Contabilidad Basica

Mario A. Ponce Vega

Contador Auditor U.C.N.

Libros de Contabilidad
De acuerdo a lo sealado en el Cdigo de Comercio, bajo el Titulo II Sobre las Obligaciones de los Comerciantes, seala en su artculo N 25, que "Todo comerciante est obligado a llevar para su contabilidad y correspondencia:
1 El Libro Diario 2 El libro Mayor o de cuentas corrientes 3 El libro de Balances 4 El libro Copiador de Cartas

Libros Principales

LIBRO DIARIO

La funcin de este registro es la de hacer una relacin cronolgica de todas las operaciones realizadas por una entidad. En otras palabras, se trata de dejar constancia de las diversas operaciones que, si bien estn descritas en la documentacin respectiva, es necesario expresarlas utilizando el lenguaje contable. Lo anterior implica no slo hacer una descripcin de la operacin efectuada, sino que tambin, una clara identificacin de las cuentas que intervienen y de los movimientos de cargos y abonos que les corresponden.

As por ejemplo, si la operacin realizada corresponde a una compra de mercaderas al crdito, ella se expresara en el Diario en la siguiente forma:

Diario, agosto 2000

5 Mercaderas Proveedores 180.450

180.450

Hecho lo anterior corresponde registrar la operacin en el Diario, utilizando para ello una forma tradicional que recibe el nombre de asiento de contabilidad. Este asiento implica dejar constancia de la siguiente informacin. 1. Da de la operacin (5). 2. Cuenta deudora o cuenta que se carga, que aparece junto al margen izquierdo, registrndose su valor en la primera columna de cantidades (mercaderas, $ 185.450). 3. Cuenta acreedora o cuenta que se abona, que aparece la lnea siguiente, separada del margen izquierdo, registrndose su valor en la segunda columna de cantidades (Proveedores, $ 185.450). 4. Breve descripcin de la operacin efectuada, que recibe el nombre de glosa. Dice que se trata de un asiento simple. Cuando intervienen ms de dos cuentas, se trata de un asiento compuesto.

LIBRO MAYOR

La funcin de este registro es la de clasificar y agrupar las operaciones realizadas mediante el uso de las cuentas. Por lo tanto, en el Mayor deber habilitarse un folio especial para cada una de las cuentas que haya adoptado la empresa, traspasando a ellas el movimiento anteriormente contabilizado en el Diario.

En cuanto a los traspasos del Diario al Mayor, debe seguirse el siguiente procedimiento:
a) Si en un asiento una cuenta es deudora, su traspaso al Mayor deber registrarse en el debe del folio destinado a ella. b) En el caso de una cuenta acreedora, el traspaso al Mayor deber anotarse en el haber del folio respectivo. c) Hecho un traspaso, se deja constancia en el Diario, como referencia, del nmero de la cuenta del Mayor en que se registr dicho traspaso, para lo cual se utiliza la columna angosta ubicada a la izquierda de cada cuenta. A su vez, en el mayor se deja constancia del folio del Diario de donde procede cada cargo o abono, utilizando la columna angosta que se encuentra a la izquierda de la columna para cantidades.

Ejemplo Real:
Diario, agosto de 1994 ----------------------------8--------------------------5 Muebles 17 Documentos por pagar Compra muebles a J. Caceres y Cia. Segn factura N 783, aceptando dos letras a 60 y 90 dias fecha por $ 250,000 c/u

50.000 50.000

5 Debe 1994 Agosto

Muebles 8 Doctos. Por Pagar

5 Haber

23

50.000

17 Debe

Documentos por Pagar 1994 Agosto 8 Muebles

17 Haber 23 50.000

En el ejemplo desarrollado puede observarse lo siguiente.

a) El traspaso de la cuenta acreedora en el Diario se registr en el debe la cuenta Muebles del Mayor, dejndose constancia de la fecha, contracuenta, folio del diario y cantidad.

b) El traspaso de la cuenta acreedora en el Diario se anot en el haber de la cuenta Documentos por pagar del mayor, registrndose tambin la fecha, contracuenta, folio del diario y cantidad.

c) En el Diario se coloc como referencia, a la izquierda de cada cuenta, folio respectivo del mayor.

d) En este caso las cuentas del Mayor tienen foliacin doble, es decir, tanto la pgina de la izquierda (debe) como la pgina de la derecha (haber) tienen el mismo folio. Esta foliacin doble es caracterstica del Mayor slo cuando ste se lleva en un libro encuadernado.

Libros Auxiliares

Los libros auxiliares se utilizan por exigencias legales en algunos casos, y en otros para llevar un mejor control de las operaciones. Entre los libros auxiliares que se deben llevar se pueden definir los siguientes: * De Ventas * De Compras * De Utilidades Tributables (FUT) * De Remuneraciones

* Libro Auxiliar de Ventas:

En este libro se deben registrar cronolgica y correlativamente, todos los ingresos por concepto de ventas de servicios y de mercaderas, sean afectos o exentos de IVA, por las cuales se han emitido las boletas, facturas, notas de crdito y notas de dbito.
Este libro es exigido por la legislacin vigente y por lo tanto debe ser timbrado por el S.I.I.

Este libro debe ser llevado por el personal administrativo de la empresa, dado lo sencillo de su tenedura y en lo posible con el apoyo de un sistema computacional.

Ventas con Facturas Fecha N de Factura Cliente Rut 01-Oct 40325 Pesquera San Jose 86,520,300-9 02-Oct 40326 Adelco 96,323,300-6 15-Oct 40327 Rendic Hnos. 98,639,852-0 Neto 2.000.000 5.632.000 6.352.000 13.984.000

19%
IVA 380.000 1.070.080 1.206.880 2.656.960 Total 2.380.000 6.702.080 7.558.880 16.640.960

Ventas con boleta fecha del 01-Oct 02-Oct 03-Oct 1 6 31 Boletas al 5 30 50 96.325 100.000 963.258 1.159.583 Total

* Libro Auxiliar de Compras:

En este libro se deben registrar cronolgicamente todas las compras con facturas de bienes y de servicios del mes, y de hasta dos meses anteriores que se hayan realizado con este tipo de documentacin. Estas facturas de compras deben guardar estrecha relacin con el giro de la empresa y las compras deben ser necesarias para generar la renta.
Si existen compras que no guardan relacin con el giro y/o con fechas anteriores a las que dan derecho a cobrar crdito fiscal deben registrase separadamente.

Libro de Compras Fecha N de Factura Cliente Rut 01-Oct 52369 Pesquera San Jose 86,520,300-9 10-Oct 8532399 Adelco 96,323,300-6 30-Oct 32156 Rendic Hnos. 98,639,852-0 Neto 1.500.650 4.653.023 5.360.000 11.513.673

19%
IVA 285.124 884.074 1.018.400 2.187.598 Total 1.785.774 5.537.097 6.378.400 13.701.271

Slo se deben registrar las facturas de los proveedores y las notas de crdito correspondientes que se recepciones de los mismos.
Este libro, al igual que el anterior, es exigido por la legislacin vigente y por lo tanto debe ser timbrado por el S.I.I. Al igual que el libro de ventas, ste debe ser llevado por el personal administrativo de la empresa, dado lo sencillo de su llenado y en lo posible con el apoyo de un sistema computacional. Es importante destacar que de acuerdo a la normativa vigente, no dan derecho a crdito fiscal aquellas facturas que cumpliendo los requisitos, no estn registradas en este libro.

De acuerdo a lo sealado en el articulo N75 del Reglamento del Decreto ley N825/74, en el libro de compras debern registrarse los siguientes datos: Nmero y fecha de las facturas, liquidaciones, notas de crdito o de dbito, emitidas por el contribuyente, Individualizacin del proveedor o prestador de servicios - Nmero del Rut o CI. del proveedor o prestador del servicio Monto de compras, prestacin o utilizacin de servicios exentos consignados en los distintos documentos; Monto de compras, prestacin o utilizacin de servicios afectos consignados en los mismos Impuestos recargados en las compras o en las prestaciones de servicios, segn conste en las facturas, notas de crdito o de dbito.

* Libro Auxiliar Fondo Utilidades Tributables (FUT):

En este libro se deben registrar las utilidades tributables generadas en cada ejercicio comercial, arrastrando los remanentes de ejercicios anteriores, debidamente reajustados; a las cuales se deben ir imputando los retiros con cargos a las mismas realizados por el dueo.

Este registro debe ser llenado una vez que se haya confeccionado el balance general tributario.
Este libro debe ser firmado por el representante legal de la empresa, y timbrado por el S.I.I. Es de vital importancia, ya que de esta forma se controlan las utilidades susceptibles de ser tributadas con impuesto Global Complementario. Debe solicitarse la asesora de un contador para su llenado. Un adecuado manejo permite hacer una eficiente planificacin tributaria, debido al aprovechamiento de las franquicias contempladas en su normativa.

* Libro Auxiliar Remuneraciones:

de

El artculo 98 de la Ley N 16.840 D.O. del 24.05.68, estableci la obligacin de "todo patrn o empleador con cinco o ms trabajadores" de llevar un libro auxiliar de remuneraciones. La disposicin citada se encuentra incorporada en el Cdigo del trabajo, artculo 62, del D.F.L. nmero 1 de 1994.

Esto cobra especial importancia, ya que no podrn contabilizarse como gasto las remuneraciones del personal, que no estn registrados en este libro, y en consecuencia sern un gasto rechazado tributariamente. Este libro tambin debe ser timbrado por el S.I.I.

Libro de Remuneraciones Folio Nombre RUT sueldo base 115.648 300.000 415.648 horas comision gratificacion extra 4.337 90.000 45.777 45.777 4.337 90.000 91.554 bonos Total Imponible 10.000 265.762 30.000 375.777 40.000 641.539 colacion movilizacion 30.000 30.000 24.000 24.000 viatico 18.632 18.632 Total Haber 338.394 714.171 1.052.565

1 Mario Paiva 20,635,965-7 2 Sebastian Callejas 19,639,852-6

AFP Ing 12,29% Provida 12,25% 32.662 46.033 78.695

Fonasas 18.603 18.603

Isapre

Seguro de Vida 4.504 4.504

Anticipo

26.304 26.304

Total Liquido a Descuento Pago 100.000 155.769 182.625 300.000 372.337 341.834 400.000 528.107 524.458

Todos los libros contables llevados en forma computacional deben cumplir con las siguientes caractersticas de acuerdo a la normativa vigente:
- Timbrados en hojas sueltas por el S.I.I. - Deben contar con una numeracin nica nacional - Debe llevarse un registro de la distribucin de estos libros. A modo de ejemplo, suponiendo que se timbran 600 hojas: 001 a la 050 051 a la 150 151 a la 200 201 a la 250 251 a la 270 271 a la 450 451 a la 600 Ventas Compras Remuneraciones Inventarios y Balances FUT Diario Mayor

* Libro de Honorarios
Este Libro registra las boletas de Honorarios entregadas a la empresa por el personal que presta servicios a la misma, sin el vinculo de dependencia y subordinacin

Libro de Honorarios Fecha Nombre RUT Honorario 108.639 192.000 300.639

10%
Retencion Liquido a Pago 10.864 97.775 19.200 172.800 30.064 270.575

05-Oct Luis Herrera 10,693,852-0 20-Oct Sofia Vergara 5,639,741-0

* Libro especial Combustible Diesel, Ley N 18.502

a) Debe ser llevado nicamente por las empresas que adems de utilizar el petrleo diesel, en sus procesos productivos, lo emplean en vehculos que por su naturaleza sirvan para transitar por las calles, caminos o vas pblicas en general. b) Debe ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos. En este caso la empresa utiliza petrleo diesel para el uso de los vehculos por los cuales no puede recuperar este beneficio y por los que si es posible su recuperacin, lo que la obliga a llevar este libro.

Fin de la unidad
Preguntas

Comentarios

Mario A. Ponce Vega

Contador Auditor U.C.N.