crire une lettre officielle

Objectif: respecter les usages sociaux et les rgles de politesse dans les lettres officielles

Voir galement: crire une lettre de motivation crire une lettre prive Observation Centre de Formation de Lads-Jockeys de Maisons-Laffite ! avenue "ranger # !$%&& Madame J'ai le plaisir de vous informer (ue votre fils )*LL+,- )u.ert a t inscrit pour la rentre de /0$1 au Centre de Formation de Lads-Jockeys de Maisons-Lafitte2 Conformment au dossier (ui nous a t transmis par le collge de votre fils cette inscription prendra effet si les conditions p3ysi(ues numres ci-dessous sont tou4ours vala.les # poids maximum: 5$ kg # taille maximum: / 6& m # acuit visuelle sans verres correcteurs: /57/& Vous voudre8 .ien vous mettre en rapport avec Mlle Leila Malvoisie documentaliste de l'ta.lissement scolaire de votre fils pour la constitution du dossier d'entre dans notre ta.lissement2 9ous vous rappelons (ue la rentre scolaire est fixe au /$ septem.re /0$12 Votre fils )u.ert )ollard devra donc avoir re4oint le centre de Maisons-Lafitte au plus tard le /! septem.re : /% 3eures2 Le directeur du Centre2 J2-;2 9o8ire Tu vaux mieux que mon frre < -uculot coll2 =ravelling2

Questions /2 12 52 62 B2 >ui est l'expditeur de la lettre? @ (uels endroits du texte l'identit de l'expditeur est-elle mentionne ? >ui est le destinataire? >uelles mentions 3a.ituelles man(ue-t-il : cette lettre insre dans un roman ? Anumre8 les informations contenues dans cette lettre2 + (uoi correspondent les paragrap3es?

Leon La lettre officielle o.it : des rgles prcises (u'il est important de respecter2 A. La situation de communication La lettre ta.lit une situation de communication2 L'metteur s'adresse : un destinataire en un moment et un lieu prcis2 =ous ces lments ainsi (ue le su4et de la lettre doivent Ctre prsents dans le texte2 B. Lobjet de la lettre *n crit des lettres officielles pour informer pour solliciter pour rclamer pour protester2 La lettre laisse des traces matrielles ce (ui est indispensa.le dans les relations d'affaires et administratives2 C. Le plan de la lettre D pour informer on suit le plan c3ronologi(ue: motif de la lettre description de la situation vocation du futurE D pour une rclamation: rsum de la situation expos du pro.lme expos de ses attentes2 D. La prsentation Le papier

Fl vaut mieux utiliser un papier .lanc non lign de dimension +6 G1/x10 ! cmH ;rsentation type:

. La formule dappel *n crit I Monsieur J I Madame J en toutes lettres : (uel(u'un (ue l'on ne connaKt pas E sinon I C3er Monsieur J I C3re Madame J avec des ma4uscules2 *n n'crit 4amais L I Ma c3re Madame J ou I C3re madame Martin J2 !. La formule finale de politesse Mlle varie selon plusieurs critres: /2 La relation entre expditeur et destinataire 12 # # # # Le type de lettre: lettre de demande: -ans l'attente d'une rponse favora.le 4e vous prie d'agrerN lettre de remerciements: ,eceve8 Monsieur l'assurance de ma vive reconnaissance2 lettre de rclamation: ,eceve8 Monsieur l'assurance de ma vive reconnaissance2 lettre de condolances: ,eceve8 Monsieur l'expression de ma plus vive sympat3ie2

52 Osages et codes sociaux Mn gnral I expression J s'emploie d'un infrieur : un suprieur E I assurance J (ui ne s'emploie pas d'infrieur : suprieur est le plus en usage dans les lettres professionnelles2 Les ver.es I agrer J et I accepter J mar(uent le respect et s'emploient d'infrieur : suprieur2 9'crive8 pas I veuille8 croire en J (ui s'emploie dans le langage religieux mais I croire : J2 One femme adresse ses I salutations J : un 3omme et non ses I sentiments J ou son I respect J2 On 3omme peut adresser : une femme ses I respectueux 3ommages J2 I +ccepte8 mes salutations distingues J est une formule trs impersonnelle vraiment rserve : des rapports professionnels et commerciauxE One carte de visite se rdige : la troisime personne et ne se signe 4amais2 62 Construire la formule de politesse

P2 Les normes postales pour l'enveloppe

Exercices 1. Pour chacun des dbuts de lettre suivants, ima ine! une situation de communication "ossible # metteur, destinataire. crive! une suite $ cha%ue "hrase. D Je prends la li.ert de vous informer (ueN D Je regrette de devoir porter : votre connaissanceN D J'ai l'3onneur de vous accuser rception deN D Je vous serais extrCmement reconnaissante deN &. Quelle formule d'introduction, "armi celles %ui vous sont "ro"oses, choisirie!(vous "our # l'envoi d'un certificat mdical # un accus de rception # une demande de catalogue # une rclamation : une socit de vente par correspondance # un remerciement pour service rendu # des excuses # l'envoi d'un document2 +2 J'ai le regret d'attirer votre attention surN "2 J'ai le plaisir de vous communi(uerN C2 Mn rponse : votre envoi duN 4e vous accuse rception deN M2 Je vous serais reconnaissantGeH de .ien vouloir m'adresserN F2 Je vous prie de .ien vouloir m'excuser de ne pouvoir me rendreN P2 Je vous adresse mes vifs remerciements pourN ). *etrouve! la situation %ui corres"ond $ chacune des formules finales suivantes # D Veuille8 agrer Monsieur le ;rsident l'3ommage de mon profond respect2 D Mn vous remerciant d'avance de votre compr3ension 4e vous prie de croire Madame le ;rincipal : mes salutations distingues2 D Mn esprant une suite favora.le : ma demande 4e vous prie de recevoir Monsieur le -irecteur mes meilleures salutations2 D -ans l'espoir de recevoir une rponse rapide : cette demande d'information 4e vous prie de croire Mademoiselle : mes salutations respectueuses2 D Mn vous remerciant d'avance de ce service 4e vous prie de recevoir Monsieur l'assurance de mes salutations respectueuses2 # Mme Martin crit au collge pour excuser l'a.sence de sa fille2 # M2 Qc3mit8 crit au directeur de l'cole pour demander (ue son fils puisse sortir plus tRt pour un rende8vous c3e8 l'ort3odontiste2 # Le dlgu de classe crit : la responsa.le du syndicat d'initiative de ;alavas-les -Flots2 # +nne crit au ;rsident de la ,pu.li(ue2 # =3omas demande une information : un surveillant du lyce2 +. ,hoisisse! un des mod-les suivants, com"lte!(le et rdi e! la lettre en res"ectant les r- les

de mise en "a e. +2 -claration d'accident : une compagnie d'assurance Je soussign Gnom prnom adresse lieu et date de naissance professionH vous informe avoir t victime d'un accident de la circulation Gindi(uer la date l'3eure le lieu et les circonstances de l'accident le montant approximatif des dgSts occasionnsH2 C'est dans ces conditions (ue 4'ai l'3onneur de solliciter vos services afin de .nficier de l'indemnisation conscutive aux dommages (ue 4'ai su.is sur ma personne2 Vous trouvere8 ci-4oint la p3otocopie du certificat mdical2 -ans l'attente de votre courrier 4e vous prie de croire Monsieur le -irecteur : mes sentiments respectueux2 "2 -claration de vol J'ai l'3onneur de vous faire part du cam.riolage commis avec effraction dans mes locaux professionnels et constat ce 4our2 Je vous envoie ci-contre la liste des o.4ets dont 4'ai pu constater la disparition et ne man(uerai pas de la complter le plus rapidement possi.le2 Veuille8 par ailleurs trouver ci-4oint : # la dclaration de vol au commissariat de police2 # les factures concernant les o.4ets vols2 Je vous prie d'agrer Monsieur le -irecteur l'expression de mes sentiments distingus2 C2 -emande de dlai de paiement de l'impRt Je me trouve dans l'impossi.ilit de payer : temps les impRts dont vous me demande8 le paiement par l'avis d'imposition dont vous trouvere8 copie ci-4oint2 Ma situation financire actuelle ne me permet pas d'ac(uitter l'intgralit du montant de l'impRt2 G;rciser ici votre situation2H C'est pour(uoi 4e vous serai reconnaissant de l'o.ligeance dont vous ferie8 part en m'accordant des dlais de paiement2 Je vous suggre le versement d'un premier acompte de x francs : la date duN et le rglement du solde en plusieurs c3ances Gprciser la priodicitH de x francs2 Je vous prie d'agrer Monsieur le ;ercepteur l'expression de mes salutations distingues2 -2 -claration de perte ou vol d'un c3(uier LeN :N 3euresN minutes 4e vous ai appel afin de vous faire prendre connaissance de la perte ou du vol de mon c3(uier2 Vous trouvere8 ci-4oint la copie de la dclaration : la police2 Je vous confirme (u'il y a lieu de faire opposition aux c3(ues (ue 4'ai mis depuis le moment oT 4'ai dclar le vol Gou la perteH : l'agence deN Veuille8 agrer Monsieur mes salutations distingues2 B2 Acrive8 : votre tour une lettre officielle en c3oisissant l'un des t3mes suivants : # demande de renseignements : une agence de voyages # demande d'a.onnement : un 4ournal # lettre d'inscription : un clu.2 .iche d'auto valuation D D D D D D D D D D J'ai .ien fait figurer mon nom et mon adresse en 3aut et : gauc3e de la page2 J'ai .ien crit le nom de mon correspondant en 3aut et : droite de la page2 J'ai inscrit le lieu et la date en tCte de la lettre2 J'ai .ien commenc ma lettre par une formule d'appel GI Monsieur JH2 J'ai vrifi (ue cette formule correspond .ien : la situation sociale de mon correspondant2 J'ai .ien dcoup le corps de la lettre en paragrap3es en allant : la ligne : c3a(ue fois2 -ans le premier paragrap3e 4'ai .ien rappel les faits (ui motivent cette lettre2 -ans le dernier paragrap3e 4'ai .ien annonc : mon correspondant ce (ue 4'attends de lui2 La lettre se termine .ien par une formule de politesse (ui reprend la formule d'appel2 J'ai contrRl l'ort3ograp3e les accents la ponctuation2

Atude pu.lie dans le manuel Textes et mthodes 4e 9at3an dition /00$2