STRATEGI PENGENDALIAN RESULT CONTROL: ACTION, PERSONEL, AND CULTURAL CONTROL Sistem pengendalian kita bangun agar kita

mendapatkan apa yang kita mau. Dalam konteks perusahaan, maka sistem pengendalian dibangun untuk menjamin bahwa tujuan yang telah dicanangkan dapat dicapai. Bagaimana caranya agar sistem pengendalian efektif? Merchant, seorang pakar management control systems, menawarkan tiga strategi agar sistem pengendalian dapat bekerja dengan baik, yaitu melalui pengendalian hasil (result control), pengendalian aksi (action control), dan pengendalian orang (people control). Pengendalian hasil (result control) adalah sistem pengendalian yang menfokuskan pada hasil dari suatu kegiatan. Logikanya begini. Yang kita inginkan adalah mencapai tujuan organisasi. Tujuan tersebut kemudian kita terjemahkan lagi menjadi target-target tertentu. Target bisa bermacam-macam. Misalnya, dalam satu bulan target penjualannya adalah 100 juta rupiah. Kemudian target perusahaan tersebut kita rinci lagi pada tiap-tiap tenaga penjualan yang ada, katakanlah di perusahaan tersebut terdapat 5 orang tenaga penjualan (sales persons). Untuk memudahkan, katakanlah masing-masing tenaga penjualan kemudian ditarget untuk dapat melakukan penjualan sebesar 20 juta rupiah. Nah, dalam pengendalian hasil, pencapaian hasil inilah yang kita pegang komitmennya. Tenaga penjual yang dapat mencapai target akan mendapatkan imbalan (reward) sedangkan yang tidak mencapai target akan mendapat hukuman (punishment). Jadi disini kita menggunakan pendekatan pay for performce, not pay for position. Yang memiliki kinerja bagus kita beri insentif, sedangkan yang tidak memiliki kinerja yang bagus kita berikan hukuman. Jadi terjadi apa yang disebut result accountability atau pertanggungjawaban hasil, yaitu tiap-tiap elemen dalam organisasi harus mempertanggungjawabkan hasil atas kegiatannya. Namun perlu diingat disini yang disebut hasil (result) disini tidak selalu hasil penjualan. Hasil bagi Bagian Produksi adalah jumlah produksi per hari misalnya, atau jumlah produk yang tanpa cacat, atau bisa pula biaya produksi per unit. Bagian keuangan bisa menetapkan target jumlah tagihan yang terbayar tepat waktu atau bisa pula ketepatan waktu pembayaran hutang-hutang perusahaan. Bagian Personalia dapat menetapkan target jumlah karyawan yang mengikuti training atau bisa pula tingkat kehadiran karyawan yang mencapai minimal 95% misalnya. Bagian akuntansi dapat menetapkan target dalam bentuk ketepatan waktu dalam membuat laporan keuangan atau dapat pula menargetkan jumlah voucher yang tidak tertunda pengolahannya. Nah, dalam pengendalian hasil ini yang penting tiap-tiap bagian organisasi mengetahui benar apa targetnya serta apa insentif atau hukuman yang akan didapatkan apabila mereka mencapai atau tidak mencapai target, sehingga mereka akan tergerak untuk melakukan yang terbaik untuk organisasi.

Strategi pengendalian yang kedua adalah melalui action control (pengendalian aksi). Pengendalian aksi adalah sistem pengendalian yang lebih menekankan pada cara-cara orang ataupun elemen organisasi dalam menjalankan tugas yang harus dikerjakannya. Disini terjadi apa yang disebut sebagai action accountability, yaitu orang (atau bagian organisasi) harus mempertanggungjawabkan apa yang dilakukannya. Prinsip yang digunakan adalah pay for good action yaitu kita memberikan insentif kepada yang melakukan pekerjaan dengan baik dan benar (good action) dan memberikan hukuman bagi yang tidak melakukan pekerjaan dengan baik dan benar (poor action). Strategi pengendalian yang ke tiga adalah people control (pengendalian orang), yaitu pendekatan pengendalian yang menekankan pada jenis atau karakteristik orang-orang yang bekerja yang diharapkan akan mempu menjalankan tugasnya untuk mencapai tujuan organisasi. Jadi disini pendekatan yang digunakan adalah choose the right people atau memilih orang-orang yang tepat. Kita harus bisa memilih orang yang tepat untuk membantu kita mendapatkan apa yang kita mau. Dalam konteks perusahaan tentu saja kita harus pandai-pandai memilih orang-orang yang tepat yang dapat membantu kita mencapai tujuan perusahaan. Pendekatan ini sangat efektif apabila kita (pihak yang melakukan pengendalian) tidak memahami benar hasil yang diharapkan dalam suatu kegiatan serta tidak memahami pula bagaimana melakukan pekerjaan untuk mendapatkan hasil tersebut. Sebagai contoh, kalau kita memiliki bisnis rumah makan, kita mungkin tidak tahu benar jenis-jenis hasil masakan tertentu. Masakan yang hasilnya baik (dalam arti cantik penampilannya dan enak rasanya) kita sendiri tidak begitu memahami, apalagi kalau kita tidak suka terhadap makanan tersebut. Jangankan cara memasaknya hasil yang baik itu seperti apa juga tidak begitu paham. Tapi kita ada di bisnis makanan ini! Nah, disini kita perlu orang yang tepat untuk menjalankan misi ini, dengan cara kita mempekerjakan koki yang kita anggap baik. People control tidak hanya terbatas pada bagaimana memilih orang dengan keahlian tertentu seperti dicontohkan pada koki dalam sebuah rumah makan, tetapi juga berkenaan dengan bagaimana orang yang kita pilih tersebut dapat mengendalikan diri sendiri (personal control) dan juga dapat saling mengendalikan antara karyawan satu dengan lainnya (cultural control). Jadi, people control pada dasarnya adalah bagaimana memilih orang-orang yang berkualitas, yang dapat kita percaya akan berhasil bersama-sama kita mencapai tujuan yang kita tetapkan. Kapan kita harus menggunakan pengendalian hasil? Bila manajer (atau pihak yang melakukan pengendalian) memahami seperti apa hasil yang diharapkan. Sedangkan pengendalian aksi akan efektif digunakan apabila manajer memahami benar bagaimana cara menjalankan suatu pekerjaan tertentu untuk mendapatkan hasil terbaik. Apabila dua hal tersebut, hasil yang diharapkan dan cara mengerjakannya, tidak dapat dimengerti dengan baik, maka pengendalian orang adalah alternatif strategi pengendalian yang harus dipilih. Apakah kita harus memilih salah satu strategi pengendalian untuk diterapkan di perusahaan kita ataukah bisa kita gunakan secara bersama-sama ketiganya? Yang paling efektif adalah kita menggunakan ketiga strategi tersebut secara bersama-sama, karena sifat masing-masing strategi tersebut saling melengkapi dan saling mengisi.

PENGENDALIAN PERSONALIA Pengendalian personalia membangun kecenderungan alami karyawan untuk mengendalikan atau memotivasi diri mereka sendiri. Pengendalian personalia menjalankan 3 tujuan dasar. Pertama, pengendalian personalia mengklarifikasikan harapan. Pengendalian personalia membantu memastikan bahwa setiap karyawan memahami apa yang diinginkan oleh organisasi. Kedua, pengendalian personalia membantu memastikan bahwa setiap karyawan dapat melakukan pekerjaan dengan baik, bahwa mereka memiliki semua kemampuan (sebagai contoh pengalaman, kepintaran) dan sumberdaya (sebagai contoh informasi dan waktu) yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan baik. Dan ketiga, pengendalian personalia meningkatkan kemungkinan bahwa setiap karyawan akan terdorong untuk pengawasan diri sendiri. Pengawasan diri sendiri adalah paksaan sekarang ini yang alami yang mendorong kebanyakan karyawan untuk ingin melakukan pekerjaan dengan baik, untuk berkomitmen terhadap tujuan organisasi secara alami. Pengawasan diri sendiri efektif karena kebanyakan orang memiliki hati nurani yang menuntun mereka melakukan apa yang benar dan mampu memperoleh perasaan yang positif dari meghormati diri sendiri dan kepuasan terhadap diri sendiri ketika mereka melakukan pekerjaan dengan baik dan melihat organisasi mereka berhasil. Tiga metode utama dari penerapan pengendalian personalia adalah: (1) pemilihan dan penempatan karyawan, (2) pelatihan, dan (3) pendesainan pekerjaan dan ketentuan dari sumberdaya-sumberdaya yang penting. Pemilihan dan penempatan Menemukan orang yang tepat untuk melakukan tugas tertentu dan memberikan mereka baik lingkungan kerja yang bagus dan sumberdaya-sumberdaya yang penting dapat dengan jelas meningkatkan peluang sebuah pekerjaan akan dilakukan dengan semestinya. Perusahaan mencurahkan waktu dan usaha untuk pemilihan dan penempatan karyawan, dan sebuah literatur yang besar mendeskripsikan bagaimana tugas-tugas ini seharusnya dilakukan dengan baik. Pelatihan Pelatihan adalah cara umum yang lain untuk membantu memastikan bahwa karyawan-karyawan melakukan pekerjaan dengan baik. Pelatihan dapat menyediakan informasi yang berguna mengenai hasil atau tindakan apa yang diharapkan dan bagaimana memberikan tugas agar dapat dikerjakan dengan baik. Pelatihan juga dapat memiliki pengaruh motivasional yang positif karena para karyawan dapat diberikan rasa profesionalisme yang lebih baik, dan mereka sering kali lebih tertarik untuk bekerja dengan baik dalam tugas-tugas yang dipahami dengan lebih baik. Pendesainan kerja dan syarat dari sumberdaya-sumberdaya yang penting Cara lain untuk membantu karyawan bertindak dengan tepat dengan memastikan pekerjaan yang didesain adalah mengizinkan para karyawan yang bermotivasi dan berkualifikasi sehingga memiliki kemungkinan yang tinggi untuk berhasil. PENGENDALIAN BUDAYA

Pengendalian budaya didesain untuk mendorong pengawasan bersama, sebuah bentuk tekanan kelompok yang kuat pada individu-individu yang menyimpang dari nilai dan norma kelompok. Pengendalian budaya yang kuat dihasilkan oleh proses pengawasan bersama yang juga ada dalam satusatu organisasi. Tekanan-tekanan dapat diciptakan di antara sesama pekerja di mana para pekerja yang tidak mampu menyesuaikan diri sering kali ditekan untuk menerima norma-norma kelompok. Tekanantekanan sosial yang kuat juga dapat diciptakan dalam sebuah arah bawah ke atas, seperti seorang atasan merasa tertekan untuk memenuhi harapan-harapan bawahan mengenai peranan mereka. Kebudayaan-kebudayaan dibangun berdasarkan tradisi, norma, kepercayaan, nilai, ideologi, sikap, dan cara perilaku bersama. Kebudayaan-kebudayaan organisasional secara relatif disediakan dari waktu ke waktu, bahkan ketika strategi-strategi mereka, taktik-taktik, dan tujuan-tujuan perlu beradaptasi untuk mengganti kondisi-kondisi bisnis. Norma-norma budaya diwujudkan dalam peraturan-peraturan tertulis dan tidak tertulis yang mengatur perilaku-perilaku karyawan. Manajer-manajer mencoba untuk menciptakan dan membentuk kebudayaan-kebudayaan organisasional dalam banyak cara, baik dengan kata-kata maupun contoh. Lima metode penting untuk membentuk kebudayaan, dan mempengaruhi pengendalian-pengendalian budaya, adalah: (1) kode etis, (2) pemberian imbalan berdasarkan kelompok, (3) pemindahan-pemindahan dalam organisasi, (4) persiapan fisik dan sosial, dan (5) sifat yang utama Kode etis Kebanyakan perusahaan di atas ukuran minimal mencoba untuk membentuk kebudayaan perusahaan mereka melalui apa yang diketahui, dengan berbagai cara, sebagai kode etis, kode etika, atau pernyataan misi, visi, atau filosofi manajemen. Dokumen tertulis yang formal ini menyediakan pernyataan umum dan luas dari nilai-nilai perusahaan, komitmen-komitmen kepada stakeholders, dan cara-cara di mana manajemen puncak ingin organisasi berfungsi. Setiap dari kode atau pernyataan ini didesain untuk membantu para karyawan memahami perilaku-perilaku apa yang diharapkan bahkan dalam ketiadaan dari aturan atau prinsip spesifik. Pernyataan-pernyataan ini mungkin memasukkan pesan-pesan penting mengenai dedikasi kepada kualitas atau kepuasan pelanggan, perlakuan yang adil dari staf dan pemasok, keamanan karyawan, inovasi, pengambilan risiko, ketaatan terhadap prinsipprinsip etika yang tegas, komunikasi yang terbuka, birokrasi yang minimum, dan kemauan untuk berubah. Untuk pengaruh yang maksimal pesan-pesan tersebut termasuk dalam laporan-laporan ini seharusnya diperkuat melalui sesi pelatihan formal, atau setidaknya melalui beberapa diskusi di antara karyawan dan atasan. Pemberian imbalan berdasarkan kelompok Menyediakan imbalan berdasarkan pencapaian kolektif juga mendorong pengendalian budaya. Perencanaan pemberian imbalan berdasarkan pencapaian kolektif terjadi dalam banyak bentuk. Contoh yang umum adalah bonus, pembagian laba, atau perencanaan pembagian keuntungan yang menyediakan kompensasi berdasarkan kinerja keseluruhan perusahaan atau divisi. Pemberian dorongan

secara luas pada saham kepemilikan perusahaan terhadap karyawan juga membantu memastikan bahwa semua karyawan berbagi dalam keberhasilan perusahaan, dan itu mendorong karyawan untuk berpikir seperti pemilik. Bukti dari keberhasilan pemberian imbalan berdasarkan kelompok berasal dari literatur yang mendeskripsikan pengalaman perusahaan dengan sebuah program yang dikenal sebagai open book management (OBM), sebuah dimensi yang penting yang memasukkan pemberian imbalan berdasarkan kelompok. Tujuan dari sebuah program OBM adalah untuk menciptakan baik sebuah garis pandang yang jelas antara setiap tindakan karyawan dan hasil keuangan perusahaan dan insentif untuk para karyawan yang berperilaku sesuai dengan apa yang diinginkan perusahaan dan untuk membuat saran-saran yang berguna untuk peningkatan. Program OBM melibatkan: (1) pembagian teratur dari informasi keuangan perusahaan dan informasi lainnya yang akan membantu karyawan bekerja bersama-sama dengan manajemen ke arah keberhasilan organisasi; (2) pelatihan, sehingga para karyawan dapat memahami informasi apa yang berarti dan bagaimana diri mereka dapat menyumbangkan pada profit perusahaan; (3) pemberian imbalan dihubungkan pada kinerja perusahaan; (4) jika penting, sebuah perubahan budaya dari atas ke bawah untuk memastikan bahwa gagasan-gagasan karyawan didorong dan dipertimbangkan secara adil. Biasanya kebanyakan insentif-insentif OBM melibatkan pertalian bagian dari bayaran setiap karyawan pada indikator penting keuangan perusahaan, biasanya dalam bentuk perencanaan kepemilikan saham karyawan (ESOP) atau sebuah rencana pembagian profit. Disimpulkan, pemberian imbalan berdasarkan kelompok pada dasarnya mendelegasikan pengawasan dari aktivitas karyawan kepada rekan kerja karyawan tersebut. Ini merupakan esensi dari pengawasan bersama. Manajer-manajer mengetahui pemberian imbalan berdasarkan kelompok mereka berjalan (yaitu, termasuk pengawasan bersama yang diinginkan) ketika mereka mendengar karyawan yang bekerja keras mendesak kolega mereka yang malas dengan pernyataan seperti, Anda merusak pembagian profit saya. Kegunaan kelompok, dibandingkan individu, insentif juga mengurangi pengukuran biaya karena setiap keunikan kontribusi individu pada keseluruhan kinerja tidak harus diukur. Perpindahan-perpindahan dalam organisasi Opsi lain adalah untuk mengirimkan budaya melalui sebuah kebijakan perpindahan dalam organisasi. Perpindahan cenderung untuk meningkatkan sosialisasi karyawan dengan organisasi dan dengan cara demikian mencegah formasi dari tujuan-tujuan dan perspektif-perspektif yang tidak cocok. Salah satu study dari perpindahan para eksekutif di antara divisi-divisi pada perusahaan multi nasional menemukan bahwa perpindahan meningkatkan kemampuan organisasional para eksekutif, sebagaimana yang berlawanan dengan subunit, identifikasi dan memberikan mereka apresiasi yang lebih baik dari persoalan yang dihadapi dengan bagian-bagian yang berbeda dari organisasi. Rotasi karyawan juga kadang-kadang efektif dalam mengurangi terjadinya kecurangan karena dia kiranya mencegah karyawan dari menjadi terlalu dekat dengan entitas, aktivitas, kolega, dan/atau transaksi tertentu. Persiapan fisik dan sosial

Persiapan fisik, seperti perencanaan kantor, arsitektur, dan dekorasi interior, dan persiapan sosial, seperti kode berpakaian dan berkosakata, dapat juga membentuk budaya organisasi. Sifat yang utama Terakhir, para manajer perusahaan dapat membentuk budaya dengan mengatur sifat yang utama yang sesuai. Pernyataan mereka seharusnya konsisten dengan jenis budaya yang sedang mereka coba ciptakan dan yang penting perilaku mereka seharusnya konsisten dengan pernyataan mereka. Para manajer mengabdi sebagai teladan dalam bertugas. Mereka tidak dapat mengatakan suatu hal dan kemudian melakukan hal lain. PENGENDALIAN PERSONALIA/BUDAYA DAN MASALAH-MASALAH PENGENDALIAN Tabel 3.3 Masalah-masalah pengendalian yang disebutkan oleh variasi cara mempengaruhi personalia dan pengendalian budaya Kekurangan Petunjuk Cara-cara mempengaruhi pengendalian personalia Pemilihan penempatan Pelatihan Pendesainan kerja dan ketentuan dari sumber daya yang penting Cara mempengaruhi X pengendalian budaya X Kode etis X Pemberian imbalan x berdasarkan kelompok Perpindahan organisasi Persiapan fisik dalam X X X X X dan X X Masalah Motivasi X Keterbatasan Personalia X X X

Usaha yang terbaik

Masalah kekurangan petunjuk dapat diminimalkan, sebagai contoh, dengan menyewa personalia yang berpengalaman, dengan menyediakan program pelatihan, atau dengan penugasan personalia baru untuk bekerja dalam kelompok yang akan menyediakan bimbingan yang baik. Masalahmasalah motivasional, yang mungkin diminimalkan dalam perusahaan dengan budaya organisasi yang kuat, dapat diminimalkan dalam organisasi lain dengan menyewa orang-orang yang sangat termotivasi atau dengan menugaskan orang-orang untuk bekerja dalam kelompok yang akan cenderung membuat mereka menyesuaikan dengan norma kelompok. Keterbatasan-keterbatasan personalia dapat juga dikurangi lewat satu atau lebih jenis pengendalian personalia, secara khusus pemilihan, pelatihan, dan ketentuan sumberdaya-sumberdaya yang penting.

KEEFEKTIVAN DARI PENGENDALIAN PERSONALIA/BUDAYA Pengendalian personalia/budaya dapat beradaptasi. Seluruh manajer bergantung kepada beberapa tingkat dari tuntunan dan motivasi karyawan mereka sendiri. Pengendalian-pengendalian budaya dapat juga, mendominasi sebuah sistem pengendalian. Kesempatan terbaik untuk menciptakan sebuah budaya yang bagus dan kuat kelihatannya ada sejak permulaan berdirinya organisasi ketika penemu dapat mengilhami organisasi dengan budaya yang unik. Untuk beberapa tingkatan, bagaimana pun kebijakan pimpinan dan manajemen yang kuat ditambahkan kemudian dalam sejarah organisasi yang juga dapat mempunyai pengaruh, khususnya jika organisasi menghadapi krisis, atau pimpinan menciptakan kesan akan krisis yang akan datang. Tanpa menghiraukan kesulitan dalam menerapkannya, pengendalian budaya seharusnya menjalankan beberapa tujuan yang positif dalam setiap organisasi. Faktanya, salah satu ciri yang membedakan pemimpin yang kuat dan efektif adalah bahwa mereka mengirimkan nilai-nilai mereka melalui organisasi.