VIT-F-011 ACTAS

Versión 3 VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE PAT

año mes día

P
Acta No. 03 Fecha: 2009 Jun. 30 Lugar: Sala de Juntas Planta Coveñas

Hora inicial 08 30 AM Hora final 10 30 AM

Dependencia organizadora: DEPARTAMENTO DE OPERACIONES MARITIMAS OLEODUCTOS.

Proceso desarrollado: COMITÉ LOCAL DE SALUD OCUPACIONAL.

OBJETIVOS
(Para qué – Ganancias – Productos)
1. Participar en actividades de divulgación, promoción e información sobre Medicina, Higiene y Seguridad Industrial;
durante el desarrollo de los programas de Salud Ocupacional del Departamento de Operaciones Marítimas y
Mantenimiento Marítimo.
2. Atender y dar solución a las inquietudes e iniciativas de salud Ocupacional presentadas por los trabajadores, para
obtener la contribución activa de los mismos.

PARTICIPANTES
(Personas cuya participación es imprescindible para lograr los objetivos)
Nombre Dependencia Nombre Dependencia
1. Jefe Departamento de 2.
Gustavo Pérez Cañizares Julio Santa Coordinador Planta Coveñas.
Operaciones Marítimas.
3.
Hector German Perilla Coordinador Planta Retiro Marina Granados Profesional DHS
4.
Representante de los 6.
5. Fredy Bertel Arlenis Arteaga Técnico Administrativo PMR
Trabajadores para el CLSO.
7. 8.
Sol Milena Vélez López Ing. Sanitaria y Ambiental Maria Eugenia Villarreal Técnico Administrativo PMO

9. 10.
German Rangel Operador Planta Coveñas

AGENDA
(Temas indispensables para lograr los objetivos)

Tema Participantes Duración

(minutos)
1 Apertura y Bienvenida Ing. Gustavo Pérez Cañizares. 5
.
2 Análisis de Accidentalidad del Departamento de operaciones Jefe de Departamento PMO 15
. Marítimas y Departamento de Mantenimiento Marítimo.
3 Aportes de los Trabajadores. Representante de los Trabajadores ante el 50
. CLSO.
4 Divulgación de Lecciones Aprendidas. Todos los Participante. 10
.
5 Presentación del programa Médico – Salud Industrial 2009. Dra. Marina Granados. 10
.
6 Lectura del acta anterior y seguimiento a compromisos. Todos los asistentes. 25
.
7 Conclusiones y cierre de la reunión. Ing. Gustavo Perez Cañizares. 5
.

ROLES
Ing. Gustavo Perez Controlador
Moderador Relator German Orduz German Orduz
Cañizares de tiempo

DOCUMENTOS
(Para leer previamente o llevar a la reunión)
1. Agenda Reunión CLSO
2. Lecciones Aprendidas
3. Normas de Seguridad Vigentes en ECOPETROL S.A.,
4. Acta de Reunión CLSO N° 2
5. Informe Medico Industrial de Coveñas y Retiro

Si entra a una reunión sabiendo exactamente lo que quiere,

es muy posible que salga de ella habiéndolo conseguido.
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DESARROLLO H
(Tratamiento de los temas)
1.
• El Ing. Gustavo Perez Cañizares dió apertura y bienvenida al comité, invitando a los asistentes a desarrollar una
reunión agil y efectiva.

2.
• Seguimos con la accidentalidad a nivel de la GOT; en Coveñas PMR y PMO no hemos tenido accidentes
incapacitantes este año.

• El Ingeniero Gustavo Perez comenta a todos que dentro del Plan de choque para el control de la accidentalidad, el
grupo de coordinadores y operadores deben dictar unas charlas que el envío en correos a cada uno y que las
dictará con los grupos a su cargo. En mantenimiento están haciendo las charlas y en operaciones, se están
realizando dentro del grupo de operaciones muy aisladamente los grupos en operaciones, se debe reunir 5
minutos el personal, tanto en operaciones como el área administrativa y así verificar que los HSE estén haciendo
estas charlas con los grupos de contratistas a su cargo.

• El Ing. Gustavo Perez pide al Ing. Santa y a la Ing. Velez organizar y realizar una charla con el personal
administrativo de HSE

• El Ing. Gustavo Pérez pide a la Ing. Sol Milena Vélez revisar y hacer una estadístico desde cuando no se tiene
accidentes en PMR, operaciones, Plantas Coveñas y Retiro.

• El Ing. Gustavo Pérez de igual forma pide a los Coordinadores tener actualizados los datos estadísticos en
portería, para cuando lleguen los visitantes, los porteros den esta información al personal visitante.

• A nivel general, La GOT está mal, en severidad, no logramos meternos en la meta, esto implica que hay que
hacer un esfuerzo más; En la gerencia de los llanos orientales no nos han colaborado, el tipo de accidentes que
se han ocurrido se salió de las manos hasta para DHS, al punto que se encuentra en algunas estaciones ATS
PERIFERICOS, los cuales fueron avalados por DHS.

• Así mismo comenta el Ing. Perez que se están reportando los incidentes en nuestra Area.

• El Sr German Rangel, interviene diciendo que no hay que tomar decisiones con apasionamiento, pone por
ejemplo un caso en Planta Galán, donde se preguntó a una empleada su cargo y ésta dijo que era vigía, y al
preguntársele sus funciones, la funcionaria no supo contestar aduciendo que solo le habían dicho que era Vigía,
sin más explicaciones claras, con esto se ratifica que no se tiene en cuenta en algunas áreas de la vicepresidencia
los conocimientos necesarios, para darles estas asignaciones en cargos de tan alta responsabilidad, no se deben
manejar las cosas con protagonismos, el sindicato en este caso empezó a tomar cartas en el asunto, los
interventores de HSE deben ser el filtro, para que estás cosas no sucedan, se debe llamar a los responsables de
responder por lo que están haciendo.

• El Sr German Rangel, aprovecha para comentar que en cada reunión de comité, deben estar las personas que
deben estar, los Comités Locales son importantes y cada representante debe tomar en serio la asistencia.

• El Ing. Gustavo Perez presenta excusas por la no asistencia del Ing. Medina debido a ocupaciones previas por la
Gerencia y que tiene que ver con compromisos y los análisis de sinergias con OCENSA para integrar personal y
contratos.

• El Ing. Gustavo Pérez comenta sobre las instalaciones y la infraestructura de todos los sistemas de bombeo en las
Plantas y que no se están asegurando, mediante la documentación requerida en cada uno de los cambios que se
hagan, prueba de ello son los dos incidentes graves en el área del ODC y Operaciones marinas, se reitera la
responsabilidad y obligación de documentar los cambios hechos a los sistemas en la operación. El Ing. Julio Santa
interviene diciendo que Proyectos está dejando planos, y se está aplicando el formato para tal fin, en este
momento todos los sistemas se están asegurando, los planos se deben recoger, y enviar al Centro de Información
Técnica CIT (archivos), quien administra toda la información técnica.

Si entra a una reunión sabiendo exactamente lo que quiere,

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3. • El representante de los trabajadores Fredy Bertel V. Expresa que se presenta inconformidad de Algunos
operadores en la sala de operaciones por su iluminación en sus sitios y puestos de trabajo, el representante, pide
a la Dra. Marina los resultados de los estudios de las mediciones que se hicieron en las Plantas en Coveñas y el
Retiro ya que Ecopetrol tiene un programa en cada una de las plantas de la Vicepresidencia que nos daría
diagnósticos confiables La Dra. Marina Granados hace entrega del estudio de iluminación por áreas al
representante de los trabajadores Fredy Bertel, quien dará a conocer y comunicara a los trabajadores
interesados y demás la información científica.
• El representante Fredy Bertel V. Hace nuevamente la referencia a la compra de las sillas Ergonómicas y
adecuadas para cada puesto, se le hace saber que los mecanismos administrativos no han sido fáciles para la
consecución y
compra de estas sillas, de igual forma se les informa que Maria Eugenia Villarreal y Germán Orduz, realizaron la
averiguaciones para comprarlos por el proyecto de compra de mobiliario y les comunicaron por medio del señor
Santiago Sierra Henao de Proyecto infra estructuras Ecopetrol , que estas sillas todavía no se encuentran aprobadas en
el actual acuerdo de precios, lo cual puede llegar a demorar entre 1 a dos meses. Por lo anterior se debe insistir en
continuar con la cotización ya tramitada y ayudar a la validación por parte de Ecopetrol ya que esta validación puede
durar de 1 a 2 meses.

• El representante de los trabajadores insiste en que debemos tratar de cumplir con estos compromisos, ya que
estamos dando casi que las mismas respuestas a los trabajadores en cada reunión y que avanzamos muy
lentamente.

• Se les recuerda a los asistentes que ya fueron entregados los bloqueadores solares, la Dra. Marina Granados
recuerda las indicaciones para echarse el Bloqueador: A las 06:00 a.m y alrededor del medio día, excepto, si
está expuesto a los contactos del agua, que si es el caso se debe echar más frecuentemente, de igual forma que
solo se debe echar en la cara y manos ya que el uniforme protege el resto de áreas de la piel.

• El Sr German Rangel, comenta que las personas ajenas a la empresa (familiares) que utilizan el servicio de
transporte de la Empresa no quieren hacer caso en los cinturones de seguridad y que hay que hacer el trabajo
con los Sres. conductores para la aplicación de esta norma, y que se empiece a tomar acciones al respecto muy
pronto

• El Ing. Fredy Bertel hace una presentación de una herramienta virtual y que elaboró como archivo público en la
cual se pueden encontrar las informaciones sobre todo lo referente al Comité Local de Salud ocupacional, temas
de las reuniones, programas de salud ocupacional de Ecopetrol 2.009, capacitaciones que se programan por el
programa nacional para los trabajadores representantes, las eventualidades de los incidentes, casi accidentes y
accidentes a partir del mes de Julio/09.

• El Ing. Julio Santa comenta que esta clase de herramientas deben manejarse con sumo cuidado y dándole el
conducto regular para su implementación, ya que tienen que estar avaladas por la empresa y por DTI.

• El Ing. Fredy Bertel y la Dra. Marina expresa que estas herramientas cuando se manejan como archivos locales,
donde se suban las actas y compromisos del Comité no tienen inconvenientes.

• El Coordinador Héctor Perilla expresa un caso particular que tiene con el Sr Juan Soto con relación a un tipo de
botas de seguridad que no puede utilizar, al respecto la Dra. Marina da solución teniendo la experiencia con una
clase de botas que serian las adecuadas y recomienda dando a conocer su referencia, para que se le haga su
requisición.

• El Ing. Julio Santa expresa su preocupación por los trabajadores ya que a veces tienen que reprogramar para
cubrir turnos para seguir con la operación y propone que se busquen los procedimientos para cubrir la necesidad
de la planta de PMO.

• La Dra. Marina Grados expresa que ella ve una solución desde el punto de vista administrativo, y comenta que
entre todos se debe construir el soporte, ella dice que mientras no se tenga a la gente para cubrir los turnos se
van a tener que seguir con este desgaste.

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• El Sr Germán Rangel, dice que se debe escribir y demostrar esta preocupación con argumentos para poder
elevarlo a la Gerencia.

• La Dra. Marina Granados, dice al Ing. Julio que debe pedir ayuda con los soportes médicos a la Dra. Samira
Neira, con el estado medico de cada trabador, para que sirvan como soporte en la solicitud que se haga.

4.
El Ing. Gustavo Pérez hace la presentación del incidente ocurrido en la TLU1 el día 11 de Mayo de 2009, los cálculos
de derrame fueron de 1 ½ de crudo. El Personal que llevo a cabo el Proyecto Ili que no dejó documentado en archivo
de los cambios de los componentes en el múltiple donde se encontraba instalada la válvula.
La lección aprendida, es que las condiciones y cambios que se han dado en una determinada planta deben estar
documentados y reportados a todo el personal, se debe hacer trazabilidad a los cambios.

El Sr German Rangel comenta que en las diferentes plantas no han quedado documentados los cambios, es decir en
planos, Proyectos ha dejado muchos huecos, en los cuales hay dudas al respecto.

5. La Dra Marina Granados hace una presentacion del Avance del programa de Salud ocupacional del area de Coveñas y
Planta Retiro a la fecha:
• Evaluaciones Periódicas en Salud Ocupacional: Retiro 100%, Coveñas 30%
• Visitas Medico Industriales: 50%
• Planes de Intervención en Salud Ocupacional : negociados, en primera fase de seguimiento
• Segunda Fase Estudio Higiene Industrial: en proceso
• Capacitación:
 Atención en Primeros Auxilios en Cursos de Contraincendio
• Evaluaciones Puesto de Trabajo: en intervención
• Sistema Vigilancia Epidemiológica:
 Ausentismo
 Hipoacusia
• HRA:
 Cargue en herramienta informática: 100%
 Actualización con resultados de Higiene Industrial: en proceso
 Seguimiento Planes de Acción Remedial, realizada la primera de dos(2) anuales
• Programa Pausas Activas: en desarrollo
• SemanaSO: “Reafirmemos nuestro compromiso con la vida”
 3 al 6 de Agosto del 2009.

• Con respecto a las actividades programadas para el SemanaSO, se responsabiliza de las actividades a los
Coordinadores de la Planta y o dependiencia de igual forma quedan encargadas como coordinadores de las
actividades a Maria Eugenia Villarreal por el Departamento de Operaciones Maritimas y Arlenis Arteaga por el
Dpto de mantenimiento Maritimo, tambien se le solicitara colaboracion a un funcionario de Itansuca (Cecilia)para
que nos ayude en lo que tiene que ver con logistica, de acuerdo al programa general de la Gerencia se
aterrizarán las actividades al área, y se contactará para recursos y souvenires a la Profesional Yudi Pedreros.

6. De acuerdo a los compromisos adquiridos en acta No. 1 , estos fueron los avances y los compromisos aplazados:

1- Solicitud para cambio de Sillas: se hizo solicitar la compra por cartagena.100% Se envio Correo al
represente Fredy Bertel donde el contratista ETSA CONDESA, comunica que Ecopetrol no ha avalado el precio
para la compra de las sillas.
2- Compra de necesidades de Elementos Ergonómicos en sitios de oficina se realizo el día 04 /feb./2009
a través de la herramienta ELLIPSE la solicitud de Bodega No. K00294 para la compra de los elementos
ergonómicos. 100%
3- Modificar Gabinetes contraincendio y caseta de seguridad: Remec entregó gabinete modelo. Este
compromiso queda aplazado por terminacion del contrato de REMEC, tiene un avance del 80%, AUN NO SE
CUENTA CON EL DINERO PARA LA COMPRA LA SRA ARLENIS ARTEAGA QUEDA ENCARGADA DE AVERIGUAR
EL VALOR DE 1 GABINETE CON REMEC.
4- Divulgación de la Brigada de Contraincendio PDC: El ingeniero Gustavo Perez quedó pendiente de

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buscar recursos. SE ESTA ADELANTANDO LAS GESTIONES CON WILFRIDO IBARRA, ESTA EN UN AVANCE DEL
20%, ESTA A CARGO DEL ING GUSTAVO PEREZ.
5- Mantenimiento de cielo rasos en SINCE: En un mes se inicia trabajos. EL ING JULIO SANTA COMENTA
QUE AUN NO SE HAN ENTREGADO LOS PLANOS, PERO YA SE ESTA REALIZANDO LOS TRABAJOS. AVANCE
70%
6- Arreglo del Explosímetro de la Planta Retiro y Planta Coveñas, Calibración y Certificación: Se realizó
compra de los mismos nuevos según pedido No. C00301: SE COMPRARON LOS EXPLOSIMETROS NUEVOS
AVANCE DEL 100%, SE COLOCARA EN EL SEMANASO UNA CAPACITACION DE MANEJO DE EXPLOSIMETROS.
7- Certificación de los puentes grua: El ingeniero Javier Medina queda pendiente de verificar con sus lideres
hasta donde es el alcance de ese tipo de procedimientos. Acuerdo a infome entregado por el contratista. LA
SRA ARLENIS COMENTA QUE SE ESTA REVISANDO EL INFORME DE AUDITORIA POR CADA UNA D ELAS
ESPECIALIDADES. AVANCE: 50%
8- Construir un área para almorzar COV: Operaciones hará el proceso para terminación de instalaciones.
EL ING JULIO SANTA PERSONALMENTE SOLICITO AL ING JUAN MIGUEL PACHON, SE EMITIERA PLANOS, EL
iNG PACHON ESTA PENDIENTE DE SU ENTREGA Y DE ENTREGAR LOS PARALES Y PLANO DE LAS CERCHAS,
SEGUIMIENTO PARA EL PROXIMO COMITÉ. AVANCE 50%
9- Modificación lockeres de Sala de operaciones Coveñas: esta modificación se realizará en un plazo de 5
meses. QUEDA PENDIENTE HAY PLAZO DE ENTREGA PARA SEPTIEMBRE DE 2009
10- Implementación uso de protectores Solares: se está por definir fecha de entrega de Bloqueador solar. YA
SE ESTÁN IMPLEMENTANDO. AVANCE 100%
11- Iniciacion de Estudio de panorama de riesgo del monitoreo de material particulado y vibraciones y las
pendientes de quimicos, ruido e iluminación. PENDIENTE
12- El ingeniero Javier Medina para la próxima reunión de CLSO suministrará profesional encargado para realizar
labores hidráulicas. Previamente al cumplimiento de este compromiso se solicitara planos de la red hidráulica
actual de la Planta Coveñas, Esto lo solicitara EL Ing. Gustavo Pérez.
13- Verificar si se puede solicitar las sillas ergonomicas por el proyecto de Mobiliario de la Planta Retiro. Se envio
Correo al represente Fredy Bertel donde el contratista ETSA CONDESA, comunica que Ecopetrol no ha avalado
el precio para la compra de las sillas.

7. • El ingeniero Gustavo Perez comenta que se debe contactar a los Sres Hernan Ramos y Roque Rafael Janne, para
mirar los planos de mantenimiento y Administración, Arlenis se encargará de conseguir los planos de
mantenimiento.

• El ingeniero Gustavo Perez agradece a todos los asistentes por su participacion en el Comité Local de Salud
Ocupacional, de igual forma por su comprometimiento y las criticas aportadas fueron positivas y con opciones de
mejoras.

INDICES

V
Puntualidad 95 % Asistencia 95 %
SE LOGRARON LOS OBJETIVOS?
Objetivo 1 Sí ✘ No Objetivo 2 Sí ✘ No Objetivo 3 Sí No

COMPROMISOS
Qué Quién Cuándo
1. Solicitud para cambio de Sillas. Se realizo la
solicitud de compra: Se solicitó compra por
German Orduz 2009 ENE 100%
Refineria de cartagena Gustavo Villalba, se está
por definir fecha de entrega.
2. Compra de necesidades de Elementos
Ergonómicos en sitios de oficina. Se realizo la
German Orduz 2009 FEB 100%
solicitud de compra. Está por definir fecha de
entrega

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3. Modificar Gabinetes contraincendio y caseta de

seguridad. Esta en ejecucion la entrega del
gabinete prototipo a traves de la firma REMEC. Ing. Julio Ernesto Santa 2009 FEB 80%
Se tiene el gabinete de muestra elaborado por
REMEC.
4. Practica Contraincendio. Pendiente enviar
solicitud al Sr Wilfrido Ibarra del personal para
asistir a las practicas en cartagena. El Ing.
Gustavo Perez realizara la consecución de
recursos para viaticos y pago a la corporacion
ambiental.
Diseñar capacitaciones de Salud ocupacional que
incluyan prácticas y teoría de primeros auxilios, Ing. Gustavo Perez Cañizares 2009 FEB 20%
dirigida a Operadores y personal integrantes de
Brigada Contraincendios. Está pendiente enviar
la solicitud de las necesidades para programar
con Colpatria y la Dra. Marina Granados. El
ingeniero Gustavo Perez, se comprometió a
dialogar con Angie arciniegas al respecto de este
compromiso.
5. Mantenimiento de cielo rasos en SINCE. Ing. Julio Ernesto Santa 2009 FEB 70%
6. Arreglo del Explosímetro de la Planta Retiro y
Planta Coveñas, Calibración y Certificación. Se
P.S.O Héctor German Perilla 2008 FEB 100%
realizo solicitud de compra. Se compraron
nuevos según pedido No, C00301
7. Certificación de los Puentes Grúa.
Se requiere el acompañamiento de DRI y la
posibilidad de contratar mantenimiento y
Ing. Milton Castillo, DRI. Doris Bolívar,
certificación. Se solicita los requerimientos para
Daniel Pubiano, Ing Javier Medina 2008 DIC 50%
estar aptos para certificación. El Ingeniero
Javier Medina queda pendiente de reunirse con
sus líderes para estudiar el alcance del informe
entregado por el contratista
8. Construir un área para almorzar COV ya se
comenzó y se entrega en enero 2008. Se creo el
encerramiento y la base. Operaciones realizara Ing. Julio Ernesto Santa 2009 FEB 50%
la terminación de este compromisos, se
encuentra en proceso
9. Modificación de Lockers existentes en Sala de
Operaciones Coveñas, teniendo en cuenta los
Ing Julio Santa. 2009 SEP
realizados en Pozos Colorados. Este compromiso
queda para realizar en plazo de 5 meses
10. Programar y gestionar actividades para el
Coordinadores, Maria Eugenia Villarreal
SEMANASO que se desarrollará del 3 al 6 de 2009 JUL
y Arlenis Arteaga.
Agosto de 2009.
11. Explicar la norma API 510, y su aplicación en el
Ing Luis Miguel Buelvas 2009 JUL 100%
manejo de Tolvas.
12. Iniciacion de Estudio de panorama de riesgo del
monitoreo de material particulado y vibraciones
Dra. Marina Granados 2009 JUL
y las pendientes de quimicos, ruido e
iluminación.
13. El ingeniero Javier Medina para la próxima
Ing. Javier Medina – Ing. Gustavo
reunión de CLSO suministrará profesional 2009 JUL
Perez.
encargado para realizar labores hidráulicas
14. Informar a los trabajadores que los mecanismos
administrativos no son fáciles para la
Ing. Fredy Bertel 2009 JUL 100%
consecucion de las sillas ergonomicas pero que
la gestión se está adelantando.
15. Verificar si se puede solicitar las sillas
ergonomicas por el proyecto de Mobiliario de la Sr Hector Perilla 2009 JUL 100%
Planta Retiro.

Si entra a una reunión sabiendo exactamente lo que quiere,

es muy posible que salga de ella habiéndolo conseguido.
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16. Conseguir los planos ingenieria civil del las area

Ing. Gustavo Perez y Arlenis Arteaga 2009 AGO
de Mantenimiento y Operaciones
17. Realizar Taller de Lecciones aprendidas del
incidente con el Shut Down en la Planta ODC- Ing Gustavo Perez – Ing Javier Medina 26 MAY 100%
ACN con todo el personal de PMO y PMR.

CONCLUSIONES
Muy agil el Comité, se exhorta a que los que resta se desarrollen con la misma agilidad y respetando los horarios de la agenda.

A
APORTES DEL RELATOR
(Aspectos para asegurar o mejorar)
1. Próximo CLSO 14 de Agosto de 2009 - Sala de juntas Planta Retiro VIT.
2.
3.
4.

Si entra a una reunión sabiendo exactamente lo que quiere,

es muy posible que salga de ella habiéndolo conseguido.