Tema

Sesin 01

Definicin de aprovisionamiento y compras Demanda y mtodos de pronstico

Agenda
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El Aprovisionamiento - Definicin. El proceso de aprovisionamiento. Funciones del aprovisionamiento. Importancia del aprovisionamiento. Compras Definicin. El proceso de compras, actividades. Demanda y mtodos de pronstico.

Aprovisionamiento en la empresa

El aprovisionamiento es un proceso que involucra varios aspectos en la relacin entre proveedores y empresa: la negociacin, la administracin de la relacin y el proceso de abastecimiento en s.

Aprovisionamiento en la empresa
El aprovisionamiento abarca todo el ciclo entre empresa y proveedores y los productos a adquirir: materias primas, componentes de produccin, mdulos, productos terminados y semi terminados, insumos y materiales en general, estando este concepto relacionado con la logstica de entrada.

Aprovisionamiento en la empresa

Diseo flexible, sincronizada con los sistemas de produccin, control y reduccin de costos y desarrollo de herramientas analticas.

Aprovisionamiento - definicin
Es el proceso de administrar estratgicamente la planificacin, las compras, traslados, recepcin y almacenamiento de los materiales, productos y/o servicios que necesita una empresa para su funcionamiento.

La funcin de Aprovisionamiento debe seguir la estrategia global de la empresa.

Proceso de Aprovisionamiento
Entradas
Informacin de mercados Informacin de precios Despachos de materiales (de los proveedores) Requerimientos de materiales

Resultados

Proceso
Actividades de Soporte
Actualizacin de datos (precios, clientes). Evaluacin de propuestas. Gestin de compras Gestin de almacn

Solicitud de cotizaciones rdenes de compra Reportes de stocks Despacho de productos terminados Adelantos de pago

Parte de la Logstica

Aprovisionamiento - funciones
Planificacin de necesidades Procesamiento de requisiciones Compras (locales o importaciones) Transporte a planta Recepcin de materiales Almacenamiento Embalaje Despacho o distribucin interna Control de stocks Manejo de desperdicios o mermas

Aprovisionamiento Puntos clave

Puntuacin y Evaluacin del proveedor

Seleccin de Proveedores y Negociacin del contrato

Colaboracin en el diseo

Planeacin y Anlisis del Abastecimiento

Abastecimiento

Compras definicin

Proceso calidad

de

adquisicin al

de

los ms

materiales, productos y servicios de la correcta, precio competitivo, en el tiempo adecuado y en el lugar apropiado.

Compras empresariales de consumo

El proceso de Compras
1. Coloca el pedido 2. Recibe el pedido 3. Paga el pedido

Compras

2 categoras de bienes comprados

Materiales directos relacionados al giro del negocio

Tiempo Calidad Cantidad Lugar

Materiales indirectos concernientes a las necesidades de la empresa

Enfocarse en mejorar la coordinacin y condiciones con el proveedor

Concentrarse en reducir los costos de transaccin de cada pedido

En ambos casos es conveniente consolidar los pedidos para aprovechar mejor las economas de escala y los descuentos por cantidad.

Proceso de Compras Diagrama de flujo

Necesidad de materiales Deptos. envian requisiciones

Almacen

Existencia Si No

Se surten las requisiciones a los deptos

Cotizacin a proveedores

Comparacin de cotizac.

Orden de compra Seguimiento de orden

Recepcin de los materiales

Actividades del rea de Compras

1.

2.

Obtiene informacin de: Materiales. b. Precios. c. Proveedores. Investiga: a. Mercado de proveedores. b. Nuevos materiales. c. Anlisis de costos (comprar o hacer). d. Fuentes alternativas de abastecimiento. e. Recuperacin de materiales.
a.

Actividades del rea de Compras

3.

Funciones
a. b. c.

Verifica requisiciones. Solicita y compara cotizaciones. Determina condiciones de compra. Programa las compras. Entrevista a proveedores. Negociacin de contratos. Emisin de rdenes de compra. Seguimiento.

d. e. f. g. h.

Estimacin de la Demanda
Enfoques
Hay 4 enfoques para estimar la demanda y, cada enfoque tiene a su vez varios mtodos. 1. Subjetivos 2. De investigacin de mercados 3. De series temporales 4. Anlisis causal

Estimacin de la Demanda
Enfoques Subjetivos Mtodos Estimacin de vendedores. Jurados de opinin. Mtodos Delphi y similares. Intencin de compra. Test de concepto y de producto. Test de mercado.

Investigacin de mercados

Estimacin de la Demanda
Enfoques Series temporales Mtodos Mtodo ingenuo o random walk. Medias mviles. Suavizamiento exponencial. Descomposicin de series. Mtodos Box Jenkins. Regresin y otras tcnicas. Sistemas de ecuaciones simultneas. Anlisis Input output. Mtodos de previsin de ventas de nuevos productos.

Anlisis causal

Descomposicin de las series de tiempo

Componente Descripcin Es el componente de largo plazo que representa el crecimiento o disminucin en la serie sobre un periodo amplio. Influyen la mejora de productividad, nuevas tecnologas, incremento de la poblacin, modas. Es la fluctuacin en forma de onda alrededor de la tendencia, causado por el ciclo del negocio, cambios en los hbitos de consumo, el ciclo de vida del producto, inflacin. Es un patrn de cambio que se repite a s mismo ao tras ao en un determinado perodo del ao, afectado por el clima o alguna celebracin en particular (navidad). Mide la variabilidad de las series de tiempo despus de retirar los otros componentes.

Tendencia

Cclico

Estacional

Aleatorio

Mtodo Random walk

Es el ms simple, su pronstico es igual a la observacin ms reciente.

Yt+1 = Yt
et= Yt Yt+1

t 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Yt 3,228 5,607 3,150 4,631 5,564 4,565 5,696 4,585 5,127 6,696 5,759 5,927

Yt+1 3,228 5,607 3,150 4,631 5,564 4,565 5,696 4,585 5,127 6,696 5,759

et 2,379 -2,457 1,481 933 -999 1,131 -1,111 542 1,569 -937 168

Mtodo Medias Mviles

Es un mtodo utilizado para analizar un conjunto de datos para crear series de promedios.

Pi = Q

i-1

+Q

i-2

+ ... + Q N

i-N

i = mes del pronstico N = nmero de perodos

El promedio mvil es la media aritmtica de los N perodos ms recientes.

Clculo de la demanda - Ejercicio

Mes Ene-09 Feb-09 Mar-09 Abr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Ago-09 Sep-09 Oct-09 Nov-09 Dic-09 Ene-10 Feb-10 Mar-10 Abr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Ago-10 Sep-10 Oct-10 Nov-10 Dic-10 Demanda 3,228 5,607 3,150 4,631 5,564 4,565 5,696 4,585 5,127 6,696 5,759 5,927 5,045 5,196 5,162 5,329 5,388 5,373 5,440 5,419 5,488 5,518 5,420 5,392

Clculo de la Demanda Mtodo: Medias mviles

Datos histricos

Pi = Q i-1 + Q

i-2

+ ... + Q N

i-N

i = mes del pronstico N= 12

Proyeccin de la demanda 2010

1,000

2,000

3,000

4,000

5,000

6,000

7,000

8,000

Ene-09 Feb-09 Mar-09 Abr-09 May-09 Jun-09 Jul-09 Ago-09 Sep-09 Oct-09 Nov-09 Dic-09 Ene-10 Feb-10 Mar-10 Abr-10 May-10 Jun-10 Jul-10 Ago-10 Sep-10 Oct-10 Nov-10 Dic-10

Proyeccin de Demanda Mtodo: Medias mviles

Grfico de la proyeccin

Mtodo Medias Mviles

N D Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 20 24 30 38 29 34 48 39 28 34 26 32 2 3 4 6 N=2 N=3 N=4 N=6 D - P (D - P)2 D - P (D - P)2 D - P (D - P)2 D - P (D - P)2

22 27 34 34 32 41 44 34 31 30

25 31 32 34 37 40 38 34 29

28 30 33 37 38 37 37 32

29 34 36 36 35 35

8 11 -5 1 17 -2 -16 1 -5 2

64 121 25 0 272 4 240 0 25 4 756

13 -2 2 14 2 -12 -4 -8 3

178 3 3 205 4 152 19 59 7 630

1 4 15 2 -10 -3 -11 0

1 14 233 3 90 11 127 0 478

19 5 -8 -2 -9 -3

355 27 69 4 87 8 550

Mtodo de Suavizamiento Exponencial

Este mtodo da mayor peso a las observaciones ms recientes. Las ponderaciones se asigna mediante la constante , cuyo valor es 0 < 1. El modelo se expresa como: Pronstico = (ltimo valor) + (1 - )(ltimo pronstico) <

t 1 2 3 4 5 6

Observacin Yt 42 48 52 65 51 59

Pronstico para 0.1 0.5 42.00 42.00 42.00 42.00 42.60 45.00 43.54 48.50 45.69 56.75 46.22 53.88

Mtodo de Regresin lineal

Es una tcnica de pronstico que establece una relacin entre variables. Una variable se conoce y se usa para pronosticar el valor de una variable aleatoria conocida. El pronstico para la demanda del periodo siguiente F t se expresa mediante:

Ft = a + bXt
Donde Ft es el pronstico para el periodo t, dado el valor de la variable X en el periodo t. Los coeficientes a y b son constantes; a es la ordenada al origen de la variable (F) y b es la pendiente de la recta.

Mtodo de Regresin lineal

t 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Publicidad (miles USD) Venta (miles USD)

Xt
3 6 9 8 7 12 5 7 10 4 71

Dt
10 40 50 40 30 40 20 10 40 20 300

X2
9 36 81 64 49 144 25 49 100 16 573

D2
100 1600 2500 1600 900 1600 400 100 1600 400 10800

XD
30 240 450 320 210 480 100 70 400 80 2380

b= a=

3.63 4.24

Ft = 4.24 + 3.63Xt
Xt = 8

Ft =

33.27

Sistema de previsin de demanda

Indicadores Econmicos Estimacin de Ventas Encuestas a Consumidores Demanda Corriente Demanda Histrica

Juicio

Estimacin Subjetiva Estimacin Objetiva

Pronstico de la Demanda

Modelo de Estimacin Estadstica

Prof. Ral Vargas Snchez

Sistema de previsin de demanda

Factores determinantes
Modelo Matemtico Aplicado Con parmetros bien definidos, de acuerdo a las caractersticas del negocio o producto.

Datos Histricos De preferencia contar con informacin histrica de mnimo 4 aos. Empleados Horizonte Es el tiempo futuro que abarca nuestro pronstico.

Niveles de Son los grupos de datos estadsticos que estamos considerando Agregacin de como series en el tiempo. Datos Histricos

Pronstico
Valor resultante del sistema de estimacin sobre un hecho futuro que tiene alta incertidumbre y aleatoriedad. Una vez definido, independiente de la forma de clculo, se convierte en el factor principal para la toma de decisiones. Su aceptacin debe ser general. Entre sus desventajas es que su determinacin puede ser lenta por requerir consenso y, por otro lado, contiene cierto grado de subjetividad.

Confiabilidad del pronstico

El margen de variacin con respecto a la realidad aumenta en la medida en que el horizonte del pronstico es mayor. Los pronsticos de un futuro inmediato son ms fciles de estimar que los de mediano o largo plazo. Prediccin Margen de Error

Realidad

Mes 1

10

11

12 Horizonte del Forecast

Prof. Ral Vargas Snchez

Seguimiento del pronstico

La variabilidad del mercado origina desajustes del modelo de previsin de la demanda, siendo necesario el ajuste permanente de los parmetros del modelo. Debemos tener procesos para hacer la comparacin entre la realidad y el pronstico y verificar que los valores pronosticados no escapen de los lmites de control. El control debe incluir grficos para una visualizacin rpida.

Tema
Sesin 02

Planificacin y programacin del aprovisionamiento Catlogo de materiales

Agenda
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Planificacin del aprovisionamiento. Objetivos de Compras. Importancia de la catalogacin. Objetivos de una buena catalogacin. Etapas y procedimientos de catalogacin. Clasificacin de materiales. Codificacin.

Planificacin del aprovisionamiento

Hay dos aspectos a considerar: 1) Visibilidad de lo que se compra y a quienes se le compra para determinar: - Las cantidades econmicas de pedido. - Los descuentos por volumen. - Los descuentos por cantidades futuras proyectadas. 2) Analizar el desempeo del proveedor, ya que afectan al costo total. Capacidad de respuesta Tiempos de espera Entrega a tiempo Calidad Precisin en la entrega

Planificacin del aprovisionamiento

Definir misin Generar estrategias

Anlisis FODA de la cadena de aprovisionamiento

Definir Indicadores de Desempeo claves

Definir objetivos Servicio al cliente (interno) Grado de servicio Coordinacin/Organizacin Nivel de inventarios Tecnologas de informacin Redes de transporte Otros

Identificar Riesgos y Elaborar Planes

Planificar Implementacin

Ejecucin
Esteban Sefair Vera

Planificacin del aprovisionamiento

Significa definir qu necesita la organizacin, cunto y para cundo lo necesita, dentro de un perodo de tiempo determinado. Se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimacin de sus principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. Tambin se programan con anticipacin las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

Planificacin del aprovisionamiento

La planificacin es un proceso de tres etapas: Levantamiento de requerimientos. Programacin de las compras. Control y seguimiento de la ejecucin del plan.

Elaboracin del plan de aprovisionamiento

Planificacin y programacin

Anlisis de informacin histrica

Solicitudes de informacin a los usuarios

Elaboracin de informacin por usuario

Consolidacin del plan

Planificacin estratgica de abastecimiento

Anlisis de factibilidad presupuestaria

Formalizacin y difusin

Herramientas para la Planificacin del aprovisionamiento

Mtodos de pronstico. Planificacin estratgica. Programacin de compras. Evaluacin y mejoramiento continuo.

Objetivos de Compras
Asegura un flujo contnuo de materiales, suministros y servicios necesarios Custodia la para inversin el en funcionamiento de la empresa. existencias y reduce las prdidas de stos a niveles aceptables. Preserva las especificaciones de calidad de los materiales.

Objetivos de Compras
Busca y desarrolla proveedores eficientes. Normaliza los tems adquiridos y que ingresen al inventario. Compra los materiales y servicios al precio ms bajo posible. Contribuye a mantener la posicin competitiva de la empresa. Persigue reducir los costos administrativos del aprovisionamiento.

Importancia de la Catalogacin
Facilita la localizacin de los materiales almacenados. Se debe usar sistemas de codificacin. Cuando la cantidad de

artculos es muy grande, se hace muy difcil identificarlos por sus descripciones, marcas, dimensiones, etc.

Importancia de la Catalogacin
Facilita el manejo de los

materiales, permite clasificar los artculos de una manera racional, bajo criterios tcnicos, econmicos y de seguridad. Permite tener procedimientos de almacenaje adecuados, y un control eficiente de las existencias.

La catalogacin de materiales es un elemento estratgico de la cadena de aprovisionamiento.

Catalogacin Definicin y objetivos

Es el proceso que describe, normaliza, numera y codifica cada artculo con el fin de poder ser identificado y diferenciado. Posibilita la identificacin de los artculos. Facilita su identificacin y control. Crea un lenguaje nico en el mbito del aprovisionamiento. Permite intercambiar artculos de diferentes proveedores. Facilita la adquisicin y su control. Reduce el nmero de artculos diferentes.

Etapas de la Catalogacin
a) Normalizacin, disminuye las variedades existentes en almacn, establece normas: tcnicas (peso, medidas) y de gestin. b) Identificacin, define la descripcin del material y precisa sus caractersticas primarias y particulares. c) Clasificacin, ordenamiento segn su naturaleza o uso. d) Codificacin, asignacin de smbolos alfanumricos para distinguir y evitar duplicidades.

Procedimiento para catalogar

1. Establecer las normas y estndares por todos las reas involucradas (comit). 2. Identificar cada material en el inventario. 3. Preparar la agrupacin de los materiales, por clases y subclases. 4. Ordenar los grupos clasificados.

Procedimiento para catalogar

5. Distribuir los materiales en los grupos segn su clasificacin. 6. Eleccin de un sistema de codificacin. 7. Asignacin de cdigo a cada artculo. 8. Emisin del Catlogo de

materiales de la empresa.

Clasificacin - Ejemplo
Artculos Filtro de aceite Filtro de combustible Filtro de aire Filtro de Hidrolina Pastillas de freno del Pastillas de freno posteriores Discos de freno del/post. Caliper de freno del/post. Aceite de motor Aceite de Caja Aceite de corona Faro delantero Faro posterior Faro Neblinero Faro intermitente Foco 30 w Foco halgeno L/D Plumilla limpiarabrisas Fusible 10 amp Fusible 15 amp Fusible 30 amp Relay elevalunas Relay de arrancador Grupo Un Un Un Un Par Par Un Un L L L Un Un Un Un Un Un Par Un Un Un Un Un Clases Sub-clases

Motor

Filtros

Freno Repuestos de Vehculos Lubricantes

Pastillas Discos Caliper

Elctricos

Faros Focos Fusibles Relays

Sistemas de Codificacin
Smbolos Alfabticos Codifica los artculos usando las letras del abecedario, cada uno de los cuales identifica determinadas caractersticas y especificaciones. ste limita el nmero de artculos y es de difcil recordacin, por lo que es poco utilizado.

Sistemas de Codificacin
Sistema Alfanumrico Utiliza nmeros y letras, cada uno de los cuales puede identificar alguna caracterstica del producto. Por lo general, las letras podran representar la clase de material, mientras que los nmeros podran representar el correlativo del artculo.

Sistemas de Codificacin
Sistema Numrico Preferido por ciertas empresas por su simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos que podra abarcar.

Codificacin de materiales
Todo artculo del inventario debe tener un nombre y un cdigo que sirva de identificacin nica y reconocible por todas las reas. Existen dos codificaciones: 1. El cdigo del producto que lo tienen todos los productos. 2. El cdigo de produccin que poseen los artculos perecibles. Estos cdigos deben estar impresos o estampados en cada producto o en sus embalajes para evitar confusiones y malas entregas.

Cdigo de produccin
El cdigo de produccin debe incluir la fecha de vencimiento: AA MM DDT VENCE: AA MM DD - T Donde: AA: ltimos dgitos del ao de fabricacin o vencimiento MM: Dgitos del mes de fabricacin o vencimiento DD: Dgitos del da de fabricacin o vencimiento T: Turno de produccin

Codificacin - Ejemplo
1 4 EMPRESA Empresa del Grupo DIVISION VEHCULOS REPUESTOS TIPO DE REPUESTO RPTOS MANTENIMIENTO RPTOS REPARACION LUBRICANTES Y FLUIDOS INSUMOS ACCESORIOS NEUMATICOS PUBLICIDAD MARCA CAMPEN STAR GRUPO / SISTEMA MOTOR TRANSMISION SUSPENSION EJES RUEDAS DIRECCION FRENO CARROCERIA Y CHASIS ELECTRICIDAD CALEFACCION / AC ACCESORIOS LUBRICANTES Y FLUIDOS INSUMOS NEUMATICOS PUBLICIDAD CORRELATIVO CORRELATIVO

Cdigo de artculo de 9 dgitos:

2 1 2 3 0 1 2 3 4 5 6 4-5 00 01 6 M T R D F C E H A L I N P 7 - 9 001

4 2 2 0 0 T 0 0 2
1 2 3 4 y 5 6 7, 8 y 9 Qu material es el cdigo: 4 2 4 01 C 002 4 2 1 00 M 010

Temas
Sesin 03

Proceso de compras y tipos de compras Identificacin y seleccin de potenciales proveedores

Agenda
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. El Proceso de Compras. Fases del proceso de compras. Tipos de compras. Planificacin de Compras. Seleccin de proveedores. Importancia de una buena seleccin. Relaciones con los proveedores.

Proceso de Compras
Proceso complejo que va ms all de la negociacin y del trmite burocrtico. Con una buena gestin de compras se consigue ahorrar costos, satisfacer a los clientes (en tiempo y cantidad), por lo que permite mejorar los mrgenes directamente.

Proceso de Compras

Proceso de Compras - Fases

Planificacin de las compras.
Anlisis de las necesidades. Solicitud de cotizaciones. Evaluacin de las ofertas recibidas. Seleccin del proveedor. Negociacin de las condiciones. Pedido u Orden de Compra. Seguimiento del pedido y los acuerdos.

Proceso de Compras

Tipos de Compras
Compras especiales Para adquirir bienes de uso o Activos fijos (ordenador, mquina, mobiliario, vehculos); es decir, no se compra materiales para transformar o artculos para la venta. Inversin grande y la decisin de compra es consultada con los usuarios del bien.

Tipos de Compras
Compras anticipadas Se hacen antes de que surja la necesidad, que debe ocurrir en el mediano o largo plazo. Es una estrategia que se puede aplicar en artculos bsicos o con algunos tipos de material. La usamos cuando se espera un incremento del precio de un producto.

Tipos de Compras
Compras estacionales Son compras que se hacen para productos de temporada; su finalidad es atender la demanda estacional de ciertos artculos. La previsin de estas compras se hace partiendo de las ventas realizadas en el mismo periodo del ao anterior.

Tipos de Compras
Compras rutinarias. Se hacen en cantidades pequeas con entregas diarias. Atiende las necesidades del da a da, con una inversin de bajo riesgo. Compras de oportunidad. Ocasin de comprar a precios de ganga. La inversin supone un riesgo, pero si la mercadera la vendemos obtendremos un beneficio extra. Compras de urgencia. Cubren alguna necesidad muy urgente, no suelen ser de gran volumen. En ocasiones, es una solucin estratgica para dar servicio al cliente y recuperar imagen.

Informacin para las Compras

Condiciones econmicas Precio por unidad y/o por lote. Descuento comercial y/o por volumen. Gastos de envases y embalajes. Gastos de transporte y seguro. Forma de pago. Recargo por mora en el pago. Condiciones tcnicas Caractersticas tcnicas. Calidad. Embalajes especiales. Instalacin y montaje. Tiempo de garanta. Formacin de los usuarios. Repuestos y mantenimiento postventa. Condiciones de Posventa Plazo de entrega. Devolucin de excedentes. Revisin de precios. Otros servicios.

Planificacin de las Compras

Planificar las compras significa definir qu necesita la organizacin, cunto y para cundo lo necesita, dentro de un perodo de tiempo determinado. Adems en la planificacin se identifican los proveedores potenciales de cada compra y una estimacin de sus principales parmetros, tales como precio, plazos de entrega, calidad, etc. Tambin se programan con anticipacin las compras requeridas, lo que permite organizar de mejor manera el trabajo al interior de la unidad de abastecimiento.

Planificacin de las Compras

La planificacin de las compras es un proceso de tres etapas: Levantamiento de requerimientos. Programacin de las compras. Control y seguimiento de la ejecucin del plan.

Presupuesto de Ventas
Presupuesto de Ventas
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct

Unidades
Nov Dic Total

Producto Estrella Inv. inicial (Producto terminado) Inv. Final (Producto terminado) Produccin - Producto Estrella Requiere Materia Prima X Requiere Materia Prima Y Inv. Inicial X Comprar X 2 1

7,582 1,769 1,787 7,600 15,199 7,600 3,800 15,237

7,658 1,787 1,805 7,676 15,351 7,676 3,838 15,390

7,734 1,805 1,823 7,752 15,505 7,752 3,876 15,544

7,812 1,823 1,841 7,830 15,660 7,830 3,915 15,699

7,890 1,841 1,859 7,908 15,817 7,908 3,954 15,856

7,969 1,859 1,878 7,987 15,975 7,987 3,994 16,015

8,048 1,878 1,897 8,067 16,134 8,067 4,034 16,175

8,129 1,897 1,916 8,148 16,296 8,148 4,074 16,337

8,210 1,916 1,935 8,229 16,459 8,229 4,115 16,500

8,292 1,935 1,954 8,312 16,623 8,312 4,156 16,665

8,375 1,954 1,974 8,395 16,790 8,395 4,197 16,903

8,459 1,974 2,136 8,621 17,242 8,621 4,311 17,242

96,159

96,526 193,051 96,526

193,562

Presupuesto de Ventas
Presupuesto de Ventas
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct

Unidades
Nov Dic Total

Producto Estrella Inv. inicial (Producto terminado) Inv. Final (Producto terminado) Produccin - Producto Estrella Requiere Materia Prima X Requiere Materia Prima Y Inv. Inicial X Comprar X Inv. Inicial Y Comprar Y 2 1

7,582 1,769 1,787 7,600 15,199 7,600 3,800 15,237 1,900 7,619

7,658 1,787 1,805 7,676 15,351 7,676 3,838 15,390 1,919 7,695

7,734 1,805 1,823 7,752 15,505 7,752 3,876 15,544 1,938 7,772

7,812 1,823 1,841 7,830 15,660 7,830 3,915 15,699 1,957 7,850

7,890 1,841 1,859 7,908 15,817 7,908 3,954 15,856 1,977 7,928

7,969 1,859 1,878 7,987 15,975 7,987 3,994 16,015 1,997 8,007

8,048 1,878 1,897 8,067 16,134 8,067 4,034 16,175 2,017 8,087

8,129 1,897 1,916 8,148 16,296 8,148 4,074 16,337 2,037 8,168

8,210 1,916 1,935 8,229 16,459 8,229 4,115 16,500 2,057 8,250

8,292 1,935 1,954 8,312 16,623 8,312 4,156 16,665 2,078 8,332

8,375 1,954 1,974 8,395 16,790 8,395 4,197 16,903 2,099 8,451

8,459 1,974 2,136 8,621 17,242 8,621 4,311 17,242 2,155 8,621

96,159

96,526 193,051 96,526

193,562

96,781

Presupuestos de Compras
Presupuesto de Ventas
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct

Unidades
Nov Dic Total

Comprar X Comprar Y

15,237 7,619

15,390 7,695

15,544 7,772

15,699 7,850

15,856 7,928

16,015 8,007

16,175 8,087

16,337 8,168

16,500 8,250

16,665 8,332

16,903 8,451

17,242 8,621

193,562 96,781

Presupuesto de Compras S/.

Materia Prima X Materia Prima Y Insumos (en % de la M. P.) Materiales procesivos (en % de MP) Materiales de embalaje (% de M.P.) Costo Materiales Produccin Costo unit. Producto Estrella S/. 10.00 152,374 153,898 155,437 156,991 158,561 160,146 161,748 163,365 164,999 166,649 169,028 172,425 1,935,620 S/. 15.00 114,280 115,423 116,577 117,743 118,921 120,110 121,311 122,524 123,749 124,987 126,771 129,318 1,451,715 3% 1% 5% 8,000 2,667 13,333 8,080 2,693 13,466 8,160 2,720 13,601 8,242 2,747 13,737 8,324 2,775 13,874 8,408 2,803 14,013 8,492 2,831 14,153 8,577 2,859 14,294 8,662 2,887 14,437 8,749 2,916 14,582 8,874 2,958 14,790 9,052 3,017 15,087 101,620 33,873 169,367

290,653 293,560 296,495 299,460 302,455 305,479 308,534 311,619 314,736 317,883 322,421 328,900 3,692,195

S/. 38.25

Elaborar presupuesto de compras para el producto B

Producto B (Demanda en unidades) 1,280 1,293 1,306 1,319 1,332 1,345 1,359 1,372 1,386 1,400 1,414 1,428 16,234

Seleccin de proveedores
Proceso mediante el cual se elige al proveedor que cumpla mejor todos los criterios de seleccin.

Precio

Calidad

Servicio

Verificacin del proveedor

Es importante investigar la performance del proveedor en el mercado, y chequear sus cifras.
Datos generales Identificacin General Instalaciones Rubros Servicios Principales Profesionales Equipos y Capacidad Certificaciones

Desempeo Financiero (Deudas) Tributario (Sunat) Legales (Indecopi) Comercial Otros indicadores

Seleccin de proveedores - Proceso

Seleccin de proveedores - Proceso

Evaluacin de proveedores

Una vez seleccionado el proveedor debemos evaluarlo luego de cada compra que le hagamos

Evaluacin integral del proveedor

Capacidad Financiera Accionistas Situacin Tributaria Comportamiento Laboral Comportamiento Comercial Imagen corporativa Indicadores de desempeo

Medioambiental Prevencin de Riesgos

Radiografa de los aspectos fundamentales considerados por las empresas al momento de evaluar en sus procesos de compra

Recursos Humanos Mtodos y Procesos Infraestructura Soporte Computacional

Evaluacin de Competencias Bsicas

Factores de evaluacin del proveedor

Tiempo de atencin. Puntualidad. Flexibilidad del suministro. Frecuencia de la entrega. Respeta el tamao mnimo del lote. Calidad del suministro. Fletes de transporte. Precios. Capacidad de respuesta. Permite diseos conjuntos. Potencial del proveedor.

Relaciones con proveedores

Conflictiva Se neutralizan. Corta duracin. Abuso del poder de compra. Capacidad negociadora. Variedad de proveedores. Colaborativa Asociados. Largo Plazo. Desarrollo conjunto. Compartir informacin y ahorros. Escasez de proveedores o nico.

Relaciones con proveedores

Abastecimiento Tradicional (relaciones conflictivas)
Contactos aislados, contratos a corto plazo. La otra parte es vista como un oportunista potencial. Poca comunicacin. Se comparte muy poca informacin. Comunicaciones formales. Muchos proveedores por componente. Seleccin de proveedores basada en precios. Inspeccin de la calidad. Los proveedores no participan en el diseo. No existe apoyo tcnico o formacin conjunta entre comprador y proveedor. Contactos entre los departamentos de ventas y compras del proveedor y comprador. La funcin de compras tiene todas las responsabilidades para el aprovisionamiento. Relaciones basadas en el producto

Aprovisionamiento Asociado (relaciones colaborativas)

Relaciones y contratos a largo plazo. La confianza es un pilar fundamental de la relacin. Comunicaciones constantes. Se comparte abundante informacin acerca de costes, diseo, procesos, objetivos, etc. Comunicaciones formales e informales. Un nmero reducido de proveedores por componente. Seleccin de proveedores basada en precios, calidad y fiabilidad. Prevencin de la calidad. Los proveedores participan en el diseo y desarrollo de los productos/servicios. Es frecuente el intercambio de ayuda tcnica y formacin entre las partes. Contactos entre diferentes departamentos y diferentes niveles jerrquicos de la organizacin. Equipos multidepartamentales estn frecuentemente al cargo del aprovisionamiento o las ventas Relaciones basadas en el cliente

Temas
Sesin 04

Procedimientos para la evaluacin de ofertas Costos asociados a la gestin de compras

Agenda
1. 2. Elementos para la evaluacin de ofertas. Proceso de evaluacin de ofertas.

3.
4. 5.

Cuadro de evaluacin de ofertas.

Costos asociados a la gestin de compras. Ejercicio de costos.

Elementos para evaluar ofertas

Claridad en los objetivos. Indicadores o factores observables. Meta o estndar deseado para cada indicador. Rangos de evaluacin para las variaciones al estndar.

Mtodos de medicin: Instrumentos o metodologas, pruebas tcnicas, tests reconocidos, certificaciones.

Importancia de la evaluacin
Evaluar que me ofrezcan lo que realmente necesito con la mejor calidad y a un precio competitivo.

Asegurar que el proveedor seleccionado: Sea el adecuado: que tenga u ofrezca las caractersticas mnimas necesarias. Tenga un impacto positivo en la productividad de la empresa. Ofrezca un producto o servicio de calidad. Ofrezca un precio de mercado y razonable. Saber por lo que estoy pagando !

Proceso de evaluacin de ofertas

Verificacin procedimientos Ofertantes Evaluacin tcnica Evaluacin econmica Informe de evaluacin Adjudicacin

Proceso de evaluacin
1
Tener los criterios de seleccin: claridad de lo que se desea obtener y recibir las ofertas en base a las necesidades de la empresa.

Preguntarse:
Cules son las caractersticas mnimas que debe tener ese bien o servicio a adquirir? Qu necesito? Cules son los requerimientos de mi empresa? Qu debe tener el proveedor? Qu podra hacer que me incline ms por un proveedor que por los dems? Sobre qu razones basara mi decisin de compra?

Ejemplos:
- Que cumplan alguna calidad requerida por ciertas normas. -Capacidades/tamaos/velocidades especficos en el caso de equipo y maquinaria. - Tiempos de entrega oportunos. - Que exista una garanta - Que ya se haya tenido una experiencia favorable en el pasado. - Instalaciones, capacidad tcnica. - Cierto nivel financiero, de organizacin y de administracin. - Reconocimiento y reputacin. - Localizacin, entre otros.

Proceso de evaluacin
2
Realizar 1 bsqueda de proveedores. Comunicar adecuadamente el bien o servicio que se desea adquirir. Solicitar cotizaciones por escrito, evitar cotizaciones por telfono.

Analizar las ofertas recibidas.

Caractersticas de las cotizaciones

Se solicitan ANTES de ejecutar la actividad B

Comparables entre s

A
Cotizaciones

Descriptivas / C Caracterizan Bien o Servicio

D Incluyen Precio

A nombre de la empresa beneficiaria

Cuadro de evaluacin de ofertas

Criterios de Seleccin / Caractersticas Mnimas Que tenga capacidad para hornear 18 latas Que posea una cmara de coccin y fachada de acero inoxidable 3 Carros por cada horno Instalacin en la panadera Que tenga un funcionamiento: Monofsico 220 Volts. Otros requisitos Tiempo de entrega: 30 das despues de aceptada la oferta Garanta: Un ao Cumple con todas las caractersticas? Precio del bien Cantidad Total Ofertas que califican por cumplir todos los requisitos Se recomienda adjudicar el suministro del servicio descrito a la empresa: Justificacin de la seleccin: $ $ 1 12,430.00 Califica Primer Lugar $ Si Si Si 12,430.00 $ 1 19,999.99 No Califica $ Si Si No 19,999.99 $ 1 18,660.00 No Califica No (2 meses) Si No 18,660.00 Oferta 1 Oferta 2 Oferta 3 Cumplen con las caractersticas mnimas especificadas? (Si/No): Si Si Si Si Si No No No Si Si No especifica No especifica Si No Si

Oferta 1 Se seleccion a Oferta 1 debido a que cumple todas las caractersticas requeridas

Costo de renovacin
Son todos los gastos en que se incurren durante la compra de los inventarios. Este costo se calcula sumando todos los gastos durante un perodo (1 ao) dividiendo entre el total de rdenes de compra emitidos en ese mismo perodo.
1. Gastos de ordenar

Gestin del chequeo de stocks, emisin de requisiciones, solicitudes de cotizacin, rdenes de compra, su proceso de firmas y envo al proveedor.

Costo de renovacin
2. Gastos de seguimiento

Incluye

los

incurridos

en

comunicaciones, recepcin,

visitas, o

emisin de documentos de verificacin control de calidad. 3. Gastos diversos Son otros gastos relacionados con las compra de los materiales, como: Controles de la factura de compra. Trmites administrativos. Gastos de local, servicios, etc. del rea de compras.

Costo de posesin
Tambin llamado Costo de Almacenaje son todos aquellos gastos incurridos en mantener y controlar las existencias fsicas en los almacenes de la empresa. Se expresa en porcentaje del valor promedio anual del inventario. Incluye los siguientes gastos:
1. Gastos financieros

Intereses Costos de Oportunidad Intereses ms costos de oportunidad Costos Financieros

Costo de posesin
2. Gastos de riesgo

Seguro del local, contra incendio, robos y otro daos.

3. Gastos de almacenamiento

Costo de funcionamiento del almacn.

Pago de Impuestos. Costo de Obsolescencia. Mermas.

Costos - Ejercicio
Demanda anual Precio unitario S/. Costo de renovacin x O/C S/. Costo de posesin 150,000 10.00 2,745 28%

Nmero de pedidos al ao Cantidad a Pedir Inventario Promedio Costo de posesin valorizado S/. Costo de renovacin S/. Costo Total (C.P. + C.R.) S/.

1 150,000 75,000 210,000 2,745 212,745

2 75,000 37,500 105,000 5,490 110,490

3 50,000 25,000 70,000 8,235 78,235

4 37,500 18,750 52,500 10,980 63,480

5 30,000 15,000 42,000 13,725 55,725

6 25,000 12,500 35,000 16,470 51,470

8 18,750 9,375 26,250 21,960 48,210

10 15,000 7,500 21,000 27,450 48,450

12 12,500 6,250 17,500 32,940 50,440

Costos - Ejercicio
Nmero de pedidos al ao Cantidad a Pedir Inventario Promedio Costo de posesin valorizado S/. Costo de renovacin S/. Costo Total (C.P. + C.R.) S/. 1 2 3 4 5 6 8 10 12

150,000 75,000

75,000 37,500

50,000 25,000 70,000 8,235 78,235

37,500 18,750 52,500 10,980 63,480

30,000 15,000 42,000 13,725 55,725

25,000 12,500 35,000 16,470 51,470

18,750 9,375 26,250 21,960 48,210

15,000 7,500 21,000 27,450 48,450

12,500 6,250 17,500 32,940 50,440

210,000 105,000 2,745 5,490

212,745 110,490

Costos - Ejercicio

Costo de renovacin

Costo anual

Costo Total
Costo de posesin

Tamao del lote

Temas
Sesin 05

Ejecucin y seguimiento de la compra: contrato de venta y orden de compra Estrategias de compras y la cadena de suministro

Agenda
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Las estrategias de compras. Gestin estratgica de compras. Contrato de ventas y Seguimiento. Mtodos de compra. Cantidad econmica de compra. Sistemas de compra. Ejercicio.

Estrategia de compras
La estrategia a seguir es un conjunto de acciones integradas para alcanzar los objetivos de Compras: Calidad de los productos, Entrega oportuna y , Precio competitivo

Servicio

Diagnstico de la estrategia actual

Resultados esperados del diagnstico
1

Estrategia de Compras
2

Organizacin de Compras Proceso de 4 5 3 Aprovision Gestin de Control de amiento Proveedore Compras s

6 Control de gestin

7 Gestin del

conocimiento

1. Entender la estrategia de compras en la empresa, detectando los puntos fuertes y dbiles. 2. Visin detallada de la estructura organizacional e interrelacin con otras reas de la empresa. 3. Conocer el tipo de relacin con los proveedores y de los criterios de seleccin, validacin y exclusin. 4. Controlar el proceso de compras. 5. Disponer de datos y su utilizacin para toma de decisiones.

Las 7 dimensiones del aprovisionamiento

El abastecimiento estratgico
1 Identificacin de oportunidades preliminares. Determinacin de presupuesto y clusulas contractuales. Elaboracin del perfil de las categoras de compra. Determinacin del gasto/inversin. Catalogacin 3 4 Estrategia de compra 5 Negociacin con proveedores 6 Monitoreo y Control Investigacin del mercado Anlisis del mercado de proveedores actual y potencial. Conocimiento de la dinmica del mercado. Definicin de la estrategia de compra. Desarrollo de las tcticas y escenarios de cotizacin. Elaboracin, envo y anlisis de las solicitudes de cotizacin. Conduccin de las negociaciones con proveedores hasta el cierre. Logro de ahorros definitivos. Implementacin de los acuerdos Seguimiento del cumplimiento de las condiciones pactadas. Evaluacin del desempeo de proveedores. Ajuste de organizacin, procesos y sistemas.

Diagnstico y Venta

La Gestin Estratgica de Compras y Contrataciones

Debe estar alineado con la estrategia de la empresa. La estrategia puede estar enfocada en costos mnimos, en innovacin tecnolgica, en rapidez de atencin, en disponibilidad de materias primas y/o productos terminados, en la calidad de sus proveedores/productos. Estos enfoques pueden tener matices o combinaciones para las diferentes clases de materiales. Cualquier estrategia debe llevarnos a comprar bien y atender de manera rpida y fiable.

La Gestin Estratgica de Compras y Contrataciones

Por qu?
Debemos considerar que: Las compras y contrataciones representan entre un 50% y 80% de los egresos de una empresa. La generacin de ahorros en ellas se refleja en un incremento directo en las utilidades. Los efectos de no comprar bien ocasionan que: Industria: la produccin parada (o trabajando con intermitencias) esperando por el material o repuesto correcto. Construccin: la cuadrilla esperando a la llegada del cemento. Minera: menor ndice de recuperacin por no disponer de los reactivos apropiados. Textil: prendas a la espera de las etiquetas para su exportacin.

Cmo?
Desarrollo de la Organizacin Capacitacin de compradores. Rotacin de compradores. Especializacin por categoras. Formar equipos con usuarios. Rediseo de Procesos y Sistemas Ordenes de Compras Abiertas (contratos marco). Menos firmas/autorizaciones y papeleos. Seguimiento permanente. Uso de e-procurement. Gestin de las clases de materiales Anlisis del Sector. Rol del producto/servicio en la empresa. Costo-total del Producto.

Estrategias de Compra
Explotar poder de compra
Orientacin comercial

Crear ventaja competitiva

Orientacin tcnica

Reduccin del nmero de Estandarizacin/ proveedores Normalizacin, Consolidacin de las compras simplificando Redistribucin volumen entre la complejidad de las proveedores compras Agrupacin con otras familias Productos sustitutivos Mejora en Concentracin especificaciones Optimizacin de los costos de compra de volumen de productos asociados al ciclo de vida Lanzar amenaza creble Renegociar precios Desglosar el producto del servicio Desarrollar nuevos proveedores Expandir el mbito geogrfico Agrupacin con otros negocios
Mejora en procesos conjuntos

Definicin de la estrategia Envo y recepcin de Solicitudes de Cotizacin Anlisis y Seleccin de mejores ofertas

Evaluacin de mejor precio

Estrategias

Reingeniera conjunta con el proveedor Integracin logstica I+D conjunto Compartir las mejoras en productividad

Abastecimiento Global

Reestructurar relaciones

Establecer alianzas estratgicas Desarrollar proveedores clave Aliarse con otros compradores Desarrollar la cadena integrada de aprovisionamiento

Estrategias genricas
+
Compra por especialista tcnico. Compras de mayor impacto. Compra por especialista en compras y en el producto. Costo-total de producto. Desarrollo con proveedor. Fuerte negociacin en cada pedido. O/C abiertas.

Valor por O/C

Compras de menor importancia. Proceso puede quedar en una sola compra. Establecer precios referenciales.

Compras repetitivas de poco valor individual. Compra por especialista en compras O/C abiertas. Simplificar el proceso.

Nmero de O/C

La estrategia tambin depende de la importancia del material, de su criticidad, y del rol del proveedor en el desarrollo de nuevos productos.

Contrato de Venta
Los Contratos
Brindan estabilidad a la relacin. Especifican: Producto, precios, lugar de entrega, crdito, disponibilidad de stocks y/o rapidez de entrega Fijan compromisos del comprador Monto estimado a comprar y porcentaje a asignar. Informacin que debe proporcionar. Indicadores de resultados. Sealan penalidades por incumplimiento Detallan las excepciones. Precisan causas de resolucin.

El seguimiento
El Seguimiento
Reuniones con el proveedor. Examinar los problemas habituales: Calidad fuera de estndar. Cumplimiento de plazos. Fluctuaciones de precio. Enfrentar los problemas: Prevencin (anlisis de riesgos). Resolucin. Midiendo los logros: Ahorros. Indicadores de performance.

El seguimiento
El seguimiento nos permite guiar, controlar y hacer transparente las compras y los gastos mientras se estn ejecutando, lo que nos permite tomar medidas correctivas oportunamente. Se recomienda que, al menos con una frecuencia trimestral, analicemos los avances y resultados, identificando: Compras realizadas de acuerdo a plan de compras. Compras no realizadas de acuerdo al plan. Compras realizadas, pero con modificaciones (ej. Mayor presupuesto o plazo que lo estimado). Detectar causas que originan las desviaciones respecto al plan.

Servicio

Mtodos para comprar

1.

SEGN EL FACTOR DEL TIEMPO DE COMPRA

a.

Ajustadas a las necesidades

Se compra lo necesario. tems de poca rotacin. Premura por disponer del material. No se tiene stock. Artculos de consumo regular. Variaciones de precio en el tiempo. Para temporadas. Costo de almacenamiento. Depende de la variabilidad de la demanda.

b.

Para perodos futuros especficos

Mtodos para comprar

2. a.

b. c.

SEGN LA FORMA DE COMPRAR Sobre contrato Mejor negociacin de precios. No incrementa nivel de inventario. Abastecimiento continuo asegurado. Marco legal. Acuerdo por inspecciones, garantas, etc. Compras agrupadas. Segn origen, catalogacin, rotacin, costo. Se agrupan los pedidos para disminuir costos y gastos. Compras programadas Segn el consumo real. El proveedor es un almacn propio. Servicio Buena calidad del proveedor. Buen nivel de disponibilidad del proveedor. Reduccin de inventarios. Bajo costo de comprar.

Mtodos para comprar

3. SEGN EL MERCADO
4.

Segn programa de produccin. Seguimiento al comportamiento del mercado. Pronsticos de cantidad y precio. Asegurarse abastecimiento futuro. Mtodo para consumos estables.

ESPECULATIVAS Mayor riesgo de inversin. Se usa por la variacin del precio.

Servicio Bsqueda de mayor utilidad.

Requiere compromiso de otras reas. Inmoviliza la disponibilidad de caja.

Anlisis para comprar

Recepcin del Pedido

Q
Inventario disponible

Agotamiento del inventario ( tasa demanda)

Q/2

Inventario promedio del ciclo

Eje de tiempo
1 ciclo

Cunto pedir - Ejemplo

Nmero de pedidos al ao Cantidad a Pedir Inventario Promedio Costo de posesin valorizado S/. Costo de renovacin S/. Costo Total (C.P. + C.R.) S/. 1 2 3 4 5 6 8 10 12

150,000 75,000

75,000 37,500

50,000 25,000 70,000 8,235 78,235

37,500 18,750 52,500 10,980 63,480

30,000 15,000 42,000 13,725 55,725

25,000 12,500 35,000 16,470 51,470

18,750 9,375 26,250 21,960 48,210

15,000 7,500 21,000 27,450 48,450

12,500 6,250 17,500 32,940 50,440

210,000 105,000 2,745 5,490

212,745 110,490

Demanda anual Precio unitario S/. Costo de renovacin x O/C S/. Costo de posesin

150,000 10.00 2,745 28%

Cunto pedir

Costo de renovacin

Costo anual

Costo Total
Costo de posesin

Tamao del lote

Cantidad econmica de pedido

Costo Total = Costo mantener stocks + Costo de renovacin Costo Total = Q/2 x H + D/Q x S siendo Q= Tamao de lote H= Costo de posesin x Precio compra S= costo de renovacin D= demanda anual Cantidad econmica de pedido: Q=

2 DS H

Cantidad econmica de pedido

Supuestos Tasa de demanda constante. No hay restricciones por el tamao del lote: Capacidad de fabricacin. Capacidad de transporte. Embalaje estndar. Las decisiones entre artculos son independientes No puedo lograr economas con productos de un mismo proveedor. No hay incertidumbre respecto a los tiempos de entrega ni a la cantidad a recibir. No hay otros costos relevantes.

1. Sistema de revisin continua

Recepcin del Pedido

Q
Inventario disponible

Plazo de entrega

Agotamiento del inventario ( tasa demanda)

Pedido presentado

Punto de reorden

Eje de tiempo
Tiempo entre pedidos

Para demanda incierta

Recepcin del Pedido

Q
Inventario disponible

Plazo de entrega

Agotamiento del inventario ( tasa demanda)

Punto de reorden= demanda promedio durante la entrega + stok de seguridad

Pedido presentado

Eje de tiempo

2. Sistema de revisin peridica

Sistema de reorden a intervalos fijos. Revisin peridica del nivel de inventario. El tamao de lote puede variar entre revisiones. Usado mayormente en artculos de consumo. Balance entre la duracin del intervalo de revisin y el nivel de stock a mantener.

En resumen
Tenga varias de fuentes de suministro alternos (no dependa de slo uno). Establezca alianzas con sus diferentes proveedores (mantenga negocios con todos) y obtenga cotizaciones competitivas. Concntrese en pocos proveedores, sin embargo, haga que sean proveedores de largo plazo. Diferencie los proveedores crticos de los no crticos. Concntrese en los crticos. No descarte proveedores que hayan tenido problemas, haga un seguimiento por si mejoran. Inspeccione el material recibido lo antes posible en las primeras compras. Requiera al proveedor (sobre todo en materiales crticos) constancias sobre la calidad. Servicio Para las rdenes de compra abiertas, planifique visitas a las instalaciones del proveedor. Tenga un plan de contingencia para la interrupcin del abastecimiento.

Temas
Sesin 06

Sistemas de compras contemporneos: B2B, EMarketplace, E-Procurement Evaluacin de la gestin de compras: indicadores.

Agenda

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Importancia de internet. Concepto y clasificacin de E-Business. B2B y B2C. Marketplace. E-procurement. Evaluacin de la gestin de compra.

Importancia de la Internet en los negocios

Difusin masiva y sencillo de usar. Acceso fcil para todo tipo de usuario. Costos reducidos. No requiere conocimientos de programacin. Escala global. Desarrollo de las tecnologas de comunicacin. Ha generado nuevas formas de relacionarse y comunicarse en todas las actividades del ser humano.

Servicio

Modelos de negocios en Internet

Servicio

Fuentes de creacin de Valor

Servicio

Ventajas del uso de Internet

Posibilidad de comprar y vender productos sin fronteras, cubriendo un mayor espectro, con bajo costo de comunicaciones y transacciones. Negociacin directa con el proveedor/cliente, lo que genera una relacin ms directa entre ambos. Posibilidad de conocer la disponibilidad de productos y servicios, sus precios. Le permite conocer la gama de ofertantes de un producto a nivel mundial. Respuestas en menor tiempo. Servicio Cotizaciones/Compras/Pagos en lnea.

E- Business
Establecer negocios y sus procesos asociados, a travs de las tecnologas de informacin y comunicaciones, brindando un valor diferenciado. No se limita a operaciones de compra y venta. Su alcance incluye a clientes, proveedores, empresas y organizaciones.

Servicio

Clasificacin de los E-business

Gobierno
G2G Coordinacin y transferencia de informacin B2G Tramites, impuestos, informacin C2G Impuestos y trmites

Empresas
G2B Informacin y servicios B2B Comercio Electrnico

Personas
G2C Informacin y servicios B2C Comercio electrnico

Gobierno

Empresas

Servicio Personas

C2B Laborales

C2C Compra /Ventas y remates

Clasificaciones ms usadas
Comercio Electrnico B2B: Relaciones comerciales (y/o procesos de negocio asociados) entre empresas, soportadas por Tecnologas de Informacin y Comunicaciones. Comercio Electrnico B2C: Se refiere a la estrategia que desarrollan las empresas comerciales para llegar Servicio directamente al cliente o usuario final.

Usos del B2B (Business to Business)

El B2B busca optimizar la interrelacin comercial entre compaas, aumentando la informacin de mercado y desarrollando las transacciones entre ellas.
Gran volumen Relaciones

de transacciones. entre las

permanentes

empresas.
Sincroniza

los procesos de negocio en ambas empresas participantes. Compra del catlogo electrnico del proveedor. Instrucciones electrnicas de despacho al distribuidor. Bsqueda de posibles proveedores y solicitud de cotizaciones. Subasta electrnica entre posibles proveedores de materia prima. Envo de factura en forma electrnica al cliente. Envo de orden de compra electrnica al proveedor y aceptacin de la misma.

B2C (Business to customer)

El B2C est orientado a que consumidores individuales obtengan informacin y realicen transacciones con empresas proveedoras de bienes y servicios. Se caracteriza por:
La

capacidad de la empresa para atender en forma eficiente a mltiples clientes.

Ser

un nuevo comercializacin.
Bajo

canal

de

cliente.

volumen de transacciones por Servicio

Simplicidad

del proceso de compra para el consumidor.

Mercado electrnico (E-Marketplace)

Espacio virtual en donde las relaciones comerciales y/o de negocio se realizan a travs de transacciones y servicios electrnicos. El concepto clsico de mercado se mantiene, cambian solo los medios a travs de los cuales se realizan las operaciones. Desarrollo de redes privadas. Desarrollo de conexiones directas. Interconexin de mercados electrnicos. Verticalizacin y mercados de nicho. Empresas: Buscarn mltiples mercados Servicio Reingeniera de sus procesos.

E- Commerce
PIZARRA ELECTRNICA

MARKETPLACE BSICO

MARKETPLACE AVANZADO
Ciclo Financiero

Comprador

Ciclo Comercial
Recepcin Mercadera

Seleccin Proveedor Negociacin Creacin / Envo Catlogos electrnicos Llamado Licitacin Adjudicacin Orden Compra Solicitud Cotizacin

Efecta Pago

Contabilizacin

Factura

Mercado Electrnico

Banca Electrnica

Servicio
Cotizacin Negociacin Envo Recepcin Mercadera Orden Compra Recibe Pago Contabilizacin

Facturacin Proveedor
Autor: Pablo Ortiz Collado

Ciclo Comercial

Ciclo Financiero

E-Marketplace
Comercio Electrnico Tradicional Marketplace: Mercado Virtual

Servicio El punto de acceso a la Comunidad Comercial donde las empresas puedan realizar transacciones de comercio electrnico B2B en un ambiente abierto, gil y accesible.

Solucin Integral

E-Marketplace - Ejemplo

Servicio

E - procurement
Es la automatizacin de los procesos internos y externos de la cadena de suministro utilizando el Internet como medio principal en la comunicacin cliente - proveedor. El flujo de informacin se realiza en tiempo real, y permite conocer los datos al instante de producirse algn cambio en las variables.

E - procurement
A travs del e-procurement las empresas u organizaciones se conectan a una comunidad de proveedores que entregan productos y servicios.
Beneficios del E-procurement
Menores costo papeleo Menores ciclos Bsquedas ms rpidas Reduce inventarios Ms proveedores Reduce dependencia Ms opciones de productos

Servicio

Compras de 1 visita Mejores productos 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

Fuente: Encuesta Jpiter a 76 compradores

E - procurement

Servicio

Evaluacin de las Compras

Al ser Compras un rea a travs del cual se producen egresos de dinero, es necesario evaluar su gestin por medio de indicadores. Para determinar: Si es posible reducir el costo de compras, en cunto o en qu rangos? Descuentos obtenidos de los proveedores se pueden aumentar? Se tiene acceso a las instalaciones de los proveedores? Puede conseguirlos? Existen manuales de organizacin, funciones, procedimientos y polticas? Pueden prepararse?

Principales indicadores
1. Valor de compras totales, comparacin con

aos anteriores. 2. Total de compras/Nmero de O/C. 3. Porcentaje de compras rechazadas. 4. Porcentaje de paralizacin de la produccin por falta de materia prima. 5. Rotacin de inventarios. 6. Costo promedio de Orden de compra. 7. Tiempo promedio Servicio de entregas del prov. 8. Nmero de O/C por mes en comparacin con el ao anterior.

Indices de control de Compras

ndice

de compras Compras respecto a las ventas en trminos porcentuales. ndice de coste del departamento de compras Costos del departamento de compras (costo de gestin) en relacin al valor de las compras. Costo de renovacin Se determina por el cociente entre los costos del departamento de compras y el nmero de rdenes emitidos. ndice de concentracin de compras Valor total de compras entre nmero de O/C, nos revela el importe medio de compra por pedido. ndice de carga de trabajo Cantidad media de compras por empleado. Se determina por el cociente entre el valor de las compras y el nmero de empleados del departamento de compras.

Indices de control de Compras

ndice

de concentracin de proveedores a) Nmero de pedidos que se adjudica a cada proveedor. b) Se obtiene dividiendo el nmero de pedidos entre el nmero de proveedores. Cifra de negocios por proveedor a) Volumen de compras por proveedor. b) Valor de las compras realizadas entre el nmero de proveedores. ndice de rotacin de stocks de materias primas Nmero de veces que rota el stock promedio respecto a la cantidad de materias primas (materiales) comprados. Se determina dividiendo el valor de las compras anuales entre el stock medio anual. ndice de rechazos Relacin entre el valor de las devoluciones y el valor de las compras, expresado en trminos porcentuales.

Indices de Control de compras

ndice de financiacin de las compras por proveedores Porcentaje del valor de las compras que es financiado por los proveedores. Se obtiene dividiendo el saldo medio de proveedores entre el valor de las compras y multiplicado por 100. Das de crdito por parte de los proveedores Si el perodo de anlisis es el ao, se puede determinar por la relacin entre el valor financiado por los proveedores y el de las compras anuales y multiplicado por los 360 das del ao. Rentabilidad de las compras Se obtiene dividiendo el beneficio (ahorro anual) obtenido por las compras, dividido entre el costo anual del departamento de compras y multiplicado por 100.

Indices de control de Compras

Objetivos Nivel 1
Objetivos anuales derivados del plan estratgico Alcanzar un 10% de las compras clase B a nuevos proveedores,

Indicadores Nivel 1

Objetivos Nivel 2
Planes de actuacin para cumplir los objetivos del nivel 1

Indicadores Nivel 2
Indicadores asignados para el control, gestin y seguimiento de los objetivos N de nuevos productos aprobados. N de unidades compradas N de proveed. N de franquicias adquiridas N de contenedores desde China. . Compras mensuales por el agente. N de pases de procedencia. NCompras por pas.

Plan Estrat gico

Indicadores relacionados con el control de gestin y seguimiento de objetivos

Diversi ficar la cartera de provee dores

% de compras alcanzada con nuevos proveedores

Aprobacin por C.C. de los productos de los nuevos prov. Adquirir 2 franquicias

Interna cionalizac in

Aumentar las compras a China en un 15%

Compras mensuales a China

Contratar un agente comprador/emba rcador en Beijing.

Ser lderes en importacione s

% de cuota de mercado. Valor nacionalizaciones de mercadera.

Aumentar volumen de compras internacionales.