Office de la Formation Professionnelle et de la Promotion du Travail

Elaborer un courrier

DIRECTION RECHERCHE ET INGENIERIE DE FORMATION SECTEUR NTIC

Elaborer un courrier Sommaire 1. Introduction------------------------------------------------------------------3 2. 7 Conseils pratiques--------------------------------------------------------3 3. Mthode de construction dune lettre-------------------------------------4

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Elaborer un courrier

1.Introduction
Une Lettre ou courrier est un crit, en gnral dune page ou deux, qui traduit les relations entre particuliers et/ ou entreprises et/ ou administrations. Un courrier a pour objectif dinciter son destinataire agir. Llaboration dun courrier, dautant plus si celui-ci est important, exige de respecter quelques rgles fondamentales. Ce document vous propose donc de retenir quelques principes cls pour llaboration des courriers.

2. 7 Conseils pratiques
1. Pensez toujours au destinataire en crivant, car cest une personne qui va lire le courrier, mme si vous crivez une administration ou une entreprise. Ayez un but prcis et un seul (autant de rsultats obtenir, autant de lettres rdiger). Soyez prudent : une lettre peut tre une arme, et on nutilise pas une arme la lgre. (cest une pice lgale dans certains cas : elle peut faciliter la solution en cas de litige, servir de preuve en cas de contestation, et mme tre porte devant un tribunal). Soyez clair. Nhsitez pas faire des paragraphes qui arent le texte, clarifient les ides, vitent les transitions toujours dlicates. Allez la ligne aprs chacune des phases : Situation / Observation / Rflexion. Soyez toujours courtois et proscrivez certaines formules du genre : vous avez tort ; votre faute ; notre grand tonnement ; nous avons le regret , etc. Vous pouvez exprimer la mme chose de faon aimable. La disposition desprit que votre lettre aura fera natre chez votre lecteur un type de raction particulier. valuez votre travail. Relire deux fois : la premire fois pour le sens, une deuxime fois pour contrler lorthographe et les accords. Adaptez le vocabulaire utilis au cadre de rfrence du destinataire. Corrigez la construction des phrases pour quelles soient courtes, claires et bien construites. Noubliez pas dlaborer et de rdiger les ventuels documents annexes. Quils soient parlants ; pensez utiliser les techniques statistiques et les reprsentations graphiques. Ne pas abuser : mettre le strict ncessaire.

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3.Mthode de construction dune lettre

1. Situer le sujet Quel est le vritable objectif de la lettre ? Quelle est la personnalit du destinataire, son cadre de rfrence ? crire les choses dire au fil de la plume, comme elles viennent lesprit, sans souci dordre ou de structure, mais... en laissant une marge de 5 6 centimtres en allant la ligne aprs quune ide a t exprime et en laissant un intervalle entre les ides en ncrivant que dun seul ct du papier (de faon avoir une vue densemble de toutes les ides exprimes) Reprer en marge les ides de mme dominante, juger de leur importance relative et de leur valeur du point de vue argumentation, en fonction de lobjectif poursuivi et de la personnalit du destinataire. Formuler les ides retenues dans lordre prvu, les condenser ou les dvelopper suivant le besoin. Pour atteindre votre but, employez une certaine stratgie par la mise en valeur de vos arguments, et en dosant leur progression. Le plan logique est souvent : 1. Pass : lhistorique, ce qui sest pass avant quon crive. Situez votre lettre dans le temps : historique des vnements ( rappeler brivement la plupart du temps). 2. Prsent : ce que lon a dire maintenant, la raison pour laquelle on crit. Une fois votre but clairement dgag et vos arguments mis en uvre, dbouchez sur du concret. 3. Futur : ce quon attend de notre destinataire. Persuadez votre destinataire que ce que vous demandez est juste et raisonnable : imaginez le dans son cadre de travail, dans sa fonction, dans le rle quil joue. Votre conclusion doit tre tourne vers laction, elle doit prparer et faciliter la rponse. Vous pouvez proposer une alternative : ou ceci, ou cela.

2. Runir les lments

3. laborer son contenu et son plan

Respecter les formules de politesse qui doivent tre adaptes au statut du destinataire.

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