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LA PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN
Y DESARROLLO DE EXPOSICIONES
PLANEACION
Decidirse a participar en una feria o en una exposición, requiere de una idea clara,
del por que se requiere, que fin se persigue, aclarar la necesidad de invertirle,
tiempo dinero y esfuerzo a un evento que regularmente esta fuera del trabajo
rutinario de cualquier despacho negocio o empresa.
Para lo cual es importante definir en conjunto con los participantes, la misión,
visión y plan de acción.
VISIÓN:
QUE LA EXPO SIRVA PARA EL CONTACTO DIRECTO CON EL
PUBLICO EN GENERAL Y CON CLIENTES POTENCIALES QUE
EN EL FUTURO REQUIERAN DE LOS SERVICIOS DE UN
DISEÑADOR INDUSTRIAL.
1. OBJETIVOS DE LA EXPO
Definir lo que se espera de la expo. Establecer objetivos realistas y
que se puedan medir.
1. Escribirlos y compartirlos con el equipo.
2. Aumentar productos/servicios existentes en mercados existentes?
3. Introducir nuevos productos/servicios en mercados existentes?
4. Introducir productos/servicios existentes en nuevos mercados?
5. Introducir nuevos productos/servicios en nuevos mercados?
2. RECEPTORES
Definir a quien va dirigida la expo, cual es el mercado potencial.
3. LUGAR
Definir el lugar adecuado
• Plazas comerciales (interior / exterior)
• plazas publicas (exterior)
• lugares específicos ( museos , centros de convenciones, hoteles)
zonas de transito ( aeropuerto, central de camiones, etc.)
Visitar personalmente el espacio destinado antes de la exposición
para evaluar su valor.
Evaluar los acontecimientos secundarios
Definir el plano de localización y sus posibles circulaciones
4. IMAGEN
Definir qué imagen se quiere proyectar: tradicional, alta tecnología,
fiabilidad, etc. La imagen de la expo dictará la elección en tipos de
letra, ilustraciones, colores, estilos etc.
Es necesario al definir la imagen, que la expo lleve un tema
consistente, para reforzar el mensaje a los posibles visitantes.
Definir un logo y un slogan de la expo referente al tipo y tema
elegido.
Es necesario crear una imagen temática integrada.
5. ELEMENTOS EXPOSITORES
Definir los elementos expositores (para colocar los objetos y
gráficos, así como la información general)
Seleccionar un sistema expositor que se ajuste a los objetivos
establecidos para la expo, proyectando una imagen adecuada a los
proyectos, que sea flexible y versátil, y encaje con su presupuesto.
El sistema expositor debe responder a las necesidades de
transportación y almacenaje posterior, que se empaque de forma
compacta para ahorrar gastos de almacenaje; que sea ligero para
ahorrar en transporte; que sea portátil para su fácil transportación;
que se pueda montar y desmontar fácilmente; que sea versátil. (se
adapte fácilmente a diferentes espacios al añadir o quitar
componentes)
6. COSTO Y RECURSOS
Existen muchos gastos diferentes en una exposición. Considerar lo
siguiente:
• El espacio de la exposición, (renta de espacio)
• El costo del sistema expositor, (cantidad y costo aproximado)
o calcule un 50% para equipo (estructura y
o accesorios) y un 50% para gráficos
• El costo del montaje y desmontaje, (acarreo y servicio de montaje
y desmontaje)
• El costo de los servicios de transporte (para recoger los proyectos
a exponer )
• El costo de publicidad antes y durante la expo (volantes, posters,
tripticos, mantas, promocionales, etc.)
• Los gastos derivados de la gasolina, alimentos e imprevistos
7. SELECCIÓN DE FECHA
Definir la fecha adecuada.
¿Qué otros acontecimientos están programados el mismo día y a la
misma hora que la expo y qué impacto tendrá en la asistencia?
En esta ocasión y por cuestiones académicas se planea
realizarla en el fin de semana anterior al 10 de mayo, ya que
permite evaluar el evento y es fecha de mucha asistencia de
visitantes al centro comercial “el dorado”
8. TIEMPO DE DURACIÓN
La duración de una exposición generalmente es de 3 días, mas el
tiempo destinado a su montaje y desmontaje
9. PLANEACIÓN
Una planificación por adelantado ahorrará altos gastos de última
hora. Crear una lista de fechas y actividades clave. Ampliar las
fechas prevista de modo que siempre se cumpla con las fechas
límite. (Grafica de gauss)
Cada comisión deberá presentar una grafica de sus actividades y las
fechas de realización, y en conjunto se revisaran para desarrollar una
general.
Comisión de
actividad Fecha de Acciones responsable Fecha limite
inicio concretas
10. EL EQUIPO DE TRABAJO
El trabajo en equipo es muy importante. Es importante que todos
conozcan los objetivos de la expo y lo que se espera del equipo
antes, durante y después de la expo.
COORDINADOR
GENERAL
SECRETARIO TESORERO
• Secretario
El secretario, es el encargado de la comunicación con todos
los integrantes de las comisiones, deberá recoger los datos
para formular un directorio de todos los participantes y
hacerles llegar a todos esta información, para que la
comunicación sea efectiva.
• Tesorero
o Administrar los recursos económicos acorde a las
necesidades de cada comisión y del evento en general,
mediante la administración y optimización de los patrocinios
en especie y en efectivo.
o Realizar el presupuesto general del evento.
o Administrar las entradas de capital. (Patrocinios)
o Atender en tiempo y forma cada una de las peticiones de las
coordinaciones.
o Documentar todo flujo económico del evento.
o Presentar informe detallado de los recursos utilizados.
o Mantener una excelente comunicación con el equipo en
general de la situación económica del evento.
• Comisión de logística
o Programar sus necesidades de transporte con antelación a la
programación de la expo..
o Se deberá tener en cuenta cuánto espacio quiere que ocupe la
expo; si debería ser en un área abierta o cerrada; cómo
entrarán y saldrán los visitantes del área; se sentarán o
permanecerán de pie durante la expo. (layout)
o Definir la actividad de inauguración, considerar a las posibles
personas para la inauguración, contactarlos y entregarles la
invitación correspondiente y atenderlo al momento del evento.
o Definir la necesidad y contratación del sonido necesario así
como de equipo electrónico posible.
o Considerar los métodos de seguimiento para los diferentes
tipos de visitantes, (posibles clientes con necesidades
inmediatas; posibles clientes interesados; posibles clientes
que sólo están parcialmente interesados)
o El seguimiento más rápido ocurre cuando se introduce
información sobre un sistema informático directamente
en la expo
o Buzón de sugerencias y comentarios para evaluar la
aceptación de la expo y los productos que se exponen.
o Tener disponible los folletos suficientes para distribuir.
o Llevar un registro fotográfico de todo el evento, desde su
planeacion, preparación, desarrollo y posterior al evento.
o Atención al público al momento de la expo.
o Condensar con el coordinador de montaje, el lay out de la
expo y realizar las modificaciones conducentes.
• Comisión de publicidad
o Realizar contactos por correo electrónico contratar con tiempo
el uso de los medios para publicitarse antes de la expo
(periódico, tv. Etc.)
o Definir una campaña de publicidad directa y económica en
recursos humanos y económicos, por lo que en ocasiones es
adecuado recurrir a centros donde es mas sencillo difundir la
información.
o Diseño de volantes (lugar, fecha, costo, tema, slogan
horario)
o Desarrollo de la Imagen
o logotipo - colores slogan tema
o conseguir los logotipos de los patrocinadores
o imprimir tarjetas de presentación de los diseñadores
o papel membretado para solicitud de patrocinios.
o Gafetes (participantes)
o Mantas (de publicidad)
o Playeras (identificativas para los participantes.)
o CD de memorias
o Souvenir (gorras, pin, llaveros, calcamonías,
destapadores)
o Promoción radio y TV.
o Mediante carteles de doble carta, (tamaño tabloide) son
adecuados y económicos. Su medio de distribución,
puede ser dependiendo del publico al que se quiera
llegar, en este caso el publico en general:
En clubs deportivos, en escuelas e institutos, en centros
comerciales, tiendas, etc. Definir la campaña en tiempo
y forma, describiendo con claridad las estrategias que
se utilizaran.
o Invitaciones personales esta forma de publicitar un
evento, cubre dos necesidades principales, informar a
una persona en especial los datos del evento, así como
entablar relaciones de consideración con dicha
persona. Para esto, las invitaciones deben ser rápidas
de leer y elaboradas de manera creativa.
o Dejar claro en el cartel el quién, el qué, el dónde, el
cuándo y el cómo, aparte de decir algo interesante
referente a la expo.
• Comisión de patrocinio
Las actividades de esta comisión son fundamentales para el
buen desempeño de las demás comisiones.
o La tarea principal esta enfocada a persuadir a las
empresas, instituciones y/o asociaciones haciéndoles
notar que la realización de este evento proporcionará
beneficios mutuos (ya que se lograra la asistencia de
estudiantes y profesionistas que recibirán información y
aprendizaje que posteriormente podrán utilizar para
desempeñar un mejor trabajo en las mismas empresas
participantes) así se involucren en el evento y dado que
su participación es indispensable.
o Localizar y tener contacto directo con las empresas o
instituciones que ya tienen convenios con la UASLP.
o Recabar los logos de las empresas patrocinadoras, y
proporcionárselos al coordinador de publicidad
o Elaborar una lista de las necesidades en especie de
cada una de las comisiones para poder solicitar a los
patrocinadores su apoyo en especie o bien en efectivo.
• Comisión de proyectos
o Con el apoyo de la comisión de publicidad, convocar a
la participación con la información correspondiente de
la expo.
o Realizar una lista de los proyectos probables para
exponer, considerando el nombre, teléfono y dirección
aclarar si el diseñador llevará su producto al momento
del montaje y lo recogerá, o si la comisión de proyectos
se encargará de ello.
o Realizar un registro de los proyectos recibidos así como
las condiciones en que se reciben los proyectos.
o Entregarle al diseñador un recibo del proyecto
entregado.
o Etiquetar cada producto que se vaya a exponer,
manejar las cedulas de identificación, que deberá
contener: nombre del diseñador, teléfono, nombre del
producto, características generales, precio, tener
previsto cedulas para emergencias.
desmontajeMontaje y
generalCoordinación
publicidad
secretario
patrocinio
proyectos
tesorero
CS Coordinación general-secretario
1. El secretario y coordinador general deberán tener excelente
comunicación en constancia y eficacia.
2. El secretario mantendrá informado a la coordinación general, de lo
que suceda durante la planeación y preparación del evento.
3. Le dará al coordinador general la lista de integrantes de cada uno de
los equipos, así como las funciones de cada uno.
4. Le proporcionará al coordinador general el cronograma de
actividades
ST secretario – tesorero
1. El secretario coincidirá con el tesorero en el informe de la
situación de las finanzas del evento
SL secretario – logística
1. El secretario apoyará a logística en lo relativo a las cartas de
invitación que se requieran
2. El coordinador de logística entregara parcialmente las fotografías
de las actividades relativas al evento desde su planeacion,
realización y desarrollo
TP tesorero – proyectos
1. La comisión de proyectos entregara al tesorero un listado de
requerimientos necesarios para su comisión, considerando su
descripción, cantidad y costos estimados.
2. El tesorero, proporcionara el dinero necesario para los insumos
que requiera la comisión de proyectos. O bien lo canalizara a la
comisión de patrocinio para su obtención en especie.