INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA JUAN PABLO PREZ ALFONZO IUTEPAL

APLICACIN DE CONTEO CCLICO TRABAJO DE COMPLEMENTO DE NDICE ACADMICO

Realizado Por: Hctor Alvarado Cdula: 22.556.155

Valencia, Julio 2012

NDICE Introduccin.. 2 Aplicacin de Inventario Cclicos. 3 Que son los inventarios.. 3 Administracin de inventarios 3 Los Conteos Cclicos 4 Mtodo de Inventario Cclico.. 5

Procedimiento General.. 5 Etapas Generales del Inventario Cclico 6 Ventajas del Inventario Cclico.. 7 Tcnicas.. 7 Conclusin. 11 Referencias 12

INTRODUCCIN El manejo de inventarios es uno de los temas ms recurrentes en las reuniones de produccin y manufactura por la alta importancia que representa el tener los inventarios lo ms exacto posible para poder contar con su disponibilidad al momento de planear o planificar las estrategias de produccin. Por ello se invierte tanto en tecnologa como en recurso humano para poder mantener la exactitud de inventario en los niveles de clase mundial que no es otro que el 98%+ de exactitud. Una de las grandes herramientas o tcnicas que se han desarrollado para ello son los inventario o conteo cclico, los cuales monitorean con cierta periodicidad la exactitud de los inventarios que puedan ser mas susceptibles a una diferencia bien sea por su rotacin de inventario, por su volumen, costo, o riesgo de extravi y/o robo segn sea el caso. Por ello el enfoque de este informe es sobre el conteo cclico y su relevancia para el buen funcionamiento de la administracin de inventario de diversas plantas.

APLICACIN DE INVENTARIOS CCLICOS Que son los inventarios Inventario, una palabra que no es desconocida del todo, ha alcanzado una notoriedad muy alta, se ha escuchado que se debe mantener niveles ptimos de inventarios, pero Qu es eso?; Cuanto inventario se deber mantener? Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podra llevar a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario "congelado" inmoviliza recursos que podran ser mejor utilizados en funciones ms productivas de la organizacin. Adems, el inventario "congelado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el riesgo de daarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podra no atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reclamaciones, reduccin de ganancias y perdida de mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de reaccin de la empresa, ante las fluctuaciones del mercado. El manejo de inventarios es un componente fundamental de la productividad. La empresa de hoy tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar. En mercados altamente competitivos, las empresas trabajan con inventarios cada vez ms bajos y con niveles de servicios cada vez ms altos. Un ejemplo es el desarrollo del sistema JUST IN TIME (Justo a Tiempo) en la industria automotriz. Administracin de inventarios. Se entiende por Administracin o Gestin de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias de determinados bienes, en la cual se aplican mtodos y estrategias que pueden hacer rentable y productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas y salidas de dichos

productos. En la Gestin de Inventarios estn involucradas tres (3) actividades bsicas a saber: Determinacin de las existencias: La cual se refiere a todos los procesos necesarios para consolidar la informacin referente a las existencias fsicas de los productos a controlar incluyendo los procesos de: o Toma fsica de inventarios o Auditoria de Existencias o Evaluacin a los procedimientos de recepcin y ventas (entradas y salidas) o Conteos cclicos Anlisis de inventarios: La cual est referida a todos los anlisis estadsticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente determinadas son las que deberamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que "nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas existencias. Algunas metodologas aplicables para lograr este fin son: Los Conteos Cclicos Los conteos cclicos son una tcnica para levantar inventarios fsicos en la cual se cuenta el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al ao. La clave de un buen conteo cclico y, por tanto, de los registros exactos est en decidir que artculos contaremos, y cuando y quin ser el encargado de hacerlo. En la actualidad casi todos los sistemas de inventarios estn computarizados. Se puede programar la computadora para que genere un aviso de conteo cclico en los casos siguientes:

1. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercanca en existencia. (es ms fcil contar pocos artculos.) 2. Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anot un pedido atrasado acumulado (lo cual indica una discrepancia). 3. Despus de un nivel especificado de actividad. 4. Para sealar una revisin basada en la importancia del artculo (como en el sistema ABC). El conteo cclico depender del personal disponible. Algunas empresas programan al personal regular de almacn para que cuente durante ratos de su jornada laboral que no sean muy activos. Otras compaas contratan empresas privadas para que acudan a contar el inventario. Mtodo de inventario cclico. El inventario cclico es un mtodo de inventario en el que el inventario se cuenta a intervalos regulares durante el ejercicio. Dichos intervalos (o ciclos) dependen del indicador de inventario cclico establecido en los materiales. El inventario cclico permite contar con ms frecuencia los artculos de alta rotacin que los artculos obsoletos, por ejemplo. Procedimiento general En el registro maestro de materiales (datos de almacn), se marcan todos los materiales que deben incluirse en el inventario cclico, mediante un indicador de inventario cclico. El indicador de inventario cclico se utiliza para agrupar los materiales en diversas categoras de inventario cclico (por ejemplo, A, B,C y D). En cada categora se definen los intervalos de tiempo del recuento de materiales. Se pueden marcar los materiales del siguiente modo:

Manualmente en el registro maestro de materiales (datos de almacn) Automticamente con el anlisis ABC

Para realizar un anlisis ABC, se debe utilizar alguna utilidad sistemtica que permita contemplar las posibles variables de seleccin de las polticas ABC que pueda desarrollar la empresa como son: volumen del producto, costo del producto, rotacin de inventario entre otras. En dicho anlisis, el sistema asigna los materiales a las categoras individuales, segn el consumo o las necesidades. Tambin se puede especificar si en el anlisis slo deben considerarse los materiales con indicador de inventario cclico, o bien deben considerarse todos los materiales. El indicador de inventario cclico puede actualizarse automticamente mientras se ejecuta el anlisis ABC. A travs de estas aplicaciones sistemtica se podrn emitir los respectivos reportes que van a realizar la seleccin de forma automtica de los tem o componentes a ser evaluados en su exactitud de inventario. Etapas generales del inventario cclico El inventario cclico de materiales est formado por las siguientes etapas: Marca de materiales del inventario cclico: Esta etapa slo es necesaria si se realiza un inventario cclico por primera vez o si se desea actualizar los indicadores de inventario cclico. En el registro maestro de materiales (datos de almacn), se actualiza el indicador de inventario cclico de todos los materiales a incluir en el inventario cclico. Se puede activar el indicador de uno de los siguientes modos: Lo ms importante de los conteos cclicos es poder comparar, investigar y arreglar las causas de variacin entre los conteos cclicos y el Krdex u informacin del sistema de inventarios (si existe).

Ventajas del Inventario Cclico Elimina el cierre y la interrupcin de la produccin necesaria para los inventarios fsicos anuales. Elimina los ajustes del inventario anual Utiliza auditores profesionales para revisar el inventario con precisin Permite identificar la causa de los errores y toma de decisin para remediarlos Mantiene los registros de inventarios exactos.

Tcnicas La clave de un buen conteo cclico y, por tanto, de los registros exactos est en decidir que artculos contaremos, y cuando y quin ser el encargado de hacerlo. Los conteos cclicos constituyen una tcnica para levantar inventarios fsicos en la cual contamos el inventario con frecuencia en lugar de una o dos veces al ao.. En la actualidad los sistemas de inventarios estn computarizados. Se puede programar la computadora para que genere un aviso de conteo cclico en los casos siguientes: 1. Cuando el registro muestra un saldo bajo o nulo de la mercanca en existencia. (es ms fcil contar pocos artculos.) 2. Cuando el registro muestra un saldo positivo, pero anot un pedido atrasado acumulado ( lo cual indica una discrepancia). 3. Despus de un nivel especificado de actividad.

4. Para sealar una revisin basada en la importancia del artculo (como en el sistema ABC). Tal como en la tabla siguiente: Uso Anual en Bs. Periodo entre Revisiones Menos de 2500 250 a 3000 3000 a 10000 3000 o mas 180 90 45 30

El momento ms fcil para contar las existencias es cuando no hay actividad en el almacn o en la planta de produccin. Esto significa los fines de semana o durante el segundo o tercer turnos, cuando el local est menos activo. De no ser posible lo anterior, se requerir asentar y separar los bienes con ms cuidado para contar el inventario mientras la produccin est en marcha y hay transacciones en proceso. Una tcnica de conteo es el conteo cclico, su ventaja es facilitar el trabajo de aquellos que administran los inventarios disminuyendo la cantidad de tems a contar diariamente priorizando por su costo y cantidad. El principio de Paretto, el principio por el que opera el conteo cclico el cual, dice que aproximadamente el 80% de los efectos son causados por el 20% de las causas, mientras que el 20% de los efectos son causados por el 80% de las causas. En trminos de tems e inventario, por el principio de Pareto se puede decir que el 80% del valor del inventario, ser aportado por el 20% de los tems, es decir la mayor

parte de lo que vale el inventario ser debido a las cantidades en inventario de pocos tems. El conteo cclico depender del personal disponible. Algunas empresas programan al personal regular de almacn para que cuente durante ratos de su jornada laboral que no sean muy activos. Otras compaas contratan empresas privadas para que acudan a contar el inventario. Otras empresas ms usan contadores de tiempo completo durante el ciclo y estos solo se encargan de contar el inventario y resolver las diferencias con los registros. Si bien este ltimo mtodo parecera muy caro, muchas empresas piensan que, de hecho, es menos caro que el molesto conteo anual del inventario, que se realiza normalmente cuando la empresa cierra dos o tres semanas por vacaciones anuales. Ejemplo. Se requiere definir, establecer el conteo cclico basado en la clasificacin de los siguientes tems. Los tems en tres categoras: A, B y C, donde los tems de categora A generan aproximadamente el 80% del costo del inventario y los tems de las categoras B y C generan el 20% restante. Se entiende por el valor del inventario a la suma de los valores del inventario de cada tem. Este costo del inventario se calcul as. Costo de Inventario = cantidad de artculos * Costo unitario En la siguiente tabla se encontr la clasificacin de los artculos

Luego se le asign el ciclo del conteo por categora y as se calcul la cantidad de tems a contar por da. Artculos por da = Artculos/(Ciclo en das) Nivel A Nivel B Nivel C Realizar conteo semanal Realizar conteo cada 2 semanas Realizar conteo cada 3 semanas

10 Reglas para llevar a cabo en la administracin de inventarios de manera ptima 1. Toda entrada y salida de inventario debe estar debidamente documentada. 2. Todo tem debe estar debidamente codificado. lugar. 4. No recibir comisiones de un proveedor. 5. En cuanto sea posible, el lugar fsico donde se realiza la recepcin de materiales debe ser diferente del lugar de las entregas. 6. Los tems deben ser almacenadas en orden con respecto a su peso: los ms livianos arriba y los ms pesados, abajo. 7. Ningn miembro del almacn se puede ir hasta que no se haya hecho un conteo fsico de los tems que tuvieron movimiento ese da. 8. Cuando se hace el inventario fsico debe ser contado por tres auditores diferentes y se consignan los que tengan 2 lecturas iguales, de lo contrario un cuarto auditor vuelve a contar delante de los otros tres. 9. En el punto ms lejano del almacn debe haber un extintor (20 metros) 10. Los reportes de inventario deben estar como mximo tres das despus del cierre del periodo. 3. En cuanto sea posible, todos los tems deben estar guardados en el mismo

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CONCLUSIN Cuando se refiere a la exactitud de inventarios, en realidad no se est refiriendo a un ndice que mide la exactitud de los registros de inventarios. Como ya se conoce, en algunos casos, es distinta la cantidad en existencia que sealan los registros y la existencia que en realidad fsicamente se encuentra en almacn, esto derivado por errores humanos cometidos tanto en el registro de las transacciones, como en el manejo fsico de los productos, entre otras causas. Se ha visto que para determinar que tan bien se reflejan los registros la situacin real de las existencias, se utiliza la herramienta del conteo de inventario, llamado por muchos como conteo cclico o Inventario cclico Para determinar la exactitud de inventarios, no es ms que dividir el nmero de renglones que definimos como renglones exactos durante el proceso de conteo cclico entre la cantidad de renglones que se revisaron durante ese conteo, multiplicado por cien Como puede observarse, existe un concepto que se denomina rengln exacto, y este en un concepto arbitrario, ya que un rengln que se denomina exacto durante el conteo cclico, no es slo un rengln en el que existe total concordancia entre el valor del conteo y el registro de inventario, sino tambin es aquel que se encuentra en un rango determinado que se denomina tolerancia. En otras palabras, los renglones exactos son aquellos en los cuales su valor en existencia real se encuentra dentro del rango dado de valores de registro. Este rango es determinado por el grado o porcentaje de la tolerancia asignado a cada rengln.

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REFERENCIAS Bibliogrficas Hudson, W. (1998), Manual del Ingeniero Industrial 4ta Edicin. McGRAW-HILL. Impreso en Mxico. Schonberger, R. (1991), Manufactura de Categora Mundial Editorial Ltda., Impreso en Colombia. Pginas Web. Chiavenato, I. (2002): Gestin del talento humano. Bogot. Edit. Prentice Hall.

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