GUA METODOLGICA PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE DESARROLLO DE LAS PERSONAS (PDP) Antecedentes Mediante Decreto Supremo N 0092010PCM

se aprob el Reglamento del Decreto Legislativo N 1025, que aprueba normas de capacitacin y rendimiento para el sector pblico, y que establece que la planificacin de las actividades de capacitacin y evaluacin de las personas al servicio del Estado de cada entidad pblica se realice mediante la elaboracin de un Plan de Desarrollo de Personas PDP. La Autoridad Nacional del Servicio Civil (en adelante SERVIR) ha diseado lineamientos para la elaboracin del PDP y el presente documento, denominado Gua Metodolgica para la elaboracin del Plan de Desarrollo de las Personas, con el objetivo de facilitar la correcta formulacin del PDP. Qu es el PDP? Es un plan de gestin que busca entre otros, mejorar las acciones de capacitacin y evaluacin, conforme a lo establecido en la directiva y los lineamientos emitidos por SERVIR. Qu contiene la Gua Metodolgica para la elaboracin del PDP? I. Sobre la Gua Metodolgica II. Glosario de trminos III. Pasos para la gestin del PDP Quinquenal y Anualizado IV. Paso a paso 1. Instalacin del Comit para la elaboracin del PDP 2. Elaboracin del PDP Quinquenal 3. Elaboracin del PDP Anualizado 4. Financiamiento Anexos: Ejemplos y Herramientas I. SOBRE LA GUA METODOLGICA PARA LA ELABORACIN DEL PDP

Qu es? La Gua Metodolgica para la elaboracin del PDP es un documento auto instructivo que lo orientar en: Formular el PDP Quinquenal y el PDP Anualizado de su entidad. Identificar, disear, implementar y/o gestionar las informaciones requeridas como insumo para la elaboracin del PDP.

La Gua Metodolgica para la elaboracin del PDP contiene todas las informaciones procedimentales descritas en la Directiva de SERVIR.

Cul es su alcance? La Gua Metodolgica para la elaboracin del PDP se circunscribe a: Las entidades de la administracin pblica sealadas en el Artculo III del Ttulo Preliminar de la Ley N 28175 Ley Marco del Empleo Pblico, cuyo personal se encuentre comprendido dentro del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos Humanos, de acuerdo a los establecido en la Tercera Disposicin Complementaria Final del Decreto Legislativo N 1023.

A quin est dirigido? La Gua Metodolgica para la elaboracin del PDP ser de uso del Comit de Elaboracin del PDP. Especficamente servir al Jefe de la Oficina de Recursos Humanos o el que haga de sus veces, quien como miembro del Comit, tiene como funcin especfica el elaborar y proponer los PDP Quinquenal y Anualizado. II. GLOSARIO DE TRMINOS PARA LA ELABORACIN DEL PDP

Definiciones Acciones de capacitacin: procesos y actos que buscan el desarrollo profesional y tcnico de las personas al servicio del Estado. La capacitacin deber contribuir a la mejora de la calidad de los servicios y actividades del Estado. Se consideran como acciones de capacitacin, la formacin profesional y la formacin laboral. Brecha: es la diferencia entre las competencias contenidas en el perfil del puesto y las del ocupante del puesto. Capacitacin interinstitucional y pasantas: capacitacin en el trabajo terica y/o prctica que reciben las personas al servicio del Estado en otra entidad pblica. Dicha capacitacin es impartida durante la jornada laboral y debe ser supervisada por personal designado para tal fin dentro de la entidad donde se estuviere recibiendo la capacitacin. Esta ltima exigencia no se aplica en el caso de pasantas internacionales. Competencias: caractersticas personales que se traducen en comportamientos observables para el desempeo laboral que supera los estndares previstos. Se refieren especficamente a conocimientos, habilidades y actitudes de las personas al servicio del Estado. Puesto: conjunto de requisitos mnimos que debe reunir y funciones generales que se le asignan a una persona en la entidad. Estructura del puesto: es el diseo del puesto y est conformada por la descripcin y el perfil del puesto.

Descripcin del puesto: parte de la estructura del puesto en donde se establecen las relaciones, funciones, responsabilidades y condiciones de trabajo que corresponden al puesto. Perfil del puesto: parte de la estructura del puesto en donde se definen los requisitos que debe cumplir el ocupante para desempear las funciones que el puesto requiere. Se dividen en: a) formacin acadmica, b) experiencia, c) habilidades tcnicas y d) competencias y/o destrezas. Evaluacin del Desempeo: instrumento de gestin para la mejora continua de la calidad del desempeo de las personas al servicio del Estado. Existen dos tipos de evaluacin que son complementarias: i) de medicin de competencias y ii) de logro de metas. Formacin laboral: incluye la capacitacin terica y/o prctica que reciben las personas al servicio del Estado en la entidad en la que laboran y que es impartida durante la jornada laboral. Dicha capacitacin debe ser supervisada por personal designado para tal fin dentro de la entidad donde las personas al servicio del Estado estuvieran recibiendo la capacitacin. Formacin profesional: incluye postdoctorados, doctorados, maestras y/o cursos de actualizacin impartidos por centros, o centros con sede en el extranjero o por especialistas, segn sea el caso. Personas al servicio del Estado: para efectos del PDP, son aquellas contempladas en la Tercera Disposicin Complementaria Final del Decreto Legislativo N 1023.

III.

PASOS PARA LA GESTIN DEL PDP QUINQUENAL Y PDP ANUALIZADO

A continuacin se presentan los pasos que debern seguirse para la correcta gestin del PDP Quinquenal y los PDP Anualizados.

Pasos para la gestin del PDP Quinquenal y PDP Anualizado

En las siguientes secciones de la Gua Metodolgica, se detallar cmo llevar a cabo cada uno de estos pasos, con nfasis en la elaboracin del PDP Quinquenal y el PDP Anualizado, describindose las informaciones que se requerirn, as como, ejemplos ilustrativos y herramientas. IV. PASO A PASO:

1. INSTALACIN DEL COMIT PARA LA ELABORACIN DEL PDP Quines lo conforman? El Comit de Elaboracin del PDP, estar conformado por al menos: El Secretario General, Gerente General o el que haga sus veces, quien lo presidir. El Director de la Oficina de Presupuesto o el que haga sus veces. El Jefe de la Oficina de Recursos Humanos o el que haga sus veces. Un representante de personal de la entidad elegido mediante votacin secreta por un periodo de tres aos, as como un alterno.

En los tres primeros casos los integrantes participarn en el Comit a plazo indeterminado, pudiendo estos delegar su participacin en un representante. El presidente del Comit tiene la responsabilidad de dirigir las reuniones y visar conjuntamente con los otros miembros del Comit los PDP Quinquenal y Anualizado. Tiene voto dirimente en caso de empate en la toma de decisiones.

Instalacin del Comit La conformacin del Comit ser oficializada por el titular de la entidad. En cualquier caso el plazo es por tres aos, pudiendo por nica vez, desempearse por un periodo adicional consecutivo. Funciones del Comit El Comit es responsable de: a) Definir el Plan de Trabajo para la elaboracin de los PDP Quinquenal y Anualizado, atendiendo a los plazos establecidos en la Directiva de SERVIR. b) Solicitar y recopilar la informacin necesaria para la elaboracin del PDP. c) Establecer el cronograma de reuniones en funcin de las necesidades de su entidad y de las caractersticas de su forma particular de trabajo, considerando por lo menos cuatro reuniones anuales para planificacin, anlisis de propuesta del PDP, aprobacin y evaluacin de resultados respectivamente. d) Visar los PDP Quinquenal y Anualizado, y presentarlos al titular de la entidad para su aprobacin. e) Evaluar la procedencia de la propuesta de modificacin del PDP Anualizado presentada por el secretario, en los casos que corresponda. Funciones de Recursos Humanos en el Comit El Representante de la Oficina de Recursos Humanos o el que haga sus veces, se desempear como Secretario del Comit, lo cual implica el desarrollo de, entre otras, las siguientes actividades: a) Mantener el registro de la documentacin y acuerdos producidos en las reuniones del Comit. b) Redactar y archivar las actas de reunin del Comit. c) Elaborar y proponer al Comit los PDP Quinquenal y Anualizado, para lo cual coordinar con cada jefatura las propuestas respectivas. d) Realizar el seguimiento a la ejecucin del PDP Anualizado e informar al Comit cuando corresponda. e) Presentar un informe al Comit al trmino de la implementacin.

V.

PASO A PASO:

2. ELABORACIN DEL PDP QUINQUENAL Una vez instalado el Comit de Elaboracin del PDP, el siguiente paso es la elaboracin del PDP Quinquenal.

El PDP Quinquenal es un tipo de plan direccional o general que tendr una vigencia de cinco aos y se implementar a travs de los PDP Anualizados. Por tanto, el PDP Quinquenal es un plan estratgico y debe ir alineado con el plan estratgico de la entidad, mientras que el PDP Anualizado es un plan operacional.

Qu informacin se requiere para elaborar el PDP Quinquenal? Para elaborar el PDP Quinquenal se requiere mnimamente la siguiente informacin: Plan Estratgico Institucional (PEI). Proyecto de Presupuesto para el siguiente ao fiscal. Plan de Gestin de Recursos Humanos o alguno de similares caractersticas. Planes y resultados de capacitacin y evaluacin realizadas en los ltimos dos aos fiscales, en caso de existir, y otros que el Comit considere relevantes.

A continuacin se describirn los contenidos especficos de cada componente para la elaboracin del PDP Quinquenal.

1) Informacin del Marco Estratgico Institucional Al elaborar el marco estratgico debe describir la informacin institucional de su entidad referida a: El enunciado de la Misin Institucional El enunciado de la Visin Institucional La descripcin de los objetivos estratgicos de la entidad, sobre la base de lo establecido en sus instrumentos de gestin de mediano y largo plazo.

Para ello, debe describir de forma literal, los enunciados de la Misin, Visin y objetivos estratgicos vigentes de su entidad. 2) Informacin sobre las Competencias Necesarias En esta seccin debe describir las competencias necesarias por parte de las personas al servicio de su entidad para alcanzar los objetivos estratgicos. Para ello, realice un anlisis de los objetivos estratgicos institucionales e identifique qu competencias son necesarias en las personas de su entidad para que dichos objetivos puedan cumplirse. Por ejemplo, ante el objetivo estratgico: Gestionar el desarrollo armnico de la ciudad con el medio ambiente. Algunas de las competencias necesarias para el logro de dicho objetivo estratgico podran ser, entre otras: Competencias en gestin, conservacin y vigilancia del medio ambiente, o Competencias en diagnstico, planificacin y control ambiental. En el caso que su entidad cuente con resultados de evaluaciones de competencias previas, puede utilizar dicha informacin, describiendo de modo general, tanto las competencias evaluadas, as como, las brechas detectadas. 3) Informacin sobre Objetivos y Estrategias de capacitacin En esta seccin debe describir la informacin referida a: Los Objetivos de capacitacin que se pretenden alcanzar en 5 aos. Las Estrategias de capacitacin previstas para atender dichos objetivos.

Para identificar los Objetivos de capacitacin a alcanzar en 5 aos, revise nuevamente los objetivos estratgicos institucionales y las competencias necesarias. Por ejemplo, ante el objetivo estratgico institucional: Gestionar el desarrollo armnico de la ciudad con el medio ambiente. Algunos objetivos de capacitacin a 5 aos podran ser, entre otros: Fortalecer una cultura institucional responsable con el medio ambiente, o Contar con colaboradores comprometidos y activos en el cuidado del medio ambiente. Para describir las Estrategias de capacitacin debe analizar los Objetivos de capacitacin a alcanzar en 5 aos e identificar, de modo general las estrategias idneas. Por ejemplo, ante el objetivo de capacitacin a 5 aos:

Contar con colaboradores comprometidos y activos en el cuidado del medio ambiente. Algunas estrategias de capacitacin podran ser, entre otras: Cursos y talleres con especialistas expertos. Adems, al final de esta seccin del PDP Quinquenal, debe sealar brevemente, informacin sobre: El total de personas de su entidad. El tipo de evaluacin a ser aplicado. Un estimado del financiamiento requerido.

4) Informacin sobre las metas de Capacitacin y Evaluacin En esta seccin debe describir la informacin referida a: Las Metas de Evaluacin y Capacitacin que se pretenden alcanzar en 5 aos. Los Indicadores que se establecern para monitorear el cumplimiento de los resultados del PDP Anualizado. La descripcin de los mecanismos de seguimiento y evaluacin para obtener informacin de los resultados del PDP Anualizado.

Una meta de capacitacin es la particularizacin de un objetivo de capacitacin, por lo que puede considerarse como un objetivo especfico de capacitacin. Una meta puede ser de orden cualitativo o numrico. Por ejemplo, considerando la importancia de tener identificadas las competencias requeridas para la entidad, rea y puesto, podran enunciarse las siguientes metas: Evaluar los conocimientos normativos generales de las personas que prestan servicios en la entidad, o Evaluar las habilidades tcnicas del personal de las gerencias de lnea de la entidad.

De otro lado, ante un objetivo de capacitacin a 5 aos como el de Contar con colaboradores comprometidos y activos en el cuidado del medio ambiente, algunas metas de capacitacin podran ser, entre otras: Desarrollar competencias de gestin ambiental, o Reducir las brechas de competencias en gestin ambiental (en el caso que existan resultados de evaluaciones de competencias previas en su entidad).

Para facilitar el seguimiento y evaluacin de las metas, es necesario identificar indicadores.

Un indicador es una referencia de informacin cualitativa o numrica afn a una meta. Por ejemplo, ante la meta: Desarrollar competencias de gestin ambiental. Un indicador afn podra ser, entre otros: Nmero de actividades de capacitacin. O por ejemplo, ante la meta: Reducir las brechas de competencias en gestin ambiental. Un indicador afn podra ser, entre otros: Porcentaje (%) de aprobados en los cursos. Finalmente, los mecanismos de seguimiento y evaluacin son las herramientas que le permitirn gestionar los indicadores que haya definido y verificar el logro de las metas previstas. Por ejemplo, ante el indicador: Porcentaje (%) de aprobados en los cursos de gestin ambiental. Un mecanismo de seguimiento y evaluacin podra ser, entre otros: Aplicar pruebas de conocimientos. A partir de las pruebas de conocimientos, aplicados posteriormente a los cursos de capacitacin, podr obtener el indicador de porcentaje de aprobados. PASO A PASO: 3. ELABORACIN DEL PDP ANUALIZADO Una vez elaborado el PDP Quinquenal, el siguiente paso es elaborar el PDP Anualizado. El PDP Anualizado permite la implementacin del PDP Quinquenal, por tanto, es ms especfico y responde a las estrategias y acciones que se emprendern a lo largo de un ao. El ciclo del PDP Anualizado El PDP Anualizado ser elaborado, aprobado, presentado y ejecutado en un ciclo que corresponda con el de la elaboracin y ejecucin presupuestal. Dicho ciclo se divide en tres etapas: Elaboracin, Presentacin y Ejecucin. Elaboracin: Se deber elaborar considerando que ser ejecutado entre enero y diciembre del siguiente ao fiscal. La elaboracin del PDP Anualizado deber culminar a ms tardar en el mes de mayo del ao anterior al inicio del periodo en que se

ejecutar, con el fin de incluirlo en el presupuesto del siguiente ao. Esta etapa finaliza con la aprobacin del PDP Anualizado por el titular de la entidad. Presentacin: Una vez que el PDP Anualizado cuente con la aprobacin presupuestal y haya sido aprobado, ser presentado a SERVIR para conocimiento, durante los primeros treinta das calendario del ao en el que se ejecutar. Ejecucin: Es la puesta en marcha del PDP Anualizado durante el ao en que fue presentado a SERVIR, e implica especficamente la implementacin de las acciones de capacitacin programadas. Como parte de la ejecucin se deber considerar, segn corresponda, acciones complementarias de capacitacin. As, en esta etapa se deber realizar el seguimiento y evaluacin de la ejecucin, verificando el cumplimiento de las metas establecidas en el PDP Anualizado, a travs de los indicadores correspondientes. Excepcionalmente, el PDP Anualizado podr sujetarse a modificacin durante el ao de ejecucin, para lo cual el secretario del Comit de Elaboracin del PDP pondr a consideracin de ste, la modificacin propuesta.

PASO A PASO:

3. ELABORACIN DEL PDP ANUALIZADO 3.1. ETAPA DE ELABORACIN La elaboracin del PDP Anualizado supone desarrollar los siguientes contenidos:

Qu informacin debe contener el PDP Anualizado? El PDP Anualizado deber contener mnimamente: 1. Aspectos generales: Identificacin de objetivos de capacitacin y evaluacin, vinculados con aquellos contenidos en el PDP Quinquenal, e instrumentos de gestin vigentes en la entidad, en particular el PEI, POI y otros que correspondan, como planes de capacitacin y evaluaciones anteriores. 2. Evaluacin: 2.1. Diagnstico de Necesidades de Capacitacin: Identificacin de principales brechas de necesidades de capacitacin, como resultado de la evaluacin de competencias u otras evaluaciones que hubiera desarrollado la entidad. Estas brechas sern el insumo principal para la identificacin de acciones de capacitacin. 2.2. Definicin del mtodo de evaluacin de competencias y/o logros de metas a ser utilizados por la entidad, y que ser aplicado durante el ao, considerando que la implementacin ser progresiva y que se iniciar con la medicin de competencias en lo que se refiere a conocimientos, conforme a lo establecido en la Directiva de SERVIR. Las entidades que ya aplican otro tipo de evaluacin pueden mantenerlo. 3. Capacitacin: Identificacin de acciones anuales de capacitacin, sus objetivos, personas involucradas y cronograma de trabajo, en concordancia con el marco establecido en el PDP Quinquenal. Cuantificacin de las acciones propuestas e identificacin de recursos disponibles para su financiamiento, para lo cual ser relevante verificar la disponibilidad presupuestaria.

1) Cmo describo la informacin en cuanto a Aspectos Generales?

Se debe describir los siguientes contenidos: Objetivos de Capacitacin: Aquellos que se pretenden alcanzar en un ao y que deben estar vinculados a los objetivos de capacitacin del PDP Quinquenal.

Para describir los objetivos de capacitacin anualizados, apyese en las metas de capacitacin a 5 aos previstas en el PDP Quinquenal, as mismo, verifique que estn vinculados a los instrumentos de gestin vigentes, principalmente el POI e informaciones como planes de capacitacin y evaluaciones anteriores, si los tuviera. Por ejemplo, ante el objetivo de capacitacin a 5 aos: Contar con colaboradores comprometidos y activos en el cuidado del medio ambiente. Cuya meta de capacitacin correspondiente es: Desarrollar competencias de gestin ambiental. Algunos objetivos de capacitacin anualizados podran ser, entre otros: Incrementar conocimientos en sistemas de gestin ambiental municipal, y/o Desarrollar habilidades para el evaluar el impacto ambiental, y/o Desarrollar actitudes vinculadas al comportamiento amigable con el medio ambiente. 2) Cmo describo la informacin en cuanto a la Evaluacin? Se debe describir el siguiente contenido: Definir los mtodos de evaluacin por competencias que la entidad utilizar durante el ao. Uno de ellos es el diagnstico de necesidades de capacitacin, el cual permitir identificar los procesos y/o reas temticas en las que se necesita capacitacin, quines lo requieren y en qu nivel.

Cada entidad definir el mejor mecanismo de agrupacin de las personas y priorizacin para llevar a cabo este diagnstico. Los resultados de esta evaluacin por competencias sern utilizados para identificar las acciones de capacitacin correspondientes. Algunos de los mtodos de evaluacin diagnstica por competencias ms utilizados son: Los formatos de identificacin de necesidades de capacitacin, y/o Las evaluaciones de desempeo, y/o Las pruebas de conocimientos.

Recuerde que las evaluaciones de desempeo, as como las pruebas de conocimientos son tiles tanto para diagnosticar las necesidades de capacitacin, as

como, para hacer seguimiento y evaluar los resultados de las acciones de capacitacin. 3) Cmo describo la informacin en cuanto a la Capacitacin? A partir de las necesidades de capacitacin identificadas, se debe describir los siguientes contenidos: Descripcin de las Acciones de Capacitacin: temticas, participantes, cronograma o fecha aproximada para su ejecucin. objetivos,

Cuantificacin de las acciones propuestas e identificacin de los recursos disponibles para su financiamiento.

Considere que existen Niveles de Capacitacin: Nivel 1 Orientacin; Nivel 2 Preventivo y Correctivo; Nivel 3 Desarrollo; el PDP Anualizado se concentrar en atender el Nivel 2 Preventivo y Correctivo. Sin embargo, considere en el presupuesto anualizado, los recursos requeridos para atender los niveles de capacitacin 1 y 3. A qu se refiere el Nivel 1 de capacitacin: Orientacin? La Orientacin tiene por objeto facilitar la integracin de un colaborador a un puesto de trabajo en el corto plazo. Responde a las brechas o necesidades de capacitacin identificadas durante el proceso de seleccin. Se da principalmente en los siguientes casos: Personas al servicio del Estado que ingresan a un puesto de trabajo. Desplazamiento conforme a la normativa sobre la materia. Otras que estn vinculadas a la integracin en el puesto de trabajo.

A qu se refiere el Nivel 2 de capacitacin: Preventivo y Correctivo? Est orientado a la adecuacin a los cambios y al cierre de brechas identificadas para el establecimiento de acciones de capacitacin en el corto y mediano plazo. Comprende entre otros: El entrenamiento en la aplicacin de nuevos procesos y tecnologas que requieran el desarrollo de capacidades. El entrenamiento en el desarrollo de los procesos existentes en la entidad.

Cuando un colaborador no cuenta con orientacin o con capacitacin preventiva y correctiva, su adaptacin a las exigencias cambiantes se hace penosa y genera sobre costos. Se producen errores que originan reprocesos, desperdicios de recursos y, en general, la productividad se ve afectada. El trabajador se adecua por ensayo y error; es decir, aprende en base a equivocaciones. Esto lo frustra, desmotiva y afecta su compromiso y percepcin del clima institucional.

A qu se refiere el Nivel 3 de capacitacin: Desarrollo? Est orientado al desarrollo de acciones de especializacin y/o profundizacin de las competencias en el largo plazo. Procede tambin en los casos en los que los resultados demuestran que las personas al servicio del Estado cuentan con las competencias necesarias y suficientes para el adecuado desarrollo de su puesto. Este nivel de capacitacin est orientado a atender las demandas de los programas de lnea de carrera y sucesin. PASO A PASO: 4. FINANCIAMIENTO Sin perjuicio de otras fuentes de financiamiento a las cuales pudieran tener acceso, las entidades pblicas son responsables del financiamiento de las acciones de capacitacin y evaluacin de competencias contempladas en sus respectivos PDP. Identificadas las acciones de capacitacin y las complementarias, la entidad deber estimar el costo de cada una y establecer prioridades en funcin a los objetivos estratgicos. Finalmente, la entidad deber asignar el presupuesto correspondiente sobre la base de la disponibilidad presupuestal. Por tanto, asegurarse de que figure en el POI del ao.

VI.

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