MANUAL DE FORMAO

OPENPROJ

TM

Conceitos de gesto de projetos em aplicaes open-source

Pedro Pardelinha, PMP PRINCE2

www.gestaodeprojetos.com.pt

ndice
Parte 1 - Introduo ao OpenProj ................................................................................ 2 Mdulo 1 - Iniciar e Fechar......................................................................................... 3 Mdulo 2 - Navegando na vista de Gantt (Padro) ............................................ 5 Mdulo 3 - Folha de trabalho e Grfico ................................................................. 8 Utilizao do boto Ir para a tarefa ................................................................ 11 Alterar Modos de Exibio .................................................................................... 14 Mdulo 4 - Obter Ajuda............................................................................................ 16 Parte 2- Plano de Projeto ........................................................................................... 17 Mdulo 5 Criar um plano de projeto e cronograma ..................................... 18 Perceber a hierarquia da WBS (EAP) ................................................................. 18 Objetivos da WBS (EAP) ........................................................................................ 19 Decomposio top-down ..................................................................................... 20 Mdulo 6 - Estabelecer o calendrio do projeto ............................................... 21 Definir os parmetros globais do projeto......................................................... 24 Mdulo 7 - Adicionar e organizar tarefas ............................................................ 26 Organizar e agendar tarefas ................................................................................ 27 Uso de relaes entre tarefas do projeto ......................................................... 29 Latncias: Antecipaes e esperas ..................................................................... 31 Mdulo 8 - Introduzir informaes sobre recursos ........................................... 34 Mdulo 9 - Atribuir Recursos ................................................................................... 35 Parte 3- Finalizao de um projeto ......................................................................... 38 Mdulo 10 Guardar a linha de base do projeto (Baseline) .......................... 39 Mdulo 11 - Registo do trabalho concludo ........................................................ 41 Mdulo 12 Relatrios do projeto ........................................................................ 43 O Autor .............................................................................................................................. 45

Parte 1 - Introduo ao OpenProj

Esta parte tem como objetivos: Iniciar e sair do OpenProj Mover-se na visualizao padro Utilizar o sistema de Ajuda Conhecer outros recursos on-line

Este captulo ajud-lo- a familiarizar-se com as funes bsicas e operaes em OpenProj no sentido de construir o seu plano de projeto. Este captulo mostra como iniciar e fechar o programa OpenProj, o seu modo bsico de exibio, bem como a forma de encontrar informaes e mostrar outros pontos de vista. O captulo ensina tambm a usar as ferramentas de assistncia como Ajuda, bem como a compartilhar links para outros recursos on-line.

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Mdulo 1 - Iniciar e Fechar

Ao iniciar o OpenProj apresenta a opo de abrir um arquivo em branco ou um arquivo existente. Partindo do princpio de que est a utilizar o OpenProj sobre o sistema operativo Windows XP ou Windows 7, as etapas de iniciao completa para estes sistemas operativos a seguinte: 1. Clique no boto Iniciar na barra de tarefas no canto inferior esquerdo da tela, ou pressione a tecla Windows no teclado. 2. Clique em Todos os Programas. 3. Clique na pasta OpenProj. 4. Clique na aplicao OpenProj. O menu Iniciar do Windows 7 fornece outra maneira rpida de abrir o programa: 1. Clique no boto Iniciar na barra de tarefas. Se vir a opo OpenProj na coluna da esquerda do menu Iniciar, v para a Etapa 3. 2. Digite OpenProj. O texto digitado aparece automaticamente na caixa de texto Pesquisar e, na coluna da esquerda do menu Iniciar aparecer uma lista de programas e arquivos que correspondero ao termo de pesquisa. 3. Clique OpenProj no topo da coluna esquerda do menu.

O processo de instalao do OpenProj adiciona por defeito um icon de iniciao rpida do programa no ambiente de trabalho do Windows. Dando duplo-clique neste icon iniciar o programa.

A caixa de dilogo de Boas-Vindas do OpenProj que aparece d-lhe a opo de criar ou abrir um arquivo. Se pretender usar a opo Criar Projeto, deve selecionar e cliquar em OK, o OpenProj pedir que insira informaes para criar um novo arquivo em branco. Se, ao invs, clicar em Abrir Projeto e clicar em OK, a caixa de dilogo Abrir ser exibida para que possa procurar e abrir um arquivo existente.

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Figura 1 - Depois de iniciar o OpenProj, pode criar ou abrir um arquivo

Quando terminar o trabalho em OpenProj, vai querer fechar ou sair do programa. Quando decidir fechar o programa, feche automaticamente todos os arquivos em que se encontre a trabalhar para garantir que seu trabalho est devidamente seguro. Pode sair do programa OpenProj de uma de trs maneiras na plataforma Windows: Clique em Arquivo na barra de menu e clique em Sair. Clique no boto Fechar (X) no canto superior direito da janela do programa. Pressione Alt + F4.

Se tiver feito alteraes em qualquer arquivo OpenProj aberto que ainda no tenha gravado, o OpenProj solicita que o faa. No esquea de clicar SIM de cada vez que o OpenProj exibe a mensagem para garantir que grava as alteraes em todos os arquivos que tenha em aberto.

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Mdulo 2 - Navegando na vista de Gantt (Padro)

O OpenProj oferece uma imagem bastante tradicional, com uma barra de menu, barra de ferramentas e estrutura, assim como botes que permitem o fcil acesso.

Figura 2 - O modo de exibio padro OpenProj chamada de vista de Gantt

As principais caractersticas do programa OpenProj incluem o seguinte:

Barra de ttulo - A barra de ttulo na parte superior da janela exibe o nome do

programa, bem como o nome do arquivo atual do plano de projeto.

Fechar (X) - Ao clicar neste boto na extremidade direita da barra de ttulo fecha o programa OpenProj. Pode usar o Minimizar e Restaurar / Maximizar, botes que
permitem manipular o tamanho da janela do programa.

Barra de Menu Esta barra, logo abaixo do menu da barra de ttulo lista os menus ou grupos de comandos que nos permitem trabalhar no OpenProj. Clique
num menu para exibir os seus comandos e, em seguida, clique num comando da lista. Ao clicar num comando pode exibir um submenu a partir do qual poder escolher comandos adicionais ou, uma caixa de dilogo onde poder especificar opes adicionais para executar o comando.

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Barra de ferramentas O OpenProj oferece uma nica barra na linha abaixo da

barra de menu. A barra de ferramentas botes e opes que permitem que execute as alteraes diretamente ao invs de ter que escolher um comando de menu. Clique num boto da barra de ferramentas para executar o comando pelo qual optou. Para ver qual a funo de um boto da barra de ferramentas, mova o ponteiro do rato sobre ele e aparecer uma dica numa caixa de texto amarela com o nome da ferramenta. A extremidade direita da barra de ferramentas tambm oferece listas drop-down que agrupamento de informaes. pode usar para aplicar filtragem, classificao e

Botes do painel superior. A rea situada no lado esquerdo da janela relaciona uma
srie de botes que representam as vistas disponveis. Por defeito, apenas um painel aparece na tela, mas pode mudar para outro painel clicando num dos botes do painel superior acima da rea do divisor.

Botes da parte inferior. Se precisar analisar informaes sobre uma tarefa ou

recurso em detalhe, poder exibir um segundo painel ao longo da parte inferior da tela, clicando num dos botes de vista inferior. Por exemplo, a Figura 3 mostra um arquivo de plano de projeto com uma viso de fundo exibida. Para alternar com a vista inferior em off, clique no boto esquerda novamente.

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Figura 3 - Vista superior e inferior activa

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Mdulo 3 - Folha de trabalho e Grfico

A vista de Gantt consiste numa vista com dois paineis informativos (figura 5), sendo necessrio perceber de que forma funciona cada um para poder navegar e trabalhar confortavelmente no OpenProj.

O lado esquerdo apresenta uma folha de trabalho que divide a informao em linhas e colunas. A lista de tarefas vai ser preenchida nesta folha de trabalho e organizados de forma hierrquica, caso o projeto apresente um grau de complexidade elevado. As clulas do cabealho localizadas em toda a parte superior da lista apresentam os nomes dos campos ou colunas, dizendo que tipo de informao que aparece em cada coluna. As informaes relativas a cada tarefa aparecem em cada uma das linhas. Pode clicar no boto Selecionar Tudo, onde se cruzam a linha e cabealho de coluna (que uma simples caixa cinza no canto superior esquerdo) para selecionar todas as clulas da folha de trabalho.

Figura 4 - Apresentar uma vista de baixo para ver mais detalhes sobre uma tarefa ou recurso

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Figura 5 - A vista Gantt oferece duas reas com a informao

A folha de trabalho contm uma coleo de linhas e colunas que formam as clulas, e que se se assemelham muito a uma folha de clculo do Microsoft Excel. O nome do campo ou coluna aparece na parte superior de cada coluna. Cada linha contm as informaes para uma nica tarefa, e o nmero de identificao da tarefa (nmero de tarefas) aparece esquerda do nome da tarefa.

Depois de comear a adicionar tarefas, uma barra de Gantt ser exibida para cada tarefa no lado direito da folha de trabalho. O eixo do tempo na parte superior da folha de trabalho mostra o cronograma de cada barra de Gantt.

Este estilo de grficos de Gantt tem sido o mtodo preferido de traar cronogramas de projetos pois fornece uma maneira fcil de ver o progresso das tarefas. Por defeito, o OpenProj inclui o nome do(s) recurso(s) atribudos a cada tarefa ao lado da barra de tarefas de Gantt, tornando mais fcil identificar os recursos que precisa.

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Figura 6 - As barras de Gantt ilustram as tarefas

Observe na Figura 4 que a folha de Gantt inclui trs barras: a barra vertical direita e uma barra horizontal na parte inferior de cada lado. Pode usar a barra vertical para rolar o plano do projeto para baixo e para cima. A folha de trabalho e de Gantt vo aparecer em sincronia (em linha), sempre que se rolar a folha de trabalho para cima e para baixo. Pode usar a barra horizontal para percorrer cada painel para a direita e novamente esquerda.

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Utilizao do boto Ir para a tarefa

Por vezes pode ser surpreendido com uma lista longa de tarefas de um projeto. Navegar por entre centenas de tarefas num plano de projeto consome muito tempo, ento o Openproj fornece alguns atalhos de navegao. O OpenProj oferece um recurso de deslocamento para a tarefa que lhe permite direccionar a barra de Gantt para qualquer tarefa selecionada. Veja como usar o Ir

para a tarefa:
1. Desa o plano de projeto, se necessrio, e em seguida clique no nome da tarefa a selecionar na folha (esquerda) do painel. 2. Clique no boto Ir para a tarefa na barra de ferramentas ou escolha Exibir, selecione a tarefa.

Figura 7 - Exibir a barra de Gantt para a tarefa selecionada

A Figura 7 mostra um exemplo do funcionamento do boto Ir para a tarefa. Na parte superior da figura pode verificar que a tarefa 10 est selecionada na folha, mas a sua barra de Gantt no totalmente visvel no grfico. A parte inferior da figura mostra qual ser a aparncia da folha de trabalho aps utilizao desta funcionalidade.

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Figura 8 - V at Tarefas foi usado para mostrar Tarefa 10 de barra de Gantt (em baixo)

A funcionalidade Localizar permite-lhe saltar para uma tarefa aps digitar informao do campo que procura.

Este processo seleciona a tarefa na folha de trabalho no modo de exibio Gantt. Este processo permite poupar muito tempo quando queremos verificar uma tarefa que se encontra muito mais tarde ou muito mais cedo no plano de projeto que as tarefas nas quais nos encontramos no momento. Para encontrar uma tarefa: 1. Clique no menu Editar e clique em Localizar. (Atalho: Ctrl + F) e caixa de dilogo aparece. 2. Abra a lista drop-down do campo, e clique no nome do campo que contm as informaes de que necessita. 3. Insira as informaes correspondentes a procurar na caixa de texto. 4. Clique em qualquer boto Localizar para encontrar uma tarefa que se encontra mais a cima (seta para cima) ou a baixo (seta para baixo) na lista. Como voc pode ver na figura 8, OpenProj encontra o campo, a primeira tarefa, que corresponde s informaes digitadas na caixa de dilogo.

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Figura 9 - Encontrar fornece uma forma rpida de saltar para uma tarefa baseada em informaes da tarefa

5. Para encontrar mais informao, clique em Procurar novamente. 6. Quando terminar, clique no boto Fechar (X) no canto da caixa de dilogo

Localizar para fechar.

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Alterar Modos de Exibio

No OpenProj no h uma viso nica que permita mostrar toda a informao de uma s vez. Ento, como gestor de projeto, precisa ser capaz de encontrar o modo de exibio que mostra a informao que precisa para controlar e tomar decises sobre seu projeto.

Quando desejar imprimir informaes do OpenProj, este imprime qualquer modo de exibio que se encontre no ambiente de trabalho. Ento, como gestor de projeto, precisa ser capaz de encontrar o modo de exibio que mostra as informaes necessrias em determinado momento, selecionadas de acordo com a populao alvo (partes interessadas). Por exemplo, quando quiser ver mais detalhes sobre as tarefas e horrios dos recursos, pode mudar para o modo de exibio Uso

de Recursos mostrado na Figura 9.

Para alm dos botes de exibio ao longo do lado esquerdo do ambiente de trabalho, o menu Exibir permite que selecione o modo de exibio atual. Clique em

Ver na barra de menu para abrir o menu Exibir. As 10 primeiras escolhas no menu Exibir representam a viso superior que voc pode mostrar.
Os prximos quatro opes aps a linha divisria a viso de fundo. Pode clicar em qualquer dos modos de exibio listados para mostrar imediatamente. Pode tambm usar o + Zoom e Zoom para ampliar ou diminuir o campo de viso respetivamente.

Figura 10 - Mudar para o modo de exibio que mostra a informao desejada

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Figura 11 - Menu Exibir

O menu Exibir lista as vistas superior e inferior.

Figura 12 - Arraste os botes de vista para um local que voc preferir

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Mdulo 4 - Obter Ajuda

Para aceder ajuda online OpenProj, clique no menu Ajuda, clique em Ajuda

Serena. Na caixa de dilogo Ajuda Serena, clique em Ir para ajuda online. Voc
pode clicar no logotipo OpenProj na esquerda, se quiser ver uma lista de outras lnguas nas quais a documentao est disponvel.

Procure a documentao para obter informaes, como faria qualquer outro

website. Pode tambm inserir um termo para procurar na caixa de texto Pesquisar, localizado esquerda, e clicar no boto Procurar para encontrar a informao de
que necessita.

Figura 13 - OpenProj online

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Parte 2- Plano de Projeto

Esta parte tem como objetivos: Fazer um calendrio personalizado Definir a data de incio do projeto e calendrio Adicionar uma lista de tarefas Estruturar as tarefas para criar o cronograma Adicionar e atribuir recursos no calendrio

Nesta parte vai encontrar uma viso geral de como usar o

OpenProj para criar e acompanhar um plano de projeto.

No projeto exemplo apresentado, iremos definir o arquivo do plano de projeto, adicionar as tarefas, determinar o cronograma do projeto e identificar e atribuir recursos.

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Mdulo 5 Criar um plano de projeto e cronograma

Perceber a hierarquia da WBS (EAP)
Como gestor de projeto, necessrio ter a mesma abordagem para planeamento de qualquer projeto. preciso decompr o projeto numa lista de resultados ou entregas (deliverables) e organizar os items na ordem em que eles precisam ser feitos. Isso chamado de criao da Work Breakdown Structure - Estrutura Analtica do Projeto. Uma Work Breakdown Structure, tambm chamada de WBS (EAP), deve organizar o mbito do projeto do projeto, os seus objetivos, resultados e entregas. Aps a definio dos requisitos e objectivos do projeto, das entregas a efectuar, a WBS (EAP) fornece uma base para a definio de todo o trabalho a ser executado durante o projeto, de acordo com os objectivos estabelecidos. tambm uma das mais importantes ferramentas de gesto de projetos ao dispor do gestor de projeto. Pode influenciar o sucesso ou insucesso de um projeto, pois uma WBS (EAP) slida ajuda a garantir uma tima baseline para o projeto, facilita a estimao de recursos, elaborao do cronograma e anlise de riscos.

A WBS (EAP) definida como:

"Uma decomposio hierrquica orientada s entregas do trabalho a ser executado pela equipa de projeto para atingir os objectivos do projeto e criar as entregas requisitadas"

A WBS (EAP) representa o trabalho de topo (Work Packages Pacotes de Trabalho) requerido para concluir o projeto. Alm de todos os produtos/servios a produzir pelo projeto, ela deve conter os sub-produtos necessrios gesto do prprio projeto, tais como relatrios, planos, documentos, formao, etc.

Os elementos da WBS (EAP) so numerados. O propsito de uma WBS (EAP) criar pequenos conjuntos de trabalho (WP) que, pela sua dimenso, facilitam a gesto do

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projeto. Um pacote de trabalho pode ser agendado, ter seu custo estimado, ter um risco associado, ser monitorizado e controlado. A WBS (EAP) pode ser totalmente criada para um determinado projeto ou reutilizar partes de outra WBS (EAP) (de um projeto similar anterior) ou com base em modelos existentes na organizao. De modo a clarificar a definio de WBS (EAP), vamos ver a definio de alguns conceitos associados: Trabalho. Esforo sustentado, fsico ou mental. Exerccio de habilidades para superar obstculos e atingir um objetivo. Usado para se referir a uma actividade especfica. Neste contexto, o trabalho refere-se a produtos ou entregas que so o resultado do esforo e no ao prprio esforo. Breakdown. Diviso em partes ou categorias; separao em substncias mais simples; decomposio. Entrega/Deliverable. Qualquer produto nico e verificvel, resultado ou capacidade para realizar um servio que deve ser produzido para concluir um processo, fase ou projeto. Muitas vezes utilizado como referncia a uma entrega externa, sendo um produto que est sujeito aprovao do sponsor do projeto ou cliente. Decomposio. Uma tcnica de planeamento que subdivide o mbito do projeto e as suas entregas em componentes menores e de mais fcil gesto, at que o trabalho total esteja definido em detalhes suficientes para apoiar a execuo, acompanhamento, monitorizao e controlo. Pacote de trabalho (WP). So as atividades concretas onde so efetivamente alocados os recursos. Pode ser designado como uma parte especfica da execuo. O Pacote de trabalho definido com breves descrio das atividades, programao de atividades, riscos das atividades e custos associados.

Objetivos da WBS (EAP)

Mas afinal porque devemos criar uma WBS (EAP) no inicio de um projeto?

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Para responder a esta questo, temos de nos focar no objectivo de uma WBS (EAP) no mbito do projeto. Eu gostaria de salientar algumas razes para a sua utilizao: 1. Ajuda a especificar, definir e organizar o mbito do projeto, em termos de entregas do projeto e na sua posterior decomposio em componentes (WP). 2. Ajuda nas tarefas de atribuio de responsabilidades, alocao de recursos, monitorizao e controlo do projeto. 3. Melhor estimao de tempo e custo para o projeto, porque se trabalha com tarefas mais pequenas. A estimao do risco de projeto tambm melhorada. 4. Permite rever os deliverables (e os objectivos do projeto) de uma forma simples com todos os stakeholders e desta forma garantir que nada esquecido ou que no se planeia trabalho no necessrio (GOLD PLATTING). 5. Um valioso input para outros processos de gesto de processos definio de actividades, construo de diagramas de rede, cronogramas, relatrios de performance, anlise de riscos, entre outros. 6. Trabalho no includo na WBS (EAP) no faz parte do mbito do projeto.

Decomposio top-down
A forma mais natural usar uma estrutura hierrquica em rvore, onde o trabalho total do projeto sucessivamente decomposto em subtarefas. A construo assim de cima para baixo (Top-Down). Cada nvel da estrutura decompe os deliverables do projeto em blocos mais especficos, precisos e mensurveis, de modo a que a equipa de projeto saiba exactamente o que fazer para produzir cada deliverable - comea-se pelo objectivo final a atingir e subdivide-se sucessivamente: programa, projeto, sistema, subsistema, componentes, actividades, sub-actividades e elementos de trabalho. A profundidade da WBS (EAP) varivel, sendo que o GP ter de ajustar a profundidade da sua WBS (EAP) ao tamanho e complexidade do projeto e necessidade de detalhe dos Work Packages.

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Mdulo 6 - Estabelecer o calendrio do projeto

Cada organizao tem suas prprias horas de trabalho. Algumas utilizam um calendrio com uma semana de trabalho de 40 horas, enquanto que outras empresas trabalham tem um horrio 24/7, ou turnos com diferentes tempos de inicio. Para OpenProj agendar corretamente o seu plano de projeto, temos que especificar o horrio de trabalho que sua organizao ou equipe envolvida no projeto utiliza. Isso chamado de definio do calendrio de base para o plano do projeto. O OpenProj vem com trs calendrios diferentes construdo dentro No entanto, nenhum destes calendrios possui feriados marcados. Assim, cada plano de projeto que criar ir exigir a elaborao de um calendrio personalizado, refletindo dias de folga, feriados, etc. No necessrio construir um calendrio a partir do zero. Podemos modificar um dos calendrios existentes no OpenProj (normalmente o calendrio padro) e fazer as alteraes necessrias na cpia do calendrio.

Figura 14 - Salvando o seu novo plano de projeto num arquivo

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Agora, faa uma cpia do calendrio padro no OpenProj e poder fazer alteraes no calendrio personalizado: 1. Clique em Ferramentas e clique em Alterar Perodo de Trabalho. 2. Clique no boto Novo no canto inferior esquerdo da caixa de dilogo. 3. Na caixa de dilogo Novo Calendrio Base que aparece, clique no boto Criar uma copia do calendrio, certifique-se que o calendrio para copiar selecionado da lista anexa (ver Figura 3.2). Se no estiver, clique na lista e, em seguida, clique no calendrio que se deseja copiar, neste caso, o calendrio padro. 4. Preencha o campo Nome. Esse o nome para o seu calendrio personalizado.

Figura 15 - Copiar o calendrio padro para criar um calendrio personalizado

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Para alterar o calendrio, clique nas data que se desejam alterar (Ctrl+ para selecionar vrias) e clique no boto Perodo de folga do lado esquerdo. No final cliquar em OK. O OpenProj ir gravar o calendrio no ficheiro.

Figura 16 - 10 de Junho de 2011 foi alterado para feriado (nonworking holiday)

Se quiser definir um calendrio onde as horas de trabalho so diferentes do padro, necessrio mudar as opes no OpenProj para assegurar as tarefas sero agendadas corretamente.

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Figura 17 - Alterao das horas de trabalho

Definir os parmetros globais do projeto

O OpenProj assume que o planejando dos projetos feito com bastante antecedncia do incio do trabalho, de modo a haver tempo para rever completamente o cronograma e procurar obter as aprovaes necessrias para o cronograma e oramento do projeto. Como este planejando feito com antecedncia, necessrio especificar no arquivo do projeto quando o trabalho vai comear. Assim o OpenProj constroi a agenda a partir da data inicial designada. Pode-se especificar a data de incio de cada arquivo do plano de projeto usando a caixa de dilogo Informaes do Projeto. Voc tambm pode usar essa caixa de dilogo para especificar a agenda que o projeto vai seguir.

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Figura 18 - Selecionar a data de incio do projeto

Figura 19 - Atribuir o calendrio personalizado

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Mdulo 7 - Adicionar e organizar tarefas

Depois de estabelecer a data de incio do projeto e de calendrio, pode-se comear a identificar as tarefas a ser concludas de modo a produzir as metas e resultados para o projeto. Cada tarefa deve ser o mais detalhada possvel, de modo a pode controlar com preciso o trabalho at sua concluso. O prximo passo construir a lista de tarefas para o projeto, no painel esquerdo da vista de Gantt. O campo Nome identifica o nome de cada tarefa, e no campo Durao indica quanto tempo voc acha que cada tarefa levar para ser concludo em horas, dias ou semanas, por exemplo. Quando terminar, o arquivo deve ser semelhante Figura 19.

Figura 20 - Tarefas digitados no plano de projeto "Exemplo ABC"

A barra de Gantt fica vermelha para qualquer tarefa que faz parte do caminho crtico para o projeto.

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Organizar e agendar tarefas

Observando com ateno o plano inicial de projeto (Figura 20), deve-se observar dois principais pontos: Todas as provas comeam na mesma data. Essa data a data de incio do projeto especificado anteriormente, 1 de Abril de 2011.

Por padro, os horrios OpenProj cada nova tarefa que voc adicionar tem como data de inicio a data de incio do projeto, especificado na caixa de dilogo Informao de Projeto. Mas, primeiro, as tarefas devem ser organizadas em grupos lgicos de tarefas relacionadas. Esse processo cria um tipo de tarefa chamada uma tarefa de resumo. A tarefa de resumo agrupa a informao sobre todas as tarefas. Para agrupar tarefas e criar uma tarefa de resumo deve-se usar os botes de atraso ou adiantamento de tarefas (< e >).

Figura 21 - O plano de projeto inclui agora uma lista organizada de tarefas

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A ltima tarefa, para o qual se colocou uma durao de 0, um marco (milestone). A vista de Gantt mostra um marco como um diamante negro.

Figura 22 - Opes da tarefa

Depois de criar uma tarefa com mais de 0 de durao e com um recurso atribudo, pode-se converter a tarefa em marco. Isso preserva a durao, horrio e informaes sobre o trabalho associado tarefa, mas apresenta-o como um marco no grfico de Gantt.

Para fazer essa alterao, d um duplo clique no nome da tarefa para exibir a caixa de dilogo Informaes sobre Tarefas, clique em Avanado, clique na caixa de seleo Marcar tarefas como marco e no final clique em Fechar.

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Uso de relaes entre tarefas do projeto

Um diagrama de rede do cronograma do projeto utiliza retngulos (ns) para representar as atividades e conect-las com setas que indicam as relaes lgicas que existem entre elas. A figura seguinte mostra um simples diagrama de rede do cronograma do projeto. Esta tcnica chamada tambm de Atividade no N (Activity on Node - AoN), sendo o mtodo usado pela maior parte das aplicaes de gesto de projetos.

Figura 23 - Diagrama de rede de um projeto

O diagrama de rede pode incluir quatro tipos de dependncias ou relaes lgicas: TI - Trmino para incio (Finish to Start - FS). O incio da atividade sucessora depende do trmino da atividade predecessora. TT - Trmino para trmino (Finish to Finish - FF). O trmino da atividade sucessora depende do trmino da atividade predecessora. II - Incio para incio (Start to Start - SS). O incio da atividade sucessora depende do incio da atividade predecessora. IT - Incio para trmino (Start to Finish - SF). O trmino da atividade sucessora depende do incio da atividade predecessora.

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No diagrama de rede, a relao TI o tipo mais comum usado em relaes de precedncia. A relao incio para trmino raramente usada mas foi includa aqui para se ter uma lista completa dos tipos de relao existentes.

Para permitir que o OpenProj calcule o cronograma completo do projeto, necessrio estabelecer as relaes entre as tarefas. As tarefas de um projeto ocorrem numa ordem especfica e so normalmente relacionadas. Uma tarefa deve terminar para que a prxima tarefa pode comear, por exemplo. Para estabelecer estas relaes entre as tarefas, deve-se vincular as tarefas no plano do projeto. Por definio, o OpenProj cria vnculos Finish-to-Start (TI), que agenda tarefas umas aps as outras.

Figura 24 - Relaes entre tarefas

Para alterar este tipo de relao pode clicar-se no link do grfico de Gantt e escolher a relao pretendida.

Figura 25 - Configurando dependncias entre tarefas

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Nesta janela podemos especificar tambm o atraso ou adiantamento da tarefa, em relao atividade predecessora Latncia, que passamos a explicar.

Latncias: Antecipaes e esperas

Antecipaes e esperas so tipos de folgas. A equipa de projeto determina as dependncias que podem requerer uma antecipao ou uma espera para uma determinada atividade, visando definir precisamente a relao lgica entre elas. O uso de antecipaes e esperas no deve substituir a lgica de desenvolvimento do cronograma.

Uma antecipao Latencia negativa ou lead, permite um adiantamento da atividade sucessora, ou seja, quando a atividade sucessora comea antes de terminar a atividade antecessora.

Uma espera Latencia positiva ou lag, leva a um atraso na atividade sucessora, ou seja, quando damos um tempo extra entre atividades sucessivas.

Para o Gestor de Projetos, os conceitos de folga, antecipao e espera fazem muito sentido, pois so parmetros muito importantes quando se desenha o cronograma do projeto e eventualmente a data de trmino do projeto.

No se devem ligar as tarefas de resumo, pois no refletem o trabalho especfico. De um modo geral, apenas as tarefas de detalhe devem ser relacionadas, de modo a permitir o OpenProj recalcular o agendamento quando acontea uma mudana de tarefas individuais.

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Figura 26 - No vincular a tarefas de resumo

No final de estabelecer o calendrio, pode-se verificar a informao relativa ao projeto, Projeto. esta pode ser acedida no menu Projeto e na opo Informaes do

Figura 27 - Informaes do projeto

O resultado o seguinte:

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Figura 28 - Resumo do cronograma do projeto

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Mdulo 8 - Introduzir informaes sobre recursos

O prximo passo responder pergunta: quem vai fazer o trabalho e que materiais sero necessrios? Por outras palavras, quais os recursos que voc vai precisar para realizar as tarefas do projeto? Para isso devemos usar uma vista de Recursos para inserir informaes sobre recursos. Existem dois tipos de recursos: Trabalho - Tipo de recurso normal utilizado em projetos, que reflete as pessoas que esto atribuidas s tarefas. Material - Este um tipo de recurso ou um item de consumo que sero utilizados em alguma quantidade no decorrer do projeto.

Observe que h um campo Calendrio Base na exibio de recursos. Se um recurso segue um calendrio diferente, como quando uma pessoa tem dias de frias, voc deve escolher o outro calendrio ou identificar o tempo do recurso fora antes de prosseguir com seu planeamento.

Figura 29 - Insira as informaes sobre os recursos na vista de recursos

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Mdulo 9 - Atribuir Recursos

Na prxima fase de planeamento do projeto, ser necessrio atribuir recursos s tarefas. Quando se atribui o primeiro recurso (s) a uma tarefa, OpenProj no altera o campo durao da tarefa. No entanto, o OpenProj usa o mtodo de effort driven

scheduling, que assume que se forem adicionados mais recursos tarefa, a durao
da tarefa ir diminuir, pois natural que mais recursos possam fazer o trabalho em menos tempo.

As premissas assumidas no gesto de recursos tem uma vital importancia na forma como se configura a aplicao.

Para atribuir recursos a primeira coisa a fazer ser mudar a vista do OpenProj para a vista padro (Gantt). 1. Selecione a tarefa pretendida. 2. Clique no boto Alocar Recursos na barra de ferramentas. (Atalho:. Alt + F10) O boto tem uma imagem de uma pessoa. A caixa de dilogo Alocar Recursos aparece. 3. Escolhendo 2 recursos para uma tarefa de 5 dias, a durao da tarefa diminuiu para 2,5 dias. 4. Suponha que, neste caso, no queremos que a durao da tarefa diminua. Para isso, deve-se usar Ctrl+ clique no nome dos recursos e clique em Alocar. Desta vez, ambos os recursos aparecem ao lado da tarefa, mas a tarefa mantm seus 5 dias de durao.

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Figura 30 - Adicionar recursos a tarefas com a caixa de dilogo Alocar Recursos

A percentagem de atribuio permite atribuir recursos em tempo parcial (part-time).

Figura 31 - Atribuir um recurso a trabalho a tempo parcial em uma tarefa

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No caso de estarmos a atribuir recursos materiais, temos de utilizar as unidades registadas para designar as unidades respectivas.

Figura 32 - Use o campo Unidades para atribuir uma quantidade de um recurso material

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Parte 3- Finalizao de um projeto

Esta parte tem como objetivos: Salvar uma baseline (linha de base) inicial do cronograma Registar os trabalhos concludos Usar vistas e relatrios

Iremos gravar uma linha de base do projeto, verificar a evoluo do projeto comparando o desempenho atual com a linha de base e gerar relatrios.

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Mdulo 10 Guardar a linha de base do projeto (Baseline)

Para gerir o cronograma, necessrio avaliar o seu progresso versus o plano original. No OpenProj pode ser gravada uma base do plano original (instantneo do cronograma original e oramento). medida que o projeto avana, alguns horrios de trabalho podem mudar. O

OpenProj ser depois capaz de mostrar como o cronograma real varia em relao
ao calendrio original (planejado). Siga estes passos para configurar e visualizar a linha de base: 1. Clique em Ferramentas, aponte para a escolha Acompanhamento e clique em Salvar Linha de Base no submenu que aparece.

Figura 33 - Opo de Salvar a linha de base

2. Na caixa de dilogo Salvar Linha de Base (Figura 34), certifique-se que a linha de base e Projeto Inteiro opes esto selecionadas e clique em OK para salvar a linha de base.

Figura 34 - Salvar a linha de base para o plano do projeto inteiro

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De seguida, podem observar algumas alteraes na vista de Gantt. Como ilustra a figura seguinte, uma segunda barra de Gantt fina aparece para cada uma das tarefas de resumo e detalhe. A barra superior original representa o cronograma atual para a tarefa. A barra inferior fina, que cinzenta, representa o cronograma inicial (original) para as tarefas.

Figura 35 - As barras de Gantt antes de salvar a linha de base (em cima) e depois (inferior)

Caso haja alguma alterao no cronograma do projeto, as barras de base cinza permanecem em suas posies originais, dando-lhe uma indicao grfica da mudana de horrio.

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Mdulo 11 - Registo do trabalho concludo

Depois de definir o oramento do projeto e a linha de base, o trabalho comea no projeto. Como gestor de projeto, ser necessrio inserir as informaes sobre o trabalho realizado no plano do projeto, para que OpenProj possa calcular dados, tais como as horas de trabalho concludo e da parte do oramento gasto agora. Tambm vai ser necessrio fazer ajustes nos detalhes das tarefas, conforme necessrio, para que OpenProj possa recalcular os horrios para as tarefas relacionadas.

A vista de Gantt oferece uma forma excelente para acompanhar o progresso, dado que o seu conjunto de campos permite que voc insira informaes sobre a concluso das tarefas e observar os clculos reais versus as estatsticas. Para entrar percentagens de concluso, voc tambm pode usar a opo Actualizar tarefas no menu Ferramentas. A barra de Gantt para a tarefa tem uma barra preta pelo meio, indicando que ele est 100% concluda.

Figura 36 - O grfico de Gantt ilustra o progresso quando se marca o trabalho como completo

Caso haja alguma alterao no cronograma do projeto, as barras de base cinza permanecem em suas posies originais, dando-lhe uma indicao grfica da mudana de horrio.

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Figura 37 - Alterao das datas da tarefa

Por defeito na vista de Gantt, aparece um indicador de check de cor verde nas tarefas que se encontram 100% concludas.

Figura 38 - As tarefas so marcadas como 100% concludas

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Mdulo 12 Relatrios do projeto

Para compartilhar a informao relativa ao projeto, pode pr-visualizar a informao pretendida do seguinte modo: 1. Com ficheiro que deseja imprimir no cran, clique em Arquivo, clique em

Visualizar Impresso. A pr-visualizao do arquivo aparece no cran.

Figura 39 - Visualizar impresses

2. Clique no boto Imprimir na barra de ferramentas, e clique em OK na caixa de dilogo.

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O OpenProj oferece tambm a oportunidade de imprimir os relatrios com base em layouts formatados. Veja como encontrar e imprimir um relatrio: 1. Clique em Exibir e, em seguida, clique em Relatrios, ou clique no boto

Exibir Relatrio esquerda.

Figura 40 - Ver e ajustar um relatrio antes de o imprimir

2. Para imprimir o relatrio, clique no boto acima da visualizao de impresso e clique em OK. 3. Clique em Exibir e, em seguida, clique em Grfico de Gantt, ou clique no boto de exibio Grfico de Gantt, esquerda para voltar vista original.

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O Autor
Pedro Martins Pardelinha, PMP PRINCE2 ITIL
pedro@pardelinha.com
http://www.linkedin.com/in/pardelinha

Pedro Pardelinha um gestor de projectos com certificao Project Management Professional - PMP e PRINCE2. Possui licenciatura em Engenharia Informtica e ps-graduao em Direo de Empresas. Tem 17 anos de experincia em Tecnologias de Informao, dos quais os ltimos 7 anos com experincia em Gesto de Projetos, tanto no ambiente de consultoria como industrial, onde gerenciou projetos complexos, alguns deles com equipas virtuais em vrios pases, vrios fornecedores e oramentos superiores a 2 milhes de Euros. Desenvolveu as sua capacidades de comunicao e apresentao tanto em ambientes profissionais como acadmicos. professor de gesto de projetos em diversos cursos de ps-graduao - Universidade Fernando Pessoa e Instituto Superior de Engenharia do Porto. formador e consultor em Gesto de Projectos em vrias empresas. Tem tambm experincia na implementao das melhores prticas em IT Service Management (ITIL) e em anlise de processos de TI em organizaes internacionais.

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