31

BAB 3
ANALISA SISTEM INVENTORI PERUSAHAAN

3.1 Analisa Sistem Berjalan
3.1.1 Sejarah Perusahaan P.T Berkat Jaya Komputindo
P.T Berkat Jaya Komputindo pertama kali didirikan pada tanggal 5 Januari 1999,
beralamat di Jalan Pangeran jayakarta no 77 blok 19 E-F, Jakarta Pusat. Pemiliknya
bernama Bapak Tan Chandra Darmawan. Pada awalnya berupa toko komputer biasa
yang bernama toko Super Komputer Informatika dan bergerak di bidang perdagangan
barang dan jasa, yaitu penjualan, pembelian, dan servis peralatan keras komputer, serta
jasa dagangan lainnya yang meliputi alat tulis kantor, teknik, mekanikal, elektrikal,
telekomunikasi, elektronik, alat pendidikan, dan jasa perawatan computer. Setelah itu
toko tersebut berkembang menjadi PT yang bernama PT Berkat Jaya Komputindo.
Klasifikasi sub bidang terdiri dari teknologi informasi, komunikasi multimedia,
peralatan suku cadang komputer, dan peralatan / suku cadang radio, telekomunikasi, dan
elektronika.
Pasar yang dituju sementara ini baru pasar lokal / dalam negeri, yaitu penjualan,
pembelian, dan servis peralatan komputer baik penjualan secara grosir atau penjualan
satuan produk untuk wilayah Jakarta, terutama Jakarta Pusat. Dalam mengelola bisnis
ini, perusahaan P.T Berkat Jaya Komputindo mempunyai banyak saingan, sebab tidak
sedikit toko komputer yang terletak di daerahnya. Namun demikian, untuk tetap
menguasai pasar, maka perusahaan ini hendaknya dikelola dengan baik dengan
memanfaatkan sistem informasi yang mendukung.
32


3.1.2 Struktur Organisasi P.T Berkat Jaya Komputindo

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan






Direktur
Divisi
Accounting
Accounting
Departemen
Marketing
Departemen
Divisi
Delivery
Divisi
gudang
Divisi
Administration
Divisi Sales
Representatif
Divisi
Customer
service
Divisi
Technical
33

3.2 Wewenang dan Tanggung Jawab
Berikut ini adalah wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan
pada P.T Berkat Jaya Komputindo
1. Direktur
Direktur Utama adalah Tan Chandra Gunawan yang bertanggung jawab sebagai
pengambil keputusan dan penentuan strategi yang mencakup hubungannya dengan
para pemasok yang berasal dari dalam atau luar negri, dan menganalisa laporan yang
berasal dari manager-manager dibawahnya untuk bahan dalam pengambilan
keputusan.
2. Divisi Keuangan (Accounting manager)
Bertanggung Jawab kepada Direktur dan mengecek laporan keuangan baik
pemasukkan dan pengeluaran harian, bulanan dan tahunan yang datanya didapat
dari staff accounting.
Bertugas mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan.
Melakukan audit dan bertanggung jawab terhadap aktivitas pembiayaan
Tugas lainnya adalah untuk mengkoordinasikan sub divisi yang dibawahnya.
Accounting manager membawahi divisi-divisi :

1) Accounting
Membuat laporan keuangan harian, bulanan, tahunan yang datanya
diambil dari penjualan dan pengeluaran di kasir untuk kemudian
diserahkan kepada Finance Manager.

34

2). Staff Divisi Gudang
Bertanggung jawab dalam hal mencatat stok barang yang masih berada di
gudang dan mencatat keluar masuknya barang dengan membuat Laporan
Barang Masuk (LBM)
Bertanggung jawab atas jumlah dan kondisi barang dan perawatan
gudang.
Mengecek jumlah dan kondisi setiap barang yang masuk ke gudang
Mempersiapkan barang yang akan dikirim berdasarkan Surat Pengeluaran
Barang (SPB)
Membuat laporan stock list barang di gudang untuk manager

3) Administration (kasir)
Membuat kwitansi pembayaran dan menangani keuangan sementara yang
selanjutnya akan diserahkan pada bagian accounting
Membuat surat jalan untuk delivery dengan persetujuan manager

3. Divisi Administrasi (Marketing Manager)
Bertanggung Jawab kepada Direktur dan membuat laporan penjualan dan
pembelian harian, bulanan, tahunan yang datanya diambil dari kasir
Melihat data pelanggan dan mengecek penjualan yang dilakukan oleh sales.
Mengatur strategi penjualan, promosi, iklan dan event-event lain
Bertanggung jawab atas semua proses penjualan baik di kantor maupun
pameran.
35

Manager Administrasi mengkoordinasi sub divisi yang terdiri dari Kasir,
Sales, Customer Service dan Service Engineer.
Marketing manager membawahi divisi-divisi :
1). Divisi Delivery
Mengatur jadwal pengiriman
Membuat delivery order dan mengecek barang yang akan dikirim
berdasarkan Purchase order dari pelanggan, bukti retur
Memberikan laporan pengiriman kepada marketing manager
2) Sales
Menawarkan produk-produk dari P.T Berkat Jaya Komputindo kepada
toko-toko atau perusahaan lainnya.
Sales memberikan laporan penjualan kepada Administrasi
3) Divisi Customer service
Mengecek validasi hak konsumen dalam pemesanan barang
Bertugas melayani konsumen yang datang ataupun yang telepon untuk
membeli produk
menyampaikan keluhan dari konsumen
membuat nota permintaan barang dan selanjutnya akan diproses oleh
bagian kasir
4) Divisi Technical
Menangani komplain dari bagian customer service yang berasal dari
konsumen
36

Mengolah dan meneliti kesalahan dan memperbaiki dari komplain yang
diterima

Bagian technical membawahi :
1). Service engineer
- Bertanggung jawab dalam hal memperbaiki produk yang rusak dengan
mendatangi rumah konsumen atau perusahaan konsumen
2). Production engineer
- Bertanggung jawab dalam hal merakit produk yang sesuai dengan
keinginan konsumen.

3.3 Sistem yang sedang berjalan
Saat ini PT Berkat Jaya Komputindo menggunakan sistem manual untuk
melakukan kontrol dalam sistem inventory. Dengan melakukan pertukaran informasi
antara karyawan maupun manager melalui telephone, fax dan e-mail. Proses yang
dilakukan dengan komputer hanyalah bersifat laporan. Dan data-data yang didapat untuk
menghasilkan laporan adalah dengan berdasarkan dokumen penjualan kertas atau buku.

Barang yang masuk ke gudang berasal dari :
o Pembelian kepada supplier.
o Retur penjualan dari pelanggan
o Retur barang showroom dari pameran.


37

Prosedur barang yang masuk dari pembelian :
- Melakukan pembelian kepada supplier by phone. Apabila pemesanan barang
disetujui oleh supplier, supplier akan segera mengirimkan barang yang diminta.
- Terkadang jika barang pesanan dalam satu pesanan tidak dapat dimuati semua
dalam satu container maka sisanya akan dikirimkan pada pengiriman berikutnya.
- Rincian barang tersebut di cross check, apabila terdapat ketidaksesuaian maka akan
di cross check ulang pada barang yang telah dimasukkan ke gudang.
- Berdasarkan rincian barang yang valid, manager gudang membuat laporan barang
masuk (LBM) dan melakukan pencatatan ke buku barang masuk
- Divisi gudang melakukan pencatatan ke buku barang masuk dan ke buku stock total
gudang dimana kedua buku tersebut adalah milik divisi gudang.
- Setelah itu, LBM diberikan kepada manager sebagai laporan.
- LBM kemudian disimpan oleh divisi gudang sebagai dokumen bukti penerimaan
barang.
- Apabila terdapat ketidaksesuaian antara packing list dengan barang yang diterima
atau terdapat kerusakan pada barang yang diterima, maka hal ini akan diinformasikan ke
purchasing department supaya kemudian dapat melakukan claim kepada pihak supplier.

Prosedur barang yang masuk dari retur penjualan atau retur barang showroom :
- Showroom atau pameran dapat melakukan retur untuk barang showroom yang cacat,
rusak, tidak sesuai pesanan, ingin ditukar dengan barang lain atau barang yang tidak jadi
dijadikan barang showroom. Selain itu, showroom atau pameran juga melakukan retur
barang display ketika pameran selesai atau ketika suatu barang tidak ingin dipajang lagi.
38

- Pelanggan dapat melakukan retur untuk barang yang cacat, rusak, tidak sesuai
pesanan, ingin ditukar dengan barang lain atau barang yang tidak jadi dibelinya ( untuk
ini akan dikenai biaya tambahan ).
- Selain itu, pelanggan juga dapat melakukan claim untuk barang yang telah di-build
up apabila terdapat kerusakan atau kekurangan dalam build up. Team service akan
melayani claim di tempat pelanggan dengan membawa surat keterangan tugas
- Apabila kerusakan barang masih dapat diperbaiki, maka barang akan diperbaiki
langsung oleh team service. Apabila kerusakan barang tidak dapat diperbaiki, pelanggan
dapat melakukan retur untuk barang tersebut.
- Divisi gudang mengecek dan menerima barang yang diretur.
- Berdasarkan barang retur yang diterima, divisi gudang membuat bukti retur
- Untuk barang retur yang perlu diganti dengan barang yang berbeda, maka proses
berikutnya akan dilanjutkan sebagai transaksi penjualan yang baru.

Barang dikeluarkan dari gudang dengan 2 tujuan, yaitu :
- Dikirimkan kepada Pelanggan untuk proses penjualan.
- Dijadikan barang showroom atau pameran-pameran.

Proses penjualan kepada Pelanggan:
- Pelanggan menentukan barang pesanan dan memilih tanggal pengiriman.
- Divisi marketing mengecek ketersediaan stock barang berdasarkan laporan stock
total per minggu dan melakukan konfirmasi kepada divisi gudang yang memberikan
informasi berdasarkan laporan stock barang
39

- Divisi marketing mengecek kelowongan tim delivery pada tanggal pengiriman
kepada divisi delivery.
- Apabila stock barang pesanan pelanggan tersedia di gudang dan tanggal pengiriman
telah disepakati bersama, divisi marketing menyetujui pesanan dari pelanggan..
- Atau apabila stock barang pesanan tidak tersedia atau jumlahnya tidak cukup di
gudang, divisi gudang meminta reorder untuk barang tersebut kepada supplier. Jika
supplier menyetujui reorder dan menyanggupi pengiriman barang ke gudang sebelum
tanggal pengiriman kepada pelanggan, divisi marketing menyetujui pesanan dari
pelanggan.
- Apabila pesanan pelanggan disetujui, divisi marketing membuat PO (purchase
order)
- PO fotocopy kemudian diberikan kepada Manager sebagai laporan.
- Proses selanjutnya lihat ke bagian prosedur pengeluaran barang dari gudang.

Proses permintaan barang display dari showroom / pameran :
- Divisi Marketing menentukan barang showroom berdasarkan barang yang tersedia di
gudang dengan melakukan konfirmasi kepada manager gudang yang memberikan
informasi berdasarkan laporan Stock Barang dan memilih tanggal pengiriman.
- Proses selanjutnya lihat ke bagian prosedur pengeluaran barang dari gudang.

Prosedur pengeluaran barang dari gudang :
- Pada persiapan pengiriman, divisi gudang membuat surat pengeluaran barang (SPB)
berdasarkan PO asli dari divisi marketing, memo permintaan barang showroom dari
pameran, atau berdasarkan bukti retur.
40

- Divisi marketing juga melakukan pencatatan ke buku barang keluar
- Divisi gudang mempersiapkan barang yang akan dikirim dan melakukan pencatatan
ke buku barang keluar dan buku stock gudang yang keduanya adalah milik divisi
gudang.
- Divisi administration mengecek barang yang dikeluarkan dengan SPB. SPB yang
valid diberikan kepada manager sebagai laporan.
- PO asli, bukti retur, atau memo barang showroom diberikan kepada divisi delivery
untuk membuat delivery order (DO).
- Pengiriman untuk pelanggan, showroom atau pameran ditangani oleh tim delivery.
- Tim delivery menerima dan mengecek barang yang akan dikirim berdasarkan DO.
Apabila terdapat ketidaksesuaian antara barang yang akan dikirim dengan DO, maka
akan dilakukan recheck dengan divisi gudang.
- Tim delivery mengirimkan barang dengan membawa serta DO asli dan fotocopy
kepada pelanggan / showroom. Pengiriman untuk transaksi penjualan juga disertai
dengan PO asli kepada pelanggan.
- Ketika barang diterima oleh pelanggan / showroom, dapat melakukan retur ( lihat
prosedur retur barang ).
- DO fotocopy diberikan kepada pelanggan / showroom, DO asli dibawa kembali oleh
tim delivery dan diberikan kepada divisi gudang.
- Divisi gudang melakukan cross check antara SPB dan DO asli. Apabila keduanya
valid, divisi gudang mencatat pengurangan jumlah stock barang pada buku stock total.
- SPB kemudian disimpan oleh divisi gudang sebagai dokumen bukti pengeluaran
barang.
- DO asli yang valid diberikan kepada Manager sebagai laporan.
41

Pembuatan laporan-laporan :
- Dokumen-dokumen seperti SPB, PO, DO, LBM dan semua buku yang dilakukan
pencatatan oleh setiap department dapat digunakan sebagai laporan langsung kepada
manager.
- Selain itu, divisi gudang juga membuat laporan daftar stock barang gudang untuk
manager, laporan daftar stock barang yang berisi informasi stock di gudang / showroom
/ pameran untuk direktur dan manager gudang. Semua laporan ini dihasilkan setiap
minggu berrdasarkan buku stock total milik divisi gudang.

Keadaan barang :
- Good stock adalah stock barang baik barang yang terdapat di gudang maupun di
showroom / pameran dalam keadaan baik dan siap dijual.
- Serviceable stock adalah stock barang baik barang yang terdapat di gudang maupun
di showroom / pameran dalam keadaan tidak baik ( cacat/ rusak ) tetapi masih dapat
diperbaiki, sehingga untuk sementara tidak dapat dijual.
- Dead stock adalah stock barang dalam keadaan tidak baik ( cacat/ rusak ) dan tidak
dapat diperbaiki lagi sehingga tidak dapat dijual selamanya.
Ketentuan harga :
- Accounting department menentukan HPP (Harga pokok penjualan) berdasarkan kurs
dollar. Apabila terjadi perubahan harga pada suatu barang, metode HPP yang digunakan
adalah metode Average, yaitu mengambil harga rata-rata antara harga lama dan harga
baru. Untuk menghitung HPP ini masih dilakukan secara manual.


42

3.4 Data Flow Diagram Sistem Berjalan


Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

Pembelian
43

supplier
1.0
penerimaan
barang
stock total
buku barang
masuk
Pelanggan
2.0
terima
retur
Retur_pelanggan
3.0
terima
pesanan
4.0
persiapan
barang
_
Pesanan
_
invalid
buku
barang
keluar
Delivered_ order
Retur
_
barang_pembelian
purchasing
_order
display
_
order
rincian
_
pesanan
5.0
administrasi
penjualan
Direktur
surat jalan 6.0
kirim barang
Delivery
_
order
penjualan
pesanan_ invalid
SPB
7.0
Manajemen
Laporan
laporan stok
total
Retur
faktur
pembelian
laporan ready stock
laporan retur
laporan barang masuk
laporan faktur
laporan barang
keluar
Pesanan_pelanggan
Retur Pembelian
Penjualan
Pemesanan
Pesanan_valid

Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Berjalan


44

3.5 Permasalahan yang Dihadapi
Permasalahan yang dihadapi PT Berkat Jaya Komputindo adalah :
Perusahaan masih menggunakan sistem pencatatan diatas dokumen dan buku
sebagai cara untuk melakukan pencatatan persediaan barang, sehingga mudah
hilang atau rusak, juga sering terjadi kesalahan entry data.
Belum adanya sistem yang terkomputerisasi dengan menggunakan database,
sehingga perusahaan mengalami kesulitan untuk mengetahui persediaan
barang yang ada digudang.
Pencarian data lama karena tersimpan dalam berkas-berkas yang terpisah.
Hasil pendataan stock yang sama dilakukan berulang kali oleh divisi yang
berbeda sehingga terjadi ambiguitas data.












45

3.6 Alternatif Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi masalah yang dihadapi PT Berkat Jaya Komputindo, penulis
menawarkan solusi dengan cara :
Merancang sebuah sistem inventori yang memudahkan bagian marketing dalam
mengecek status ketersediaan barang sehingga tidak perlu menelepon bagian
gudang setiap terjadi transaksi pembelian, melainkan dapat langsung mengetahui
jumlah stock barang dan informasi lainnya.
Mengatur sistem data dalam kesatuan database dan menjadikan data lebih
terstruktur dan terintegrasi.
Merancang pembuatan form/laporan yang terkomputerisasi sehingga mudah
memperoleh data yang akurat dari database yang dirancang dan mampu
mengurangi atau menambah jumlah stock secara otomatis ketika terjadi transaksi
penerimaan atau penyerahan barang.
Membuat sistem yang efisien dan konsistensi data pada stock barang sehingga
sulit terjadinya manipulasi yang berakibat merugikan perusahaan.