CLASIFICACIN DE DOCUMENTACIN INTERNA Y EXTERNA

DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN EN UNA EMPRESA Documentos internos, y documentos externos, entre los internos se encuentran memoranduns, oficios, y correo electronico por intranet. Entre los documentes externos encontraras, cartas, notificaciones, avisos, , fax y correo electrnico LA INTRANET Consiste en implantar las tecnologas de Internet (pginas web, trasnferencia de ficheros, etc.) pero de forma que puedan acceder nicamente los empleados de la organizacin. Por tanto los empleados acceden a las pginas web, documentos internos de la empresa y resto de recursos mediante nombres de usuario y passwords. Al igual que en Internet, la pieza clave de la Intranet es el World Wide Web (WWW), pero de forma que las pginas web y los documentos de uso interno de la empresa estn accesible slo a los miembros de la organizacin, quienes, en consecuencia utilizan los navegadores para acceder a los datos y documentos internos de la empresa. En las Intranet tambin se utilizan el resto de herramientas de Internet: listas de distribucin, boletines de noticias, correo electrnico transferencia de ficheros, acceso remoto, charlas interactivas, videoconferencia... igualmente accediendo mediante un nombre de usuario y un password. MEMORANDO Un memorando o memorndum es un documento o de otro tipo de comunicacin que ayuda a la memoria mediante el registro de eventos u observaciones sobre un tema, como se puede utilizar en un negocio de oficina . The plural form is either memoranda or memorandums . La forma plural es cualquiera memorandos o memorandos.

A memorandum may have any format, or it may have a format specific to an office or institution. Un memorando puede tener cualquier formato, o puede tener un formato especfico de una oficina o institucin. In law specifically, a memorandum is a record of the terms of a transaction or contract, such as a policy memo, memorandum of understanding , memorandum of agreement , or memorandum of association . En el derecho en concreto, un memorndum es una copia de las clusulas de una transaccin o contrato, tales como un memorndum de polticas, memorando de entendimiento , protocolo de acuerdo o memorando de asociacin . Alternative formats include memos, briefing notes, reports, letters or binders. formatos alternativos incluyen memorandos, notas informativas, informes, cartas o carpetas. They could be one page long or many. Pueden ser de una pgina o muchas. If the user is a cabinet minister or a senior executive, the format might be rigidly defined and limited to one or two pages. Si el usuario es un ministro del gabinete o un alto ejecutivo, el formato puede ser rgidamente definidas y limitadas a una o dos pginas. If the user is a colleague, the format is usually much more flexible. Si el usuario es un colega, el formato es generalmente mucho ms flexible. At its most basic level, a memorandum can be a handwritten note to one's supervisor. En su nivel ms bsico, un memorando puede ser una nota manuscrita a su supervisor. OFICIO Se designa con el trmino de oficio a aquel documento, generalmente utilizado por embajadas, ministerios, municipios, colegios y oficinas de gobierno entre otros y que tiene como finalidad la comunicacin de disposiciones, rdenes, informes, consultas y por otro lado, para llevar a cabo gestiones vinculadas con acuerdos, invitaciones, de felicitacin, colaboracin y agradecimiento, entre las ms recurrentes. Es decir, como se desprende de la definicin, un oficio resulta ser uno de los medios ms formales de comunicacin a instancias del sector pblico. Existen dos tipos de oficio, el oficio mltiple y el de transcripcin.

El mltiple es aquel documento que se usa cuando un mismo tema o asunto va dirigido a ms de un destinatario y es por esto que las instituciones o dependencias que lo envan dejan en blanco un espacio para que se incluya el nmero del mismo y el destinatario al cual va dirigido. Asimismo, estos datos servirn a la hora de agilizar el proceso de documentacin. Generalmente, en el oficio mltiple se comunican rdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencias y otras informaciones a diferentes oficinas y despachos de manera simultnea, siendo dirigido a subordinados o entre jefes que mantienen mismos niveles de jerarquas. Dos cosas a tener en cuenta en este tipo de oficio es que el nmero de oficio ser el mismo para todos los ejemplares que se distribuirn y debe figurar si o si en el mismo la palabra distribucin. Y el de transcripcin tal como nos lo anticipa su denominacin, es el oficio que se ocupa de transcribir tal cual el contenido del oficio original. Todo los prrafos deben ir transcriptos tal cual en el original y utilizando el entrecomillado. A travs de este tipo de documento, generalmente, se difunden resoluciones, circulares, directivas u otras informaciones relativas al oficio original. Al igual que en el caso anterior, los destinatarios de este tipo de oficios son los subordinados o autoridades que se encuentran en un mismo nivel jerrquico. Entre las partes que componen un oficio se cuentan: el membrete, nombre de ao, lugar y fecha desde donde se lo escribe, numeracin correspondiente, destinatario, el asunto, escribindose la palabra asunto en maysculas e indicando un pequeo resumen del contenido del mismo, la referencia, el cuerpo del texto en el cual se dar a conocer el motivo de la comunicacin, una despedida cordial, la firma y posfirma, iniciales, anexo y distribucin. Por otra parte y en un contexto religioso, se denomina popularmente como oficio al conjunto de oraciones oficiales del rito latino de la iglesia Catlica fuera de la misa y articuladas en torno a las horas cannicas. UN ACTA es una certificacin o testimonio escrito en la cual se da cuenta de lo

sucedido, tratado o pactado en oportunidad de cualquier circunstancia que lo amerite como ser la reunin de un consorcio, la eleccin de una persona para un cargo que puede ser pblico o privado, la reunin del directorio de una empresa u organizacin, la constancia de un nacimiento o cualquier otro hecho que requiera o exija de la correspondiente certificacin legal de algo como ocurrido por la mportancia y porque en el futuro, de mediar la necesidad, puede servir como prueba en un juicio. As y tal como sucede con otros documentos pblicos, el acta deber contar con una serie de datos que sern determinantes a la hora de evaluar su validez, en tanto y generalmente, la misma est labrada por un profesional que se conoce como escribano y que como tal est facultado para proceder en la confeccin de la misma. EXTERNOS CARTAS Se denomina carta a un medio escrito de comunicacin. Generalmente este escrito circula en un sobre cerrado. Las caractersticas del texto contenido en la carta pueden variar segn las intenciones del emisor. As, es posible encontrarse con estilos distintos. As, el estilo puede ser informal, para relacionarse con los afectos, o formal, para el tratamiento de asuntos comerciales, pblicos u oficiales. Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento, que establece el nombre y la direccin del lugar de destino; el saludo, que es una frmula que abre el discurso; la exposicin, que trata los temas que motivaron la misiva; el saludo final, que cierra el discurso con una formalidad; y finalmente, la firma del emisor.

UN FAX es un sistema de transmisin de datos, escritos o grficos por va telefnica.

Se llama fax o facsmil a un dispositivo tecnolgico muy popular en las ltimas dcadas del siglo XX que permita transmitir documentos, textos y otros datos a travs de una lnea telefnica generando una telecopia. El fax funciona de manera sencilla. Se trata de tres piezas integradas y combinadas en un solo aparato: un escner, que se encarga de registrar los datos, textos e imgenes presentes en el documento original; un mdem, que permite la conexin va telefnica con otro aparato de similares caractersticas; y la impresora, que al recibir un nuevo documento lo imprime de forma rpida y econmica en un papel, produciendo una copia de los datos transmitidos. CORREO ELECTRONICO Correo electrnico, o en ingls e-mail (electronic mail), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rpidamente (tambin denominados mensajes electrnicos o cartas electrnicas) mediante sistemas de comunicacin electrnicos. Principalmente se usa este nombre para denominar al sistema que provee este servicio en Internet, mediante el protocolo SMTP, aunque por extensin tambin puede verse aplicado a sistemas anlogos que usen otras tecnologas. Por medio de mensajes de correo electrnico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales. Su eficiencia, conveniencia y bajo coste (con frecuencia nulo) estn logrando que el correo electrnico desplace al correo ordinario para muchos usos habituales. Una direccin de correo electrnico es un conjunto de palabras que identifican a una persona que puede enviar y recibir correo. Cada direccin es nica y pertenece siempre a la misma persona. Un ejemplo es persona@servicio.com, que se lee persona arroba servicio punto com. El signo @ (llamado arroba) siempre est en cada direccin de correo, y la divide en dos partes: el nombre de usuario (a la izquierda de la arroba; en este caso, persona), y el dominio en el que est (lo de la derecha de la arroba; en este

caso, servicio.com). La arroba tambin se puede leer "en", ya que persona@servicio.com identifica al usuario persona que est en el servidor servicio.com (indica una relacin de pertenencia). Una direccin de correo se reconoce fcilmente porque siempre tiene la @, donde la @ significa "pertenece a..."; en cambio, una direccin de pgina web no. Por ejemplo, mientras que http://www.servicio.com/ puede ser una pgina web en donde hay informacin (como en un libro), persona@servicio.com es la direccin de un correo: un buzn a donde se puede escribir. Lo que hay a la derecha de la arroba es precisamente el nombre del proveedor que da el correo, y por tanto es algo que el usuario no puede cambiar. Por otro lado, lo que hay a la izquierda depende normalmente de la eleccin del usuario, y es un identificador cualquiera, que puede tener letras, nmeros, y algunos signos. Es aconsejable elegir en lo posible una direccin fcil de memorizar para as facilitar la transmisin correcta de sta a quien desee escribir un correo al propietario, puesto que es necesario transmitirla de forma exacta, letra por letra. Un solo error har que no lleguen los mensajes al destino. Es indiferente que las letras que integran la direccin estn escritas en mayscula o minscula. Por ejemplo, persona@servicio.com es igual a Persona@Servicio.Com.

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS INTERNOS:

SON AQULLOS QUE SE IMPRIMEN PARA UN DEPARTAMENTO. v CIRCULAR v MEMORNDUM v CONVOCATORIA v ACTA DE JUNTA (MINUTA) v INFORMES CIRCULAR: Es el escrito que se emplea para comunicar simultneamente un mismo asunto a varias personas o a numerosas personas a quienes interesa por igual. Y tambin obedeciendo a

las instrucciones, procedimientos, rdenes o informacin sobre algn tema o asunto que se enva a los empleados, etc. . La circular es documento que por igual se emplea en la tramitacin de los asuntos oficiales y mercantiles. Debe por lo tanto, adecuar su estilo a las normas ya establecidas para la redaccin del oficio y de la carta respectivamente, ya que de estos escritos solo difieren las circulares en ser comunicaciones colectivas. LOS ELEMENTOS QUE COMPONEN A LA CIRCULAR SON: MEMBRETE LA PALABRA CIRCULAR CENTRADA EN LA PARTE SUPERIOR DEL PAPEL NMERO O CLASIFICACIN; ESTE ELEMENTO SE ANOTA INMEDIATAMENTE DESPUS DE LA PALABRA CIRCULAR. ASUNTO; QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO FECHA DIRECCIN; NOMBRE O DESIGNACIN DE LOS DESTINATARIOS. TEXTO DESPEDIDA ANTEFIRMA FIRMA REFERENCIAS FINALES EJEMPLO DE CIRCULAR LA COSTEA S.A. CIRCULAR NUM. 28 ASUNTO: Horas extraordinarias de trabajo.

20 de marzo de 1997. Al personal de este departamento: Acuerda el C. oficial Mayor que, a contar el 15 de los corrientes, se implante un sistema de trabajo extraordinario para que, en un plazo improrrogable de treinta das, se despachen todos los asuntos que estn pendientes en las secciones del departamento. Por lo tanto, srvanse ustedes tomar nota, firmando e la relacin adjunta de que dicho trabajo extraordinario se desarrollar todos los das hbiles, de lunes a viernes, de las 18:30 a las 22:00 horas. ATENTAMENTE EL JEFE DEL DEPARTAMENTO Manuel Ruiz Flores c.c.p. C. Oficial Mayor, Edificio MFL/ eg

MEMORNDUM: Es la comunicacin breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. el nombre c Es la comunicacin breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. El nombre comn de este escrito es memorndum, pero se acepta el trmino memorando. En plural el trmino es memorndumes, memoranda o memorandos. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona. La mayora de las oficinas oficiales, ordenan la impresin de su formato en tamao media carta. En l aparecen el membrete y la palabra memorandum ubicada en la parte central superior del papel. Su redaccin es sencilla y breve, slo se anota el asunto cuando el texto es extenso, la fecha ese puede escribir abreviada; no lleva vocativo, se usa la despedida atentamente. Algunos de los asuntos rutinarios que se tratan el memorndum pueden ser las indicaciones de tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotacin de compromisos, recordatorios de las actividades a realizarse durante el da, etc. Los elementos de memorndum son los siguientes: MEMBRETE LA PALABRA MEMORNDUM CENTRADA ASUNTO; QUE ES UN BREVE RESUMEN DE LO QUE CONTIENE EL TEXTO FECHA DIRECCIN TEXTO DESPEDIDA ANTEFIRMA FIRMA REFERENCIAS FINALES.

Algunos de los elementos arriba citados se omiten cuando el memorndum consigna casos de poca trascendencia. El asunto, por ejemplo, puede excluirse en exposiciones muy cortas; la antefirma no es necesaria cuando el frecuente trato ha establecido confianza entre los corresponsales y rutina en los tramites; la direccin se reduce en muchos casos al nombre del destinatario, etc. EJEMPLO DEL MEMORANDUM CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLOGICO Industrial y de servicios No. 107 MEMORANDUM

Marzo 25 /96. AL C. JOAQUIN JIMENEZ LARA C O N T R O L A D O R. Srvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. 00 A t e n t a m e n t e, Ing. Felipe Prez Director. CONVOCATORIA: Es un documento pro el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas figuran en la propia convocatoria, y en una segunda, es la publicacin o difusin de notas informativas de inters general que hacen las empresas. Se pueden dar en la propia empresa o tener proyeccin hacia el exterior. En la estructura de una convocatoria se pueden distinguir los siguientes apartados: el ttulo, en el que debe constar el tipo de reunin (consejo, asamblea, junta...) Y el nombre del organismo, asociacin o grupo que se rene. La convocatoria propiamente dicha, en la que se pide a los destinatarios que acudan a la reunin, se comunica el motivo de la misma y se precisa la fecha, la hora y el lugar donde se celebrar. el orden del da, que es la relacin detallada de los asuntos que han motivado la convocatoria de la reunin. Lo habitual es que el primer punto a tratar sea la lectura y aprobacin del acta de la sesin anterior y que el ltimo sea ruegos y preguntas. el cierre, que suele comprender estos elementos: O la fecha y el lugar desde donde se escribe el comunicado. O antefirma del presidente. O firma del presidente. O pie donde figura el nombre completo del destinatario de la convocatoria. En ocasiones, este dato puede aparecer en el lugar habitual de la direccin interior.

ACTA DE JUNTA (MINUTA):

La minuta es un documento escrito de la naturaleza informa que hace las veces de acta, solo que con una redaccin muy breve y escueta que servir de base para elaborar, cuando sea indispensable, el acta forma. Consigna el desarrollo de la reunin, el nombre de los participantes y la sntesis de sus proposiciones, as como la relacin de acuerdos que tomaron los asistentes y los asuntos que fueron rechazados. Contiene tambin la relacin de asistentes, la hora y lugar de la celebracin y el objetivo de la reunin. EL FORMATO DEL ENCABEZADO DE UN TEXTO PUEDE APEGARSE AL SIGUIENTE MODELO: MINUTA DE LA SESIN DE TRABAJO. LUGAR DE LA REUNIN (DESPACHO DEL DIRECTOR X). FECHA DE LA SESIN (DA, MES Y AO). RELACIN DE ASISTENTES (NOMBRE Y PUESTO DE LOS PARTICIPANTES). OBJETIVO DE LA REUNIN: CONCLUIR SOBRE LAS VENTAJAS Y DESVENTAJAS PARA CERRAR LA OPERACIN DE COMPRAVENTA CON X PROVEEDOR QUE OFRECE X EQUIPO. (SE NUMERAN LAS INTERVENCIONES, SEALANDO EN CADA UNA EL NOMBRE DEL PARTICIPANTE Y LAS CONCLUSIONES A LAS QUE SE VAN LLEGANDO).

INFORMES:

Los informes son comunicados que pueden variar desde lo ms simple hasta aquel que cubra requisitos ms formales, ambos tienen como propsito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institucin a la cual pertenecen o tienen algn vnculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.

Antes de redactar cualquier informe se debe tener en cuenta primeramente: quin lo va a hacer? Y qu uso va a tener? El informe administrativo es el instrumento tpico de comunicacin ascendente, descendente y/o horizontal, que se emplea en el sector interno de las organizaciones l hacia fuera de estas. estos informes pueden ser emitidos en forma peridica (cada mes, cada aos, etc.) O de forma espordica, respondiendo a la necesidad de informacin de un superior. Este comunicado no es muy extenso, por lo general es concreto y objetivo, prevaleciendo la claridad y veracidad, informando los acontecimientos ocurridos y llegando a una conclusin por parte del que emite el informe y posiblemente se emita tambin una sugerencia de solucin al problema, si es que existe. v CLASIFICACION DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. V oficios V carta comercial V otros Oficios: Se entiende por oficio, la forma de correspondencia que sustituye a la carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como. Sociedades, sindicatos, clubes y otras. Elementos del oficio. el membrete, impreso o escrito en mquina, como en la carta, en el punto 15. las referencias iniciales o cuadro clasificador, contiene el nombre de la dependencia que gira el oficio, departamento y seccin que lo tramitan, nmero del escrito en orden progresivo y clasificacin del expediente. Se escriben generalmente en el punto 40 de la escala. el asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las personas que expiden o reciben este documento, enterarse rpidamente del contenido del mismo. Se escribe tambin en el 40, separado de las referencias por cuatro interlneas la fecha, que comprende: ciudad, estado, da, mes y ao. Se inicia en el punto 40 y separada por dos o cuatro interlneas del asunto. el destinatario, que comprende tres partes: el nombre de la persona a quien se dirige, el cargo, el domicilio y el lugar de su residencia, anteponiendo a ste el cdigo postal. Separado de la fecha por cuatro interlneas. los antecedentes del oficio que se contesta, escritos en el 40 separados por dos interlneas del destinatario. el texto o cuerpo del oficio, entre los mrgenes 50 y 75. la despedida, escrita en los puntos 25 40. el lema, escrito en el punto 40.

 la antefirma, en el punto 40. el nombre del firmante, en el punto 40. los datos finales: anexo, c.c.p. y referencias, como en la carta; pero escritos en el margen 20. Ejemplo de oficio Dependencia. Direccin gral. De telgrafos nacionales. Seccion. Depto. Mantenimiento. Mesa. Tercera. Num. De oficio. 31/84 expediente. Mt- 05/84 Asunto: se comunica fecha de mantenimiento de la red telegrfica de la regin de tuxtetec, oax. Mxico, d.f. 21 de junio de 1996 c. Eduardo martinez gomez administrador de la oficina de telegrafos nacionales av. 5 de mayo 34 tuxtepec, oax. comunico a usted que por acuerdo del c. Director general de telgrafos nacionales, el da 9 de julio del presente ao, se iniciar el mantenimiento general de la red telegrfica que cubre la regin de tuxtepec, oax., principiando es esa oficina a su cargo. Por lo tanto pedimos a usted, brinde las facilidades necesarias al sr. Fidel prez manzano, responsable del trabajo a realizarse. a t e n t a m e n t e, sufragio efectivo, no reeleccion Jefe de mantenimiento Ing. Adolfo gutirrez domnguez agd/mi

Carta comercial: La carta comercial es la representacin de una sociedad o establecimiento comercial, se dirige a similares para tratar asuntos de negocios. Se distingue por el membrete comercial diseado por la negociacin, los colores y en ocasiones los diseos que en el papel carta se imprimen. Generalmente se escribe a mquina y con tono amable y respetuoso. Partes que componen el esquema de la carta comercial:

 membrete. Inscripcin impresa en la parte superior del papel de escribir que indica el nombre, domicilio y ciudad en donde se encuentra la persona, negocio o sociedad que remite la carta. lugar y fecha. Se forma del nombre de la ciudad y estado donde se remite la carta, del da, mes y ao en que se escribe. destinatario. Nombre, domicilio y lugar de la persona a quien se remite la carta. Se le ubica abajo del lugar y fecha, en el margen izquierdo superior como lo muestra el esquema respectivo. vocativo. Saludo anterior al texto. Su colocacin es abajo y en direccin vertical del margen del destinatario. Al finalizar su escritura se escriben dos puntos. texto. Llamado tambin cuerpo de la carta. Consiste en el desarrollo del asunto a tratar en la masiva. Se sugiere iniciarlo con una introduccin y finalizar con una conclusin. despedida. Frase final de la carta. Se utiliza la adecuada de acuerdo al tipo de comunicado. Antefirma. Contiene el lema comercial, la denominacin del negocio o la razn social. firma. Elemento que se forma de dos partes: nombre y apellidos de la persona que escribe y la rbrica correspondiente. cargo. Se refiere al puesto que desempea la persona que suscribe la carta y se ubica debajo de la firma. anexos. Si al documento se adjunta otro, es conveniente especificarlo en la parte inferior; abajo del cargo. otros datos. No siempre se utiliza esta parte, slo cuando se requiera que el contenido de la carta llegue a otras personas por medio de copias. Se ordena por jerarquas y se utiliza la abreviatura c.c.p. (con copia para...). referencias finales. Como medida de control de la correspondencia, en la esquina inferior izquierda, debern anotarse con letras maysculas las iniciales del nombre del que suscribe, separarlas por una diagonal, como u otro signo; de las persona que escribe la carta. Ejemplo de la carta comercial Ferretera del golfo s.a. allende 536 veracruz, ver.

tel 5 82 66 57

Abril 25 de 1996 Ferretera nacional. Hidalgo 1340 crdoba ver. Distinguidos seores: Enviamos a ustedes por separado, las cotizaciones de los artculos solicitados en su amable carta de fecha 20 de abril de 1996. Estos precios estarn garantizados hasta el

ltimo da del mes del presente aos, en vista que prximamente aumentar el costo de los mismos. estamos seguros que los bajos precios de nuestros artculos, sern muy favorables para ustedes. Confiamos en su preferencia y esperamos su amable pedido. atentamente Ferreteria del golfo, s.a. miguel escobar martnez. Gerente c/anexos. Relacin de precios de artculos. Mem/rbh