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SISTEMAS & ORGANIZACIONES SIMBOLOS PARA CURSOGRAMAS

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CLASE PRACTICA

06/10/2006

ORSNA

Sandra DAgostino

1.0

Cursogramas
1. Cursogramas El Cursograma es un modelo esquemtico de un procedimiento que utiliza la forma grfica como medio de expresin. Para la confeccin de los mismos se utilizan smbolos y reglas convencionales. Los smbolos se emplean para caracterizar las diversas acciones o situaciones que se puedan presentar en un procedimiento. Existen normas que rigen la forma de presentacin y disposicin de los smbolos. Los cursogramas constituyen instrumentos importantes para la visualizacin global y esquemtica del flujo de acciones de un procedimiento, registrando su secuencia y sus relaciones funcionales con las distintas reas o funciones de la Organizacin involucradas en el proceso analizado.

2. Normas de representacin simblica a). Direccin del diseo En razn de que la secuencia de las operaciones que integran un cursograma se desplazan en el doble sentido: vertical y horizontal, la representacin grfica normal del procedimiento, que en lo posible deber respetarse, debe ser descendente en su orientacin vertical y en direccin de izquierda a derecha en el sentido horizontal. Excepcionalmente, puede ser ascendente si se desea indicar un retroceso en el procedimiento motivado por economa de espacio.

b). Disposicin de los smbolos Los smbolos se ubican dentro de las columnas, con separaciones verticales suficientes para que el desarrollo de las correspondientes leyendas aclaratorias, sean cercanas a los smbolos o descriptas en una columna especial. Las distintas columnas indican el rea o sector que ejecuta las acciones indicadas por los smbolos. Atendiendo a razones de necesidad de diagramacin, los smbolos pueden ocupar en el Cursograma una posicin inicial, media o final: La posicin del smbolo ser inicial cuando no llegue al mismo ninguna lnea, pero si partan de l una o ms lneas. Pueden ocupar sta ubicacin los smbolos de Operacin, Archivo Transitorio y Definitivo, Proceso no Representado y Conector. Cuando est ubicado en posicin media, el smbolo puede recibir una lnea de traslado y de l partir una o ms. Pueden adoptar esta ubicacin todos los smbolos a excepcin del de Destruccin.

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Smbolo final es aquel al que llega una lnea de entrada pero de la que no sale ninguna. Pueden tener esta ubicacin los smbolos de Operacin, Archivo Definitivo, Destruccin, Proceso no Representado y Conector Traslado de informacin Comunicaciones de Traslado de informacin Lneas de traslado de informacin: Para dibujar el traslado de la informacin (generalmente se opera a travs del movimiento fsico del elemento que soporta a la misma) se utilizan lneas rectas continuas, indicndose el sentido de las mismas con una flecha. La flecha no ser necesaria para las lneas descendentes. Lneas de toma de informacin: Para dibujar la toma de informacin (en este caso no existe movimiento fsico del elemento que soporta a la misma) se utilizan lneas rectas discontinuas, indicndose su sentido con una flecha. Esta no ser necesaria para las lneas descendentes Cruce de Lneas: Por razones de claridad de diseo, debe evitarse o minimizar el cruce de lneas. Cuando los cruces sean inevitables, se utilizarn puentes de media circunferencia. Este puente se dibujar sobre la lnea que cruce a otra ya trazada. La concavidad del puente debe coincidir con la orientacin de la lnea que se est cortando.

c).

Orden: A-B
A B

Orden: A-B-C
A B C

Uniones de lneas o secuencias: Se efectan formando ngulos rectos, tanto en el caso de varias lneas convergentes a un smbolo, como continuacin de una misma lnea que cambia de direccin.

Entrada y salida de lneas a los smbolos : La regla general determina que la entrada de lneas deber efectuarse por la parte superior o lateral del smbolo, y la salida por la parte inferior o lateral. Es importante agregar que la llegada lateral a un smbolo debera efectuarse por el lado izquierdo, y la salida lateral por el lado derecho. Solo puede entrar una lnea de traslado a cualquiera de los smbolos y slo puede salir una, salvo para el smbolo de alternativa (del que pueden salir hasta tres), del smbolo formulario (del que pueden entrar o salir una o varias lneas de secuencia) y el smbolo de operacin simultnea (en cuyo caso cualquier smbolo de accin puede tener mayor cantidad de lneas de traslado).

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En cuanto a lneas de toma de informacin, puede entrar una a cada smbolo y salir tantas como sean necesarias. Cuando a un mismo smbolo converjan varios cursos de accin o se tome informacin de distintos orgenes, se procede a unir las lneas correspondientes antes de su entrada o luego de su salida.

d). Smbolos utilizados

El IRAM, Instituto Argentino de Normalizacin, en sus Normas: NA 34501 Procedimientos Administrativos. Smbolos para la representacin grfica NA 34502 Procedimientos Administrativos. Tcnicas para la representacin grfica NA 34503 Procedimientos Administrativos. Lineamientos generales para el diseo de formularios para la representacin grfica establece los smbolos que se utilizan en la representacin grfica de procedimientos administrativos.

La Secretara de la Funcin Pblica ha publicado Guas de Metodologa para la elaboracin de Manuales de Procedimientos en las que acepta las Normas IRAM y propone a su vez algunos smbolos adicionales. Los smbolos que se utilizarn en los cursogramas se presentan en la siguiente pgina.

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CLASE PRACTICA Representa Smbolos

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Denominacin

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Utilizacin

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Operacin

Actividades
Control

Representa toda accin de elaboracin, modificacin o incorporacin de informacin o decisin. Por lo general representa acciones de emisin de formularios, incorporacin de datos o autorizaciones sobre el mismo, de consulta, firma, cumplimiento, etc. Representa toda accin de verificacin, que se realice en el procedimiento: cotejo entre comprobantes o registros, constatacin, comprobacin, control de clculos, de integridad de datos, de autorizaciones y de niveles de autorizacin, etc. Representa toda detencin transitoria del proceso en espera de un acontecimiento esperado. Respecto al ordenamiento requerido de la documentacin que se encuentra en situacin de espera, no es imprescindible que se siga un criterio determinado. Sin embargo, puede resultar conveniente, en algn procedimiento administrativo en particular, que la documentacin que permanece demorada sea ordenada de conformidad con la necesidad del mismo. Representa el almacenamiento sistemtico, en forma temporaria, de elementos portadores de informacin. Se denominan elementos portadores de informacin no solamente a formularios o registros factibles de lectura humana, sino tambin a los archivos magnticos y otros elementos de almacenamiento de informacin como el microfilm.

Actividades

Demora

Archivo Transitorio

Actividades

Representa el almacenamiento sistemtico, en forma permanente de elementos portadores de informacin. Como se puede observar, se identifica por su carcter de permanencia, esto es, se diferencia del archivo transitorio en razn de mantenerse en tal carcter por lapsos Archivo Definitivo ms prolongados. Los motivos que pueden determinar la necesidad de sta permanencia pueden surgir de disposiciones legales, o bien pueden ser resultado de requerimientos de los procedimientos a los que, ante consultas, alimentan con informacin. Representa la eliminacin de la informacin, ya sea que se destruya o no el elemento portador de la misma. El elemento portador de la informacin puede ser un archivo magntico (disco o cinta) y, en tal caso, ste puede ser borrado y volver a utilizarse para soportar una nueva informacin. Un ejemplo de destruccin directa del soporte sera el caso de un ejemplar de formulario, tal como una copia de una orden de pago que se mantienen durante un lapso en un archivo transitorio, vencido el cual se microfilma y se destruye. Se utiliza para indicar que en el procedimiento administrativo pueden originarse distintos cursos de accin, u optar de distintos modos, sea sobre la base de decisiones programadas o no, segn instrucciones que prevn distintas situaciones. Representa el desplazamiento fsico del elemento portador de la informacin y es la conexin entre los diferentes smbolos de procedimientos. La flecha indica el sentido de circulacin. En general, se dibuja verticalmente. Representa el desplazamiento de la informacin sin desplazamiento fsico del elemento que la porta. La flecha indica el sentido de circulacin de los datos. De sta forma se representa todo dato que se extrae, en general, de ficheros, archivos, listados, etc. Y que se incorporan de alguna manera al procedimiento administrativo. <puede tratarse tambin de informacin verbal Representa el nexo entre partes de procedimientos o procesos. Se lo utiliza para solucionar las siguientes situaciones: Conector Conectar smbolos de un mismo cursograma que se encuentran dibujados en pginas sucesivas. Vincular distintos cursogramas entre s.

Destruccin

Alternativa

Traslado

Cursos De Accin

Toma De Informacin

Unin o Vinculacin
Proceso No Representado

Representa el conjunto de acciones que se desconocen o que, definidas, no interesa representarlas o no es necesario. Generalmente se utiliza cuando se trata de procedimientos que se llevan a cabo fuera de la organizacin o cuando se quiere simplificar la diagramacin eliminando aquellos pasos que no hacen a la situacin representada especficamente. Representa el elemento portador de la informacin a todo vehculo de informacin escrita, o de otro tipo, impreso o no, tales como: grficos, notas, memorndums, microfilm, discos magnticos, CD rom, etc.

Soporte De Informacin

Formulario

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CLASE PRACTICA Representa Smbolos

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Denominacin Operacin Electrnica

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Utilizacin

1.0

Tareas que se realizan mediante el uso de computadoras. Conviene indicar el programa o sistema utilizado La representacin de formularios con varios ejemplares, se dibujan superpuestas y ligeramente desplazadas tantas figuras como cantidad de ejemplares se utilicen. La superposicin se muestra generalmente hacia abajo y a la derecha, indicando el nmero correspondiente a cada ejemplar: Original: 1 Duplicado: 2 Triplicado: 3 Cuadruplicado: 4 Es una accin conjunta que se realiza simultneamente y en forma conjunta, sobre dos o ms ejemplares dentro de un mismo documento o de documentos diferentes. La vinculacin se representa con una doble lnea entre los smbolos, sin indicar sentido en las lneas. La representacin consiste en un smbolo de operacin seguido a continuacin por el smbolo representativo de formulario o de otro soporte de informacin.

Simbolos Y Reglas Adicionales

1 2 3 4 Formulario Varias Copias

Operacin Simultanea

Emisin Formulario

Desglose De Formulario En Dos Partes

Se representa mediante un smbolo de operacin del que surgen tantos documentos como partes en que se desglosa el documento principal. Los documento desglosados se denominan con el mismo nombre que el principal seguido de un nmero indicativo del desglose. Para la distribucin de ejemplares, esto es el traslado de los mismos desde el sector en que se encuentran hasta otros sectores integrantes del cursograma, se dibujan las lneas de traslado de salida partiendo de cada uno o de cada grupo de ellos que tengan igual destino. Cuando dos o ms ejemplares sigan un mismo curso de accin, se unirn sus vrtices con una lnea, de cuyo centro partir la lnea de traslado. Excepcionalmente, para simplificar el dibujo y esencialmente para evitar el cruce de lneas, puede alterarse el orden de los ejemplares. Cuando se realice una operacin y un control en forma simultnea, se podrn representar ambas inscribiendo el smbolo de operacin dentro del smbolo de control. En el caso de tres o ms opciones, se indica el trazado de una sola lnea desde el smbolo, la cual se reunifica en forma horizontal o vertical, con el nmero de lneas necesarias. Se utiliza dentro de una misma pgina para evitar cruces excesivos de lneas, que hagan poco legible la gratificacin. A modo de ejemplo: el procedimiento viene del punto A en la misma pgina el procedimiento contina en el punto B en la misma pgina Se utiliza para indicar el salto del cursograma a otra pgina, a modo de ejemplo: el procedimiento viene de pgina N 2 el procedimiento contina en pgina N 8

Distribucin De Ejemplares

Operacin Y Control Simultaneo

Simbolos Y Reglas Adicionales

Alternativa Con Varias Opciones

A B

Conector Dentro De La Misma Pagina

2 8 Conector Entre Paginas

Conector De Procedimientos O Inicializador

Disco Rgido Del Sistema O PC

Se utiliza en la iniciacin o en la terminacin de procedimientos o procesos. Est totalmente definido cuando incluye el cdigo del procedimiento o proceso. Cuando marca la terminacin, si se incluye el texto FIN, significa que no existe ningn enlace con otro procedimiento o proceso. Se representa el disco rgido del sistema (estando conectado en red) o de la PC. Significa un soporte magntico de la informacin, fcilmente accesible para su lectura o guardado.