TECNICAS DE COMUNICACION

Determinacin de propsito y de la audiencia

Toda la comunicacin tcnica, se hace con un fin particular en mente. El propsito es generalmente facilitar la comunicacin de ideas y de conceptos a la audiencia, pero en algunas ocasiones para dirigir a la audiencia en una lnea de conducta particular. La importancia de la audiencia es en la nocin del significado que es derivado de la interpretacin de la audiencia en una parte del trabajo. El propsito puede ser algo tan simple como hacer que la audiencia entiendan los detalles de un cierto sistema tecnolgico, o tomar medidas particulares usando ese sistema. Por ejemplo, si los trabajadores en un banco no fijaran correctamente depsitos a las cuentas, alguien escribira el procedimiento as que estos trabajadores pudieron tener el procedimiento correcto. Del mismo modo, un gerente de ventas pudiera preguntarse cules de estos dos sitios seran una opcin ms apropiada para un nuevo almacn, as que l pedira que alguien estudiara el mercado y que escribiera un informe con las recomendaciones. El gerente de ventas distribuira el informe a todos las partes implicados en tomar esa decisin. En cada uno de estos casos, la persona que est escribiendo est transfiriendo conocimiento de la persona que sabe a la persona que necesita saber. sta es la definicin bsica de la comunicacin tcnica.

Tipos de escritura tcnica

La forma ms de uso general de comunicacin tcnica es escritura tcnica. Los ejemplos de la escritura tcnica incluyen: ofertas de proyecto, notas persuasivas, manuales tcnicos, y las guas de usuarios. Una gua de usuario para un dispositivo electrnico incluye tpicamente diagramas junto con explicaciones textuales detalladas. El propsito debe servir como meta que el escritor se esfuerza hacia en la escritura. La identificacin de la audiencia afecta a muchos aspectos de la comunicacin, del uso de la seleccin de palabras y de los grficos para disear y de la organizacin. Una audiencia no tcnica no pudo entender, mientras que una audiencia tcnica pudo anhelar el detalle adicional porque es crtico para su trabajo. Las audiencias ocupadas no tienen tiempo para leer un documento entero, as que el contenido se debe organizar para la facilidad de la bsqueda, por ejemplo por la inclusin frecuente de los jefes, el espacio blanco y otras seales que dirigen la atencin. Otros requisitos varan en las necesidades de la audiencia particular. Ejemplos En el gobierno: La comunicacin tcnica en el gobierno es muy particular y detallada. Dependiendo del segmento particular del gobierno (y sin mencionar el pas particular), el componente del gobierno debe seguir especificaciones distintas. En el Ejrcito de los Estados Unidos se utiliza Milipulgada-espec. (Especificacin militar). Se pone al da continuamente y las comunicaciones tcnicas (bajo la forma de manuales tcnicos, manuales tcnicos electrnicos interactivos, boletines tcnicos, etc.) se deben poner al da tambin.

Adquiriendo informacin
El paso siguiente es recoger la informacin necesaria para lograr el propsito indicado. La informacin se puede recoger con la investigacin primaria, donde el comunicador tcnico conduce la investigacin de primera mano, y la investigacin secundaria, donde el trabajo publicado por otra persona se utiliza como fuente de informacin. El comunicador tcnico debe reconocer todas las fuentes usadas para producir su trabajo. Para asegurarse de que esto est

hecho, el comunicador tcnico debe distinguir citas, las parfrasis, y los resmenes al tomar notas.

Organizando y resumiendo la informacin

Antes de escribir el proyecto inicial, todas las ideas se organizan de una manera que haga que los documentos fluyan bien. Una buena manera de hacer esto es escribir todos los pensamientos al azar en un papel, y entonces circular todas las secciones principales, conectar las secciones principales con las ideas favorables con las lneas, y suprimir todo el material intil. Una vez que se organiza cada idea, el escritor puede entonces organizar el documento en conjunto. Esto se puede lograr de diversas maneras: Cronolgico: Esto se utiliza para los documentos que implican un proceso linear, tal como una gua gradual que describe cmo lograr algo. Partes de un objeto: Utilizado para los documentos que describen las partes de un objeto, tales como un grfico que muestra las piezas de un ordenador (teclado, monitor, ratn, etc.) De lo simple a lo complejo (o viceversa): Comienza con las ideas de fcil comprensin, y gradualmente va profundizando en ideas ms complejas. De lo especfico a lo general: Se comienza con muchas ideas, y entonces se organizan las ideas en subcategoras. De lo general a lo especfico: Comienza con muchas ideas, y entonces profundiza ms.

Una vez que se organiza el documento entero, es una buena idea crear un esquema final, que mostrar todas las ideas en un documento de fcil comprensin. Crear un esquema hace el proceso entero de la escritura mucho ms fcil y ahorrar el tiempo del autor.

Corregir el estilo
El buen estilo hace la escritura ms interesante, apelante, o legible. Algunos cambios son realizados opcionalmente, no para la correccin, y pueden incluir: Prrafos acortados. Cambio de prrafos. Oraciones cambiantes de voz pasiva a una voz activa. Frases acortadas. Definicin de la terminologa. Adicin de ttulos, listas, grficos.

Corregir el contexto
La determinacin de la cantidad necesaria de contexto es importante. Se necesita tener un equilibrio entre la exuberancia, que puede llevar a la audiencia a tomar el significado adicional involuntario del texto, y la brevedad, que puede dejar a la audiencia incapaz de interpretar el significado debido a la falta de contexto.

tcnicas de Comunicacin Eficaz

Uno de los principios ms relevantes y complejos de todo el proceso comunicativo es el saber escuchar. Uno de los problemas de la falta de comunicacin de hoy en da es debido a que no sabemos escuchar. Escuchar requiere un esfuerzo superior al que se hace al hablar y tambin del que se ejerce al escuchar sin interpretar lo que se oye. De esta manera, a continuacin profundizaremos en el concepto de ESCUCHA ACTIVA. La escucha activa significa escuchar y adems comprender la comunicacin desde el punto de vista del emisor, consiste en utilizar todos los recursos que poseemos para escuchar consciente e concernidamente a la otra persona aunque lo que diga vaya en contra de nuestras ideas. De esta manera hay que hacer una distincin entre los conceptos de "or" y "escuchar". Or es simplemente percibir vibraciones de sonido. Mientras que escuchar es adems de eso, deducir, entender o dar sentido a lo que se oye. La escucha activa hace referencia a la habilidad de escuchar no slo lo que la persona est expresando directamente, sino tambin los emociones y pensamientos que subyacen a lo que se est diciendo. De ah a destacar las diferentes habilidades necesarias para favorecer la ESCUCHA ACTIVA: 1. Empatizar. Escuchar activamente las emociones de los/as dems es tratar de ponerse en lugar del otro. Es escuchar lo que piensa y siente y hacerle saber que entendemos lo que siente esa persona. No se trata de mostrar aquello que no sentimos, simplemente, que tenemos la capacidad de ponernos en su lugar. Para demostrar que tenemos empata hacia una persona utilizaremos frases como: "entiendo lo que sientes.....; se lo por lo que ests pasando.... "comprendo cmo te sientes...". 2. Comentar. Este trmino significa decir con nuestras palabras lo que parece que la persona que est emitiendo el mensaje ha dicho. Es muy importante en el proceso de escucha ya que de esta forma compremos lo que el otro est diciendo permitiendo verificar si realmente se est entendiendo y no lo que se dice. Utilizamos expresiones como: "Por lo que percibo, lo que pasaba era que...", "Quieres decir que pensastes...?".

3. Cumplidos. son expresiones agradables que damos a otras personas o que recibimos de ellas, quiere decir que decimos algo positivo a otra persona o lo recibimos. Los cumplidos hacen que tengamos una situacin de bienestar con nosotros/as mismos/as. Se utilizan expresiones como por ejemplo: Qu bien has actuado!, Qu bonito tienes el pelo!, Eres muy atento!... 4. Resumir: lo que hacemos mediante esta habilidad es comunicar a otras personas nuestro grado de entendimiento sobre lo que escuchamos. Se pueden utilizar expresiones como: " Si no he escuchado mal...; "Vamos que lo que me ests diciendo es..."...