COMUNICACIN DE HALLAZGOS

Ing. Olivera Ruiz, Gardyn

Tingo Mara Nov. 2013
JCLL

EL CONTROL GUBERNAMENTAL Consiste en la supervisin, vigilancia y verificacin de los actos y resultados de la gestin pblica, en atencin al grado de eficiencia, eficacia, transparencia y economa en (i) el uso y destino de los recursos y bienes del Estado, as como del (ii) cumplimiento de las normas legales y de los lineamientos de poltica y planes de accin, evaluando los sistemas de administracin, gerencia y control, con fines de su mejoramiento a travs de la adopcin de acciones preventivas y correctiva pertinentes. El Control Gubernamental es Interno y Externo y su desarrollo constituye un proceso integral y permanente.
(Artculo 6 - Ley N 27785)

JCLL

ACCIN DE CONTROL - LEY N 27785

La Accin de Control es la herramienta esencial del Sistema, por la cual el personal tcnico de sus rganos conformantes, mediante la aplicacin de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efecta la verificacin y evaluacin, objetiva y sistemtica, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestin y ejecucin de los recursos, bienes y operaciones institucionales.
(Artculo 10 - Ley N 27785)
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ESTUDIO Y PLANIFICACIN

EXAMEN O EVALUACIN

INFORME

1. ESTUDIO PRELIMINAR 1 2. COMPRENSIN DE LA ENTIDAD AUDITADA 2 3. SELECCIN DE REAS CRTICAS O DBILES

COMUNICACIN DE HALLAZGOS . EVALUACIN DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES DE LOS AUDITADOS 4 EXAMEN DETALLADO DE REAS CRTICAS

COMUNICACIN

DE RESULTADOS

3
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PRINCIPIOS - LEY N 27785

Universalidad Carcter Integral Autonoma Funcional y Econmica Carcter Permanente Carcter Tcnico y Especializado Legalidad Debido Proceso de Control Eficiencia, Eficacia y Economa Oportunidad Objetividad
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Materialidad Carcter Selectivo Presuncin de Licitud Acceso a la informacin Reserva Continuidad Publicidad Participacin Ciudadana Flexibilidad

RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROL LEY N 27785 La Accin de Control que efecten los rganos del Sistema no sern concluidas sin que se

otorgue al personal responsable comprendido en ellas, la oportunidad de conocer y hacer sus comentarios y aclaraciones sobre los hallazgos en que estuvieran
incursos, salvo en los casos justificados sealados en las normas reglamentarias.
(Artculo 11 - Ley N 27785)
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EXIGIR A LOS SERVIDORES Y FUNCIONARIOS PBLICOS PLENA RESPONSABILIDAD DE SUS ACTOS

En la funcin que desempean, identificando el tipo de responsabilidad incurrida, sea administrativa funcional, civil o penal y recomendando la adopcin de las acciones preventivas y correctivas necesarias para su implementacin. Para la adecuada identificacin de la responsabilidad en que hubieren incurrido funcionarios y servidores pblicos, se deber tener en cuenta cuando menos las pautas de: identificacin del deber incumplido, reserva, presuncin de licitud, relacin causal, las cuales sern desarrolladas por la Contralora General.
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RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DERIVADAS DEL PROCESO DE CONTROL LEY N 27785

Cuando en el informe respectivo se identifiquen responsabilidades, sean estas de naturaleza administrativa funcional, civil o penal, las autoridades institucionales y aquellas competentes de acuerdo a ley, adoptarn inmediatamente las acciones para el deslinde de la responsabilidad administrativa funcional y aplicacin de la respectiva sancin, e iniciarn, ante el fuero respectivo aquellas de orden legal que consecuentemente correspondan a la responsabilidad sealada.
(Artculo 11 - Ley N 27785)
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DERECHOS DEL AUDITADO - MAGU

DURANTE EL PLANEAMIENTO DEL TRABAJO EN CAMPO

Comprobar la identidad de los miembros del equipo auditor. Verificar la autenticidad de la carta de presentacin. Conceder a la comisin una entrevista para que el auditor encargado y el supervisor expliquen el motivo de su visita. Designar un coordinador que centralice y coordine todos los requerimientos de la comisin de auditora, as como las devoluciones de documentos y otros. Tambin se deber hacer conocer a la comisin los procedimientos en vigor para fotocopias, ingreso a zonas restringidas, uso de vehculos y otros equipos, as como los horarios de trabajo y otros.
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DERECHOS DEL AUDITADO - MAGU

DURANTE EL PLANEAMIENTO DEL TRABAJO EN CAMPO

A saber que las comisiones de auditora no estn autorizadas a requerir: 1. Apoyo a tiempo completo de personal de la entidad. 2. Vehculos a tiempo completo, para uso personal o fuera del horario normal de actividades. 3. Durante el planeamiento 4. Servicio telefnico a larga distancia, excepto llamadas oficiales previamente convenidas. 5. Alojamiento o alimentacin, excepto cuando las condiciones as lo ameriten, en cuyo caso abonarn a la administracin el precio regular de los mismos.
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DERECHOS DEL AUDITADO - MAGU

DURANTE LA EJECUCIN DEL TRABAJO EN CAMPO

A ser comunicado de los Hallazgos de Auditora que resulten del trabajo A ser orientados que deben tener en cuenta que stos slo pueden ser desvirtuados por: 1.La presentacin de nuevos elementos de juicio que modifiquen la percepcin de la condicin observada. 2.La demostracin de la aplicacin equvoca del criterio de auditora. 3.La existencia de normas especficas no consideradas en el momento de la estructuracin del criterio de auditora. 4.La demostracin que la responsabilidad por el hallazgo corresponde a otra persona, en cuyo caso la comisin deber trasladar este hallazgo a tal persona. Consecuentemente, la insistencia en emplear los mismos argumentos y documentacin presentada anteriormente no modificar el hallazgo comunicado. A ser informado que, todo hallazgo de auditora no respondido ser considerado en el informe final. A cautelar que le sea devuelta la documentacin examinada y los equipos de oficina concedidos en calidad de prstamo.
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QU ENTENDEMOS POR HALLAZGO? Y QU POR HALLAZGO DE AUDITORA?

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1. DEFINICIN SON HECHOS O SITUACIONES QUE DENOTAN IMPORTANCIA POR LA FORMA COMO REPERCUTEN EN LA ADMINISTRACIN, PUEDEN SER: 2. HALLAZGOS POSITIVOS

SON HECHOS, ASPECTOS BUENOS, TILES, CONVENIENTES O DESTACABLES DE LA ORGANIZACIN.

3. HALLAZGOS NEGATIVOS

SON ERRORES, DEFICIENCIAS O HECHOS IRREGULARES, INCONVENIENTES, PERJUDICIALES, NOCIVOS EN EL FUNCIONAMIENTO DE LA ORGANIZACIN, CONTRARIOS A LOS PRINCIPIOS DEL ESTADO Y LA GESTIN FISCAL.
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APLICACIN DE PRUEBAS PARA RECOPILAR ADECUADAS EVIDENCIAS DE AUDITORA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO EFICAZ O INEFICAZ DE LAS ACTIVIDADES CLAVES, SISTEMAS Y CONTROLES IDENTIFICADOS DURANTE LA ETAPA DEL EXAMEN PRELIMINAR . LAS CARACTERSTICAS MS RELEVANTES DE UN HALLAZGOS SON 1. 2. 3. 4. 5. IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO BASADO EN HECHOS Y EVIDENCIAS DOCUMENTADAS Y SUSTENTADAS OBJETIVO Y COMPLETO CONVINCENTE Y FIABLE ASEGURA LA RECOLECCIN DEL MAYOR NMERO DE EVIDENCIAS

JCLL

NORMAS GENERALES

1.10 1.20 1.30 1.40 1.50 1.60

ENTRENAMIENTO TCNICO Y CAPACID. PROFES INDEPENDENCIA CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL CONFIDENCIALIDAD PARTICIPACIN DE PROFESIONALES Y/O ESPEC CONTROL DE CALIDAD 1/ PLANIFICACIN GENERAL PLANIFICACIN ESPECIFICA 1/ PROGRAMAS DE AUDITORA 1/ ARCHIVO PERMANENTE ESTUDIO Y EVALUACIN DEL CONTROL INTER EVALUACIN DEL CUMPLIMIENTO DE D. L. Y R. SUPERVISIN DEL TRABAJO DE AUDITORA EVIDENCIA SUFICIENTE, COMPETEN. Y RELEV. PAPELES DE TRABAJO COMUNICACIN DE HALLAZGOS DE AUDITO 2/ CARTA DE REPRESENTACIN FORMA ESCRITA OPORTUNIDAD DEL INFORME PRESENTACIN DEL INFORME CONTENIDO DEL INMFORME INFORME ESPECIAL 3/ SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES DE INF.

NORMAS DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL

NORMAS REFERIDAS A LA PLANIFICACIN NORMAS REFERIDAS A LA EJECUCIN

2.10 2.20 2.30 2.40 3.10 3.20 3.30 3.40 3.50 3.60 3.70

NORMAS REFERIDAS AL INFORME

4.10 4.20 4.30 4.40 4.50 4.60

R. C. N 165-95-CG DE 22.SET.95 R. C. N 141-99-CG DE 25.NOV.99 1/ JCLL R. C. N 259-2000-CG DE 07.DIC.00 2/

R. C. N 012-2002-CG DE 21.ENE.02 3/ R. C. N 089-2002-CG DE 09.MAY.02 3/

COMPRENDER COMO EL SISTEMA OPERA EN EL QUE EL PROBLEMA Y SUS FACTORES CAUSALES OCURREN. LA PERSPECTIVA UNO PUEDE MIRAR LOS PROBLEMAS A VISTA DE PJARO: TODAS LAS DIFERENTES DEFICIENCIAS, POR ENCIMA DEL NIVEL MAR, LO QUE SE DENOMINA RESTRICCIONES. EJEMPLO: EN UN ICEBERG, SOLO SE OBSERVA EL 10 %, YA QUE EL 90 % ESTA BAJO DEL AGUA.

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1. UN ANLISIS DE PROBLEMAS IDENTIFICA DEFICIENCIAS Y SUS CAUSAS

2. LAS DEFICIENCIAS SON DESVIACIONES ENTRE UNA SITUACIN DESEADA (CRITERIO) Y UNA SITUACIN EXISTENTE (CONDICIN), TAL QUE LOS SNTOMAS RESULTEN CLAROS.
3. LA IDENTIFICACIN DE LAS PRINCIPALES CAUSAS DE LA SITUACIN DEFICIENTE, SE EFECTA CON EL OBJETO DE DISEAR RECOMENDACIONES QUE ATAQUEN LA RAIZ Y NO CURAR LOS SNTOMAS.

JCLL

SIETE REGLAS BSICAS

1. SEGUIR EL PLAN DE AUDITORA 2. ESCRIBIR TODOS LOS HALLAZGOS 3. VERIFICAR INFORMACIN CON ENTREVISTAS, REGISTROS, MEDICIONES, ETC. 4. NO PEDIR EJEMPLOS, MUESTRAS AL AZAR. 5. ANOTAR INDICIOS CONFORMIDAD. DE TOMAR

NO

6. ANTE UNA NO CONFORMIDAD, ANOTAR SI ES SISTEMTICA O FORTUITA. 7. TENER ESPECIAL CUIDADO LAS NO CONFORMIDADES DE AUDITORIAS ANTERIORES.
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ATRIBUTOS DE LAS EVIDENCIAS

SUFICIENTE
GENERA EN EL AUDITOR LA CONVICCIN DE QUE EL ACTO DEFICIENTE O IRREGULAR EXISTE COMPLETO ADECUADO CONVINCENTE QUE BASTA PARA SUSTENTAR LOS HALLAZGOS

COMPETENTE
IMPORTANCIA Y CONFIABILIDAD DE LA EVIDENCIA VLIDA REAL CONFIABLE SOSTENIBLE INTEGRA CREIBLE

RELEVANTE
GRADO DE IMPORTANCIA. QUE TENGA RELACIN CON ALGUNO DE LOS OBJETIVOS DE LA AUDITORA RELACIN QUE EXISTE ENTRE LA EVIDENCIA Y SU USO

NOMBRAMIENTOS ACREDITADOS CON CERTIFICADOS QUE SON COPIA FIEL DEL ORIGINAL (INFORMACIN SUFICIENTE)

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CONCILIACIONES ENTRE FACTURAS EXISTENTES EN LA ENTIDAD Y LAS ENTREGADAS POR EL PROVEEDOR A NIVEL DE EMISOR Y LAS GUAS DE REMISIN, CON PRECISIN DE LAS CARACTERSTICAS, CANTIDAD Y PRECIOS DE LOS PRODUCTOS VENDIDOS Y ENTREGADOS A LA ENTIDAD. (INFORMACIN COMPETENTE)

CONSTANCIAS DE AUTORIDADES QUE DEN FE DE HECHOS. (INFORMACIN RELEVANTE)

MEDIOS DE PRUEBA:
SON ADMISIBLES TODAS LAS PRUEBAS. LA CARGA DE LA PRUEBA LE CORRESPONDE ACREDITAR AL RGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL CORRESPONDIENTE. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. PRUEBAS TESTIMONIALES VISITAS ESPECIALES (INSPECCIONES) LA CONFESIN PRUEBAS DOCUMENTALES (FUNDAMENTAL) DICTAMEN PERICIAL LOS INDICIOS PRUEBAS FISCALES (ARQUEOS, PRUEBAS SELECTIVAS, CONCILIACIONES BANCARIAS, ACTAS DE ANLISIS Y ESTUDIO, INSPECCIONES, INVENTARIOS, ETC.)
JCLL

SUSTENTA LOS HALLAZGOS DE AUDITORA

FUNDAMENTA RAZONABLEMENTE LOS JUICIOS Y LAS CONCLUSIONES DEL AUDITOR

FSICA

INSPECCIN U OBSERVACIN DIRECTA ACTIVIDADES, BIENES O SUCESOS. PUEDE PRESENTARSE EN FORMA DE 1. MEMORNDUMS 2. FOTOS 3. GRFICOS 4. MAPAS 5. MUESTRAS DE MATERIALES INFORMACIN ELABORADA, TALES COMO: 1.CARTAS 2.CONTRATOS 3.REGISTROS DE CONTABILIDAD 4.COMPROBANTES DE PAGO 5. INFORMES DE GESTIN

DE

LAS

DOCUMENTAL

TESTIMONIAL

SE OBTIENE DE OTRAS PERSONAS EN FORMA DE DECLARACIONES O ENTREVISTAS

ANALTICA
JCLL

COMPRENDE CLCULOS, COMPARACIONES, SEPARACIN Y RAZONAMIENTOS DE LA INFORMACIN EN SUS COMPONENTES

TCNICAS DE VERIFICACIN OCULAR 1. 2. COMPARACIN OBSERVACIN

TCNICAS DE VERIFICACIN ORAL 1. 2. 3. INDAGACIN ENTREVISTA ENCUESTAS

TECNICAS DE VERIFICACIN ESCRITA

1. 2. 3. ANLISIS CONFIRMACIN TABULACIN

TCNICAS DE VERIFICACIN DOCUMENTAL 1. 2. 3. 4. COMPROBACIN COMPUTACIN RASTREO REVISIN SELECTIVA

TCNICAS DE VERIFICACIN FSICA 1. INSPECCIN JCLL

NORMA DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL NAGU 3.60

Durante la ejecucin de la accin de control, la comisin de auditoria debe comunicar oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluacin y consideracin pertinente en el informe correspondiente.
JCLL

LAS CARACTERSTICAS RELEVANTES DE UN HALLAZGOS 1. 2. 3. IMPORTANTE O SIGNIFICATIVO BASADO EN HECHOS Y EVIDENCIAS DOCUMENTADAS Y SUSTENTADAS OBJETIVO Y COMPLETO

4.
5.

CONVINCENTE Y FIABLE
DE INTERES PARA LA ADMIN ISTRACIN

JCLL

LA ESTRUCTURA DEL HALLAZGO

NAGU 3.60
COMUNICACIN DE HALLAZGOS

JCLL

LA ESTRUCTURA DEL HALLAZGO

CONDICIN CRITERIO CAUSA (*) EFECTO

JCLL

LA ESTRUCTURA DEL HALLAZGO CONDICIN

Es la situacin o hecho observado Debe responder a las interrogantes de Donde, Cmo, Cuando, Quienes

JCLL

LA ESTRUCTURA DEL HALLAZGO

CRITERIO Es la Norma o Parmetro de medicin transgredido

JCLL

LA ESTRUCTURA DEL HALLAZGO

EFECTO Es el Resultado Adverso o Riesgo Potencial identificado.

JCLL

LA ESTRUCTURA DEL HALLAZGO

CAUSA (*) Es la razn que motiv el hecho o incumplimiento establecido.

JCLL

QU SUCEDI

1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4.

ACTIVIDAD / OPERACIN PROCESO TRANSACCIN PROYECTO PROGRAMA TRANSGRESIN DE LEYES INOBSERVANDO PROCESOS INTENCIONAL COLUSIN DESECONOMA, INEFICACIA, IMPRODUCTIVIDAD LOCAL REGIONAL NACIONAL INTERNACIONAL PERODO AL QUE PERTENECE FECHAS EN QUE OCURRI EVENTO ESPECIAL EVENTO REGULAR MONTOS INVOLUCRADOS CANTIDADES PORCENTAJES

COMO SUCEDI

CONDICIN

DNDE SUCEDI

1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3.

CUNDO SUCEDI

CUAL ES EL DAO
JCLL

DNDE EST

1. 2. 3. 4. 5. 6. 1.

PRINCIPIOS POLTICAS LEYES NORMAS MANUALES SISTEMAS ACTIVIDADES/OPERACIONES/ TRANSACCIONES UNIDAD /SUB GERENCIA/ GERENCIA/ GERENCIA GENERAL UN PROCESO UN SISTEMA LA ORGANIZACIN NIVEL LOCAL/REGIONAL /NACIONAL/INTERNACIONAL

CRITERIO

2.

QU CUBRE

3. 4. 5. 6.

VIGENCIA

1. 2. 3.

ACTUAL PERMANENTE PASADO

JCLL

PERSONAL

1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2.

DESUBICADO INADECUADO. SIN CAPACITACIN. DESMOTIVADO CON MUCHA ROTACIN SIN TECNOLOGA

CAUSA

POLTICAS, PROCEDIMIENTOS LEYES MANUALES ORGANIZACIN

OBSOLETOS. MAL INTERPRETADOS O INAPLICADOS. 3. DESACTUALIZADOS. 4. INEXISTENTES 5. MAL ELABORADOS

AVANCES TECNOLGICOS

1. 2. 3. 4. 1.

DESAPROVECHADOS OBSOLETOS CENTRALIZADOS FALTA DE CAPACITACIN INSUFICIENTES O INAPROPIADOS. MAL UBICADOS. INSEGUROS. SERVICIOS DEFICIENTES INSTALACIONES MAL DISEADAS.

INFRA ESTRUCTURA

2. 3. 4. 5.

JCLL

CUNTO

1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 1.

VALOR MONETARIO CALIDAD DEL PRODUCTO, DEL SERVICIO UNIDADES PRODUCTORAS HORAS PERDIDAS AUTORIZARON REGISTRARON CUSTODIARON INFORMARON AOS MESES SEMANAS DAS EN LAS OPERACIONES EN LOS RESULTADOS EN LA IMAGEN DE LA ENTIDAD EN LOS BENEFICIARIOS ACCIONES DE PREVENCIN (PROYECCIN DE ERRORES)

QUIENES

EFECTO

PERODOS

IMPACTO

SIN EFECTO
JCLL

PROCESO DE COMUNICACIN DE HALLAGOS DE AUDITORA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

En que consiste el proceso de comunicacin de hallazgo. Comunicacin al titular del inicio del proceso A que personas deben comunicarse los hallazgos Medios para comunicar los hallazgos Notificacin en caso de no encontrarse las personas Publicacin en un diario de mayor circulacin Plazos para la comunicacin Personas que domicilian fuera del pas Personas fallecidos Personas privados de su libertad

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PROCESO DE COMUNICACIN DE HALLAGOS DE AUDITORA

La comunicacin de hallazgos es el proceso mediante el cual, una vez evidenciadas las presuntas deficiencias o irregularidades, se cumple con hacerlas de conocimiento de las personas comprendidas en los mismos, estn o no prestando servicios en la entidad examinada, con el objeto de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados y facilitar, en su caso, la adopcin oportuna de acciones correctivas.

Los hallazgos a comunicar revelarn necesariamente la situacin o hecho detectado (condicin); la norma, disposicin o parmetro de medicin transgredido (criterio); el resultado adverso o riesgo potencial identificado (efecto); as como la razn que motivo el hecho o incumplimiento establecido (causa), cuando esta ltima haya podido ser identificada a la fecha de la comunicacin.
JCLL

INFORMACIN AL TITULAR DEL INICIO DE LA COMUNICACIN DE HALLAZGO

El inicio del proceso de comunicacin de hallazgos ser puesto oportunamente en conocimiento del titular de la entidad auditada, con el propsito que este disponga que a travs de las reas correspondientes, se presten las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas para fines de la presentacin de sus aclaraciones o comentarios documentados.

La comunicacin cursada por la comisin de auditoria constituye la acreditacin para que el auditado solicite las facilidades del caso a la entidad auditada
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A QUINES DEBEN COMUNICARSE LOS HALLAZGO

Para efecto de la comunicacin de hallazgos se considera su materialidad y/o importancia relativa, su vinculacin a la participacin y competencia personal del destinatario.
Para efecto de comunicar los hallazgos de auditoria, el auditor debe establecer previamente su vinculacin y participacin funcional o personal con los hechos sealados en la condicin; es decir no basta se identifique que vis o suscribi los documentos que se tienen como evidencia de los hechos.

JCLL

MEDIOS PARA COMUNICAR LOS HALLAZGOS

La comunicacin debe ser por escrito y su entrega al destinatario es directa y reservada, debiendo acreditarse la recepcin correspondiente. Puede hacerse la comunicacin por: Correo electrnico Correo postal Telfono Fax Video CD Otros medios magnticos JCLL

NOTIFICACIN EN CASO DE NO ENCONTRAR A LA PERSONA

De no encontrarse la persona, se le debe dejar una notificacin para que se apersone a recabar los hallazgos en un plazo de dos (02) das hbiles.

La notificacin a utilizarse debe ser diseada por el auditor teniendo en cuenta la informacin que considere necesaria de acuerdo a las circunstancias
JCLL

PUBLICACIN EN EL DIARIO EL PERUANO O UN DIARIO DE MAYOR CIRCULACIN

En caso de no apersonarse o de no ser ubicadas las personas comprendidas en los hallazgos materia de comunicacin, sern citados para recabarlos dentro de igual plazo a la notificacin previa, mediante la publicacin, por una sola vez, en el diario oficial EL PERUANO u otro de mayor circulacin en la localidad donde se halle la entidad auditada.
JCLL

COMUNICACIN A PERSONAS DOMICILIADAS FUERA DEL PAIS

Se debe establecer primeramente si se encuentra legalmente fuera del pas.

La comunicacin debe hacerse a travs del Ministerio de Relaciones Exteriores o la dependencia diplomtica que dicho Ministerio seale.

JCLL

SITUACIN DE LA COMUNICACIN DE HALLAZGOS EN CASO DE PERSONAS FALLECIDAS

En caso se tenga que comunicar los hallazgos a personas que hubieran fallecidos, la comisin de auditoria debe acreditar tal situacin con la finalidad de revelarlo en el informe de auditoria.

JCLL

COMUNICACIN DE HALLAZGOS EN CASO DE PERSONAS PRIVADAS DE SU LIBERTAD

Los hallazgos podrn ser recabados personalmente o a travs de representante debidamente acreditado mediante carta poder con firma legalizada. Para todos los efectos, incluyendo el caso de los ex funcionarios privados de su libertad, corresponde a la comisin de auditoria cumplir con el procedimiento establecido para notificar a los auditados. En este caso deber notificarse al auditado en el establecimiento penitenciario donde se encuentre recluido, en caso de no poder hacerlo o se negare a recibir la documentacin, se deber asimilar al supuesto de no apersonamiento, procedindose a realizar una publicacin en el diario oficial EL PERUANO, para que recoja el hallazgo mediante un representante.
JCLL

PROCESO DE EVALUACIN DE DESCARGOS El auditor debe evaluar cada uno de los comentarios y /o descargos que presenten los auditados a quienes se le ha comunicado los hallazgos respectivos. Si vencido el plazo otorgado para la presentacin de los comentarios y/o descargos no se recibe informacin alguna el auditor debe revelar esta situacin en el informe correspondiente.

En caso se recibiera los descargos despus del plazo otorgado a criterio del auditor puede considerarlo en su evaluacin, toda vez que no tiene obligacin de evaluar e incorporar los comentarios o descargos presentados extemporneamente al plazo otorgado.

JCLL

PROCESO DE EVALUACIN DE DESCARGOS

La presentacin de los descargos en el informe de auditoria se puede realizar de la siguiente manera: Inmediatamente despus de sealar los elementos de la observacin como parte de la redaccin del hecho observado. Este procedimiento es recomendable cuando no son muchos los funcionarios comprendidos en la observacin y la evaluacin de los descargos es muy precisa y no implica mucha informacin y comentarios adicionales por parte del auditor. Otra posibilidad es que la evaluacin se presente en anexo al informe. Este procedimiento es recomendable para casos en los cuales se encuentran comprometidos muchos funcionarios y los descargos son muy amplios o voluminosos.

JCLL

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA EVALUACION DE LOS COMENTARIOS Y/O ACLARACIONES

LOS SERVIDORES Y/O FUNCIONARIOS COMPRENDIDOS EN LOS HALLAZGOS DE AUDITORA, DEBEN TENER EN CUENTA QUE STOS SLO PUEDEN SER DESVIRTUADOS POR: 1. LA PRESENTACIN DE NUEVOS ELEMENTOS DE JUICIO QUE MODIFIQUEN LA PERCEPCIN DE LA CONDICIN OBSERVADA. LA DEMOSTRACIN DE LA APLICACIN EQUVOCA DEL AUDITORA. CRITERIO DE

2.

3.

LA EXISTENCIA DE NORMAS ESPECFICAS NO CONSIDERADAS EN EL MOMENTO DE LA ESTRUCTURACIN DEL CRITERIO DE AUDITORA. LA DEMOSTRACIN QUE LA RESPONSABILIDAD POR EL HALLAZGO CORRESPONDE A OTRA PERSONA, EN CUYO CASO LA COMISIN DEBER TRASLADAR ESTE HALLAZGO A TAL PERSONA. CONSECUENTEMENTE, LA INSISTENCIA EN EMPLEAR LOS MISMOS ARGUMENTOS Y DOCUMENTACIN PRESENTADA ANTERIORMENTE NO MODIFICAR EL HALLAZGO COMUNICADO. ASIMISMO, TODO HALLAZGO DE AUDITORA NO RESPONDIDO SER

4.

5.

6.
JCLL

CONSIDERADO EN EL INFORME FINAL.

OPININ DEL AUDITOR RESPECTO A LOS DESCARGOS EVALUADOS

Al termino del proceso de la evaluacin de los descargos el auditor debe expresar su opinin respecto a la informacin recibida como descargo, a efecto de revelar si los nuevos elementos de juicios o argumentos presentados levantan los hechos observados o se mantiene los asuntos materia de la comunicacin. En algunos casos es recomendable que el auditor efecte una breve exposicin de los criterios tcnicos en la que se sustenta su opinin para mantener los hechos observados.

JCLL