1. ZAMAN NEDİR?

Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların ve olguların algılanmasıdır. Zaman, olayları

ölçebildiğimiz bir süreçtir. Eğer olaylar ve olgular olmasaydı, zamanı ne
algılayabilirdik, ne de ölçebilirdik.
Zaman hayattır. Geri döndürülemez ve hiçbir şey onun yerini tutamaz.
Zamanımızı harcamak hayatımızı harcamaktır. Zamanımızı iyi kullanabilmek
hayatımızı iyi kullanıp hep iyi sonuçlar almak demektir.
Zamanımızı nasıl değerlendirebileceğimize ilişkin doğru kararlar vermek, etrafta
bulunan herhangi işi verimli şekilde yapmaktan daha önemlidir. Verimlilik yerine göre
iyidir. Başarılı insanın bizden daha fazla zamanı yoktur, bunlar zamanı etkili
kullananlardır.
Bütün diğer kaynaklar gibi, zamanda kullanılabilir bir özelliktir ve ondan
yararlanılabilir. Zamanın tümünü birden kullanmaya ilişkin olanlara karşı elinde
yeterince olduğunu bilerek onu azar azar harcamayı bilenlerin daha ender oluşu,
zaman kavramının bir çelişkisidir.
Zaman yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır.
Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak ; alınıp satılamaz, biriktirilemez,
başkasından aktarılamaz, depolanamaz, üretilemez, çoğaltılamaz ve
değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir.

Her sabah hesabınıza 86.400 altın yatırılan bir bankanın olduğunu düşünelim.
Gün boyunca, bu altından istediğiniz kadar altını harcamakta veya harcamamakta
serbestsiniz. Ancak o gün size ayrılan altından harcamayı başaramadığınız kısmı,
ertesi güne devretmiyor. Yani bir önceki altının tamamını harcamış veya hiçbir
bölümünü harcamamış da olsanız, ertesi sabah bankanızın hesabında yine 86.400
altın olduğunu görüyorsunuz.

Eğer böyle bir durumda karşılaşılsaydı her insan altınları harcamak için
mutlaka bir yol bulurdu. Gün içersinde süre kısıtlı olduğu için acil ihtiyaçlara öncelik
vermemiz altınların etkin kullanımı için mantıklı bir yol olacaktır. Önemli olan altınları
yatıracak bir yer bulup, uzun vadede en büyük getiriyi sağlamak olacaktır.

Farkında olsak da olmasak da, yaşamımızın her gününde bu durum geçerlidir.

Zaman bir “banka” dır ve size her gün istediğiniz gibi harcayabileceğiniz 86.400
saniye verilir. Eğer bu saniyeleri kullanmayı başaramazsak, onları ebediyen
kaybederiz.

Bütün başarılı insanlar, zamanın değerinin farkındadır. Edison’a dünyada en

önemli şeyin ne olduğu sorulduğunda, cevabı “zaman” olmuştur.

Drucker’a göre zaman “en kıt” ve “en eşsiz”, Mackenzıe’e göre “son derece
nazik”, Lakıen’e göre ise “temel” bir kaynaktır.

Zaman kavramını sadece yönetim açısından ve sosyolojik boyutlarını dikkate

alarak üzerinde durursak diyebiliriz ki zaman “bize verilen sürenin tamamıdır”. Bu
geniş çerçeveyi somutlaştırarak doldurmak mümkündür. Dolayısıyla zaman, bize
biçilen süre, ömür, hayat olduğu kadar, bir günlük bir hayat dilimi veya belirli bir iş için
gereken süre de olabilir.

1
 Bu noktadan hareketle yönetici için düşünülen zaman kavramının, bir fabrika
işçisi için düşünülen zamandan; bir sporcu için düşünülen zaman kavramının da, bir
akedemisyen için düşünülen zaman kavramından farklı olacağı açıktır.

İşlerin zamanında başlaması, bitmesi, işe zamanında gelme ve gitme, söz

verme, insan ve diğer varlıkların gelişimi hep zamanla değerlendirilir.

Gelişmiş toplumlarda günlük hayatın akışı, yapılan işleme göre belirli zaman
dilimlerine ayrılmıştır: Mesai saatleri, dinlenme, eğlence, spor, hobiler vb. Düzenli
yaşamayı, bilgi toplumunun gereği olarak yapmak zorunda olan insanlar, bunu
zamanını planlayarak yapar. Aslında insan zamanı yönetemez. Akreple yelkovanın
hareketi denetimimiz dışındadır. Durmaksızın hareket ederler ve biz ne yaparsak
yapalım zaman önceden kararlaştırılmış bir hızla akıp gider. Mesele saati yani
zamanı yönetmek değil, kendimizi zaman içinde yönetebilmeyi kavramaktır.

2. ZAMAN YÖNETİMİ NEDİR, NEDEN GERELİDİR?

Zaman yönetimi zamanımızın, amaçlarımızı, sorumluluklarımızı, zevklerimizi

ve sosyal yaşamımızın içerdiği etkinliklerimizi bir arada yürütebilecek bir biçimde
planlanması anlamına gelmektedir. Hepimiz toplum içinde yaşıyoruz. Geleceğimize
yön verebilmek ve yaşamda başarılı olabilmek için hedefler belirliyoruz, bu
doğrultuda çeşitli sorumluluklar alıyoruz ve bu sorumluluklar doğrultusunda çeşitli
görevleri yerine getiriyoruz. Yakınlarımıza, arkadaşlarımıza zaman ayırmak ve
hoşlandığımız işleri yapmak, hobilerimizle ilgilenmek gibi gereksinimlerimiz de bu
görevlere ek olarak zamanımızı almaktadır. Yine de birçok insan bu işler için vakit
bulamamakta ve vakit bulamadığı için endişeye kapılmaktadır. Gerçekten de bütün
bunlar için zamanımız yok mu sorusuna aşağıdaki tablo cevaplamaktadır.

ZAMAN LİMİTİ:
GÜNDE 24 SAAT
HAFTADA 168 SAAT

ETKİNLİK GÜNDE HAFTADA

Kişisel İşler
(Zorunlu)
Uyku 7 49
Kişisel gelişim, Sosyal
Yemek 2 14 ilişkiler, Hobiler,
Giyinme 1 7 Eğlenme, Dinlenme
Ulaşım 1 5
Öz-bakım 30-40
(Saç, makyaj 2 14
vb..)
Toplam 89

2
 Okul
Ders Saatleri 20-30
Ders Çalışma 10-20
Toplam 40-50

Görüldüğü gibi aslında herkesin yapmak istediği işler için yeterli zamanı
bulunmaktadır. Peki neden bir türlü hiçbir işimiz yetişmiyor ve karmaşa yaşıyoruz? Bu
sorunun yanıtı kuşkusuz "zamanımızı iyi planlayamadığımız için" olacaktır. Zamanı
doğru biçimde planlamayı öğrenmek, yaşamımızda yapmak istediğimiz tüm işlere
zaman ayırabilmek ve stresten mümkün olduğunca uzak yaşayabilmek için gerekli bir
adımdır.

Zaman yönetimi “neyi, niçin ve ne zaman yapmayı” bilmek ve günlük

yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır. Zamanı planlamak, bu anlamda zamanı
en iyi şekilde yönetmek demektir.

İnsanlar zamanlarını neden boşa harcarlar? Bu nedenlerden birkaçını şöyle

sıralamak mümkündür:

• İnsanlar, zamanlarını geçirme tarzlarının, kendi denetimleri altında bir şey

olduğunu fark edememektedirler.

• Hayatta başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanları olduğunu

düşünememektedirler.

• Boşa harcadıkları zamanın ne kadar olduğunu bilememektedirler.

• Zamanlarını yönetme konusunda ne sisteme ne de bir stratejiye sahiptirler.

Genelde insanların bu kadar zaman kaybetmelerine neden olan en büyük

sorun, zamanlarını planlamamalarıdır. Bir düşünür diyor ki, “Zaman tasarrufu
yapmanın en iyi yollarından biri, önceden düşünmek ve plan yapmaktır. Beş
dakikalık düşünme, genelde bir saatlik iş tasarrufu sağlar.” Sonuç olarak;
başarıya ulaşmak istiyorsak zamana değer vermeli ve zamanı mutlaka planlamamız
gerekmektedir.
Peki zamana hükmetmek niçin gereklidir:
• Yönetim değişikliğinin etkilerini zamanında kavramak ve bu değişikliğe göre
tedbirleri önceden almak için
• Değişme sürecine bağlı olarak durgunluk olgusu bilinci kazandırmak yani
değişim sürecinde kesinlikle düzensizliğe izin vermemek için
• Zaman ve plânlamaya ilişkin geleneksel tutumunun eksikliklerini belirlemek ve
günümüz şartlarına göre tedbirler almak için
• İşleri kümelendirip, plânlama yapma becerisini kazandırarak geleceği önceden
görmek ve değişime önceden ayak uydurabilme yeteneği elde etmek için

3
 İyi yetişmiş, yetkin, liderlik özelliklerine sahip yöneticiler, zamana hükmetme
konusunda üst düzeyde yeterlilikleri olan kişilerdir. Zamana hükmetmek, zamanı
kontrol altına almak, zamanı yönetmek demektir. Zamanı yönetmek olayları ve
olguları önceliklerine göre sıraya koyabilmektir.

3. ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ İÇİN DEĞİŞİM

Çocukluk yıllarımızdan itibaren yaşadıklarımız, gördüklerimiz ve bize

öğretilenler bize genel bir yaşam tarzı sunar. Bu yaşam tarzının en önemli parçası da
alışkanlıklarımızdır. Alışkanlıklarımızın bazıları yaşamımızı kolaylaştırırken bazıları
da önümüzde büyük bir engel olarak durur. Peki yaşamdaki etkiliğimizi azaltan, bize
sıkıntı veren bu alışkanlıklardan neden bir türlü vazgeçemiyoruz? Çünkü her
alışkanlık bırakma durumu, onun yerini alacak yeni bir alışkanlığın kazanımını
gerektirir. Yeni bir alışkanlık kazanmak da değişim demektir. İşte bu noktada hepimiz
için geçerli olan bir gerçek devreye girer: "değişim olumlu yönde bile olsa insanı
ürkütür ve çaba gerektirir."

Bu korkuyu yenmek ve değişimi gerçekleştirebilmek için öncelikle değişimin

aşamalarını bilmek gerekir. Değişim altı aşamadan oluşan bir süreçtir. Bunlar; tasarı
öncesi aşama, tasarı aşması, hazırlık aşaması, hareket aşaması, karalılık
aşaması ve bitirme aşamasıdır.

• Tasarı Öncesi Aşama: Bu aşamada, henüz alışkanlıklarımızın bizi

engellediğinin farkında değilizdir ya da bu gerçeği görmezden
gelmekteyizdir. Sorunlara mantıklı nedenler bulmaya çalışırız, suçu
genellikle başkalarına atarız. "Ne yapayım ben böyleyim", "İnsanlar her
şeyi çok abartıyor", "Annem/ babam da böyle, ben ona çekmişim" vb..
mazeretler çok sık görülen mazeretlerdir. Bu aşama çoğunlukla,
yaşamımızda gerçekten bir şeylerin ters gitmesi sonucu sıkıntıya girmemiz
sonucu aşılır. Bu duruma gelmeden de bir şeyler yapılabilir. "Zamanı iyi
kullanabiliyor muyum?" sorusunu kendimize sormamız gerekir. Bu
soruyu da "İşlerimi zamanında bitirebiliyor muyum?", "Yapmak istediğim
şeyler için zamanım yeterli oluyor mu?" gibi daha amaca yönelik sorularla
genişlettiğimizde eğer verilen yanıtlar "HAYIR" ise bunun sebebi olan
mazeretler nelerdir? Bu mazeretler daha çok çevreyi suçlayıcı nitelikteyse
ya da "kalıtım, soya çekim, çaresizlik ve yetersizlik duyguları" gibi
bileşenlerden oluşuyorsa ilk aşamayı geçememe nedeni ortaya çıkmış
demektir. Söz konusu mazeretler tekrar gözden geçirilmelidir. Bu
mazeretlerin birer bahane olduğu anlaşıldığında birinci aşama
tamamlanmıştır.

• Tasarı Aşaması: Bu aşamada sorunlar anlaşılmaya ve bu konuda bilgi

toplanmaya çalışılır. Arkadaşlara, yakınlara, uzmanlara danışılır, konuyla
ilgili kitaplar okunur; kısaca konu üzerine odaklanılır. Bu aşama sorunu
daha iyi kavrama açısından gerekli ve yararlı olmakla birlikte, değişim
yolunda önemli bir riski de taşır. Eğer bu aşamada çok oyalanılırsa,

4
 "değişim korkusuna" karşı "oyalanma" savunmasını harekete geçirilmiş
demektir. Bu duruma "analiz felci" adı verilir. Sürekli öğrenme, sorup
soruşturma işleriyle uğraşırken gösterdiğimiz çaba, bizi sahte bir "bir şeyler
yapıyormuş" duygusuna iter. Bu duygunun verdiği rahatlık ve oyalanmanın
getirdiği korkudan kaçınma, hiçbir zaman harekete geçememe durumuna
yol açabilir. Bu aşamada gerekli bilgileri edindikten sonra fazla
oyalanmamalı sonraki bir aşamaya geçilmelidir.

• Hazırlık Aşaması: Bu aşama, değişim doğrultusunda atılan ilk gerçek

adımdır. Harekete geçmek için kişinin kendisi ile anlaşma yapması gerekir.
Bu aşamada karşılaşılan risk ise "kişinin kendisi ile ilgili beklentileridir".
Burada dikkat edilmesi gereken nokta, ne kadar GERÇEKÇİ beklentiler
içinde olunduğudur. "Yarın yepyeni bir gün ve ben sabah yatağımdan
kalktığımda artık zamanını dört dörtlük planlayan, süper dakik bir kişi
olacağım!" gibi bir ifade hiç de gerçekçi sayılmaz. Değişim zaman ve sabır
gerektiren bir süreçtir. Kişi kendisi ile anlaşma yaparken, değişim için
kendisine zaman tanımalı, anlaşmayı bireysel özelliklerini dikkate alarak
yapmalı ve değişim süreci içinde zaman zaman başarısız olmanın normal
olduğunu kabullenmelidir.

• Hareket Aşaması: Bu aşama, değişmek için yapılan etkinlikleri içerir. Bu

tür etkinlikler içine girildiğinde kişi çevreden olumlu ya da olumsuz tepkiler
alabilir. İster olumlu ister olumsuz olsun bu tür tepkiler "değişim korkusunu"
daha da arttırır. Bu duyguyla yüzleşmek, bu aşamada önemlidir. Örneğin
zamanı iyi planlama, bazen arkadaşlardan gelecek cazip teklifleri
(sinemaya gitmek vb..) reddetmek anlamına da gelir. Kişi böyle bir
durumda yakın çevreden olumsuz tepkiler alabilir. Bu olumsuz tepkiler de
kişide, olumsuz duygulara yol açabilir. Hareket aşamasında, değişmek için
yapılan işlerin kişide kaygı uyandıran yönlerini bulmak önemlidir. Bu
kaygılar genellikle "aşırı genellemelerden" kaynaklanır. Yukarıdaki örneğe
dönülecek olursa, aslında her zaman bu tür bir teklifin reddedilmesi
gerekmez. Zaman planında boş vakit olarak ayrılan başka bir zaman
dilimine ders çalışma aktivitesi kaydırarak, sinemaya gitmek için zaman
kazanılabilir. Bu aşamada kaygılandıran durumların ne olduğunu bulmak
ve bu kaygımıza yol açan aşırı genellenmiş düşüncelerimizin gerçekliğini
test etmek önemlidir.

• Kararlılık Aşaması: Bu aşama değişim yolunda karşılaşılacak sıkıntılarla

baş etmeyi içerir. Sigarayı bırakan bir kişi, üzücü bir olay karşısında
sigaraya yeniden başlayabilir ya da ilk dönem zamanını planlama yönünde
önemli adımlar atmış bir öğrenci, ikinci dönem plan yapamamış ya da
planını uygulayamamış olabilir. Bu tür başarısızlıklardan yılmamak,
yeniden denemek ve uygulanan değişim planını yeniden gözden geçirmek
önemlidir. Araştırmalar değişmeye çalışan kişilerin yalnızca % 20'sinin ilk

5
 denemede bu işi başardıklarını göstermektedir. Genelde her değişim en az
üç denemede gerçekleşmektedir. Yaşamın bazı dönemlerinde eski
alışkanlıklara geri dönme olasılığı olduğunu kabul etmek ve böyle bir
durumda yeniden harekete geçip kazanmak istenilen alışkanlığa tekrar
dönülebileceğini bilmek önemlidir. "Bir daha asla bu kötü alışkanlıkları
tekrarlamayacağım!" gibi bir ifade kararlı olunduğu anlamına
gelmemektedir. Kararlı olmak, gerçekçi olmayı, başarısızlıklardan
yılmamayı ve gerekirse bir şeyi tekrar tekrar deneyebilmeyi içerir.

• Bitirme Aşaması: Değişim aşamasının tamamlanmasıdır. Artık hedef olan

davranışlar alışkanlık haline gelmiştir.

4. ZAMAN YÖNETİMİ KARŞISINDAKİ ENGELLER

Herkes zamanı israf eder. Bu, insan olmanın bir gereğidir. Bazen boş
geçirilen anlar yararlı olabilir. Çünkü dinlenmemize veya sinirlerimizi yatıştırmamıza
yardımcı olur. Bununla beraber bunların dışında kaybedilen zaman hayal kırıklığına
yol açabilir. Bu yaptığımız şeyi yapmadığımızdan bunun yerine yapabileceğimiz
şeyler daha eğlenceli ve önemsiz olduğunda bilhassa doğrudur.

Anahtar soru daha yüksek öncelikli olan ne yapabilirim sorusudur. Bizi

daha yüksek öncelikli faaliyetlerden uzak tutmadıkları müddetçe dinlenmek, iş
arkadaşlarıyla haberleşmek, telefonla konuşmak ve okumak zaman israfı değildir.

Zamanımız iki kaynaktan dolayı engellenir. Biri çevreden kaynaklanan

engeller diğeri ise kendimizden kaynaklanan engellerdir. Bizi en çok zaman
kaybettiren faktörleri detaylı incelemek zaman yönetimi açısından önemli olacaktır.

KİŞİSEL KAYNAKLI ZAMAN KAYBETTİRİCİLER:

• Mükemmeliyetçilik:

Hepimiz yaptığımız işin iyi olmasını isteriz. Aynı şekilde yaptığımız planların da
yolunda gitmesi en büyük arzumuzdur. Ne var ki bazen işler istediğimiz gibi
gitmeyebilir. Bazen de kendimizden yapacağımız işler konusunda insan üstü bir
potansiyel bekleyebiliriz. Hedeflerimiz hiç de gerçekçi olmayabilir. İşte hedeflerimizin
ve beklentilerimizin gerçekçi olmaması ve yaşamda olayların bazen istediğimiz gibi
gitmeyebileceğini hesaba katmama gibi durumlar bizim mükemmeliyetçi
olduğumuzun en büyük göstergeleridir. Mükemmeliyetçi kişi, işler yolunda
gitmediğinde büyük bir düş kırıklığı yaşar, işleri bırakır, umutsuzluğa kapılır.
Yine böyle bir kişi, kendine gerçekçi olmayan hedefler belirlediğinden, yaptığı
işlerden bir türlü tatmin olmaz, yüksek beklentileri nedeniyle harekete geçemez.
Böylece de iyi yapabileceği şeyleri, "mükemmeli başarmak" adına ya
yapabileceğinden daha kötü yapar ya da hiç yapmaz. Zaman yönetiminde de
"mükemmel" bir zaman planlayıcısı olmak gibi bir hedefe sahip olmak, kısa bir süre

6
sonra düş kırıklığı yaşamak ve vazgeçmekle eşanlamlıdır. Hedefleri belirlerken esnek
olmak ve olası aksilikleri göz önünde bulundurmak önemlidir.

• Erteleme:

Erteleme davranışı, zamanı planlama ve başarı karşısındaki en büyük

engellerden biridir. Bir konu sizin için önemliyse ve siz konunun peşinden
gitmiyorsanız erteliyorsunuz demektir. Erteleme yalnızca büyük amaçların
ertelenmesi olarak değerlendirilmemelidir. Gündelik hayatta küçük görünen işler de
daha önemli amaçların alt basamaklarıdır. Ertelenen her iş bir diğerini etkiler. Odanın
toplanması, berbere gitme, uzun zamandır aramak istediğimiz bir arkadaşımıza
telefon etme, alışverişe çıkma, bir arkadaşımıza doğum günü armağanı alma vb..
işlerin ertelenmesi, daha önemli olan diğer işlerimizin de (ders çalışma, dönem
ödevini hazırlama vb..) ertelenmesine yol açar. Aynı şekilde, önemli işlerin ertelenip

durması da günlük işlerimizin büyük ölçüde aksamasına neden olur. Bu kısır

döngü böylece uzayıp gider ve günün birinde içinden çıkılmaz hale gelebilir.
Aranmadığı için sitem eden arkadaşlar, ödenmediği için faiz işleyen faturalar,
toplanmadığı için karmakarışık olan odalar, alınan düşük notlar, yetiştirilemeyen
dönem ödevleri ardı ardına bizi sıkıntıya sokar. Sonuç da yoğun stres, sinir
bozukluğu, başarısızlık duygusu ve yılgınlık olur.

Görüldüğü gibi erteleme davranışı, bizi büyük sıkıntıya sokan ve bizde

yaşamımızın kontrolümüzden çıktığı duygusunu uyandıran zararlı bir alışkanlıktır.
Erteleme kararsızlık sonucu oluşan bir davranış değildir. Kısaca erteleme, karar
verememekten kaynaklanmaz. Erteleme, kişinin karar verip de harekete
geçememesidir. Bazen kararlar da ertelenebilir, bu da bir tür ertelemedir.
Kararsızlıkla, karar vermeyi ertelemek birbiriyle karıştırılmamalıdır. Erteleme
alışkanlığından vazgeçmek, zaman yönetiminin öncüsüdür. Bu alışkanlıktan
vazgeçebilmek için ilk yapılacak şey, bir "ertelenen işler listesi" hazırlamaktır. Böyle
bir listeyi bazı ana başlıklar altında alt bölümlere ayırmak daha etkili bir yoldur. Bu tür
bir listeye aşağıdaki gibi bir örnek verilebilir:

Ertelenen İşler:

Sosyal İşler: E-mail atma, arkadaşa doğum günü hediyesi alma vb..

Okul: Okula zamanında gelmeye başlama, ödevin bitirilmesi, notların temize

çekilmesi, kitapların kütüphaneye iadesi vb..

Para Konuları: Ödemeleri dengeleme, taksitleri yatırma vb..

Boş Vakit: Sinemaya gitme, spor yapma, düzenli egzersize başlama vb..

Ev/ Yurt İşleri: Günlük temizlik, odanın toplanması, yemek yapma vb..

Sağlık: Doktordan randevu alma vb..

Bireysel Bakım: Yeni giyecekler alma, saç kesimi, bireysel temizlik ve bakım
vb.

7
Böyle bir liste hazırladıktan sonra ertelenen işler ne kadar erteleniyor? erteleme
sebeplerimiz nelerdir? soruları sorulur ve ayrıntılı olarak araştırılır. Ertelediğimiz işin
karşısına mazeretlerimiz ve ne kadar ertelediğimiz yazılır. Mazeretler
değerlendirildiğinde birçoğunun yetersiz olduğu anlaşılacaktır. Bu sorunu çözmek için
ertelenen her iş için “belirgin” bir “işe başlama zamanı” belirlenir. Bazen bir işe
karar verdiğimizde bu kararımızı belirgin olmayan ifadelerle ifade etmemiz harekete
geçemememize neden olur. Örneğin "artık çalışmaya başlayacağım" ya da "sigarayı
bırakacağım" gibi ifadeler belirsiz ifadelerdir. Bunların yerine "saat 19:30'da
çalışmaya başlayacağım" ya da "Perşembe günü, günlük içtiğim sigara miktarını 8'e
indireceğim ve on beş gün boyunca 1'er azaltarak bırakacağım" gibi belirgin ifadeler
kullanmak harekete geçmeyi kolaylaştırır.

• Kendine Aşırı Güven:

Günümüz sürekli değişen ve gelişen iş alanlarında kendimize duyduğumuz öz

güven iyi ve yararlı bir özelliktir. Ancak aşırı güven boş verdiliğe yol açacaktır.
Yapmamız gereken tüm işleri bir kenara not etmeden hatırlamamız ve bu işleri son
dakika da harekete geçerek tamamlamamız olanaksızdır. Bu nedenle "ben bunların
hepsini aklımda tutabilirim" ya da "herkes bu işi 3 saatte bitiriyor ama ben nasıl olsa
bu işi 1 saatte bitiririm" tarzı düşünceler bizi düzensizliğe ve başarısızlığa götürür.

• Kendine Güvensizlik ve Yüksek Kaygı:

Zaman zaman hepimiz performansımızdan şüphe edebiliriz ya da yaptığımız

işlerin yeterliliğinden emin olmayabiliriz. Ancak bu durum çok ve yoğun duygularla
yaşanıyorsa bizim için engelleyici bir etken durumuna gelmiş demektir. "Bu işi nasıl
olsa başaramam, öyleyse hiç denememeliyim" tarzında düşünceler kendine
güvensizlik belirtisidir. Buna benzer düşünceler, yüksek kaygıya da neden olur ve
kaygı da bizim için bir engel oluşturmaya başlar.

• Hayır Diyememe:

Zaman yönetimi, zaman zaman çevremize "hayır" dememizi gerektirecek bir

aktivitedir. Önemli bir sınava çalışırken telefon eden bir arkadaşımızın "1-2 saat sana
uğrayacağım" demesi üzerine, istemeye istemeye onu misafir etmemiz bizi daha
sonra sınavda zor durumda bırakacaktır. Bu tür durumlarda çevremize "hayır"
diyemiyorsak, birçok işimiz bu yüzden aksıyor demektir. Bu durumda öncelikle "hayır"
demenin bizim için ne anlama geldiğini incelemeli, "hayır" dediğimizde ne
olacağından korktuğumuzu bulmalıyız. Biraz üzerinde durduğumuzda bu
korkumuzun hiç de gerçekçi olmadığını görebiliriz. Örneğin, arkadaşınıza "hayır"
dediğimizde ilişkimizin bozulacağından korkuyor olabiliriz. Kısa dönemde
arkadaşımıza hiçbir konuda "hayır" demeyerek böyle bir durumdan kaçınabiliriz.
Ancak, sürekli başkalarının istekleri doğrultusunda ve onların öncelikleri ile yaşamak,
zaman içinde o kişilere karşı öfke biriktirmemize ve asıl o zaman ilişkimizin
bozulmasına yol açabilir. Oysa ki "hayır""deme gerekçemizi çevremize açık bir
biçimde dile getirdiğimizde, çevremiz de bu konuda bize anlayışlı davranacaktır.

8
 • Hafife Alma:

Bazen bazı işlerin kendiliğinden olacağına ya da bazı özelliklerin

herkeste bulunduğuna ilişkin bir yanılgıya düşeriz. Örneğin "dinlemeyi" öğrenmek
gereksizdir, çünkü zaten biliyoruzdur. Birileri gelip nasıl olsa bizimle arkadaş olacaktır
ya da er geç üniversite diploması bize sunulacaktır. Bu tür hafife almalar, çoğu kez
sosyal ve akademik alanda başarıyı olumsuz yönde etkileyen sorunlara neden olur,
bize büyük düş kırıklıkları yaşatır. "Günlük yaşamımda neleri hafife alıyor olabilirim?"
gibi bir soruya verilecek yanıt, bu konudaki farkındalığımızı artıracak ve bizi "hafife
alma" tuzağından koruyacaktır.

• Zaman Yönetimi Konusunda Önyargılar:

Bazı kişiler "zaman yönetimi" konusunu daha başından reddeder ve bu

konuya hiç yanaşmazlar. Bunun nedeni zaman yönetimi konusundaki bazı yanlış
değerlendirmelerdir. Bu konular üzerinde durmak, zaman yönetimi konusunda biraz
daha bilinçlenmemiz açısından yararlı olacaktır. Bu önyargılardan en yaygın olanları
şunlardır:

"Bu teknikler benim işime yaramaz": Zaman yönetimine başlarken, zaman

yönetimi tekniklerinin sihirli formüller olmadığını ve bu tekniklerin yapılması gereken
şeyleri yapmayacağı baştan kabul edilirse, öğrenilenleri daha gerçekçi bir zeminde
uygulamak mümkün olabilecektir. Bu tekniklerin yalnızca bir araç olduğu ve teknikleri
kullanmanın elimizde olduğu gerçeği her zaman akılda tutulmalıdır.

"Bu toplumda organize olmak mümkün değil!": Her zaman her şey için
mükemmel koşulların bulunmayabileceğini akılda tutmak zaman yönetimini oldukça
kolaylaştıracaktır. İdeal koşullarda herkes zamanını yönetebilir. Mükemmel bir zaman
yöneticisi olmaktan çok bu koşullar altında yapabileceğimizin en iyisini yapmaya
çalışmak yeterli olacaktır.

"Bu kadar organize olmak çok ürkütücü.": Bu düşünce zaman yönetimi

tekniklerinin ve uygulamaya koyduğumuz planların bizi yönetmesi kaygısından
kaynaklanır. Oysa son derece yanlıştır çünkü teknikler bizi değil bizim teknikleri
kontrol etmemiz gerekir. Ayrıca yaşamımız boyunca bu tekniklerle planlama yapmak
zorunda değiliz. Örneğin tatiller, plansız yaşamak ve bunun tadını çıkarmak için
birebir zamanlardır.

"İnsanlar beni sürekli arıyor ya da benden bir şeyler istiyorlar.": Her tür
aranma ve rahatsız edilmeden kendimizi uzak tutmamız olanaksızdır. Bu tür
durumlarla nasıl başa çıkılabileceğimizi öğrenmek en önemli adımlarımızdan biri
olacaktır.

• Düzensizlik:

9
 Düzensizlik, boşa geçen zamanların en büyük suçlusudur. Düzensizliğin
en büyük göstergesi çalışma mekanımızdır. Eğer yerleri değişmiş ya da yanlış
yerlere konulmuş şeyleri ararken zaman harcanıyorsa veya karışıklığa bağlı olarak
vakit harcanıyorsa, bunlar da bir iş bitmeden birkaç defa başlamamızı ve durmamızı
gerektiriyorsa, o zaman çalışma mekanımızı değerlendirmek zorundayız. Çalışma
mekanımız acaba verimli olmamızı sağlayacak şekilde mi? Malzeme ve hareket akışı
serbest mi? Sık sık kullanılan gereçlerin yakında olması ve aktif dosyalara
ulaşabilirliğimiz tam mı?

Çalışma mekanımız içerisinde en önemli olan bölüm ise çalışma

masamızdır. Çalışma masamızın her zaman düzenli olması gerekir. Masamızın
üstünde olduğunu bildiğimiz fakat bulamadığımız şeyler için ne kadar zaman
harcıyoruz. Masamızın içindeki ve üzerindeki bazı şeyleri en son ne zaman
kullandık? Bu soruları kendimize sorduğumuzda cevaplar yetersizse çalışma
mekanımızın düzene ihtiyacı vardır.

Eski bir sözdeki “Her şey için bir yer ve her şey yerinde” ifadesi ihtiyacımız
olan bilgiyi düzenlememiz konusundaki en iyi tavsiyedir. Devam eden iş için dosyalar
hazırlanmalı ve el altında bulundurulmalıdır. Hızlıca bakabilmek için dosyalar indeks
hazırlanmalıdır. Gelecekte yapılacak işler için hatırlatıcı şeyler gerekir. Posta, telefon
veya ziyaretle gelen güncel şeyler için bir klasör tutulmalı ve ne yapılması gerektiğini
görmek için bu her gün kontrol edilmelidir.

Fiziksel açıdan bulunduğumuz mekanı düzenledikten sonra bundan daha

önemli olan işe yaklaşımımızı düzenlememiz gerekir. İşlerimiz kesintiye uğrarsa
yeni bir işe başlamamalı, işin önceliğini takdir etmeli ve öncelikli işimiz
olmadan yeni bir faaliyete geçmemeliyiz. Eğer dış çevreden kaynaklanan bir engel
varsa bu engel ortadan kalkar kalkmaz hemen yapmakta olduğumuz işe geri
dönmeliyiz.

ÇEVRENİN NEDEN OLDUĞU ZAMAN KAYIPLARI:

• Ziyaretçiler :

Ziyaretçilerin işgal ettiği zamanı kontrol etmek hem incelik ve hem de kararlılık
gerektirir. Başlangıç olarak çalışma odamıza çağırdığımız insanların sayısına bir limit
koymalıyız. Eğer bir arkadaşımıza danışacaksak, onun odasına gitmeliyiz bu şekilde
işimiz bittiğinde odadan serbestçe ayrılabiliriz. Çalışma odamızdan insanları
uzaklaştırmak, bizim onların odalarından uzaklaşmamızdan daha zordur.

Şöyle bir uğrayan ziyaretçileri masamızı kapıdan uzaklaştırarak caydırabiliriz.

İnsanlar bizi meşgul görürse rahatsız etmezler. Bunun dışında konsantrasyon
ihtiyacımız olduğu zaman kapımızı da kapatabiliriz.

Genellikle biz kalktığımızda misafirimiz de kalkar. Bu ziyaretin süresini kısaltır.

Eğer öyle olmazsa dürüst olmayı seçmeli ve şuna benzer bir şey söylemeliyiz
“Uğradığınız için teşekkürler. Beni mazur göreceksin; çünkü bu projeyi bitirmek
zorundayım.” Beklenmedik birisi uğradığı zaman, konuşmak için ayağa kalkmalı,
zamanımız yoksa ziyaretçimize oturma teklif etmemeliyiz.

10
 • Telefon Görüşmeleri :

Birçok kimse için telefon görüşmeleri sürekli kesintiler demektir. Bütün

görüşmeleri engelleyemeyiz. Bununla beraber, sürelerini kısa tutabiliriz.
Telefonumuza cevap verebilecek bir elemanımız varsa görüşmeleri eleyebiliriz.
Hangi görüşmelerin kişisel takibimiz gerektiğini gözden geçirmeli ve diğerlerini
öncelik sırasına göre zamana yaymalıyız.

Telefon görüşmelerinde her zaman sarf edilen kelimeleri kısa tutmalı, kısa
cevaplar vermeli ve görüşme amacına ulaştığında nazik bir şekilde görüşmeyi
bitirmeliyiz.

• Posta :

Bizi ara vermeye zorlayacak üçüncü faktör postalardır. İstenmeyen postalar

sel gibi gelir. Postalarımızı düzenleyecek biri varsa “sadece bilgi” ve “faaliyet”
şeklinde iki bölüme ayırmalı, hangilerinin başkalarına verilmesini ve hangilerinin çöpe
atılmasını istediğimize dair ayrıntılı bir talimat vermeliyiz.

Her postayla bir kez bakmayı öğrenmeliyiz. Onu okuduğumuz zaman neyin
istendiğine kesin karar vermeli ve hemen işe başlamalıyız. Eğer gelen posta sadece
bilgi içeriyorsa hemen okunmasına gerek yoktur daha uygun bir zamana
erteleyebiliriz.

Bazı postalar telefonla cevaplanıp zaman kazanılabilir. Eğer cevaplamak için

bilgi gerekiyorsa cevaplama işini başkasına devredebiliriz. Diğer bir görüş ise orijinal
mektubun üzerine elle kısa bir cevap yazmak ve geri postalamaktır. Eğer bir kayıt
tutmak gerekiyorsa postalamadan önce fotokopisini alabiliriz.

• Bekleme :

Randevular, toplantıların başlaması, diğerlerinin bir şeyi bitirmesi için, ya da

işe gidip gelirken çok fazla zaman harcarız. Bu “bekleme” süresini daha iyi kullanmak
için fırsatlar mevcuttur.

Beklemek zamanı israf etmek olmayabilir. İki yaklaşım yardımcı olacaktır.

Birincisi randevumuz olan kişiyi bekleyerek vaktimizi mantıksız harcamamalıyız.
Randevu veren kişi eğer meşgulse bir not bırakmalı veya sekreterine görüşmeye
hazır olduğunda bizi aramasını söyleyebiliriz.

İkinci yaklaşım, beklerken boşa geçen zamanı değerlendirmektir. Örneğin

iş hayatımızla ilgili dergiler yada kitaplar okuyabilir, tamamlanması gereken
faaliyetleri planlayabilir yada aklımıza gelen ve yapılması zorunlu olan işleri not
alabiliriz. Küçük bir kasetçalar, seyahat ve iş-ev yolculuklarımızı daha verimli hale
getirebilir. İşimizle ilgili bilgi kasetleri dinleyebilir ya da ofisimize döndüğümüzde
zamanla ilgili görüş ve talimatları kaydetmek üzere kullanabiliriz.

• Toplantılar :

11
 Bu hususta zaman kaybı iki yönden olur; bizim düzenlediğimiz toplantılar ve
katıldığımız toplantılar.

Bir toplantı düzenlediğimizde neler yapmak istediğimizi önceden planlamalıyız.

Katılımı optimum seviyede tutmalı, kısa, gündemli ve direkt olarak toplantının
amacına yönelik çalışmalıyız. Toplantı süresi önceden belirlenmeli dolayısıyla
görülecek konular önem sırasına göre o zaman dilimine göre görüşülmelidir. Toplantı
sürecinde görüşülecek konu üzerinde tartışılır. Periyodik olarak ulaşılan noktaya
kadar ki çalışmalar özetlenir ve toplantı sonucuna göre görevlendirilecek kişilere
görevleri net olarak açıklanır. Faaliyet tarihleri işlerin sürüncemede kalmaması için
mutlaka belirlenmeli ve toplantıya son verilmelidir.

Yaygın bir zaman kaybettiricisi olan “düzenli personel toplantıları” nı etkin

hale getirmek için iki yol vardır. Bunlardan biri toplantı başlangıcında gündemi
oluşturmaktır. Eğer gündem içerisinde birden fazla konu varsa öncelik sırasına
dizilmelidir. Diğer yol ise iki katılımcıyı ilgilendiren her türlü tartışma ortadan
kaldırılmalıdır.
Bir toplantıya katılmadan önce, bu toplantının bizim için gerekli olup
olmadığından emin olmalıyız. Eğer toplantıya katılmamız gerekli ise toplantıda aktif
olabilmek için önceden hazırlık yapmalıyız. Uzun tartışmalardan kaçınmalı ve toplantı
içerisinde takip edilecek maddeler uygun öncelik düzeni içerisinde yapılacak şeyler
listesine eklenmelidir.

• Aksaklıklar :

Genellikle krizlerin kaçınılmaz olduğu düşünülür. Kısmen doğrudur.

Beklenmedik bir olay ortaya çıkar çıkmaz çözüm getirmemiz gerekir. Ancak çoğu kriz
devamlı olan olaydır. Krizlerin çıkmasının asıl sebebi yaptığımız planlara uymamız
yada işleri geciktirmemizden kaynaklanır.

Karşılaşacağımız aksaklıkları azaltmak için daha önce yaşadığımız tecrübeleri

gözden geçirerek, karşılaştığımız problemlere daimi bir model geliştirmektir.

Aksaklıkları azaltmanın bir başka yolu da ihtimalleri hesaplamaktır.

Projemizin anahtar unsurlarını değerlendirmeliyiz: kalite, miktar, maliyet ve
zamanlılık. Ondan sonra bir kriz meydana geldiğinde tepki vermeye hazır olmak için
şu 3 soru bize ışık tutacaktır:

 Neyin yanlış olma ihtimali vardır?

 Ne zaman yanlıştan haberdar olurum?
 Bu konuda neler yapabilirim?

Bazı krizler bizim kontrolümüzün ötesindedir. Örneğin, bize gerçekçi olmayan

bir süre verilebilir, son dakikada önceliklerde bir değişiklik yapılabilir, personelimiz
hata yapabilir, cihazlarımız bozulabilir. Böyle durumlarla karşılaştığımızda kesinlikle
panik yapmamalıyız. Öncelikle nelerin yapılması gerektiğini düşünmeliyiz. Aksaklığı
çözecek alternatifler geliştirmeli, daha sonra problemi ortadan kaldıracak sistemli ve
düzenli olan alternatif seçilerek çıkan aksaklığı ortadan kaldırmalıyız. Bir aksaklığı
giderirken ikinci bir aksaklığa meydan vermeyecek şekilde hareket etmeliyiz.

12
5. ZAMAN YÖNETİMİ YAKLAŞIMLARI

Dobbins ve Pettman’nın “zamanı yönetmek yaşamı yönetmektir”

düşüncesinden hareketle, zaman yönetimi karşısına çıkan engellerden bahsettikten
sonra zaman yönetimi yaklaşımları ve yöntemlerini açıklamak doğru olacaktır.

Zaman yönetimi konusunda değişik bakış açıları söz konusudur. Burada genel
kabul gören, geleneksel ve yeni yaklaşım sınıflandırmasına gidilip, aşağıdaki
açıklamalar yapılabilir:

1. Geleneksel Yaklaşım

Geleneksel zaman yönetimi teknikleri ilk olarak 1973 yılında Alan Lakein’in
“How To Get Control of Your Time and Yoer Life” isimli eserinin yayınlanmasıyla
popüler olmuştur. O zamandan bugüne abartısız yüzlerce kitap, makale, eğitim
filimler ve video kasetleri vasıtasıyla zaman yönetiminin çok çeşitli prensipleri
tanıtılmıştır. Hemen hemen bu sunumların hepsi, bir yapılacaklar listesi hazırlamanın
üstünlüklerini açıklar.

Lakein’in zaman yönetimi tanımına göre, bireyler öncelikle ihtiyaç ve

isteklerini saptamalı, onlara ulaşmak için amaçlar belirlememeli, amaçlara
ulaşmak için yapılması gereken görevleri; planlama, programlama ve listeler
hazırlama yoluyla uygun olan zaman ve mevcut kaynaklara uyumlaştırmalıdır.

Geleneksel zaman yönetiminin temel ilgi alanları; önceliklerin ve yetkilerin

belirlenmesi, planlama ve kontrol, gecikme ve kesintilerin üstesinden gelme gibi
konuları kapsamaktadır.

Bu temel ilgi alanlarının kökeninde, zaman yönetiminin kalbi niteliğinde olan

“amaçların gruplandırılması ve listelerin yapılması” yatmaktadır. Lakein ve
MacKenzie “yaşam zamanı” soruları şeklinde amaç gruplandırılmasının önemini
vurgulamaktadır. Lakein ve MacKenzie’ nin soruları aşağıdadır:

Bu üç soruya verilecek yanıt yaşam zamanı ile ilgili amaçlardaki öncelikleri

açıklamaktadır. Bu amaçlara ulaşmak için seçilen araç ise “günlük liste yapmak”’tır.

Hayatımın Amaçları Nelerdir?

Gelecek Üç Yıl İçinde Zamanı Nasıl Geçirmek
İstiyorum.
Bugünden İtibaren Altı Ay Sonra Öleceğimi Bilsem,
O Zamana Kadar Nasıl Yaşamalıyım

MacKenzie’ ye göre, bu listede sadece en önemli görevler yer almakta ve belirli bir
gün içinde yapılmasına ihtiyaç duyulanlara önem sırasına göre numara verilmektedir.

13
 Benzer şekilde Lakein’ in yapmış olduğu liste söz konusu gün için yüksek
önceliğe sahip olan ve bunları gerçekleştirmek için herhangi bir özel çabanın
gerekmediği uzun vadeli amaçlar listesinde yer alan önemli faaliyetleri içermektedir.
Yapılacaklar listesi, geleneksel zaman yönetimi çalışmasının en önemli unsurudur.
Öncelikleri belirlemek ve toplantıları tekin bir şekilde idare etmek, yapılacaklar listesi
sayesinde kolaylaştırmaktadır.

2. Yeni Yaklaşım

Yeni yaklaşımda geleneksel yaklaşımda olduğu gibi amaçların

gruplandırılması ve listelerin hazırlanması faaliyetleriyle ilgilenmekle birlikte çarpıcı
şekilde farklılıkları bulunmaktadır. Yeni zaman yönetimi, geleneksel zaman
yönetiminin üzerinde durduğu öncelikleri belirleme, planlama ve kontrol konularının
önemini vurgulamaya devam etmektedir.
Geleneksel yaklaşım ile yeni yaklaşım arasındaki en önemli fark,yeni yaklaşım
amaçları belirleme yerine “ değerleri ortaya çıkarma” ile işe başlamasıdır. Lakein’
in yaşam süresi ile ilgili üç soruya verilecek yanıt, kuşkusuz bir bireyin değerleri
hakkında bazı ipuçları vermektedir. Ancak, yeni zaman yönetimi daha çok direkt
olarak bireysel değerlerle ilgili zor sorularla ilgilenmektedir .

Scott “hangi değer verdiğiniz şeyleri elde etme, işinizi anlamlı ve tatmin
edici kılmaktır?” sorusu üzerinde odaklanmak gerektiğini ifade etmektedir. Aynı
vurgulama Winston’ un çalışmasında da tekrarlanmaktadır.

Yeni zaman yönetiminde en önemli şey, “ değerlerin açıklanması” dır.

Amaçlarda bu hemen her zaman vardır; yeni bir otomobil sahibi olmak gibi. Oysa
değerler her zaman bir şey olmayı ifade etmektedir; mali açıdan güvende olmak gibi.
Değerler konusunda açık olunursa, büyük ölçüde açık ve kesin bir şekilde amaç
belirlenmiş olmaktadır.

6. ZAMAN YÖNETİM SÜRECİ

Süreç olarak zaman yönetimi belli başlı sekiz aşamadan oluşmaktadır.

Şekil’de görüldüğü gibi bu aşamalar sırasıyla, “zaman kullanım analizi, zaman
problemlerini tanımlama, kendini tanımlama, amaçları ve öncelikleri belirleme,
program hedeflerini uygulama planlarına aktarma, günlük program ve rehberleri
hazırlama, zaman yönetimi teknikleri geliştirme ve sürecin izlenmesi” olmaktadır

1. Zaman Kullanım Analizi(Zaman Cetveli)

Zaman yönetimi sürecinin ilk aşaması, zamanın nereye harcandığı

belirlemektir. Çok az birey zamanını nasıl kullandığı konusunda net bir görüşe
sahiptir. Çoğunlukla bireyler, ne yaptıklarının ve ne kadar zamanda yaptıklarının
bilincinde olduklarını zannetmektedir. Ancak, hafızaları zamanlarını nasıl kullandıkları
konusunda onları yanılta bilmektedir. Bireylerin zamanlarını en iyi şekilde
yönetebilmeleri, gerçekte zamanlarını nereye ve nasıl harcadıklarını ortaya
çıkarmalarına bağlı olmaktadır.

14
 Zamanın nereye ve nasıl harcandığının belirlenmesi ancak zamanı analiz
etmekle mümkün olacaktır. Zamanın nasıl kullanıldığını analiz etmenin en iyi yolu bir
ay yada iki hafta boyunca her gün, her on beş dakikada bir yapılan tüm işleri ve bu
işlerin niteliğini, sürelerini ve saatlerini bir forma kaydetmektir. Buradan elde edilen
veriler, “zamanınızı kendiniz mi kontrol ediyorsunuz?” yada “zamanınız dışsal
etkiler veya alışkanlıklar tarafından mı kontrol ediliyor?” sorusunun yatını
verecektir.

ZAMAN PROBLEMLERİNİ
G
TANIMLAMA

E
KENDİNİ TANIMA
R

AMAÇ VE ÖNCELİKLERİ İ

BELİRLEME
B

PROGRAM HEDEFLERİNİ E

UYGULAMA PLANLARINA S

AKTARMA L

M
GÜNLÜK PROGRAMLAR VE
E
REHBERLER HAZIRLAMA

ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİNİ

GELİŞTİRME 15
 SÜRECİN İZLENMESİ VE YENİDEN

ANALİZ

ETKİN ZAMAN YÖNETİM SÜRECİ

2. Zaman Problemlerini Tanımlama

Zaman yönetimi sürecinin ikinci aşaması, zaman kaybına neden olan
problemlerin belirlenmesidir. Bu aşamada, hiçbir sonuç getirmeden sadece zaman
israfına neden olan faaliyetler tespit edilip mümkün olduğunca bunların
ortadan kaldırılmasına çalışılmaktadır. Zaman kaybına neden olan etkenlerin
tespiti ise, zaman kayıtlarında yer alan faaliyetlerin gözden geçirilmesi ile mümkün
olabilmektedir.
3. Kendini Tanımlama

Zaman yönetimi sürecini üçüncü aşaması, birey kendisini tanımasıyla ilgilidir.

Bireyin kendini tanıması ancak kendini değerlendirmesiyle mümkün olacaktır.
Bireyin kendi yeteneklerini ve becerilerini değerlendirmesi, zaman kaybına
neden olan davranışlardan uzaklaşması ve böylece mevcut zaman üzerinde
kontrolün sağlanması açısından önemli olmaktadır.
4. Amaç ve Öncelikleri Belirleme

Amaçlara ve bu amaçlara ulaştıracak ara amaçlar olarak nitelendirilebilecek

hedeflerin belirlenmesi, önceliklerin saptanması, zaman yönetimi sürecinin dördüncü
aşamasını oluşturmaktadır. Bu aşamada sırasıyla; amaçlar belirlenmekte, bu
amaçlara ulaştıracak hedefler saptanmakta, öncelikli hedefler belirlenmekte ve
bu hedeflere ulaşmak için yapılması gereken işler tespit edilmektedir. Ayrıca bu
aşamada işlerin etkin ve verimli bir şekilde yapılıp yapılmadığının kontrolü için
ölçülebilir sonuçlar belirlenmektedir. Bu aşamada amaçlar; yaşama ilişkin amaçlar ve
işe ilişkin amaçlar olmak üzere iki başlık altında ele alınıp incelenmektedir. Birey,
yaşama ilişkin amaçlarını belirlerken, aşağıdaki sorulara yanıt aramalıdır:

_Ben ne olmak istiyorum?

_Hayatta ne tür bir ilişki kurmak istiyorum?
_Hangi alanlar benim ilgimi çekiyor?

İşe ilişkin amaçlar belirlenirken ise, aşağıdaki sorular yanıtlanabilmelidir.

16
 * Ben hangi işlerden zevk alıyorum?
* Hayatta ne tür bir ilişki kurmak istiyorum?
* Hangi alanlar benim ilgimi çekiyor?

Bu iki amaç gurubunun çatışması bir zorunluluk değildir. Birey bunlar arasında
belli bir denge kurarak bir arada ve aynı anda gerçekleşmesini sağlayabilir. Amaç ve
hedeflerin olabildiğince açık ve kesin olarak belirlenmesi, zamanın etkin
kullanılabilmesi için zorunludur. Amaç ve hedeflerin içeriği anlaşılmadığında
çalışmaların günlük konular üzerinde yoğunlaşması söz konusu olmaktadır.

5. Program Hedeflerini Uygulama Planlarına Aktarma

Amaç ve hedeflere ulaşmanın tek yolu bunların gerektirdiği çabayı

göstermektir. Faaliyetlere bir yön ve kesinlik kazandırmak için çabaların belirlenen
hedeflere ulaşmak üzere planlanması gerekmektedir.
İyi formüle edilmiş bir amaç ifadesi tek başına, istenilen sonuçlara ve
hedeflere ulaşmak için atılması gereken adımların hafızada kalmasını
sağlamaktadır. Bir şeyin niçin yapılacağını açıklamakta; ancak neyin ve nasıl
yapılacağından söz etmemektedir. Burada; ne, kim, ne zaman, nerede, nasıl ve niçin
soruları önem kazanmaktadır. Bu nedenle amaçlarla birlikte temel bir faaliyet planı
hazırlamak gerekmektedir. Bu uzun vadeli bir plan niteliğindedir.

Temel faaliyet planının hazırlanmasından üç aşamalı bir yol izlenmektedir.

Birinci aşamada, öncelikli hedeflere ulaşmak için yapılması gereken tüm işler
sıralamakta; ikinci aşamada, söz konusu işlerin yapılması için gerekli olan tüm
kaynaklar belirlenmekte; üçüncü aşamada ise, hedeflere ulaşmak ve her bir
işin tamamlanması için gerekli olan süre belirlenmektedir. Temel faaliyet planı,
ilerdeki aşamalarda hazırlanacak orta ve kısa dönemli planlar için bir temel
oluşturmaktadır. Temel faaliyet planından hareketle geliştirilen kısa dönemli plan ve
programlar amaçlara etkin bir biçimde ulaşılmasında önemli katkı sağlayacaktır.

FAALİYET PLANI

Öncelikli Hedefler
1.----------------------------
2.----------------------------
3.----------------------------
FAALİYET PLANI
Hedefe Ulaşmak İçin Faaliyet Planı Zaman
Yapılması Gereken Gerekli Kaynaklar

17
 iş ve faaliyetler (Para, insan, zaman vb.)
1
2
3
4
5
......

6. Günlük Programlar ve Rehberler Hazırlama

Zaman yönetimi sürecinin altıncı aşamasında, temel faaliyet niteliğindeki

planlardan hareketle kısa dönemli planlar ve programlar hazırlanmaktadır.
Kısa dönemli planlama ve programlama iki önemli adımı içermektedir. Birinci
adım haftalık bir süreyi kapsayan planlama yapılması, ikinci olarak da bu
haftalık plandan hareketle günlük faaliyet planı hazırlamaktır.
Haftalık planlama sürecindeki önemli unsur, planı her hafta düzenli olarak
yapmaktır. Eğer zaman her hafta düzenli bir şekilde planlanırsa, plan yapma
alışkanlığı kazanılacaktır.

HAFTALIK PLAN TABLOSU

Planın Kapsadığı Tarih : .../..../.....
Hedefler
..................................................
..................................................
Gün Zaman Faaliyet
Pazartesi

Salı

Çarşamba

Perşembe

Cuma

18
Cumartesi

Pazar

Bu hedefleri gerçekleştirmeye yönelik tüm iş ve faaliyetler zaman ve konuya

göre, hedeflerin aşağısında sıralanmaktadır. Haftalık planın, takip eden hafta içi
Cuma günleri, hafta başı veya pazartesi sabahları yapılması uygundur
Planın kısıtı; kontrol edilmeyen faaliyetleri içermemesidir. Plan, kesintileri
göstermemektedir. Kriz gibi beklenilmeyen durumlar için zaman ayrılmamıştır.
İşvereni iş dışı ricaları, habersiz ziyaretçiler ve telefonla aramaların yol açtığı
kesintiler göz önüne alınmamaktadır. Ayrıca, yöneticinin her bir faaliyet için belirlediği
süre uygulamada farklı olarak ortaya çıkabilmektedir. Bu nedenle faaliyetlerin
alacağı süreleri iyi belirleme yeteneği planın başarısı için önemli bir unsurdur.

Bununla beraber yöneticinin planında tüm zamanını dakikası dakikasına planlamak

yerine kesintileri de öngören bir esneklik koyması hedeflerine ulaşmada yararlı
olmaktadır.
Tablonun sonraki aşaması haftalık plandan hareketle günlük planın
hazırlanmasıdır.
Günlük planlamada ilk adım; haftalık planda yer alan iş ve faaliyetlerden
hangileri o gün yapılması isteniliyorsa belirlemek, ikinci adım ise; o gün için
planlanmamış ancak sonradan ortaya çıkan yeni işleri de bu işlere ekleyerek
tüm iş ve faaliyetleri belirlemektir.

Günlük plan, zamanı planlama ve hedefleri yeniden gözden geçirmede önemli

ve son adımdır.
GÜNLÜK PLAN
T
arih:
Zaman Faaliyet Diğer Faaliyetler
errrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrr
errrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrr
errrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrr
FAALİYET
Öncelik Öncelikli Zaman
Sırası Faaliyetler

Günlük Hedef :

19
 Günlük planda, gün içinde yapılması gereken tüm işler ve bunlara ilişkin
zaman solda en üst bölümde yer almalıdır. Ayrıca, bir önceki günde tamamlanmamış
ancak sonradan ortaya çıkan yeni faaliyetler de diğer faaliyetler başlığı altında sağ en
üst bölümde yer almalıdır.
Gün içinde yapılması düşünülen öncelikli işler ve bu işlerin öncelik sırası ise,
diğer faaliyetlerin aşağısında listelenmelidir.
Günlük planlarda, yapılması düşünülen tüm iş ve faaliyetlerin önem ve
öncelikleri göz önünde bulundurularak bir yapılacaklar listesi hazırlanmalıdır.
Bu liste günlük planın taslağını çıkarmak için kullanılmalıdır. Ayrıca bu listede
toplantıları, randevuları bunlara ek olarak diğer öncelikli maddeleri gerçekleştirme
zamanını göstermelidir.
Liste hazırlanırken, işler bireyin kendi biyolojik ritmini bilmesi ve buna
göre en verimli zamanlarını en önemli işler için planlaması gerekir.
Dikkatini önemli işler üzerinde yoğunlaştıran ve öncelikleri belirleyen birey,
listenin başından başlamalıdır. Her iş günü sonunda tamamlanan iş ve faaliyetleri
gözden geçirmeli ve tamamlanması gereken ancak gün içinde yapılmamış işleri
de ileriye taşıyarak, bunları yarının yeni maddelerine eklemelidir.
Günlük plan, günün hedeflerini belirleyip tercih edilen yolun çizilmesini sağlar.
Bu yolun çizilmesinde; duvar tabloları, elektronik günlükler, cep bilgisayarları, masa
takvimi ajanda yardımcı planlama araçlarıdır. Bu araçların kullanılması günlük olarak
randevuların, adres ve telefonların, hedeflerin, harcamaların, özel günlerin
kaydedilmesi ve planlamasına yardımcı olmaktadır.

7. Zaman Yönetimi Tekniklerini Geliştirme

Zaman kaybına yol açan kişisel ve çevresel problemlerin üstesinden
gelebilmek için geliştirilecek teknikler bu aşamanın konusunu teşkil etmektedir.
Zamanın etkin ve verimli bir şekilde kullanımı, büyük ölçüde zaman
israfına neden olan kesintiler, ertelemeler, plansızlık, etkin olmayan
toplantılar gibi zaman tüketicilerinin en aza indirilmesini ya da ortadan
kaldırılmasını gerektirmektedir.

Bu ise, telefonun etkili kullanımı, sekreterleri etkili kılma, yetki devri,

doğru iletişim kurma (yazılı,sözlü), etkin toplantı yönetimi vb... yöntem ve
çözüm önerilerinin uygulanması ve benimsenmesi ile mümkün olabilmektedir.

8. Sürecin İzlemesi ve Yeniden Analiz

Zaman yönetimi süreci döngüsünü tamamlayan sekizinci aşama, sürecin

izlenmesi ve yeniden analizidir. Bu aşamada zaman yönetimi programı, hem
uygulama sırasında hem de uygulamadan sonra, takip edilerek, istenilen
değişikliklerin gerçekleştirilmesi ve sonuçlarının tespit edilmesi gerekmektedir.
Zaman yönetimi kesintisiz devam eden bir faaliyettir. Bu nedenle zaman
yönetimi programının uygulanması sonucunda ister beklenilen sonuçlar
gerçekleşsin, isterse gerçekleşmesin iyileştirme çabaları sona ermemektedir.

20
 Zaman yönetiminde başarı, geliştirilen programların dikkatli ve titiz bir şekilde
uygulanması, aşamaların ileriye dönük izlenmesi ve analizin tekrarı ile mümkün
olabilmektedir. Ancak en önemli nokta, kişinin zamanını kontrol etmeye yönelik
bilgiler çerçevesinde, kendini zamanını yönetmeye adaması olmaktadır.

7. ZAMAN YÖNETİMİ İLKELERİ

Bireylerin zamanlarını kontrol edebilmeleri ve etkin bir biçimde kullanabilmeleri
için bir takım ilkeler oluşturulmuştur. Belli başlıklar altında toplanan bu ilkeler
şunlardır:
• Bireysel Hazırlık
Zaman yönetimini uygulama içinde olan ya da zamanını iyi yönetmek isteyen
bir birey, her şeyden önce başarılı bir zaman yönetiminin ancak kendi çabası ile
mümkün olacağının bilincinde olmalıdır.

Birey, zaman yönetimine karar verdiği zaman, bunu ancak kendisi yapacaktır.
Kendisinden başka bir yardımcısı yoktur. Birey zamanını en iyi şekilde ancak
kendisi kullanabilir, planlayabilir ve kendi bir düzene koyabilir. Diğer bir ifadeyle
bireyin zamanını iyi planlayabilmesinin, yönetebilmesinin tek yolu, bu yolda yalnız
olduğunu bilmesi olmaktır.

• Toplam Çalışma Zamanının %100’ ünü Planlamaktan Kaçınmak (%60

Kuralı)

Bireyler zamanlarının ancak %60' nı kontrol edebilmektedir . Her an ortaya

çıkabilecek beklenmedik işler, planlanmamış girişimlerin yapılması zorunluluğu,
önemsiz olmasına karşılık aciliyet kazanmış işler ve sosyal etkinlikler için
belirli bir zaman ayrılması gerektirmektedir.
Belirli bir zaman diliminde bir birey zaman yönetimi anlamında en başarılı
stratejileri uygulamış olsa da zamanının %40’ lık bir bölümünü kontrolünün dışındaki
bu işlere ayırması gerekir. Zaman yönetimi temel olarak bu %60’ lık bölümü
artırma veya daha etkin kullanma çabalarının ortak adıdır. Ancak, bunun hiçbir
zaman %100’e çıkarılamayacağı da genel kabul görmektedir.
Bireyler beklenilmeyen olaylar, kesintiler ve benzeri durumların üstesinden
gelebilmek için toplam çalışma süresinin %100’ ünü planlamaktan kaçınmalı ve
sadece belli bir yüzdesini planlamalıdırlar. Tipik olarak bu oran %60’ tır.

• Önce Etkinlik Daha Sonra Verimlilik

Zamanı kullanma bir anlamda işleri iyi yapmaktan çok, doğru işleri doğru
zamanda yapmaktır. Etkinlik, doğru iş yapmak anlamına gelmektedir. Yapılacak
doğru işler tamamlandıktan sonra, kişiler işleri doğru yapmaya yoğunlaşmalıdır. İşte
bu verimliliktir. İşleri doğru yapma, onu tam olarak yanlışsız bir şekilde yapmayı ifade
etmektedir.

21
 Verimlilikte zamanın ve diğer kaynakların en az kullanılması söz konusudur.
Verimlilik etkinlikten sonra gelmektedir. Çünkü amaçlara doğrudan veya dolaylı olarak
katkıda bulunmada başarılı olunamadığı bir durumda işlerin iyi yapılmasının bir
önemi olmamaktadır.

• Personele Yetki Devri ve Onların Eğitilmesi

Yetki devri başkalarına yaptırılabilecek işlerden kurtulma değil, gerçekten

yöneticinin kendisinin yapması gereken işlerle ilgilenmesinin gereğidir.
Yöneticiler zaman cetvellerine baktıklarında, önemli saydıkları pek çok şeyi
yapmak için yeterli zamanlarının olmadığını görmektedirler. Yöneticilerin önemli
gördüğü faaliyetlerle ilgilenebilmelerinin, diğer bir ifadeyle kendilerine zaman
ayırabilmelerinin tek yolu, astlarının da yapabileceği işleri onlara
devretmesinden geçmektedir.
Yöneticiler tarafından gerçekleştirilen işlerin büyük bir bölümü başkaları
tarafından da yapılabilecek işlerdir. Bu nedenle de, başkalarına devredilmelidir.
Yetki devri zamanı verimli kullanmayı olumlu yönde etkilemektedir. Gerçekte
işe uygun bir asta yapılacak yetki devri yöneticiye zaman kazandırmaktadır. Bu
nedenle her yönetici, personeli bu yönde eğitmelidir.

• Tersine Yetki Devrinden Kaçma

Ast-üst ilişkilerinde ilginç bir gerçek de ters ya da yukarı doğru olan yetki
devridir. Astlarda bazıları verilecek görevlerin riskinden kaçmak için veya
başaramama korkusu, aşırı iş yükü, işi bitirmek için gerekli bilgi ve yeteneğe
sahip olmamaları gibi nedenlerle verilen görevleri almayabilirler. İstemeyerek
aldıkları durumlarda da sürekli yöneticiye danışarak, onun zamanını alabilirler. Bu
durumda yetki devri geri dönmüş olur. Yetki devrinin geri dönmesi zaman yönetimi
açısından istenilmeyen bir durumdur.

• Her Bir Gün İçin Amaçların Listelenmesi ve Öncelikli Olanların

Belirlenmesi

Amaçları belirlemek ve onlara ulaşmak, zaman yönetimi açısından önemlidir.

Kişi ne yapması gerektiğini bilmiyorsa işe nereden başlayacağını da bilmeyecektir.
Nelerin önemli ve yapılması gerektiğini bilen bir kişi olayların kendisini
yönlendirmesini engelleyecek ve olaylara kendisi yön verecektir. Böylece sahip
olduğu zaman parçası içinde yapması gerekenlere ulaşma olanağına da
kavuşacaktır. Amaçları belirlemek kişinin dikkatinin gittiği yönde
odaklanmasına, belli bir zaman çerçevesi içinde ne yapacağını anlamasına
yardımcı olmaktadır.

İyi bir zaman yöneticisinin hareket noktasını, önemli işlerin zamanında

yapılması ilkesi oluşturmaktadır. Bu amaçla yönetici, öncelikle amaçlarını ve bunlara

22
ulaşabilmek için gereken işleri belirlemeli, daha sonra da bu işleri önem derecesine
göre sıralamalıdır. Bu ise iyi bir planlamayı gerektirmektedir.

• Belirli Bir Zamanda Belirli Bir İş Yapılması

Yöneticiler belirli bir zaman dilimi içinde tek bir iş üzerinde çalışmalıdır.
Bir önceki işi bitirmeden yada çalışmaya geçici olarak ara vermeden yeni bir
çalışmaya geçilmemelidir. Bir görevi belirli bir zaman içinde bitirmek; iş ikinci kez ele
alındığında, konuyu hatırlatmak ve kavramak için zaman harcamak
gerekmeyeceğinden yöneticiye çok zaman kazandıracaktır.

• Çalışma Programının Yapılması

Uzun süreli planların yanı sıra günlük programlar hazırlama yöneticiye zaman
kazandırmaktadır. Bunun için astlarla konuşma saatlerini ve benzeri konuları
programlamak zamanın düzenli kullanılmasını sağlayabilmektedir. Yöneticiye
önerilen yöntemlerden birisi de Cuma günü öğleden sonra, takip eden haftada
yapılacak işleri belirlemektir. Haftalık olarak düzenlenmiş işler günlük programlar
haline dönüştürülerek düzenlik sağlanmış olmaktadır.
Yöneticilerin günlük faaliyetlerini ve çalışmalarını belli bir plan ve
program içinde gerçekleştirememeleri yapacakları işin kalitesini ve aktivitesini
en aza indirmektir. Hatta yapılması gereken oldukça önemli işlerin ve faaliyetlerin
diğer yıllara sarkmasına ve tamamının gerçekleştirilememesine neden olmaktadır.
Bütün bu benzeri nedenlerle yöneticiler günlük çalışmalarını belirli bir plan ve
program içinde gerçekleştirmelidirler. Ayrıca programlarının esnek olmasına, gün
boyu oluşabilecek kesintiler ve ortaya çıkan yeni durumlara uyabilecek nitelikte
hazırlanmaya özen göstermelidir.

• Zaman Kayıplarını Giderme

Zaman kayıpları bireyin kendisinden kaynaklanabileceği gibi kendi dışındaki

nedenlerden de kaynaklanabilmektedir.
Bireyin mevcut zamanını etkin kullanmasını engelleyen bu nedenlerin bir
kısmının ortadan kaldırılması bir kısmının ise etkilerinin azaltılması şeklinde bir
uygulamaya gidilebilir. Bu konuda en etkili yollardan birisi, zamanın etkin kullanımını
engelleyen sorunları saptayarak, uzun ve kısa vadede bu sorunları ortadan
kaldırılacak yöntemleri uygulamaya koymaktır.

8. PLAN YAPMANIN ÖNEMİ VE ÖNCELİKLERİN BELİRLENMESİ

Planlama, en basit bir şekilde, neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kim

tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma sürecidir. Planlamanın en büyük
avantajı zaman kazandırmasıdır. Yapılan çalışmalar, yöneticilerin planlamaya biraz
daha fazla zaman ayırmaları durumunda uygulamada daha az zamana gereksinim

23
duyduklarını ve böylece zaman kazanabildiklerini ortaya koymaktadır. Ayrıca
planlama, yöneticilerin dikkatini amaca yöneltmekte, çabaları uyumlaştırmaya olanak
sağlamakta ve emek savurganlığını azaltmaktadır.

İnsan doğası planlama kavramıyla çelişmektedir. Nasıl davranılacağını

önceden kararlaştırmanın özgürlüğü sınırladığı düşüncesi, günlük ve acil olaylara
önem verme zorunluluğu planlama yapmayı engellemektedir. Ancak gelecek
hakkındaki tereddütler, kırtasiyecilik ve zaman bulamama gerekçeleriyle planlamaya
karşı çıkma, uzun vadede kazanılacak zaman ve elde edilebilecek verimi görememek
anlamına gelmektedir.

Yönetim olayı planlama ile başlar, plansız yapılan her girişim başarısızlıkla
sonuçlanabilir. Plansız yapılan işlerin karışmasına, kimin ne işle uğraştığının
bilinmemesine, o gün için öncelikle yapılacakların neler olduğunun
görülememesine, en önemlisi de açık ve net bir amaç ortaya konulamamasına
neden olmaktadır. Kısaca, önceden ne yapılacağı, nasıl yapılacağı, ne zaman
yapılacağı karar altına alınamamaktadır. Bu kararsızlık durumu ise, işlerin kısa
sürede tamamlanmasını ve daha olumlu sonuçlar elde edilmesini engellemektedir.

Başarılı planlama etkin zaman yönetiminin temeli olmaktadır. Başarılı bir

planlamada ilk aşama amaç ve hedefleri saptamak, ikinci aşama ise öncelikleri
belirlemektir.

• Amaç ve Hedefleri Belirlemek

Amaçlar, belli bir süre içinde gerçekleştirilmesi arzu edilen veya

ulaşılmak istenen sonuçlardır. Amaçlar; soyut veya somut olabileceği gibi, maddi
veya manevi, beşeri veya sosyal niteliklerde de olabilir. Bu açıdan ele alındığında
amaçlar mevcut hareketleri ve tepkileri yönlendiren bireysel ve sosyal olarak
belirlenmiş maddi ve manevi değerlerdir. Hedefler ise, kısa ve uzun vadeli
amaçları gerçekleştirmek için belirlenen alt amaçlardır. Diğer bir ifadeyle hedefler
açık, seçik belirlenmiş ve ölçülebilir hale getirilmiş amaçlardır.

Doğru ve belirgin amaçları olmayan bireylerin günlük olarak belirledikleri

hedefleri gerçekleştirmek için çaba sarf etmesi genellikle düş kırıklığı ve
başarısızlıkla sonuçlanmaktadır. Bu durum zamanın etkin kullanılmamasıdır.

Yöneticilerin amaç ve hedeflerini belirlemeleri, neye ihtiyaçları olduğunu,

faaliyetlere ne zaman başlayacaklarını ve ne zaman tamamlayacaklarını
bilmelerine yardımcı olmaktadır. Ayrıca faaliyetlerini amaçlarına ulaşma yolunda
sürdürmelerine ve gereksiz işler için zaman harcamamalarına imkan vermektedir.

Yöneticilerin hem kendi hem de örgütün amaçlarını bilmeleri zaman kaybını

önlemektedir. Amaçları verimli bir şekilde belirlemek için, yönetici ulaşmak istediği
hedef ve amaçlar üzerinde düşünmeli, düşüncelerini başkalarıyla tartışmalı ve
yapmaya karar verdiği iş ve faaliyetleri kağıda dökmelidir.

• Öncelikleri Belirlemek

24
 Zamanı etkin kullanma konusunda ilk olarak dikkate alınması gereken husus
herşeyi yapmak için yeterli zamana asla sahip olunmayacağı gerçeğinin kabul
edilmesidir.

Zaman yönetimi bir anlamda önceliklerin yönetilmesinden başka bir şey

değildir. Bekleyemeyecek işlerin, işin merkezini oluşturan ve yapılmaması
durumunda sorun çıkaracak işlerin belirlenmesi, zamanı etkin kullanmanın anahtarını
oluşturmaktadır. Bunlar öncelik sıralamasında başta gelmesi gereken çok önemli
işlerdir. Onlara ne kadar zaman ayrılacağı, işin ne kadar acil olduğuna ve benzer
işlerin sayısına bağlıdır. Şunu belirtmekte fayda vardır, her acil iş önemli olmak
zorunda değildir. Önceliklerin belirlenmesini aşağıdaki örnek tam anlamıyla
açıklamaktadır:

Şimdi, bir şirketin kıdemsiz çalışanını düşleyin, ona Ayşe diyelim, Ayşe oldukça
basit bir iş yapmaktadır. Ayşe’nin yapması gereken işlerin sorumluluğu 40 birimdir ve
bu işi yapmak için haftada 40 saat çalışmaktadır. Her şey dengededir ve Ayşe Cuma
günleri kafasında hiçbir düşünce olmadan mutlu bir şekilde eve gitmektedir.

birimi
Sormululuk
40 40
Gün

Şimdi varsayalım Ayşe hırslı biridir ve işinde ilerlemeyi istemektedir. İlerlemesi

için daha fazla sorumluluk alması gerekir. Sorumluluğunu 60 birime yükseltelim. Ayşe
şimdi bir ikilemle karşı karışıyadır. Dengesini yeninden nasıl sağlayabilir? Önünde iki
seçenek var gibi görünmektedir: Ayşe ya haftada 60 saat çalışacaktır, ya da kaldıraç
dengesini korumak için bir yöntem bulacaktır.

25
 birimi
Sormululuk
60 60
Gün

birimi
60 Sormululuk 40
Gün

Bu iki seçenekten hangisinin daha mantıklı olduğu çok açıktır. Burada basit bir
ilke vardır: “Şirkette üstlendiğiniz sorumluluğun ağırlığıyla, bu sorumluluğun
gerektirdiklerini yapmak için gereken kişisel zaman arasında hiçbir ilişki
yoktur.” Sorumluluk ve zaman arasında bir ilişki olması olanaksızdır. Önemli olan
sorumlulukların yerine getirilmesi için yapılacak öncelik sırasının ve planlamanın
doğru yapılmasıdır. Hiç uyumayan bir iş tutkununun bile haftada sadece 168 saati
vardır. İşinizde etkili olmanın yolu her zaman kaldıraç dengesini korumaktır.
Yöneticilerin öncelikleri belirlemede kullanabilecekleri bir takım teknikler
bulunmaktadır. Lakein’in ABC sistemi, Pareto Analizi ve Zaman Kullanım Matrisi
önceliklerin belirlenmesinde kullanılabilecek belli başlı teknikler olmaktadır. ABC
sistemi önceliklerin belirlenmesi açısından yeterli olacaktır.

 ABC Sistemi

Lakein’in ABC sistemine göre,

İlk Aşamada hedefleri başarmaya yönelik bütün işler listelenir. Bu işlere

nereden başlanacağına ya da ne gibi değişiklikler yapılacağına dair değişiklik
yapılmaz.
İkinci Aşamada, gün boyunca yapılması gereken beş ya da on kalem
belirlenerek günlük bir liste hazırlanır.
Üçüncü Aşamada ise, listedeki işler önceliklerine göre A, B, C olmak üzere üç
gruba ayrılır.
A kalem işler bekleyemeyen hemen yerine getirilmesi gereken işlerdir. Bu tür
işler çok önemli olmaları nedeniyle ilk önce yapılmalıdır. B kalem işler önemlidir
ancak A kalem işler kadar önemli değillerdir. Bu işler A kalem işlerden zaman

26
kaldıkça yapılmalıdır. C kalem işler ise, önemsiz ve yapılması zorunlu olmayan
işlerdir.
Önce A kalem işleri yaparak B ve C kalem işleri sonraya zamanı en iyi biçimde
değerlendirmek mümkündür. Günün saatleri ve kalemlerin aciliyeti de göz önünde
bulundurularak bu kategoriler de örneğin A kalem işler A-1, A-2, A-3, A-4 haline
gelecek şekilde bölünebilir. ABC kalem işler bireyin bakış açısına, listede nelerin
olduğuna bağlı olarak değişebilmektedir. Bugün A olan bir şey yarın C haline
gelebilmektedir. Bu nedenle birey zamanını en iyi nasıl değerlendireceğine bakıp
önceliklerini sürekli yenilemelidir.

9. BİYOLOJİK SAATİN ZAMAN YÖNETİMİNE ETKİSİ

Hiç kimse karmaşık bir makineyi, içinde nelerin olup bittiğini anlatan çeşitli
göstergeler ve ölçüler olmadan kullanmayı düşünemez. Ancak biz insanların da kendi
kişisel göstergelerimizle karmaşık aygıtlar olduğumuzu ve bunun en verimli
zamanımızın en azını kullanarak daha fazla iş yapma yeteneğimize etkisini ölçen
göstergeler diyebiliriz.

En önemli işleri en üretken saatlerde yapmak ve daha az önemli işleri

daha az verimli saatlere bırakmak, üzerinde pek fazla vurgu yapamadığım bir
başka gözden kaçmış zaman kazanma ilkesidir.

Yapılan araştırmalar güne ne kadar hızlı başladığımızın, büyük ölçüde vücut

ısısıyla ilgili ortaya çıkardı. Vücudun normal ısısı 37 santigrat derecedir. Bu ısı insan
tamamen sağlıklı olsa dahi gün boyunca bir derece oynuyor. Bu, vücudumuzun
oksijen yakmasıyla ilgili veya şöyle söyleyecek olursak, içimizdeki fırını ateşleyen
karmaşık bir süreçtir. Isı değişimi, çalışma verimimizi, zihinsel uyanıklığımızı ve
kendimizi nasıl hissettiğimizi belirler.

Herkes aynı olmasa da şu üç kategoriden birine uymaktasınız:

 Sabah : Fırın harıl harıl yanarken uyanırsınız, bomba gibisinizdir. Öğle vakti
zirveye ulaşır ve sonra yavaş yavaş soğumaya başlarsınız. Akşamüzeri
hemen hemen bütün günün enerjisini yakmışsınızdır.

 Akşamüzeri: Uyanmaktan nefret edersiniz; bütün sabahı kayıtsız, uyuşuk ve

hatta somurtarak geçirirsiniz. Öğlene doğru açılmaya başlarsınız. Öğleden
sonra geç saatlerde, aynı Sabah Tipi’nin saat 10.00 civarı yaşadığı gibi enerjik
olursunuz. Durulmaya başladığınızda hava çoktan kararmıştır.

 Her zaman hazır: Bu mutlu kişi diğer iki tipin en iyi yönlerini almıştır; sabah
erken kalkar, öğlene doğru soğur ve öğleden sonra yeniden ısınmaya başlar.

27
 HANGİ VERİMLİLİK KALIBINDANSINIZ?

Bir günün akışı içerisinde zihinsel ve fiziksel veriminiz büyük ölçüde değişir.
Her yirmi dört saat içinde, içsel verimliliğinizin bir en yüksek, bir de en düşük olduğu
iki zaman vardır. Bu düşüş ve yükselişler hemen hemen her gün aynı saatlerde olur
ve verimlilik kalıbınız denilebilecek şeyi oluşturur. Çoğumuz zirve noktasına
kahvaltından yaklaşık bir saat sonra ulaşırız. Ondan sonra, öğle yemeğiyle
başlayacak biçimde önce yavaş sonra da daha hızlı biçimde düşüşe geçeriz.

VERİMLİLİĞİNİZİN TEPE NOKTASINI EN İYİ NASIL KULLANABİLİRSİNİZ?

Sevimsiz ve zor işlere optimum zamanı ayırmanız gerekir. Bunları daha ileriki
ve daha yavaş olacağınız bir zamana bırakmak, işleri sadece daha sevimsiz ve zor
kılar. En büyük ve zor işleri Pazartesi ya da Salı günleri yapılması uygun olur. O
zaman daha yüksek enerjiye sahip olursunuz. Zor işleri erkenden yapmak, haftanın
“kamburundan” kurtulduğunuz için size psikolojik bir rahatlık sağlar.

10. ETKİN ZAMAN YÖNETİMİNİN YARARLARI

Zamanı etkin kullanmak veya yönetmek, sahip olunan her saati, her dakikayı
belirli bir hedef ve amaç doğrultusunda planlayarak kullanmak anlamına gelmektedir.
Zamanı etkin kullanmaya yönelik olarak yapılan bilinçli çabaların hem yöneticiler hem
de iş görenler için sayısız yararları bulunmaktadır.

Etkin Zaman yönetimi veya zamanın etkin kullanımıyla elde edilebilecek

belli başlı yararlar aşağıdaki gibi sıralanabilir.

- Zaman darlığının örgüt çalışanları üzerindeki olumsuz etkisi olan stres

önlenebilmektedir.

- Elde edilen enerji ve zaman, iş ve özel hayatta daha dengeli bir yaşama
ulaşmaya imkan verebilmektedir.

- Yöneticiler, iş ve özel yaşamlarına ilişkin amaçlarına ulaşmada ihtiyaç

duydukları kişisel gelişimleri gerçekleştirmek için zamana sahip olabilmekte
önemsiz ve zaman alan işler yerine önemli olan işler üzerinde
yoğunlaşabilmektedirler.

- Yöneticiler, belirlenmiş bir zaman diliminde birden fazla ve hızla iş

yapabilme becerisine sahip olmaları nedeniyle, daha çok sayıda iş
gerçekleştirmekte ve birçok etkinlik çok hızlı bir şekilde yapılabilmektedir.

- Örgütün birçok etkinliklerinin başlangıç ve bitişleri arasındaki zamanın

daraltılması sonucu, üretim ve pazarlama etkinliklerinde rekabet
üstünlüğüne ulaşılabilmektedir.

- Yöneticilerin, aynı miktar zamanda daha fazlasını başarabilme yeteneği

mümkün olabilmekte, istedikleri sonuçlara daha etkili ve verimli bir şekilde
ulaşmaları söz konusu olmaktadır. Aynı şekilde yöneticilerin kesintileri daha

28
 iyi denetleyebilmeleri, bugünün işini yarına bırakma dürtüsünü
engellemeleri, toplantıları daha verimli yönetmeleri ve takım ruhunu daha
kolay yaratmaları mümkün olabilmektedir.

- Yöneticilerin, kendine olan güveni artmakta, her şeyden önce kendilerine

daha fazla zaman ayırabilmekte, rahatlayabilmekte, dinlenebilmekte ve
gerçek potansiyelinin sınırlarını öğrenip geliştirebilmektedirler.

- Zamanın etkin kullanımıyla yönetici, sadece kendisine değil başkalarına da

büyük yararlar sağlamaktadır. Zamanın etkin kullanımıyla yöneticiler, örgüt
çalışanlarının zamanlarını daha iyi kullanmalarına yardımcı olmakta, genel
disiplin anlayışının gelişmesine katkıda bulunmakta, diğerlerinin sorumluluk
duygularının ve becerilerinin gelişmesine yardımcı olmakta, diğer
çalışanlarda, nerede oldukları ve onlardan, nelerin beklendiği kavramlarının
oluşmasını sağlayabilmektedirler.

Etkili zaman yönetimi, yapılamak istenenler için zaman bulma anlamına gelir.
Etkin zaman yönetimi bireye, ailesine ve yakınlarına zaman ayırması, yaratıcı olması
ve hayattan zevk alması için zaman vermektedir.

Yöneticilerin kendilerinin ve çalışanlarının zamanını iyi yönetmesi sonucunda,

değişime ayak uydurabilmeleri, rakiplerini ve gelişmeleri izlemek için zaman
kazanabilmeleri olasıdır.

11. ETKİN OLMAYAN ZAMAN YÖNETİMİNİN ORTAYA ÇIKARDIĞI

SONUÇLAR

Bireyin hayatta sahip olduğu en değerli varlık zamanıdır. Bu değerli varlığın

gerektiği gibi kullanılmaması durumunda; kaybedilen değerleri bir daha yerine
getirmenin hiçbir şekilde olanağı yoktur. Çoğu bireyin aksine başarılı insanlar
zamanının değerinin farkındadır.

Hayat, bireyin sahip olduğu kısıtlı zamandan oluşmaktadır. Yaşam daima

değerli olarak kabul edilmesine rağmen, zaman boşa harcanmaktadır. Bireylerin,
zamanlarının ne kadar değerli olduğunu bilmemeleri, zamanlarını geçirme tarzlarının
kendi denetimleri altında bir işlevi olduğunu genellikle fark edememeleri, hayatta
başarıya ulaşmak için gerçekten ne kadar az zamanları olduğunu düşünmemeleri,
zamanlarını yönetme konusunda bir sisteme ya da stratejiye sahip olmamaları
mevcut zamanlarını etkin bir şekilde kullanamamalarıyla sonuçlanmaktadır.

Zamanın etkili kullanımı, başarılı yönetici diğerlerinden ayıran en önemli

unsurlardan birisi olmaktadır. Zamanı etkili bir şekilde kullanamayan bir yöneticinin
diğer olumlu niteliklerinin (Örneğin, karar verme, liderlik, stratejik düşünme, analatik
zeka, vb. gibi) işe olan katkısı azalmaktadır.

Yöneticilerin bir çok ve önemli görevi sınırlı bir zaman içerisinde yerine getirme
zorunluluğu yönetsel etkinliği olumsuz etkilemektedir.

Tüm bireyler için günde yirmi dört saatle sınırlı olan zamanı etkili bir biçimde
kullanamayan yöneticiler, yönetsel fonksiyonlarını gereğince yerine getirmede

29
yetersiz kalmaktadırlar. Bunun yanısıra, zamanlarının önemli bir kısmını örgütün
günlük olağan işlerini yerine getirmede ve yapılanları denetlemek için
harcadıklarından birçok yönetici kendini geliştirmek ve yenilemek için zaman
ayıramamaktadır.

Etkin zaman yönetiminden amaç, az zamanda çok iş başararak verimlilik ve

etkenliğin artmasıdır. Hedeflerin belirlenememesi, planlamanın iyi yapılamaması,
gereğinden fazla kırtasiyecilik, bürokratik işlemler ve iş önceliklerini belirleyememek
gibi zaman kullanımındaki başarısızlıklar; üretim ve iş verimini son derece olumsuz
etkilemektedir. Bu olumsuzluklar, belirli bir sürede alınması gereken çıktı miktarlarını
da düşürmektedir.

Zamanın etkili bir biçimde kullanımı konusunda yeterince bilgi sahibi olmayan,
zamanı etkili kullanma olanakları ve fırsatlarını yaratamayan yöneticilerin, işlerini
gerçekleştirme süreçlerinde zamanı yanlarına değil karşılarına almaları söz
konusudur. Zamanı karşılarına alan yöneticilerin yaşantıları da çok dengeli
olmayabilir. Bu tipler, işleri için çok zaman harcamalarına karşılık, kendilerine,
ailelerine ve arkadaşlarına çok az zaman harcarlar.

Düşünmek için zaman bulamayan bu yöneticilerin, işlerin arkasındaki

şeylerle ilgili çok fazla zaman bulmaları söz konusudur. Dolayısıyla işleri ile
ilgili harcadıkları zaman dilimlerinde asıl yapmaları gereken işlerden çok,
doğrudan ilgili olmadıkları işleri yapmaktadırlar.

Zaman, bireylerin cömertçe harcadıkları ancak, sıkıştıkları bir ortamda değerini

hissettikleri yaşamın bir ölçü birimidir. Zamanın etkin kullanılmaması, her gün pek çok
sorunla karşılaşan yöneticilerin sağlıklarının bozulmasına, sürekli strese
kapılmalarına ve sonuçta verimsiz bir çalışma ortamına sürüklenmelerine neden
olabilmektedir.

Yönetici, yetenek ve kapasitesi ile başarılacak işler ile zaman arasında uyum
sağlayamazsa, işlerin yoğunluğu ve baskısından uzaklaşamaz. Günümüzde gelişmiş
ülkelerde, boş zamanların nasıl harcanması gerektiğini düşünenler yöneticiler
değildir. Aksine, onlar her yerde uzun saatler boyunca çalışmakta ve karşılamaları
gereken ve giderek artan zaman talepleri ile karşı karşıya kalabilmektedirler.

12.SONUÇ

Zaman kavramı işletmeler için önemli bir kavramdır. Zamanı etkin kullanmak
örgütlerin en önemli ilkesi olmalıdır. Organizasyonlarda zaman kullanımı ile ilgili
mutlaka plan yapılmalıdır.

Organizasyonlarda sürekli gelişme ve iyileşme sürecinin çalıştırılmasına önem

verilmelidir. Her isin doğru bir şekilde yapılması, bir daha tekrarına dönülmemesi,
daha iyiye ve daha doğruya gitmenin alternatiflerinin aranması ve değerlendirilmesi
hedef olmalıdır.

Zamanı ve kendimizi yönetmenin altında bireysel ve profesyonel önceliklerin

belirlenmesi ve tüm düzenlemelerin bunlara göre yapılması önemlidir. Yapılacak
işlerin özellikleri ve aciliyetleri bakımından sıraya konmalıdır. Öncelikli yapılacak

30
faaliyet yerine getirilmelidir. Yapılacak eylemlerde öncelik işletmenin misyonuna
verilmelidir. Planda değişiklik yapılacaksa stratejiler belirlenmeli buna göre yeniden
değerlendirilmelidir. Kısa ve uzun vadeli amaçlara ve planlara göre saptanacak
faaliyetler tekrar zaman envanterine ve çizelgeye göre belirlenmelidir. Zamanla ilgili
planda sürekli iyileşme ve gelişme prensibine uyulmalı ve kendimizi buna göre
disipline etmeliyiz. Zamanı en iyi nasıl kullanabiliriz diye kendimize sormalı ve cevap
aramalıyız. Bu da gelişmeyi beraberinde getirecektir.

Zamanımızı en iyi kullanma şekli, önemli işlere fazla zaman ayırmaktır. Bu

önemli işler; işlerinizle ilgili, krizleri atlatma, problemleri çözme, belirli bir sürede
tamamlanması gereken projeler, toplantılar, planlar veya programlar olabilir. Bunlar
bir işletme için hem önemli hem acil işlerdir.

Önemli ve acil olmayan işlere fazla zaman ayırmamalıyız. Amaçsız telefon

görüşmeleri, ziyaretler, mektuplar, yapılması gereken boş zaman kaybedici işler ve
faaliyetleri asgari seviyede tutmalıyız.

31