Evaluacin, Diagnostico, Propuesta de mejora desde la Profesionalidad Archivstica: Junta nica de Evaluacin y Titulo Antecedente del Educador de Nivel

Obligatoria.

Eje particular: El Profesional Archivero: retos y desafos laborales. Disciplina: Administracin de Documentos y Archivos. Institucin: Universidad Nacional de La Rioja Sede Capital Departamento de Humanidades. Autores: Daz, Miriam Evangelina mirianeva@yahoo.com.ar Genre Gmez, Ana Elizabeth anagenre@hotmail.com Lezano, Soledad solel_2587@hotmail.com

Asesora: Arch. Sofa Y. Brunero

Introduccin

A partir de la solicitud de la ctedra de Administracin de Archivos de la Tecnicatura Universitaria de Administracin de Documentos y Archivos; se llevo a cabo un proyecto de planificacin de archivos. El trabajo que presentamos surge a partir de la investigacin que realizamos en la JUETAENO (Junta nica y Titulo Antecedente del Educador del Nivel Obligatorio). Se trata de una Institucin educativa que comprende el rea de EGB 1 y 2 Nivel inicial, y EGB 3 y polimodal y depende del Ministerio de Educacin de la Provincia de La Rioja. La Junta nica y Titulo Antecedente del Educador del Nivel Obligatorio. A mediados del ao 1993 en la necesidad de realizar un ordenamiento y control del personal docente que establece en la provincia de hace necesario crear la Comisin de Registro y Evaluacin de Antecedentes Personales del Docente (CREAPD). En el ao 2005, al unificarse el nivel primario con el nivel medio pasa a denominarse Junta nica y Titulo Antecedente del Educador del Nivel Obligatorio (JUETAENO). De esa forma la documentacin de ambos niveles se encuentra conservada en el mismo establecimiento, siendo la funcin principal del personal realizar manualmente los padrones como as tambin llamados especiales y cargos de ascenso. Actualmente el edificio se encuentra ubicado en calle 9 de Julio 232 de la Ciudad Capital de La Rioja, este no pertenece al Ministerio de Educacin, es alquilado. El rea de EGB 1 y 2 Nivel Inicial se encuentra a cargo de dos responsables, uno en el turno maana y el otro en turno tarde, con la colaboracin de un auxiliar cada uno. En el caso del EGB 3 y Polimodal hay un mismo responsable para ambos turnos. Los documentos se encuentran ordenados de forma numrica cronolgica, contando con un cdigo alfanumrico para su descripcin, contemplando caractersticas particulares de los mismos, como por ejemplo, caja N 1- A- ; este simboliza los legajos con los apellidos de esta letra, y caja N 1 Chilecito, referido a los legajos de esta localidad. A pesar que los responsables de las areas no son personas instruidas en la materia de administracin de archivos, llevan adelante el funcionamiento del mismo a partir de su conocimiento de oficio y la experiencia ganada a partir de aos de antigedad en el cargo.

Situacin Actual del Archivo A partir de la observacin de determinadas caractersticas y situaciones que, de acuerdo a nuestra visin archivstica, identificamos como riesgosas para la conservacin del
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patrimonio documental de la Institucin y la eficiencia del servicio que se ofrece, tenemos la intencin de ofrecer a la Institucin un aporte a partir de los conocimientos adquiridos a lo largo de la Carrera. As, surge la necesidad de proyectar un plan de pautas archivsticas que tiendan hacia una mejor organizacin y administracin de documentos; empleando procedimientos que faciliten el trabajo al personal, y mejoren el servicio que la institucin ofrece a docentes y profesores. De acuerdo a nuestra formacin como futuras Tcnicas Universitarias en Administracin de Documentos y Archivos, sabemos que toda institucin requiere de un archivo que cumpla con el tratamiento archivstico correspondiente segn el ciclo vital de los documentos: Primera edad: en la que los documentos circulan y se tramitan. Su uso es frecuente, y reunidos y organizados forman el archivo de oficina. Segunda edad: los documentos carecen de valor administrativo, pero su conservacin es necesaria, ya que tienen un valor legal y/o fiscal y son consultados con mucha frecuencia por los administradores o ciudadanos. Forman el archivo intermedio. Tercera edad: los documentos tienen un valor histrico y su consulta se lleva a cabo por los investigadores preferentemente. Estos documentos forman el archivo histrico. De acuerdo con la teora del ciclo vital de los documentos, la JUETAENO cuenta efectivamente con dos tipos de archivos definidos, a saber: Archivo de Oficina: custodia documentacin en trmite, mientras dura su gestin y a veces durante los primeros aos de su vigencia. Su uso es frecuente. Este archivo est compuesto por notas, correspondencia, expedientes, resoluciones, circulares, facturas, actas, etc. Archivo Central: servicio archivstico encargado de la recepcin y procesar la documentacin procedente del archivo de gestin. Este archivo est compuesto por Legajos que acreditan documentos informativos, (por ej. certificados de maternidad), testimoniales (ej. Certificados de nacimientos), y dispositivos (ej. Resoluciones por cargo).

Propuesta de trabajo Como dijimos anteriormente el archivo de la JUETAENO est compuesto por legajos de personal, destacando que se trata de documentacin de guarda permanente por las caractersticas tipolgicas del documento y la rica informacin que contiene. Por lo tanto, planteamos una serie de pautas de trabajo para fomentar el cuidado y servicio de la valiosa documentacin que se conserva en el archivo de esta institucin educativa.

Ante todo proponemos una capacitacin completa para el actual personal a cargo, referida a conocimientos archivsticos y saberes propios de la entidad para la cual trabajan. As se pretende lograr que puedan brindar informacin a los usuarios en forma eficiente y eficaz para la celeridad en la toma de decisiones. En el mbito de la descripcin documental, sugerimos primero, identificar los tipos de documentos con los que cuenta la institucin. Luego proceder a la aplicacin de normas archivsticas como las ISAD G; con la intensin de normalizar y estandarizar procedimientos. Finalmente cargar los datos en una herramienta informtica al alcance de los recursos de la institucin, que permita un manejo ms gil de la informacin y el control detallado de la misma; pues recordemos que en los tipos documentales custodiados existen datos sensibles sobre docentes afectados. De esta forma estaramos implementando instrumentos descriptivos de informacin y control. Cuando decimos de informacin, nos referimos a que est pensado y elaborado para transmitir y comunicar a las personas ajenas al archivo. La implementacin de un ndice, nos ayudara a agilizar la bsqueda y localizacin de la documentacin, la creacin de un inventario que detallara de manera exacta y precisa cada una de las series documentales, para Cruz Mundet, este instrumento es la verdadera obra del archivero, pues condensa la actividad intelectual del trabajo sobre el fondo documental, la clasificacin y la descripcin, aunados con una doble finalidad: conocer que es lo que se tiene y como est organizado e informar con precisin acerca de su contenido y localizacin, de modo que ante cualquier bsqueda documental ofrezca una respuesta pertinente y rpida.1 Y nos referimos a instrumentos de control cuando el mismo est pensado para el uso interno de la institucin, del servicio y el archivero. Como la elaboracin de listados de remisin y control, para la identificacin de la oficina remitente, las series documentales, fechas topes de los documentos, firma/s de/los responsable/s, como as tambin fechas y datos tcnicos sobre las caractersticas de los documentos, permitiendo llevar un control exacto del movimiento de la documentacin. Para Paloma Fernndez Gil este procedimiento es, en el lenguaje archivstico a la operacin mediante la cual se envan los documentos al Archivo se denomina Transferencia. 2 Lo cual debe hacerse de forma peridica y regular. Y para la correcta localizacin de los documentos es preciso establecer Calendarios o Tablas de Conservacin que determinen en que etapa archivstica se encuentra y por lo tanto, en que depsito se custodia y en el momento de su eliminacin si as lo fuera.

1Jose Ramn Cruz Mundet Manual de archivstica. Fundacin Germn Snchez Ruiperez, Madrid, 1994. 2 Paloma Fernndez Gil. Manual de Organizacin de Archivos de Gestin en las Oficinas Municipales. 1 Edicin, 1997, 2 Edicin, 1999.

Conclusin Sugerimos que la organizacin de un archivo de oficina de acuerdo a lo que sostiene Antonia Heredia Herrera, un archivo de oficina debe ser el inic io del circuito de la informacin, no un lerdo peaje. Estos cambios que proponemos de mejora para el labor del archivero como as tambin para la propia Institucin, son posibles, por lo que se busca simplificar las tareas del Archivo; evitando prdidas de legajos, reducir tiempo de bsqueda, la concientizacin a travs de la capacitacin al personal para la conservacin y preservacin de los documentos, la combinacin y la mejora de los recursos disponibles y posibles respectando las normas archivsticas para un buen manejo de la documentacin. Tendremos como resultado la eficiencia y eficacia para brindar un buen servicio y al menor costo fortaleciendo de este modo el sistema de archivos. Como futuras profesionales y egresadas de la Tecnicatura en la Universidad Nacional de La Rioja, estamos capacitadas y fortalecidas para cumplir nuestro Rol Profesional con el perfil de Administrar documentos y archivos de cualquier ente pblico y/o privado, colaborando con la planificaron, organizacin, direccin y control de los procesos administrativos, implementar los procedimientos y tcnicas archivsticas, asesorar y satisfacer las necesidades de los usuarios y aplicar las nuevas tecnologas para generar productos y servicios de informacin en archivos.

Bibliografa

Paloma, Fernndez Gil. Manual de Organizacin de Archivos de Gestin en las Oficinas Municipales. 1 Edicin, 1997. 2 Edicin, 1999. Jos Ramn Cruz Mundet manual de archivstica. Fundacin Germn Snchez Ruiperez, Madrid, 1994. Antonia Heredia Herrera, Archivstica General. Teora y practica, 7e., Diputacin de Sevilla, Sevilla, 1995.