Reporte de Lectura Jos Bertal Alvarado Rojas A80336

Anlisis N 2 Gestion de Documentos y Administrcion de Archivos

Antonia Heredia Herrera
Palabras Clave:
Gestin documental Gestin de Archivos Vocabulario Archivstico Funciones Archivsticas

Anlisis comparativo
Se da por sentado que gestin y administracin son trminos sinnimos y que lo que rompe la sinonimia en el caso de nuestra disciplina son los objetos a los que se aplica, en el caso de la gestin los documentos de archivo (contenido documental de los Archivos) con los que se trabaja y en el caso de la administracin Archivos fsicos vistos como instituciones o custodios especficos de los documentos de archivo. El Archivo es antes de nada una unidad de gestin dentro de las Organizaciones del cual como se comenta en el documento su administracin no recae nica o exclusivamente en el archivista, por su parte el documento de archivo no pierde nunca su dimensin administrativa sin perjuicio de que algunos alcancen la categora de histricos, y estos siempre tendrn relacin con el archivista en cual quiera de las fases de su ciclo vital. Un Archivo es tanto el histrico, como el administrativo y un documento de archivo es tanto el administrativo como el de conservacin permanente. Entendemos por gestionar o administrar todas las acciones enmarcadas en la racionalizacin y encaminadas a rentabilizar algo, la gestin o administracin aplicada a cada uno de ellos ser diferente y exigir acciones y planificaciones especficas para los unos y para los otros (Heredia , 2008). Esta gestin y administracin requiere de un trabajo interdisciplinario entre el archivista y el personal encargado de la administracin de la institucin donde trabaje el archivo. Por lo tanto cada Archivo tiene su sitio y est relacionado con los dems tiene una dimensin poltico-administrativa, de ella no pueden estar

Reporte de Lectura Jos Bertal Alvarado Rojas A80336 excluidos los principios, las normas y los criterios profesionales, en este caso archivsticos. De aqu la conveniencia de la presencia y colaboracin de los archiveros en las administraciones de Archivos incluso en sus rganos polticos ms representativos. Lo anterior se representa en el hecho de que la atencin archivstica a los documentos de archivo desde su creacin, hasta decidir su entrada en los Archivos, pasan por una serie de procesos donde no existen los Archivos si no hasta despus de la conservacin permanente son los denominados gestores documentales que nada tienen que ver con los archiveros que pueden ir desde el jefe de la organizacin, secretarias, conserjes, entre otros.

La gestin documental empieza antes del momento de la creacin de los documentos o desde su ingreso en el Archivo. En ese momento los documentos no existen, se disean, se planifica su produccin a partir del reconocimiento de las funciones y de la implantacin de procedimientos administrativos nicos, adelantndose a ese momento muchas de las funciones archivsticas, como veremos. A partir de aqu, la Organizacin o Institucin ha de respaldar todo el proceso de gestin documental, como ocurre con la gestin econmica o la urbanstica (Heredia , 2008). Para este proceso debe existir un respaldo institucional (el diseo de los procedimientos y su tramitacin administrativa) y una integracin en la gestin administrativa (la descripcin), con etapas donde predominan los criterios administrativos y otras que pueden reconocerse como netamente archivsticas (las transferencias y los otros ingresos y salidas y la valoracin). Lo que requiere integracin de funciones archivsticas y administrativas, auxiliadas por las tecnologas de la informacin y, por tanto, corresponsabilidad entre archiveros, gestores administrativos, ingenieros de procesos e informticos.

La gestin documental atae por igual a todos los documentos pblicos de cualquier Administracin sin distincin entre documentos administrativos y documentos histricos. Es un proceso continuado que empieza en la concepcin de los documentos y no termina a la entrada de los Archivos histricos sino que contina despus de decidida la conservacin permanente, una vez traspasadas las puertas de dichos repositorios (Heredia , 2008). En la administracin archivista debe existir una gestin econmica, una gestin urbanstica, una gestin de recursos humanos, una gestin sanitaria, hay tambin una gestin documental y as como para todas ellas existen unidades de gestin especficas, con asignacin de recursos, con delimitacin y planificacin de actuaciones, con procedimientos y procesos propios y reconocidos, con finalidades y objetivos, con control de funcionamiento y con medida de su calidad, los documentos y los Archivos no pueden ser ajenos a estos planteamientos.

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Bibliografa
Heredia , A. (2008). Gestin de documentos y administracin de. Revista Cdice, VI(2), 43-50.