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-- ILes modèles.
Lorsqu’on travaille avec un traitement de texte, certaines
actions reviennent fréquemment.
Dans un document volumineux, vous êtes constamment obligé de
jouer avec les commandes « Police » ou « Paragraphe » pour mettre
en forme les différents titres, liste ou le texte courant.
Vous pouvez également être amené à saisir souvent un document
dont la mise en page ne change pas (une lettre, ou un CV par
exemple).
La création d’un modèle permet de travailler de manière plus
efficace en éliminant les tâches répétitives. Deux types de
modèles peuvent être distingués :
• Les modèles de mise en page (type CV ou lettre). La
présentation du document est déjà réalisée, il ne vous reste
qu’à modifier les éléments qui vous sont propres,
• Les modèles de personnalisation : le document reste vierge
mais vous personnalisez votre environnement de travail
(barres d’outils, styles, menus, etc….). En enregistrant
votre modèle sur une disquette, vous pouvez alors le copier
sur n’importe quel ordinateur et retrouver ainsi
instantanément votre environnement de travail.
Dans les parties suivantes, nous aborderons la création
complète d’un modèle de personnalisation.
-- 1Créer un modèle.
/FICHIER/NOUVEAU
-- IILes styles.
Dès qu’un document est un peu volumineux, il est fastidieux
de devoir sans arrêt modifier la mise en forme des caractères et
des paragraphes au passage d’un titre à un paragraphe de texte ou
à une liste.
Pour cette raison, la notion de style a été créée : un style
contient toutes les mises en forme d’un élément de texte (un
titre, un paragraphe, des listes ou bien d’autres choses). Ainsi,
au lieu de naviguer entre plusieurs boîtes de dialogue, il suffit
tout simplement d’appeler le style correspondant à l’élément à
saisir et automatiquement ce dernier apparaîtra dans son apparence
définitive. Il s’agit donc d’une économie importante de
manipulations donc de temps.
De plus, le travail avec les styles donne une grande
souplesse dans la manipulation d’un document : il est très facile
et rapide de faire des modifications profondes. Ils .permettent
également l’utilisation de fonctions avancées comme la création de
tables des matières d’un clic de souris.
-- 2Créer un style.
Choisissez le style que vous voulez recréer puis cliquez sur
. La boîte suivante apparaît :
-- IIIEnregistrer le modèle
Le fichier modèle est impérativement enregistré dans le
dossier C:\Program Files \ Microsoft Office\ Modèles ou l’un de
ses sous-dossiers.
D’ailleurs, lors de l’enregistrement, Word vous place dans le
bon dossier et ne vous permet pas de changer le type de document.
La seule chose que vous ayez à faire est de donner un nom à votre
modèle (ne tapez pas l’extension, le logiciel s’en charge).
-- IVUtilisation du modèle.
-- 1Créer un document
Le modèle a été créé afin de contenir toutes vos
personnalisations : mises en forme, mises en page, barres
d’outils, etc…
Pour créer un nouveau document exploitant toutes les
caractéristiques de votre modèle, réalisez la commande suivante :
FICHIER / NOUVEAU
-- ILes légendes
Le logiciel est capable de retrouver facilement les titres
d’un document, pour faire une table des matières ou un renvoi par
exemple, grâce aux styles que vous utilisez maintenant pour les
mettre en forme.
Le style permet de mettre en forme du texte mais il permet
également d’indiquer à quoi correspond telle ou telle phrase :
l’importance d’un titre, une liste etc…
Par contre, si vous souhaitez repérer des images, des
tableaux, des équations, …, pour créer une table des illustrations
ou un renvoi (voir page 17) par exemple, vous devez au préalable
les désigner à l’ordinateur par l’intermédiaire d’une légende.
Sélectionnez le tableau, l’image, l’élément à légender puis :
INSERTION / LÉGENDE
-- IILes notes.
Les notes de bas de page ou de fin de document sont employées
pour fournir un complément d’information sur un point précis du
document (renseignement sur un auteur, sur l’oeuvre dont est
extraite une citation etc…)
-- IIILes renvois.
Dans un texte, il est parfois nécessaire de faire référence à
un autre chapitre, à un graphique, à un tableau ou tout autre
élément se trouvant ailleurs dans le document.
Cette référence prend généralement l’une des formes
suivantes :
1
Voir Les légendes page 19
La rubrique « Insérer un
renvoi à » vous permet d’insérer
l’intitulé du titre par exemple, ou
le numéro de la page dans laquelle
il se trouve.
-- IVLes tables.
-- VLe publipostage.
Vous avez une lettre type à écrire à une multitude de
personnes. L’essentiel du contenu est commun à tous les
destinataires mais certains points doivent être personnalisés (par
exemple l’adresse, le titre – monsieur, madame – ou d’autres
détails…). Il est hors de question d’écrire toutes les lettres une
à une, la tâche serait démesurée.
Le publipostage va vous aider.
Tout d’abord, pour faire du publipostage il faut avoir une
base de données contenant la liste des informations, des clients…
Cette base peut être un simple tableau Word mais plus souvent une
base créée avec Excel, Access ou tout autre programme adéquat.
« Société »
« Adresse »
« Code postal » « Ville »
Bonjour,
Base de données
Document principal
Opération de
fusion
Figure 3 : Description d'un publipostage
-- 1Etape 1
OUTILS / PUBLIPOSTAGE
-- 2Etape 2
Vous pouvez maintenant choisir la base qui contient vos
données.
naturellement…
-- 4La fusion
Pensez à enregistrer votre document type avant l’opération de
fusion : sage précaution !!!
La fusion est l’opération finale qui permet de prendre la
base de données, le document principal, de les triturer et
d’obtenir le résultat escompté.
V.5.d - L’enregistrement.
Un publipostage est rarement utilisé une fois pour toutes :
les lettres expédiées un jour peuvent l’être un autre jour à
d’autres personnes. Il serait ridicule de devoir refaire toutes
les opérations précédentes à chaque fois.
Sachez qu’en enregistrant le document principal vous
enregistrez votre modèle de lettre avec les champs de fusion. En
rouvrant ce document un peu plus tard, vous vous apercevrez
qu’Excel et la base de données s’ouvrent automatiquement en même
temps que votre document type déjà prêt.
Vous êtes alors à même de demander de nouveaux filtres ou
critères de tri et déclencher la fusion vers l’imprimante.
Pensez bien à enregistrer votre document type avant toute
opération de fusion. Le risque de plantage se trouve à ce moment,
ce serait dommage de recommencer !!!
-- VILes formulaires.
Feuilles de sécurité sociale, demandes de congé, factures
sont des documents un peu particuliers. En effet, il s’agit de
documents classiques excepté que certaines zones sont laissées
vierge afin que l’utilisateur puisse y saisir des informations
personnelles (nom, prénom, âge, etc…).
-- 1Création du formulaire.
Ce formulaire est destiné à être utilisé, réutilisé par
différents utilisateurs. Même si ce n’est pas indispensable, je
vous conseille de le créer en tant que modèle (voir page 2 et page
13).
FICHIER / NOUVEAU – OPTION « MODÈLE »
La traditionnelle feuille blanche nommée « Modèle1 »
apparaît.
AFFICHAGE / BARRE D’OUTILS / FORMULAIRES
a.1 - Type
Entrée Signification
Texte Texte libre, lettres, chiffres ou caractères
ordinaire spéciaux
Numérique Accepte uniquement des valeurs numériques
Date Accepte uniquement une date
a.3 - Format
En fonction du type sélectionné, cette liste propose une
liste de formats prédéfinis.
-- 4L’exploitation du formulaire.
Une fois le formulaire réalisé, vous remarquerez certainement
que rien ne fonctionne comme prévu : la liste déroulante est vide,
la touche « TAB » ne permet pas d’aller d’un champ à un autre et
tout peut être modifié.
Pour rendre un formulaire opérationnel, une dernière
précaution est à prendre, la plus importante :
PROTEGER LE DOCUMENT
OUTILS / PROTÉGER LE DOCUMENT