MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS

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MP-ADMC 2.009 Edición Administrativo Clase Director 1 al 14
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA COMPRAS

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II- INDICE

CAPITULO DESCRIPCION HOJA Nº

I- TITULO…………………………………………………… 1

II- INDICE……………………………………………………. 2

III- ALCANCE………………………………………………… 3

IV- OBJETIVO DEL MANUAL………………………………. 3

V- POLITICAS………………………………………………… 3

VI- RESPONSABLES…………………………………………. 4

VII- PROCEDIMIENTOS……………………………………… 5-8

VIII- REGISTRO DE CAMBIOS………………………………. 9

IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS……………………. 9

X- GLOSARIO DE TERMINOS………………………………. 10

XI-ANEXO 1 FLUJOGRAMA…………………………………… 11-14

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III-
III- ALCANCE

El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a los
departamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Producción y Ventas
de acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la Empresa
Emprendimientos Forestales S.R.L.

IV-
IV- OBJETIVO
Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo según normativas establecidas en el presente
documento y que los artículos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo las
tareas específicas del sector solicitante .
V- POLITICAS
1- Queda establecido que en octubre de cada año, se elaborara un presupuesto anual de
gastos para el año siguiente, esto de acuerdo a la previsión de necesidades financieras de
todos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administración,
Producción, Coordinación y Ventas,
Ventas donde cada jefe de departamento debe realizar el
cálculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirán desembolsos de
dinero con sus justificaciones correspondientes, via nota al Jefe de Administración y
Finanzas, según fechas establecidas por la Dirección Administrativa.

2- Según esta previsión de necesidades, el Jefe de Administración y Finanzas confecciona el

PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG), y posterior verificación y autorización del
Director Administrativo, una vez definidos los montos, estarán cargando en un
documento compartido a mas tardar para fines de diciembre a fin de que todos los jefes
de departamentos accedan a la información y certifiquen los valores presupuestados para
cada rubro asignado.

3- En el documento compartido, estarán asignados los responsables para cada tipo de acción
que podrá realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de
“ejecutar”
ejecutar” y “actualizar”
“actualizar los valores de las compras, y la ultima verificación y visto bueno
lo realizara el Jefe de Administración y Finanzas, quien se le denominara
“Administrador”.

4- Se detalla a continuación, los responsables por departamento:

• Jefe de Ventas : Departamento de Ventas

• Jefe de Producción : Departamento de Producción

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• Jefe de Administración : Departamento Administrativo

• Coordinador de Operaciones : Departamento de Operaciones del campo

• Jefe de Soporte : Departamento de Soporte

5- Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estar
registrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra.

6- Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en la

planilla de presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administración y Finanzas
para su último control y aprobación, luego de esto, se procede a la compra.

7- En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en el

presupuesto, será motivo de sanción disciplinaria previsto en el reglamento interno de la
empresa.

VI-
VI- RESPONSABLES

• Encargado de Compras
• Encargado de Deposito
• Jefes de Departamentos
• Jefe de administración y finanzas
• Director Administrativo

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VII-
VII- PROCEDIMIENTOS

7.1 –ANTES DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO

1- El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP), (OP) (Cada sector debe
contar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar y
argumentar el gasto.
2- Esta OP, se remitirá al Encargado de depósito quien deberá revisar si tal producto esta
disponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado con
firma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del ítem retirado.
3- En caso de que no todos los ítemes fueron entregados, el Encargado de Deposito deberá
remitir el duplicado de la OP al Encargado de compras marcando como pendientes los ítems
para proceder a la compra.

7.2–
.2–REALIZACION DE LA COMPRA
1- El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra (crédito, contado, caja
chica). Todas las compras deberán tener O.P.
2- Para realizar las compras mayores de Gs.300.000 crédito o contado debe haber un
mínimo de 3 presupuestos y elaboración de O.C.
3- El presupuesto aprobado tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en
el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido
hasta 30 días, y deberá quedar anexado una copia a la factura. En caso de reiterarse la
misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad
del presupuesto no sea superior a 30 días.
4- Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendo
en cuenta el proveedor, y la 2da copia va con legajo para compra.
5- Las compras menores a Gs.300.000 se realizarán al contado y por CAJA CHICA, sin
necesidad de presupuestos y O.C. Si las compras son reiteradas deberá seguir el proceso
normal de compras descripto mas arriba.
6- En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deberá
justificar en la OP el motivo y el Jefe de Administración y Finanzas analizara y si las
condiciones están dadas, se autoriza la compra.
7- Al elaborar la OC debe estar registrado por el área solicitante de la compra "en la carpeta
compartida del presupuesto general", firmado por el encargado de compras y con el visto
bueno del jefe de administración y Finanzas, se confecciona la orden de compra que
debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la
obra o gasto que corresponda.

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7.3 –ENTREGA DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDO

1- Para la recepción de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la OC al

encargado de depósito a modo de control de las cantidades y características del/los ítems
adquiridos.
2. Con la copia de la OC este deberá verificar que el contenido de la factura recibida del
proveedor coincida con la cantidad física de mercaderías de acuerdo a la OC y
confirmando la información debe dar ingreso a las mercaderías en el stock del
sistema informático y archivará con su firma de visto bueno. La factura con sello al
dorso lo remitirá a compras para completar el legajo de compras.
3. El encargado del depósito se encarga de comunicar a los sectores solicitantes que las
mercaderías ya se encuentran en el depósito para pasar a retirar los pendientes, según
firma de conformidad o recibido en la OP original.

7. 4- PROCEDIMIENTO POST COMPRA

1- El Dpto. de compra tiene la responsabilidad de verificar que las facturas contengan la

fecha, el tipo de comprobante (de crédito /contado), vencimiento del timbrado, que no
tengan tachaduras ni enmiendas y en caso de que sea una compra a crédito, consignar la
fecha de vencimiento.
2- El Encargado de Compras remite a Contabilidad según cronograma de fechas
estipuladas por contabilidad los legajos de compra (En un tiempo aproximado a 48 horas
después). Como resguardo, Compras llevará un libro donde registrará todas las
documentaciones que entregó a Contabilidad (nombre proveedor y número de factura),
en donde firmará Contabilidad por cada retiro.
3- En caso que Contabilidad registre algún faltante de documentación o irregularidad,
deberá devolver a Compras para su regularización.
4- Contabilidad se encargara del registro de las facturas de compras en el módulo de
“compras” del sistema para imputarlos, y pasara un informe diario a la gerencia de todas
las registraciones e imputaciones (Compras a Crédito y Contado realizadas con O.C.)
Asimismo la gerencia y contabilidad deberán sellar y firmar las facturas para indicar que
fueron CARGADAS en el sistema y verificadas.
5- Contabilidad se encargara del archivo por fecha y proveedor de estos comprobantes.
6- En la semana que se defina como semana de pago, el días martes, el encargado del dpto.
de compras propondrá al jefe administrativo una lista de posibles pagos del día viernes.
Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado
definitivo de pagos, este a su vez solicitará a contabilidad (miércoles) el preparo de los
legajos para pagos, según listado DEFINITIVO, que lo entregará a Tesorería máximo el
día jueves por la mañana contra acuse de recibo del libro de entregas de documentos de
Contabilidad para la elaboración de los cheques.
7- El día 30 de cada mes, el Dpto. de compras, deberá entregar una lista de las Ordenes de
Compras pendientes de regularización, o sea, que faltan adjuntar las facturas del

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proveedor. Contabilidad por su parte registrará como gastos devengados contra

proveedor a confirmar, que luego será conciliado mes a mes.

7.5-
.5- REPUESTOS PARA TALLER PARA EJECUCION DE OT

1- El mecánico solicitante debe comunicar verbalmente al Jefe de Soporte, la necesidad de

comprar repuestos, soporte autoriza la búsqueda de los presupuestos para el efecto al
mecánico o sus auxiliares. El mecánico entrega los 3 presupuestos al Jefe de Soporte. El
Jefe de Soporte elabora la planilla de OP, OP y remite al Encargado de Compras el
presupuesto aprobado que tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando
en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será
válido hasta 30 días. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo
presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días.
Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da copia va con
legajo para compra.
2- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que debe contener; el
proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que
corresponda, y la firma autorizada del Jefe de Soporte y Jefa de Administración y
Finanzas.
3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja
chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe
ser realizada en un máximo de 48 horas.
4- Cuando se realiza la compra del repuesto, el Jefe de Soporte recepciona la factura y le da
visto bueno atrás de la factura y entrega al encargado de compras el legajo completo. No
entra en deposito la/las mercaderías, ya que se trata de uso inmediato.
5- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales.

7.6- COMPRAS AL CONTADO, SIN PREVIA FACTURA o ANTICIPO

1- En caso de que se deba contratar un servicio y se deba pagar antes de que exista una
factura legal, se debe primeramente consultar con el Jefe de Adm. y Finanzas acerca de la
necesidad y el mismo autoriza firmando detrás del presupuesto su aprobación y se anexa
posteriormente con la Orden de Compra.
2- Luego se solicita al Tesorero la confección de la Orden de Pago, adjuntando la
autorización por escrita de la compra.
3- El Encargado de Compras, emite la Orden de Compra, y sigue la secuencia normal, pero
al imputar en el modulo compras se carga con el Numero de la OC, ya que no se dispone
de la factura, a fin de que se pueda generar el cheque y la Orden de Pago.
4- El cheque sale a nombre del proveedor. Luego de proceder al pago y recibir la factura
legal correspondiente se anexa al legajo y se actualiza la carga con el número de
comprobante legal.

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7.7-
7.7- OTRAS COMPRAS URGENTES PARA EL CAMPO

1- El Coordinador de Operaciones solicita vía mail o telefónica al Jefe de Soporte, la

necesidad de comprar repuestos u otro tipo de insumo o herramienta, el Jefe de Soporte,
según la urgencia del caso ya realiza la búsqueda de los presupuestos para el efecto. El
Jefe de Soporte elabora la planilla de Orden de Pedido,
Pedido y remite al Encargado de
Compras con el presupuesto aprobado que tendrá la firma del mismo atrás como una
aclaración cual es el presupuesto seleccionado. En caso de reiterarse la misma compra se
podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no
sea superior a 30 días. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y,
la 2da copia va con legajo para compra.
2- El presupuesto debe ser verificado por el Jefe de Soporte y aprobado por el Director
Administrativo, para confeccionar la orden de compra que debe contener; el proveedor,
código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda.
3- El punto 1 y 2, se considera en caso de que los repuestos excedan el monto de la caja
chica otorgada al Sector de Soporte Gs.300.000, y se le da celeridad en el proceso, debe
ser realizada en un máximo de 48 horas.
4- Los siguientes procedimientos siguen el curso de las compras normales.
6- La recepción del producto comprado, se deriva según OP al jefe solicitante, previa firma
de conformidad. No entra en deposito cuando se trata de repuestos o piezas, ya que se
trata de uso inmediato.

7.8-
7.8- INSUMOS DE PRODUCCIÓN

1- El Jefe de Producción debe llenar una planilla de Orden de Pedido , argumentando la

necesidad, y remitirá al encargado de compras.
2- Para realizar dichas compras debe haber un mínimo de 3 presupuestos El
presupuesto aprobado tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando
en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será
válido hasta 30 días. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el
mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior
a 30 días. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras y, la 2da
copia va con legajo para compra.
3- Con el presupuesto aprobado se confecciona la orden de compra que debe contener;
el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto
que corresponda, y la firma autorizada.
4- El procedimiento se encuadra en las demás situaciones de compras, con la diferencia
de que cuando se recepciona el insumo solicitado, se entrega automáticamente en el
Sector de Producción (ver ubicación de su stock), y El Jefe de producción debe
recibir, firmar conformidad e ingresar a su stock.
5- El Jefe de Producción debe manejar el stock de materia prima, con ayuda del Data
Entry, quien deberá ingresar en el stock todas las compras realizadas y según reporte
de los encargados de producción las descargas correspondientes.

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VIII
VIII- REGISTRO DE CAMBIOS
Primera Edición 2.009 – 25/09/2009

IX-
IX- DOCUMENTOS RELACIONADOS

Establecidos en el anexo
• Orden de Pedido
• Orden de Compra

El legajo de Compra completo estará compuesto de:

• Orden de Pedido en duplicado.

• El presupuesto aprobado con la justificación + dos presupuestos no aprobados.
• La orden de compra debidamente autorizada.
• La factura Legal.
• Estado de Cuenta del Proveedor: solo cuando se quitan los pagos Compras emitirá el
listado, marcando las facturas que se están pagando. Es a los efectos de constatar la carga
en el sistema y la antigüedad del pago.

Personas autorizadas a firmar O.P.:

• Jefe del Departamento de Ventas: por Ventas

• Jefe del Departamento Administrativo: por Administración.
• Jefe del Departamento de Soporte: por Soporte.
• Jefe del Departamento de Producción: por Producción.
• Jefe del Departamento de Coordinación: por Coordinación.

Personas autorizadas a aprobar la O.C.:

• Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Ventas

• Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Administración
• Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Producción
• Encargado de Compras y Jefe de Administración y Finanzas: por Coordinación
• Encargado de Soporte y Director Administrativo: por Soporte

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X- GLOSARIO DE TERMINOS
OP =Orden de Pedido, utilizado por los jefes de sectores para solicitar insumos,
herramientas, materiales, bienes, cualquier elemento necesario para realizar algún servicio o
trabajo. Tendrá tres vías, el original para deposito, duplicado para compras y triplicado para el
solicitante.

OC = Orden de Compra, utilizado por el Encargado de compras para autorizar las compras
solicitadas por los sectores via OP. Tendrá tres vías, original proveedor, y duplicado archivo
contable y triplicado por talonario para archivo de compras.

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XI- ANEXOS
JEFATURAS DEPOSITO COMPRAS CONTABILIDAD

INICIO

Orden de
Pedido

Verificación
De Stock

3
Existencia
Compra

Salida
de Stock

Entrega y
4 conformidad
5

Registro
FIN Contable

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DESCRIPCION DEL PROCESO RESUMIDO

INTERVIENEN: COMPRAS Y DEPOSITO

1- Se inicia cuando surgen necesidades de insumo/materiales en los departamentos

(Soporte, Producción, Ventas, RRHH, Administración, Operaciones), donde los Jefes de
Departamentos generan la ORDEN DE PEDIDO,
PEDIDO con el detalle de las características físicas de
los elementos faltantes.

2- El Jefe de Departamento remite al Encargado de Deposito la OP original y duplicado

(triplicado queda por talonario del sector), para verificar la disponibilidad de stock del bien
requerido. De acuerdo ala existencia o no de los insumos/productos solicitados:

Si existe en depósito:
depósito El Encargado de Deposito, completa la OP, de acuerdo a los ítems que
entregara, registrara la fecha y hará firmar la conformidad de la recepción de los bienes, si no
existen items pendientes, archiva el original y duplicado en deposito.

3- Si no se dispone en deposito algún ítem de la OP, el encargado de deposito remite al

Encargado de Compras el duplicado de la OP, y el mismo se encarga de levantar los presupuestos
correspondientes y proceder a la compra según procedimiento establecido para compras, elabora
una ORDEN DE COMPRACOMPRA previa verificación del registro en el PRESUPUESTO ANUAL
DE GASTOS realizado por responsable del rubro en cuestión, y visto bueno de la jefa de Adm. y
Finanzas.

Al realizar la compra, el Encargado de Deposito recibe copia de la OC y recepciona la compra,

verifica las cantidades físicas si coinciden con la factura y OC, lo ingresa en el stock donde vuelve
a disponer de la mercadería, archiva la OC y comunica por teléfono a Compras que la recepción
fue realizada con éxito.

4- Cuando en stock ya se dispone de todo lo solicitado, el Encargado de Deposito hace la

entrega al sector solicitante previa firma de conformidad en la OP original y archivara para su
control de salida de productos.

5- El Legajo de Compras, Contabilidad retira para su imputación contable.

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