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DireccindeProyectos Introduccin
Ladireccindeproyectospermiteunautilizacin efectiva de los recursos y competencia en los diferentes departamentos y actividades de negocios.Sehaconvertidoenunaherramienta comnenlasorganizacionespblicasyprivadas yseaplicacadavezmsenunaampliagamade grandesypequeasempresas. Al preparar una batalla he visto que los planes sonintiles,perola planificacines indispensable
- Dwight D. Eisenhower

Lostiposdeproyectovaranentrminostantode tamaocomodecomplejidad.Existenproyectosdeinformtica(IT),proyectosde remodelacintcnica,proyectosdeinversin,proyectosdeinvestigacin, proyectosdedesarrollo,proyectosdeconstruccin,etc.Elmontantedelos presupuestos puede variar entre unos pocos miles de euros y varios miles de millones.Varanentreproyectosrepetitivosenlosquelosretosson generalmente los mismos para el desarrollo de soluciones innovadoras y complejas en las que se dispone de una experiencia y competencia limitada, tanto interna como exteriormente. Losproyectosfrecuentementetienenxito pero no es infrecuente conseguir una calidad inferior del producto a un precio superior al inicialmente previsto. Lamejoradeladireccindeproyectossignifica que se puede evitar esto. Laaplicacindelosmtodosytcnicasdedireccindeproyectosconducea varias ventajas. Ladistribucinderesponsabilidadesquedamejordefinida.Los recursos organizativos y la competencia son totalmente utilizadosyelusode recursosdediferentesdepartamentosdelaorganizacinaportaalequipode proyecto una vistadepjaroque no siempre resulta obvia para las secciones y empleados de forma individual. Laparticipacineneltrabajodelproyectopermite establecernuevoscontactosyamplaelconocimientodelosempleadosdelo queeslaorganizacin.Comoconsecuenciadeello,laorganizacinconsiderada globalmenteestestigodeunamayordesarrollo,siendomsprobableque alcancesusobjetivosestratgicos. Losmtodos,herramientasytcnicasdedireccindeproyectospuedenser aplicadostantoalosgrandescomoalospequeosproyectos, en todos los sectoresyatravsdelasfronterasnacionales.Loqueesexclusivodecada organizacineslanecesidaddeadaptarlaestructuraygobiernodecada proyecto caso por caso.

ObjetivosdelaLeccin
Despusdecompletarestaleccin:
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Entenderlascaractersticasdeunproyecto Entenderquesloqueimplicaladireccindeunproyecto Sabrquesloqueincluyeelciclodevidatpicodeunproyecto

EnlaPrctica
Quesunproyecto? Losproyectossellevanacaboatodoslosnivelesdeunaorganizaciny

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permitenlaimplantacindelaestrategiacomercialdelaorganizacindelos clientes. Pueden involucrar a una sola persona o a muchos miles, durante desde unaspocassemanasavariosaos.Losproyectospuedenimplicaraunasola unidaddeunaorganizacinosobrepasarloslmitesdeunaorganizacin,tal como ocurre en las joint ventures(agrupaciones temporales) y en el partnering(trabajo en alianza). Los ejemplos de proyectos incluyen:
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Desarrollo de un nuevo producto o servicio Realizacindeuncambioenlaestructura,personaloestilodeuna organizacin Implantacindeunanuevasolucininformtica Diseodeunnuevovehculodetransporte Construccindeunedificiooinstalacin Implantacindenuevosprocedimientooprocesoscomerciales

LaAsociacinInternacionaldeDireccindeProyectos(IPMA,ensussiglasen ingls)defineunproyectocomo.Unproyectoesunaoperacinlimitadaenel tiempoyenloscostesparalarealizacindeunconjuntodeentregables(el alcance establecido para alcanzar los objetivos del proyecto) de acuerdo con las normas y requisitos de calidad . PRINCE2 define a un proyecto como: Unentornodegestincreadoconla finalidaddeentregarunoomsproductoscomercialessegnunacasocomercial especfico . ElInstitutodeDireccindeProyectos(PMI, ensussiglaseningls)delos Estados Unidos define a un proyecto como: unempeotemporalasumidopara proporcionarunproductooservicionico . Temporal significa que cada proyecto tiene un principio y un fin definidos. Un proyecto termina cuando se ha conseguido los objetivos; cuando resulta claro que no pueden cumplirse los objetivos del proyecto; o cuando ya no existe la necesidad del proyecto. Cadaproyectoesnicoyaqueimplicahaceralgoque no se ha hecho antes. Sin embargo, todos los proyectos incluyen algunos elementosrepetitivos,deformaquevariarnlosriesgosdenocumplirlos objetivos del proyecto: Unproyectoestcaracterizadoporlossiguienteselementos:
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nico Objetivos claros Esplanificadoyejecutadoporunaorganizacintemporal,frecuentemente interdepartamental Tiene un cliente (propietario del proyecto/patrocinador del proyecto) Emplea a un director de proyecto Aadevalorrealalaorganizacinqueloejecuta

El trabajo no constituye un proyecto cuando:

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Lamisinarealizarescuestindeunprocedimientoestndar Consiste en una tarea exclusivamente operativa Los recursos invertidos son limitados cuando se miden en horas-hombre o costes

Siunamisinnocumpleloscriteriosespecificadosenladefinicindeproyecto, seaplicaeltrmino tareaylamisinsellevaacabodelamismamaneraque otras tareas organizativas. La finalidad de definir al trabajo como un proyecto es permitir utilizar una metodologadedireccindeproyectosenlaplanificacin,organizaciny

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ejecucindelproyecto. Quesladireccindeproyectos? Ladireccindeproyectoseslaaplicacindeconocimientos,experiencias, herramientasytcnicasalasactividadesconelfindealcanzarlosobjetivosdel proyecto.Laejecucindeunproyectonormalmenteimplicalagestinde:

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Requisitosenconflictorelativosal:tiempo,costesycalidaddeejecuciny seguridad laboral Aquellos que tienen intereses en el proyecto con diferentes necesidades y expectativas Riesgos y oportunidades toma de decisiones

LaDireccindelProyectoesllevadaacaboporeldirectordeproyectoyotras personasconresponsabilidadesdegestinenloqueserefierealproyecto. Adems,ladireccindelproyectoestambinrealizadaporelpropietariodel proyectoconelfindeasegurarquelaorganizacincontrolaelproyectoyque steestsiendoplanificadoyejecutadoconungradoaceptablederiesgo durante las diferentes fases. Eltamaoylacomplejidaddelproyectodeterminaranlaseleccindelos mtodosyherramientasdedireccindeproyectos. Los proyectos sencillos exigenunenfoquebsicodegestinmientrasquelosproyectoscomplejos exigenelusoexhaustivodeherramientasytcnicasespecficasdedireccinde proyectos. Fases y ciclo de vida del proyecto Losproyectosimplicanungradoderiesgoyaquecadaunodeellosesnico. Paramejorarelcontrolyasegurarlainterrelacindelasoperacionesencursode laorganizacinlosproyectosnormalmentesedividenenvariasfases. En conjunto, estas fases se conocen como el ciclo de vida de un proyecto. Cada fasevienedefinidaporlarealizacindeunoomsentregables. Un resultado es un producto tangible y verificable del trabajo como por ejemplo un estudio de viabilidad,unplandeproyecto,undiseodetalladoounprototipodetrabajo. Estosentregablesylasfasesaseguranlarealizacindeunproyectobien gestionado y eficiente. Alfinaldecadafasesellevaacabounanlisisdelosentregablesclaveydelos resultados del proyecto con el fin de establecer si el proyecto debe de pasar o no alafasesiguiente.Estosanlisisalfinaldecadaunadelasfasespuedenrecibir el nombre de salidas, peajes o hitos de toma de decisiones. El diagrama a continuacinmuestraunelciclodevidatpicodeunproyectoconlasfases, asignacinderesponsabilidadesypuntosdepeaje(D1-D3).

Las organizaciones que llevan a cabo muchos proyectos desarrollan su propio

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ciclo de vida de los proyectos incluyendo herramientas tales como requisitos y plantillas.Elciclodevidadeunproyectoincluyelaasignacinglobalde responsabilidades entres las principales partes con el fin de asegurar el control delagestinygarantizarquelosobjetivosdelproyectoseencuentranbien enfocados y que van a ser alcanzados. Unmarcocomndereferenciaparaladireccindeproyectosdentrodeuna organizacindadaasegurarquesololosproyectosquepresentanunriesgo aceptable pasen los diferentes puntos de peaje de toma de decisiones. Esto hacetambinqueaumenteelconocimientoycomprensindeladireccinde proyectosymejoralacomunicacinalutilizarunaterminologacomn.Adems, dichomarcoayudaalatransmisindeexperienciasentrediferentesproyectos. Unmarcocomndarlugaraunosproyectosdemayorxito,aumentandocomo resultadoellolaprobabilidaddealcanzarlosobjetivosestratgicosdela organizacin. Principales partes implicadas Laorganizacindelcliente(esdecir,elcliente/propietariodel proyecto/patrocinador del proyecto/los que tienen intereses en el proyecto) es responsable de:
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Seleccionar los mejores proyectos Controldelagestin Suministrar recursos Ejecucinprofesionaldeltrabajo Transmisindeconocimientos Generacindevalor

Ladireccindelproyecto(directordeproyecto)esresponsablede:
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Responder a las expectativas de los que tienen intereses en el proyecto Realizar el proyecto de acuerdo con los objetivos y expectativas Utilizacineconmicaderecursos Darunasolucindeacuerdoconlasnecesidadesyrequisitos Supervisar plazos y el presupuesto Gestinderiesgosymodificaciones Informar del estado/avance del proyecto

Laorganizacindelclienteiniciaunproyectoconelfinderesponderauna necesidad. Se nombra un director de proyecto para desarrollar y gestionar el proyectoydirigirsuplanificacinyejecucin.Sonautorizadosporelpropietario del proyecto que ha identificado los objetivos, alcance de los trabajos y limitacionesdetiempo/costes.Alestablecerunaorganizacindelproyectose aseguraqueunamisindadaesresueltadeformarpidayeficiente.Los departamentosoperativosdentrodelaorganizacindelclienteproporcionanlos soportesadecuadosrelativosalosrecursos,experienciaycapacidaddegestin paradirigirconxitoelproyecto.

EjemplosPrcticos
QuesunProyecto?
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La empresa BiG ha identificado la necesidad de reorganizar sus actuales procedimientos de registro de las horas de trabajo en proyectos y ha implantado un proyecto para actualizarlos. Se nombra un director de proyecto, cuyas responsabilidadesincluyeneldesarrollodenuevosprocedimientos,ascomo especificarydesarrollarunanuevasolucininformtica(IT)queactecomo soportededichosnuevosprocedimientos.Elproyectotieneunaduracinlmite de5mesesyunlmitedecostede2millonesdeeuros. QuNoesunProyecto? Elnuevosistemayaexisteyestfuncionandodesdehacecuatromesesconel departamentodeinformticaresponsabledemantenerlo.Sehasolicitadoun nuevoinformequeindiquelarelacinentreelnmerodehorasregistradasyel nmerototaldedasdebajaporenfermedad.Estoinformeestsiendo preparadoporunadjuntoqueesttrabajandoeneldepartamentodeinformtica y que va a necesitar 12 horas para terminarlo.

Escollos
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Losobjetivosdelproyectonoestnclaros Nosehaestablecidotodavalafinanciacindelproyecto El proyecto no sigue el modelo de ciclo de vida de un proyecto Eldirectordeproyectoactadentrodeunmarco flexible no ha sido correctamente autorizado Nosehadefinidoniladistribucinderesponsabilidadesnilosmediosde comunicacin Losmiembrosdelproyectonoestnsuficientementeinvolucrados El proyecto ni tiene presupuesto ni se le han asignado los recursos

Lista de Control
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Elproyectoesunproyecto? Elproyectovaaserplanificadoyejecutadodeacuerdoconunciclode vida de proyecto definido? Eldirectordeproyectoharecibidoformacindentrodelcampode direccindeproyectos? Elpropietariodelproyectoenfocasuatencinenlasmejoresprcticas dedireccindeproyectos? Tieneelproyectounobjetivoclaro? Tieneelproyectounoslmitesdetiempoydecostesdefinidos? Disponeeldirectordeproyectodeunequipodeproyectoconcapacidad para cumplir los objetivos?

Referencias
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PMBOKGuide. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Project Management Institute. USA ICB IPMA Competence Baseline. International Project Management Association. Managing Successful Projects with PRINCE2. Office of Government Commerce. UK.

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