TP.

HCM, NĂM 2006

Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

Trang 2
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ
Nhận xét của giáo viên

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

Trang 3
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

I. Phần tổng quan:

1. Mô tả nội dung đề tài:
Trung tâm ngoại ngữ CEF có các lớp Anh văn tổng quát , Anh văn giao tiếp và
TOEIC, số lượng học viên đông, nên trung tâm cần phát triển một hệ thống tin
học để việc quản lý các lớp học và học viên hiệu quả hơn. Nghiệp vụ của trung
tâm như sau :
1. Tiếp nhận học viên :
Mỗi năm trung tâm có 4 đợt khai giảng cho tất cả các lớp, mỗi khóa
học kéo dài 3 tháng (12 tuần). Mỗi loại lớp được chia thành các cấp lớp ứng
với trình độ học viên từ thấp đến cao. Học phí khác nhau tùy vào loại lớp
và cấp lớp (cấp lớp cao thì học phí có thể cao hơn).
Trước mỗi đợt khai giảng khoảng một tháng, bộ phận giáo vụ bắt
đầu nhận học viên mới.
Khi đến đăng ký học, học viên sẽ chọn giờ học (mỗi loại lớp sẽ có
một số giờ học nhất định để học viên lựa chọn) và loại lớp muốn học (Anh
văn tổng quát, Anh văn giao tiếp hay TOEIC). Học viên sẽ đóng học phí
tương ứng với cấp học thấp nhất của loại lớp đó , nếu sau khi thi xếp lớp
học viên được vào học cấp lớp cao hơn với học phí cao hơn thì sẽ đóng bổ
sung. Nhân viên trung tâm ghi nhận thông tin học viên, thu tiền và lập biên
lai thu học phí, đồng thời hẹn ngày giờ để học viên đến thi xếp lớp.
Ngoài ra học viên cũ của trung tâm sau khi thi đậu kỳ thi cuối khóa
sẽ đến đăng ký học tiếp lớp cao hơn (hoặc nếu không thi đậu sẽ đăng ký
học lại). Các học viên này chỉ cần chọn giờ học, không cần tham gia kỳ thi
xếp lớp.
2. Tổ chức thi xếp lớp
Thông thường mỗi đợt khai giảng trung tâm sẽ tổ chức khoảng 3
đợt thi xếp lớp, nếu học viên không có yêu cầu nào khác thì đợt thi của họ
sẽ được xếp theo thứ tự đăng ký. Đề thi xếp lớp được ra theo hình thức
trắc nghiệm, dựa vào số điểm mà học viên đạt được trung tâm sẽ xếp họ
vào cấp lớp phù hợp.
Sau khi đã có kết quả thi xếp lớp (đã phân học viên vàp các cấp lớp
phù hợp), giáo vụ sẽ dựa trên giờ học mà học viên đăng ký để mở lớp. Nếu
có một giờ học mà có quá ít học viên thuộc cùng một cấp lớp (dưới 12 học
viên) thì sẽ không mở lớp. Khi đó, giáo vụ xem lại điểm thi của sinh viên để
quyết định cho sinh viên học lên hoặc xuống một cấp nếu có lớp. Nếu vẫn
không được thì sẽ liên lạc với học viên để đề nghị đổi giờ học, nếu không
đổi được sẽ hoàn trả học phí cho học viên. Một lớp có tối đa 25 học viên,
nếu vượt hơn thì phải tách thành 2 lớp.
Ví dụ : lớp TOEIC giờ học 17h30 đến 19h thứ 2-4-6 có 50 học viên
đăng ký (kể cả học viên mới và học viên cũ), trong đó có 21 học viên cấp
lớp 1, 19 học viên cấp lớp 2, 10 học viên cấp lớp 3, khi đó trung tâm sẽ
không mở lớp cấp 3 vào giờ này mà xem xét chuyển 10 học viên này
xuống cấp lớp 2 nếu có thể (học viên không là học viên cũ đã học xong lớp
cấp 2, điểm thi của học viên không quá cao) hoặc đề nghị với học viên giờ
học khác.
Sau khi đã mở các lớp, giáo vụ sẽ thông báo cho học viên kết quả
xếp lớp và phòng học. Học viên bắt đầu khóa học mới

Trang 4
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ
3. Tổ chức thi cuối khóa
Thi cuối khóa sẽ không tổ chức tập trung, mà giáo viên sẽ tự cho
lớp thi vào tuần cuối cùng. Sau đó, giáo viên gởi điểm cho giáo vụ, giáo vụ ghi
nhận lại kết quả thi cuối khóa vào hồ sơ học viên .
Học viên học lại do thi không đạt sẽ được giảm 50% học phí. Học
viên có kết quả thi cuối khóa xếp thứ 1 trong lớp sẽ được giảm 20% học
phí, xếp thứ 2 được giảm 10% học phí. Học viên chỉ được xét giảm nếu
đăng ký học ngay đợt khai giảng kế tiếp. Khi đóng học phí học viên vẫn
đóng đủ, và sẽ nhận lại phần được giảm sau khi đã học được một tuần.

2. Phạm vi và ràng buộc cho hệ thống

Phân tích và thiết kế hệ thống theo đặc tả trên, với các yêu cầu sau
:
- Quản lý thông tin học viên : thông tin cá nhân, đợt thi xếp lớp,
kết quả thi xếp lớp, các lớp họ đã học và kết quả thi cuối khóa
của các lớp đó.
- Quản lý thông tin về các lớp được mở trong mỗi đợt và các thông
tin liên quan.
- Ghi nhận một số thông tin khác : việc đóng bổ sung học phí, trả
lại tiền thưởng,…
- Giáo vụ nhập kết quả thi xếp lớp dưới dạng điểm bài thi. Hệ
thống tự động phân loại dựa vào các tham số được thiết lập sẵn
và lập thống kê về số học viên đạt một cấp lớp của một loại lớp,
vào một giờ học cụ thể, để hỗ trợ giáo vụ trong việc xếp lớp và
mở lớp.
- Lập các thống kê : Lập danh sách học viên cần bổ sung học phí,
danh sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số
lượng học viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng,
trong một năm; Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ,…

3. Thành viên tham gia và vai trò của từng thành viên:

Phân tích, Thiết kế và thực hiện.

Phân tích, Đóng góp, bổ sung ý kiến.

4. Kế hoạch thực hiện:

II. Phân tích

1. Phân tích hiện trạng
i. Sơ đồ tổ chức

ii. Mô tả hoạt động hiện trạng bài toán tương ứng với từng
vai trò.

iii. Nhận xét đánh giá của nhóm về hiện trạng

Trang 5
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

2. Phân tích dữ liệu

i. Mô hình quan nhiệm dữ liệu ER (có đặc tả cho mô hình)

LOAILOP: LOP : CAPLOP : BIEN LAI :

• MaLoai • MaLop • MaCapLop • MaBienLai
o TenLoai o TenLop o TenCapLop o TienHocPhi
o GioHoc o SiSo
o NgayHoc
KHOA HOC : HSHV : HOC VIEN : DOT THI :
• NienHoc • MaHoSo • MaHocVien • MaDotThi
• KhoaHoc o KetQua o TenHocVien o NgayThi
o DiaChi

LOAILOP
1..n

thuoc

1..1
KHOAHOC 1..n cua 1..1 LOP 1..1 thuoc 1..n CAPLOP
1..n 1.
1..n .n

1..1 cua 1..1 Dang cu

BIENLAI ky a

thuoc 1.
1..n .1

HOCVIEN 1..n luu 1..1 HSHV

1..n
1..1
DOTTHI 1..n thi diem

Trang 6
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ
ii. Biểu diễn mô hình quan niệm ER bằng Power Designer
CA PL OP
MaCapL op
T enCap Lop
LOA ILOP
K HOA HOC MaLo aiLop
thuoc
K H_ID T enL oaiLo p
thuoc
NienHo c NgayHoc
co LOP
Hoc K y GioHoc
MaLo p
T enL op
S iS o co

thuoc
lien quan

B IE NLA I
MaB ien Lai
DOT T HI T han hT ien
co
MaDotT hi DA NGK Y
NgayT hi
GioT hi

DIE MT HI lien quan HS HV

Diem MaHoS o
co
thi HOCV IE N luu Diem T h i
MaHoc V ie n K etQua
T enHoc Vi en
DiaChi

KHOAHOC CAPL OP
MA CAPLOP cha r(5) LOA ILOP
K H_ID int
NIENHOC int T E NCAP LOP cha r(30) MALOAILOP cha r(5)
HOCK Y int T ENL OAIL OP cha r(30)
NGAY HOC datetime
KH_ID = KH_ID MACAPLOP = MACAPLOP GIOHOC datetime
KH_ID = KH_ID MALOAIL OP = MALOAILOP
LOP
MA LOP cha r(5)
MA CAP LOP cha r(5)
MALOP = MALOP
DOTT HI MA LOAILOP cha r(5)
MA DOT T HI cha r(5) KH_ID int
KH_ID int T E NL OP cha r(30) MALOP = MALOP
NGAYT HI datetime SIS O int
GIOT HI datetime

B IENLA I
DANGKY
MABIENLA I cha r(5) MAHOC VIEN = MAHOCVIEN
T HANHT IEN mo ney MALOP = MALOP
MALOP cha r(5)
MAHOCVIEN cha r(5) MAHOCVIEN cha r(5)
MADOTTHI = MAD OTTHI MABIENLAI cha r(5)
MALOP cha r(5)
MABIENLAI = MABIENLAI

MAHOC VIEN = MAHOCVIEN

DIEMTHI HSHV
MAHOCVIE N cha r(5) MAHOSO cha r(5)
MADOT T HI cha r(5) MAHOCVIE N cha r(5)
MAHOC VIEN = MAHOCVIEN HOCVIE N
DIEM int MALOP cha r(5)
MA HOCVIEN cha r(5) MAHOC VIEN = MAHOCVIEN
DIEMTHI int
T E NHOCVIE N cha r(30)
K ETQUA int
DIA CHI cha r(50)

Trang 7
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

3. Phân tích yêu cầu hệ thống

9 Xác định các yêu cầu chức năng và phi chức năng
9 Quản lý thông tin học viên .
9 Quản lý thông tin về các lớp được mở trong mỗi đợt và các thông tin
liên quan.
9 Ghi nhận một số thông tin khác : việc đóng bổ sung học phí, trả lại
tiền thưởng.
9 Nhập kết quả thi xếp lớp dưới dạng điểm bài thi. Phân loại một cấp
lớp của một loại lớp.
9 Lập các thống kê : Danh sách học viên cần bổ sung học phí, danh
sách học viên được nhận lại một phần học phí; Thống kê số lượng học
viên theo học một loại lớp trong một đợt khai giảng, trong một năm.
Thống kê số lượng học viên mới, học viên cũ.

i. Mô hình quan niệm xử lý bằng DFD

cấp 1:

1
yeu cau thong ke
thong tin hoc vien Bo Phan Xu Ly

HOCVIEN
+ ket qua thong ke
NHANVIEN
thong bao

cấp 2:

3
Phan cap
thong bao doi gio hoc
lop

HOCVIEN + thong tin cap lop

4
Lap ho so
thong tin hoc vien
thong tin hoc vien hoc vien
thong tin cap lop +
1
Lap danh
sach hoc ket qua
vien diem thi

thong tin hoc vien 5

yeu cau thong ke
Thong ke NHANVIEN
thong tin hoc vien
HOCVIEN

ket qua thong ke

thong bao
2

Lap bien lai NHANVIEN

Trang 8
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ
cấp 3:

Trang 9
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

ii. Mô hình quan niệm xử lý bằng tựa Merise

¾ Sơ đồ hệ thống con của qui trình.

¾ Mô tả sơ đồ dòng dữ liệu của qui trình.

Số TT Diễn Giải Số TT Diễn Giải

1 Thông tin học viên không có lớp 8 Thông tin lớp học
2 Thông báo 9 Danh sách học viên
3 Thông tin đăng ký của hoc viên 10 Thông tin học viên
4 Biên lai 11 Điểm thi cuối kỳ
5 Danh sách học viên 12 y êu cầu thống kê
6 Danh sách học viên 13 kết quả thống kê
7 Danh sách học viên

¾ Sơ đồ liên hoàn các biến cố.

Đăng ký
lớp học

Biên lai

Phân lớp

Lập hồ
sơ
Sửa
điểm Thông
báo

Trang 10
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

¾ Mô hình quan niệm xử lý qui trình tựa Merise cho việc phân lớp.

Bản Vị
STT Nguồn gốc NTQL Thủ tục chức năng Thời gian thực hiện
chất trí
1 kiểm tra học viên Xác định hoc viên có thi Tự động NV Sau khi có kết quả thi
có thi xếp lớp? xếp lớp
2 Ghi nhận cấp lớp Phân cấp lớp theo điểm Tự động NV Sau khi có kết quả thi
thi
3 kiểm tra giờ học và Phân lớp theo giờ học và Tự động NV Sau khi có kết quả thi
số lượng để lập lớp số lượng học viên
4 Chia học viên làm Tách lớp ra làm hai lớp Tự động NV Sau khi có kết quả thi
hai
5 xử lý điểm thi Nâng hay giảm điểm thi Tự động NV Sau khi có kết quả thi
6 Ghi nhận thông tin Ghi thông tin về lớp học Tự động NV Sau khi có kết quả thi
lớp học cho HV cho HV

Trang 11
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

¾ Mô hình quan niệm xử lý qui trình tựa Merise cho việc tiếp nhận học
viên

Bản Vị thời gian thực

STT Nguồn gốc NTQL Thủ tục chức năng
chất trí hiện
Khi có HV đăng
1 Kiểm tra biên lai Xác định biên lai tự động NV
ký
So khớp với biên lai Khi có HV đăng
2 Kiểm tra biên lai thủ công NV
đăng ký của HV ký
Lưu thông tin đăng Ghi nhận thông tin HV Khi có HV đăng
3 tự động NV
ký đăng ký ký
Xác định thông tin Xác định thông tin Khi có HV đăng
4 tự động NV
đăng ký đăng ký lớp học ký
Khi có HV đăng
5 Lập biên lai In biên lai tự động NV
ký
Khi có HV đăng
6 Lập biên lai Gởi biên lại cho HV thủ công NV
ký

Trang 12
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ
III.Thiết kế
4. Thiết kế dữ liệu
i. Thiết kế vật lý dữ liệu
ƒ Thực thể :
LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )
LOP ( MaLop, TenLop, SiSo )
CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)
BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi )
KHOAHOC (NienHoc, HocKy)
HSHV ( MaHoSo, DiemThi,KetQua )
HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )
DOTTHI (MaDotThi, NgayThi)

ƒ Mối kết hợp :

1. Giữa HOCVIEN & LOP

Dangky(MaHocVien, MaLop)
2. Giữa HOCVIEN & DOTTHI
Thi(MaDotThi, MaHocVien, Diem)
3. Giữa HOCVIEN & HSHV
Luu(MaHocVien, MaHoSo)
4. Giữa LOP & HSHV
Cua(MaLop, MaHoSo)
5. Giữa DOTTHI & KHOAHOC
Thuoc(MaDotThi, NienHoc, KhoaHoc)
6. Giữa KHOAHOC & LOP
Cua(NienHoc, KhoaHoc, MaLop)
7. Giữa LOAILOP & LOP
Thuoc(MaLoaiLop, MaLop)
8. Giữa LOP & CAPLOP
Thuoc(MaLop, MaCapLop)
9. Giữa BIENLAI & DangKy
Cua(MaBienLai, MaHocVien, MaLop, )

™ Mô Hình Quan Hệ :

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )

LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )
CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)
BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, MaHocVien, MaLop )
KHOAHOC (NienHoc, HocKy)
HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )
HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )
DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, NienHoc, KhoaHoc)
DANGKY( MaHocVien, MaLop, MaBienLai)
DIEMTHI(MaHocVien, MaDotThi, Diem)

™ Mô hình quan hệ cải tiến

LOAILOP ( MaLoaiLop, TenLoaiLop, GioHoc, NgayHoc )

LOP ( MaLop, TenLop, SiSo, MaLoai, MaCapLop, NienHoc, HocKy )
CAPLOP ( MaCapLop, TenCapLop)
BIENLAI (MaBienLai, TienHocPhi, DK_ID )
KHOAHOC (KH_ID,NienHoc, HocKy)

Trang 13
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

HSHV ( MaHoSo, DiemThi, KetQua, MaHocVien, MaLop )

HOCVIEN ( MaHocVien, TenHocVien, DiaChi )
DOTTHI (MaDotThi, NgayThi, KH_ID)
DANGKY( DK_ID,MaHocVien, MaLop, MaBienLai)
DIEMTHI(DT_ID,MaHocVien, MaDotThi, Diem)

ii. Mô tả ràng buộc toàn vẹn

Trang 14
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

5. Thiết kế giao diện

i. Thiết kế thực đơn, form,…
¾ Sơ đồ màn hình của hệ thống

Màn Hình
Chính

Màn Hình Màn Hình Màn Hình Màn Hình

Tiếp Nhận Xem Thông Ghi Kết Quả Thống Kê
Học Viên Tin Học Viên

Màn Hình Màn Hình Màn Hình Màn Hình

Xem Lịch Lập Biên Lai Ghi Điểm Thi Ghi Điểm
Học Xếp Lớp Cuối Kỳ

¾ Màn hình tiếp nhận Học Viên

2
3

9 10 11 12 13

Trang 15
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ
¾ Bảng mô tả chức năng cho từng vị trí

STT Chức năng

1 Tên học viên
2 Ngày sinh của học viên
3 Địa chỉ của học viên
4 Số điện thoại
5 Chọn cấp lớp học
6 Chọn loại lớp học
7 Chọn ngày học
8 Chọn giờ học
9 Để thêm mới thông tin
10 Lưu thông tin xuống CSDL
11 Xoá tất cả các thông tin trên from
12 Link tới màn hình Lập Biên Lai
13 Thoát khỏi màn hình

ii. Thiết kế báo biểu

THỐNG KÊ HỌC VIÊN THEO

LOẠI LỚP & KHOÁ HỌC

Ngày Tháng :

Loại Lớp : Niên Học : Học Kỳ:

1/ Tên Lớp :...................

Số Học Viên Đậu : Số Học Viên Rớt :

STT Tên Học Viên Điểm Kết Quả

2/Tên Lớp :....................

Số Học Viên Đậu : Số Học Viên Rớt :

STT Tên Học Viên Điểm Kết Quả

Trang 16
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ

6. Thiết kế hệ thống
i. Mô tả các hệ thống con

HTQL HỌC VIÊN

NHIỆP VỤ

QL TIẾP NHẬN HỌC VIÊN

Lưu thông tin đăng ký

Xác định thông tin đăng ký

Lập biên lai

QL PHÂN LỚP

Phân loại điểm thi xếp lớp

Phân loại điểm thi

Phân loại giờ học

QL THÔNG TIN HỌC VIÊN

Lưu kết quả điểm thi

Phân loại

QL THỐNG KÊ

Thống kê HV bổ sung học phí

Thống kê HV nhận hoc phí

Thống kê HV cũ hay mới

DANH MỤC

Lớp

Học viên

HỆ THỐNG

Đăng nhập

Đăng xuất

Trang 17
 Quản lý Học viên Trung tâm Ngoại ngữ
ii. Cấu trúc phân cấp chức năng tự động hóa
iii. Thiết kế chức năng tự động hóa(phân chia thành các module)

IV.Kết luận

Do thời gian có hạn nên nhóm của chúng em phân tích thiết kế chưa
thật đầy đủ, còn nhiều thiếu xót. Nên nhóm của chúng em có ý định sẽ hoàn
thiện trong thời gian tới để có thể ứng dụng vào thực tế.
Nhóm của chúng em xin chân thành cảm ơn cô đã tận tình giảng dạy,
hướng dẫn cho chúng em thực hiện thành công đồ án này.

Trang 18