuat perakuan ke atas baucar dengan memastikan maklumat di baucar adalah betul.

(ii)

Bagi baucar manual, pegawai Peraku I dan Peraku II hendaklah menandatangani baucar di ruangan yang disediakan. Bagi persekitaran elektronik, tandatangan manual tidak diperlukan jika terdapat cetakan nama yang berasaskan ID Pengguna atau tandatangan digital mengikut Akta Tandatangan Digital 1997 (Akta 582) Seksyen 64, 65 dan 66. Kuasa mengesah dan memperaku baucar adalah mengikut had amaun pada Borang Kew.290Pin.1/2009 seperti berikut :
Jadual 3 : Had amaun dan kuasa memperaku baucar
JENIS BAUCAR HAD AMAUN DAN KUASA <RM 20,000 Baucar Manual/ Elektronik RM20,000

i. Penyedia i. Penyedia Pegawai gred W17 dan Pegawai gred W17 dan ke atas atau setara. ke atas atau setara. ii. Peraku I ii. Peraku I Pegawai gred W22 dan Pegawai gred W32 dan ke atas atau setara. ke atas atau setara. iii. Peraku II iii. Peraku II Pegawai gred W27 dan Pegawai gred W41 dan ke atas atau setara. ke atas atau setara.

Pegawai Peraku II hendaklah lebih kanan daripada pegawai Peraku I. Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 3, tahap kuasa Penyedia, Peraku I dan Peraku II adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.

(l)

Tempoh Bayaran PTJ hendaklah memastikan bayaran kepada penerima disempurnakan dalam tempoh empat belas (14) hari setelah dokumen lengkap diterima.

1.3

Kelulusan Pembayaran Di Pejabat Perakaunan 1.3.1 Proses Kelulusan (a) Pejabat Perakaunan hendaklah membuat semakan bagi memastikan maklumat di dalam baucar bayaran adalah lengkap dan betul serta dokumen sokongan yang diperlukan ditanda di Senarai Semak. Pejabat Perakaunan hendaklah membuat kelulusan baucar bayaran yang diterima daripada PTJ dalam tempoh yang ditetapkan. Pejabat Perakaunan hendaklah memastikan dana mencukupi untuk membuat bayaran.

(b)

(c)

1.3.2 Baucar Bayaran Elektronik (a) Had amaun untuk menyemak, melulus dan post baucar bayaran secara elektronik adalah seperti berikut:
Jadual 4 : Had amaun dan kuasa menyemak, melulus dan post baucar bayaran elektronik
PERANAN HAD AMAUN DAN KUASA <RM 20,000 Semak Lulus Post Tidak Berkenaan Pegawai gred W17 dan ke atas Pegawai gred W27 dan ke atas RM 20,000 Pegawai gred W17 dan ke atas Pegawai gred W27 dan ke atas

10

(b)

Bagi persekitaran elektronik, tandatangan manual tidak diperlukan jika terdapat cetakan nama yang berasaskan ID Pengguna atau tandatangan digital mengikut Akta Tandatangan Digital 1997 (Akta 582) Seksyen 64, 65 dan 66. Pegawai yang menyemak hendaklah pegawai yang berlainan dari pegawai yang melulus bagi had amaun melebihi RM20,000.00.

(c)

1.3.3 Baucar Bayaran Manual (a) Had amaun untuk mendaftar, mengemaskini, menyemak, melulus dan post baucar secara elektronik adalah seperti berikut:
Jadual 5 : Had amaun dan kuasa menyemak, melulus dan post baucar bayaran manual
PERANAN HAD AMAUN DAN KUASA <RM 20,000 Daftar Pegawai gred W17 ke atas atau setara Pegawai gred W17 dan ke atas Tidak Berkenaan Pegawai gred W17 dan ke atas Pegawai gred W27 dan ke atas RM 20,000 Pegawai gred W17 ke atas atau setara Pegawai gred W17 dan ke atas

Kemaskini

Semak Lulus

Pegawai gred W17 dan ke atas Pegawai gred W27 dan ke atas

Post

Payment Run

Pegawai gred W27 dan ke atas

(b)

Bagi baucar manual, pegawai yang menyemak dan melulus hendaklah menandatangani baucar di ruangan yang disediakan.

1.4

Kaedah Bayaran Di Pejabat Perakaunan 1.4.1 Pindahan Dana Secara Elektronik (EFT) (a) Senarai EFT yang dijana melalui GFMAS hendaklah dimuat naik (upload) ke Desktop Banking (DTB).

11

(b)

Kuasa memindahkan fail-fail EFT DTB ke bank pembayar Pejabat Perakaunan berdasarkan Surat Perwakilan Kuasa seperti Jadual 6.
Jadual 6 : Had kuasa pegawai bagi menyedia, menyemak dan melulus pindahan data
PERANAN Menyedia data Menyemak data Melulus data PEGAWAI YANG DIBERI KUASA Pegawai gred W27 dan ke atas Pegawai gred W32 dan ke atas Pegawai gred W41 dan ke atas

(c)

Pegawai yang diberi kuasa untuk memuat naik senarai EFT ke DTB hendaklah berlainan dengan pegawai yang menyemak dan melulus pindahan fail EFT DTB ke bank. Fail-fail yang diluluskan di Pejabat Perakaunan secara digital disifatkan sebagai dokumen bertulis, asal dan sah mengikut Akta Tandatangan Digital 1997 (Akta 582) Seksyen 64, 65 dan 66.

(d)

1.4.2 Bayaran Melalui Cek (a) Kuasa menandatangani cek adalah seperti di Jadual 7 dan Jadual 8.
Jadual 7 : Had amaun dan kuasa menandatangani cek secara manual
TINDAKAN HAD AMAUN DAN KUASA <RM 20,000 Tandatangan Pertama (Kiri) Tandatangan Kedua (Kanan) Tandatangan Ketiga (Tengah) Pegawai gred W27 dan ke atas sahaja RM 20,000 Pegawai gred W27 dan ke atas sahaja

Pegawai yang lebih kanan daripada penandatangan pertama. Tidak Berkenaan

Pegawai yang lebih kanan daripada penandatangan pertama. Pegawai gred W41 atau ke atas atau pegawai lebih kanan daripada pegawai pertama dan kedua.

12

Jadual 8 : Had amaun dan kuasa menandatangani cek menggunakan mesin

TINDAKAN HAD AMAUN DAN KUASA <RM 20,000 Tandatangan Pertama (Kanan) Tandatangan Kedua (Kiri) Akauntan Negara Malaysia Ketua Akauntan, Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) Timbalan Akauntan Negara Malaysia Timbalan Ketua Akauntan, Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) Pegawai gred W27 dan ke atas sahaja RM 20,000 Akauntan Negara Malaysia Ketua Akauntan, Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) Timbalan Akauntan Negara (JANM) Timbalan Ketua Akauntan, Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) Pegawai gred W41 atau ke atas atau pegawai lebih kanan daripada pegawai pertama dan kedua.

Tandatangan Ketiga (Tengah)

(b)

Sekiranya tiada perjawatan seperti di para (a), pegawai penandatangan cek adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut. Satu daftar kawalan cek hendaklah disenggara untuk mengesahkan pengambilan cek oleh pegawai yang diberi kuasa seperti di Borang Kuasa Tetap AK52 (Lampiran 5). Pegawai yang melulus baucar hendaklah berlainan dengan pegawai yang menandatangani cek.

(c)

(d)

1.4.2 Draf Bank dan Pindahan Telegraf (Telegraphic Transfer TT) (a) Kuasa melulus permohonan draf bank dan pindahan telegraf adalah seperti di Jadual 9.
Jadual 9: Had kuasa kelulusan draf bank dan pindahan telegraf
TINDAKAN HAD AMAUN DAN KUASA <RM 20,000 Tandatangan Pertama Tandatangan Kedua Tandatangan Ketiga Pegawai gred W27 dan ke atas sahaja Pegawai gred W32 dan ke atas RM 20,000 Pegawai gred W27 dan ke atas sahaja Pegawai gred W41 dan ke atas

Pegawai gred W41 dan ke atas

Pegawai gred W48 dan ke atas

13

(b)

Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 9, pegawai pelulus adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.

1.4.3 Pukal (a) Pegawai hendaklah diberi kuasa untuk muat turun data daripada sistem pukal dan muat naik data ke dalam sistem perakaunan. Pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan fail pukal hendaklah pegawai gred W48 dan ke atas. Sekiranya tiada perjawatan seperti di para (b), pegawai pelulus adalah ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut.

(b)

(c)

1.5

Baucar Jurnal 1.5.1 Baucar jurnal disediakan untuk membuat pelarasan bagi membetulkan kesilapan atau ketinggalan dalam catatan perakaunan. 1.5.2 Penyediaan baucar jurnal yang lengkap hendaklah mengandungi perkara berikut: (a) Butiran dan keterangan yang dinyatakan dalam baucar jurnal itu adalah lengkap dan betul. Keterangan jurnal hendaklah jelas dan cukup supaya pelarasan yang dibuat betul dan tepat pada maksudnya. Nama Kementerian/Jabatan yang menyediakan jurnal itu, nombor Kepala dan Pecahan Kepala Peruntukan. Semua salinan baucar dan dokumen sokongan yang berkaitan disertakan.

(b)

(c)

(d)

1.5.3 Baucar jurnal hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa sebagai Peraku I dan Peraku II seperti di Jadual 3. 1.5.4 Baucar jurnal elektronik yang disediakan oleh PTJ diposting ke dalam sistem perakaunan secara automatik di Pejabat Perakaunan.

14

1.6 Bayaran Di Bawah AP58(a) - Pembayaran Yang Memerlukan Kebenaran Khas 1.6.1 Tatacara Permohonan (a) Jabatan/PTJ hendaklah mengesahkan baki peruntukan semasa mencukupi bagi pembayaran di bawah AP 58(a). Permohonan pembayaran di dipertimbangkan dengan syarat: (i) bawah AP 58(a) hanya

(b)

Baki peruntukan mencukupi bagi tahun perbelanjaan itu sepatutnya dibayar. Baki peruntukan tahun semasa mencukupi. Huraian sebab-sebab berlakunya kelewatan dan nama pegawai yang bertanggungjawab yang mana keduaduanya perlu dinyatakan dengan jelas dalam permohonan AP 58(a).

(ii) (iii)

(c)

Permohonan pembayaran di bawah AP 58(a) hendaklah dikemukakan ke Pejabat Perakaunan bersama dokumen sokongan seperti berikut: (i) Dua (2) salinan surat permohonan dan senarai penerima bayaran. Dua (2) salinan permohonan sijil AP 58(a) seperti di Lampiran 6. Dokumen sokongan asal seperti di invois/ bil, pesanan tempatan dan lain-lain.

(ii)

(iii)

(iv) Pengesahan baki peruntukan tahun berkenaan mencukupi daripada Jabatan/Kementerian, sekiranya baki peruntukan di PTJ tidak mencukupi. (d) Pejabat Perakaunan boleh menolak permohonan pembayaran di bawah AP 58(a) jika syarat-syarat di para 1.6.1(b) dan dokumen sokongan di para 1.6.1(c) tidak dipatuhi. Sekiranya permohonan AP 58(a) ditolak oleh Pejabat Perakaunan disebabkan alasan kelewatan pembayaran tidak memuaskan atau terdapat keraguan, permohonan hendaklah

(e)

15

dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan melalui Kementerian untuk mendapatkan kelulusan khas. (f) Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, Kementerian/Jabatan melalui Bahagian Kewangan, Kementerian hendaklah mengemukakan permohonan terus kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan untuk mendapatkan kelulusan khas. Jabatan/PTJ tidak perlu memohon pembayaran di bawah AP 58(a) daripada Pejabat Perakaunan sekiranya kelulusan khas daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan telah diperolehi.

(g)

1.6.2 Penyediaan Baucar Bayaran (a) Jabatan/PTJ perlu menanda kotak AP 58(a) di Baucar Bayaran eSPKB dan nombor rujukan surat kelulusan khas perlu dinyatakan di ruangan catatan senarai semak di eSPKB. Bagi baucar bayaran manual, surat kelulusan khas perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan. Satu daftar pembayaran di bawah AP 58(a) perlu diselenggara oleh PTJ bagi memastikan pembayaran dibuat dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh PTJ menerima kelulusan sijil AP 58(a) atau kelulusan khas. Daftar pembayaran di bawah AP 58(a) adalah hendaklah mengandungi maklumat seperti di Lampiran 7.

(b)

(c)

1.7 Pembayaran Di bawah AP96(a-c) - Mengeluarkan Wang Tunai Untuk Dibahagi-bahagikan 1.7.1 Tatacara Permohonan (a) PTJ perlu mendapatkan kelulusan Pejabat Perakaunan sebelum menyediakan baucar bayaran. Permohonan kelulusan kepada Pejabat Perakaunan perlu mengandungi maklumat seperti berikut : (i) (ii) (iii) (iv) (v) Tujuan bayaran Bila bayaran akan dibuat Kelulusan Ketua Jabatan Senarai nama penerima bayaran Anggaran bayaran kepada setiap penerima

(b)

16

(c)

PTJ hendaklah memberi kuasa kepada pegawai untuk menunaikan dan mengesahkan bayaran tunai dengan menggunakan Borang AK52. Borang ini berserta salinan Kad Pengenalan pegawai yang dibenarkan menunaikan cek hendaklah disediakan dalam tiga (3) salinan dan dikemukakan ke Pejabat Perakaunan . Pejabat Perakaunan hendaklah mengesahkan Borang AK52 dan mengemukakan kepada: (i) (ii) (iii) Salinan pertama kepada bank Salinan kedua kepada PTJ Salinan ketiga disimpan di Pejabat Perakaunan

(d)

1.7.2 Tatacara Pengendalian (a) Selepas permohonan diluluskan, PTJ perlu menyediakan baucar bayaran. Bayaran boleh dibuat melalui cek atau EFT atas nama Ketua Jabatan atau Pegawai yang diberi kuasa. Bayaran melalui EFT hendaklah dilakukan melalui akaun transit Pejabat Perakaunan. Bagi tujuan mengambil tunai di bank, cek/eMaklum hendaklah disahkan oleh pegawai pengesah yang diberi kuasa di PTJ. Proses penerimaan wang hendaklah mematuhi AP 136 berkaitan pengangkutan wang tunai dan AP 137 berkaitan tanggungjawab bagi wang tunai dalam perjalanan. Dalam persekitaran elektronik, Penyata Penerimaan Wang disimpan bersama baucar di PTJ. Pengagihan wang kepada penerima hendaklah dibuat oleh pegawai yang diberi kuasa. Individu/wakil yang menerima wang tunai hendaklah menandatangani/cap jari di Penyata Penerimaan Wang dengan disaksikan oleh seorang pegawai lain. PTJ hendaklah memasukkan ke bank dengan segera sebarang lebihan tunai yang tidak dapat diagihkan. Salinan penyata pemungut berserta penyata penerimaan wang hendaklah dikemukakan ke Pejabat Perakaunan. Dalam persekitaran elektronik, dokumen ini hanya hendaklah disimpan di PTJ.

(b)

(c)

(d)

(e)

(f)

17

(g)

Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menyediakan Penyata Penerimaan Wang dalam tempoh dua puluh satu (21) hari kepada Pejabat Perakaunan.

2.

TATACARA PENGENDALIAN CEK/EFT TERBATAL (AP 118) 2.1 Definisi Cek/EFT Terbatal 2.1.1 EFT Terbatal adalah bayaran yang ditolak oleh pihak bank disebabkan oleh kesilapan nombor akaun penerima atau akaun tidak aktif/tutup. 2.1.2 Cek Terbatal adalah cek yang ditolak oleh bank disebabkan kesilapan maklumat penerima bayaran atau cek tamat tempoh laku. 2.2 Kaedah Penyenggaraan Rekod 2.2.1 Pejabat Perakaunan dan PTJ perlu menyenggara Daftar Cek/EFT Terbatal (Lampiran 8) dan hendaklah dikemaskini setiap kali urusniaga pembatalan, penggantian dan pelarasan dibuat. 2.2.2 Pejabat Perakaunan hendaklah mengemukakan surat makluman berkenaan Cek/EFT Terbatal kepada PTJ setiap kali berlaku Cek/EFT Terbatal. 2.2.3 PTJ hendaklah menghantar borang Tuntutan Pembayaran Balik Cek/ EFT Terbatal (Lampiran 9) dalam tempoh empat belas (14) hari daripada tarikh surat makluman. 2.2.4 Pejabat Perakaunan perlu menyediakan pengesahan baki dan penyata penyesuaian Cek/EFT Terbatal setiap bulan dan dihantar kepada JANM selaras dengan AP 143 (b). 2.2.5 Pejabat Perakaunan perlu menghantar Laporan Senarai Cek/EFT Terbatal Yang Belum Diganti (Lampiran 10) kepada JANM pada setiap suku tahun seperti berikut:
Jadual 10 : Tarikh penghantaran Laporan Senarai Cek/EFT Terbatal Yang Belum diganti kepada JANM Senarai Cek/EFT Terbatal Belum Diganti Tarikh akhir Suku Pertama 15 April Suku Kedua Suku Ketiga Suku Keempat 15 Julai 15 Oktober 15 Januari / Surat Arahan Penutupan Akaun Awam

18

2.3

Penyediaan Baucar Bayaran Gantian Cek/EFT Terbatal 2.3.1 Pejabat Perakaunan perlu menyediakan Baucar Bayaran Gantian Cek/EFT Terbatal berdasarkan borang Tuntutan Pembayaran Balik Cek/EFT Terbatal. Dokumen yang perlu disertakan adalah seperti berikut: (a) (b) (c) Borang Tuntutan Pembayaran Balik Cek/EFT Terbatal. Salinan buku akaun/penyata bank penerima. Resit asal Perbendaharaan.

2.3.2 PTJ hendaklah mengemaskini maklumat penerima bayaran terkini ke dalam eSPKB apabila berlaku pertukaran nombor akaun bank. 2.3.3 Sekiranya maklumat penerima bayaran adalah berbeza, pindaan adalah dibenarkan dalam keadaan seperti berikut : (a) (b) 3. Kematian penerima asal bayaran Pertukaran nombor akaun bank penerima

KAWALAN DALAMAN 3.1 Pegawai yang menjalankan tugas Peraku I dan Peraku II hendaklah terdiri daripada pegawai yang berlainan bagi mewujudkan pengasingan tugas. Pusingan tugas hendaklah dilaksanakan bagi meningkatkan tahap integriti dan ketelusan proses bayaran. Bagi PTJ, perwakilan kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai berkaitan hendaklah dilakukan seperti Borang Kew.290-Pin.1/2009 dan Surat Perwakilan Kuasa oleh Pegawai Pengawal selaras dengan AP 101. Bagi Pejabat Perakaunan, perwakilan kuasa secara bertulis kepada pegawai-pegawai berkaitan hendaklah dilakukan oleh Akauntan Negara/Ketua Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri/Akauntan Negeri bagi tugas-tugas berikut: (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Mengesah baucar Melulus baucar Menandatangani cek Melulus EFT di dalam sistem di Pejabat Perakaunan dan DTB Melulus permohonan bank draf dan TT Melulus fail pukal Pengendalian Panjar Wang Runcit

3.2

3.3

3.4

19

3.5

Baucar manual dan bil/tuntutan serta dokumen sokongan lain yang telah dibayar hendaklah dicap atau ditebuk TELAH BAYAR. Baucar dan dokumen sokongan hendaklah disimpan selamat dan teratur mengikut tempoh dalam AP 150. dengan

3.6

3.7

Sebagai langkah keselamatan, pembayaran secara EFT hendaklah dipertingkatkan berbanding penggunaan cek. Rekod kewangan hendaklah disemak dengan laporan yang dikeluarkan oleh Pejabat Perakaunan. Dalam persekitaran elektronik, perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian: 3.9.1 Tahap capaian hendaklah berdasarkan kepada kuasa yang diberi secara bertulis dan perlu dikemaskini dari semasa ke semasa terutamanya apabila berlaku pertukaran atau persaraan pegawai. 3.9.2 Penggunaan kad pintar hendaklah mematuhi Akta Tandatangan Digital 1997 (Akta 582) Seksyen 43, 44 dan 45 antaranya: (a) Penggunaan kad pintar atau ID pengguna perlu dikawal dan tidak disalahgunakan. Penggunaan kad pintar atau ID pengguna oleh orang lain adalah dilarang. Setiap pemilik kad pintar dan ID Pengguna adalah bertanggungjawab merahsia dan menjaga kod Personal Identification Number (PIN) serta menyimpan di tempat yang selamat.

3.8

3.9

(b)

3.10 Ketua Jabatan hendaklah menentukan wujudnya kawalan dalaman bagi memastikan peraturan yang ditetapkan dipatuhi.

20