Sistemas Administrativos Del Estado Monografia

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES VIII
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Sistemas Administrativos del Estado, se llamaba anteriormente ; hoy se habla de Sistemas Administrativos de Gestin Pblica, es decir que adems del conjunto de normas, procedimiento, tcnicas e instrumentos que constituyen los sistemas, se le est aadiendo un valor agregado que se llama Gestin Pblica. Las entidades deben, con carcter de obligatorio, disear Planes Estratgicos, con lineamientos de poltica, objetivos y metas definidas, que sirvan de parmetros para medir su desempeo y el grado de efectividad en el logro de sus objetivos y metas; obviamente con un apropiado manejo (gestin-gerencia) de los recursos del Estado, o sea del dinero de cada peruano; dicho en otras palabras, el conjunto de normas que conforman los sistemas administrativo, es la forma cmo se debe administrar los recursos y la gestin es cmo realmente los funcionarios de turno lo hacen, ya que en definitiva la gestin siempre responde a los intereses polticos del gobierno de turno. Los sistemas han sido creados, con la finalidad de regular la actuacin de los funcionarios pblicos encargados del manejo de los recursos del Estado; es por eso su esencia fundamental de control, que a pesar de estos mecanismos, siempre o casi siempre, no se hace un buen uso de los recursos. La doctrina, nos dice que los sistemas de administracin y ahora tambin de gestin pblica, tienen como objetivo fundamental, el uso adecuado de los recursos del Estado, en trminos de eficiencia, eficacia y economa; lo cual redundar en un beneficio para todo el pas. En el presente trabajo, solo se estudiar cuatro Sistemas Administrativos, que son considerados los ms importantes de en razn de su naturaleza; estos sistemas son: el de Contabilidad, Tesorera (Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico), Abastecimiento y Personal (Gestin de Recursos Humanos); a pesar de existir nueva normativa relativa a esto sistemas, an hay dispositivos de hace varios aos, que siguen vigentes.
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL II
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SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Es un conjunto ordenado de principios, normas y procesos tcnicos que se aplican en las entidades pblicas a fin de asegurar la eficiente gestin del estado del estado. La administracin pblica aplica las tcnicas ms avanzadas que permiten el desarrollo integral y sostenido de las mltiples actividades que debe realizar el estado con la finalidad de administrar en forma adecuada los recursos de que dispone el Estado; estos sistemas estn contenidos en la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo; donde quedan claramente definidos. Los Sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos mediante los cuales se organizan las actividades de la Administracin Pblica que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno. Este dispositivo, establece dos tipos de sistemas, los funcionales y los administrativos; para los fines de este trabajo, el desarrollo del mismo, enfocar los sistemas administrativos; sobre los cuales la ley indica lo siguiente: Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la administracin pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. Es decir se aplican con la finalidad de asegurar una eficiente gestin del estado. Principales Sistemas Administrativos: Sistema Nacional de Planificacin. Sistema Nacional de Racionalizacin. Sistema Nacional de Personal. Sistema Nacional de Abastecimiento. Sistema Nacional de Tesorera. Sistema Nacional de Contabilidad. Sistema Nacional de Control. Sistema Nacional de Presupuesto. Sistema Nacional de Inversin Pblica. Sistema Nacional de Endeudamiento Pblico.

Sistema Nacional de Bienes Estatales. 2. MARCO JURIDICO DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:
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Los sistemas administrativos del Estado, en nuestro pas tienen como fundamento jurdico, los siguientes instrumentos legales: I. La Constitucin Poltica del Per, de promulgada el 29 -12 1993, la cual, precisa con claridad la competencia del Poder Ejecutivo, en la persona del Presidente, para mayor ilustracin, transcribo la norma referida: Artculo 118. Corresponde al Presidente de la Repblica: Inc. 8vo. Ejercer la potestad de reglamentar las leyes sin transgredirlas ni desnaturalizarlas; y, dentro de tales lmites, dictar decretos y resoluciones. B. Ley Nro.29158 Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, promulgada el 18-12-2007, se transcribe lo relevante, para precisar la competencia y alcance de la Ley. TTULO PRELIMINAR ARTCULO I. PRINCIPIO DE LEGALIDAD. Las autoridades, funcionarios y servidores del Poder Ejecutivo estn sometidos a la Constitucin Poltica del Per, a las leyes y a las dems normas del ordenamiento jurdico. Desarrollan sus funciones dentro de las facultades que les estn conferidas. ARTCULO IL. PRINCIPIO DE SERVICIO AL CIUDADANO. Las entidades del Poder Ejecutivo estn al servicio de las personas y de la sociedad; actan en funcin de sus necesidades, as como del inters general de la nacin, asegurando que su actividad se realice con arreglo a: A. Eficacia: la gestin se organiza para el cumplimiento oportuno de los objetivos y las metas gubernamentales. B. Eficiencia: la gestin se realiza optimizando la utilizacin de los recursos disponibles, procurando innovacin y mejoramiento continuo. C. Simplicidad: la gestin elimina todo requisito y procedimiento innecesario. Los procesos deben ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.
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D. Sostenibilidad ambiental: la gestin se orienta al uso racional y sostenible de los recursos naturales. E. Predictibilidad: la gestin brinda informacin veraz, completa, confiable y oportuna, que permita conciencia bastante certera acerca del resultado de cada procedimiento. F. Continuidad: la gestin adopta como referentes de actuacin las polticas de Estado acordadas, as como los objetivos y metas de planeamiento y programacin multianual establecidos. G. Rendicin de cuentas: los responsables de la gestin dan cuenta peridicamente a la poblacin, acerca de avances, logros, dificultades y perspectivas. H. Prevencin: gestin para enfrentar los riesgos que afecten la vida de las personas, y para asegurar la prestacin de los servicios fundamentales. I. Celeridad: la gestin debe asegurar que todo procedimiento cumpla su trmite regular dentro de los plazos establecidos, evitando actuaciones que dificulten su desenvolvimiento, bajo responsabilidad. Del mismo modo, se transcribe la parte relativa a los sistemas.
TTULO V. SISTEMAS ARTCULO 43. DEFINICIN. Los Sistemas son los conjuntos de principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos, mediante los cuales se organizan las actividades de la Administracin Pblica que requieren ser realizadas por todas o varias entidades de los Poderes del Estado, los Organismos Constitucionales y los niveles de Gobierno. Son de dos tipos: 1. Sistemas Funcionales.
2. Sistemas Administrativos. Solo por ley se crea un Sistema. Para su creacin se debe contar con la opinin favorable de la Presidencia del Consejo de Ministros.

ARTCULO 44. ENTES RECTORES.
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Los Sistemas estn a cargo de un Ente Rector que se constituye en su autoridad tcniconormativa a nivel nacional; dicta las normas y establece los procedimientos relacionados con su mbito; coordina su operacin tcnica y es responsable de su correcto funcionamiento en el marco de la presente Ley, sus leyes especiales y disposiciones complementarias. ARTCULO 46. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS. Los Sistemas Administrativos tienen por finalidad regular la utilizacin de los recursos en las entidades de la administracin pblica, promoviendo la eficacia y eficiencia en su uso. Los Sistemas Administrativos de aplicacin nacional estn referidos a las siguientes materias: 1. Gestin de Recursos Humanos 2. Abastecimiento 3. Presupuesto Pblico 4. Tesorera 5. Endeudamiento Pblico 6. Contabilidad 7. Inversin Pblica 8. Planeamiento Estratgico 9. Defensa Judicial del Estado 10. Control 11. Modernizacin de la gestin pblica El Poder Ejecutivo tiene la rectora de los Sistemas Administrativos, con excepcin del Sistema Nacional de Control. El Sistema Nacional de Planeamiento Estratgico se rige por la ley de la materia. En ejercicio de la rectora, el Poder Ejecutivo es responsable de reglamentar y operar los Sistemas Administrativos, aplicables a todas las entidades de la Administracin Pblica, independientemente de su nivel de gobierno y con arreglo a la Ley de Procedimiento Administrativo General. Esta disposicin no afecta la autonoma de los Organismos Constitucionales con arreglo a la Constitucin Poltica del Per y a sus respectivas Leyes Orgnicas.
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El Poder Ejecutivo adeca el funcionamiento de los Sistemas Administrativos al proceso de descentralizacin. ARTCULO 47. Atribuciones de los Entes Rectores de los Sistemas Administrativos. Los Entes Rectores tienen las siguientes competencias o funciones: 1. Programar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar la gestin del proceso; 2. Expedir las normas reglamentarias que regulan el Sistema; 3. Mantener actualizada y sistematizada la normatividad del Sistema; 4. Emitir opinin vinculante en la materia del Sistema; 5. Capacitar y difundir la normatividad del Sistema en la Administracin Pblica; 6. Llevar registros y producir informacin relevante de manera actualizada y oportuna; 7. Supervisar y dar seguimiento a la aplicacin de la normatividad de los procesos tcnicos de los Sistemas; 8. Promover el perfeccionamiento y simplificacin permanente de los procesos tcnicos del Sistema Administrativo; y 9. Las dems que sealen las leyes correspondientes.
ARTCULO 48. NORMAS SOBRE ORGANIZACIN. La existencia de Sistemas Funcionales o Administrativos no obliga a la creacin de unidades u Oficinas dedicadas exclusivamente al cumplimiento de los requerimientos de cada uno de ellos. Comentario Del marco legal indicado, se desprende que por mandato de la Constitucin, el Presidente de la Repblica, y la Ley Orgnica del Poder Ejecutivo, establecen el Marco Jurdico de los Sistemas Administrativos; queda entonces precisados los fundamentos de estos, de acuerdo a los principios postulados por la Ley 29158 y que forman parte estructura orgnica y funcional del Estado, cuyo objetivo es regular el correcto uso de los recursos del Estado. Para un mejor entendimiento de lo que son los Sistemas Administrativos, a continuacin estudiaremos una serie de conceptos.
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SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CONTABILIDAD. El Sistema Nacional de Contabilidad es el sistema administrativo que establece las normas y procedimientos de contabilidad que deben seguirse en el sector pblico. La contabilidad del sector pblico se configura como un sistema de informacin econmica, financiera y presupuestaria de cada una de las entidades que lo conforman. Tiene por objeto mostrar la imagen fiel del patrimonio, la situacin financiera, los resultados y la ejecucin del presupuesto. Un objetivo complementario de este sistema administrativo es la elaboracin de las cuentas nacionales, la Cuenta General de la Repblica y las Cuentas Fiscales. El marco legal, est constituido por los siguientes dispositivos vigentes: La Constitucin Poltica del Per. Ley 29158 Ley Orgnica del Poder Ejecutivo. Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad (Ley N 28708) En concordancia con la Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Ley N 28112) del Sistema Nacional de Tesorera. Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica.
Los sujetos que integran el SNT son: La Direccin Nacional de Contabilidad Pblica (dependiente del Vice Ministerio de Hacienda del MEF) y las entidades de todo el sector pblico. El sistema administrativo de Contabilidad, tiene dos aspectos fundamentales, la actividad contable y la cuenta general de la Repblica. La Actividad Contable.
En la contabilidad pblica como en la contabilidad privada el registro contable es el acto que consiste en anotar los datos de una transaccin en las cuentas correspondientes del plan contable y de acuerdo a la documentacin que sustenta la transaccin. Las transacciones registradas deben ser clasificadas y ordenadas para la elaboracin de los estados financieros, las notas a los estados financieros, los estados presupuestarios y otros complementarios.
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Las entidades del sector pblico efectan la integracin y consolidacin de los estados financieros y presupuestarios de su mbito de competencia funcional, aplicando las normas y procedimientos contables emitidos por la Direccin Nacional de Contabilidad Pblica. Esta Direccin Nacional integra y consolida los estados financieros de las entidades del sector pblico. La Cuenta General de la Repblica.
La Cuenta General de la Repblica es el instrumento de rendicin de cuentas que contiene informacin y anlisis de los resultados presupuestarios, financieros, econmicos, patrimoniales y de cumplimiento de metas e indicadores de gestin financiera, en la actuacin de todas las entidades del sector pblico durante un ejercicio fiscal. Su objetivo es presentar el anlisis cuantitativo de la actuacin de las entidades informacin para el planeamiento y la toma de decisiones en el Sector Pblico. La Direccin Nacional de Contabilidad Pblica enva la Cuenta General a la Contralora General de la Repblica para ser auditada. Luego, el Ministro de Economa y Finanzas se la remite al Presidente de la Repblica junto al Informe de Auditora de la Contralora, para su presentacin al Congreso de la Repblica. La aprobacin de la Cuenta General de la Repblica es un acto formal, de toma de conocimiento por parte del Congreso de la Repblica. Dicha aprobacin no implica la aprobacin de la gestin ni de los actos administrativos vinculados. 4. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD. RESOLUCION MINISTERIAL N#801-81-EFC76, de 17SET1981. El establecimiento de las Normas Generales del Sistema de Contabilidad Gubernamental responde a la necesidad de sealar la responsabilidad que compete a los funcionarios encargados del proceso de la informacin contable, en relacin a la aplicacin de los procedimientos de registro contable, el uso de formularios pre-numerados, comprobacin de la documentacin sustentadora, del control previo interno, del valor monetario actualizado de los bienes que conforman el activo fijo y de asegurar mediante pruebas de comprobacin la utilidad y la confiabilidad de la informacin financiera y presupuestaria de la entidad. El Sistema Administrativo de Contabilidad, comprende el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas. Las normas establecidas por el Sistema son las siguientes:

I. METODOLOGA CONTABLE. CONCEPTO:
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Es el conjunto de procedimientos utilizados por las entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, en la aplicacin de sus normas, acorde con las peculiaridades de su funcionamiento, para producir informacin expresada en unidades de las operaciones financieras ejecutadas. OBJETIVO: Establecer por escrito procedimientos de autorizacin, ejecucin, registro y control de las operaciones financieras, a fin de uniformar criterios en las tcnicas y procedimientos contables, as como en el ordenamiento, significado y mecanismos de las cuentas. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las Direcciones Generales de Administracin u Oficina que hagan sus veces en las entidades comprendidas en la presente norma, debern adecuar sus procedimientos contables, a lo establecido por el Sistema de Contabilidad Gubernamental integrada y el Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas. B. Para cumplir con lo establecido, se nombrar comisiones de trabajo integradas por personal tcnico especializado a fin de elaborar los respectivos manuales de contabilidad, que sirvan de modelo de organizacin contable, los mismos que estarn basados en principios uniformes y adaptados a su aplicacin a casos particulares u operaciones propias de la entidad. C. Cada entidad asumir la responsabilidad de redactar los manuales, en los que se detallarn los procedimientos especficos a seguir, flujo gramas, etc., teniendo en cuenta que los procedimientos, libros y formularios, cuentas, estados financieros e informes de gestin estn de acuerdo a lo establecido en las normas de los referidos sistemas, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes. D. Velar para que las centrales contables de los entes comprendidos dentro del alcance del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el Sistema de Informe de Contabilidad para Empresas, difundan a sus diferentes niveles

contables las normas emitidas.
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E. Circularizar o difundir entre los usuarios o interesados la excepcin de casos especiales que sirvan para aclarar o ampliar conceptos retenidos en las normas y directivas emitidas. F. Las entidades a efecto de logar la exactitud de los datos contables, la adecuada presentacin de la situacin financiera y el resultado de sus operaciones a una fecha determinada, debern efectuar los asientos de ajustes pertinentes. G. Los ajustes de carcter significativo debern ser previamente aprobados por la mxima autoridad de la entidad o por funcionario a quien sta designe. Los de mayor cuanta podrn ser autorizados directamente por el Contador General, dando cuenta al Director o Gerente General de Administracin o, quien haga sus veces. En ambos casos, se requiere conocer la documentacin sustentatoria respectiva. ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica; Gobiernos Locales y Empresas Pblicas. MECANISMO DE CONTROL: A. Se propiciar la actualizacin contable de las normas prescritas, en concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas. B. Las entidades del sector pblico dictarn las disposiciones internas que permitan la implementacin y cumplimiento de las normas emitidas. II. USO DE FORMULARIOS PRE NUMERADOS. CONCEPTO: La pre-numeracin consiste en asignar al formulario una numeracin correlativa en original y copias, en forma simultnea a su impresin.
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OBJETIVO:
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Mantener registros de operaciones especficas para evitar el uso de formularios en forma indebida, y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones. ACCIONES A DESARROLAR: A. Se establecer el uso permanente de registros y formularios pre-numerados que sustenten toda operacin financiera o administrativa que incida contablemente. B. Se apertura registros especiales para operaciones que se consideren significativas, tales como subvenciones y subsidios. C. En caso de contar con sistemas mecanizados, la impresin y distribucin de los formularios se coordinar con la Central de Procesamiento Automtico de Datos. D. Se apertura, un Registro de Control de Datos Pre-numerados a cargo de un funcionario responsable de su uso y custodia. E. Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las caractersticas sealadas por cada sistema administrativo. F. En caso de requerir la modificacin o sustitucin de un formulario, se debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo. ALCANCE: Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica; Gobiernos Regionales, Locales y Empresas Pblicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no pblicas que utilizan fondos del Estado, en cuanto al registro especial por Subvenciones y Subsidios. Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas; Instituto MECANISMO DE CONTROL: A. Los registros y la emisin de formularios se debern controlar mediante la implementacin de los mecanismos ms apropiados; siendo responsable de su deterioro o extravo, el encargado de su custodia.
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B. Las entidades efectuarn verificaciones posteriores de la numeracin correlativa. III. DOCUMENTACION SUTENTATORIA. CONCEPTO: Documentacin sustentatoria es un elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultados de la operacin o transaccin con los datos suficientes para su anlisis. OBJETIVO: Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultado de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las Direcciones Generales de Administracin u Oficinas que hagan sus veces en las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, debern reflejar en los manuales de los procedimientos administrativos y contables, los documentos que sustentan toda operacin financiera o administrativa que tenga incidencia contable, destacando su importancia como elemento de evidencia. B. Los documentos sustentatorios sern archivados y conservados adecuadamente siguiendo un orden cronolgico y/o correlativo procurando su fcil acceso y explotacin. La documentacin sustentatoria se mantendr archivada durante el perodo de tiempo que determinen las disposiciones legales vigentes. C. Se organizar y mantendr debidamente actualizado el archivo de la documentacin sustentatoria de las operaciones que efecten las entidades con fondos pblicos. D. La documentacin sustentatoria de las operaciones que debe remitirse a los organismos competentes, as como la que deba permanecer en la institucin se ordenar siguiendo un orden correlativo y/0cronolgico, que asegure su conservacin y facilite su utilizacin posterior. E. Se aplicar la categora de la clasificacin de seguridad, segn las denominaciones que se asigne a los documentos en funcin de su naturaleza y las restricciones que es necesario imponer en su difusin.
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ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica, Gobiernos Regionales y Locales y Empresas Pblicas. Igualmente, esta forma alcanza a las entidades no pblicas, en lo referente a la documentacin sustentatoria sobre los fondos pblicos recibidos en calidad de subvencin o subsidios.
MECANISMO DE CONTROL: A. Los documentos fuente o sustentatorios de uso interno, deben adecuarse a los formatos establecidos por las Oficinas Centrales de los Sistemas Administrativos, en armona con las disposiciones legales vigentes. B. La mxima autoridad ejecutiva deber proveer de los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentacin, protegindola razonablemente contra todo riesgo (robo, incendio, inundaciones, etc) estando bajo responsabilidad del rgano de documentacin y archivo el manejo de la referida documentacin.
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VERIFICACIN INTERNA. CONCEPTO: Conjunto de medidas que se toman en el anlisis de las operaciones antes de su autorizacin y que se ejerce como una funcin inherente al proceso de direccin y gerencia.
OBJETIVO: Sealar las acciones a seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieras y/o administrativas que tienen incidencia contable, mediante mtodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones.
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ACCIONES A DESARROLLAR:
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A. Las entidades comprendidas dentro del alcance de la presente norma, orientarn sus actividades para establecer y mantener un adecuado control previo interno en todas las operaciones del proceso de contabilidad. B. Para cumplir con lo establecido, se deber sealar en los manuales de procedimiento, las Unidades o Jefaturas encargadas de dar conformidad a cada operacin. C. Se aplicar el control previo interno, considerando los lineamientos siguientes: Verificacin de la correcta emisin de los documentos que sustentan cada operacin contable comprobando la veracidad de los datos, su exactitud y binacin de los funcionarios responsables en cada fase del procedimiento. Aplicar la normatividad vigente en el anlisis del contenido o naturaleza de la operacin.
Constatar que los datos consignados en la operacin estn debidamente respaldados con documentos sustentatorios. Verificar la autenticidad de la informacin mediante pruebas de correccin. Aplicar principios tcnicos de acuerdo a la naturaleza de la operacin. ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedades de Beneficencia Pblica; Gobiernos Locales y Empresas Pblicas. MECANISMO DE CONTROL: A. Los Sistemas de Contabilidad aplicados en las entidades referidas en el alcance, guardarn armona con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptados. B. Los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases debern estampar sus firmas y el sello correspondiente debiendo ser dichas
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operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecucin. C. Dejar constancia escrita del control efectuado. D. En la autorizacin, el responsable utilizar sellos restrictivos que impidan la duplicidad de la operacin. V. VALUACIN Y DEPRECIACIN DEL ACTIVO FIJO.
CONCEPTO: Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su uso. La valuacin, es una operacin administrativa contabilidad que, referida a la determinacin del valor monetario correspondiente a los bienes materiales que no cuentan con documentos sustentatorios. Se vala para establecer una referencia monetaria que sirva para realizar, posteriormente, operaciones contables. El valor de los bienes adems sirve como elemento de juicio para incluirlos o no como parte del sistema activo fijo. La depreciacin, est referida a la prdida o disminucin del valor monetario del bien respectivo debido al uso, a la accin del tiempo, a la obsolescencia u otros, y su registro tiene el propsito de mantener una provisin para sustituir o reemplazar el bien. OBJETIVO: Tener informacin real, referencial y lo actualizada del valor monetario de los bienes considerados dentro del activo fijo. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Se deber considerar en relacin con la valuacin, control contable, mtodos y porcentajes de depreciacin, lo prescrito en las disposiciones vigentes o en aquellas que se emitan en el futuro.
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B. En la determinacin del valor de un bien material a considerarse como activo fijo se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos capitalizables que aumentan el valor en libros del activo fijo y los no capitalizables que afectan a la gestin del ejercicio. Los registros que por cada unidad o especie se lleva para el control fsico de bienes que forman parte del patrimonio, guardarn correspondencia con los saldos registrados en los rubros correspondientes del Libro Mayor. ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central, Instituciones Pblicas; Instituto Peruano de Seguridad Social; Sociedad de Beneficencia Pblicas; Gobiernos Locales y Empresas Pblicas. MECANISMO DE CONTROL: A. La valuacin de los bienes deber efectuarse con participacin de personal, de contabilidad y de abastecimiento. B. El Contador General o funcionario que haga sus veces, deber dar conformidad a la valuacin de los bienes del activo fijo. C. El mtodo y los porcentajes de depreciacin que se aplique a los bienes del activo fijo, se efectuarn teniendo en cuenta la actualizacin de las normas que se dicten al respecto. VI. CONCILIACIN DE SALDOS.
CONCEPTO: La conciliacin de saldos consiste en la realizacin de acciones relacionadas entre s y dispuestas en forma permanente o en perodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente disponible y existente. OBJETIVO: Asegurar a travs de pruebas de comprobacin y verificacin de saldos, la utilidad y confiabilidad de la informacin financiera producida.
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A. Las Jefaturas de las Centrales Contables de los organismos comprendidos dentro del alcance de la presente norma, debern establecer la metodologa y las fichas de ejecucin de las conciliaciones de saldos pertinentes, as mismo debern disponer las prcticas de prueba de comprobacin de los saldos de las cuentas del Libro Mayor que muestren los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad. B. Para sustentar la informacin que se remita al rgano correspondiente se aplicarn los procedimientos siguientes en su caso: Arqueo de fondos y valores. Conciliaciones bancarias. Conciliacin de cuentas por cobrar. Inventarios fsicos de todos los bienes materiales. Conciliacin de las cuentas de enlace. Conciliacin del marco legal del presupuesto.
Una verificacin de saldos facilita la localizacin de errores y la adopcin de medidas de correccin o ajustes. C. El establecimiento de estos procedimientos de comprobacin y conciliacin exige la necesidad de elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que estarn de acuerdo por lo normado por los sistemas contables, principios de contabilidad generalmente aceptados y dispositivos legales vigentes. D. Es condicin indispensable para realizar la verificacin de saldos que sta sea ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros contables. E. Las conciliaciones que se realicen respaldarn todos los saldos de las cuentas respectivas, debiendo el personal que las practique y el Contador General dejar constancia escrita de lo efectuado. ALCANCE: Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Instituciones Pblicas, Instituto Peruano de Seguridad Social, Sociedad de Beneficencia Pblica; Gobiernos Regionales y Locales y Empresas Pblicas.
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MECANISMO DE CONTROL: Los funcionarios responsables supervisarn las funciones de verificacin de saldos con la finalidad de evaluar su funcionamiento y mejorar las tcnicas o procedimientos empleados. 5. APLICACIN PRCTICA DE LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD. Norma N 5 Valuacin y Depreciacin del Activo Fijo. La aplicacin de esta norma est definida por: Instructivo Nro.02 CRITERIO DE VALUACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO, METODO Y PORCENTAJES DE DEPRECIACION Y AMORTIZACION DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO EINFRAESTRUCTURA PBLICA (Direccin Nacional de Contabilidad Pblica). Que indica: OBJETIVO.- Dar a conocer al usuario del Sistema Contable Gubernamental la metodologa a seguir n y depreciacin de los bienes del Estado. FINALIDAD 1. Establecer las normas que deben cumplir las entidades del Gobierno Central e centralizadas para determinar los criterios de valuacin de los bienes materiales adscritos a cada entidad, a efecto de ser considerados en la categora de bienes del activo fijo e infraestructura pblica. 2. Establecer el mtodo y porcentajes de depreciacin sobre el Valor de los bienes materiales que conforman el activo fijo e infraestructura pblica, de acuerdo a las prcticas y principios de contabilidad generalmente aceptados. 3. Determinar el valor de un bien a ser considerado como Activo Fijo. CRITERIOS DE VALUACION, en la determinacin del Valor de un bien material a ser considerado como activo fijo, y la METODOLOGIA en la aplicacin.
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6. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE TESORERIA. El Sistema Nacional de Tesorera es el sistema administrativo que regula la administracin de los fondos pblicos en las entidades del sector pblico. Esto, sin importar el origen o fuente de financiamiento de dichos fondos. El SNT est regulado en la Ley Marco de la Administracin Financiera del Sector Pblico (Ley N 28112) y por la Ley General del Sistema Nacional de Tesorera (Ley N 28693) y las Directivas emitidas por la Direccin Nacional de Tesoro Pblico. Normativa vigente que regula el Sistema Nacional de Tesorera SNT: La Ley General del Sistema Nacional de Tesorera LEY N 28693, nos da una clara idea del SNT, por lo que se transcribe parte de ella. Sus Principios Regulatorios son: Artculo I. Unidad de Caja: Administracin centralizada de los fondos pblicos en cada entidad u rgano, cualquiera que sea la fuente de financiamiento e independientemente de su finalidad, respetndose la titularidad y registro que corresponda ejercer a la entidad responsable de su percepcin. Artculo II. Economicidad: Manejo y disposicin de los fondos pblicos viabilizando su ptima aplicacin y seguimiento permanente, minimizando sus costos. Artculo III. Veracidad: Las autorizaciones y el procesamiento de operaciones en el nivel central se realizan presumiendo que la informacin registrada por la entidad se sustenta documentadamente respecto de los actos y hechos administrativos legalmente autorizados y ejecutados. Artculo IV. Oportunidad: Percepcin y acreditacin de los fondos pblicos en los plazos sealados, de forma tal que se encuentren disponibles en el momento y lugar en que se requiera proceder a su utilizacin. Artculo V. Programacin: Obtencin, organizacin y presentacin del estado y flujos de los ingresos y gastos pblicos identificando con razonable anticipacin sus probables magnitudes, de acuerdo con su origen y naturaleza, a fin de establecer su adecuada disposicin y, de ser el caso, cuantificar y evaluar alternativas de financiamiento estacional. Artculo VI. Seguridad: Prevencin de riesgos o contingencias en el manejo y registro de las operaciones con fondos pblicos y conservar los elementos que concurren a su ejecucin y de aquellos que las sustentan.
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7. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIA. I. UNIDAD DE CAJA. CONCEPTO:
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La Unidad de Caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos Financieros de la entidad y ponerlos a disposicin de la Tesorera. OBJETIVOS: A. Formar la mayor efectividad en la captacin y aplicacin de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones financieras. B. Evitar presiones financieras debido a la dispersin de fondos. C. Evitar la existencia de ingresos destinados a fines preestablecidos. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las entidades de Gobierno Central e Instituciones Pblicas, el Principio de Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento, diferentes a tesoro Pblico ser aplicado en las etapas de programacin y de registro respectivamente, mediante informacin a la Direccin General del Tesoro Pblico de los ingresos y egresos de la entidad. B. En todas las entidades, el Tesorero conjuntamente con el Director General de Administracin, o quien haga sus veces, debern centralizar el manejo de los recursos financieros. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las Entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per. MECANISMO DE CONTROL: Se verificar la no existencia de otra Oficina, distinta a la Tesorera o quien haga sus veces, encargada del manejo de los recursos financieros de la entidad.
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II. MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PBLICO A TRAVS DE SUB CUENTAS. CONCEPTO:
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Sub-cuenta del Tesoro Pblico, es aquella que se apertura en el Banco de la Nacin como parte de la cuenta nica NOOO-OO456 del Tesoro, para uso de fondos del Tesoro Pblico. OBJETIVO: Evitar presiones financieras al Tesoro Pblico debido a la dispersin controlada de fondos y desconcentrar la funcin de pago hacia las entidades que mantienen relacin directa con el beneficiario o acreedor del Estado. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las Sub-cuentas se denominarn con el nombre institucional, seguido de un cdigo establecido por la Direccin General del Tesoro Pblico. B. Las sub-cuentas no podrn recibir abonos, slo cargos. C. No se autorizar la apertura de cuentas corrientes para el manejo de fondos del Tesoro Pblico. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejan fondos del Tesoro Pblico. MECANISMOS DE CONTROL: Se constatar la utilizacin de recursos asignados por el Tesoro Pblico a travs de sub-cuentas autorizadas por la Direccin General del Tesoro Pblico.
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III. FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUB CUENTAS BANCARIAS. CONCEPTO: La facultad para el manejo de cuentas y sub-cuentas bancarias, consiste en autorizar a uno o ms funcionarios a asumir la representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin. OBJETIVO: Lograr la mxima seguridad en el retiro de fondos de la entidad. ACCIONES A DESARROLLAR: A. En las Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per, el Director General de Administracin, el Gerente General, o quienes hagan sus veces, acreditarn ante el Banco de la Nacin durante la primera semana de enero a los funcionarios, titulares y/o suplentes, que mediante firma mancomunada son responsables del manejo de fondos. B. La vacancia de funcionarios autorizados ser comunicada al Banco de la Nacin dentro de la veinticuatro horas de producido el caso. C. El cambio de registro de firmas de funcionarios autorizados, a travs de la Direccin General del Tesoro Pblico, ser comunicada a dicha Direccin General, para su autorizacin al Banco de la Nacin. D. Para la apertura de nuevas cuentas y sub-cuentas ser requisito indispensable acreditar las firmas de los funcionarios autorizados por la entidad. E. Los Organismos del Gobierno Central e Instituciones Pblicas lo efectuarn a travs de la Direccin General del Tesoro Pblico. F. El Banco de la Nacin no tramitar ninguna transaccin de las entidades que no hayan comunicado su representatividad ante sus oficinas. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central,
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Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada. MECANISMOS DE CONTROL: Se verificar que la representacin de la entidad ante el Banco de la Nacin recae en funcionarios que no ejercen labores de: 1. Manejo de Ingresos de Caja. 2. Registros en los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad. 3. Proceso de control previo. IV. APERTURA DE CUENTAS Y SUB CUENTAS BANCARIAS. La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuar bajo la denominacin o nombre oficial de la entidad y en el menor nmero posible de acuerdo a las normas vigentes sobre el particular y en funcin estricta a sus necesidades. RDN 008-89-EF/77.15.01 Art. 1ro.- La Norma General de Tesorera 04 es aplicable para el caso de la apertura de cuentas corrientes en moneda extranjera que se obtenga por donacin o endeudamiento y en concordancia con las Normas Cambiarias que emita el Banco Central de Reserva al respecto Art. 2do. Cuando se trate de recursos en moneda extranjera a favor del Tesoro Pblico, la Direccin General del Tesoro Pblico podr aperturar en el Banco de la Nacin una o varias cuentas corrientes y subcuentas bancarias en moneda extranjera de acuerdo al procedimiento establecido en el Decreto Supremo N 132-87-EF. CONCEPTO: La apertura de cuentas y subcuentas bancarias es la accin que le corresponde efectuar a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a travs de cheques. OBJETIVOS: A. B. Permitir un mejor control del movimiento de fondos. Evitar la dispersin incontrolada de fondos.
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A. La apertura de cuentas y subcuentas bancarias se efectuar exclusivamente en el Banco de la Nacin. B. No se proceder a la apertura de cuentas bancarias a plazo fijo, por ningn concepto, con fondos del Tesoro Pblico. C. Los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica, Empresas Pblicas y Seguro Social del Per, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria especfica para el manejo de fondos del Tesoro Pblico, de la que no se podr trasladar fondos o otras cuentas corrientes. D. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, para la apertura de cuenta y/o subcuentas bancarias, solicitarn la autorizacin correspondiente a la Direccin General del Tesoro Pblico, nicamente por intermedio del Director General de Administracin, o quien haga sus veces en la Oficina Central de la entidad. E. La Direccin General del Tesoro Pblico autorizar la apertura de las cuentas corrientes bancarias, solicitadas por las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, que considere pertinentes en funcin a la naturaleza de las mismas y de la entidad solicitante. F. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria por cada fuente de financiamiento diferente a Tesoro Pblico. G. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, podrn solicitar la apertura de una cuenta corriente bancaria para encargos que pudieran tener de otras entidades, por fondos diferentes a Tesoro Pblico. H. Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que recibieran prstamos y/o donaciones, podrn solicitar la apertura de cuentas corrientes bancarias especficas, si los respectivos contratos o convenios as lo establecieran. I. Ninguna oficina del Banco de la Nacin proceder a la apertura de cuentas corrientes de entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas, si no estn autorizadas por la Direccin General del Tesoro Pblico.
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ALCANCE:
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Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada. MECANISMOS DE CONTROL: Se mantendrn debidamente archivadas las solicitudes de apertura de cuentas y subcuentas bancarias.
V. USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO. Se utilizar el Fondo para Pagos en Efectivo para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viticos no programables y jornales. CONCEPTO: El Fondo para Pagos en Efectivo es aquel constituido con carcter nico, por dinero en efectivo con recursos del Tesoro Pblico de monto variable o fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad. OBJETIVO: Racionalizar el uso de dinero en efectivo. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Su manejo ser centralizado en el encargado nico de cada Oficina Giradora, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los cheques para la constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Oficina Giradora y requieran efectuar pagos en efectivo. B. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harn como parte del Fondo para pagos en Efectivo, asignado al encargado nico.
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C. Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo de operaciones de gastos menudos. D. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. E. Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerios, portes, movilidad y otros gastos menudos; as como, el pago de jornales de servidores iletrados y viticos urgentes no programables, debidamente autorizados. F. La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o mediante rbrica de los documentos sustentatorios del gasto. G. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta documentada de la utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega, a la Direccin General de Administracin u Oficina que haga sus veces, en el formato "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva N 8-74- EF/73.15). H. La Resolucin de la Direccin General de Administracin aprobatoria del Fondo para Pagos en Efectivo, deber contener: Nombre del funcionario encargado nico de su manejo. Nombre de los funcionarios de oficinas distantes de la Oficina Giradora a cuyo nombre se giren cheques para el Fondo. Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del Fondo asignado al encargado nico. El monto mximo del Fondo, segn sea variable o fijo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. El monto mximo de cada pago en efectivo El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas en las Normas para el Procedimiento de Pagos y en la presente norma. La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo. I. Se informar peridicamente al Tesoro Pblico del movimiento del Fondo, mediante el envo del Formato de Relacin de Giros (T-7).
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ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejen fondos del Tesoro Pblico.
MECANISMOS DE CONTROL: A. Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del Fondo. B. El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables. C. Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales de aprobacin o modificacin del Fondo.
VI. USO DEL FONDO FIJO PARA CHICA. Se utilizar el Fondo para Caja Chica para atender el pago de gastos menudos y urgentes; y excepcionalmente viticos no programables y jornales. CONCEPTO: El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carcter nico, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad. OBJETIVO: Racionalizar el uso de dinero en efectivo. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Su manejo ser centralizado en el encargo nico de cada Tesorera, a nombre de quien exclusivamente debern ser girados los cheques para la constitucin o reposicin del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios slo cuando se trate de oficinas ubicadas en lugar distante de la Tesorera y requieren efectuar pagos en efectivo.
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B. Las oficinas que requieran el uso de fondos en efectivo, estando ubicadas en el mismo lugar de la Tesorera, lo harn como parte del Fondo Fijo para Caja Chica, asignado al encargado nico. C. Su monto ser establecido o modificado, en su caso, mediante Resolucin del Director General de Administracin, o quien haga sus veces, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos. D. Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo. E. Se atendern pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos y urgentes, tales como refrigerio, portes, movilidad y otros gastos menudos, as como el pago de jornales de servidores iletrados y viticos urgentes no programables, debidamente autorizados. F. La autorizacin de pago corresponde en todos los niveles a la mxima autoridad, la que podr delegar esta potestad sin desmedro de su responsabilidad. La autorizacin ser conferida por escrito o rbrica de los documentos sustentatorios del gasto. G. Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendir cuenta documentada de la utilizacin, por lo menos, de la penltima entrega a la Direccin General de Administracin u Oficina que haga sus veces, en el formato que para el caso utilice la entidad. H. La Resolucin aprobatoria del Fondo Fijo para Caja Chica, deber contener: Nombre del funcionario encargado nico de su manejo. Nombre de los funcionarios u oficinas distantes de la Tesorera, a cuyo nombre se giran cheques para el Fondo. Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de parte del Fondo asignado al encargado nico. El monto mximo del Fondo, en cada nivel de manejo de fondos en efectivo. El monto mximo de cada pago en efectivo. El tipo de gastos a ser atendidos con el fondo. La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.
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ALCANCE:
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Comprende a las Tesoreras de los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas, Empresas Pblicas y Seguro Social del Per, y al Gobierno Central e Instituciones Pblicas para fondos que no sean del Tesoro Pblico. MECANISMOS DE CONTROL: A. Se efectuarn arqueos peridicos y sorpresivos del fondo. B. El custodio del Fondo ser una persona independiente del Cajero y de aquel personal que maneje dinero o efecte funciones contables. C. Se mantendr debidamente archivadas las Resoluciones Directorales, o similares, de aprobacin o modificacin del Fondo. VII. REPOSICIN OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y DEL FONDO PARA CAJA CHICA. Se repondr oportunamente el Fondo para Pagos en Efectivo o el Fondo Fijo para Caja Chica previa documentacin sustentatoria debidamente autorizada. CONCEPTO: La reposicin oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado, en su caso, en las Normas Generales de Tesorera NGT05 y NGT-06, previa verificacin de la documentacin sustentatoria. OBJETIVO: Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.
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A. Su oportuna reposicin se har mediante solicitud escrita que formular el custodio del Fondo, tan pronto el dinero en efectivo descienda a niveles que hagan necesarias nuevas habilitaciones. B. En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado por los Decretos Leyes Nos. 19350 y 19463, la solicitud de reposicin estar acompaada del formato "Rendicin del Fondo para Pagos en Efectivo" (Directiva N 8-74-EF/73.15). C. La unidad correspondiente proceder, previa verificacin, a reponer el Fondo dentro de las 48 horas de recibida la solicitud de reposicin. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades del Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per. MECANISMOS DE CONTROL: A. Se verificar la existencia de solicitudes de reposicin del Fondo. B. Se verificar el cumplimiento del plazo establecido para la reposicin del Fondo. VIII. ARQUEOS SORPRESIVOS. Se realizarn arqueos sorpresivos de todos los fondos y valores, adems de los arqueos habituales de operacin. CONCEPTO: Los arqueos sorpresivos consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en libros est de acuerdo con la existencia de fondos y valores. OBJETIVO: Determinar la correccin y oportunidad de las operaciones y registros.
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A. Se realizarn arqueos sorpresivos y simultneos de todos los fondos y valores que maneja la entidad, incluyendo los que se encuentren en poder de los cobradores o agentes. B. Se levantarn Actas de los arqueos que se practiquen, consignando su conformidad o disconformidad, las que sern firmadas por los responsables y los funcionarios que intervengan en el arqueo. C. Se comunicar por escrito cualquier anormalidad al Titular de la entidad, con la celeridad necesaria para la accin correctiva correspondiente. D. Los arqueos sorpresivos se efectuarn por lo menos una vez al mes. E. En los manuales y otros documentos administrativos se deber fijar los cargos que tienen responsabilidad para la realizacin de los arqueos. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per. MECANISMOS DE CONTROL: A. El rgano Interno de Control de la entidad, efectuar arqueos y adems revisar las actas de arqueo efectuadas por la administracin. B. En el caso de organismos obligados a llevar la Contabilidad Gubernamental Integrada, el saldo deber estar de acuerdo con el que figura en el Parte Diario de Fondos y en el Formato de Relacin de Giros (T-7), para el caso del Fondo para Pagos en Efectivo. C. Se verificar en los Manuales de Organizacin y Funciones y de Procedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los arqueos sorpresivos. D. Se verificar la existencia de Actas de arqueos.
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IX. TRANSFERENCIA DE FONDOS.
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La transferencia de fondos dentro de la misma entidad a nivel de oficina o dependencia ser efectuada sin el giro de cheques. CONCEPTO: La transferencia de fondos consiste en el traslado de recursos financieros de una cuenta a otra mediante Cartas-Ordenes. OBJETIVO: Lograr un adecuado uso de las cuentas corrientes bancarias. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Se cursarn Cartas-Ordenes al Banco de la Nacin para transferir fondos de una cuenta a otra. B. Cuando se trate de fondos de Tesoro Pblico podr transferirse fondos a otras cuentas slo cuando se trate del pago de una obligacin directa de la subcuenta hacia una cuenta corriente. En este caso procede el giro de cheques. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Publicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente norma la Banca Estatal y Asociada. MECANISMOS DE CONTROL: Se verificar que se encuentran debidamente archivadas las copias de las cartasrdenes cursadas al Banco de la Nacin para la transferencia de fondos de una cuenta a otra. X. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO DE FONDOS. Todo cheque girado, as como el traslado de fondos de un lugar a otro, demandar la toma de medidas de seguridad, cindose a requisitos y condiciones pre-establecidas.
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CONCEPTO:
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Medidas de seguridad son el conjunto de procedimientos utilizados por la entidad con la finalidad de proteger sus recursos financieros contra ciertos riesgos previstos. OBJETIVO: Salvaguardar al mximo el manejo de fondos. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Los titulares y/o suplentes revisarn cuidadosamente y visarn los documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondos que autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan. B. No se autorizar la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada. C. Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es conveniente la utilizacin del rotulado protector de cheques. D. Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por motivos significativos, la entidad reforzar sus medidas de seguridad. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. MECANISMOS DE CONTROL: A. Se verificar que el encargado de los depsitos o retiros de fondos bancarios sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables. B. Se verificar la toma de medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos.
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XI. CHEQUES A NOMBRE DE LA ENTIDAD.
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Slo se aceptarn cheques girados a nombre de la entidad por la recepcin de ingresos que no sean en efectivo. CONCEPTO: Cheques a nombre de la entidad son aquellos que identifican nominativamente a la entidad como nica beneficiaria del monto girado. OBJETIVO: Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de fondos recibidos. ACCIONES A DESARROLLAR: A. La recepcin y custodia de cheques para la entidad debe efectuar bajo medidas de seguridad pre-establecidas. B. Los cheques aceptados por la entidad sern inmediatamente cruzados a su reverso con el sello restrictivo de depsito: PARA SER DEPOSITADO EN LA CUENTA CORRIENTE N........ DEL BANCO DE LA NACION, indicando tambin el nombre de la entidad. C. Los cheques sern depositados en el Banco de la Nacin al siguiente da til de su recepcin. D. Los cheques de montos significativos, es preferible estn previamente certificados por el Banco contra el cual se giran. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada.
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MECANISMOS DE CONTROL:
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El rgano Interno de Control de la entidad, revisar los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma. XII. CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES. Se evitar el cambio de cheques personales por cualquier concepto y circunstancia. CONCEPTO: Cambiar un cheque personal significa hacer efectivo el importe del mismo utilizando los recursos de la entidad. OBJETIVO: Lograr la mxima seguridad en el tratamiento de los fondos disponibles. ACCIONES A DESARROLLAR: La norma incluye a cheques de personas que laboran en la entidad como de terceras personas ajenas a sta. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. Estn exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada. MECANIMOS DE CONTROL: El rgano Interno de Control de la entidad, revisar los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.
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XIII. USO DEL SELLO FECHADOR PAGADO.
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Todo documento original que sustente un desembolso llevar un sello que indique la palabra "PAGADO". CONCEPTO: El sello fechador "PAGADO" es el instrumento de control que, estampado en un documento, indica el haberse cancelado una obligacin. OBJETIVO: Prevenir la duplicidad de presentacin del comprobante para un nuevo pago. ACCIONES A DESARROLLAR: A. El sello resaltar la palabra "PAGADO" y tendr espacios para anotar la fecha y el nmero del cheque girado, nmero de subcuenta o cuenta corriente y Banco. B. La entidad aplicar el sello restrictivo al momento de realizar el desembolso o de girar el cheque. C. Este acto ser en forma simultnea a la cancelacin por el acreedor. D. No se archivar como documento fuente contable de egreso ningn documento que no tenga dicho sello. ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades de Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblica y Seguro Social del Per. MECANISMOS DE CONTROL: Se verificar que todo documento original que sustente el desembolso de dinero en cheque o en efectivo, lleve estampada la palabra "PAGADO" y la fecha de cancelacin del mismo.
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XIV. CONCILIACIONES DE SUB CUENTAS BANCARIAS DEL TESORO PBLICO.
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Las entidades que manejan recursos asignados por el Tesoro Pblico a travs de subcuentas de la cuenta nica del Tesoro Pblico, elaborarn conciliaciones bancarias peridicamente. CONCEPTO: Conciliacin bancaria consiste en determinar la concordancia de los saldos, segn libros, de las subcuentas bancarias componentes de la cuenta nica N 000-004456 del Tesoro Pblico a una fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el Banco de la Nacin, a la misma fecha. OBJETIVO: Salvaguardar al mximo el manejo de fondos. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las conciliaciones bancarias sern practicadas por personal de la Tesorera, distinto al Cajero y/o al que gire, registre o firme cheques. B. Las conciliaciones bancarias debern efectuarse mensualmente, presentando a la Direccin General del Tesoro Pblico las correspondientes al antepenltima mes. C. Las conciliaciones cuando mnimo deben contener los siguientes datos: Monto neto girado, deduciendo las anulaciones de cheques. Monto pagado, cargado a las sub-cuentas por el Banco de la Nacin. Diferencia entre lo girado y lo pagado, adjuntando relacin de cheques en trnsito, cheques en cartera y cargos indebidos por regularizar. D. Mensualmente, deber presentarse la conciliacin actualizada correspondiente al antepenltimo mes de la subcuenta de presupuestos anteriores, en tanto el Banco de la Nacin contine cargando los cheques en trnsito y termine de regularizar los cargos indebidos correspondientes a dichos ejercicios presupuestales. E. Las conciliaciones sern firmadas por el Tesorero y el Contador General y visados por el Director General de Administracin, o quienes hagan sus veces.
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ALCANCE: Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central e Instituciones Pblicas que manejan Fondos del Tesoro Pblico.
MECANISMOS DE CONTROL: A. El rgano Interno de Control de la entidad examinar las conciliaciones bancarias que se practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los efectos de aplicar las medidas correctivas que demande el caso. B. Las conciliaciones bancarias sern archivadas siguiendo un orden correlativo y cronolgico.
XV. FIANZA DE SERVIDORES. El personal encargado de la recepcin, control y custodia de recursos pblicos financieros debe estar respaldado por una fianza solvente y suficiente, como requisito indispensable para efectuar la referida funcin. CONCEPTO: La fianza solvente y suficiente es aquella garanta que permite a la entidad resarcirse de una prdida sin demora y cubrir razonablemente las prdidas mximas estimadas en un perodo. OBJETIVO: Salvaguardar al mximo el manejo de los recursos pblicos. ACCIONES A DESARROLLAR: La entidad determinar los cargos especficos del personal obligado a tener fianza y los procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la presente Norma.
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ALCANCE:
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Comprende a las Tesoreras de las entidades del Gobierno Central, Instituciones Pblicas, Empresas Pblicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pblicas y Seguro Social del Per. MECANISMOS DE CONTROL: Se verificar la existencia de registros internos indicando la cobertura de la fianza, respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad y perodo de la misma. 8. APLICACIN PRCTICA DE LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIA. NGT - 2 MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PBLICO A TRAVS DE SUBCUENTAS Para evitar confusiones y llevar el manejo de los fondos pblicos se ha creado el sistema de sub cuentas bancarias en el Banco de La Nacin que dependen de la cuenta principal del tesoro Pblico para llevar un control especfico de cada pliego presupuestario en lo que concierne a los gastos principalmente, siendo as que estas subcuentas nunca se abonan, solamente se cargan, esta medida es para evitar el retiro de fondos de las subcuentas que no hayan sido autorizados por el Tesoro Pblico. Ejemplo: La Entidad Estatal A, posee una subcuenta bancaria en el banco de la Nacin para que a esa cuenta se debiten todos los pagos que se autorizan para las diversas acciones que lleva a cabo en el cumplimiento de su labor, y los ingresos de los fondos pblicos los hace directamente a la cuenta principal del Tesoro Pblico. NGT - 3FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUBCUENTAS BANCARIAS Mediante esta norma se estable que para la firma de los cheques y la gestin directa de los fondos pblicos de cada entidad se autorice a uno o ms funcionarios ante el Banco de la nacin para que en forma individual o mancomunada autoricen diversas operaciones con los fondos pblicos de la entidad con otras personas naturales o jurdica. * Ejemplo: En el Gobierno Regional de La Libertad, el sistema de pago con cheque se realiza de manera mancomunado, estando autorizados a firmar los cheques el tesorero de la Entidad y el administrador, para que puedan ser cobrados en el banco de la Nacin por sus beneficiarios.
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9. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO. El Sistema de Abastecimiento es el conjunto interrelacionado de polticas, objetivos, normas, atribuciones, procedimientos y procesos tcnicos orientados al racional flujo, dotacin o suministro, empleo y conservacin de medios materiales; as como acciones especializadas, trabajo o resultado para asegurar la continuidad de los procesos productivos que desarrollan las entidades integrantes de la administracin pblica. Este sistema se instituy a travs del Decreto Ley 22056, en el marco de actividad de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin Pblica. Actualmente el Sistema de Abastecimiento tiene diversas instancias. FINALIDAD: Es asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios en la administracin pblica. MBITO DE APLICACIN: El sistema de abastecimiento en la Administracin Pblica es de aplicacin tanto a los bienes materiales, constituidos por elementos materiales individualizables mesurables, intercambiables y tiles o necesarios para el desarrollo de procesos productivos, como a los servicios en general, excepto los personales que son competencia del sistema de personal, que para el efecto, cuenta con sus propias normas. MARCO LEGAL DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO: Actualmente en nuestro pas y de conformidad a la normativa vigente, el sistema de abastecimiento de las entidades del estado, es manejado en gran parte por el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado-OSCE, a travs del mecanismo implementado por el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado SEACE; si bien es cierto, cada unidad ejecutora, tiene su rea de compras autnoma, el grueso de las compras del estado se realiza a mediante el OSCE; con el objetivo fundamental administrar los recursos de la forma ms eficiente, econmica y eficaz; en un marco de transparencia y tica.
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10. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO.
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La Resolucin Jefatural N 118-80-INAP/DNA, que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento, es el dispositivo an vigente que define los procedimientos tcnicos del Sistema de Abastecimiento; siendo estas las siguientes: Hay que tener en cuenta q las 4 primeras normas ya estn derogadas y las dos ltimas estn vigente. I. APLICACIN DE CRITERIOS DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro o administracin de bienes y/o servicios, se precisarn y aplicarn criterios de calidad, cantidad, oportunidad, lugar y costo; este ltimo cuando sea pertinente. CONCEPTO: El Abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organizacin, debe contribuir al racional empleo y combinacin de bienes y servicios (eficiencia), as como conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible. Para que la contribucin sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas. De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento seleccion y prioriz, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes: Cantidad: Magnitud; todo aquello capaz de aumento o disminucin y, por consiguiente puede medirse o numerarse. Calidad: Conjunto de propiedades o cualidades que definen el carcter, ndole, importancia o valor de algo. Oportunidad: Condicin medida en trminos de tiempo, para que los hechos ocurran en el momento ms conveniente o sea puntual. Lugar: Porcin de espacio o referencia espacial donde ocurre algn evento; sitio que ocupa una cosa.
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Costo: Valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de sumar, aritmtica o algebraica mente, el precio de cada componente. La aplicacin de tales criterios en todos los procesos tcnicos de Abastecimiento corresponde a todos los rganos de una entidad, en especial los de lnea o ejecutivos. El rgano de Abastecimiento los aplica en ejercicio de sus funciones. OBJETIVO: Establecer mecanismos que garanticen la contribucin del Abastecimiento a la consecucin de resultados institucionales. Rodear de garantas y pautas de medicin el ejercicio de la funcin de Abastecimiento. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las funciones bsicas o generales de cada dependencia (tambin denominada rgano o unidad orgnica) y el planeamiento que realice para desempearlas, constituye requisito para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios. B. Al efecto, el rgano de Abastecimiento proporcionar a las dependencias usuarias los instrumentos (tambin denominadas documentos de gestin administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicacin de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento. C. El rgano de Abastecimiento en forma concertada con las dependencias usuarias y los rganos competentes, peridicamente conducir el ajuste (conciliacin o compatibilizacin) de las previsiones y solicitudes, con: Disponibilidad presupuestal. Disponibilidad de bienes y servicios en el mercado. Disposiciones en materia de ausencia del Abastecimiento y, Prioridades del Plan de Actividades de la entidad.
D. Definidas y conciliadas las previsiones, prioridades y solicitudes, el rgano de Abastecimiento suministrar los bienes y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados.
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E. El rgano de Abastecimiento establecer los perodos mnimos de anticipacin con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos oportunamente. F. Los casos que no se sujeten a dichas normas, no derivan en responsabilidades para el rgano de Abastecimiento. G. A solicitud del rgano de Abastecimiento las dependencias usuarias subsanarn las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanacin paraliza el trmite.
H. El rgano de Abastecimiento, en coordinacin con el de Racionalizacin, propondr a la Alta Direccin las medidas de simplificacin de procedimientos para hacer ms econmicas la obtencin, el suministro, administracin, etc. de bienes y/o servicios. I. El rgano de Abastecimiento, previa coordinacin con los rganos de lnea o ejecucin, propondr a la Alta Direccin de la respectiva entidad las normas y orientaciones de poltica para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.
ALCANCE: La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica.
MECANISMOS DE CONTROL: A. El Director General de Administracin, o quien haga sus veces, verificar peridicamente los instrumentos e instrucciones para establecer las condiciones de eficiencia y eficacia. B. El rgano de Abastecimiento informar, peridicamente a la Direccin General de Administracin o quien haga sus veces y al rgano de Control Interno, los casos de imprecisin u omisin de criterios de eficiencia y eficacia. C. Al momento de realizar acciones de control y evaluacin de la gestin se tomarn en cuenta los casos frecuentes de imprecisin u omisin de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.
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II. INTEGRIDAD DE ADMINITRACIN DEL ABASTECIMIENTO.
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El planeamiento, organizacin, direccin y control del Abastecimiento abarcar tanto a los bienes como a los servicios; y se ejecuta a travs de los procesos tcnicos. CONCEPTO: El Abastecimiento es una funcin de apoyo al funcionamiento interno de una Organizacin social. Se orienta a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados bienes) y actividades complementarias para la operacin de dichos elementos en estado ptimo o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplear la produccin gubernativa de servicios pblicos, o de bienes econmicos a travs de las distintas entidades que constituyen la Administracin Pblica. Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos tcnicos, relativamente autnomos e interdependientes. Son procesos tcnicos, de abastecimiento: catalogacin, registro de proveedores, programacin, registro y control, adquisicin, recuperacin de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribucin y disposicin final. Como cualquier actividad, es posible concebirla y realizarla considerando las fases del proceso administrativo. En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgnicas que conforman una entidad pblica, de uno u otro modo; por cuanto la integridad de la funcin no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el rgano de Abastecimiento. OBJETIVO: Imprimir unidad y racionalidad a la funcin de Abastecimiento. ACCIONES A DESARROLLAR: A. En todas las entidades de la Administracin Pblica existir un rgano responsable, bsicamente de desarrollo y conduccin de los procesos tcnicos para el abastecimiento, tanto de bienes como de servicios. El rgano se denominar Abastecimiento.
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B. Por las coordinaciones que permanentemente realiza el rgano de abastecimiento, es recomendable que forma parte de la Direccin General de Administracin o quien haga sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado. C. El nivel, denominacin genrica, estructuracin interna y cantidad de cargos que adopte dicho rgano, de la complejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersin territorial de actividad de la entidad, etc. Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administracin o funcionario equivalente. D. Con fines de racionalidad se agrupar el desempeo de los procesos tcnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captacin, clasificacin, conservacin, actualizacin y divulgacin de informacin para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a travs de: La Catalogacin de bienes y de servicios. El Registro de Proveedores de bienes y de servicios. La Programacin del Abastecimiento; y El Registro y Control en el Abastecimiento.
E. El rgano de Abastecimiento evitar duplicar esfuerzos para negociar y concretizar, en razn a los intereses del Estado, la obtencin o adquisicin de bienes y de servicios. La misma regla se aplicar en acciones de recuperacin de bienes. F. El rgano de Abastecimiento optimizar su intervencin en la movilizacin, utilizacin, conservacin y custodia de bienes y de servicios a travs de una de estrecha coordinacin y agrupacin de acciones para: El almacenamiento, en todas sus formas: El mantenimiento La seguridad integral La distribucin racional de bienes y de servicios; y La disposicin final.
G. No es necesario, obligatorio, imprescindible ni conveniente que se constituya una dependencia por cada proceso tcnico en el rgano de Abastecimiento.
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H. En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercana territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especializacin, u otras, hubiera necesidad de desconectar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgnicas especializadas, estas ltimas sujetarn su actuacin a las normas que formule o adece el rgano de Abastecimiento que opere a nivel central. I. El rgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad, adecuar las normas tcnicas de carcter general y formular las que sean necesarias a las caractersticas institucionales. Tambin estudiar y propondr las medidas orientadas a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de abastecimiento.
J. Las normas formuladas por el rgano de Abastecimiento sern aprobadas por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarn por el propio rgano a nivel central, por rganos desconcentrados, por los rganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones as lo exijan o aplique alguno de sus procesos tcnicos. ALCANCE: La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica. MECANISMOS DE CONTROL: A. Se verificar su existencia, funciones y estructura del rgano de Abastecimiento para cautelar el ejercicio integral de la funcin. B. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestin en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretacin que pueda romper la integridad de la funcin de Abastecimiento. C. Revisin constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestin en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretacin que pueda romper la integridad de la funcin de Abastecimiento. D. Se revisarn las medidas de creacin de nuevas dependencias o desdoblamiento de las existentes para evitar la atomizacin o proliferacin de las unidades orgnicas dentro de la de abastecimiento.
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E. Revisar la creacin o existencia de Comits o Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del rgano de Abastecimiento. En todo caso se les asignar tareas de coordinacin, de liberacin, seleccin de alternativas o supervisin delegada. III. ACTUALIZACIN Y UTILIZACIN DE INFORMACIN PARA EL ABASTECIMIENTO. Los encargados de los usuarios de la funcin de abastecimiento son responsables de actualizar y emplear permanentemente la informacin necesaria para orientar la aplicacin de los procesos tcnicos. CONCEPTO: Informacin es todo dato o fenmeno que proporciona un nuevo conocimiento o incrementa el actual, sobre la realidad en que opera una entidad. El Abastecimiento se vale de la informacin para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos tcnicos. Para que sea confiable la informacin debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los fenmenos que ocurren en el momento presente. Adems, es necesario que todos los rganos de una entidad utilicen obligatoriamente la informacin en toda accin de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas tcnicas de Sistema. OBJETIVO: A. Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustentan en el conocimiento previo de la realidad administrativa. B. Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades pblicas. ACCIONES A DESARROLLAR: A. La informacin del Abastecimiento se origina y emplea en todos los procesos tcnicos, tanto por el rgano responsable de esa funcin como de cualquier
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dependencia de una entidad pblica que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios. B. La informacin de Abastecimiento se procesa, bsicamente, mediante los procesos tcnicos de catalogacin, programacin, registro de proveedores y, de registro y control. C. Es objeto de actualizacin y utilizacin o empleo, la informacin contenida de los instrumentos, tambin llamados documentos de gestin administrativa, para el abastecimiento; entre otros, los siguientes: Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios Presupuesto Valorado, de bienes o de servicios Plan de Obtencin Cuadro de Adquisicin Cuadro de Suministro Formularios de Estadstica del Abastecimiento (en la actualidad para Programacin, Adquisicin y Distribucin). Ficha de descripcin del bien Catlogo de bienes o de servicios Listados de Proveedores idneos Formulario de Evaluacin de Proveedores. Informes estadsticos del Abastecimiento Cuadros de Orientacin de Previsin y Distribucin Informes de verificacin peridica sobre estado y utilizacin.
D. El rgano de Abastecimiento adecuar, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas tcnicas emitidas por la Direccin Nacional de Abastecimiento, o las formularn cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendr plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para actualizacin y utilizacin de la informacin del Abastecimiento. E. La Direccin General de Administracin o la que hace sus veces coordinar para que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de informacin actualizada al rgano de Abastecimiento, principalmente los siguientes: Planificacin, especialmente sobre orientaciones de polticas; prioridades, estado de objetivos, metas y I o proyectos, etc.
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Presupuesto, especialmente respecto de la estructura organizativa, planes de accin, atribuciones, procedimientos y nuevas funciones, etc. F. El rgano de Abastecimiento instruir peridicamente a los rganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretacin y empleo de los instrumentos que proporcionan informacin. ALCANCE: La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin Pblica. MECANISMO DE CONTROL: A. El Director de Administracin, o quien hace sus veces establecer pautas o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de actualizacin y utilizacin de informacin para el Abastecimiento. B. En coordinacin con el rgano de Racionalizacin, cuando menos una vez al ao, se evaluar la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas), tcnicas (especializadas de apoyo o de servicio) y lo polticas (estratgicas, interpretativas, de proyeccin, etc.). C. El rgano de Abastecimiento analizar los problemas que se presenten en la transmisin de informacin nueva o actualizada yen su actualizacin para adecuar los instrumentos e instrucciones hacindolos ms simples, integrados y eficaces. IV. UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS. Toda adquisicin de bienes y /0 servicios ser realizada por la Oficina de Abastecimiento. Cuando para casos especficos temporalmente se encargue a un rgano diferente, los har aplicando normas que emita el de Abastecimiento. CONCEPTO: La adquisicin es un proceso tcnico de I Abastecimiento, de ah la facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pblica en representacin del
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Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilizacin de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivndose o no una obligacin de pago. En cada entidad pblica opera un rgano especializado a cargo de la funcin de Abastecimiento. Segn las caractersticas de la entidad, dicha funcin se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada. Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisicin, para evitar la anarqua o desarticulacin, situaciones que dificultaran el control. OBJETIVO: A. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propsito. B. Garantizar el desempleo tcnico y armnico de la actividad. C. Facilitar el control. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Por principio, las actividades necesarias para obtencin de bienes y / o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado. B. La norma se aplica para cualquiera de las formas de obtencin siguientes: compra, alquiler (locacin, conduccin, o de locacin de servicios no personales), donacin, transferencia, intercambio, prstamo o comodato, produccin o construccin; o cualquier otra que jurdicamente exista o se establezca. C. Las adquisiciones que demandan pago con fondos pblicos se sujetan a licitacin o concurso pblico y a las modalidades o excepciones que norme la Direccin Nacional de Abastecimiento, con sujecin a las disposiciones legales. D. La adquisicin se origina en necesidades programadas con anticipacin. Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en reas de almacenamiento. E. Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtencin que formula el rgano de Abastecimiento. F. El rgano de Abastecimiento propondr al Director Superior a, cargo similar, las normas de adquisicin necesarias para establecer procedimientos simples,
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breves y giles; determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de informacin y control. G. Por excepcin., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celebridad a la adquisicin, la Alta Direccin autorizar que ciertas acciones adquisiciones las realice un rgano distinto del de Abastecimiento, previa opinin' favorable de ste ltimo. La autorizacin sealar expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, as como el periodo de vigencia; en ningn caso ser permanente o renovada consecutivamente. H. Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones se sujetarn a las normas genricas o especficas en materia de Abastecimiento; asimismo, se responsabilizan de las actividades que realicen, informando al rgano de Abastecimiento en la forma y perodos que ste seale. ALCANCE: La presente norma ser aplicada en todas las entidades de la Administracin Pblica. MECANISMOS DE CONTROL: A. El rgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informar a la Direccin General de Administracin y al rgano de control sobre cualquier trasgresin de esta norma. B. Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorera, no dar curso a documentos de adquisicin, de bienes y I o servicios, tramitados por rganos no autorizados. C. La Direccin General de Administracin llevar un registro de autorizaciones temporales para adquisicin de bienes y lo servicios e informar de su vigencia a los rganos pertinentes.
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V. UNIDAD EN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES.
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Todos los bienes adquiridos ingresarn fsicamente a la entidad por el Almacn del rgano de Abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicarn principios y procedimientos similares.
CONCEPTO: El Almacenamiento es un proceso tcnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicacin y custodia temporal de bienes en cualquier rea fsica acondicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisicin y la recuperacin de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas. El ingreso fsico es un acto de incorporacin a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a travs de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables, mensurables, intercambiables y tiles. Hay acciones tcnicas propias al ingreso fsico y custodia temporal de bienes, las cuales necesitan ser precisadas u asignadas a ciertas reas funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad. La unidad en el ingreso fsico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de Unidad de Almacn.
OBJETIVO: A. Establecer un slo tipo de va o canal para el ingreso fsico de bienes adquiridos a la entidad. B. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las reas que realizan custodia temporal de bienes. C. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilizacin directa.
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A. El rgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contar con reas fsicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra. Comnmente se denomina almacn. B. La ubicacin, capacidad, acondicionamiento, los medios de acceso, equipamiento y personal de almacn sern planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad. C. Slo por el almacn del rgano de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza el ingreso fsico de bienes adquiridos y/o recuperados. D. Los bienes con caractersticas especiales (caso de semovientes, alimentos frescos, productos crnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radiactivos qumicos, valores, granos, etc.) ingresarn: Fsicamente por el rea de custodia que rena las condiciones adecuadas aunque estuviera a cargo de otro rgano, el mismo que asume las responsabilidades. El titular del almacn de abastecimiento verificar el hecho y tramitar los documentos. Fsicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacn de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos. E. Aquellos bienes que no puedan ingresar fsicamente por ningn almacn de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconmicas (es el caso de locales, terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, naves, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, vveres, ropa en casos de emergencia, se asignarn directamente a los en cargados de su utilizacin quienes se responsabilizan del ingreso fsico. El almacn de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatacin. F. Los bienes ingresan con la Gua respectiva; comprobndose los datos que contenga: cantidad, peso nmeros de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se dejar constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia. G. Los bienes que, en aplicacin de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran de Activo Fijo luego sern codificados por el almacn de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El cdigo contendr
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bsicamente datos sobre; la entidad, cdigo que corresponde segn el Catlogo de Bienes aprobad o, nmero correlativo, cdigo de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Ser colocado en lugar visible del propio bien, de manera indeleble, los cdigos sern comunicados a la Direccin General de administracin, responsable de coordinar el control de todo tipo de patrimonio. H. El rgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formular normas especficas de almacenamiento que tendrn aplicacin en toda rea destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cmaras frigorficas, silos, reas de exhibicin, zonas oficiales de establecimiento, reas de reparacin, libreras, farmacias, depsitos, cajas de seguridad, establos, almacenes de venta perifricos o el convencional de dicho rgano, etc. Las normas incluirn procedimientos, responsabilidades; condiciones e informaciones que deben proporcionar al almacn del rgano de abastecimiento. ALCANCE: La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin Pblica. MECANISMOS DE CONTROL: A. El rgano de contabilidad no registrar bienes ingresados sin intervencin del Almacn del rgano de Abastecimiento. B. El rgano de Abastecimiento llevar un registro de todas las reas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus caractersticas, ubicacin y responsables. C. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente a la Direccin General d Administracin o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la
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tramitacin de ingreso de bienes o en el cumplimiento de disposiciones especficas. D. Verificar el cumplimiento de la Programacin del Abastecimiento para permitir un flujo regular de ingreso fsico de bienes. E. Contrastar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal. VI. AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO. En toda previsin, solicitud, obtencin, suministro, utilizacin y/o administracin de bienes y servicios, se aplicarn los criterios e instrumentos pertinentes de austeridad que establezca la entidad a propuesta del rgano de Abastecimiento. CONCEPTO: Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pblica y a su adecuada combinacin para obtener ms y mejores resultados (productos materiales y servicios pblicos), en beneficio de la colectividad en general. La austeridad es condicin bsica del Abastecimiento y su aplicacin correspondiente a todos los rganos de una entidad. Corresponde al rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Direccin de la entidad los criterios u orientaciones para aplicacin de medidas de austeridad referidas tanto a bienes como a servicios. Esos criterios sern recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los rganos de lnea de la entidad. OBJETIVO: A. Fijar criterios para hacer ms racional el empleo de los medios materiales de que disponen las entidades. B. Propiciar el empleo de criterios tcnicamente elaborados. ACCIONES A DESARROLLAR:
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A. El rgano de Abastecimiento implantar el tratamiento estadstico de la informacin que genera o utiliza, a efectos de tener elementos de juicio para orientar la austeridad. B. El rgano de Abastecimiento adecuar a su realidad institucional los criterios de austeridad que forman parte de Ia R.J. N 002-79-INAP/DNA "Normas para la programacin del Abastecimiento". En casos necesarios establecer nuevos criterios. C. Las orientaciones de Poltica que el rgano de Abastecimiento proponga a la Alta Direccin en los respectivos planes (Plan de Accin, Plan de Obtencin, etc) se orientarn a implementar las medidas de austeridad. D. Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el rgano de Abastecimiento coordinar bsicamente con los de Lnea, Planificacin, Presupuesto, Racionalizacin y Estadstica, la realizacin de estudios conjuntos y/o sincronizacin de esfuerzos. La medida procura, adems, evitar que se presenten discrepancias. E. Para orientar la austeridad el rgano de Abastecimiento producir y proporcionar instrumentos e instrucciones; entre otros: Estandarizacin de bienes y servicios, para disminuir su excesiva variedad. Relacin de bienes y / o servicios catalogados de los cuales se pueden prescindir. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de Necesidades. Establecer cantidades mximas que pueden programarse por cada bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la funcin, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc. Divulgar los impedimentos o limitaciones as como las prioridades. Informacin de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a verificaciones realizadas, a efecto de recuperarlos. Planeamiento para mejor uso de duplicadoras, fotografas, etc. de vehculos, imprenta. F. Todos los titulares de rganos son responsables de supervisar la aplicacin de pautas de austeridad del Abastecimiento en el mbito de su competencia. G. Las medidas de austeridad no significa interferir en la funcin, eficiencia y eficacia de la entidad.
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ALCANCE: Esta norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica.
MECANISMOS DE CONTROL: A. El Director General de Administracin o quien haga sus veces supervisar las labores del rgano de Abastecimiento para operatividad en la entidad, los criterios de austeridad. B. El rgano de Abastecimiento informar peridicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento. C. Los titulares de rganos, en sus acciones de control y supervisin pondrn especial nfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajusten a pautas de austeridad. D. En casos de incumplimiento reiterado el rgano de Abastecimiento aplicar directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del rgano infractor; comunicando la medida al propio rgano, al de Control Interno y a la Direccin General de Administracin. E. Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento, aprobadas por la Alta Direccin o nivel que haya delegado.
VII. VERIFICACIN DEL ESTADO Y UTILIZACIN DE BIENES Y SERVICIOS. Las entidades pblicas formularn y aplicarn normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilizacin de los bienes y / o servicios de que dispone la entidad. CONCEPTO: La verificacin es un acto de constatacin fsica que realizan personas en representacin de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatacin, en referencia a las unidades fsicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios. La verificacin constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarias.
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Bsicamente la verificacin se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o de servicio (visto como accin o resultado); estado para apreciar el grado de conservacin o deterioro del bien as como el resultado del servicio; y condiciones de utilizacin, para constatar en qu se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organizacin en su conjunto (con fines oficiales). OBJETIVO: A. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad. B. Recabar informacin de las existencias, en bienes y servicios para realizar un abastecimiento ms eficaz. C. Evitar la acumulacin improductiva de bienes o servicios innecesarios para la entidad. ACCIONES A DESARROLLAR: A. El rgano de Abastecimiento formular normas especficas de aplicacin institucional para efecto de verificacin de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades. B. El inventario fsico es una forma de verificacin. Bsicamente hay dos tipos: general y de almacn. El Director General de Administracin o quien haga sus veces es responsable de disponer y aprobar los inventarios fsicos generales de bienes en uso, por lo menos una vez al ao. El titular del rgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el almacn de su responsabilidad. Estos inventarios sern ms frecuentes. Los resultados sern informados al Director General de Administracin o quien hace sus veces. Adems, establece pautas para inventariar bienes en todas las reas fsicas para custodia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominacin.
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C. Es principio general que en el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificacin y constatar el acto por inters individual. D. Para realizar la verificacin denominada inventario fsico general, el responsable constituir equipos especiales con personal de: Contabilidad, para proporcionar informacin sobre los bienes registrados (caractersticas, valor de adquisicin, depreciacin, etc.) y compararla posteriormente. Abastecimiento, para verificacin en unidades fsicas (ubicacin, conservacin, unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones. Representante de la Direccin General de Administracin que lleva el registro de cdigos identificatorios individuales de bienes, su ubicacin y cargos de afectacin.
E. La verificacin ser realizada permanentemente por todos los titulares de rgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad. F. Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuacin, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad. La valuacin ser realizada por los rganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta. G. El rgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizar verificaciones por muestreo a los bienes y servicios crticos con que cuenta la entidad. El informe de los resultados ser remitido a los siguientes: Titular del rgano responsable del bien y/o servicio para que adopte las medidas necesarias. El rgano de Control Interno. El Director General de Administracin o quien hace sus veces.
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H. Tal verificacin se orientar, bsicamente, a constatar que los bienes y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines que fueron adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad; y en condiciones que no signifiquen peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro. I. La calificacin del estado de inutilidad del bien o servicio, para el funcionamiento de la entidad es otra forma de verificacin. El rgano de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especializado, constituido a su iniciativa, realiza las acciones necesarias. Al efecto aplicar los criterios claros e inequvocos que haya establecido.
J. Para facilitar la verificacin toda afectacin de bienes o entrega de los mismos se har constar en un documento a manera de cargo donde figurarn los datos del bien, el Cdigo individual y nombres de quienes reciben y entregan. ALCANCE: La presente norma ser aplicada por todas las entidades de la Administracin Pblica. MECANISMOS DE CONTROL: A. La Direccin General de Administracin o quien hace sus veces, supervisar el cumplimiento de los calendarios de verificacin. B. Las acciones de verificacin que asuma el rgano de Abastecimiento se incluirn en el Plan de Actividades de la entidad. C. Verificacin de la existencia y cumplimiento de norma sobre verificacin. D. El titular del rgano respectivo y el servidor al que se asign el bien son solidariamente responsables, tanto pecuniaria como administrativamente de la prdida, dao, deterioro o mal uso de los bienes y lo servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicacin de disposiciones sobre verificacin fsica de bienes y lo servicios. E. Todos los vehculos de propiedad del Estado llevarn pintado, en lugar visible, un crculo con el nombre de la entidad que es afectado. Slo por autorizacin
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expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales previamente fundamentados, se liberar de esa obligacin. F. Se oficiar a las autoridades de trnsito para que informen de la circulacin de vehculos del Estado fuera del horario establecido o que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados expresamente por el Titular de la Entidad. 11. APLICACIN PRCTICA DE LAS NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO. La aplicacin prctica de esta normativa, la podemos encontrar en toda su extensin y variedades, en los Procesos de adquisicin convocados por las entidades pblicas, mediante el Sistema Electrnico de Contrataciones del Estado. Podramos resumir la aplicacin prctica de la norma general 01: APLICACIN DE CRITERIOS DE EFICIENCIA Y EFICACIA. Se refiere al uso ptimo de los pocos recursos disponibles (eficiencia); as como lograr los objetivos y alcanzar las metas fijadas (eficacia) a travs de la gestin adecuada de estos recursos. Para ello se debe aplicar criterios tcnicos: Cantidad: Que el proveedor tenga en spot la cantidad requerida por la entidad. Calidad: Cualidades o propiedades de los que se va adquirir, obtener o contratar. Oportunidad: Que el proveedor seleccionado entregue en la fecha oportuna la totalidad de lo adquirido por la entidad o realice en su integridad el servicio contratado. Lugar: Los bienes adquiridos por la entidad deben ser entregados por el proveedor seleccionado en el almacn de la entidad y no al revs. Costo: Slo en igualdad de caractersticas y condiciones de lo ofertado por el proveedor, se preferir la oferta ms baja presentada. El OSCE, emite los topes anuales para los procesos de adquisicin. A continuacin se muestra los topes monetarios para el tipo de proceso de seleccin para bienes, servicios y obras para el presente ao 2012.
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12. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE PERSONAL. El Sistema de Administracin de Personal (SAP) es el conjunto de normas, procesos y procedimientos sistemticamente ordenados, que permiten la aplicacin de las disposiciones en materia de administracin pblica de personal. El Sistema de Administracin de Personal (SAP) se estructura en base a los siguientes subsistemas: Subsistema de Dotacin de Personal Subsistema de Evaluacin del Desempeo Subsistema de Movilidad de Personal Subsistema de Capacitacin Productiva Subsistema de Registro 13. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE PERSONAL. I. INGRESO DE PERSONAL. El ingreso de personal como empleado de carrera o como empleado eventual ser mediante concurso; pudiendo ser ste de conocimiento. Mritos u otros, que aseguren la seleccin de personal idneo para el desempeo de los cargos.
CONCEPTO: Es el proceso por el cual el postulante, despus de haber superado los requisitos del concurso de seleccin y segn orden de mrito alcanzado, es nombrado o contratado por resolucin de la autoridad competente, en el nivel y lnea correspondiente. El cuadro de mritos contenido en el proceso de seleccin tendr vigencia de seis meses, considerndose como candidatos aptos para ocupar cualquier otra vacante igual o similar a la cual concursaron cuando no hayan alcanzado la vacante. OBJETIVO: Atraer y seleccionar personal idneo para el desempeo honesto, eficaz y eficiente de la funcin pblica.
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ACCIONES A DESARROLLAR: A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L.
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Requerimiento de personal por los rganos que necesitan cubrir. Designacin de la comisin de concursos de las bases para el concurso; Elaboracin y aprobacin de las bases para el concurso; Convocatoria pblica de los postulantes al concurso. Inscripcin del postulante y recepcin de documentos; Estudio y verificacin de las solicitantes e informacin sustentatoria, para determinar quines renen los requisitos mnimos exigidos; Calificacin del currculo vitae, pruebas de conocimiento, psicolgicos experiencia y entrevista personal. Elaboracin del cuadro de mritos Publicacin de los resultados parciales y finales del concurso, Nombramiento o contrato dl postulante y/o postulantes, segn orden de mritos Posesin del cargo e integracin del ambiente laboral; Evaluacin del periodo de prueba.
MECANISMOS DE CONTROL: Hojas de verificacin sobre: A. B. C. D. Concurso de ingreso. Nombramiento de personal. Contrato de personal. Evaluacin de personal.
II. DECLARACIN JURADA DE BIENES Y RENTAS. Los trabajadores declararn los bienes y rentas que poseen independientemente de su haber, permitiendo evaluar y comparar su posicin financiera. CONCEPTO: Es la accin administrativa de personal mediante la cual, el trabajador de la administracin pblica, que corresponda declarar notarialmente los bines que posee, y rentas que percibe.
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OBJETIVO:
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Determinar la situacin econmica del servidor pblico, antes, durante y despus del desempeo de sus cargos. ACCIONES A DESARROLLAR: A. La oficina de personal distribuir a los trabajadores, que corresponda el formato respectivo para que declaren sus bienes y rentas en los plazos determinados por la normatividad especfica. B. Las oficinas de personal, en los casos que se seala analizaran los datos contenidos en dichas declaraciones. C. Las oficinas de personal organizarn el archivo correspondiente a esta informacin. D. El incumplimiento o la presentacin dolosa de las declaraciones juradas dar lugar a la aplicacin de las sanciones que pudiera corresponde. ALCANCE: La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes de las Oficinas o de los que hagan sus veces. MECANISMOS DE CONTROL: Hojas de verificacin sobre declaracin jurada de bienes y rentas. III. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL. Las entidades regularn y controlarn la asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo. CONCEPTO: Es la accin administrativa de personal mediante la cual se regula la asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo, de acuerdo con la jornada y horario establecido, y el control de cumplimento correspondiente.
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OBJETIVOS: Garantizar el cumplimento de las horas efectivas de labor de cada servicio, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativa vigentes. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las oficinas de personal elaboran la reglamentacin interna sobre la asistencia y permanencia de los trabajadores. B. Las oficinas de personal mantendrn actualizados los registro de control de asistencia y permanencia. C. Los jefes de las unidades orgnicas o funcionales de las entidades participarn en el proceso de control de la asistencia y permanencia de los servidores bajo su dependencia. ALCANCE: La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la administracin pblica, bajo responsabilidad de sus respectivas titulares, y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan a sus veces. MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificacin sobre control de asistencia y permanencia. IV. REGISTRO DE PERSONAL. Las entidades organizarn y mantendrn permanencia actualizado el registro de trabajadores.
CONCEPTO: Es la accin administrativa de personal mediante la cual y a travs e un conjunto de procedimiento se registrar datos de los trabajadores que ingresan al sector pblico archivando la documentacin sustentatoria correspondiente.
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OBJETIVOS:
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Contar con la informacin administrativa de cada servidor y posibilitar su desarrollo, el cumplimiento de sus deberes y el goce de sus derechos en forma oportuna de las acciones a realizar. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las oficinas de personal registran los datos de los servidores de su entidad y los conservarn en forma ordenada y de fcil identificacin a fin de utilizarlos adecuadamente en las diferentes acciones de personal y de proporcionar la informacin que se requiera. B. Las oficinas de personal elaborarn las estadsticas correspondientes y mantendrn actualizadas las fichas y lo legajos personales. C. La oficina central del sistema de personal llevar el registro general de los trabajadores de la administracin pblica. ALCANCE: La presente ser de aplicacin en todas las entidades de la administracin pblica, bajo la responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan sus veces. MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificacin sobre registro de control. V. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL. En las entidades de la administracin pblica el desplazamiento de personal se efectuar con la finalidad de elevar los conocimientos y experiencias del trabajador, la que debe ser brindada en el desempeo de los cargos es responsabilidad de los jefes de la oficina de personal o de quien haga sus veces, y de los jefes y trabajadores en general segn corresponda, el cumplir y hacer cumplir la presente disposicin con la proyeccin sealada, considerando los intereses personales e institucionales.
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CONCEPTO:
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Es la accin administrativa de personal, mediante la cual se autoriza a un trabajador permanente de la administracin pblica a desempear otras funciones compatibles con el cargo que tena o del cual es titulado, segn sea el caso. OBJETIVOS: Elevar y ampliar los conocimientos y experiencias del servidor pblico para una administracin eficiente y eficaz, en base a un mayor desarrollo personal. ACCIONES A DESARROLLAR: En cada entidad, se analizarn las evaluaciones del cumplimento de metas cuya realizacin es de responsabilidades de los trabajadores de la administracin pblica. A. Formalizacin peridica de la evaluacin de comportamiento laboral de los trabajadores de la administracin pblica. B. Desarrollo de planes de capacitacin, incentivacin, desplazamiento, y otras acciones de personal que incluyen al mejor desarrollo personal en la funcin pblica. ALCANCE: La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la administracin pblica, bajo responsabilidades de sus respectivos titulares y de los jefes de la oficina de personal o de las que hagan sus veces. MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificacin sobre la evaluacin de comportamiento laboral. VI. EVALUACIN DEL COMPORTAMIENTO LABORAL. CONCEPTO: Es el proceso tcnico de personal a travs del cual en forma integral, sistemtica y continua, por parte de los jefes inmediatos, se valora el conjunto de actitudes, aptitudes, rendimiento y comportamiento social del trabajador de la Administracin
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Pblica en el cumplimiento de sus funciones, en trminos de oportunidad, calidad y cantidad de los bienes, servicios producidos, y de armona laboral. OBJETIVO: Valorar con la mayor objetividad posible en el comportamiento laboral del trabajador, para lograr un mejor desarrollo personal e institucional en la Administracin Pblica. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Elaboracin de normas y mtodos para efectuar la evaluacin del comportamiento laboral. B. Formalizacin peridica de la evaluacin. C. Desarrollo de planes de capacitacin, de incentivos, desplazamiento y otras acciones. ALCANCE: La presente norma ser de aplicacin en las entidades de la Administracin Pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces. MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de Verificacin sobre Evaluacin del Comportamiento Laboral. VII. CAPACITACIN DEL PERSONAL. Promover el perfeccionamiento de los trabajadores y/o adquisicin de conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificacin y un mejor ejercicio de la funcin pblica. CONCEPTO: Es el proceso sistemtico de perfeccionamiento y/o adquisicin de conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificacin y un mejor ejercicio de la funcin pblica.
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OBJETIVO:
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Incrementar y ampliar los conocimientos de los trabajadores de la administracin pblica para un mayor desarrollo del trabajador y un mejor ejercicio de la funcin pblica. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Establecimiento de polticas institucionales de capacitacin. B. Establecimiento de normas y mtodos para efectuar la capacitacin de los trabajadores de la administracin pblica. C. Participacin en la elaboracin del plan institucional de acciones capacitacin a corto y mediano plazo. D. Participacin en la ejecucin del plan institucional de capacitacin previa las coordinaciones con los centros de capacitacin estatales y no estatales. E. Informe final de cada una de las acciones de capacitacin. F. Evaluacin del cumplimiento del plan de capacitacin. ALCANCE: La presente norma ser la aplicacin en todas las entidades de la Administracin pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes de las oficinas de personal o de las que hagan sus veces. MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificacin sobre capacitacin de personal. VIII. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL. Las entidades elaborarn y difundirn su reglamento interno de trabajo el que defina y regule el comportamiento laboral de sus trabajadores, siendo obligatorio su cumplimento en todos los niveles.
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CONCEPTO:
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Es el conjunto de disposiciones que definen y regulan las relaciones laborales dentro de la entidad, los deberes y derechos correspondientes, as como las competencias jerrquicas organizacionales, para la normal marcha administrativa. OBJETIVO: Logar comportamientos laborales adecuados al cumplimiento de los objetivos de la entidad. ACCIONES A DESARROLLAR: A. Las oficinas de personal elaboran los reglamentos internos de personal, que sern aprobados por resolucin del titular de la entidad o el funcionamiento autorizado por delegacin. B. El reglamento se adecuar a la normatividad legal y administrativa vigente, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de la organizacin. C. Las oficinas de personal difundirn los reglamentos internos de personal a todos los servidores de la entidad para su adecuado cumplimento. D. Las oficinas de personal evaluarn peridicamente, el grado de cumplimiento e introducirn las adecuaciones pertinentes. ALCANCE: La presente norma ser de aplicacin en todas las entidades de la administracin pblica, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes de las oficinas de personal o de Las que hagan de sus veces. MECANISMOS DE CONTROL: Hoja de verificacin sobre el reglamento interno personal.
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14. APLICACIN PRCTICA DE LAS NORMAS DEL SISTEMA DE PERSONAL. PROCESO CAS N 009-2012- MIDIS CONVOCATORIA DE PERSONAL BAJO ADMINISTRATIVA DE SERVICIOS CAS EL REGIMEN DE
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CONTRATACIN
ASESOR EN GESTIN PBLICA Y CONTROL GUBERNAMENTAL A. GENERALIDADES 1. Objeto de la Convocatoria
Contratar los Servicios de los siguientes cargos: N | CARGO | CODIGO | 1 | Asesor en Gestin Pblica y Control Gubernamental | AGPCG | 2. Dependencia, unidad orgnica y/o rea solicitante a. Secretara General 3. Dependencia encargada de realizar el Proceso de Contratacin Oficina de Recursos Humanos 4. Base Legal a) Ley N 29812, Ley de Presupuesto del Sector Pblico para el Ao Fiscal 2012. b) Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. c) Ley N 26771, Ley que establece la prohibicin de ejercer la facultad de nombramiento y contratacin de personal en el Sector Pblico, en casos de parentesco, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 021-2000- PCM. d) Decreto Legislativo N1057, Decreto Legislativo que regula el Rgimen Especial de Contratacin Administrativa de Servicios, y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo N 075-2008-PCM. e) Ley N 27815, Ley del Cdigo de tica de la Funcin Pblica. f) Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Pblico. g) Decreto Legislativo N 1023, que crea la Autoridad Nacional de Servicio Civil, rectora del Sistema Administrativo de Gestin de Recursos Humanos. h) Decreto Legislativo N 1025, que aprueba Normas de Capacitacin y Rendimiento para el Sector Pblico.
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B. PERFIL DEL PUESTO 1. Formacin acadmica, grado acadmico y/o nivel de estudios Ttulo Profesional de Abogado Maestra o Egresado de Maestra Estudios de Post grado en Gerencia de Administracin Pblica 2. . Experiencia Laboral Mnimo diez (10) aos en el ejercicio de la profesin en materia de gestin pblica y control gubernamental Acreditar haberse desempeado como Asesor en temas de gestin pblica y/o control gubernamental en el Sector Pblico Experiencia no menor de cinco (05) aos en evaluacin de Sistemas Administrativos 3. Competencias Capacidad de trabajo en equipo Facilidad de interaccin Trabajo bajo presin Iniciativa Responsabilidad Vocacin de servicio
4.
Cursos y/o estudios de especializacin Especializacin en Gerencia de Administracin Pblica Especializacin en materias de control gubernamental Estudios en riesgos de auditora Especialidad en Contrataciones Estatales Manejo de Microsoft Office
C.
CARACTERSTICAS DEL PUESTO Y/O CARGO Asesorar a la Secretaria General del MIDIS en temas de gestin pblica e identificacin de necesidades institucionales para la mejora de controles
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internos a ser desarrollados en las diferente unidades de la Secretara General Evaluar expedientes asignados por la Secretaria General Elaborar informes a ser elevados al Despacho Ministerial Asesorar a la Secretaria General en temas de control gubernamental Realizar seguimiento de implementacin de recomendaciones provenientes de informes de control realizados al MIDIS Evaluar expedientes provenientes de las diferentes Unidades Orgnicas de la Secretara General del MIDIS y presentar propuestas de solucin Coadyuvar al seguimiento de las principales tareas de las dependencias de la Secretara General Revisar Proyectos de resoluciones, directivas y otros Participar en reuniones de trabajo de la Secretaria General Otros a solicitud de la Secretaria General
D. CONDICIONES ESENCIALES DEL CONTRATO CONDICIONES | DETALLE | Lugar de prestacin del servicio | Av. Paseo de la Repblica N 3101 SanIsidro | Duracin del contrato | Inicio: Junio 2012Trmino: 31 de agosto de 2012 | Remuneracin Mensual | S/. 11,000.00 (Once mil y 00/110 Nuevos Soles)Incluyen los montos y afiliaciones de ley, as como toda deduccin aplicable al trabajador |Otras condiciones esenciales del contrato | | E. CRONOGRAMA Y ETAPAS DEL PROCESO ETAPAS DEL PROCESO | CRONOGRAMA | REA RESPONSABLE | | Aprobacin de la Convocatoria | 08 de mayo de 2012 | Oficina General de Administracin | | Publicacin del proceso en el Servicio Nacional del Empleo | 09 de mayo al 22 de mayo de 2012 | Oficina de Recursos Humanos | CONVOCATORIA | 1 | Publicacin de la convocatoria en el portal institucional del Ministerio de Desarrollo e Inclusin Social | Del 23 de mayo al 29 de mayo de 2012 | Oficina de Recursos Humanos | 2 | Presentacin de Hojas de Vida Mesa de Partes (Av. Paseo de la Repblica 3101 San Isidro) | Del 23 de mayo al 29 de mayo de 2012 | Mesa de Partes | SELECCIN | 3 | Evaluacin Curricular | 30 de mayo de 2012 | Comit de Evaluacin ySeleccin |
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4 | Publicacin de resultados de la Evaluacin Curricular en el portal institucional del Ministerio de Desarrollo e Inclusin Social | 30 de mayo de 2012 | Comit de Evaluacin y Seleccin | 7 | Entrevista | 31 de mayo de 2012 | Comit de Evaluacin ySeleccin | 8 | Publicacin de resultado final en el portal institucional del Ministerio de Desarrollo e Inclusin Social | 31 de mayo de 2012 | Comit de Evaluacin y Seleccin | SUSCRIPCIN Y REGISTRO DEL CONTRATO | 9 | Suscripcin del Contrato | Del 01 al 07 de junio de2012 | Oficina de Recursos Humanos | 10 | Registro del Contrato | Del 08 al 14 de junio de2012 | Oficina de Recursos Humanos | F. DE LA ETAPA DE EVALUACIN EVALUACIN | PESO | PUNTAJE MNIMO | PUNTAJE MXIMO | EVALUACIN CURRICULAR | 50% | 30 | 50 | a. Experiencia Profesional 30%| b. Cursos o estudios de especializacin 20% | Puntaje Total | 50% | | | ENTREVISTA PERSONAL | 50% | 40 | 50 | PUNTAJE TOTAL | 100% | 70 | 100 | G. DOCUMENTACIN A PRESENTAR 1. De la Presentacin de la Hoja de Vida La informacin consignada en la hoja de vida tiene carcter de declaracin jurada, por lo que el postulante ser responsable de la informacin consignada en dicho documento y se somete al proceso de fiscalizacin posterior que pueda llevar a cabo la Entidad. El postulante deber presentar su Hoja de Vida y copia simple de la documentacin que sustente y/o acredite el cumplimiento de los requisitos mnimos sealados en el numeral II del presente en folder de manila, debidamente foliada y presentarla en Mesa de Partes de la Entidad (Av. Paseo de la Repblica N 3101 San Isidro) 2. Documentacin Adicional a) El postulante deber descargar la ficha resumen (Anexo N 1) de la plaza a la cual postula, llenarla y adjuntarla al expediente debidamente firmado.
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3. Otra informacin que resulte conveniente a) Se otorgar una bonificacin del diez por ciento (10%) sobre el puntaje obtenido en la Etapa de Entrevista, a los postulantes que hayan acreditado ser Licenciados de las Fuerzas Armadas de conformidad con la Ley N29248 y su reglamento. b) Se otorgar una bonificacin por discapacidad del quince por ciento (15%) sobre el puntaje Total, al postulante que acredite dicha condicin de acuerdo a la Ley N27050, Ley General de la Persona con Discapacidad y su reglamento. H. DE LA DECLARATORIA DE DESIERTO O DE LA CANCELACIN DEL PROCESO 1. Declaratoria del Proceso como Desierto a) Cuando no se presenten postulantes al proceso de seleccin b) Cuando ninguno de los postulantes cumplen los requisitos mnimos c) Cuando habiendo cumplido los requisitos mnimos, ninguno de los postulantes obtiene puntaje mnimo en las etapas de de evaluacin del proceso 2. Cancelacin del Proceso de Seleccin a) Cuando desaparece la necesidad del servicio b) Por restricciones presupuestales
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En conclusin, podemos sealar que la normas de los sistemas administrativos son un conjunto de reglas que pretenden regir, encuadrar o enmarcar la actuacin de las personas que administran el Estado. Tambin decimos que estas normas regulan la utilizacin de recursos en las entidades de la administracin pblica, con el objetivo de conseguir una gestin eficaz y eficiente. Las normas generales de los sistemas administrativos deben ser entendidas como mecanismos de control obligatorio y previo, establecidos al interior del Estado, para reducir el problema de agencia que se presenta con la Administracin Pblica.
http://cies.org.pe/files/documents/files/ModulosDiplomado/Modulo-V_SistemasAdministrativos.pdf http://www.buenastareas.com/ensayos/Normas-Generales-De-Los-SistemasAdministrativos/5631791.html http://www.bpaprocorp.com/normativa/nor.php?mod=resolucion-jefatural-052-80inap-dnp Pgina web del MEF. Pgina web del OSCE. http://www.monografias.com/trabajos13/parde/parde.shtml-Administ. Pblica. Normas De Control Interno Para El Sector Pblico Res.Contral.N 072-2000 - CG
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