Pendahaluan Semua organisasi mempunyai matlamat dan objektif organisasi.

Boleh dikatakan semua organisasi yang menjalankan perniagaan (business organisations) mempunyai matlamat yang sama, iaitu untuk mendapatkan keuntungan yang maksimum berbanding pelaburan, oleh itu jadual yang disediakan dalam pembuatan haruslah mempunyai elemen perancangan dan pengawalan yang efektif. Kedua-dua elemen ini perlu disempurnakan dengan berkesan supaya setiap organisasi itu dapat mencapai matlamat dan objektif. Cara bagaimana untuk mencapainya bergantung kepada keupayaan dan sumber yang ada pada sesebuah organisasi. erancangan adalah salah satu daripada empat fungsi utama pengurusan, selain daripada pengorganisasian, kepimpinan dan kawalan. erancangan atau penetapan matlamat bermaksud menyesuaikan diri dengan ketidakpastian. !alam perancangan, rancangan tindakan ini dibuat bagi menerangkan kaedah untuk mencapai matlamat yang diinginkan.

Objektif "emahami definisi perancangan dan kawalan, jenis-jenis perancangan dan kepentingan perancangan dan kawalan. "emahami #isi, "isi dan $bjektif, jenis-jenis objektif dan kepentingan objektif serta menganalisis tingkat pengurusan dalam perancangan dan kawalan dalam sesebuah organisasi. "emahami proses yang berperanan dalam menjadikan sesuatu perancangan dan kawalan dapat dilaksanakan dan menentukan tindakan yang paling sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi untuk mencapai matlamat organisasi.

Perancangan erancangan adalah satu proses untuk membuat keputusan tentang apa yang perlu dilakukan serta bertujuan mencapai matlamat keseluruhan organisasi, jabatan atau indi%idu tertentu. &a mementingkan masa hadapan yang dalam proses menentukan matlamat sesebuah organisasi, membentuk strategi, taktik dan operasi yang diperlukan bagi mencapai matlamat organisasi. roses perancangan akan menentukan matlamat dan akti%iti yang sesuai untuk erancangan bukanlah satu perkara yang berlaku sekali sahaja mencapai matlamat tersebut.

malah proses yang berterusan yang boleh mencerminkan dan mengubahsuai perubahan di persekitaran sesebuah syarikat. "atlamat adalah penting di dalam proses perancangan disebabkan ' perkara(). "atlamat menentukan arah *. "atlamat memfokuskan usaha +. "atlamat memandu rancangan dan keputusan '. "atlamat membantu kita untuk menilai kemajuan. ,ika seseorang indi%idu dan kumpulan di dalam organisasi ingin bekerja secara efektif bagi mencapai matlamat organisasi, mereka perlu tahu apakah yang sepatutnya dilakukan. -ujuan perancangan ialah()) menentukan objektif organisasi *) mengenalpasti cara alternatif bagi mencapainya +) memilih dari semua alternatif bagi organisasi dan indi%idu di dalamnya.

Kebaikan perancangan -erdapat empat kebaikan dalam membuat perancangan. ertama, ia membantu manusia memeriksa perkembangan sesuatu tugas. Sekiranya dilihat pada situasi seorang pekerja di pejabat, beliau tudak tahu perkembangan dirinya melainkan dengan memeriksa sendiri. .mat penting bagi seorang pekerja mempunyai matlamat atas apa-apa yang perlu dilakukan. &ni dapat dilakukan dengan membandingkan matlamat dengan perkembangan diri sendiri. Kedua,perancangan dapat membantu dalam menyelaraskan sesuatu akti%iti. Betapa pentingnya perihal ini dapat dilihat apabila sesuatu krisis berlaku dalam organisasi. Contohnya, sekiranya seorang pegawai eksekutif /C0$) memberikan kenyataan yang berbe1a-be1a kepada media tidak yakin dan ia menjatuhkan reputasi organisasi. !engan adanya penyelaras akti%iti, matlamat boleh disatukan dan perkara yang dapat menjejaskan reputasi organisasi dapat dielakkan. Ketiga,perancangan juga dapat membantu manusia untuk kebaikan ke hadapan. "enurut 2arkas 3 !eBecker /)445) seperti yang dikatakan oleh "ichael !ell dan juga peneraju !ell Computers, 6dalam perniagaan ini, kitar hidup sesuatu produk hanya untuk tempoh enam bulan dan ada dua jenis manusia yang pantas dan yang mati7. !ell sentiasa melihat kehadapan bagi merancang perkara yang mungkin menjadi satu peluang yang dalam dunia komputer. .pabila diteliti kata-kata beliau, suatu persamaan dapat diperhatikan apabila sesuatu produk mencapai tahap matang dan menyebabkan jualan menurun. engurus firma yang menghasilkan produk itu sebaik-sebaik berfikiran kehadapan untuk menjadi antara orang yang merebut peluang dan bukan membiarkan peluang berlalu begitu sahaja. Kebaikan yang terakhir, perancangan dapat membantu setiap indi%idu dalam menangani ketidakpastian. &a adalah pelan untuk setiap keadaan yang kurang menyenangkan dan tidak dijangka.

Kepentingan perancangan erancangan dalam sesebuah organisasi amat penting kerana memberi panduan kepada oganisasi bagi merangka matlamat-matlamat yang perlu dicapai dan strategi-strategi yang perlu dibentuk untuk mencapai kejayaan didalam setiap akti%iti dimasa hadapan. Selain itu memahami keadaan persekitaran dengan membolehkan tindakan-tindakan alternatif diambil apabila terdapat peluang atau ancaman serta organisasi dapat bertindak balas dengan merebut peluang dan menggelakkan diri daripada ancaman. erancangan juga dikatakan sebagai alat kawalan yang membantu proses menggunakan sumber-sumber dengan lebih efektif dan berkesan. !alam perancangan, objektif yang menentukan hala tuju pengurusan dan organisasi, cara sesuatu tindakan perlu diambil dan hasil tindakan itu telah dijangkakan dan ditentukan. $rganisasi perlu mewujudkan perancangan yang formal walaupun berhadapan dengan isu yang berbe1a. Kegagalan menyediakan perancangan yang berkesan akan menyebabkan organisasi akan terjejas.

-ugas pengurusan bagi mengawal adalah pengukuran dan pembetulan bagi akti%iti yang dibuat oleh orang di bawahnya bagi memastikan perancangan yang diperlu dicapai, dapat dilaksanakan. erancangan melibatkan keputusan pengurusan mengenai ()) apa yang akan dilakukan di masa akan datang. *) bagaimana untuk melaksanakan. +) bila akan dibuat. ') siapakah yang patut menyempurnakannya.

Asas-asas perancangan

Penyataan misi

Penyataan visi

Perancanga n strategi

Perancanga n taktikal

Perancanga n operasi

roses perancangan

enyataan misi. "erupakan penyataan berkenaan tujuan sesebuah organisasi ditubuhkan. enentuan misi

organisasi adalah menjadi tanggungjawab pengurusan atasan dan lembaga pengarah. "isi dan tujuan organisasi adalah untuk membantu organisasi dalam melancarkan perjalanan akti%itiakti%iti operasi. Sama ada oganisasi itu ditubuhkan bertujuan mendapatkan keuntungan ataupun tidak, misi membantu mengenalpasti produk ataupun perkhidmatan yang ditawarkan bagi mencapai matlamat penubuhanya. "isi turut membantu ahli-ahli organisasi mengenalpasti hala tuju organisasi dengan lebih jelas.

enyataan %isi. #isi ialah matlamat jangka panjang yang menyatakan arah tujuan organisasi. !engan

kata lain, %isi menerangkan cita-cita organisasi pada masa hadapan. &a adalah pengertian yang jelas berkenaan masa hadapan dan tindakan yang perlu dilakukan bagi mencapai cita-cita itu. enyataan %isi adalah berkenaan keadaan yang harus terjadi pada sesebuah organisasi dan arah tuju secara strategi.

Proses dan kitaran perancangan ). "enetapkan objektif. "engambil kira peluang dan ancaman serta kekuatan dan kelemahan sesebuah organisasi. $bjektif yang baik mestilah jelas, boleh diukur, realistik, mencabar dan mempunyai jangka masa yang boleh dicapai. Bagi menetapkan objektif perlu mengambil kira faktor-faktor pasaran, persaingan, citarasa pelanggan dan teknologi. *. "entafsir kedudukan semasa. "eliputi semua fungsi organisasi serta membuat andaian terhadap persekitaran. !alam mentafsir kedudukan masa, perancangan haruslah sesuai dengan premis perancangan dan pengurus perlu memahami faktor persekitaran dalaman atau luaran yang perlu dibentuk dan dilaksanakan. +. "enentukan alternatif. .lternatif-alternatif disenaraikan seberapa banyak yang mungkin dan kemudian disenaraikan mengikut susunan keutamaan berdasarkan tahap kecekapan dan keberkesanan alternatif tersebut mengikut kriteria-kriteria tertentu. '. "emilih alternatif terbaik. "embandingkan alternatif-alternatif rancangan yang dibentuk, menilai dan memilih alternatif yang paling baik untuk dilaksanakan bagi memenuhi objektif organisasi. 8. erlaksanaan. "elibatkan proses melaksanakan alternatif rancangan yang telah dipilih. engurus perlu menyampaikan hasrat organisasi kepada setiap lapisan pengurusan supaya setiap anggota dalam organisasi memahami apa yang diharapkan oleh organisasi. Semasa pelaksanaan pengurus perlu mengkoordinasi, mengesan dan mengawal semua akti%iti kerja.

Jenis-jenis perancangan ). erancangan strategi. erancangan strategi ialah penentuan matlamat jangka panjang sehingga )9 tahun akan datang dengan mengandaikan mereka mampu mendapatkan sumber-sumber yang diperlukan bagi mencapainya. Contohnya pengurus atasan yang membuat perancangan strategi bagi organisasi, ia juga terlibat dengan pembangunan strategik. !alam perancangan strategi, ianya mampu menyatakan tingkat perlumbaan dan keuntungan yang perlu dicapai tetapi turut menyediakan arahan dan cara hendak mencapainya. erancangan strategi juga melibatkan potensi pasaran dan cara meneroka serta penggunaan sumber organisasi. roses perancangan strategi. roses perancangan strategi adalah salah satu faktor penting bagi sesebuah organisasi dalam menetapkan hala tuju matlamat dala jangka panjang. -erdapat 8 langkah proses pengurusan strategi(

"embangunkan %isi dan misi. Sebelum membagunkan %isi dan misi terdapat banyak persoalan yang berkaitan dengan persekitaran dalaman dan luaran organisasi yang perlu dijawab terlebih dahulu. Contohnya persoalan yang akan timbul siapakah menjadi pelanggan mereka, faktor geografi, siapakah pembekal dan lain-lain. Selepas menyelesaikan semua persoalan misi dan %isi organisasi baru dibangunkan berdasarkan jawapan yang dibuat. #isi menerangkan berkenaan arah tuju jangka panjang dan hasrat atau cita-cita strategi organisasi itu manakaln misi menerangkan berkenaan tujuan dan sebab organisasi itu ditubuhkan.

"embangunkan srategik utama /menggunakan S:$- dan ramalan). -erdapat + pecahan strategik iaitu yang pertama strategik pertumbuhan yang merupakan usaha menggembangkan operasi sesebuah organisasi. Kedua, strategi kestabilan melibatkan sedikit atau tiada lansung perubahan penting manakala yang ketiga strategi bertahan dikenali sebagai strategi penjimatan,contohnya pengurangan bilangan pekerja, penjualan sesetengah anak syarikat, pengurangan dan penjimatan kos, menjual aset-aset syarikat dan sebagainya.

"erekacipta rancangan strategi. Strategi-strategi utama perlu diterjemahkan kepada rancangan strategi yang lebih fokus atau spesifik serta mengambil kira matlamat utama organisasi dan keuntungan serta pertumbuhan tetapi juga berkenaan cara bagi mencapai matlamat organisasi. Contohnya, pengurus perlu peka pada kaedah yang terbaik bagi organisasinya dan membuat pilihan yang tepat pada strategi-strategi yang dianalisa.

"elaksanakan rancangan strategi. !alam pelaksaan rancangan strategi, pengurus perlu melihat pada keseluruhan dalaman organisasi sama ada setiap pekerja berada ditempat yang betul ataupun tidak mereka mampu melaksanakan tanggungjawab mereka dengan baik lagi aspek yang lain. Kerjasama keseluruhan ahli organisasi penting untuk mencapai matlamat organisasi.

Kawalan strategi berterusan. Setelah rancangan strategi dilaksanakan, pengurus pula perlu membuat kawalan dan pemantauan yang berterusan pada akti%iti dan pretasi organisasi dibandingkan dengan rancangan strategi yang dibuat.

*. erancangan taktikal. ,enis perancangan ini dibawah tanggunjawab penurus pertengahan. erancangan taktikal adalah perancangan yan menentukan apakah matlamat dan jenis sumbangan yang perlu diberikan oleh setiap jabatan atau unit kerja untuk tempoh 5 bulan-* tahun akan datang dengan mengandaikan mereka mempunyai sumber-sumber yang diperlukan. Contohnya sebuah syarikat akan mempunyai banyak perancangan taktikal sekiranya banyak jabatan atau unit kerja. Setiap perancangan dalam perancangan ini mempunyai matlamat yang berupaya membantu mencapai matlamat-matlamatnya. &ni adalah perkara yang perlu dititikberatkan semasa meangka perancangan taktikal.

+. erancangan operasi erancangan operasi melibatkan pengurus bawahan dan pekerja bukannya pengurus tetapi hanya dibawah tanggungjawab pengurus bawahan. Kaedah tertentu dapat diselesaikan dengan sumber-sumber yang disediakan untuk tempoh masa ) minggu-) tahun. Contohnya jika perancangan operasi tidak berjalan dengan baik maka ia mampu menjejaskan perancangan tatikal, oleh itu akti%iti tertentu yang mesti dicapai untuk melaksanakan sesuatu tindakan berdasarkan rancangan taktikal dan strategik. '. erancangan tindakan erkembangan perancangan kadar jangka pendek adalah untuk mengkaji akti%iti, hasil pengeluaran, tanggungjawab indi%idu dan sasaran masa yang diperlukan untuk mengukur kejayaan organisasi dalam mencapai misi, sasaran dan objektif sesebuah organisasi itu.

Kawalan Kawalan adalah fungsi pengurusan yang terakhir dan menjadi fungsi yang terpenting kerana ia bertujuan bagi meningkatkan sesuatu produkti%iti. $leh itu kawalan dapat didefinisikan sebagai pemantauan prestasi pekerja dan membandingkan dengan matlamat serta membuat pembetulan kesilapan sekiranya diperlukan. engawalan pula didefinisikan sebagai pengurus yang memantau prestasi dan membandingkanya dengan matlamat. Seterusnya membuat tindakan pembetulan sekiranya tindakan itu diperlukan. engawalan adalah salah satu fungsi pengurusan selain daripada fungsi perancangan, pengorganisasian dan kepimpinan. Kesimpulanya engan adanya kawalan, segala akti%iti organisasi dapat berjalan dengan lancar dan teratur. $leh sebab itu, kawalan diperlukan dalam organisasi bagi membantu pengurus menjalankan pengurusan dengan cekap dan berkesan.

Keperluan kawalan dalam organisasi $rganisasi pada masa kini menghadapi banyak cabaran-cabaran yang perlu ditangani. Semua cabaran ini perlu dihadapi oleh pengurus. $leh itu, pengurus perlu melaksanakan fungsi kawalan. Sebenarnya ada enam sebab mengapa kawalan diperlukan oleh sesebuah organisasi. Kawalan membantu organisasi untuk(). menerima perubahan dan kepastian. *. mengenalpasti ralat dan kesilapan. +. menggunakan kos,meningkatkan produkti%iti atau menambahkan nilai. '. mengenalpasti peluang-peluang yang ada. 8. menguruskan sesuatu masalah yang rumit.

erubahan dan ketidakpastian. Sesebuah organisasi perlu menerima segala perubahan dan ketidakpastian yang berlaku

dalam pengurusan. Semua organisasi perlu peka pada perubahan yang sering berlaku seperti perubahan dalam pasaran, perubahan citarasa pengguna, penggunaan teknologi, penciptaan bahan serta perubahan dalam undang-undang kerajaan. $leh itu, organisasi perlu bijak dalam menjelaskan sesuatu perubahan yang berlaku. ,adi pengurus memainkan peranan, iaitu dengan mengambil tindakan yang sewajarnya bagi menghadapi perubahan dan ketidakpastian yang berlaku. "aka sistem kawalan dapat membantu sesebuah organisasi menyelesaikan masalah berikut. !engan adanya sistem kawalan, ia dapat membantu pengurus bagi menjangka, memantau dan mengambil tindakan yang berkesan pada perubahan yang berlaku.

"engenalpasti ralat dan kesilapan. Sistem kawalan diperlukan dalam organisasi kerana ia dapat mengenalpasti ralat dan

kesilapan dalam pengurusan sesebuah organisasi. ;alat dan kesilapan mungkin berlaku disebabkan oleh penggunaan kos yang berlebihan, kerosakkan dalam pengeluaran, kadar pengantian pekerja, kesilapan dalam buku simpan kira dan ketidapuasan hati pengguna. Sekiranya seseorang pengurus tidak mampu mengawal masalah-masalah ini dengan baik, kemungkinan ia akan menjadi masalah yang lebih besa sehingga menjejaskan prestasi dan kedudukan sesebuah organisasi.

"engurangkan kos dan meningkatkan produkti%iti Selain itu,sistem kawalan diperlukan adalah disebabkan untuk mengurangkan kos,

meningkatkan produkti%iti atau menambah nilai. Sistem kawalan juga dapat mengurangkan kos pekerja, menghapuskan pemba1iran, meningkatkan output dan meningkatkan kitaran penghantaran produk bagi sesebuah organisasi. &ni menyebabkan pengguna lebih cenderung bagi memilih produk organisasi itu berbanding produk organisasi pesaing.

"engenalpasti peluang .ntara sebab lain bagi mengenalpasti peluang-peluang yang ada. !alam hal ini, pengurus

mesti memainkan peranan bagi membentuk sesebuah pengurusan yang cekap dan berkesan. $leh itu, pengurus harus mengenalpasti peluang-peluang yang ada seperti jualan murah sesuatu produk, persaingan harga keatas barang, perubahan penduduk dan pasaran baru dari luar negara. !engan adanya kawalan, ia dapat membantu pengurus supaya berjaga-jaga dan peka pada peluang yang ada. Sekiranya tidak,mungkin peluang terlepas tanpa disedari.

"engurus masalah Salah satu sebab lain pula adalah untuk menguruskan sesuatu masalah yang rumit.

"asalah yang rumit wujud apaila firma kecil berkembang menjadi firma besar ataupun firma bergabung dengan firma lain. <al ini kerana firma mengalami beberapa perbe1aan dari segi proses pengeluaran, dasar pembelian bahan-bahan, prinsip utama pelanggan dan perbe1aan budaya antara pekerja-pekerja. "aka kawalan dapa memberikan bantuan kepada pengurus bagi menyelaraskan sesuatu masalah yang rumit ini

"emantau pemencaran pembuatan keputusan .khir sekali, sistem kawalan diperlukan dalam organisasi bagi memencarkan pembuatan

keputusan dam memudahkan kerja berpasukan. Kawalan membenarkan pengurusan atasan bagi memencarkan pembuatan keputusan pada peringkat yang paling rendah dalam sesebuah organisasi. Kawalan juga membantu pengurus memudahkan kerja berpasukan yang memerlukan pengurus memberikan sokongan dan dorongan kepada para kerja.

Langkah-langkah dalam proses kawalan Sistem kawalan selalunya berubah berdasarkan pada situasi yang tertentu.

:alaubagaimanapun, ia tetap mengikut langkah-langkah yang sama. 0mpat langkah yang terdapat dalam proses kawalan, iaitu menetapkan piawai, mengukur prestasi, membandingkan prestasi dengan piawai dan membuat tindakan pembetulan sekiranya perlu. roses kawalan

"enetapkan piawai

"engukur prestasi

tidak "embandingkan prestasi dengan piawai -indakan pembetulan

teruskan

y a

). "enetapkan piawai =angkah yang paling utama adalah menetapkan piawai bagi menentukan hasil yang ingin dicapai oleh organisasi. Kawalan piawai adalah peringkat pencapai piawai yang mudah dan diingini dengan tujuan bagi mencapai matlamat organisasi. iawai mungkin khusus atau umum sehingga dapat menyediakannya untuk semua peringkat pengurusan. iawai juga ditetapkan untuk semua bentuk organisasi sama ada organisasi yang berasaskan keuntungan dan bukan keuntungan. Contohnya bagi organisasi berasaskan keuntungan,pengurus menetapkan piawai bagi prestasi kewangan, peningkatan peratusan saham dan pulangan keatas pelaburan. "anakala organisasi bukan berteraskan keuntungan pula, piawaiannya mungkin dari segi peringkat sumbangan derma ikhlas. .ntara contoh lain bagi piawai yang subjektif adalah dengan menetapkan piawai untuk peringkat semangat pekerja. pihak pengurusan. enetapan sesuatu piawai dalam organisasi bukan sahaja bertujuan mencapai matlamat malah untuk kebaikan para pekerja dan

*. "engukur prestasi =angkah yang berikutnya adalah mengukur prestasi pekerja dan organisasi bagi memastikan hasil sebenar yang mampu diperoleh. Contohnya organisasi melihat jumlah produk yang dapat dijual atau berapa produk yang dapat dihasilkan. restasi yang diukur biasanya diperoleh daripada tiga sumber, iaitu laporan bertulis termasuk cetakan computer, laporan lisan seperti laporan pencapaian mingguan jurujual kepada pengurus jualan dan tinjauan peribadi pengurus yang memantau perlakuan pekerja di tempat kerja.

+. "embandingkan prestasi dengan piawai "anakala langkah yang ketiga membandingkan prestasi pekerja atau organisasi yang diukur dengan piawai yang ditetapkan. Kebanyakkan pengurus menyukai prestasi yang melebihi piawai, ini adalah kerana salah satu objektif organisasi. Sekiranya prestasi yang diukur lebih rendah daripada piawai, organisasi perlu mengkaji sama ada terdapat penyimpangan dalam prestasi sesebuah organisasi. Semakin besar perbe1aan prestasi yang diinginkan oleh organisasi dengan prestasi yang sebenar, semakin besar tindakan yang perlu dibuat.

'. "embuat pembetulan =angkah yang terakhir adalah membuat pembetulan sekiranya perlu. embetulan yang dibuat ini bagi melihat perubahan dalam hasil yang diingini organisasi. -erdapat tiga kemungkinan dalam membuat pembetulan, iaitu tidak membuat sebarang perubahan, mengenali dan mengukuhkan prestasi yang positif serta mengambil tindakan bagi membaiki prestasi yang negatif. .pabila prestasi pekerja melebihi piawai yang ditetapkan, pengurus perlu memberikan ganjaran kepada mereka dari segi psikologi ataupun fi1ikal. Contoh dari segi psikologi adalah dengan kata-kata semangat atau pujian sebagai perangsang seperti, 6kerja yang baik7, 6prestasi kamu sungguh membangakkan7 dan lain-lain. !ari segi fi1ikal pula, pengurus perlu memberikan bonus, kenaikan gaji, pangkat dan sebagainya. Sebaliknya jika prestasi lebih rendah daripada piawai, pengurus perlu menyelidik alasan dan mengambil tindakan yang bersesuai. $leh itu sekiranya pengurus perlu membuat pembetulan, piawai perlu disemak semula.

Jenis-jenis kawalan

-erdapat tiga jenis kawalan yang digunakan oleh pengurus. &a berbe1a mengikut masa. ,enis kawalan ditetapkan sebelum, semasa dan selepas dalam aliran kerja iaitu kawalan terdahulu /sebelum), kawalan berserentak /semasa) dan kawalan terkemudian /selepas).

input
Kawalan terdahulu /menjangka "asalah)

roses tranformasi
kawalan serentak /mengurus masalah semasa ia berlaku) -iga jenis kawalan

output
kawalan terkemudian /mengurus masalah selepas ia berlaku)

Kawalan terdahulu Kawalan terdahulu ialah kawalan yang dilakukan sebelum memulakan kerja, iaitu

berlaku sebelum operasi dimulakan dan bercadang bagi mengelak dan menjangka masalah. Kawalan ini terdiri daripada peraturan, dasar dan prosedur cadangan bagi menentukan cadangan prestasi supaya dapat dilaksanakan dengan teliti. -ujuan kawalan ini adalah bagi menghalang masalah daripada berlaku semasa operasi kerja sedang dijalankan. "aka kelak, pengurus tidak perlu bagi membaiknya. Kawalan terdahulu memerlukan masa sebagai panduan bagi menyelesaikan masalah masalah sebelum organisasi mendapat kesan ke atas operasi dan mengeluarkan perbelanjaan yang tinggi.

Kawalan berserentak

Bagi kawalan berserentak pula berlaku semasa operasi kerja dijalankan dan bercadang bagi meminimumkan masalah yang berlaku. Contohnya, lampu amaran dalam kenderaan yang menunjukkan minyak tinggal sedikit. Kawalan ini terdiri daripada mengarah, memantau, akti%iti penalaan 6fine tuning7 yang dapat membetulkan masalah sebelum menjadi lebih rumit atau memerlukan kebih banyak belanja menanggung masalah ini.

Kawalan terkemudian "anakala kawalan terkemudian terjadi selepas operasi kerja diselesaikan dan bercadang

bagi membetulkan masalah yang berlaku. Contohnya ulasan piawai prestasi. Kawalan terkemudian memerlukan perbelanjaan yang tinggi kerana masa yang diperlukan adalah terlalu lama untuk terlibat dalam membuat pembetulan pada operasi. Kawalan ini terdiri daripada penggunaan maklumat berkenaan keputusan sebelum ini bagi membetulkan kesilapan pada piawai. Kelemahan kawalan ini adalah kerosakkan telahpun berlaku. 2aedahnya pula, menunjukkan rancangan proses kawalan dapat berjalan dengan baik dan memberitahu pekerja cara mereka melaksanakan tugas dengan baik. $leh yang demikian, ia dapat memberikan moti%asi kepada pekerja.

Bidang-bidang kawalan

-erdapat empat sumber yang biasanya digunakan dalam organisasi, iaitu sumber fi1ikal, sumber maklumat, sumber manusia dan sumber kewangan. Setiap bidang mempunyai perbe1aan masing-masing. Sumber kawalan yang pertama adalah pada sumber fi1ikal. Sumber fi1ikal adalah

bagunaan, peralatan dan produk-produk yang nyata. Contohnya terdapat peralatan bagi mengawal komputer, kereta, mesin-mesin dan lain-lain. "anakala dari segi kawalan i%entori, ia diperlukan bagi memastikan bilangan pengeluaran produk bersesuaian dengan piawai yang perlu dicapai. "anakala kawalan pada sumber manusia pula adalah penting bagi memastikan memastikan keupayaan dan kebolehan pekerja melalui ujian personaliti, ujian bebas daripada dadah dan ujian keterampilan. "elalui bidang kawalan ini, secara langsung pengurus dapat meningkat produkti%iti pekerja dan meninjau kebolehan pekerja dalam pengurusan. Selain itu, terdapat kawalan pada sumber maklumat yang merupakan kawalan organisasi seperti jadual pengeluaran, ramalan jualan, pengaruh persekitaran, analisis dengan pesaing serta hubungan dengan pelanggan dilakukan menerusi sumber maklumat. Bidang kawalan yang terakhir adalah kawalan pada sumber kewangan. -imbul beberapa persoalan berkenaannya seperti apakah bil dibayar pada waktunya, berapakah jumlah penghutang, berapakah jumlah organisasi yang berhutang dengan pembekal, adakah kecairan di tangan anda memadai,serta berapakah belanjawan dilakukan>. Kawalan pada sumber kewangan penting bagi mengelakkan kepincangan yang menjejaskan bidang lain.

Ga a perlaksanaan kawalan

-erdapat tiga jenis pengurusan atau falsafah kawalan, iaitu birokratik, pasaran dan budaya. Kebanyakan organisasi menggunakan kawalan birokratik atau kawalan budaya dan hanya sebilangan kecil menggunakan kawalan pasaran. ?aya kawalan birokratik ini menggunakan undang-undang, peraturan dan tingkat autoriti bagi mengawal akti%itinya. &a mengawal pekerja dengan menggunakan undang-undang yang ketat, hierarki yang kukuh, gambaran pekerjaan dan struktur tambahan seperti belanjawan, penilaian kerja dan ganti rugi. Kawalan birokratik dapat dilaksanakan dengan lancer sekiranya setiap penyataan kerja dinyatakan dengan jelas dan terperinci. .pabila wujud pengkhususan, ianya lebih efektif, iaitu bagi memastikan sesuatu piawai dapat dilakukan. &a mungkin tidak efektif sekiranya pekerja tidak melaksanakan undang-undang yang ditetapkan atau cuba bagi memanipulasikan sistem laporan atau mereka cuba bagi mewujudkan kekangan birokratik. Kawalan pasaran pula dapat diterangkan dengan melihat mekanisma pasaranya seperti harga, pesaing dan perkongsian pasaran bagi membimbing kawalan. "aka pihak pengurusan memainkan peranannya dalam menilai setiap unit perniagaannya yang menghasilkan keuntungan ataupun kerugian. $leh itu, pembahagian bidang perlu dilakukan bagi mengukur mengikut tahap kepentingan yang memberikan keuntungan yang maksimum. &a menggambarkan cara organisasi mendapatkan keuntungan secara keselurahan. Berbanding kawalan birokratik dan pasaran,kawalan buday tidak menganggap organisasi dan pekerja mempunyaibanyak perbe1aan.!i bawah kawalan ini, pekerja diberi peluang bagi membuat keputusan mereka sendiri. Kawalan budaya mnggambarkan wujudnya perkongsian kepentingan, kepercayaan dan amalan dalam akti%iti seharian.

Analisis titik pulang modal

jualan hasil

jumlah pulangan modal jumlah kos untung

titik pulang modal rugi kos berubah

kos tetap @nit jualan

Kos tetap dan kos berubah. Bagi sesebuah firma, sebelum memulakan perniagaa sama ada firma itu menjual sesuatu

produk ataupun tidak, firma itu perlu membiayai sewa, insurans, cukai dan gaji pekerja.

Kesemua ini disebut sebagai kos tetap. Kos tetap ini dibelanjakan sepanjang masa untuk pembayaran kepada dasar tetap tidak kira sama ada mingguan, bulanan ataupun tahunan. "anakala kos berubah wujud apabila sesebuah firma menghasilakan dan menjual produk yang dikeluarkan, kos-kos lain seperti pembekal, buruh, komisen jualan dan penghantaran turut perlu dibiayai. &ni dikenali sebagai kos berubah. Kos berubah hanya wujud apabila firma menjalankan operasi pengeluaran dan penjualan sesuatu produk ataupun perkhidmatan. ,umlah kos berubah adalah bergantung pada jumlah bilangan produk yang dapat dihasilkan.

,umlah kos dan jumlah pulangan modal. ,umlah kos ialah hasil pertambahan diantara kos tetap dan kos berubah.?arisan

menyondong ke atas disebelah kanan carta itu menunjukkan jumlah kos berubah. "anakala jumlah pulangan modal ialah jumlah untung yang diterima daripada jualan produk yang dijual. ,umlah ini berdasarkan seberapa banyak bilangan unit yang dijual.

-itik pulang modal. -itik pulang modal ialah titik yang menunjukkan kuantiti pulangan jualan kepada firma

yang menyatakan tidak ada keuntungan yang dihasilkan dan kerugian yang dialami.

Kerugian dan keuntungan. Sekiranya firma itu gagal menjual baju pada harga sebenar /titik pulang modal) dan

secukupnya, ini berkemungkinan mendatangkan kerugian. Kerugian bermaksud jumlah kos adalah melebihi jumlah pulangan hasil jualan. "anakala keuntungan ialah jumlah pulangan melebihi jumlah kos.

!umusan

Sebagaimana yang diketahui, perancangan mampu menyediakan banyak manfaat kepada pengurus. "elalui perancangan, pengurus dapat mengenalpasti sebarang masalah dan risiko yang bakal dihadapi dan merangka strategi bagi mengatasinya. Selain itu bagi memastikan perancangan lebih berkesan, pengurus perlu mempelajari cara dan langkah bagi mewujudkan perancangan yang berkesan. erancangan bukan sahaja untuk organisasi berteraskan keuntungan tetapi turu penting kepada organisasi yang tidak berteraskan keuntungan.Bagi kawalan, secara keseluruhan fungsi kawalan adalah pengurusan yang penting dalam sesebuah organisasi. !engan adanya sistem kawalan, perjalanan organisasi dapat dikawal dengan teratur dan sempurna. !alam sesebuah organisasi perlu ada sistem kawalan yang efektif supaya produkti%iti dapat ditingkatkan dan ia menjadi sesuatu perancangan yang dibuat menjadi kenyataan seperti dirancang.

Lampiran

6.sas pengurusan cermelang7A /*99B) .b.wahab mat, "c ?raw-<ill /"alaysia) Sdn.Bhd. 6K " +49+ engurusan industri7 www.htppCC.yahoo.com.my.

PENGURUSAN TEKNOLOGI ( !R "##$ % TAJUK Pro&'ction Planning an& (ontrol

K@" @=.D )

D.". ( "@<."".! :.S&0 B&D "! 0S. D$ &CC ( 499E9B-9)-5B'8

D.". ( D@;@= .&D& B&D-& .B!@= :.<.B D$ &CC ( E4959'-9B-98'B'