Almoxarifado e Compras

Um almoxarifado eficientemente estocado, controlado, equipado com um sistema para localização ágil
de todo o seu conteúdo, com políticas rígidas para dar entrada e saída em todos os itens, e com um
vínculo direto com o sistema de gerenciamento do departamento de manutenção, é uma das principais
ferramentas da organização. Porém, a realidade mostra que o funcionamento do almoxarifado e a
disponibilidade de pecas foram itens que pesaram bastante na medição da eficiência do departamento de
manutenção. A falta de peças para execução de serviços de manutenção reativa repetiu-se varias vezes
durante as duas semanas de auditoria. Essas faltas são conseqüências de várias ações, práticas e
costumes inapropriados, tanto por parte do almoxarife como por parte da supervisão, adotados no
gerenciamento do almoxarifado.

Todo o conteúdo de um almoxarifado deve ser cuidadosamente selecionado baseando-se em dados

históricos de compra e de consumo e utilização de peças. Esses dados são adquiridos do departamento
de compras e do histórico dos equipamentos. O departamento de compras matem um histórico da
maioria das compras realizadas para o departamento de manutenção, mas por outro lado, o departamento
de manutenção não tem controle do material utilizado em suas atividades, gerando um histórico de
equipamentos inconfiável. O conteúdo deve ser estocado de forma que mesmo se houver uma falha no
sistema computadorizado, as pecas podem ser manualmente localizadas com a mesma agilidade. A
realidade mostra que esse sistema não existe, e que existe uma cultura ineficiente de estocar peças em
locais de difícil, ou às vezes impossível de serem localizadas pelo almoxarife. Não existe um sistema de
controle de entrada e saída de mercadoria.

Durante o processo de planejamento de materiais para manutenção, se deixarmos de considerar uma

peça por ser barata e que alguns possam considerá-la de pequena importância, a probabilidade da falta
dessa peça causar uma parada de linha de produção é bem grande.

Existem oito decisões básicas que devem ser tomadas em relação às necessidades do almoxarifado:

1. O que deve ser estocado? A regra é muito simples; Não estoque se a peça pode ser adquirida
localmente ou pode ser entregue com rapidez. Essa regra geralmente é aplicada para peças de alto
custo, ou que não são utilizadas freqüentemente, ou que possam ser danificadas durante o período de
estocagem devido às condições ambientais da fábrica.

2. Qual quantidade? A resposta depende do uso e do tempo de entrega. Normalmente um mês de

suprimentos é mais do que suficiente se o prazo de entrega é menor que isso. Um dia de suprimento
também pode ser ideal se a peça pode ser adquirida localmente e entregue com rapidez.

3. Qual o nível mínimo tolerável? Antes de fazer o pedido, deve-se usar o máximo possível das peças
em mãos. Mas se, por exemplo, a demanda são de 4 peças por mês, existem 2 em estoque, e o tempo
de entrega é 1 mês, provavelmente um pedido de emergência será gerado, causando altos custos de
entrega e provavelmente a perda de possíveis descontos. Por isso, o nível mínimo deve ser
cuidadosamente estipulado.
4. Qual o nível máximo tolerável? Se um item é normalmente comprado mensalmente, e após uma
análise de demanda durante o período de maior volume de férias foi demonstrado uma redução nessa
demanda, seria prudente pular ou reduzir a quantidade um pedido nesse período.

5. Onde estocar? Controle de localidades é crítico para um departamento de manutenção proativo. Eu

presenciei algumas situações durante minha a visita a fábrica, que mesmo tendo a peca em estoque, a
mesma não pode ser localizada quando demandada. Isso causa atrasos custosos. A prática de
estocagem de pecas dentro de gavetas, ou armários, que não sejam controlados pelo almoxarife, deve
ser eliminada. Todo e qualquer material deve ser mantido sob o controle do almoxarifado. Isso não
implica, necessariamente, que todas as pecas devem estar dentro do almoxarifado. Elas devem ser
estocadas em local controlado, dentro ou fora do almoxarifado. O local deve ser claramente marcado
no sistema de controle de estoque para que o item possa ser encontrado com rapidez.

6. De quem comprar? Os quatro principais tópicos de se julgar um fornecedor são: Qualidade, preço,
entrega, e serviço. Geralmente o departamento de compras utiliza um método de avaliar os serviços
de fornecedores. As informações relacionadas a qualidade e serviço fornecidas pelo departamento de
manutenção são vitais para essa avaliação. Um fornecedor pode ter o preço mais baixo e entrega
dentro do prazo, mas se seu produto apresentam falhas constantes, ou se os serviços dele deixam a
desejar, o barato pode-se tornar mais caro.

7. Quando e quanto deve ser comprado? Essa duas decisões são geralmente interligadas. Alem de
administrar volumes mínimos e máximos, e utilizar o sistema econômico de compras (Explicarei
esse sistema mais abaixo) deve-se aproveitar também de promoções relacionadas que possam surgir
no ínterim. Se tais ofertas estejam disponíveis, é importante comunicar o fato com o departamento
de compras para que não passe despercebido. A melhor quantidade de um item para ter-se em mãos é
a menor quantidade desse item que possa ser mantida sem correr o risco de esgotar o estoque antes
do próximo uso.

8. Qual preço deve-se pagar? Colocando preço no material comprado é uma preocupação constante,
mas é basicamente determinado através do relacionamento entre suprimentos e demanda. Muito
pode ser feito com o relacionamento entre esse dois tópicos. A primeira regra é: Comprar apenas o
que realmente é necessário. Se as requisições de compras são geralmente preparadas pelo supervisor
de manutenção, ou por um dos técnicos, a tendência de pagar mais estará sempre presente. “Eu
preciso de 4 unidades para esse trabalho, então é melhor eu comprar 6 que assim terei 2 extras, caso
eu os necessite no futuro.” Esse no futuro pode ser no próximo mês, ou no próximo ano, ou nos
próximos anos, principalmente em se tratando de peças de reposição. Essas ações causam um
aumento considerável de peças nas prateleiras do almoxarifado, que provavelmente nunca mais
serão utilizadas.

O custo de peças sobressalentes e materiais é diretamente relacionado à freqüência dos reparos e ao

tamanho do equipamento. Dos quais freqüência e custo são diretamente relacionados à idade do
equipamento. Portanto um almoxarifado sem uma política de controle pode custar à empresa até 30%
a mais em custos de estocagem, desnecessariamente aumentando o custo bruto das peças e materiais.

O método de compra econômica deve ser utilizado para todas as peças e produtos que tenham seus
níveis mínimos e máximos de estoques pré-estabelecidos. Esse método permite a estipulação de
quantos pedidos de cada item devem ser feitos por ano, quantos itens devem conter em cada pedido, e
em qual freqüência os pedidos devem ser realizados, criando assim um sistema de Just in Time
Delivery. Assim o almoxarifado sempre terá apenas o necessário em suas prateleiras para manter a
demanda da fábrica, e conseqüentemente reduzirá o custo desnecessário de estocagem.

Uma das decisões mais difíceis a se fazer em termos de controle de material é determinar a
quantidade mais eficiente de peças que deve ser comprada. Como essa decisão envolve uma
estimativa de possíveis utilizações futuras, devem-se tomar apenas decisões baseadas em experiências
passadas. Algumas relatividades têm sido desenvolvidas para auxiliar no estabelecimento da
quantidade mais econômica de cada pedido. Essas relatividades são baseadas no conceito de que
existe um número ideal de pedidos a serem feitos por ano que gerarão o custo mínimo possível e, ao
mesmo tempo, assegurarão a disponibilidade de peças de acordo com a demanda. As variáveis desse
relacionamento são:

• Custo unitário da peça

• Unidades utilizadas por ano
• Média de estoque por ano
• Custo de estocagem para manter uma peça em estoque
• Custo para gerar cada ordem de compra.

Ao estabelecer um relacionamento matemático entre essas variáveis, pode-se assim calcular o número
ideal de ordens de compras a serem feitos por ano. Denominando:

OA Quantidade ideal de ordens por ano

CT Custo total da peça por ano
CO Custo para gerar uma ordem de compra
CE Custo de estocagem para manter uma peça no almoxarifado

O seguinte relacionamento torna-se verdadeiro:

CT * CE
OA =
2 * CO

Da mesma forma, pode-se também calcular o número ideal de peças que deve conter cada ordem
utilizando as seguintes variáveis:

PO Número ideal de peças por ordem de compra

PA Total de peças utilizadas por ano
CO Custo para gerar uma ordem de compra
CE Custo de estocagem para manter uma peça no almoxarifado
CP Custo por peça

Criando o seguinte relacionamento:

 2 * PA * CO
PO =
CP * CE

E finalmente pode-se também criar outro relacionamento para determinar o intervalo ideal entre cada
compra utilizando às seguintes variáveis:

IC Intervalo ideal entre cada compra

PA Total de peças utilizadas por ano
CO Custo para gerar uma ordem de compra
CE Custo de estocagem para manter uma peça no almoxarifado
CP Custo por peça
2
CT Constante (2 x 365 )  266450
Criando o seguinte relacionamento:

266450 * CO
IC =
PA * CP * CE

Uma política de controle de almoxarifado bem elaborada gerará uma redução considerável no custo
de estocagem de peças mantendo uma eficiência de no mínimo 85%.