La Empresa la GANGA a solicitado que se efectue la auditoria correpondiente al periodo de enero - diciembre 2012 el mismo que tiene como

poltica que los gastos operacionales en cuanto al uso del fondo de caja chica es que no sean superiores al 10% del valor de fondo. Lo encontrado en el arqueo de caja fue: * 3 billetes de $50 * 8 billetes de $10 *4 billetes de $20 * 20 billetes de $1 * 7 monedas de $1 * 4 billetes de $5 * 30 monedas de $0,50 * 24 monedas de $0,25 * 30 monedas de $0,10

SALDOS DE CUENTAS ANALIZADAS: CAJA CHICA: $ 500 BANCO: $ 12.000,00 GASTOS OPERACIONALES: 25000 gastos de suministros y materiales: 300 gastos de servicios basicos: 750 durante la revisin de los saldos de las cuentas de gastos operacionales se encontro lo siguiente: * en gastos de suministro y materiales en el periodo auditado: - Librera Exito fact # 00284692 no contabilizada valor de 75,00 inlcuye IVA. - nota de venta sin autorizacion del SRI por compra de suministros por un valor de $ 15,00 contabilizado y sin autorizacin del gerente del departamento de administracin. Gastos de Servicios Bsicos: factura # 001- 039- 009268368 mes de consumo diciembre: 75,00 pagado el 4 de enero.

* en el estado de cuenta de bancos se encontro que no se a registrado el valor por chequera de $ 25 y por servicios bancarios por el valor de $ 30

ALMACENES LA GANGA HOJA DE NDICE AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012 NOMBRE DE CDULA Programa de Auditora Cuestionario de Auditora Borrador de Informe GASTOS OPERACIONALES CAJA CHICA BANCOS GASTOS OPERACIONALES Conciliacin de Gastos Operacionales Arqueo de caja Chica Asientos de Ajustes Asientos de Reclasificacion Hallazgos Hoja de Marcas Hoja de Indices TIPO DE CDULA Hoja de trabajo Hoja de trabajo Hoja de trabajo SUMARIA LIBRO MAYOR LIBRO MAYOR LIBRO MAYOR Hoja de trabajo Hoja de trabajo Hoja de trabajo Hoja de trabajo Hoja de trabajo Hoja de trabajo Hoja de trabajo A/A A/R H/H HM HI

HI 1 NDICE ALFABETICO DOBLE NUMRICO PG61 PG41 PG41 GO GO1 GO2 GO3 GO4

realizado por: G.C revisado por:

fecha: 03/05/2013 fecha:

ALMACENES LA GANGA HOJA DE MARCAS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

HM 1

N 1 faltante detectado

SIGNIFICADO

MARCAS

2 valor no registrado 3 valor registrado pero no autorizado 4 valor conciliado y auditado

D c

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 03-05-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA PROGRAMA DE AUDITORIA:Gastos Operacionales AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012 TIPO DE TRABAJO: Auditoria Financiera ALCANCE: CUENTA: Gastos Operacionales OBJETIVO GENERAL.-Determinar que exista un control interno satisfactorio sobre los gastos menores. OBJETIVO ESPECIFICO .1.-Determinar la exactitud e idoneidad de los importes registrados de gastos 2.-Establecer que los cortes de fin de periodo, la identificacin de los gatos y las transacciones del periodo se realizaron como es debido.

PG 61 1

PROCEDIMIENTOS

REF. P/T

ELABORADO POR:

FECHA

1 2 4 5 6 7 8 9

Evalue Control Interno Elabore Cedula Sumaria Solicite libro mayor de Caja Chica Solicite libro mayor de Bancos Solicite Libro mayor de Gastos Operacionales Realice Conciliacin de Gastos Operacionales Elabore hoja Ajustes y/o Reclasificaciones Elabore los hallasgos

PG41 GO GO1 GO2 GO3 GO4 A/A-A/R H/H

G.C G.C G.C G.C G.C G.C G.C G.C

5/3/2013 5/3/2013 5/3/2013 5/3/2013 5/3/2013 5/3/2013 5/3/2013 5/3/2013

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 03- 05 -2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: Gastos Operacionales AL 31-12-2012

PG 41 1/2

N 1

PREGUNTAS

RESPUESTAS SI NO N/A x x X X x x X X X

OBSERVACIONES

Existe un catlogo de cuentas para clasificar adecuadamente los gastos? Los gastos son contabilizados de acuerdo a las Normas Internacionales 2 de Informacin Financieras? 3 Los gastos incurridos son autorizados por jefe inmediato? Se archivan en orden cronlogico los documentos de soporte de los 4 gastos incurridos? 5 6 Se verifica que los gastos incurridos correspondan al periodo?

Contabilidad no acata sus funciones delimitadas en el manual de funciones No se cumple con lo estipulado en el manual de funciones

Se elabora un informe de los gastos incurridos durante el periodo? Existe una poltica que determine el porcentaje a utilizar para el pago de 7 los gastos incurridos? 8 Existen controles adecuados sobre las entradas diarias de dinero? Hay una segregacin adecuada de las funciones 9 de autorizacin, adquisicin, venta, custodia, cobranza G.V. X y tesorera?

el Auxiliar Contable no cumple con sus responsabilidades

La persona que realiza dichas actividades es la misma.

TOTAL Preguntas positivas preguntas negativas Total 5 4 9 55,56% 44,44% 100,00%

nivel de confianza: 5/9 nivel de confianza: 55,56% NIVEL DE RIESGO Moderado 51-75 Moderado NIVEL DE CONFIANZA

Alto 15-50 Bajo

Bajo 76-95 Alto

Preparado por: G.C Revisado por: Fecha: 14-06-2013 fecha:

ALMACENES LA GANGA CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO: Gastos Operacionales AL 31-12-2012

P41 2/2

N ANLISIS:

PREGUNTAS

RESPUESTAS SI NO N/A

OBSERVACIONES

Mediante la matriz de evaluacin al riesgo preliminar en el rea de GASTOS OPERACIONALES de Alm. La Ganga, se determin que la entidad en cuanto al control interno de la cuenta, posee un nivel de confianza moderado del 55,56% y un nivel de riesgo bajo del 44%, por lo que la empresa deberia realizarun control interno adecuado a los requerimientos de la empresa ya que de otra forma se puede incurrir en perdidas finacieras, extravios de mercaderia, falta de informacin veridica y gastos innecesarios

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 14-06-2013 fecha:

ALMACENES LA GANGA BORRADOR DEL INFORME AL 31-12-2012 Sr. Ral Ramos GERENTE GENERAL DE ALMACENES "la ganga Presente De nuestra consideracin:

P41 1

Reciba un cordial saludo de SPTIMO 1 AUDITORES INDEPENDIENTES, y al mismo tiempo nos permitimos comunicarle que como parte de nuestro trabajo de auditora y en base a una planificacin especfica se ha procedido a evaluar el sistema de control interno administrativo de ALMACENES "LA GANGA", en el rea de GASTOS OPERACIONALES, mediante el mtodo de cuestionarios especiales, manifestando que el establecimiento y mantenimiento del sistema es de exclusiva responsabilidad de la Administracin, es necesario informarle lo siguiente:

D1.- Contabilidad no registra los gastos de acuerdo a las Normas Internacionales de Informacin Financiera. R1.- El departamento de Finanzas debera exigir a Contabilidad que registre los gastos de acuerdo a las NIIF con el fin de presentar los balances segn las normas que debe acatar la entidad. D2.- Los gastos incurridos no son autorizados por la autoridad competente. R2.- La administracin de Almacenes "La Ganga" debera exigir que los directores de cada departamento autoricen los gastos que se incurran a fin de que cumplan con sus responsabilidades. D3.- No se elabora un informe de los gastos incurridos durante el periodo R3.- El gerente de finanzas debera exigir al Auxiliar de Contabilidad que elabore un informe de los gastos incurridos a fin de poder comparar con los libros mayores y auxiliares as poder hacer buen uso de los fondos de Almacenes La Ganga. D4.- No hay una segregacin adecuada de las funciones de autorizacin, adquisicin, venta, custodia, cobranza y tesorera. R4.- El gerente del departamento financiero deberia segregar las funciones de acuerdo al cargo, perfil y desempeo del personal que se encuentra en la unidad.

Seguros de que nuestras sugerencias sern tomadas en cuenta para fortalecer el control interno de la entidad y garantizar el buen uso de los fondos, la confiabilidad de la informacin, la optimizacin de los recursos y el cumplimiento de los objetivos.

Atentamente

Ing. CPA Gabriela Cedeo AUDITOR SPTIMO 1 AUDITORES INDEPENDIENTES

Preparado por: G.C Revisado por: fecha: 14-06-2013 fecha:

ALMACENES BUEN HOGAR ARQUEO DE CAJA CHICA AL 31-12-2012

A1 1/1

RESPONSABLE DEL FONDO: LIC. MARTHA DVALOS

SALDO SEGN CONTABILIDAD EFECTIVO billetes billetes billetes billetes billetes monedas monedas monedas monedas TOTAL EFECTIVO FALTANTE CANTIDAD 3 4 8 4 20 7 30 24 30 VALOR $ $ $ $ $ $ $ $ $ TOTAL 150.00 80.00 80.00 20.00 20.00 7.00 15.00 6.00 3.00 381.00

500.00

50.00 20.00 10.00 5.00 1.00 1.00 0.50 0.25 0.10

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $

$119,00 D

CERTIFICO que todos los valores han sido devueltos a mi completa satisfaccin.

LIC. MARTHA DVALOS RESPONSABLE DE CAJA CHICA

D Faltante detectado en arqueo de caja chica. Auditora propone A/R a

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 14-06-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA CONCILIACION CUENTA GASTOS OPERACIONALES AL 31-12-2012 GO 4 1

FECHA

DETALLE GASTOS DE SUMINISTROS Y MATERIALES 5/3/2013 Saldo segn contabilidad DESCRIPCION + Librera Exito fact # 00284692 - gasto no autorizado N/v VALOR CONCILIADO Y AUDITADO

VALOR $ $ $ 66.96 c 13.93

SALDO $ 300.00

$353,03

c valor no registrado. Auditoria proponer asiento de ajuste A/A 1 valor registrado pero no autorizado. Auditora propone asientos de ajuste y reclasificacin A/A 2 A/R b valor conciliado

GASTOS SERVICIOS BSICOS 5/3/2013 Saldo segn contabilidad: factura # 001- 039- 009268368 + VALOR CONCILIADO Y AUDITADO

$ 75.00 c

660.00 $735,00

cvalor no registrado. Auditoria proponer asiento de ajuste A/A 3 valor conciliado

GASTOS BANCARIOS 5/3/2013 Saldo segn contabilidad: chequera servicios bancarios VALOR CONCILIADO Y AUDITADO

$ $

$ 25.00 c 30.00 c

190.00

$245,00

cvalor no registrado. Auditoria proponer asiento de ajuste A/A 4 valor conciliado

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 14-06-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA CAJA CHICA - GASTOS OPERACIONALES AL 31-12-2012

CDIGO

CUENTA

REF. P/T

SALDO SEGN CONTABILIDAD

CAJA CAJA CHICA

A1

$ 500.00

GASTOS OPERACIONALES GASTOS SUMINISTROS DE MATERIALES

GO4

$ 300.00

GASTOS SERVICIOS BSICOS

GO4

$ 660.00

GASTOS BANCARIOS

GO4

$ 190.00

GO 1

ASIENTOS DE AJUSTE Y RECLASIFICACIN

DEBE

HABER

SALDO SEGN AUDITORA

$ 119.00

$ 381.00

1 $66,96 2 3 $75,00 $13,93

$ 353.03

$ 735.00

4 $25,00 4 $30,00

$ 245.00

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 14- 06-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA ASIENTO DE AJUSTES AL 31-12-2012 A/A 1

FECHA 6/10/2013

DETALLE A/A 1 Gastos Suministros y Materiales Librera xito IVA Pagado Rentencion Imp Renta 1% por pagar Bancos Banco del Pacfico V/R GASTO NO REGISTRADO S/F # 00284692 6/10/2013 A/A 2 Caja Caja Chica Gastos Suministros y Materiales IVA Pagado
V/R GASTO NO AUTORIZADO POR DIRECTOR DE DEP. ADMIN N/V SIN AUTORIZACIN DEL SRI

PARCIAL

DEBE 66.96

HABER

66.96 8.04 0.67 74.33 74.33

15.00 15.00 13.93 1.07

6/10/2013

A/A 3 Gastos de Servicios Basicos Luz electrica Banco Banco Pacifico

V/R GASTO NO REGISTRADO S/F # 001- 039- 009268368 CONSUMO DEL MES DE DICIEMBRE

75.00 75.00 75.00 75.00

6/10/2013

A/A 4 Gastos de Servicios Bancarios servicios bancarios chequera Banco Banco Pacifico
V/R GASTO NO REGISTRADO

55.00 25.00 30.00 55.00 55.00

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 10-06-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA ASIENTO DE RECLASIFICACION AL 31-12-2012 A/R 1

FECHA 6/10/2013

DETALLE A/R a Cuentas por Cobrar a Empleados Lic. Martha Davalos Caja Caja Chica
V/R FALTANTE DETECTADO EN ARQUEO DE CAJA CHICA

PARCIAL

DEBE 119.00

HABER

119.00 119.00 119.00

6/10/2013

A/R b Cuentas por Cobrar a Empleados Lic. Martha Davalos Caja Caja Chica
V/R GASTO NO AUTORIZADO Y N/V SIN AUTOR. DEL SRI

15.00 15.00 15.00 15.00

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 10-06-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA PROGRAMA DE AUDITORIA:GASTOS OPERACIONALES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

H/H 1/3

CONDICION Contabilidad no registra los asientos contables de acuerdo a las Normas Internacionales de Informacin Financiera

CRITERIO Segn la superintendencia de compaias toda empresa que se encuentre en el listado publicado en la pagina de la entidad debera presentar sus estados financieros aplicando las NIIF.

EFECTO Al no haber registrado los asientos contables de acuerdo a las NIIF los balances al final del periodo han presentado saldos inconformes CAUSA La entidad no capacita a los empleados para que estos puedan realizar sus funciones de acuerdo a las normas que rigen en la entidad. RECOMENDACIONES La administracion de Almacenes La Ganga debera destinar un fondo que sirva para la capacitacin de empleados el mismo que permitira que las actividades sean realizadas por los empleados con eficacia.

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 14-06-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA PROGRAMA DE AUDITORIA:GASTOS OPERACIONALES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012 CONDICION Los gastos incurridos en Almacenes La Ganga no son autorizados por la autoridad competente.

H/H 2/3

CRITERIO Dentro de las polticas de la empresa explica que las personas encargadas de la custodia de los fondos de Almacenes La Ganga deben solicitar una autorizacin de la autoridad competente para efectuar el desembolso correspondiente. EFECTO Al no acatar las polticas de la empresa ha ocasionado un mal uso de los fondos , por la compra de sumistros por un valor de $15,00 el cual consta con una nota de venta que no es autorizada por el SRI.

CAUSA no hay una correcta supervisin del Jefe del Departamento de Finanzas para que los empleados acaten las polticas de la empresa y as las actividades sean realizadas de la forma mas transparente posible. RECOMENDACIONES A la administracin de Almacenes La Ganga debera exigir a los jefes de cada departamento que controlen las tareas de los empleados supervisados a fin de que los mismos acaten las politicas de la empresa.

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Fecha: 14-06-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA PROGRAMA DE AUDITORIA:GASTOS OPERACIONALES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012 CONDICION No se elabora un informe de los gastos incurridos durante el periodo

H/H 3/3

CRITERIO Dentro del manual del funciones asigna a cada Director de los dintintos Departamento el elaborar un informe de los gastos que se incurren en cada departamento a fin de que los mismo puedan ser consolidados por Contabilidad y se presente un solo informe a los socios. EFECTO Al no presentar los informes de loas gastos que se efectuan en cada departamento ha ocasionado que los estados financieros no presenten razonablemente los valores reales de los gastos en que se incurre en la empresa. CAUSA No acatar las tareas que son asignadas dentro del Manual de Funciones

RECOMENDACIONES El jefe de recursos humanos debera controlar y exigir que cada director cumpla con las tareas asignadas dentro del manual de funciones a fin que los valores presentados en los estados financieros sean correctos y permita la buena toma de decisiones en cuanto al uso de los fondos

Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 14-06-2013 Fecha:

ALMACENES LA GANGA PROGRAMA DE AUDITORIA:GASTOS OPERACIONALES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012

H/H 1/3

CONDICION NO hay una segregacion adecuada de funciones de autorizacin, adquisicin, venta, custodia, cobranza y tesoreria

CRITERIO Se deben aplicar el principio de control interno que seala separacion de funciones de carcter incompatible para que de esta forma se pueda evitar fraudes y errores en el registro de las transacciones comerciales.

EFECTO Debido a que una sola persona se encargaba de realizar el registro y las cotizaciones de la mercaderia que adquiere la empresa se produjo un error en su registro, elevando el precio de adquisicin en $2000,00 mas de el valor cotizado. CAUSA Debido a que una sola persona es la que realiza diferentes funciones no existe informacin adecuada sobre las cotizaciones y adquisiciones que realiza la empresa en la compra de mercaderias. RECOMENDACIONES Al jefe de talento humano se le recomienda aplicar el principio de control interno que trata acerca de la separacion de funciones de carcter incompatible y asignar los cargos de acuerdo a su capacidad profesional para de esta manera evitar fraudes y errores en los registros contables.

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Preparado por: G.C Revisado por:

Fecha: 14-06-2013 Fecha: