Boticas Arcngel

1.

Resumen Ejecutivo: El presente trabajo analiza la situacin actual de la empresa Boticas Arcngel, haciendo un estudio de su entorno empresarial, recursos, capacidades, cultura organizacional, tendencias del sector, competidores y retos potenciales. As mismo hemos identificado oportunidades para mejorar el funcionamiento de la empresa, entre ellas se ha propuesto una mejora de la pgina, la cual es principalmente informativa. Con lo cual la empresa podra aumentar la interaccin con los clientes y mejorar sus ventas. Para un mejor funcionamiento interno y una mayor integracin con los participantes del proceso de negocio se ha propuesto la implementacin de ERP el cual permitir una mejor comunicacin y mayor control para una mayor eficiencia y eficacia en las operaciones diarias, de igual forma permitir la toma de decisiones estratgicas en la compaa. Boticas Arcngel es una empresa con cobertura nacional, presente en 17 departamentos del Peru y cuenta con ms de 100 sucrusales en donde trabajan aproximadamente 1 000 empleados, para una mejor gestin de personal y mayor comunicacin entre los colaboradores hemos propuesto la implementacin de un intranet, utilizando Intranet Joomla. De igual manera hemos analizado los cambios y beneficios que estas tecnologas produciran en la empresa y su impacto en el trabajo de las personas.

2. 1. 2. 3. 3.1. 3.2.

ndice: Resumen Ejecutivo ndice Boticas Arcngel La Empresa: Descripcin de la empresa Ubicacin y sucursales Misin y Visin Productos y Servicios Entorno Empresarial: Tendencias Retos Caractersticas Principales competidores Clientes

3.3. Recursos: Tangibles Intangibles 3.4. Cultura Organizacional 3.5. Anlisis FODA 4. Pagina Web: 4.1. Identificacin de oportunidad 4.2. Propuesta de mejora Tienda virtual Consultas en lnea .Trabaja con nosotros Informacin sobre salud 4.3. Objetivos proyectados 4.4. Gestin del cambio 4.5. Presupuesto y plazo 5. Proyecto Intranet: 5.1. Beneficios 6.2. Propuesta de mejora Contenido Ventajas y desventajas Objetivos 5.3. 7. 7.1. Presupuesto Proyecto ERP: Anlisis de procesos

7.2. Identificacin de problemas 7.3. Propuesta de solucin Caractersticas del ERP Ventajas y desventajas Justificacin de la eleccin 7.4. Diseo del plan de implementacin Inicio Planificacin Requerimientos Diseo Desarrollo Pruebas piloto Implementacin Ejecucin Seguimiento y control Cierre 7.5. Presupuesto 7.6. Personal encargado 7.7. Tiempo 8. Conclusiones y declaraciones 9. Bibliografa 10. Herramientas utilizadas

3.

Boticas Arcngel:

3.1-Descripcin de la empresa: -Nombre comercial: Boticas Arcngel -Razn social: Jorsa S.A. - Boticas Arcngel -Direccin: Av. Avenida Domingo Orue #469-Surquillo-Lima -RUC: 20313463631 -Actividad econmica: Venta minorista de productos farmacia medicina y artculos tocador. Ubicacin y sucursales: Cuenta con instalaciones en: Piura Tumbes Lambayeque La Libertad Ancash Lima Ica Arequipa Tacna Cajamarca Amazonas San Martin Loreto Hunuco Junn Cuzco Puno Misin: Contribuir con la salud y bienestar de la poblacin peruana y latinoamericana, creando valor en toda la cadena sanitaria; logrando accesibilidad de nuestra poblacin a productos y servicios farmacuticos de calidad, con atencin especializada, respetando su salud y su condicin de ciudadano; y generando rentabilidad a travs de la sinergia de nuestras unidades de negocio, alta eficiencia operativa basada en el uso de tecnologa, un total conocimiento del mercado, y servicios de calidad a nuestros usuarios internos y externos. El logro de nuestra misin nos permitir cumplir con nuestras

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

obligaciones para con la comunidad, brindar seguridad y desarrollo a nuestros colaboradores y rentabilidad a las inversiones. Visin: Ser la primera cadena de boticas del pas, con presencia cualitativa en las ciudades ms importantes de Latinoamrica. Conformada por un EQUIPO altamente competitivo de nivel internacional, comprometido con su trabajo y apasionado por el servicio, que genere valor para nuestros usuarios con calidad, eficiencia y mejora continua. Lograr una amplia cobertura de nuestros mercados meta, contribuyendo al acceso universal de productos y servicios farmacuticos de calidad, que permita alcanzar salud y bienestar a nuestra Comunidad. Productos y/o servicios: Atencin en Qumicos Farmacuticos. Medicin de Presin Arterial. Entrega a domicilio 24 Horas Comprar aqu y recibir tu pedido al instante y sin recargo en cualquier ciudad del Per. Atencin gratuita en sus Centros de Belleza en Piura, Chiclayo, Lima y Arequipa. Convenios con Instituciones Pblicas y Privadas. Cartera de productos: 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. Sanaprox Dolodiclomed Vapomed Sanagram Sanaprim Sildemed Pyridol Amoximed Irrisana Espasmosana Piridina F Irrimax Sanahepat

1. 2. 3. 4. 5. 6.

20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38. 39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55.

Metalgina Dexazona Cipro-k Gastrimed Flamamed Notimed Sanaflat Ip-max Plidimed Sanarub Anaprox Sanaflu Nastimed Febrimed Perusana Hepamed Bhaprim Forte Gravimed Flatumed Flexmed Sanatussin Cortimed Sanavol Hirumed Aliviex Xensbelt Postmed Ranicidex Pyridol Dexazona Sanaflu Plidimed Norflomed Irrisana Macromicina Nastimed

56. 57. 58. 59. 60. 61. 62. 63. 64. 65.

Gravimed Pancreomed Oscifol Pharamol Sanagram Cortimed Xensbelt Sanarub Pharmacosmos Vapomed 3.2-Entorno empresarial: 1.- Tendencias:

alianzas entre las transnacionales y pases productores de medicamentos. Especializacin de las producciones. Buscar nuevas formas farmacuticas que alarguen la vida del producto. Diferenciacin del producto. Interdisciplinariedad para obtener frmacos y biolgicos de mayor calidad. Que el conocimiento se convierta en valor agregado Legislacin de la propiedad industrial. Relacin entre la informtica y el genoma humano. 2.- Retos: El alto costo del cuidado de la salud El largo tiempo requerido para producir un nuevo medicamento Las dificultades con el suministro de los servicios. La desigualdad de los planes de beneficio con los medicamentos Las nuevas tecnologas complejas La tercera edad que conduce a enfermedades crnicas degenerativas. La baja disponibilidad de mdicos y otro personal de salud 3.- Caractersticas:

Las

La universidad de las necesidades teraputicas. El desarrollo intensivo de conocimientos

Grandes inversiones de investigaciones y desarrollo necesarios para el mercado. Crear un mercado interno con perspectivas de despegue internacional. Ciclos cortos de tiempo para desarrollar los productos. Capacidad ingenieril muy elevada para aplicar las nuevas tecnologas. Eficiencia de los servicios que complementan la produccin. Terapias medicamentos corta y efectivas para la poblacin. Reduccin de los costos de los nuevos medicamentos. Principales competidores:

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Eckerd Peru S.A. - Inkafarma Farmacias Peruanas S.a. - Boticas Fasa Botica Torres De Limatambo S.A.C. Boticas Y Salud S.a.c. Perfumerias Unidas S.a. Natura Cosmeticos S.a. Farmacias Hollywood S.A.C. Boticas Felicidad Botica 24 Horas De San Borja Sociedad Anonima. 3.3-Recursos y Capacidades: Definiremos los recursos y capacidades como factores que la empresa posee o controla y que le permitan formular o poner en marcha una estrategia competitiva: - Tangibles: Terrenos Maquinas y equipos Vehculos Muebles y tiles Muebles arrendados Equipamiento Computacional Construcciones y obras de infraestructura Financieros: la poltica de financiamiento de Boticas Arcngel tiene un nivel de endeudamiento bajo, para su financiamientos usa recursos propios. - Intangibles:

Los Recursos Intangibles permanecen invisibles a la informacin contable, debido principalmente a la dificultad para su valoracin, de difcil venta en el mercado y susceptibles de mltiples usos. En general, podemos sealar que las capacidades estn ligadas al capital humano, se apoyan sobre todo en los activos intangibles, especialmente el conocimiento tecnolgico y organizativo de la empresa, gobiernan la transformacin de los factores en productos y servicios, crean valor aadido y determinan la eficiencia y el grado de renovacin de la empresa. -No Humanos: Tecnolgicos: -PDS (punto de venta): Sistema que entrega informacin sobre productos complementarios. Aceptacin de mltiples formas de pago. Efecta promociones y descuentos en lnea. Recaudador de donaciones a entidades venenficas. Nuevo centro de Distribucin. -Humanos: Para Boticas Arcngel la Inter-relacin profesional/consumidor es fundamental es por ello y segn su poltica que esta es una de las ms importantes y diferenciadores que posee, ya que esta capacidad es valorizada por los clientes y difcil de imitar por los competidores: Habilidades, Conocimiento y Motivacin. 3.4-Cultura Organizacional: Valores: PROFESIONALISMO: Tenemos una cultura de trabajo y brindamos calidad haciendo las cosas bien desde la primera vez. RAPIDEZ: Nos anticipamos a las necesidades de la organizacin y actuamos con sentido de urgencia para satisfacerlas en plazos breves.

INNOVACIN: Somos emprendedores de nuevas ideas y creativas.

soluciones imaginativas y

SERVICIO: Nos distinguimos por nuestra calidez de trato y respeto por la persona. AUSTERIDAD: Administramos nuestros recursos de manera justa, sobria y eficiente, aprovechndolos al mximo.

3.5-Anlisis FODA: Fortalezas: Cuenta con farmacuticos profesionales altamente capacitados. Ubicacin estratgica en diferentes departamentos del Per. Productos de calidad y a precios competitivos Ofrece servicios complementarios a sus consumidores para una mayor fidelizacin. Amplio surtido de medicamentos y productos relacionados con la salud, higiene y cuidado personal. Oportunidades: El mejoramiento de las expectativas de vida de las personas, y en alguno de nuestros mercados, el aumento de su poder adquisitivo provocan que los clientes requieran de productos ms avanzados y desarrollados para mejorar su calidad de vida, logrando que el mercado sea aun ms interesante para la empresa. Oportunidad de expandirse, gracias a la disminucin de farmacias independientes, que estn dispuestas a vender sus negocios abandonando definitivamente el mercado. Sector industrial en etapa de madurez lo que permite abrir nuevos nichos de mercado. Amenazas: El consecuente crecimiento de las cadenas farmacuticas en Peru, desembocan en una alta competitividad, que se ve reflejada en la adquisicin de farmacias independientes y la aparicin de nuevos competidores. Los competidores ms fuertes poseen una publicidad cualitativamente ms agresiva que Boticas Arcangel.

Debilidades: Las empresas lderes del mercado se encuentran fuertemente posicionamadas en la mente de los consumidores, por su tradicin y servicio de calidad La competencia interna que existe dentro de la misma compaa, debido a que en un radio de una cuadra podemos encontrar por lo menos dos locales, principalmente en lugares cntricos, los cuales compiten diariamente por la obtencin de la mayor cantidad de ventas. La falta de informacin al cliente, con respecto a la atencin personalizada que le ofrece Boticas Arcangel, de un qumico farmacutico por cada local, para la atencin de dudas y consultas referentes a medicamentos, tratamientos y otros. 4. Mejora de Pagina web: 4.1-Identificacin de oportunidad: Mayor interaccin con los clientes, brindarles ms servicios y opciones, de esta manera se lograra un incremento en las ventas, as como mayor fidelizacin de los clientes. La pgina web con la que actualmente cuenta la empresa es principalmente informativa, ya que solamente se brinda una descripcin de la empresa y de los servicios, ubicacin, productos, telfonos, videos promocionales, lo que hemos propuesto es mejorarla para hacerla mas interactiva y tener una mayor y mejor relacin con nuestros clientes a travs de ella. La pagina cuenta con 8 secciones: Concenos, Boticas, Servicios, Promociones, Noticias Arcngel, Trabaja con nosotros, Centros mdicos y Catlogos de Ofertas. 4.2-Propuestas de mejora Cmo?: Tienda virtual: permite realizar compras desde el hogar, las cuales sern entregadas con un servicio delivery. Para ello el cliente debe registrase e ingresar una cuenta bancaria de la cual se descontara el monto de la compra. Esta seccin a la vez incluir un catalogo virtual donde el cliente debe ir seleccionando los productos y la cantidad, se har una restriccin de aquellos productos que necesiten una receta mdica para su venta (estos no se incluirn en el catalogo). Primero el cliente debe crear una cuenta, en la que deber colocar su correo electrnico, el cual ser a la vez su nombre de usuario, adems debe incluir sus datos personales, datos donde reside actualmente, estos dataos le permitirn a la central que recibe los pedidos, poder remitir los mismos a cada una de las sucursales, segn el lugar de

residencia del cliente y en el caso de las empresas deben incluir sus datos jurdicos. El cliente podr comprar mediante el carrito de compras, hacer el seguimiento de pedidos, crear su lista de compras, ver el historial de sus pedidos y crear sus direcciones de envo. La opcin seguimiento de pedidos incluye todas las rdenes que han sido entregadas, anuladas y las que se encuentran en camino a su domicilio, las cuales recibieron respuesta por parte de su Banco Emisor. Al revisar los pedidos que se encuentran en camino, podr ver la fecha y hora de su llegada estimada. El cliente puede agregar una direccin de envi para sus pedidos en la opcin direcciones de envo. Una vez que el cliente agrega los productos al carrito de compras, el siguiente paso es agregar la direccin, la cual ya puede estar almacenada en la cuenta o tiene la opcin de cambiarla, adems tiene la opcin de pedir una factura y llenar los datos necesarios para ello, el ltimo paso es ingresar la cuenta bancaria desde la cual efectuara el pago. Consultas en lnea: los usuarios a travs de esta opcin pueden realizar preguntas al staff de mdicos, y a su vez pedir informacin sobre temas relacionados a la salud o cualquier otra consulta con relacin a la empresa. La respuesta les ser enviada a su correo electrnico a la brevedad posible. Mejorar Trabaja con nosotros: esta opcin existe actualmente en la pgina web, pero solamente es informativa, te brinda una direccin de correo donde se puede recepcionar el CV. Lo que proponemos es que aparezca un formato de CV que la persona pueda llenar e ir modificando con el tiempo, lo que permitira a la empresa tener una base de datos ms ordenada y facilitara la seleccin de personal. Informacin sobre Salud: en esta seccin los usuarios pueden encontrar noticias y dems informacin actualizada sobre temas de salud, nuevos tratamientos, sugerencias, consejos de especialistas y dems avances en la ciencia mdica. Para llevar a cabo este proyecto se necesitara un personal especializado para implementar estos cambios en la pgina web, la empresa

contratar a especialistas externos, el cual trabajar aproximadamente un mes. 4.3- Objetivos: Para qu? Fidelizacin de clientes Mejor servicio Aumento de las ventas Aumentar nmero de visitas Mejorar la seleccin de personal Aumentar el nmero de clientes Mayor interaccin con el clientes: Retroalimentacin Actualmente la empresa tiene una cuenta en Facebook , pero no tiene informacin de ningn tipo, lo que proponemos es brindar informacin a travs de esta red social sobre las ofertas, servicios y productos que ofrece, as como tambin los nmeros de delivery y la ubicacin de las distintas sucursales. Tambin se propone crear una cuenta en Twitter para desarrollar una importante cartera de clientes. 4.4-Gestin del cambio: -Se necesitara un personal encargado de revisar los pedidos que se realizan a travs de pagina web, as mismo deben remitirlos a la sucursal ms cercana segn la direccin especificada por el cliente. La tienda virtual tiene por objetivo aumentar las ventas en todo el territorio, por lo cual es probable que se necesite un personal adicional para realizar las entregas. -La empresa debe establecer acuerdos con entidades bancarias para poder realizar el cobro de las ventas a travs de la pagina web. -Para la opcin consultas en lnea ser necesario designar un staff de mdicos encargados de responder las preguntas de los clientes, el cual estar conformado por especialistas en diversas reas de la medicina. -La gestin del departamento de Recursos Humanos tambin se ver afectada, ya que las actividades de reclutamiento y seleccin se llevarn a cabo de manera diferente. Los candidatos potenciales tienen acceso a crear un perfil e ir actualizndola de acuerdo a sus capacidades y conocimientos, esto le permitir a la empresa contar con una base

actualizada al momento de realizar el reclutamiento, puede enviar mensajes a los candidatos que ms se adecuen al perfil del puesto de trabajo y tener ms y mejores opciones para la seleccin.

4.5- Presupuesto y plazo: Costo de personal encargado del diseo: 15 000 soles Plazo: 2 meses 5. Intranet: Boticas Arcngel cuenta con 100 sucursales en todo en el Per y cada sucursal cuenta con aproximadamente 8 trabajadores adems de las oficinas administrativas y los almacenes distribuidos en todo el Per. Actualmente son ms de 1500 trabajadores, los cuales no cuentan con un intranet, por lo que creemos necesario implementar uno en la empresa. 5.1-Beneficios: Los beneficios que se buscan son: Incrementa la lealtad de los trabajadores y asociados de negocio. Optimiza la comunicacin y el flujo oportuno de informacin entre los empleados y dems asociados de negocio. Reducir costos operativos, ahorrando tiempo y dinero. Aumenta la eficiencia y productividad de la organizacin Construye una cultura de colaboracin Est activa las 24 horas del da, siete das a la semana. Esa es una herramienta que facilita el trabajo dese cualquier lugar fuera del lugar de trabajo. Es una herramienta de grupo, permite que se erradiquen las tpicas reuniones informativas que suponen un gasto de tiempo enorme para la empresa. El empleado tiene acceso inmediato a informacin necesaria, lo cual se traduce en menos tiempo desperdiciado y mayor productividad. Para el ingreso al intranet los trabajadores debern entrar primero a la pgina web:www.BoticasArcangel.com.pe y a travs de un usuario y contrasea ingresar al intranet. Beneficios para la empresa:

La implementacin del intranet Joomla le permitira a la empresa mejorar y cambiar la gestin de personal, a travs de las siguientes acciones: Compartir Informacin: Esta aplicacin permitir compartir informacin entre los trabajadores de las diferentes reas de la empresa de esta forma todos van a estar actualizados de lo que sucede, tambin podrn intercambiar documentos entre ellos. Calendario: El intranet tiene la opcin de calendario en el cual van a poder ver las reuniones o eventos internos que tengan. Comunicacin Personalizada: Otro beneficio es la comunicacin personalizada entre trabajadores, adems no es necesario estar en el lugar de trabajo para acceder al intranet, el trabajador puede entrar desde su casa y comunicarse con otros trabajadores desde ah. Cursos de capacitacin: Tambin a travs del intranet se pueden llevar a cabo cursos de capacitacin on-line, con lo cual la empresa podra ahorrar costos y tiempo. Para poder tomar el curso los trabajadores tendran que ingresar al mdulo correspondiente el cual la empresa va a activar cuando decida llevar a cabo una capacitacin a su personal. El modulo va a contener los archivos del curso que los trabajadores van a estudiar para que al final del curso llenen un test de evaluacin para verificar que hubo aprendizaje. El modulo contendr un cronometro para medir el tiempo que demora en leer y responder las preguntas. El intranet tambin permitir reducir costos en papelera ya que todos los documentos sern enviados en forma electrnica sin necesidad de ser entregados en fsico. Directorio: Los trabajadores cuentan con rpm para comunicarse, entonces el intranet tendr una opcin de directorio con el nmero de rpm corporativo de cada uno de los trabajadores as como su correo electrnico. Adems tambin se pueden agregar los nmeros personales siempre y cuando el trabajador lo permita. Galera de imgenes: Se puede colocar una galera de imgenes con fotos por ejemplo de eventos que tengan los trabajadores. Estas imgenes pueden ser actualizadas constantemente. 5.2-Propuesta de intranet: Hemos propuesto el intranet Joomla ya que puede ser usado por organizaciones de todas las clases. Definicin: Joomla es un sistema de gestin de contenidos, y entre sus principales virtudes est la de permitir editar el contenido de un sitio web de manera sencilla. Es una aplicacin de cdigo

abierto programadamayoritariamente en PHP bajo una licencia GPL. Este administrador de contenidos puede trabajar en Internet o intranets y requiere de una base de datos MySQL, as como, preferiblemente, de un servidor HTTP Apache. Caractersticas: mejorar el rendimiento web, versiones imprimibles de pginas, flash con noticias, blogs, foros, polls (encuestas), calendarios, bsqueda en el sitio web e internacionalizacin del lenguaje. Ventajas: 1.- Libre de costo 2.- Ahorro de tiempo 3.- Fcil instalacin 4.- Acceso a funcionalidades avanzadas sin coste adicional 5.- Desarrollo constante 6.- Una gran comunidad de usuarios. Funcionamiento de Joomla: Organizacin del sitio web: Joomla est preparado para organizar eficientemente los contenidos de su sitio en secciones y categoras, lo que facilita la navegabilidad para los usuarios y permite crear una estructura slida, ordenada y sencilla para los administradores. Desde el panel administrador de Joomla se puede crear, editar y borrar las secciones y categoras de su sitio de la manera en que ms convenga. Publicacin de Contenidos: Con Joomla podr crear pginas ilimitadas y editarlas desde un sencillo editor que permite formatear los textos con los estilos e imgenes deseados. Los contenidos son totalmente editables y modificables. Escalabilidad e implementacin de nuevas funcionalidades: Joomla ofrece la posibilidad de instalar, desinstalar y administrar componentes y mdulos, que agregarn servicios de valor a los visitantes del sitio web, por ejemplo: galeras de imgenes, foros, newsletters, clasificados, etc. Administracin de usuarios: Joomla le permite almacenar datos de usuarios registrados y tambien la posibilidad de enviar e-mails masivos a todos los usuarios. La administracin de usuarios es jerrquica, y los distintos grupos de usuarios poseen diferentes niveles de facultades/permisos dentro de la gestin y administracin del sitio. Diseo y aspecto esttico del sitio: Es posible cambiar todo el aspecto del sitio web tan solo con un par de clicks, gracias al sistema de templates que utiliza Joomla. Navegacin y men: Totalmente editables desde el panel administrador de Joomla

Administrador de Imgenes: Joomla posee una utilidad para subir imgenes al servidor y usarlas en todo el sitio. Disposicin de mdulos modificable: En un sitio creado con Joomla, la posicion de mdulos puede acomodarse como se prefiera. Encuestas: Joomla posee un sistema de votaciones y encuestas dinmicas con resultados en barras porcentuales. Feed de Noticias: Joomla trae incorporado un sistema de sindicacin de noticias por RSS/XMS de generacin automtica Publicidad: es posible hacer publicidad en el sitio usando el Administrador de Banners Estadsticas de visitas: con informacin de navegador, OS, y detalles de los documentos (pginas) ms vistos.

Caractersticas de publicacin en Joomla: Automatizacin en la publicacin: Las pginas y documentos de Joomla pueden programarse con fecha de publicacin y fecha de caducidad. Es decir un documento puede programarse para que se publique automticamente al llegar una determinada fecha, y luego despublicarse tambin de forma automtica en otra fecha. Archivo e historial: Las pginas viejas o publicaciones que hayan perdido vigencia pueden enviarse a un "archivo" de almacenamiento, sin necesidad de tener que borrarlas. Esto permite tambin dar la posibilidad a los navegantes de consultar artculos viejos o documentos anteriores en un historial. Formatos de lectura: Cada documento es generado automticamente por Joomla en formato PDF, en versin imprimible, y en XML. Envo por E-mail: Los usuarios del sitio Joomla podrn enviar automticamente a un amigo por email cada documento publicado. Valoracin de contenidos: Los visitantes del sitio podrn votar la calidad de lo publicado. Comentarios: Los usuarios podrn comentar sus opiniones o expresar sus inquietudes en la misma pgina de contenidos. Pasos para descargar el Joomla: 1. 2. 3. Crear una base de datos y Instalar un paquete que incluya Apache, PHP y MySQL.

Descargar Joomla. un usuario.

4.

Descomprimir

Joomla

copiarlo

en

el

Servidor

Web.

5. Hacer la verificacin de pre-instalacin y la instalacin. 6.3- Presupuesto: Costo de hosting: 12 dlares anuales Costo de personal encargado de la instalacin: 5 000 Costo de mantenimiento por usuario: 200 soles 6. ERP: 6.1- Anlisis de procesos: Proceso de Venta: El cliente solicita un producto, el vendedor ingresa el nombre del mismo al sistema, el cual le indicar la disponibilidad, precio, composicin, contraindicaciones y adems los productos sustitutorios (con una composicin similar que el cliente tambin puede tomar en caso que no se encuentre disponible el producto que solicita). En el caso que el cliente no desee un producto sustituto el sistema le permite al vendedor verificar la disponibilidad de este producto en las sucursales ms cercanas y remitir al cliente a estas. Si el cliente realiza la compra, esta operacin es automticamente registrada en la seccin de inventarios, de igual forma en las secciones de Contabilidad, Bancos y Caja General, lo que permite contar con informacin en tiempo real. El cliente tiene la opcin de pagar en efectivo o con tarjeta de crdito, en ambos casos el pago se registra automticamente en el sistema, emitiendo a su vez una boleta o factura de venta, con la cual el cliente reclamar el producto. En el caso de devoluciones por algn inconveniente, el vendedor registra dicha devolucin en el sistema, esta operacin a su vez es automticamente registrada en las secciones de inventarios, Contabilidad, Bancos y Caja General. El Pharmacy Soft tambin permite la gestin de ventas a los empleados, los empleados tendrn un usuario dentro del sistema, al cual se le irn cargando las compras que realicen dentro de la farmacia, cada uno de los empleados tendr un lmite de crdito mensual, el cual variara segn su sueldo, y al final del mes se proceder a realizar el descuento en planilla de manera automtica, ya que hay un integracin entre este proceso de ventas y la seccin planillas del sistema. El empleado puede

realizar sus compras en cualquier sucursal del pas, no solamente en su centro de trabajo. Proceso de seguimiento a clientes: El Pharmacy Soft permite tener un historial sobre los procesos de compra anteriores de sus clientes. Para ello se debe registrar al cliente, muchas empresas optan por registrarlos con su nmero de DNI para evitar duplicidad en los usuarios, con ello se puede realizar una serie de acciones fidelizadoras, como acumulacin de puntos por compras, adems el cliente puede acceder a estas promociones en cualquiera de las sucursales del pas. El software tambin permite la integracin al call-center (delivery) y a la tienda virtual de la pagina web. Cuando el cliente realiza un pedido por telfono o tienda virtual, el sistema permite un monitoreo del producto desde la salida de la botica hasta la recepcin del dinero , permitiendo saber cul es su ubicacin exacta en tiempo real y cuanto demorar en llegar al cliente.

Proceso de control de ingresos: El software registra las ventas diarias de la botica de forma sistemtica, por lo tanto registra el dinero que ingresa a Caja, para una mayor seguridad y un mejor control. La empresa determina un lmite de monto mximo a tener en Caja, cuando este lmite es alcanzado el sistema avisa mediante una alarma para que el dinero sea trasladado a una cuenta corriente. El administrador o algn encargado realizan dicha operacin. Proceso de compras: El Pharmacy Soft permite una adecuada gestin de compras, la seccin de inventarios permite calcular los das de inventario y los niveles de reposicin adecuados para cada producto, lo que permitir a la empresa identificar los das de compra y la cantidad necesaria. De la misma forma el software permite conocer las cantidades de productos en las sucursales, para que en vez de realizar la compra al proveedor se realice un traspaso entre un sucursal con excesivo inventario y una con escasez de inventario. Si finalmente se debe realizar la compra al proveedor, el mismo software permite realizar un anlisis de los mismos, se debe ingresar los datos de los proveedores en cuanto a costos y calidad de servicios, para identificar la mejor opcin para la empresa. 6.2-Identificacin de Problemas:

El sector farmacutico es un sector muy competitivo, donde las caractersticas de los productos, los esquemas de proteccin derivados de la propiedad industrial, as como el papel preponderante del I+D en la fuerza competitiva de las firmas, y los esfuerzos de posicionamiento de las marcas en los mercados, implican una porcin de costes totales de la organizacin muy importante. Para poder competir con xito y ofrecer al mercado el producto deseado, en el momento adecuado y con el precio justo, es necesario disponer de una herramienta, que aporte el control de la gestin interna a nivel estructural y de costes, en tiempo real, que permita la toma de las decisiones adecuadas. Algunos de los problemas ms concretos que podemos identificar en el sector: - Control analtico de costos estructurales en tiempo real - Evaluacin de proveedores, en funcin de criterios varios, como calidad, plazos de entrega, etc. -Roturas de stock - Control de lotes y caducidades. - Gestin de almacenes en funcin de las propiedades de los materiales. -Integracin de la cadena de abastecimiento (sucursales-almacenes centrales) -Sobrantes de stock. - Falta de integracin de la gestin de todas las sucursales. - Sistemas de facturacin complejos y lentos. -No hay seguimiento al cliente (solo te piden tu nombre). 6.3-Propuesta de Solucin: Para hacer frente a estos problemas y debido a que la empresa no cuenta con un ERP solo usa un sistema sencillo de kardex y de facturacin, se ha optado por la compra del sistema Pharmacy soft, ya que el desarrollo de un software implicara de conocimientos muy especializados que no van acorde a los de la empresa, adems requerira de mucho tiempo y esfuerzo. Esto quiere decir que la empresa adquirira un sistema ya desarrollado y no emprendera el proyecto de disear uno especialmente a su medida, dado que existen en el mercado aplicaciones que podran adaptarse a sus necesidades. Pharmacy soft, es una solucin estndar, basada en la plataforma mySAP Business Suite, dirigida a empresas del sector farmacutico, orientada a cubrir las necesidades de control de costes del producto, gestin de la calidad, as como las relaciones con los clientes y proveedores. Una herramienta que proporciona la informacin necesaria

en tiempo real, que permita la toma de decisiones adecuadas, con el objeto de posicionarnos en el mercado de forma competitiva. Pharmacy Soft es desarrollado con la finalidad de solucionar y controlar los procesos muy particulares de la industria del retail farmacutico evitando recaptura y reprocesamiento de informacin entre las diferentes reas. Pharmacy Soft, est diseado para contribuir a la mejor administracin y operacin de cualquier tipo de establecimiento farmacutico, sin importar su tamao. Cuenta con 3 mdulos que cubren integralmente todas las necesidades de este sector, garantizando una correcta toma de decisiones, un aumento inmediato en la productividad y una reduccin de costos. Caractersticas: Sistema tipo ERP, el cual cubre todas las operaciones de la farmacia Punto No de importa el venta nmero de de fcil sucursales ni interaccin usuarios

Toda la informacin se encuentra centralizada para una mejor toma de decisiones entre las reas. Compra Inteligente, ptimos y das de inventario, son caractersticas que harn que el inventario siempre sea el ms adecuado y evite tener sobre-inventario. Las nuevas funcionalidades van encaminadas a la operacin de la farmacia, ya que las peticiones son hechas directamente por los usuarios. Una plataforma actualizada ya que por la retroalimentacin de nuestros clientes esta no cae en la obsolescencia. Ambiente Windows Funciones: Modulo Servicio de a Punto de venta con listo alertas para en pantalla Call-Center

domicilio

 Control de venta a crdito a empleados con limites de crdito definidos Mensajes de salida y alertas para una mayor ayuda al empleado Procesos de venta a Instituciones Bancarias, Seguro Popular, Gobierno y Aseguradoras, definidos desde sitio central. Recepcin Facturacin Registro de comisiones a de pagos con tarjeta de crdito y debito

Electrnica vendedores.

Conocimiento de existencias en sucursales de manera inmediata por sistema Contabilidad, Bancos y Caja General actualizndose en cada operacin que se realiza. Conocimiento y peticin de medicamento en otras sucursales antes de realizar pedido para una mejor rotacin de inventario. Venta de tiempo aire, evitando los inventarios fsicos, as como la recepcin de pagos de servicios (luz, agua, cable, telfono, etc.) Comisin por venta de medicamento para incentivar la venta en mostrador. Niveles de seguridad por campo, roles, usuarios, registro de huella digital y fotografa as como vencimiento de password configurable. Control de las promociones por fecha o cantidad establecida, as como su conocimiento en cada Punto de Venta al momento. Beneficios Control de toda la operacin del punto de venta: ventas, compras, devoluciones, ajustes de inventario, pedido a mayoristas, ventas a domicilio y traspasos entre sucursales. Anlisis de informacin para una correcta toma de decisiones y formulacin de estrategias. Optimizacin de las ventas, mediante un control de productos equivalentes y sustitutos no ms productos negados.

Permite la administracin de varias sucursales y tener la informacin en lnea de todo lo que pasa; pero sobre todo el control de estas sin importar las operaciones de cada una. Alcances: Emisin de vales para clientes para intercambio en otras sucursales por falta de producto. Venta a domicilio con monitoreo del pedido hasta la recepcin del dinero en caja. Generacin de cortes parciales. Alerta de efectivo mximo en caja para mayor seguridad. Control de devoluciones.

Control de costos.

Control de productos pedidos vs productos recibidos. Toma de inventario fsico de forma electrnica o manual para su comparativo vs inventario terico. Anlisis de utilidad, desplazamiento por zonas, ventas. Informacin en lnea de todo lo que pasa en los PV. 6.4-Implementacin del ERP: -Pharmacy Soft le ayudara a realizar las seleccionando la mejor opcin en ese momento. compras automticas

-No ms productos negados, al contar con un modulo donde se podr consultar las equivalencias o productos sustitutos (tanto genricos como de patente) cuando no tenga existencia de lo que le requieren. -Una mejor operacin del punto de venta, al contar con toda la informacin en sitio. -Sistema automtico de control de inventario temporalidad, demanda, nivel de surtimiento, etc. Fases para la implementacin de Pharmacy soft: El proyecto de la implementacin del ERP Pharmacy soft debe seguir los siguientes pasos:
1. Inicio: el proyecto se origina debido a la identificacin de necesidades, problemas u oportunidades por parte de la empresa. Para poder hacer frente a estos posibles escenarios la empresa

(optimo)

desde

decide emprender un proyecto. En este caso lo que dio origen fue la identificacin de los diversos problemas y la posibilidad de implementar un ERP que solucione gran parte de ellos. En esta fase se analizan los problemas, se les clasifica, se estudian sus causas y posibles alternativas de solucin. Finalmente se escoge la ms adecuada (en este caso la implementacin del Pharmacy soft), se empiezan a realizar las primeras investigaciones sobre ERP ms adecuados para la empresa, cul sera su costo, cuntotiempo se necesitara y el personal necesario para poder llevar a cabo el proyecto. En este caso se escogi este ERP porque fue desarrollado ntegramente para el sector farmacutico y de retail, ha demostrado su efectividad en diversas empresas y el costo es accesible para Arcngel.
2. Planificacin: en esta fase se detallan los pasos necesarios para la posterior ejecucin del proyecto. Dentro de este punto se deben desarrollar las siguientes fases, para su posterior implementacin:

Requerimientos: el ERP puede ayudar a mejor el funcionamiento en conjunto de la organizacin, lo cual incluye los procesos de la misma. En esta fase se define que es lo que la empresa quiere que el sistema sea capaz de realizar en la organizacin

Proceso Financiero: - Operaciones de contabilidad financiera, sencillas y rpidas - Gestin de pagos y cobros automticos, con impresiones y Ficheros - Integracin herramientas de MS Office - Conexiones con bancas electrnicas Proceso de control de costes: Obtencin de resultados que ofrece cada segmento de mercado Planificacin de costes e ingresos por rea de negocio Informes de cuenta de resultados en tiempo real Disponibilidad del coste del producto en tiempo real

Proceso de comercializacin y facturacin: - Gestin de datos de clientes centralizados

Gestin de crditos de clientes Registro de histricos de precios, impuestos Proceso de facturacin rpida y sencilla Informes de evaluacin de pedidos, entregas y facturas Integracin automtica con resto de reas

Proceso de compras y materiales: Gestin de datos centralizados, tanto logsticos, como financieros Registro de histricos de precios (material-proveedor) Valoracin separada por lotes Verificacin de facturas recibidas. Gestin de stocks. Informes de anlisis de pedidos, entrada y facturas Integracin de resto de reas

Proceso de control de calidad: - Planificacin e inspeccin automatizadas en aprovisionamiento. - Inspeccin en devolucin de productos Diseo: en este caso en concreto, la empresa va a comprar un ERP que ya ha sido diseado acorde a las necesidades del sector farmacutico de retail, la empresa no va a disear un ERP ya que esto requerira de conocimientos tecnolgicos muy especializado y la empresa no cuente con el personal adecuado para desarrollarlo, la empresa tambin podra recurrir a una empresa externa que le disee un ERP a su medida, pero esto tomara tiempo, es por ello que en este caso nos enfocamos a que la empresa simplemente adquiere un ERP ya desarrollado y diseado previamente y tan solo lo implementa en la empresa. Desarrollo: en este fase se pone nfasis por conocer el funcionamiento del ERP Pharmacy soft, as como instruir a los trabajadores de la empresa (futuros usuarios) para la utilizacin del ERP, se sientan familiarizados con el mismo y comprendan que esta herramienta les permitir optimizar su trabajo y mejorar el funcionamiento en conjunto de la empresa. Esto garantizar que el sistema ser utilizado al mximo, tanto desde el punto de vista del negocio, como de la utilizacin de recursos. En esta fase se puede realizar la capacitacin de los trabajadores para el uso del Pharmacy soft.

Pruebas piloto: En esta fase lo que se busca es poner a prueba los diversos mdulos del Pharmacy soft, para conocer el verdadero funcionamiento en la prctica y las operaciones del da a da y para detectar cualquier problema o inconveniente que se presente, esto se hace para poder prevenir y detectar estas ocasionales fallas antes de que el sistema sea ejecutado y la empresa dependa de l. En esta fase se planifica las diversas pruebas pilotos que se haran en cada una de las reas de la empresa (financiero, control de costos, compras, control de calidad), el personal involucrado que participara en ellas y cuanto tiempo tomaran cada una de estas pruebas y en su conjunto. Implementacin: en esta ltima fase se procede a instalar el ERP. Se realizan todas las coordinaciones pertinentes para esta etapa, as como se define el personal encargado de realizar este procedimiento, el tiempo que llevara a cabo y el costo que tendra para la empresa Posterior a esto se debe tener un mantenimiento constante del programa. Tambin se debe definir cul ser el costo y quien realizar dicho mantenimiento. El tiempo de implementacin para un empresa del tamao de Arcngel y trabajando en todas las ciudades de manerasimultnea se estima de aproximadamente 2 a 3 meses y el costo sera de aproximadamente 200 dlares por usuario.
3. Ejecucin: en esta fase se pone en marcha todo lo detallado en la fase anterior de planificacin, es decir ya se da inicio al proyecto de implementacin, las personas empiezan a realizar las labores para las que han sido asignadas en cada una de las etapas, empieza a contabilizarse y transcurrir el tiempo en el que proyecto ha sido planificado ejecutarse y a desembolsarse el dinero necesario para llevarlo a cabo. 4. Seguimiento y control: una vez el que el ERP es instalado y puesto en marcha dentro de la organizacin, se debe hacer un seguimiento del mismo y un control de manera peridica para que todo funcione eficientemente debido a que el correcto funcionamiento de la empresa depender en gran medida de esta nueva aplicacin instalada. Es en esta fase donde se ponen en prctica todas las polticas y los procedimientos destinados a garantizar la operacin continua del sistema. La empresa debe designar el personal para llevar a cabo elmantenimiento en cual puede ser interno o externo a ella, y adems considerar cual ser el costo de las opciones para dicho seguimiento y control. 5. Cierre: etapa en la cual el proyecto ya se implement en la empresa, debido a que un proyecto por su naturaleza es temporal

y el fin del mismo (aplicar el ERP) ya se alcanz, dicho proyecto se da por concluido y lo nico que queda hacer es el mantenimiento constante 6.5- Presupuesto: Compra: 30 000 soles Costo de personal: Costo por implementacin en cada sucursal: 500 soles. Costo de mantenimiento: 150 soles por sucursal 6.6-Personal encargado: Encargados de la implementacin: 2 personas por departamento, en el caso de Lima 10. 6.7-Tiempo: Diagrama de Gantt: Me s1 Mes Mes 2 3 s s s s s s s s s s s s 1 1 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 Mes 4 s s s s 1 1 1 1 3 4 5 6 Mes 5 s s s s 1 1 1 2 7 8 9 0 Mes 6 s s s 2 2 2 1 2 3

Tareas Identific acion del problem a Definici n de Requeri mientos Diseo Prueba Piloto Implem entacin

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