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COLLEGAMENTO A SISTEMA ............................................................................................................. 4 2.1.1 2.1.2 2.1.3 Primo accesso ................................................................................................................................. 4 Accessi successivi............................................................................................................................ 4 Modifica della password ................................................................................................................. 7
NAVIGAZIONE A SISTEMA ................................................................................................................... 9 3.1 3.2 3.3 3.4 MENU AD ALBERO .............................................................................................................................. 10 PERSONALIZZAZIONE DEL MENU DI LAVORO ...................................................................................... 12 VISUALIZZAZIONE TRANSAZIONE ....................................................................................................... 14 ATTIVAZIONE DI PI FINESTRE CONTEMPORANEAMENTE .................................................................... 15
LANCIO DEI REPORT ........................................................................................................................... 17 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4 4.5 4.5.1 4.6 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4 USO DEL MATCH CODE ........................................................................................................................ 17 ESEMPIO: ricerca di un conto per societ................................................................................... 18 ESEMPIO: ricerca di un conto per descrizione............................................................................ 19 ESEMPIO: ricerca di un conto per codice.................................................................................... 20 Selezione del criterio di ricerca .................................................................................................... 21 SELEZIONE DATI DA ESTRARRE ........................................................................................................... 22 Selezione multipla ......................................................................................................................... 22 Delimitazioni libere....................................................................................................................... 23 FUNZIONI DI ORDINAMENTO E RICERCA NEI REPORT ........................................................................... 24 Funzione di ordinamento allinterno di un report......................................................................... 24 Funzioni di ricerca allinterno di un report .................................................................................. 27 MODIFICA DEL LAYOUT DI UN REPORT................................................................................................ 29 STAMPA DEI REPORT ........................................................................................................................... 31 Gestione degli spool di stampa ..................................................................................................... 34 SCARICO DI DATI IN FILE LOCALE ........................................................................................................ 36 VARIANTI DI SELEZIONE ..................................................................................................................... 38 Creazione di una variante ............................................................................................................. 38 Richiamo di una variante .............................................................................................................. 40 Modifica di una variante ............................................................................................................... 41 Cancellazione di una variante....................................................................................................... 41
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UTILIZZO DEI REPORT........................................................................................................................ 42 BARRA DEI MESSAGGI ........................................................................................................................ 48 APPENDICE - A - ELENCO DELLE ICONE ....................................................................................... 49
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1 Introduzione
Nelle pagine seguenti fornita allUtente una guida alle funzionalit di base del SAP, con lillustrazione delle tecniche di impiego dei comandi e dei menu che sono comuni alla gran parte delle schermate dellapplicativo. 1.1.1 Sigla CdR RdA OdA EM EF CF Co.Ge. WF Tavola delle sigle e delle abbreviazioni Descrizione Centro di Responsabilit Richiesta di Acquisto Ordine di Acquisto Entrata Merce Entrata Fattura Controllo Fatture Contabilit Generale WorkFlow Note
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2 Collegamento a sistema
2.1.1 Primo accesso Per il primo accesso allapplicativo SAP richiesto di conoscere la password iniziale (normalmenteINIT) comunicata dagli amministratori di sistema. Il sistema richieder allUtente come prima attivit obbligatoria la scelta di una password personale da utilizzare per gli accessi successivi 2.1.2 Accessi successivi Per accedere a SAP: 1. "cliccare" sull'icona "SAP LOGON" presente sul Desktop della propria postazione 2. nella mascherina di accesso che appare, essendo selezionato lambiente di Produzione, "cliccare" su LOGON
NOTA: il collegamento in sviluppo possibile solo tramite autorizzazione concessa dallamministratore di sistema. 3. digitare la propria USERID e la propria PASSWORD e premere INVIO
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il campo gi precompilato e non deve essere modificato digitare la user definita per lutente la password legata allutente ed segreta. La prima volta che ci si collega a sistema deve essere digitata la password che stata fornita dallamministratore e, dando un Enter, il sistema propone i campi per linserimento di una password personale. Da questo momento la password pu essere modificata. NOTA: Per modificare la password selezionare il pulsante Nuova Password
Lingua:
la lingua proposta dal sistema litaliano. Questo campo non deve essere compilato
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NOTA: possibile che sia proposta inizialmente una mascherina contenente messaggi di servizio, inseriti dagli amministratori di sistema. Preso nota del messaggio, cliccare sul tasto evidenziato in figura per proseguire.
NOTA: Qualora al posto del men personalizzato per lUtente (contrassegnato con Nome e il Cognome come nella figura iniziale) dovesse invece apparire il menu standard
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP SAP (vedi figura seguente) si consiglia di cliccare per prima cosa sul tasto Menu utente (evidenziato in figura)
In ogni caso, saranno utilizzabili in SAP esclusivamente le funzionalit per le quali lutente specificamente abilitato. Il tentativo di eseguire unattivit (in SAP: Transazione) non autorizzata produrr un messaggio di errore bloccante simile al seguente (riferito per esempio alla transazione FB50):
2.1.3 Modifica della password per modificare la password, dalla schermata di accesso inserire il nome utente e la password e poi premere il pulsante
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Premere
per confermare
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3 Navigazione a sistema
Una volta effettuato laccesso a SAP appare una schermata simile a quella raffigurata
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Ogni funzione selezionabile a menu pu essere eseguita pi rapidamente digitando sul campo di comando il codice della transazione che la identifica. Il pulsante premere indica lhelp basta posizionarsi sul campo di cui si desidera lhelp e
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4. la transazione viene inserita nella cartella preferiti come indicato nella figura successiva
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Per rimuovere la transazione inserita nella cartella Preferiti occorre dapprima selezionare la transazione, quindi ciccare sul pulsante
NOTA: Qualunque inserimento/cancellazione di transazioni allinterno della cartella Preferiti, non modifica in nessun modo il menu ad albero standard.
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Nella sezione Dati SAP Dati Repository sul campo Transazione viene indicato il codice della transazione in esecuzione. Per verificare se ci si trova in sviluppo o in produzione premere il pulsante in basso alla finestra apparir la seguente pop-up indicante in corrispondenza della voce Sistema SSV se si in sviluppo o SOP se si in produzione.
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con la possibilit di lanciare altre transazioni e lavorare quindi contemporaneamente con pi finestre aperte.
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La presenza di un match code di ricerca su un campo evidenziato dal simbolo: posto a fianco dello stesso. Selezionandolo il sistema propone una prima maschera di filtro del dato.
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4.1.1 ESEMPIO: ricerca di un conto per societ possibile effettuare ricerche solo per societ, nel caso indicato inserendo la societ nellapposito campo
e premendo il pulsante
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fare doppio clic sul conto desiderato che verr riportato nel campo della maschera. 4.1.2 ESEMPIO: ricerca di un conto per descrizione
possibile inserire la Societ e premere il sistema visualizza i primi 500 conti della societ indicata ( possibile aumentare tale valore).
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP Se si ricorda linizio della descrizione, possibile indicare le lettere certe comprese fra due asterischi * . In questo modo il sistema proporr la lista di tutti i conti in cui il testo inizia con *FITTI*.
fare doppio clic sul conto desiderato che verr riportato nel campo della maschera. 4.1.3 ESEMPIO: ricerca di un conto per codice possibile filtrare anche per codice sempre compreso fra due asterischi come indicato nella schermata successiva
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fare doppio clic sul conto desiderato che verr riportato nel campo della maschera. 4.1.4 Selezione del criterio di ricerca I criteri con i quali filtrare i dati su un match code possono essere vari (il sistema propone pi cartelle sovrapposte). Per passare da uno allaltro, cliccare sulle descrizioni delle cartelle visualizzate oppure sulle frecce o selezionare licona di visualizzazione.
NOTA: la stessa logica di ricerca sopra esemplificata (per codice, descrizione, societ, etc.) vale anche per altri oggetti inseribili nei report: codice fornitore, cliente etc..
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scheda verde indica che i valori digitati (singolarmente o per intervalli) sono quelli estratti scheda rossa indica che i valori digitati (singolarmente o per intervalli) sono quelli esclusi apparir la seguente schermata tramite la quale Se invece si preme il pulsante possibile effettuare selezioni pi accurate (<, >, =, ect.)
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.2.2 Delimitazioni libere possible parametrizzare ulteriormente altre opzioni di selezione tramite il pulsante
Facendo doppio clic sulla sezione di sinistra appariranno le delimitazioni libere sulla destra (gli elementi di colore verde indicano che sono gi presenti nella sezione di sinistra). (come gi visto nel punto 3.2.1) nella sezione Delimitazioni Premendo il pulsante libere campo Tipo di documento apparir la maschera successiva
Scegliere report
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possibile ordinare i dati allinterno di un report in ordine crescente o descrescente. Per esempio possibile ordinare i dati per data, selezionando la colonna Data doc. e premere poi: per ordinare il report per data crescente per ordinare il report per data decrescente
possibile ordinare lo stesso report rispetto a diverse colonne, nellesempio per Tipo (Tp), per Data doc, per Societ, Importo ecc. possibile anche ottenere dei sub-totali con riferimento ad una determinata selezione, ad esempio selezionando la colonna Tp e premendo licona possibile ottenere dei sub totali per tipi documento evidenziati in giallo (nellesempio indicato)
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Se si seleziona la colonna Importo e poi si preme il pulsante totale generale della colonna indicata,
possibile ottenere il
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Le icone
Spostamento sulla prima pagina di un elenco Spostamento sulla pagina precedente dellelenco Spostamento sulla pagina successiva dellelenco Spostamento sullultima pagina dellelenco
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.3.2 Funzioni di ricerca allinterno di un report
Per esempio possibile ricercare un determinato importo (nellesempio 288) allinterno del documento inserendo il valo nel campo Cercare
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Dopo aver digitato il dato da cercare controllare: la posizione di inizio ricerca (solo a partire da questa riga: se non flaggato la ricerca inizia dal primo record visualizzato) la limitazione alla pagina (solo in questa pagina) numero di digit oltre i quali la ricerca viene interrotta (su report molto lunghi indicare 999) . Il sistema elenca tutti i record in cui
Cliccando su una delle righe il sistema ritorna al report iniziale posizionandosi sulla riga selezionata. Nel caso di pi dati trovati premendo licona seleziona le righe successive trovate. il sistema automaticamente
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Tramite luso delle fecce possibile inserire i campi nascosti selezionando il campo di interesse e premendo la freccia verso sinistra con riferimento a un singolo campo o tutti i campi premendo ovvero togliere le colonne che non sono utili alla nostra analisi selezionando quelli gi nascosti e poi la freccia verso destra .per il singolo campo selezionato o tutti i campi con la freccia . Una volta terminata la definizione del layout desiderato, premere il pulsante
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP le modifiche vengono automaticamente riportate a video. Se si volesse salvare il layout in modo da essere usato per gli accessi successivi, premere appare la seguente maschera con la possibilit di inserire un nome del layout desiderato nel campo Definizione premere poi il pulsante .
Allaccesso successivo, per richiamare un layout precedentemente salvato, bisogna premere il pulsante interesse e premere poi comparir una pop-up con la possibilit di selezionare il layout di .
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Nel caso di visualizzazione di un documento (transazione FB03) scegliere Documento Anteprima di stampa per vedere lanteprima del documento da stampare
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compare la seguente
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP Dispositivo di output: indicare il codice della stampante abilitata a stampare Numero di copie: modificare il default 1 se si vuole ottenere un numero copie superiore. Stampare (tutto): per stampare tutto il documento Stampare da pagina A: per stampare solo alcune pagine delloutput totale. Ora di stampa: possibile scegliere fra: o Output immediato indica che la stampa viene eseguita immediatamente o Collocare prima solo nel SAP Spooler il sistema memorizza loggetto da stampare (assegnando un numero di richiesta di spool evidenziato dal ) messaggio ma non lo stampa sino a quando l'utente non lo richiede. appare la seguente schermata con la possibilit di settare
Cancellazione immediata dopo la stampa: per problemi di memoria e di spazio macchina consigliabile che questo flag sia sempre attivo. - Se il flag attivato il sistema cancella automaticamente lo spool dallarea di memorizzazione al termine dellesecuzione della stampa. - Se il flag non selezionato lo spool non viene cancellato pu essere oggetto di ristampa a distanza di tempo. Questa opzione utile nel caso di report che richiedono tempi di esecuzione elevati e per i quali vengono chieste periodiche ristampe. In questo modo il report viene eseguito una sola volta e memorizzato come spool dal sistema.
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.5.1 Gestione degli spool di stampa
Se al momento della stampa non stato inserito il flag cancellazione dopo output il sistema memorizza loutput. Questultimo richiamabile a distanza di tempo in visualizzazione e stampa. Selezionare: SistemaServiziControllo Output (transazione SP01),
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Il sistema visualizza una videata di selezione per limitare gli output visualizzabili e, a fronte delle scelte effettuate, fornisce lelenco degli spool con lindicazione del numero, della data e ora di creazione, dello stato (in attesa, in corso o gi stampato) e del nome assegnato alla stampa (vedere titolo precedentemente descritto). Per visualizzare il contenuto della stampa selezionare la riga nella casella a sinistra e Per cancellare cliccare sullicona: la proposta di stampa selezionare la riga nella casella a sinistra e Cancellare cliccare sullicona: Per stampare selezionare la riga nella casella a sinistra e cliccare sullicona:
Per stampare solo alcune pagine visualizzare lo spool di stampa verificando i numeri di pagina oggetto di interesse, selezionare la stampante posizionata in alto sulla barra degli strumenti e quando ricompare la maschera di stampa indicare i numeri di pagina nelle caselle: Stampa da pagina..A..
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP Selezionare il formato di output desiderato, default Non convert . (In alternativa Foglio elettronico: nei passaggi di scarico in Excel, Rich Text Format per formato Word) e selezionare Enter. Sulla maschera successiva indicare il percorso di scarico (directory) su PC o rete in cui deve essere scaricato il file, nonch il nome file (es. C:\temp\conti.txt).
Premere
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Per creare una variante: compilare la maschera di selezione del report e salvare Inserire il nome della variante nel campo Nome variante e eventualmente una descrizione nel campo Signif. Poi premere .
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.7.2 Richiamo di una variante Per richiamare una variante selezionare da menu: Passaggio Varianti Visualizzare oppure premere il pulsante
Compare una pop-up contenente lelenco delle varianti disponibili. Selezionare la variante di interesse con un doppio click sulla riga.
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Ciclo Passivo Guida Operativa Funzionalit base SAP 4.7.3 Modifica di una variante I parametri di selezione di una variante possono essere modificati. Per eseguire la modifica richiamare la variante cos come indicato nel punto 4.7.2, sostituire gli inserimenti e salvare Sulla maschera della variante richiamare il nome della variante che si sta modificando tramite match code del campo Nome variante e Salvare. Il sistema chieder se si vuole Sovrascrivere la variante... Confermare cliccando su SI. 4.7.4 Cancellazione di una variante
Per cancellare una variante selezionare sul menu a tendina Passaggio Varianti Cancellare Cercare la variante cos come indicato nel punto 4.7.2 e confermare la cancellazione.
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NOTA: nel campo attribuzione appare, se esistente, il numero di riferimento del contratto a cui associato il movimento, seguito dal numero di protocollo del documento stesso. Qualora il movimento non sia associato a contatto, appare solo la data (aaaa/mm/gg) del giorno delloperazione. Epossibile, partendo dal report, navigare fino alla singola riga contabile che ha generato la scrittura, per verificarne tutti gli elementi. Infatti, con un doppio click del mouse in qualsiasi punto della riga che si vuole analizzare, appare il dettaglio del movimento contabile che lo ha generato.
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Premendo sullicona
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Premendo
e nuovamente
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Con un doppio click del mouse sulle singole righe poi possibile entrare ad analizzare gli altri movimenti contabili che compongono la scrittura.
Se si preme apparir una pop-up che evidenzia il centro di costo CdC, il Profit center e la posizione finanziaria
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Premere licona
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Messaggio di informazione:
Messaggi di avvertimento:
Nel caso di messaggi di avvertimento il sistema interrompe la transazione per informare lutente di unanomalia o di un dato derivato dal sistema in automatico. E possibile superare il blocco e passare alla videata successiva selezionando enter. Messaggi di errore:
I messaggi di errore sono bloccanti e non possibile proseguire sino a quando il dato inconsistente non viene corretto. Con un doppio click sul messaggio possibile passare ad una maschera di descrizione estesa dellerrore.
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Per salvare cap. 4.7.1 per richiamare una variante cap. 4.7.2 o F8, eseguire. visualizza i dati di testata del documento cap. 5 imposte relative alla scrittura. cap. 5 visualizza la prima nota completa cap. 5
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