Tartalom

Bevezet: a hivatalos dokumentumok tipogrfija.....................................................................2 A hivatalos levl .........................................................................................................................5 Plda a hivatalos levlre .........................................................................................................8 Gyakorl feladatok a hivatalos levlre ...................................................................................9 A krlevl .................................................................................................................................10 Gyakorl feladatok krlevlre ..............................................................................................13 Tanulmny rsa........................................................................................................................15 A tanulmny rszei ...............................................................................................................15 A stlus ..................................................................................................................................16 A tanulmny elksztsnek lpsei .....................................................................................18

Kovcs Ferenc

Word tananyag

2/19

Bevezet: a hivatalos dokumentumok tipogrfija

A tovbbiakban kt hivatalos irat ksztst tekintjk t a WORD-ben. Az egyik a hivatalos levl, a msik a tanulmny. A hivatalos levlhez ktden vesszk a krdokumentum ksztst is. Fiskolai tanulmnyaik s majdan a munkjuk sorn ezekre lesz leginkbb szksgk. Ez a lers nem trekedhet teljessgre, mindssze azokat az ismereteket foglalja ssze, melyeket tanrkon is vettnk. Bettpus: Lehetleg egyfajta bettpust hasznljunk, azt is csak a megfelel komolysgt. Lehet pldul az alapbelltsknt add Times New Roman (mint az aktulis sorok is). Ezek knnyen olvashat karakterek, mert talpasak s vltoz vonalvastagsgak. Terjed, s megengedett az Arial, mint a kvetkez pldamondat karakterei: Arial tpus vagyok, talpatlanok a karaktereim, vonalvastagsgom lland. Az Arial mr nehezebben olvashat, de mg megfelel. Mindenkppen tilos a hivatalos dokumentumokat klnleges, nehzkesen olvashat betkkel rni, pldul gy: Mlyen Tisztelt Igazgat Asszony! Betmret: elfogadott a 12 s 14 pont kztti. Wordben 12 az alapbellts, az olvashatsg miatt 1 vagy 2 egysggel nvelhet. Az ennl nagyobb karakterek mr feleslegesen nagyok s anyagpazarlk. Mindenesetre egy dokumentumon bell ktelezzk el magunkat valamelyik megengedett mret mellett 12-14 kztt, s a tovbbiakban tilos ezt megvltoztatni! (Tilos az egyik oldalt 12, a msikat 14-es vagy 13-as mretben produklni, mert a szemet bntja olvass kzben a vlts!) Betmret vlts: Termszetesen a dokumentumban hasznlunk az alapbelltstl eltr mreteket, de ennek is megvannak a szablyai. Tipogrfiailag a szem az olyan karaktervltsokat kedveli, melyeknek mretarnya az aranymetszs1 szablyainak megfelel. Ez az arnyszm 1,62. Amennyiben 12 az alapmretnk, a kisebb karakterek 12/1,62=7,5 pt krli rtkek lehetnek, a nagyobbak 12*1,62=19,4 pt krliek. Kisebb mret pldul ebben a dokumentumban a lbjegyzet, a 7,5 pt krli betmret lehet 7 vagy 8, de semmikppen nem megengedett a Word ltal felajnlott 10-es, hogy a szablyt meg ne szegjem, 8-ra lltottam t ebben a dokumentumban. Nagyobb karaktereket hasznlunk pl. a cmekben, mretk a 12-es alaphoz 19,4 pont krli, teht 18, 19, 20, 21 megengedett, de a cmsor1-re felajnlott 16 megvltoztatand. Sortvolsg: A sortvolsg a karaktermretnl mindig legalbb 10%-kal nagyobb kell legyen, hogy egy sor alja ssze ne rjen a kvetkez tetejvel, klnben a szveg nehezen olvashat. 12-es alapmretnl a minimlis sortvolsg 13-14 pontegysg. A hivatalos iratok ezt nem komplikljk el ennyire, ktelez a msfeles vagy a dupla sortvolsg. Praktikus is, hogy olvass kzben tollal, ceruzval a sorok kz megjegyzseket tudunk rni.

Aranymetszs szablya pldul egy kpre: a hosszabb oldal gy arnylik a rvidebb oldalhoz, mint az oldalak sszege a hosszabbikhoz: b/a=(a+b)/a. Ebbl kiszmthat a b/a=1,62 arnyszm. Vagyis a hosszabb oldal a rvidebb 1,62-szerese. Ezt kzeltik az jabb digitlis kpmretek is a tvben s a filmekben a 16:9 arnnyal (rtke 1,78, valamivel tbb a szksgesnl, de jobb a rgi 4:3-nl).

Kovcs Ferenc

Word tananyag

3/19

Tmbforma: Dominns lett a szmtgp alkalmazsval. Jelentse ketts: a bekezdsek margtl margig kell rjenek (sorkizrt a dokumentum szvege), csak kivteles esetekben megengedett a balra igazts2. Msrszt a bekezdseket3 egymstl egy res sor vlasztja el, ezzel tagoljuk a szveget, nem vlik egy vgelthatatlan folyamm. Margk: A hivatalos iratokat vagy bektjk, vagy lefzzk. Felttelezzk, hogy a tanulmnyt egyoldalasan nyomtatjuk, ekkor a szably egyszer s kzs: a bal margt meg kell nvelni 3-4 cm-esre. Praktikus a jobb margt a Wordben4 ugyanennyivel cskkenteni: egyrszt marad a 16 cm szles munkaterlet, msrszt nem kell tdefinilni az lfej-llb tabultorait. (Plda: a bal marg 3,5 cm, a jobb marg 1,5 cm.) Norml esetben a fels s az als margkat nem vltoztatjuk, de ha a tanulmnynl csak az lfejet hasznljuk (az llbat nem), akkor rdemes a 3,5 cm-es felst vlasztani, az lfej tvolsgt a lap szltl 1,5 cm-re eltvoltani, az als margt 1,5 cm-re vltoztatni. gy fent s lent ugyanannyi marad el a lapszltl, s az lfej is kellen eltvolodik a dokumentum egyb rszeitl. Kiemelsek: nagyon sokflekppen lehetsges, most csak a karakterekkel trtnrl ejtnk szt. A f szably: lehetleg csak egy tulajdonsggal emeljnk ki! Dlt bets kiemels: brmit szabad vele kiemelni s a szoksok alapjn: knyvcmeket, illusztrcik alrst, de tilos a fszveget kurzvban rni! Flkvr kiemels: csak oldalcmek, sztrak s defincik, magyarzatok els kifejezsei esetn alkalmazhatjuk. KISKAPITLIS KIEMELS: cmek, szerzk neve esetben. KAPITLIS = VERZL: Lehetleg csak cmekhez alkalmazzuk a csupa nagybets kiemelst, de ott is csak betkz s sorkz nvelsvel az olvashatsg miatt. Mg cmekben is tilos a csupa nagybets gtikus vagy csupa nagybets rott karakterek hasznlata. R i t k t s : kiemelshez ne alkalmazzuk! Alhzs: kiemelshez ne alkalmazzuk, mondja a tipogrfus, de mint ltni fogjuk, a hivatalos levl elszeretettel kveteli meg tlnk! Ott, de csak ott, alkalmazni fogjuk (a rendeletet a szoksjog el helyezzk). Objektumok a dokumentumban: A tanulmnyban tbbek kztt alkalmazhatunk a knynyebb megrtst, szemlltetst szolglan kpet, szervezeti diagramot, diagramot, az egzakt lersokhoz egyenletet. Szablyosan elhelyezhetk kln sorban (pontosabban bekezdsben, mert kt Enter kztt vannak), kzpre igaztva. Pldul a msodfok egyenlet megoldkplete:

b b 2 4ac x1, 2 = 2a Tl azon, hogy nem kell trdnnk a sorok magassgvltozsval, elny mg a kzpre igaztott kpek, diagramok kpalrsnak a knny, egyszer alhelyezse is. Ha nem alkalmazunk kpalrsokat, az objektumok elhelyezhetk a szvegben is, jobbra vagy balra igaztva. Mindenkppen tilos a szvegben kzepre tenni a kpet, mert az olvashatsgot nagyon megnehezti. Hrom kis kppel szemlltetjk a lertakat. A tigA balra igazts eredeti neve szabadsoros szeds, ebben az esetben nem nyjtjuk meg a szkzket, hogy a sor kirjen a jobb marghoz. Szabadsoros szedst a 40 karakternl rvidebb sorokra szoktak alkalmazni. 3 A bekezdsek neve onnan ered, hogy az els sora beljebb kezddik, irodalmi mveknl mg ma is rzik ezt a hagyomnyt. Ilyenkor a szomszdosakat nem vlasztja el mg az res sor is. 4 Worben alapbelltsknt minden marg 2,5 cm. A 21 cm szles lapbl kivonva a kt oldalmargt, 16 cm szles munkaterlet addik. Ehhez idomul az lfej s llb 8 cm-nl kzpre igazt tabultora s a 16 cm-nl jobbra igazt tabultora.
2

Kovcs Ferenc

Word tananyag

4/19

ris s a nyl szablyosan elhelyezett, m a tehnen t kell vezetni a szemnket olvass kzben, ami zavarja a knnyebb megrtst. Elvlaszts: A nagyobb mret karakterek s a sorkizrs miatt a sorokban hossz szkzk alakulhatnak ki, melyek rendkvl zavarak. Valamelyest kikszblhetk az automatikus elvlaszts funkcival (Wordben: Eszkzk Nyelv Elvlaszts Automatikus elvlaszts menvel rhet el. Ignyesebbek alkalmazzk a feltteles elvlasztst is. Amennyiben a program nem kpes elvlasztani, beszrjuk a jelt a szban a kvnt helyre, s ha a sz mr tkerlne a kvetkez sorba, a beszrsnl fogja elvlasztani, amgy a jel nyomtatsban nem jelenik meg. Elrse: Beszrs Szimblumok Klnleges karakterek Feltteles ktjel. Ezt alkalmazzuk, ne a sima mnuszjelet, mert ha a sz mgis sorkzpre kerl, a mnuszjel a nyomtatsban is megjelenik (pldul gy: iroda-lom).

Kovcs Ferenc

Word tananyag

5/19

A hivatalos levl
A kvetkez kpen lthatjuk a Magyar Szabvnygyi Hivatal ltal megadott formt a hivatalos levlre. Vegyk sorra a tudnivalkat! Tbb knyv vgigolvassa alapjn megllapthatjuk, a szakirodalom sok rszletben tartalmaz ellentmondst. Az albbiakban egy szraz, a lehet legtbb elvrsnak megfelel sszefoglal kvetkezik. Margk: A bal marg legyen 30-40 mm kztti, a jobbat cskkentsk 2,5 cm-rl annyival, amennyivel a balt megnveltk. A fels s az als vltozatlanul 2,5 cm marad. Wordben az elrsi tja: Fjl Oldalbellts Margk fl. Karakterek: Vlasszuk a Times New Roman 12-14-es betmret valamelyikt, pl. a 13-at! Felad (intzmny) neve: mindig a legfels sorban van. Lehet egy magnszemly, de egy intzmny neve is. Bels utasts: a feladval egy sorban, kb. a 10 cm pozcinl tallhat. Pldk: Szolglati hasznlatra! Bizalmas! Szigoran bizalmas!) Megvalstsa Worben: Formtum - Tabultorok, begpelni a Pozciba: 10, hagyni az Igazts opcit a Balra llsban, s OK! Nyomjuk le a TAB billentyt, a kurzor az adott helyre pozcionl. Gpels, majd Enter, s a tabultor trkldik a kvetkez bekezdsre (sorra) is, nem kell a Keltezsnl ismt definilni. A felad cme a msodik sorban fog helyet, s lehetleg csak egy sor legyen! A sorrend kttt, az irnytszm csak a vgn lehet, s nem kell mg pontot tenni, nem sorszm! Plda: Tatabnya, Stdium tr 1, 2800 A felad telefonszma a kvetkez sor tartalma. Szabad rvidteni is, piktogram is hasznlhat. A htjegy szmokat 3+4-es tagolssal, a hatjegyeket 3+3 tagolssal ktelez rni. J pldk: Tel.: (34) 520 429 Tel. +36 20 222 3333 06 1 234 5678

Kovcs Ferenc

Word tananyag

6/19

Kt res sor kimarad. A mintban az egyms alatti x-ek jellik. Minden krlmnyeskeds nlkl, az Enter nyomkodsval lltjuk el, most ez nem tilos, cl a hatkony, gyors munka. A cmzett neve krl elg nagy a tr a levlben, ezzel a kiemelssel tiszteljk meg. Ha intzmny, akkor sem illik rvidteni. Ki kell rni: Modern zleti Tudomnyok Fiskolja, nem lehet MTF. A cmzett kt sor is lehet abban az esetben, ha egy intzmny s egy szemlynv kombincija. Mst-mst jelent a sorrendjk. Plda a ktsorosra: Nemecsek Ern holdfogyatkozsi felad Modern zleti Tudomnyok Fiskolja Els sorban a cmzett szemly neve, kvetkezben a cmzett intzmny neve. Jelentstartalma: az intzmny postzja kapja meg a levelet, de bonts nlkl kell tovbbtania Nemecsek Ernnek. A nv elre rsa a cmzett sajtkez bontst jelenti. A kt sor cserje esetn a f cmzett az intzmny, a postz ki is bontja a levelet, iktatja, s intzkedsre tovbbtja Nemecsek Ernnek. A keltezs a cmzettel (els sorval) egy sorban a 10-es pozcinl kezddik. Szoksos formja: Helysgnv, dtum. Pl. Tatabnya, 2009. szeptember 30. Vesszvel vannak elvlasztva, dtumformnak a szoksos, valamelyik magyar vltozatot vlasszuk! Az iktatszm vagy a cmzett msodik sorban, vagy az ell res sorban van jobbra. Szably: a jobb oldali rsz legyen egyms alatt kihagys nlkl, csak a cmzettet (akr egy, akr kt soros) emeljk ki a krltte lv terekkel. Az iktatszm szoksos formja: nnn/vszm. Magnszemly felad esetn elhagyhat. A cmzett cme mindig hrom sorban van a minta szerint. gyintznk: aki a tmval intzmnynkben a levlrs szintjn foglalkozik, magnszemly felad esetn elmarad. Hivatkozsi szm: ha vlaszt runk valamely korbban kapott hivatalos levlre, abbl kiolvasva megknnytjk az gyintzst, amgy elmarad. gyintzjk: szintn egy levelezsi folyamat sorn derlhet ki, ki foglalkozott az gynkkel, r hivatkozva lervidthet a folyamat, amgy elhagyjuk. Postzsi utasts: Ma mr nincs Express!, helyette bevezetett az Elsbbsgi! A levl rja kri (utastja) itt a postz rszleget, hogyan kell feladni a levelet. Intzmnyek esetben a ktelezen hasznland postaknyv helyettesti az Ajnlott! utastst is. Magnszemly ltal rt hivatalos levl esetben nincs kit utastani a postzsra, mivel nmaga adja fel, mindkt utasts elhagyand. sszefoglalva: csak akkor kell az Elsbbsgi! Utastst alkalmazni, ha intzmny gy szeretn kldeni a levelet. Minden ms esetben a postzsi utastsok mindegyike elmarad (legalbb nem kell a tipogrfiailag helytelen alhzssal kiemelni). A levl trgya: lehetleg egy soros legyen, tartalmazza a levlrs okt! Mivel ez a levl cme, a vgre nem tesznk pontot. Megszlts! Formja vagy Tisztelt Rang Asszony, vagy Tisztelt Rang r! A fenti pldt itt alkalmazva Nemecsek Ern megszltsa: Tisztelt Holdfogyatkozsi Felad r! Minden

Kovcs Ferenc

Word tananyag

7/19

sz nagybetvel kezddik a megszltsban (kivve az esetleges ktszavakat). A rangja holdfogyatkozsi felad, melyet a cmzettnl kis kezdbetkkel rtunk, itt naggyal. Frfiak esetben a megszltsban ktelez az r, hlgyeknl az Asszony titulus. A nevet minden esetben tilos berni a megszltsba! Nagyon magas rangaknl, vagy klns esetekben megengedett a Mlyen Tisztelt, Nagyon Tisztelt kezdet megszlts, de fontoljuk meg a hasznlat, knnyen a visszjra fordulhat. Ne hasznljuk a Kedves kezdeteket sem, bizalmas viszonyt felttelez, ami hivatalos levlnl kizrt. Helyes pldk Nemecsek Ernn informatikatanrhoz szl hivatalos levlben: Tisztelt Informatikatanr Asszony! Tisztelt Tanrn Asszony! Mlyen Tisztelt Tanrn Asszony! Helytelenek: Tisztelt Nemecsek Ernn! Tisztelt Nemecsek Ernn Asszony! Tisztelt Nemecsek Ernn Informatikatanr Asszony! Tisztelt Asszony! Tisztelt tanrn asszony! Tisztelt Informatikatanr! Kedves Nemecsekn! A levl szvege: Hrom rszre tagolt, melyeket res sorokkal vlasztunk el egymstl. Ez a rsz msfeles vagy dupla sortv, sorkizrt. Az els rszben szabatosan sszefoglaljuk levelnk, krsnk. A msodik rszben kell alapossggal kifejtjk az indokainkat. A harmadik, rvid, zr rszben a megolds fel vezet egyttmkdsnket, optimizmusunkat hangoztatjuk. Az elkszns legszokvnyosabb formja a (Mly) Tisztelettel kvnok tovbbi j munkt! Elgg szemlytelen, de a bizalmaskods vdjt sem kaphatjuk meg miatta. Blyegz: a kimarad 5-6 sor biztostja az intzmny pecstjnek a helyt. Ide nem gpeljk az intzmny nevt, cmt, hanem pecsteljk! Magnszemlyek esetben elmarad, ha nincs pecstje. Alrs: a 2-3 res sor kihagysval begpeljk balrl az alr nevt, al a levl viszonylataibl add beosztst, s kinyomtats utn al is kell rnia. Kk toll hasznlata ktelez (megklnbzteti a msolatoktl). Nem a jobb oldalon runk al, nem kell pontsor az alrshoz. Nem az gyintz r al, hanem a fnke(i)! Tbb alr is lehet egyms alatt balrl, a legfels hely mindig a legnagyobb fnk. Egyms melletti alrsoknl a nagyfnk alrsi helye balra a legfels (mintha egyedl lenne). Beoszts: egy cgris vezrigazgatja levelezs hallgat a MTF-n, s levelet r a TO-ra az informatika tantrgy alli felmentse rdekben. Beosztsa a levl tkrben: levelezs hallgat, nem pedig vezrigazgat. Mellkletek: a csatolt dokumentumok felsorolsa. Mit kell tudni Wordbl a hivatalos levl megrshoz? Alig valamit: A margt tlltani; A betmretet megvltoztatni; Felvenni egy balra igazt tabultort 10 cm krnykre; Alkalmazni a tiltott alhzst; A levl szvegt msfeles sortv, sorkizrt bekezdss formzni; A mellkleteknl felsorolst kszteni; Kell sokszor lenyomni az Entert!

Kovcs Ferenc

Word tananyag

8/19

Plda a hivatalos levlre rjunk a sajt nevnkben (Kovcs Elemr) bizalmas hivatalos levelet a fiskola a fiskola parkolsi osztlyvezetjnek, melyben ingyenes parkolsi krtyt krnk. Egy lehetsges megolds:

A bal marg 4 cm, a jobb 1 cm lett. A levl karakterei: Times New Romn 13 pt mretben. A levl szvegnek hrom bekezds sorkizrt, msfeles a sortvolsga. A dokumentumra bekapcsoltuk az automatikus elvlasztst. Kovcs Elemrnek az alrshoz az egyszerbb azonosts rdekben az EHA kdjt is bertuk. Hogy ne legyen kt oldalas a dokumentum, az als margt 1 cm-re cskkentettk. Nyomtats utn ne felejtse kk tollal alrni!

Kovcs Ferenc

Word tananyag

9/19

Gyakorl feladatok a hivatalos levlre A tovbbiakban feladatokat tall, melyek egyben zrthelyi dolgozat mintk is, ezrt a hivatalos levl szmonkrsn tl mindig valamilyen ms, kiegszt tevkenysget (s pontszmot) is tall. 1. rjon a sajt nevben hivatalos, szigoran bizalmas levelet Tatabnya vros Alapos Alajos nev alpolgrmesternek, melyben rdekldik, milyen alaptvnyok vannak a vros kezelsben, mert n szeretne egymilli Ft-ot felajnlani valamilyen nemes clra! (A konkrt clt nnek kell kitallnia, s ennek szerepelnie kell a levlben!) Ugyancsak nnek kell kitallni a hinyz adatokat is! Sajt adataibl csak a nevnek ktelez valdinak lenni, a tbbi lehet kitallt is! Pontozs: Oldalbellts, karakterek ........................................................................................................3p Felad s krnyezete................................................................................................................4p Cmzett s krnyezete..............................................................................................................3p Trgy........................................................................................................................................2p Megszlts ..............................................................................................................................3p A levl szvege........................................................................................................................5p A levl vge .............................................................................................................................6p Tagolsok.................................................................................................................................4p Nem a hivatalos levlhez ktd, de tovbbi feladatok: Szrjon be egy knyvjelzt pontosan a keltezs el, melynek neve keltezs!.....................3p Vegye fel a trgybejegyzsek kz a tisztelt szt, s a kvetkez oldalra futtassa le a trgymutatt!............................................................................................................................4p rjon automatikus sorszmozs lbjegyzetet a cmben szerepl Tatabnya szra, a lbjegyzet szvege a Szp kis vros! szveg legyen! ...............................................................3p 2. n most az elz feladat szerinti Alapos Alajos alpolgrmester szemlyi titkrnje (titkra), s feladatul kapta, vlaszolja meg Gazdag Aranka (Tatabnya, F tr 2. alatt lak kzgazdsz) alaptvnyokrl rdekld levelt, melyben javasolja, az egymilli Ft-ot a Snta Kutya Menhely javra ajnlja fel! A hinyz adatokat a fentiekhez hasonlan nnek kell kitallnia! Pontozs: Oldalbellts, karakterek ........................................................................................................3p Felad s krnyezete................................................................................................................4p Cmzett s krnyezete..............................................................................................................5p Trgy........................................................................................................................................2p Megszlts ..............................................................................................................................3p A levl szvege........................................................................................................................5p A levl vge .............................................................................................................................6p Tagolsok.................................................................................................................................4p Nem a hivatalos levlhez ktd, de tovbbi feladatok: Szrjon be egy kutyt brzol kpet a levl szvegbe a szablyoknak megfelelen, a kp magassga a mretarnyok megtartsval legyen 3 cm! ..................................................4p rjon megjegyzst a sajt nevre, a megjegyzs szvege az a szn legyen, melyet az alrshoz ktelez hasznlni!......................................................................................................4p

Kovcs Ferenc

Word tananyag

10/19

A krlevl
Sokszor elfordul, hogy tbb levelet kell rnunk egyszerre, ezek nagyrszt azonosak, de vannak bennk levelenknt eltr rszek, adatok. Kpzeljk magunkat a MTF tanulmnyi osztlya helybe: ngy, az idn sszel beiratkozott hallgatt kell felszltanunk, hogy a mdostott hatridig sem kldte be fnykpt. Ez ngy hivatalos levl lesz, lnyegben azonosak, m levelenknt vltozik rendre: a cmzett neve, helysgneve, az iktatszm, a cmzett utca, hzszma, irnytszma s a megszltsa. A Word lehetsget nyjt arra, hogy a levelenknt vltoz adatokat egy kln llomnybl olvassuk be. Egy levelet runk (ezt hvjk fdokumentumnak), jelljk benne, hova milyen konkrt adatot vegyen az adatdokumentumbl, s a vgeredmny ngy, szemlyre szl hivatalos levl lesz (egyestett dokumentum, krdokumentum). Most lssuk a megvalstst! Az egyik legrthetbb mdon ksztjk el. Vegyk fel elszr az adatokat egy Word dokumentumban! Nyissunk egy j dokumentumot, s ennek legels sortl5 szrjunk be egy hat oszlop szles tblzatot a kvetkez adatokkal! (Tblzat Beszrs Tblzat menvel ri el.) Nv Nagy Aranka Vros Tata Iktatszm 678 679 680 681 Cme Gesztenye fasor 3. Kzen kz 5. Alkotmny u. 72. Zrnyi u. 12. Irnytszm 2850 2800 2851 2855 Megszlts Asszony Asszony r r

Kis Ibolya Tatabnya Tabula Ta- Krnye ms Marg Elek Oroszlny

Mentk el a dokumentumot, az llomny neve legyen fotoadat! Kezdjk el megrni egy j dokumentumban a hivatalos levelet (fdokumentum)! A levl feladja a fiskola, gyintzje n (Kovcs Edina), alrja a tanulmnyi osztly vezetje, mellklet nincs. A kvetkez oldalon lthatja a megrt fdokumentumot, ebben csak a srgval kiemelt, francia idzjeles meznevek szmthatnak ismeretlennek

Ktelez a tblzatot a legels sortl kezdeni, s ktelez a tblzat els sorban (fejrovat) az ltalnos neveket rni, mert a Word itt keresi a beszrand adatok ltalnos nevt. Amgy vagy nem is mkdik a dolog, vagy a legels adatsort tekinti fejrovatnak, ami szintn gondokat okozhat.

Kovcs Ferenc

Word tananyag

11/19

rja meg a levelet n is egszen addig, ahol az els meznv nem tallhat, ez konkrtan a Nv lesz. llunk a hetedik sor elejn, most fogjuk a Wordben belltani, hogy krlevelet szeretnnk rni. A menpontok: Eszkzk Levelek s kldemnyek Krlevl. Hatsra a

Kovcs Ferenc

Word tananyag

12/19

kperny jobb oldaln megjelenik a Krlevl rst segt munkaablak, ennek jobb als sarkban tudunk a lptet nyilakkal elre-htra haladni a szerkeszts sorn. Az 1/6 Lps ablakban a Dokumentum kivlasztsa: Levl. Jobbra lent a lptet nyllal lpjen Tovbb A 2/6 Lps ablakban az alapul szolgl dokumentumnak vlassza az Aktulis dokumentum alapjn lehetsget! Tovbb A 3/6 Lps ablakban vlassza a Cmzettek kivlasztsa pontbl a Ltez listbl lehetsget, majd a Tallzs hatsra nyissa meg a fotoadat nev adatdokumentumot! Ezt kell kapja: Az OK hatsra hozzrendeldik az adatdokumentum a fdokumentumhoz. Az adatmezk beillesztshez menjnk Tovbb

A 4/6 Lps ablakban a Tovbbi elemek hatsra megjelen Adatmez beszrsa ablakbl kivlaszthatjuk s beszrhatjuk az ppen aktulis meznevet. Folytathatjuk a fdokumentum rst, s ahol szksges, a Tovbbi elemek alkalmazsval behozzuk a kvetkez meznevet. Az 5/6 Lps ablakban megtekinthetjk az egyedi leveleket, ezekben mr a konkrt adatok szerepelnek, nem az ltalnos meznevek. A lptet nyllal elre, a prjval visszafele haladhatunk a levelek megtekintsben. A 6/6 Lps ablakban nyomtatra (Nyomtats) vagy fjlba (Az egyes levelek szerkesztse) rathatjuk az egyestett dokumentumokat. Shajtsunk! Remljk, rthet volt. Nagyon clirnyosan haladtunk, nem trtnk ki az apr rszletekre, ezeket mr mindenki nllan is fel tudja dolgozni, ha az eddigieket rtette. Az adatdokumentum lehet Access flj, Excel adattbla, szmtalan ms tpus, minden, amit a programunk megrt.

Kovcs Ferenc

Word tananyag

13/19

Gyakorl feladatok krlevlre 1. Tltse le a CooSpace-bl az Excel_2009_sz_MTF.xls fjlt az Asztalra (sajt pendrjvra). Ennek a munkafzetnek a Latin nev munkalapja lesz a hivatalos levl adatbzisa (egy latinbl nyelvvizsgz kollgista csoport adatait ltja). n a nyelvvizsgakzpontban dolgozik adminisztrtorknt, s Tolmcs Eleonra nev igazgatjtl azt a feladatot kapta, hogy rja meg a vizsgzk eredmnyrl a szigoran bizalmas krlevelet. Bvtse a tblt egy mezvel, melyben a megszltst tartja nyilvn (Asszony, r)! ............2p Minden levl elsbbsgi, az utols iktatszm 800/2009 volt. Vegye fel az iktatszmokat is az adatbzisba! ..........................................................................................................2p J hr: minden vizsgz a Tatabnya, Komromi t 40, 2800 cmen lakik, de emiatt majd a neve alatt azonostsknt fel kell tntetni a szletsi dtumt is! A levl szvege tartalmazza azt, hogy a vizsgz milyen szakos hallgatknt s milyen eredmnyt rt el a latin nyelvvizsgn. Az indokls rszben sorolja fel az rsbeli, a szbeli vizsgn elrt s az sszegzett pontszmokat, s ha jegyet adnnk, az illet hnyast kapna. Vgezzen a fdokumentumon nyelvi ellenrzst s kapcsolja be az automatikus elvlaszts funkcit! .......................................................................................................................2p Mentse a fdokumentumot VezetkneveF nven (pl. Kovcsf), az adatokat VezetkneveADAT nven! Egyestse a VezetkneveKR dokumentumba a 11-20 vizsgz rtestst!........................................................................................................................2p Pontozs: Oldalbellts, karakterek ........................................................................................................3p Felad s krnyezete................................................................................................................4p Cmzett s krnyezete..............................................................................................................5p Meznevek beszrsa ..............................................................................................................6p Trgy........................................................................................................................................2p Megszlts ..............................................................................................................................3p A levl szvege........................................................................................................................5p A levl vge .............................................................................................................................6p Tagolsok.................................................................................................................................4p (Megjegyzs: ez sszesen 40-nl tbb pont, a dolgozatbl valami majd kimarad.) 2. n egy gyvdi irodban dolgozik adminisztrtorknt. Fnke (dr. Alma Endre) megbzza, rjon elsbbsgi, hivatalos, szigoran bizalmas levelet ngy kuncsaftjnak (kt hzaspr), akiket egy kzs idpontra behv az adsvteli szerzds alrsra. Mellklet nincs, az utols iktatszm a postaknyvben: 54/2009. A hinyz adatokat tallja ki! A fdokumentumot meg kell rnia a megszltsig (mg azt is)! Pontozs: Vegye fel a krlevlhez az adatllomnyt (Word vagy Excel), s mentse jogadat nven! .......5p Oldalbellts, karakterek ........................................................................................................3p Felad s krnyezete................................................................................................................4p Cmzett s krnyezete..............................................................................................................5p Meznevek beszrsa ..............................................................................................................6p Trgy........................................................................................................................................2p Megszlts ..............................................................................................................................3p Tagolsok.................................................................................................................................2p

Kovcs Ferenc

Word tananyag

14/19

Nem a levlhez ktd, de tovbbi feladatok: Hagyjon ki a megszlts utn 4-5 res sort, s gpelje be ide a teljes nevt! Hozza ltre azt az j stlust, melynek neve az n vezetkneve, alapja a norml stlus, betmrete 23, kzpre igaztott bekezds, mely eltt s mgtt kimarad 24 pont! Formzza a most bert nevt ezzel a stlussal! .....................................................................................................5p rjon lbjegyzetet a megszltsra, a lbjegyzet szvege az a nv legyen, aki a krlevelet alrn (ha befejeztk volna)! .............................................................................................3p Mentse a fdokumentumot jogf nven, az egyestett dokumentumot jogkr nven! ............2p

Kovcs Ferenc

Word tananyag

15/19

Tanulmny rsa
A tanulmny rszei Cmoldal: A tanulmny legels oldala, a bort. Tartalma: a szerz neve, a m cme (s alcme, ha van), a m jellege (hzi dolgozat, diplomadolgozat, TDK dolgozat), dtum (hely s vszm. Lehetsges formja: Az oldal fels harmadban a szerz neve kzpre igaztva, egy-kt sorral lejjebb s mg nagyobb betkkel kzpre a cm, egy-kt sorral lejjebb kisebb betkkel kzpre az alcm, egy-kt sorral lejjebb mg kisebb betkkel kzpre a m jellege. Az als harmadban a kiads helye jobbra vagy kzpre igaztva, alatta az vszm. A minta betmretei soronknt rendre: 20, 32, 20, 14, 14, 14. Az el hrom sor Arial bettpus, a kvetkez 3 Times, ezek sszeillenek egy oldalra. Lehetett volna az egsz oldal azonos bettpus is, ugyancsak igazthattuk volna kzpre a Tatabnya, 2009 rszt is. Ms, zlses megoldsok is elfogadottak. Elksztse: a kevsb jratosaknak azt javasoljuk, ez a rsz legyen egy kln dokumentum, nyomtats utn aztn tegye a dolgozat elejre. Haladknak: ez az oldal a tanulmny els szakasza6, a folytats a msodik szakasztl indul. (Wordben: a Tatabnya, 2009 rsz utn egy szakasztrs beszrsa: Beszrs Trspont Szakasztrs j oldal vlasztsa.) Tartalom: Ez a rsz a tartalomjegyzk, de cme csak a Tartalom sz. Szpirodalmi mveknl a dokumentum vgn helyezzk el, amgy a dokumentum elejn. A megadott cmsorokbl generljuk a programmal. Ne legyen terjengs, egy 20-50 oldalas tanulmny tartalomjegyzke frjen ki egy oldalra! Erre az oldalra mg nem ratjuk ki az oldalszmot. Maga a Tartalom sor sem lehet cmsor stlus, mert nem szerepelhet a tartalomjegyzkben. Bevezets: a fszveg els rsze, j oldalon kezddik, szerepelnie kell a tartalomjegyzkben, oldalszmmal is elltjuk ppen ezrt. Itt alkalmazhatjuk elszr az lfejet s az llbat. Fejezetek: j oldalon kezddnek (cmsor1 a cmk stlusa teht benne lesznek a tartalomjegyzkben). lfej, llb, oldalszm beszrsa alkalmazand. Felhasznlt irodalom: a fszveget kvet, ktelezen alkalmazand, els jrulkos rsz az irodalomjegyzk. j oldalon kezddik, szerepelnie kell a tartalomjegyzkben. Formja: bcrendben kell felsorolni az albbiakat: KISKAPITLIS SZERZNV: Dltbets knyvcm. Dltbets alcm. Kiadshely, vszm, Kiad Neve7
Szakaszonknt adhat meg a Wordben a margk mrete, a laptjols, az lfej-llb stb. Ha a felsoroltak nem frnek ki egy sorban, akkor fgg behzst kell alkalmazni. (A msodik sor beljebb kezddjn Formtum Bekezds Behzs Fgg, mrtke 1,25 cm)
7 6

Kovcs Ferenc

Word tananyag

16/19

Az ltalam hasznlt irodalom szablyosan szedve: NEKES FERENC: A kiadvnyszerkeszts. Alapok. Budapest, 2000, Novella Kiad NEKES Ferenc8: A kiadvnyszerkeszts. Szveg. Budapest, 2001, Novella Kiad PTERY KRISTF: Asztali kiadvnyszerkeszts. Budapest, 2001, LSI OMAK Alaptvny SZIKORA HENRIKN: zleti kommunikci, Tatabnya, 2007, MTF VIRGVLGYI PTER: A tipogrfia mestersge szmtgppel, Budapest, 1996, Tlgyfa Kiad Az irodalom nvsorba szedse: az sszes kijellse, majd a menbl alkalmazni a Tblzat Sorba rendezs pontot. Trgymutat: hosszabb terjedelm mveknl ajnlott a hasznlata., j oldalon kezddik, szerepeltetni kell a tartalomjegyzkben. Clja, hogy az adott szt, Kifejezst knnyen megtalljuk a dokumentumban. Plda: egy szakcsknyvben nem lehet minden receptet szerepeltetni a tartalomjegyzkben, mert egy tbboldalas, ttekinthetetlen jnne ki. Helyette alkalmazzk a trgymutatt. Ma lecst szeretnnk fzni, feltjk a szakirodalom trgymutatjt, megkeressk benne a lecst, megnzzk az oldalszmt, odalapozunk J tvgyat! Nvmutat: hasonlan a fentihez. Illusztrcik jegyzke: kpek, brk, tblzatok, diagramok kpalrsainak a gyjtemnye. j oldalon kezddik, oldalszmozott, szerepel a tartalomjegyzkben. Az elkszts mdja kisrszt eltr a fentiektl. Mieltt a hossz dokumentumok szerkesztsbe kezdennk, ismerkedjnk meg a stlusokkal, mert fel kell hozz hasznlnunk. A stlus A stlus egy formtum egyttes, melyet nvvel lthatunk el, s menbl, eszkztrbl, billentykombincival alkalmazhatjuk a tovbbiakban. Ha ksztnk egy j stlust, az adott dokumentummal egytt elmentdik. Nyissunk egy j dokumentumot, gpeljk be a nevnket egy res bekezdsbe, msoljuk le ezt a bekezdst mg ngyszer-tszr, s hvjuk meg a Formtum St8

Van, hogy csak a vezetknevet emelik ki kiskapitlisra, megklnbztetve az utnvtl idegen nyelv publikcik

Kovcs Ferenc

Word tananyag

17/19

lusok s formzs menpontot! Lthatjuk az aktulis dokumentumhoz ktd stlusok listjt a megjelen ablakban. Az aktulis stlus a Norml9, mellyel a nevnket is bertuk. Kivlaszthatnnk mg a Cmsor1, Cmsor2, Cmsor3 stlusokat is. Vlasszuk az j stlus nyomgombot! A megjelen j stlus ablak kitltse magyarzatai: Nv: Meg kell adnunk a leend stlus tetszleges nevt: MTF, maradhatott volna a felajnlott semmitmond Stlus1 is, de neve nem utal semmire. A MTF stlust csupa zld sznekkel fogjuk sszelltani. Stlustpus: bekezdsre vagy karakterekre vonatkozik, attl fggen, mit szeretnnk majd formzni vele. A bekezdsre vonatkozt hagyjuk meg, mert ez a bvebb, aki ezt tudja, tudja a msikat is. Stlus alapja: az j stlusunk valamelyik rgire pl, jelenleg a Normlt vlasztottuk, ennek a tulajdonsgaira ptkeznk (meghagyhatjuk, de meg is vltoztathatjuk ket). A kvetkez bekezds stlusa: ha a bekezds vgn lenyomjuk az Entert, milyen tulajdonsg formtumok kvetkezzenek. Ide is tetszlegesen vlaszthatunk, mi most nem a csupa zld folytatst, hanem az alapllapothoz val visszatrst adtuk meg. Formzs: ezen a kis eszkztron kivlaszthatk a leggyakoribb tulajdonsgok, mi most nem ezzel dolgozunk tovbb, hanem a bal als sarok Formtum nyomgombjt alkalmazzuk. Formtum: itt adhatk meg teljes vlasztkban a MTF stlus tulajdonsgai a Bettpus-tl a Billentyparancs-ig. A teljessg ignye nlkl, radsul a tipogrfia alapvet szablyait megszegve, mi most alkalmazunk nhnyat ezek kzl. Az ltalunk definilt formtumok: Bettpus: Arial Black, 20-as betmret, zld szn, kiskapitlis, a betkz 3 pt-ra ritktott. A tulajdonsgok kivlasztsa utn a Bettpus ablakot az OK gombbal zrja be! Bekezds: kzpre zrt, trkz eltte s utna is 12 pt (kb. egy-egy sor), j oldalra: a stlussal formzott bekezds kerljn mindig j oldalra! (OK) Szegly: krl szimpla vonal, 3 pt vonalvastag9

A Norml stlus alapvet tulajdonsgai: Times New Roman bettpus 12 mretben, balra zrt bekezds, 1-es sortvolsg stb.

Kovcs Ferenc

Word tananyag

18/19

sg, tengerzld szn. A Mintzat fln pedig az egyni sznek kzl kivlasztunk valami vilgosabb zldet. (OK) Billentyparancs: nyomja a bal Crtl gombot folyamatosan, s kzben a jobb oldali szmbillentyzetrl a 7-est! Remlhetleg ez a kombinci nem hasznlatos10, alkalmazzuk a Hozzrendel parancsot! (OK) Elkszltnk, befejezsl az j stlus ablakot OK-val zrjuk be! A jobb oldali ablakban megjelenik a felsoroltak kztt a MTF stlus is. Alkalmazsra hrom lehetsget mutatunk. 1. A stlusok ablakbl: lljunk a legels sorba, melyben a nevnk van! Kattintsunk a jobb oldali ablak MTF stlusra! 2. Formzszalagrl: lljunk a msodik sorba, melyben a nevnk van! A Word Formzszalagjnak elejn (a Times New Roman eltt) lthat a Norml szveg (ez mutatja, a kurzor ppen milyen nev stlusban ll), mgtte egy listanyl, vele kivlaszthatjuk a MTF stlust. Lthat alul a sttuszsorban, a msodik oldalra kerltnk, mivel ezt a bekezdst j oldalon kellett kezdeni. 3. Billentyparanccsal: lljunk egy Norml stlus bekezdsbe, melyben a nevnk van (pl. a kvetkez sorba), s nyomjuk le a Ctrl + Num 7 kombincit! A tanulmny elksztsnek lpsei A szveg bevitele: Gpeljk be a teljes dokumentumot, minden formzs nlkl, s csak a szveggel foglalkozzunk az els lpsben! Nem formzunk semmit, ksbb csak a bajt hozza rnk! Szvegbeviteli szablyok: 1. A leend cmsorok vgen lenyomjuk az Entert! 2. A bekezdseket folyamatosan gpeljk, a sor vgn tilos az Enter hasznlata, csak a bekezds vgn szabad! 3. A bekezdseket nem vlasztjuk el egymstl res bekezdssel (sorral)! 4. A bekezdsek szvegben a mondat vgjele utn Space (szkz) ktelez, nem rhat egybe a kvetkez mondat els karaktervel! 5. Ngyjegy szmokat mg szabad egyberni (pl. 1000), de t szmjegytl mr ktelez a tagolsa, hogy knnyebben kiolvashassuk! Plda: Az Egyenlt hossza 40.000 km. Vagy: Az Egyenlt hossza 40 000 km. Mindkt res helyre a 40 utn s a km el nem trhet szkzt kell illeszteni. Wordben a men: Beszrs Szimblum Klnleges karakterek fl Nonbreaking Space. Nyelvi ellenrzs: A szveg begpelse utn felttlenl vgezzk el a helyesrs-ellenrzst! Menbl: Eszkzk Nyelvi ellenrzs A Word csak azt tudja, amit beptettek, ebbl addan mindig hinyos a sztra. Felvehetnk jabb szavakat, de vatosan kezeljk, ne ptsnk be hibkat! Elvlasztsok: Kapcsoljuk be az automatikus elvlasztst! Ha mr megformztuk a dokumentumot teljesen, s jraolvassuk, a feltteles elvlasztsokat csak akkor rdemes belltani. Margk belltsa a mr elmondottak szerint. (Pl. bal 3, jobb 2, fels 3, als 2 cm.)
Amennyiben valamely stlushoz mr hozzrendelt a Ctrl + Num 7, akkor trlje le, s prblkozzon ms prral, mg nem hasznlatosat tall!
10

Kovcs Ferenc

Word tananyag

19/19

A szvegtrzs bettpusnak s mretnek eldntse, hogy a tbbit hozz igazthassuk. (Pl. Times New Roman 14 pt.) A cmsorok megformzsa: Kijelljk a dokumentumban a cmsor1, cmsor2, cmsor3 stlus sorokat, majd ezeket a stlusokat mdostjuk a szvegtrzs karaktereinek fggvnyben. Pl. a cmsorok bettpusa is legyen Times New Roman. Ennek megfelelen egy lehetsges mdostsuk: Cmsor1: 14*1,622 pt mret karakterek. Bekezds: j oldalon kezdd, kzpre igaztott, eltte s utna kimarad 24 pt. Cmsor2: Times New Roman flkvr 14 pt-os betk, balra zrt bekezds, mely eltt s mgtt kimarad 12 pt. Cmsor3: Times New Roman dlt 14 pt-os betk, balra zrt bekezds, mely eltt s mgtt kimarad 6 pt. A szvegtrzs formzsa: Mdostsuk a Norml stlust a korbbi dntst is figyelembe vve: Times New Roman 14 pt-os betk, sorkizrt bekezds, mely eltt s mgtt kimarad 6 pt. Tovbbi feladatok: Objektumok beillesztse kpalrsok Az lfej s llb hasznlata A felhasznlt irodalom megadsa Trgymutat ksztse Tartalomjegyzk kszts Ellenrzs, javts

Tatbnya, 2009. oktber 9. Kovcs Ferenc Informatikatanr