Consulta

Manual de Uso SIRCEA

Pasos para realizar la consulta de expedientes

INDICE
Glosario_________________________________________________________________3 Condiciones de bsqueda____________________________________________________6 Pasos para la bsqueda en SIRCEA_____________________________________________7

Paso1: Paso2: Paso3: Paso4: Paso5:

Identificacin del tipo de documento________________ 7

Completar las condiciones de bsqueda______________8 Visualizacin de los resultados______________________9 Seleccin y exploracin del documento______________12 Impresin del documento_________________________14

Informacin general_______________________________________________________16 Digitalizacin de documentos_______________________________________________25

GLOSARIO

Antes de realizar cualquier bsqueda en el Sistema de Recuperacin, Control y Explotacin de Archivos (SIRCEA), en las Unidades de Consulta, usted debe conocer los siguientes conceptos: Fondo Documental: Es la agrupacin de documentos generados por un rgano de la Jurisdiccin Inmobiliaria. Tribunales de Tierras (TT) Registro de Ttulos (RT) Mensuras Catastrales (MC)

Tipo de documento: Es la clasificacin de documentos que se pueden consultar. Expedientes de Mensuras Catastrales Expedientes de Registro de Ttulo Expedientes de Tribunales de Tierras Certificados de Ttulos (CT) Documentos Protocolizables Planos Catastrales Registros Complementarios (RC)

Manual de uso SIRCEA

Comodn (%): Es un smbolo que permite la bsqueda aproximada de informacin. El utilizado en SIRCEA es el smbolo de por ciento (%). Se coloca el comodn en los espacios que queden en blanco o que tengan un cero (0). Certificado de Ttulo (CT): Es el documento oficial emitido y garantizado por el Estado dominicano, que acredita la existencia de un derecho real de propiedad y la titularidad sobre el mismo. Constancia Anotada (CA): Es el documento oficial emitido por el Registro de Ttulos que sustenta los derechos de una o ms personas sobre una porcin de parcela que no posee una designacin catastral propia ni un plano individual aprobado y registrado en la Direccin Regional de Mensuras correspondiente. Registro Complementario (RC): Es el documento de uso interno del Registro de Ttulos donde se compilan todos los derechos reales principales y accesorios, cargas, gravmenes, medidas provisionales y dems derechos que afectan a un inmueble registrado. Refleja el estado jurdico del inmueble. Plano: Es un documento donde se representa grficamente, a travs de signos la realidad territorial. Un plano puede estar compuesto de varias lminas o planchas. Tipos de plano: 4 Plano Individual: Es el que comprende una sola parcela de las resultantes del acto de levantamiento parcelario. Plano General o de Ubicacin: Es el que comprende todas las parcelas involucradas en el acto de levantamiento parcelario.

Manual de uso SIRCEA

Documentos Protocolizables: Es el tipo de documento en donde se publicitan las decisiones emitidas por los Tribunales de la Jurisdiccin Inmobiliaria. Designacin Catastral: Es la identificacin nica de un inmueble emitida por la Direccin Regional de Mensuras Catastrales al momento de individualizarlo mediante un plano (ej.: 688007.174). La misma se utilizaba antes de la entrada en vigencia de la Ley No. 108-05. Designacin Posicional: La designacin posicional est compuesta de 12 dgitos, (ej.: Parcela 555343123569) que son una representacin de la ubicacin del inmueble en la cartografa dominicana y se calculan automticamente a partir de las coordenadas del centro de la parcela. Su uso se inici con la implementacin de la Ley No. 108-05.

CONDICIONES DE BSQUEDA EN EL SIRCEA

Existen dos posibilidades en la bsqueda: A)Documentos que se encuentran previamente digitalizados Certificados de Ttulos Constancias Anotadas Registros Complementarios Expedientes de Mensuras Planos Catastrales Documentos Protocolizables

B)Documentos digitalizados a solicitud del usuario Son los documentos NO emitidos directamente por la Jurisdiccin Inmobiliaria que sirven de base a las actuaciones. Estos son: Expedientes de Registro de Ttulos: Ejemplo: Actos de Ventas, Actos de cancelacin de hipotecas, entre otros. Expedientes de Tribunales: Ejemplo: Instancias, Actas de nacimiento, Actos de alguacil o cualquier proceso judicial.

PASOS PARA LA BSQUEDA EN EL SIRCEA

Paso 1. Identificacin del tipo de documento. Identificar en el men ubicado a la izquierda de la pantalla, el tipo de documento que va a ser objeto de bsqueda.

Men de bsqueda

Manual de uso SIRCEA

Paso 2. Completar las condiciones de bsqueda. Para cada consulta que abra, usted visualizar un rea denominada CONDICIN. En esta parte se deben llenar los campos con los datos del inmueble que se desea consultar. No es necesario llenar todos los campos, pero debe colocar el comodn (%) en los espacios que queden en blanco. Teniendo en cuenta que mientras ms campos se completen con los datos del inmueble objeto de bsqueda, se obtendrn resultados ms precisos.

Colocar los datos del inmueble correspondiente

Manual de uso SIRCEA

Paso 3. Visualizacin de los resultados En esta parte, luego de ejecutar la consulta, visualizamos un listado con todos los resultados de la bsqueda, es decir, los documentos que cumplen con la condicin especificada. Esta rea se denomina RESULTADO.

Cuando los resultados desplegados contienen ms de 500 documentos, aparecer un cuadro de dilogo en el cual usted podr seleccionar si desea visualizarlos todos o no. *Nota: Recomendamos ser especficos en la bsqueda para evitar grandes cantidades de resultados.

Manual de uso SIRCEA

El cono en el lado izquierdo de los documentos, informa que existe una imagen relacionada. Debe hacer doble clic en el resultado seleccionado para visualizar la imagen del documento.

Documentos con imagen

10

Manual de uso SIRCEA

Documentos no digitalizados: No tienen el cono . Para saber cmo solicitar su digitalizacin, favor dirigirse a la seccin de Digitalizacin de Documentos en la pgina no.25 de este instructivo.

Documentos sin imagen

11

Manual de uso SIRCEA

Paso 4. Seleccin y exploracin del documento. Una vez usted seleccione el documento, se muestra una descripcin, la imagen y el contenido del mismo. Este rea se denomina DOCUMENTO. En caso de que desee regresar a la lista de resultados, debe dar un clic a RESULTADO, ubicado en el rea superior derecha del rea de trabajo.

Documento

12

Manual de uso SIRCEA

BARRA DE BOTONES

Para explorar los documentos, usted podr utilizar los botones de la barra superior a la imagen mostrada. A continuacin detallaremos las funciones de cada uno.

13

Manual de uso SIRCEA

Paso 5. Impresin del documento. Si usted desea imprimir el documento, debe completar el Formulario de Servicios ubicado a su disposicin al lado de cada computador dentro de la Unidad de Consulta, con las siguientes informaciones: Datos personales del solicitante Signatura del documento (Libro y Folio para los Certificados de Ttulos / Caja y Folder para los Expedientes / S1 (Caja), S2 (Folder) y S3 (Nmero del plano dentro del folder) para los Planos) Nmero de Pginas que desea imprimir Datos del inmueble

Nota: Segn el Artculo 135 del Reglamento de Registro de Ttulos, para imprimir Certificados de Ttulos, Constancias Anotadas o Registros Complementarios, se necesita ser el titular o una persona con inters legtimo sobre el inmueble. Dirigirse a un oficial de servicio de la Unidad de Consulta para cualquier informacin sobre estas impresiones.

14

Manual de uso SIRCEA

Sobre solicitud de impresiones El formato fsico de estos documentos no sustituye el documento original y slo constituye una fuente de informacin sobre los documentos que reposan en la Jurisdiccin Inmobiliaria sobre los inmuebles registrados. 15

INFORMACIN GENERAL

Cabe destacar que a pesar de la variedad de usos que ofrece cada consulta, es recomendable realizar las bsquedas utilizando las principales modalidades o tipos de bsqueda, segn corresponda en cada caso. Tipos de bsqueda: Por designacin posicional: Aplicable para: -Tribunales de Tierras: Expedientes y Documentos protocolizables -Mensuras Catastrales: Expedientes y Planos -Registro de Ttulos: Expediente y Ttulos

Se colocar en el espacio el nmero asignado al documento de Mensuras Catastrales o al Plano. Son nmeros de 12 cifras, que se pueden utilizar para la bsqueda de cualquier tipo de documentos.

Introduzca el nmero de designacin posicional 16

Manual de uso SIRCEA

Por nmero de expediente: Aplicable para: -Tribunales de Tierras -Mensuras Catastrales -Registro de Ttulos

Se colocar en el espacio correspondiente, el nmero completo de expediente que contenga el documento otorgado por el rgano competente. Coloque las seis ltimas cifras de su nmero de expediente entre comodines (%). stas corresponden al ao del documento y al nmero asignado para el expediente. Ejemplo: para el Expediente 031-200955545, usted debe colocar en el espacio lo siguiente: %955545%. Pueden salir varias opciones de expedientes de diversas provincias. Usted debe identificar la provincia que desea buscar.

Introduzca el nmero de expediente

17

Manual de uso SIRCEA

Por Matrcula: Aplicable para: -Registro de Ttulos: Ttulos y Registros Complementarios

Esta opcin de consulta ser utilizada solamente para aquellas investigaciones de derechos que ya estn impresos en nueva papelera (nuevos formatos de los documentos expedidos por los Registros de Ttulos: Certificado de Ttulo y Constancia Anotada aprobados por la Resolucin No.6222007). El nmero de matrcula estar ubicado en la esquina superior derecha del documento, junto con un cdigo de barras que lo hace nico en su tipo.

Matrcula Debe tomar en cuenta las siguientes observaciones para completar el campo de matrcula respecto al rea de CONDICIN: 18

Manual de uso SIRCEA

El sistema se posiciona dejando un espacio en este campo de bsqueda, por esto siempre debe retornar al inicio del campo (presionar la tecla Delete o Backspace para eliminar el espacio) antes de digitar el nmero de matrcula. No se utilizan comodines (%), ya que los nmeros de matrcula siempre deben ser colocados de forma exacta, segn indiquen los formatos de los Certificados de Ttulos, Constancias Anotadas y Registros Complementarios.

Introduzca el nmero de martcula sin el comodn (%)

19

Manual de uso SIRCEA

Por Libro y Folio: Aplicable para: -Registro de Ttulos: Ttulos y Constancias anotadas.

Estos campos se completan con el nmero de libro y folio ubicado en la parte superior del documento fsico a consultar. En el caso de que el documento no sea encontrado por el sistema, cabe la posibilidad de que haya sido indexado de forma diferente, o ms bien que el original consultado no haya sido cargado al sistema. En estos casos, debe solicitar en la Unidad de Consulta una copia del documento origen de la actuacin, o, segn sea necesario la digitalizacin del mismo, a los fines de realizar la correspondiente reconstruccin, segn proceda en cada caso.

Libro

Folio

20

Manual de uso SIRCEA

Introduzca el nmero de libro

Introduzca el nmero de folio

21

Manual de uso SIRCEA

Por Designacin Catastral: Aplicable para: -Tribunales de Tierras: Expedientes y Documentos protocolizables -Mensuras Catastrales: Expedientes y Planos -Registro de Ttulos: Expedientes, Ttulos y Registros -Complementarios

Es el tipo de bsqueda ms utilizado para las investigaciones de inmuebles. Los campos a ser completados en el rea de CONDICIN son: Provincia o Municipio, Distrito Catastral, Porcin, Parcela o Solar y Manzana.

22

Manual de uso SIRCEA

Provincia o Municipio: Es recomendable, al momento de llenar ste campo, realizar la bsqueda por Provincia, digitando preferentemente las primeras letras de la misma, anteponiendo y precediendo de comodines (%), sin dejar espacios. Ejemplo: Para la provincia Barahona es recomendable digitarla como %Barah% o %Bar%, a fines de que el sistema pueda arrastrar todas las imgenes relativas a un mismo inmueble que pudieran encontrarse indexadas en cualquier municipio perteneciente a dicha provincia. Distrito Catastral: En este campo el sistema no acepta el signo de slash o barra de divisin (/). Siempre debe ser utilizado el punto (.) como separador. Ejemplo: Para investigar el Distrito Catastral 11/14, debe digitar en este campo: 11.14, sin incluir las letras ni ningn otro signo. En el caso de slo contener un dgito, se le debe agregar el cero (0) delante. Ej.: DC 1ra., ser 01. Parcela o Solar: El sistema no acepta el punto (.) para este campo, siempre debe ser utilizado el guin () como separador. Ejemplo: Para investigar la Parcela cuya designacin catastral es 688007.174, debe digitar en este campo: 688007174, sustituyendo siempre el punto (.) por guin (-). Para este campo puede utilizarse un solo dgito, si es el caso. En este campo puede digitar tanto las designaciones catastrales temporales como posicionales, segn corresponda.

23

Manual de uso SIRCEA

Nmero de parcela Nota: El nmero de parcela en los Certificados de Ttulos y Constancias Anotadas de antiguo formato (RT-4) est ubicado en la esquina superior derecha del documento y en el texto del mismo.

24

DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS

Si las imgenes que busca no se encuentran digitalizadas, debe solicitar en la Unidad de Consultas su digitalizacin. Se le entregar un formulario, en donde usted deber indicar la informacin relativa al documento que desea: Nmeros de expediente, designacin catastral/posicional, fecha y partes involucradas, provincia o municipio, etc. Coloque toda la informacin disponible respecto al documento que requiere sea digitalizado. Luego, presentarse ante el rea de solicitud de digitalizacin, para tramitar su requerimiento.

25

Manual de uso SIRCEA

Estimado Usuario: Para cualquier duda, favor dirigirse hacia un oficial de servicio de la Unidad de Consultas.

GRACIAS POR UTILIZAR NUESTROS SERVICIOS!

contacto@ji.gov.do 809-533-1555 Ext. 3291

26