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LOGSTICA ORGANIZATIVA GENERAL. NORMAS PARA LA ORGANIZACIN PROTOCOLAR DE TODO TIPO DE ACTOS Y REUNIONES I. FINALIDAD.

En primer lugar, el ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tener en claro cul es la finalidad de la reunin, acto, ceremonia o recepcin que debe organizar. Es decir, que debe consultar a sus superiores a efectos de que stos le comuniquen con toda claridad y sinceridad el efecto que desea causar la institucin o reparticin sobre sus invitados y la opinin pblica. l delimitar claramente el objetivo del acto o recepcin, el organizador puede establecer con precisin el tipo de e!igencias, instalaciones especiales, programas y dems elementos que su organizacin requiere. "or el contrario, si el funcionario de Ceremonial no alcanza a comprender o no es participado del verdadero y concreto objetivo perseguido por sus superiores , el acto, recepcin o ceremonia que organiza no #abr de obtener otro resultado que el ms rotundo de los fracasos. En nuestra actividad profesional, #emos llegado a distinguir #asta cinco tipos diferentes de finalidades perseguidas por instituciones o reparticiones al momento de encargar la organizacin de un acto, ceremonia o recepcin. $ic#as finalidades son las siguientes% conmemorar, #omenajear, celebrar, atraer y simular. a& C'()E)'* C+'(. El acto, ceremonia o recepcin se organiza para celebrar una fec#a patria o un #ec#o de trascendental importancia en la vida de la institucin o reparticin . b& ,')E( -E. El acto, ceremonia o recepcin se organiza para #omenejear a un directivo o funcionario de la institucin o la reparticin, vivo o muerto, o una personalidad de la vida pol.tica, social, cient.fica o art.stica del pa.s o del e!tranjero. c& CE/E0* C+'(. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para dar mayor realce a la incorporacin de un directivo a la reparticin o institucin, o para solemnizar la firma de un acuerdo, un convenio, la concesin o la finalizacin de una obra, etc.

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d& 2* CC+'(. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para presentar un nuevo programa de gobierno, un candidato pol.tico, etc.3 con el de e!altar caracter.sticas personales, profesionales o tcnicas, y para convencer acerca de beneficios financieros o pol.ticos. e& 4+)5/ C+'(. El acto, recepcin o ceremonia se organiza para ocultar una bancarrota, disimular un revs pol.tico o financiero, el fracaso de un programa lanzado con un gran operativo de atraccin, o el disgusto causado por la renuncia de un funcionario e!itoso captado #bilmente por la oposicin o una l.nea partidaria distinta a la del titular de la reparticin.

II. INVITADOS. 5na vez que conoce y delimita el objetivo perseguido por sus superiores, el funcionario de Ceremonial debe confeccionar el repertorio de invitados de acuerdo a la trascendencia y magnitud que deba alcanzar el acto, recepcin o ceremonia que organiza. (uestra e!periencia profesional y la prctica que #emos observado en algunos colegas e!tranjeros, nos permiten aconsejar la confeccin de #asta cuatro listas distintas de invitados. estas cuatro /istas le #emos dado los nombres siguientes% /ista de +nvitados (aturales , /ista de +nvitados 'casionales , /ista de +nvitados 6enerales y /ista de +nvitados de *eserva . a& /+42 $E +(7+2 $'4 ( 25* /E4% En ella debern ubicarse a todos aquellos directivos o funcionarios de la institucin o reparticin anfitriona que deben obligatoriamente concurrir al acto, ceremonia o recepcin que se organiza. En estas listas #abrn de anotarse los nombres de la plana mayor y de los mandos intermedios e inferiores de la institucin o reparticin3 es decir, los de aquellas personas que concurren a todas las manifestaciones pblicas de estas ltimas. b& /+42 $E +(7+2 $'4 'C 4+'( /E4% En ella deben ubicarse a todas aquellas personas que son especialmente invitadas para el acto que se organiza y que #acen la razn o esencia de este ltimo. "or ejemplo, si se firma un convenio entre instituciones o reparticiones de otra rea, los invitados ocasionales #abrn de ser los directivos y funcionarios de la reparticin o institucin con la que la anfitriona celebra dic#o convenio. c& /+42 $E +(7+2 $'4 6E(E* /E4% En ella se ubican las personalidades de la vida pol.tica, cultural, cient.fica o diplomtica cuya concurrencia no #ace a la esencia del acto. 7ale decir, que son aquellas personas que son invitadas por cortes.a o para dar mayor repercucin o realce al acto, recepcin o ceremonia que se organiza.
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d& /+42 $E +(7+2 $'4 $E *E4E*7 % En ella deben colocarse a aquellos empleados de la reparticin o institucin que el funcionario de Ceremonial #abr de tener en cuenta para rellenar espacios que queden libres en asientos, tarimas, mesas, etc. 3 tanto por disparidad entre la cantidad de caballeros y damas, como por ausencias imprevistas de alguno o varios de los invitados comprendidos en las listas anteriores. A TENER EN CUENTA. El funcionario de Ceremonial deber c#equear toda la lista de invitados a los efectos de detectar lo que #emos dado en llamar 9 focos conflictivos : . /lamamos 9 focos conflictivos : a aquellos lugares en los que, en virtud de la aplicacin estricta de un orden de precedencia, nos quedan ubicadas dos o ms personas con caracter.sticas pol.ticas, raciales, religiosas o sociales que resultan antagnicas. $e resultar as., es aconsejable alterar ligeramente el orden de sus precedencias, a los efectos de distanciarlas en su futura ubicacin. simismo, el funcionario de Ceremonial debe realizar un segundo control de la lista con el objeto de detectar a aquellos invitados que revisten peculiares caracter.sticas culturales, religiosas o gastronmicas. Entre los mltiples beneficios que produce la deteccin de particularidades idiosincrsicas, debemos destacar los siguientes% ; (os permite fijar una fec#a para nuestra recepcin o ceremonia que no coincida con fiestas nacionales o religiosas de alguna personalidad o diplomtico e!tranjeros. ; (os evita futuros trastornos al permitirnos eliminar de nuestro programa todos aquellos actos que resulten ofensivos o lesionen la armon.a intercultural que debe reinar entre todos los invitados.

III. FECHA Y HORARIOS. 4i la eleccin de la fec#a y del #orario definitivos del acto, ceremonia o recepcin se encuentra dentro de sus facultades, el funcionario de Ceremonial debe buscar en el calendario el d.a ms apto para que aqullos se lleven a cabo. El mtodo para proceder a la eleccin de la fec#a de un acto o ceremonia es el siguiente% 1. El d.a no debe coincidir con ninguna celebracin religiosa de los invitados, ya que stos sin duda optarn por cumplir con sus deberes m.sticos.

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8. El d.a no debe coincidir con ninguna fec#a patria e!tranjera3 pues nuestra e!periencia nos dice que los invitados a dos recepciones, terminan decidindose por la diplomtica. <. El d.a no debe coincidir con ninguna fec#a patria local, ya que resulta sumamente dif.cil solucionar contratiempos en d.as feriados. En efecto, el organizador debe tener en cuenta que muc#os proveedores no trabajarn ese d.a, que los #ospitales slo mantienen una guardia m.nima, etc. =. El d.a no debe coincidir tampoco con v.speras de feriado, ya que muc#os de nuestros invitados optarn por mantener sus planes minitur.sticos de fin de semana largo. 4i en cambio se encuentran obligados a concurrir al acto o recepcin que organizamos y, en consecuencia, a des#acer sus proyectos de esparcimiento, nuestra e!periencia nos dice que dic#os invitados asisten sumamente contrariados. >. "or ltimo, el funcionario de Ceremonial debe tratar de ubicar el acto en un #orario que resulte a la totalidad, o al menos a la mayor parte, de sus invitados. IV. SALON ADECUADO. /a eleccin de un saln adecuado para llevar a cabo una reunin, acto o ceremonia de cualquier tipo, no es una cuestin que se limita a una valoracin de tipo meramente esttico. )uc#as veces, un mbito es elegido por lo bonito de su decoracin, el lujo de sus luminarias, el dorado a la #oja de sus molduras o el costo y belleza de sus tapices y gobelinos. (ada ms errado que ello. /a eleccin de un saln para llevar a cabo cualquier tipo de reunin debe llevarse a cabo teniendo en cuanta algunas necesidades bsicas de comodidad f.sica, funcionalidad protocolar y facilidad de evacuacin. Comodidad f.sica. Esta caracter.stica se refiere a la necesidad de que nuestros invitados se encuentren cmodos, que no tratemos de reunir a 8>? personas en un saln de actos en el que slo entran 1??. @uncionalidad protocolar. Aue sea accesible, que no se encuentre plagado de aberturas que dificulten la obtencin de fotograf.as, que permita la instalacin del equipo de reproduccin de sonido, de cabinas de interpretacin, que cuente con varias entradas Buna para el pblico, otra para autoridades, otra para periodistas, etc.& y sobre todo, que permita a las personas de reas tcnicas de apoyo moverse con comodidad. @acilidad de evacuacin. (o elegir salones de actos o reunin en pisos altos sin salida rpida al e!terior o sin salida de emergencia. /o ideal es que dic#os salones se encuentren en la planta ms cercana a la planta baja o en la planta baja misma. dems, debemos observar que cuente con suficientes aberturas para el caso de

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V. INVITACIONES. a& "/ C'4 $E E)+4+'( D C'(2E42 C+'(. /as invitaciones a cualquier tipo de ceremonia o recepcin, tanto en el mbito oficial como en el institucional, deben emitirse con una antelacin ideal de treinta o sesenta d.as corridos Balgo que muy poco se cumple& ya que funcionarios y ejecutivos suelen completar sus agendas con dic#a anticipacin. l cumplir con estos plazos, nuestras invitaciones sern siempre las primeras en llegar3 y por ello, dif.cilmente rec#azadas con motivo de 9 compromisos anteriores : En cuanto al plazo de contestacin, diremos que los invitados deben comunicar su ausencia o confirmar su asistencia al invitante en forma inmediata. El funcionario de Ceremonial deber evitar cualquier tipo de invitacin telefnica. Esta ltima slo se reserva para el mbito social y para reuniones .ntimas o celebradas entre personas de cierta confianza. $e todos modos, si debe invitarse a una reunin o acto organizado con urgencia, es decir, sin que medie tiempo para invitaciones formales, puede recurrirse a la invitacin telefnica, aunque luego debe recordarse al invitado la inminencia de la reunin o acto por medio de un fa!, esquela o tarjeta recordatoria enviada en mano. b& 7+ 4 $E E)+4+'( D C'(2E42 C+'(. E!isten tres vias de emisin de invitaciones% Correo 'ficial, Correo "rivado y "ersonal $ependiente. El funcionario de Ceremonial deber elegir la v.a de emisin teniendo en cuenta los resultados obtenidos en la utilizacin de los sistemas enunciados. (uestra e!periencia nos #ace inclinar por la v.a que llamamos del 9 "ersonal $ependiente : . Esta resulta ms segura por cuanto los mensajeros, que tienen relacin de dependencia laboral directa con la institucin o reparticin invitante, tienen la responsabilidad de repartir las invitaciones con constancia cierta de recepcin, so pena de sancin disciplinaria. En cuanto a la v.a ms apropiada y veloz para contestar las invitaciones es la telefnica. "ara ello se recurre a consignar en uno de los ngulos inferiores de la invitacin o esquela, el nmero de telfono de la oficina de "rotocolo, *elaciones "blicas o 4ecretar.a "rivada de la institucin o reparticin invitante.

VI. PROGRAMACION DE UN ACTO O REUNION. El ejecutivo o funcionario de Ceremonial debe tratar de efectuar la programacin de su acto, ceremonia o recepcin, tratando de amalgamar todos aquellos elementos y secuencias que tiendan a la consecucin del fin pretendido por el cuerpo directivo de la institucin o reparticin.

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a& "*+)E* " 4'% El primero de los pasos de dic#a planificacin, consiste en delimitar los distintos mbitos en los que #abrn de desarrollarse los diferentes pasos de una manifestacin protocolar. 0sicamente, todo acto, recepcin o ceremonia se desarrolla en tres mbitos o fases claramente diferenciados% 1. @ase E!terior B o de entrada & .....*ecepcin de E!terior. 8. @ase +nterior B o de permanencia &..*ecepcin de +nterior. .. tencin de +nterior. ..$espedida de +nterior. <. @ase E!terior B o de salida &............$espedida de E!terior. En la primera de las fases e!teriores B @e+ & , el organizador #abr de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la formal y correcta atencin de todos los asistentes al acto3 es decir, desde el arribo y estacionamiento de sus automviles, #asta la trasposicin de la puerta de entrada al edificio donde #abr de desarrollarse la manifestacin protocolar que se organiza. En la @ase +nterior B @i & , el organizador #abr de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la fomal y correcta recepcin, atencin y despedida de los asistentes al acto. Es decir, que esta fase abarca desde la recepcin del invitado por parte del personal de recepcin de interior que solicita y c#equea las tarjetas de invitacin, #asta el momento de la devolucin de los abrigos y la despedida de los asistentes en la puerta del edificio una vez finalizada la recepcin o ceremonia. En la segunda @ase E!terior B @e++ & , el organizador #abr de tener en cuenta todos aquellos elementos, personas y acciones que permitan y faciliten la formal y correcta despedida e!terior de los asistentes en el acto, recepcin o ceremonia3 es decir, desde que los invitados trasponen la puerta de entrada del edificio #acia el e!terior, #asta la partida de aqullos en sus automviles. b& 4E65($' " 4'% El segundo de los pasos de la planificacin consiste en asignar las funciones al personal que #abr de actuar en cada una de las fases anteriormente delimitadas. /as funciones que deben asignarse en toda manifestacin protocolar son las siguientes% 1; de $ireccin o Conduccin3 8; 'perativas3 y <; u!iliares. b.1; @uncin de $ireccin o Conduccin% /lamamos 9 @uncin de $ireccin o Conduccin: a la que desarrolla el funcionario de Ceremonial que concibe, planifica y organiza el acto, recepcin o ceremonia.
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Esta Conduccin o $ireccin debe ser nica y centralizada, evitndose en todo momento la intromisin de otros funcionarios de Ceremonial en la programacin del acto o la asignacin de tareas o sitios de los asistentes. Es muy comn, sobre todo en la vida oficial, que un funcionario de Ceremonial que acompaFa a un directivo invitado, apele la ubicacin de este ltimo, y #asta discuta con los dems funcionarios protocolares presentes, #asta el punto de modificar en su totalidad los dispositivos protocolares organizados por el funcionario de Ceremonial de la repaticin anfitriona. /as intromisiones y discusiones de ltimo momento sobre precedencias y ubicaciones, no #acen ms que provocar caos y deslucimiento organizativo. b.8; @uncin 'perativa% /lamamos @uncin 'perativa a la que desarrolla el personal que secunda y acompaFa #abitualmente al funcionario o ejecutivo de Ceremonial en la organizacin de todos los actos, ceremonias y recepciones que tienen lugar en su institucin o reparticin. /os asistentes operativos son, por ejemplo, las secretarias privadas, las secretarias protocolares, los coordinadores de "rotocolo o *elaciones "blicas, etc.3 que trabajan en el rea de Ceremonial y conocen los criterios y e!igencias de su titular. /a funcin de los asistentes operativos consiste en ejercer, por delegacin del funcionario de Ceremonial, la supervisin de los distintos aspectos de las tareas organizativas y el seguimiento del personal au!iliar, proveedores y contratistas que intervienen en la organizacin o desarrollo del acto o recepcin que se programa. b.<; @uncin u!iliar% /lamamos funciones au!iliares a las que desarrollan todas aquellas personas que colaboran en el servicio, acompaFamiento, aseo, alimentacin, sanidad y acomodacin de todos los asistentes al acto, recepcin o ceremonia. Cabe seFalar que, a los efectos de la organizacin protocolar, incluimos dentro de esta categor.a tanto al personal au!iliar dependiente de la reparticin o institucin organizadora, como al que estas ltimas contratan como proveedores #abituales u ocasionales. c& 2E*CE* " 4'% (uestra e!periencia profesional nos #a demostrado que la mejor forma de programar y amalgamar todos los elementos, es recurriendo a la confeccin de una planificacin log.stica estndar, es decir, una /+42 $E C,EA5E' D 4E65+)+E(2' $E C2', que permita realizar el seguimiento paulatino y el c#equeo final de todos los pasos y requerimientos organizativos.

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/a /ista de C#equeo y seguimiento de cto consiste en una relacin detallada de todos los elementos, actos y personas que son generalmente necesarios para la organizacin de cualquier acto, recepcin o ceremonia. En la primera columna se consignan todos los elementos, actos y personas referidas en el prrafo anterior. En la segunda, se asienta el nombre del asistente operativo que se #ar responsable de cada uno de los pasos organizativos. En la tercera, se deja asentado si la tarea fue derivada a personal au!iliar o contratada a terceros, y en caso afirmativo, el nombre de la persona o empresa que se #ar cargo del servicio, y en lo posible con sus direcciones y telfonos. En la cuarta, se consignar si la tarea fue conclu.da en la etapa organizativa. En la quinta, se asentar la verificacin por parte del funcionario de Ceremonial de cada uno de los elementos que fueron consignados como realizados o conclu.dos por los asistentes operativos. (o debemos olvidar que el responsable de la organizacin general del acto, recepcin o ceremonia, ante los invitados y el cuerpo directivo de la institucin o reparticin, es el funcionario de Ceremonial, por lo que la verificacin o c#equeo final en forma personal se impone como una obligacin ineludible de su funcin.

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VII. ORADORES. El ejecutivo o funcionamiento de Ceremonial debe conocer, o procurar que un asistente operativo responsable visite y conozca, a cada uno de los oradores que #abrn de conferenciar o pronunciar un discurso en el acto que se organiza. Ello tiene por objeto % a& +nstruir al orador acerca de la finalidad del acto , recepcin o ceremonia. b& +nstru.rse acerca de las ideas del orador y del tema de la conferencia o disertacin, para verificar que las mismas coincidan con la finalidad del acto o ceremonia, y que no ofendan la idiosincracia de ninguno de los invitados. c& +nstruir al orador acerca del tiempo con que contar para pronunciar su conferencia o discurso. 4obre el tema de los oradores debemos realizar algunas consideraciones. En primer lugar, debemos procurar que el discurso no dure ms de diez minutos. /os estudiosos de la comunicacin oral aconsejan que ningn discurso e!eda dic#a duracin, con el objeto de no fatigar al auditorio. /o mismo #abr de tenerse en cuenta cuando en un mismo acto acadmico deba pronunciarse ms de una conferencia. qu. tambin los estudiosos de la comunicacin oral y la didctica coinciden en afirmar que ningn orador o catedrtico consigne captar la atencin de su auditorio por ms de => minutos. "iense el lector que => minutos es la duracin establecida comnmente para la #ora I ctedra. En los casos en que debe presentarse a intelectuales o acadmicos a un auditorio, el encargado del Ceremonial #abr de instruir al asistente operativo encargado de confeccionar las presentaciones, que trate de respetar lo ms fielmente posible la relacin curricular de los oradores3 aunque cuidando que lectura de dic#os antecedentes no sea demasiado larga y tediosa para el pblico. a& E42* $'4 D 2 *+) 4. *especto de los estrados y tarimas diremos que si el acto no se lleva a cabo en un auditorio pero incluye la celebracin de una conferencia, la pronunciacin de discursos, la entrega de premios o algn nmero de carcter art.stico, debe preverse un estrado o entarimado de por lo menos unos 8? o <? cent.metros de altura como m.nimo, ya que con ello se logra reforzar la atencin del auditorio en el foco del acto y permite que todos puedan seguirlo con abstraccin de la altura corporal de la persona que se encuentra en la primera fila. simismo, la mesa del estrado debe cubrirse con un grueso muletn o 9 molleton : de paFo, con el objeto de evitarle al auditorio la antiesttica visin de los pies de los conferenciantes.

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b& )+C*'@'(+ % *especto de la )icrofon.a, diremos que el funcionario de Ceremonial debe prever la cantidad suficiente de micrfonos. Cuando el acto incluye preguntas de los asistentes, nuestra e!periencia nos aconseja prever al menos dos micrfonos ambulantes por auditorio, uno que deber correr de derec#a al centro y el otro al centro desde la izquierda. Con ello se evitan las t.picas molestias que acarrean los cables de los micrfonos pasando sobre las cabezas o enroscndose en el cuello de los asistentes. c& +/5)+( C+'(% En cuanto a la iluminacin del mbito del acto, diremos que debe procurarse que este ltimo se encuentre perfectamente alumbrado, sin zonas de oscuridad o penumbra. Ello facilita, no slo la visin del acto por el pblico, sino adems el trabajo de camargrafos y reporteros grficos, que no debern conectar sus equipos complementarios, evitndose as. la consiguiente molestia para el pblico, la cone!in de cableados e!tras, y la sobrecarga de la instalacin elctrica que #a llegado a provocar algunos apagones en ms de una recepcin o conferencia d& )"/+@+C C+'(% 'tro de los aspectos que debe prever el funcionario de Ceremonial, es el correcto funcionamiento de los equipos de amplificacin de sonido. /o ideal es que previo a iniciarse el acto, el funcionario de Ceremonial o uno de sus au!iliares, se asegure en forma personal de la emisin del sonido proveniente de los micrfonos o de los equipos de reproduccin musical. e& "'$+'4 ' 2*+/ El 9 "odio: es una instalacin especial de uso comn en grandes banquetes, seminarios, actos acadmicos y pol.ticos, discursos, etc. El funcionario de Ceremonial deber elegir el modelo de podio, de acuerdo al tipo de acto que organiza, a su programa y a la jerarqu.a de los personajes que #abrn de utilizarlo. 0sicamente #ay tres tipos de podios% 1& +ndependiente3 8& +ncorporado3 <& )vil. 1& "odio +ndependiente. Este es el tipo de podio ms difundido. 4e coloca, como ya #emos dic#o cuando estudiamos los auditoros, a la derec#a del estrado o de la mesa presidencial del acto, recepcin o ceremonia. "uede colocarse al ras del piso o bien sobreelevarlo algunos cent.metros sobre una tarima. (o debe colocarse jams el podio del orador detrs de la mesa principal de un acto o comida, como tan comnmente sucede en nuestro medio. Esta disposicin del podio provoca que los comensales o invitados de la mesa principal den permanentemente la espalda al disertante. 8& "odio +ncorporado. Este tipo de podio es muy corriente en los grandes banquetes empresarios que se celebran en los Estados 5nidos de (orteamrica.

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4e trata de un podio fijo que se coloca en el centro mtrico de la mesa principal. En este tipo de mesa, el anfitrin se coloca a la derec#a del podio, dndole a su vez la derec#a a su primer invitado de #onor B +1 &. $e #aber un segundo invitado de #onor B +8 &, ste toma asiento a la izquierda del podio. <& "odio )vil. Este tipo de podio se utiliza cuando la jerarqu.a de los invitados es tal, que no puede e!ig.rseles que se desplacen #asta un podio fijo. Es el caso de los monarcas, a quienes se les alcanza el micrfono donde se encuentren sentados. VIII. SEGURIDAD.

/a 4eguridad es uno de los ingredientes ms importantes de un acto protocolar3 sobre todo, de aqullos que se organizan en el mbito oficial. En efecto, el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que siempre que organice un acto, recepcin o ceremonia, a los que deban concurrir autoridades pblicas nacionales o e!tranjeras, debe ofrecer a sus invitados las m!imas garant.as de seguridad. "ara ello debe contar con el au!ilio de efectivos de seguridad, que pueden ser tanto de la "olic.a de su zona, como de empresa privada o de la propia reparticin.

IX. VEHICULOS. 'tros de los .tems que debe consignar el funcionario de Ceremonial en su /ista de C#equeo y 4eguimiento es el referido al estacionamiento, cuidado y desplazamiento de los ve#.culos con que llegan y se retiran los invitados al acto, recepcin o ceremonia.

X. ASEO. En lo personal, creemos que la limpieza es una de las e!presiones ms e!quisitas de la cortes.a3 y por lo tanto, uno de los requisitos indispensables de todo acto protocolar. $e all., que nosotros consideramos el aseo de los mbitos protocolares, como una responsabilidad ineludible del funcionario de Ceremonial.

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(o pocos colegas consideran que ocuparse de la limpieza del mbito y servicios de una ceremonia es una actividad menor3 y en consecuencia se conf.an en los servicio #abituales de maestranza. "or el contrario, entendemos que el funcionario de Ceremonial debe supervisar en forma personal o delegada la limpieza de todos los recintos y elementos que #abrn de ser utilizados en el acto, recepcin o ceremonia que se organiza. En ms de una oportunidad, una recepcin se #a visto malograda por falta de aseo. En lo personal, #a ocurrido que #emos sido invitados a ceremonias de muy alto nivel protocolar, ornamental y gastronmico, pero los baFos y pasillos cercanos al saln en las que aqullas ten.an lugar, se encontraban en un estado de abandono y suciedad francamente lamentables. $e nada sirve, pues, que el recinto del acto se encuentre impecable, si los baFos estn inundados, las escaleras de #onor no estn enceradas o las alfombras de los pasillos de acceso se encuentran sembradas de colillas de cigarrilos. $e tanta suciedad, no #ay sino un solo responsable% el funcionario de Ceremonial. XI. ORNAMENTACION. $entro de este rubro, colocamos todos aquellos elementos que son necesarios para adornar o decorar el recinto en que va a desarrollarse cualquier manifestacin protocolar3 como asimismo, todos aquellos elementos que pueden utilizarse para atraer la atencin de un auditorio #acia el rea presidencial de un acto, recepcin o ceremonia. "or lo general, los principales elementos de ornamentacin protocolar son los siguientes% arreglos florales, centros de mesa y plantas ornamentales, alfombras, tapices y piezas de arte. XII. PRENSA "or lo general, la "rensa suele ser uno de los ingredientes ms conflictivos de cualquier manifestacin protocolar. En efecto. )s pendientes de las posibles primicias que de las cuestiones protocolares, los periodistas y fotgrafos suelen no respetar ni los vallados ni los sitios que especialmente se les reserva. "or el contrario, se desbandan, se cuelgan de los palcos, se suben a los estrados, invaden los alfombrados, se escabullen a los salones 7. +. "., obtaculizan el desplazamiento de caravanas y cortejos3 y sobre todo ; e invariablemente ; acusan de autoritario y antidemocrtico al funcionario de Ceremonial que intenta ; en vano ; reencausarlo #acia su vallado o tarima reservada. K Cmo solucionar este problemaL. "or el momento, en nuestro pa.s resulta imposible trabajar con cronista o fotgrafo oficial, tal como lo #acen los "rotocolos ms antiguos y afianzados. En muc#os pa.ses slo se permite la entrada a los actos protocolares de cronistas y fotgrafos de los departamentos de "rensa o Comunicacin de sus gobiernos.

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Con ello, los funcionarios de Ceremonial se aseguran el orden dentro de los recintos, la obediencia funcional de fotgrafos y cronistas, as. como tambin el acatamiento de estos ltimos a las normas vestimentarias dispuestas para la ceremonia. $e acuerdo a este sistema, los cronistas y fotgrafos oficiales #acen su trabajo durante toda la ceremonia, lo procesan o revelan, y luego el departamento de "rensa o Cominucaciones reparte el material a los medios y agencias noticiosas. Esto tiene e!celente resultado en aquellos pa.ses, porque el periodismo entiende que la noc#e de la ceremonia o de la gala no es para las primicias, sino para agasajar o celebrar a alguna personalidad o fasto nacional desde una perspectiva absolutamente formal y protocolar.

1& RELACIONES PERMANENTES CON LA PRENSA. El departamento de Ceremonial debe mantener relaciones constantes con la prensa. ntes, durante y despus de cada acto, y an en el tiempo inactivo que corre entre ceremonia y ceremonia. 2anto como el periodista debe entender que no e!iste primicia en el protocolo3 el funcionario de Ceremonial debe comprender que ninguna ceremonia consigue la debida difusin y brillantez sin el concurso de la prensa. Ceremonial, seguridad y prensa son los tres ingredientes inescindibles de toda manifestacin protocolar en el seno de la dministracn "blica. ntes de cada acto, muc#o tiempo antes, y an en el tiempo entre; actos, el funcionario de Ceremonial debe reunirse con el departamento de prensa de la reparticin ;si e!iste;, o bien con los periodistas o medios acreditados en la misma con el objeto de comunicarles los lineamientos generales de trabajo de su departamento de "rotocolo, de las caracter.sticas y secuencias de los actos oficiales consuetudinarios y de las normas bsicas del "rotocolo oficial y del respeto formal debido a las m!imas autoridades estatales que presiden o asisten a una ceremonia. El encargado de prensa del rea protocolar debe e!aminar diarios y semanarios, as. como reunirse permanentemente con los medios y con los periodistas a t.tulo personal3 todo ello, con el objeto de conocer la impresin que causa en tales medios y profesionales el accionar tcnico que lleva adelante el departamento de Ceremonial. Con ello, podrn descubrirse errores, desprolijidades, desbordes y faltas de coordinacin entre las distintas reas que interactan en toda ceremonia protocolar. 2ambin resultan necesarias las peridicas reuniones de trabajo con fotgrafos y tcnicos televisivos. $e estas c#arlas deben salir precisiones acerca de cules son los mejores ngulos de fotograf.a o filmacin de una ceremonia, sobre todo aqullas que se repiten peridicamente en la dministracin. $e esta manera, ubicados en el lugar que les resulta ms cmodo para trabajar, dif.cilmente los fotgrafos y camargrafos entorpecern una ceremonia. "or el contrario, si el funcionario de Ceremonial reserva para los reporteros y camargrafos un lugar distante del foco presidencial del acto, o ubicado detrs del pblico, o dispuesto frente a la luz directa del sol, no puede quejarse luego si aquellos camargrafos o fotgrafos no respetan el lugar asignado y se desplazan por todo el
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mbito de la ceremonia, #ormigueando desordenadamente entre los funcionarios o el pblico asistente. El "rotocolo es imagen, y el funcionario de Ceremonial debe entender que no e!iste otro modo de proyectar esa imagen a la opinin pblica que no sea a travs de los medios masivos de comunicacin. . XIII. PERSONAL AUXILIAR. Consideramos como personal au!iliar a todas aquellas personas que colaboran en el servicio, acompaFamiento, aseo, alimentacin, sanidad y acomodacin de todos los asistentes a un acto, recepcin o ceremonia.

XIV SIMBOLOS LAICOS Y RELIGIOSOS NACIONALES Y EXTRANJEROS. $entro de este rubro de la /ista de C#equeo y 4eguimiento de cto el funcionario de Ceremonial debe consignar ;entre otros; los siguientes s.mbolos% 0anderas, Escudos, ,imnos, 0endicin, Crucifijos y 0iblias. a) BANDERAS Y ESCUDOS. $eben colocarse siempre que se realice un acto protocolar en mbitos oficiales nacionales, provinciales y municipales, y en toda ceremonia multinacional de carcter oficial. 4i la empresa, reparticin o institucin anfitriona no cuenta con ellos, el funcionario de Ceremonial debe ponerse en contacto con las reparticiones, instituciones o embajadas involucradas para que proporcionen sus escudos o banderas. *especto de este tema el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta lo siguiente% cuando organiza una manifestacin protocolar que demanda la disposicin de ms de una bandera o escudo nacionales, u uno de estos s.mbolos no llega a tiempo o no puede ser proporcionado por la embajada que los #ab.a prometido debido a que no les fueron devueltos luego de un acto anterior, es obligacin protocolar del organizador el retirar todos los s.mbolos del saln dejando nicamente los del anfitrin, es decir los de nuestro pa.s. 4i por el contario, el funcionario de Ceremonial pasa por alto la ausencia del s.mbolo no enviado y deja los escudos o banderas de aquellas instituciones o embajadas que #an cumplido en tiempo y forma su solicitud, no #abr ms que dejar innecesariamente en evidencia al incumplidor, y dic#a actitud, por ser en un todo descorts, repugna los principios protocolares ms elementales. $espus de todo, el embajador, funcionario o personalidad presente en el acto no tiene la culpa de un incumplimiento de un tercero, y no puede ser ofendido y castigado #aciendo notar la ausencia de su escudo o bandera.

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En definitiva se colocan las banderas y escudos de 2'$'4 los pa.ses e!tranjeros, o provincias o instituciones participantes, o se colocan solamente los nacionales o los de la institucin o reparticin anfitriona. b) HIMNOS. El funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que en el mbito protocolar e!isten dos tipos de #imnos% los (acionales y los institucionales y patriticos. b.1.) H !"#$ Na% #"a&'$. Estos #imnos son los simblicos propiamente dic#os, es decir, la representacin musical de un pa.s. 4u orden de ejecucin es el siguiente% 4i deben ejecutarse dos #imnos, el (acional se toca en primer lugar y luego el e!tranjero. 4i los #imnos nacionales que deben ejecutarse son ms de dos, en primer lugar #abr de escuc#arse el nacional anfitrin, y el orden de los restantes #abr de ser dispuesto de acuerdo al orden alfabtico del nombre del pa.s que aqullos representan. #ora bien, #imnosL. "or lo general protocolares. los #imnos suelen ejecutarse al comienzo de los actos Ken qu momento de la ceremonia deben ser ejecutados los

4in embargo debemos seFalar aqu. que muc#os pa.ses monrquicos no tienen un #imno nacional propiamente dic#o sino un #imno regio o una marc#a real. En estos casos el funcionario de Ceremonial debe tener en cuenta que tales #imnos o marc#as tienen internacionalmente reconocida la calidad de cancin nacional, y por lo tanto, deben recibir los mismos #onores de los #imnos nacionales propiamente dic#os, es decir, ponerse de pie, llevar las banderas de ceremonia a la cuja y aplaudir al final de la ejecucin. simismo, debe tenerse en cuenta que tales #imnos regios o marc#as a veces se ejecutan al principio y al final de las ceremonias protocolares, ya que se utilizan para indicar el arribo y la partida del monarca. En lo que respecta a nuestro ,imno (acional, y en virtud de la regla de la analog.a, sus #onores deben rendirse de acuerdo a lo prescripto en el Ceremonial educativo. En efecto las disposiciones a tener en cuenta son las siguientes% ; 4lo debe entonarse el ,imno (acional en aquellos actos que sean presididos por la 0andera (acional.

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; El ,imno (acional debe ser entonado por la totalidad de los asistentes e invitados especiales al acto, sin e!cepcin alguna. 4alvedad #ec#a de los e!tranjeros, claro est. ; $urante la ejecucin del ,imno (acional todos los asistentes deben permanecer de pie y en posicin de firmes. Es decir, con las manos a los costados del cuerpo. /as manos no deben colocarse tomadas por delante del cuerpo a la altura de la ingle, ni tampoco deben tomarse por atrs del cuerpo. ; l trmino de la ejecucin del ,imno (acional todos los asistentes debern aplaudir, con la e!cepcin del abanderado y los escoltas. ; $urante la ejecucin del ,imno (acional la 0andera (acional debe ser llevada y mantenida en la cuja del ta#al.. ; 4lo deben entonarse ,imnos de pa.ses e!tranjeros en aquellos actos que sean presididos por la 0andera (acional de ceremonia y por la del pa.s al que pertenezca el #imno. ; $el ceremonial educativo se desprenden las normas nacionales de #omenaje y ejecucin de los #imnos e!tranjeros% $urante la ejecucin del #imno nacional e!tranjero todos los asistentes al acto deben permanecer de pie y en posicin de firmes. simismo, durante su ejecucin la 0andera (acional y la e!tranjera deben ser levadas y mantenidas en la cuja. 2ambin los #imnos e!tranjeros deben ser aplaudidos al terminar su ejecucin. b.(.) H !"#$ I"$) )*% #"a&'$ + ,a)- .) %#$. /lamamos #imnos institucionales a aquellos que representan a una institucin pol.tica, militar, acadmica o religiosa determinada. 4on #imnos institucionales, por ejemplo, los de los partidos pol.ticos, los de las fuerzas armadas y de seguridad, los de las universidades, los de los colegios, etc. /lamamos #imnos patriticos a aqullos que #an sido compuesto en #omenaje de un procer determinado. 4on #imnos patriticos, por ejemplo, los dedicados a $. -os de 4an )art.n, a $. $omingo @austino 4armiento, a $. -os ). Estrada, etc. /os #imnos institucionales y patriticos son de rango protocolar menor respecto de los #imnos nacionales propiamente dic#os, en consecuencia, debemos tener en cuenta que al ser entonados la bandera de ceremonia no debe ser llevada a la cuja, sino que debe ser mantenida por el abanderado apoyada en el piso. %) SIMBOLOS RELIGIOSOS. $entro de este rubro ubicamos a la 0endicin, el Crucufijo y la 4anta 0iblia o todo /ibro 4agrado de cualquier *eligin, que suelen ser necesarios ; sobre todo ; en inauguraciones de obras y asunciones de funcionarios y magistrados.

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4alvo que alguno de los directivos de la reparticin o institucin tengan cierta amistad o parentesco con algn sacerdote en particular, es obligacin protocolar del funcionario de Ceremonial el cursar por escrito la invitacin al prelado zonal o elegido para que concurra a efectuarse la 0endicin. 4i dic#o prelado reviste una alta jerarqu.a eclesistica, corresponder entonces solicitar una audiencia con el mismo para formularle personalmente la invitacin, entregndole la correspondiente nota formal. 2anto en la nota como en la entravista, debe e!plicarse al prelado el tipo de obra a bendecir, el mbito en que se desarrollar la 0endicin, el ambiente pol.tico o social que #abr de #allarse presente, etc, con el objeto de que el dignatario eclesistico pueda confirmar su presencia con toda seguridad, y a sabiendas de que su alto servicio es sinceramente requerido y que ser piadosamente valorado al menos por la mayor.a de los invitados presentes. $el mismo modo, y con el mismo sentido, debe estudiarse la necesidad de disponer de un Crucifijo o una 0iblia ;o cualquier /ibro 4agrado; sobre el estrado o escritorio de jura en la ceremonia de asuncin de un funcionario o de un magistrado. "or lo general, el Estrado ; al ser laico; #a dejado de proveer de Crucifijos a sus funcionarios, y por lo tanto, si el funcionario entrante desea uno, seguramente deber comprrselo en una santer.a. $ebe tenerse en cuenta aqu. que, para el caso espec.fico de las juras, debe recurrirse al clsico Crucifijo de escritorio, es decir, aqul que se dispone perpendicularmente apoyando la base de la Cruz sobre un pie de metal, madera o mrmol. En cuanto a los Evangelios ;o cualquier otro /ibro 4agrado;, diremos que son siempre necesarios cuando la frmula de juramento del funcionario entrante los invoca. Es decir, que slo #abrn de diponerse los 4antos Evangelios ;o cualquier otro /ibro 4agrado; cuando dic#o funcionario elige la frmula por la que presta juramento sobre aqullos. Esta distincin debe #acerse, puesto que en la actualidad ya no se e!ige jurar sobre los Evangelios ;o cualquier otro /ibro 4agrado;, y se deja librada la eleccin de la frmula del juramento a la libre conciencia del funcionario. *epetimos% si el funcionario manifiesta jurar 9sobre estos 4antos Evangelios...: , es responsabilidad del funcionario de Ceremonial el conseguirlos y disponerlos puntualmente sobre el estrado al momento de comenzar la ceremonia. El inters en que dic#o concepto quede absolutamente en claro, se debe a que recordamos que en cierta oportunidad nos #a tocado presenciar un juramento en el que el funcionario o magistrado invocaba los 4antos Evangelios en la frmula de su jura, y luego lanzaba su estertreo 94+, -5*': con la mano e!tendida sobre el escritorio, ya que alguien no #ab.a c#equeado el env.o de la 0iblia.

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"or ltimo diremos que cuando deben recibirse varios juramentos, y uno de los funcionarios entrantes no jura sobre los 4antos Evangelios, estos ltimos deben ser retirados del escritorio o al menos, alejados de aqul. XV. OBSERVACIONES.

En este rubro de la /ista de C#equeo y 4eguimiento de cto #abr de escribirse todos aquellos requerimientos especiales que demande la ceremonia que se organiza o los de algn invitado en particular. "or ejemplo, en el rubro 9'bservaciones: puede consignarse que tal o cual invitado es diabtico o cel.aco, o de una religin en particular, o de alguna ideolog.a muy e!tremista, o que proviene de un pa.s que se encuentra en guerra con el de otro invitado que debe ser sentado muy cerca de aqul, etc. simismo, en este rubro deben consignarse los requerimientos especiales de la ceremonia que se organiza% por ejemplo, un toldo de tal medida y de tales caracter.sticas, o un tipo determinado de flores, o resaltar que si #abr de necesitarse un intrprete de un idioma sumamente e!tico, o que la decoracin del saln debe ser de un color determinado, o que debe controlarse o acompaFarse a tal invitado en particular, o que debe preverse una rampa para que pueda sortear las escaleras un invitado que se movilice en silla de ruedas, etc.

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