Comunicao Escrita

Documentos Administrativos e afins Tcnicas de Comunicao

CET em Telecomunicaes e Redes DEE ISE - UAlg

Ana B. Azevedo, 2009

Documentos Administrativos e Afins

Requerimento Carta comercial Acta e convocatria Relatrio CV e Carta de acompanhamento

Requerimento - 1
Requerimento:
texto em que um cidado se dirige autoridade solicitando a satisfao de um seu interesse. base de (in)deferimento -> conformidade com lei e requisitos exigidos em cada caso.

Requerimento - 2
Estrutura:
Identificao do cargo da entidade (Presidente, Ministro, Chefe, Director...) e da instituio a que dirigido; Identificao do requerente:
especfica, consoante as circunstncias e requisitos
Ex: se nos dirigimos a uma Repartio de Finanas ou a uma Escola: nome, n BI, morada, profisso, estado civil, NIF, ...;

Pedido e fundamentao do que requerido (incluindo enquadramento jurdico) Frmula de encerramento. "Pede/Aguarda deferimento,"; Assinatura; Local e data.

Requerimento - Exemplo
Exmo. Senhor Presidente do Conselho Executivo da Escola Secundaria Jos Saramago

Maria Albertina Tavares Lino, professora do Quadro de Nomeao Definitiva, do 1 Grupo, vem requerer, de acordo com o disposto no artigo 104. do Decreto-Lei 139/80 de 28 de Abril, que a contagem de tempo de servio para efeitos de aposentao seja acrescida de 30 dias, conforme estipulado, e respeitante ao ano lectivo de 19992000.
Pede deferimento, Mafra, 1 de Outubro de 2000

Assinatura

Carta Comercial -1
Carta comercial:
Meio de comunicao de uma empresa com o mundo em que est inserida: outras empresas, pblico. Presentemente, o tom usual de uma natural e corts conversa:
uma escrita intencionada mas agradvel -> desencadear no receptor impresses positivas de interesse pelo que se expe; No confundir naturalidade com vulgaridade ou familiaridade

Carta Comercial Estrutura - 1

Cabealho:
Identificao do remetente e do ramo de actividade, morada; telefone, fax, e-mail. Estes elementos esto habitualmente inseridos no logtipo da empresa;

Localidade e data Endereo do destinatrio:

nome da empresa (nome, ttulo e cargo do destinatrio, se conhecidos) e endereo;

Referncias:
Ex: N/ Ref. 133/01 carta n 133 do ano de 2001; Ex: V/ Ref. - referncia feita em relao a documentos externos;

Assunto:
Breve identificao do assunto - Ex.: Assunto: Devoluo de garantia bancria.);

Carta Comercial Estrutura - 2

Formula de saudao
Escreve-se sempre esquerda; Ex: Exmo(s). Senhor(es) // Exma(s). Senhora(s);

Corpo da carta:
Desenvolvimento do assunto apresentado; Ideia(s)-chave, justificao e concluso do assunto;

Frmula de encerramento:
Exs: Com os nossos cumprimentos, // Com os nossos melhores cumprimentos, // Agradecemos a ateno prestada, // Sem outro assunto,

Assinatura.
Habitualmente precedida de uma formula Ex: Atentamente, // Ao vosso dispor, // Ao seu dispor, Por debaixo da assinatura deve constar, dactilografado - nome, ttulo ou cargo do responsvel pela carta;

Carta Comercial Estrutura - 3

Iniciais identificativas de quem redigiu e de quem dactilografou; Identificao do(s) anexo(s), se existirem:
Ex. Anexo: garantia bancria referida;

Post Scriptum
Na forma abreviada: P.S. Hoje, com a facilidade do processamento de texto em computador:
0 P.S. no pode resultar de um acaso 0 recurso adequado ao P.S. deve resultar de uma estratgia intencional para vincar algo.

Carta Comercial Exemplo

LIVRARIA ARCO-RIS Rua Sacadura Cabral, 40 2850-072 Nazar SC/054/00-MP/AS Lisboa, 12 de Abril de 2002 Assunto: Devoluo de garantia bancria N 25.995-D de 500 Exmos. Senhores: Junto devolvemos a garantia bancria em referncia, que nos havia sido confiada como garantia de fornecimentos. Sem outro assunto de momento, recebam os n/ melhores cumprimentos.
De V. Exas. Atentamente,

Assinatura
Nome dactilografado Serv. Cobranas

Anexo: o mencionado

Acta:

Acta e convocatria - 1
Registo de acontecimentos, opinies, propostas, Arquivo de decises e processos como estas foram tomadas, ou seja,
de tudo que de relevante ocorreu numa assembleia, ou reunio duma instituio

Depois de aprovada e assinada um registo oficial com:

Funo constitucional - garante a vontade colectiva numa organizao e regula o agir da mesma Funo executiva - um texto com fora para impor o seu cumprimento:
documentando decises e atribuio de cargos, identificando quem executar determinadas tarefas;

Funo documental
arquiva o processo da continuidade de uma organizao, e; pode funcionar como prova em aces legais.

Cabe assembleia ou reunio aprovar ou no a acta; -> os membros controlam a justeza do resumo e a adequao do documento.

Acta e convocatria - 2
Convocatria - documento que:
Em conformidade com os estatutos de uma organizao, ou; De acordo com a legislao aplicvel, anuncia aos membros:
a data e hora de uma assembleia ou reunio; a hora e o local; e a Agenda ou Ordem de Trabalhos

Acta caractersticas - 1
Acta - documento sumrio, objectivo, breve, claro e funcional. Estrutura:
Nmero (sequencial) Data e hora; Tipo de assembleia ou reunio:
se ordinria ou extraordinria; ou se resultante duma 1 ou 2 convocat6ria - frequente ver-se, p. ex.
"Incio: 21 horas. Se no houver qurum de imediato se proceder a nova convocat6ria, reunindo a assembleia, trinta minutos depois, com os elementos presentes";

Local da assembleia ou reunio; Nome ou n dos presentes ou ausentes:

em grandes assembleias habitual livro para registo das presenas.

Acta caractersticas -2
Estrutura (continuao):
Ordem de Trabalhos:
transcrita tal qual foi apresentada na convocatria;

Referncia leitura, votao e aprovao da acta da sesso anterior (se estiver pendente); Sntese das comunicaes do Presidente da Mesa; Referncia aos elementos que se inscreveram no perodo Antes Antes da Ordem de Trabalhos", os assuntos que abordaram e os esclarecimentos que lhes foram prestados. Depois da introduo da Ordem de Trabalhos:
nome dos que pediram a palavra, sntese das suas intervenes, referncia a eventuais documentos que tenham trazido, que (se conveniente) podero vir a ficar anexados acta;

Acta caractersticas - 3
Estrutura (continuao):
Depois da introduo da Ordem de Trabalhos (continuao):
Referncia a votaes, se ocorrerem, n de votos a favor, contra e de abstenes e declaraes de voto; voto Hora do encerramento da reunio; Registo sobre a leitura da acta, discusso, votao e resultados respeitantes sua aprovao (se assim se procedeu):
Acta-minuta, ou se A acta foi sendo redigida pelo(a) secretrio(a);

Assinatura do(a) secretrio(a) e do(a) presidente, ou

assinatura de vrios elementos, consoante circunstncias, hbitos e/ou exigncias das formalidades.

Relatrio
Relatrio - apresenta exposio de factos observados por

ordem/pedido de algum:

Redactor sujeito s instrues recebidas e s normas das organizaes. Pode incidir sobre um leque variado de matrias e situaes: relatrio de um acidente, de uma peritagem de seguros, relatrio tcnico, relatrio de contas, etc. Pode limitar-se a informar - fica pela descrio dos factos encontrados. Pode visar outros objectivos: p.ex.: fornecer informaes fundamentadas para que, com base nelas, quem o pediu possa tomar decises.

Consequentemente:
Qual o objectivo do relatrio? - informar apenas, ou informar e convencer ou seja: expor, interpretar e propor? A quem se destina? A um ou vrios leitores? Que necessidades tem ou tm? Bom relatrio - identifica as necessidades e satisf-las.

Relatrio - estrutura
Simples, claro, preciso, lgico, adaptado a cada caso particular, breve tanto quanto possvel. "Diga-me rapidamente o que (eu) precisava de saber ontem" Incluir esquemas, desenhos, tabelas, fotografias, clculos (se facilitarem a compreenso) Um relatrio que no entendido por quem o solicitou = MAU relatrio.

Relatrio Informal
0 mais corrente:
No exigida exposio exaustiva, Tem habitualmente 1-3 pginas, com a estrutura:
1. Descrio sumria do assunto do relatrio; 2. Mensagem principal do relatrio; 3. Resumo dos factos observados; 4. Previses/propostas ou recomendaes (se existirem); 5. Anexos (se existirem).

Relatrio Formal
Relatrio, pormenorizado e completo:
Pode ir s dezenas de pginas; e conter diversos anexos. Tem a seguinte estrutura e apresentao: Pgina de rosto:
Ttulo do relatrio; Nome da empresa a que se destina; Preparado para: Elaborado por:

Pgina(s) do resumo ou sumrio:

Justificao da proposta, Benefcios/custos implicados;

Pagina do ndice; Corpo do relatrio:

Introduo - o problema; Anlise/discusso comparada entre o que existe e o que prope; Informao tcnica sobre o que se prope, Avaliao de hipteses diversas, comparaes e custos; Concluses e Recomendaes;

Anexos

CV e Carta de acompanhamento
Curriculum Vitae:
Um bom CV aquele que desperta no empregador a vontade de comunicar pessoalmente com o candidato Caractersticas: Claro; sem erros de ortografia; frases curtas; sem repeties; pargrafos bem definidos Estrutura tipo Europass ou semelhante

CV - dicas
Candidatos com experincia:
Valorizar experincia; Ser concreto, evitar adjectivao vaga (grande, importante); Dizer o essencial

Candidatos sem experincia:

Valorizar estgios, actividades extracurriculares

Nunca:
Conotaes polticas, religiosas, Clubistas e afins Inventar coisas

Carta de acompanhamento
Se o anncio pedir manuscrita, pratique bastante Estrutura:
Pargrafo de introduo:
Razes da carta (resposta a anncio ou autoproposta)

Pargrafo de desenvolvimento:
Aspectos nucleares, motivaes, argumentos para contratar o candidato

Pargrafo de encerramento:
Solicitando entrevista

Frmula de cortesia Assinatura

Bibliografia
Comisso Europeia O Curriculum Vitae (CV) Europass. http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/vernav/ Europasss+Documents/Europass+CV/navigate.action?locale_i d=18 . 30-11-2007 16:40 Nascimento, Zacarias e Jos M. C. Pinto A Dinmica da Escrita: como escrever com xito. 4 ed. Lisboa: Pltano Editora, 2005 Rodrigues, Elizabete Modelos de cartas. Porto: Faculdade de Cincias da Universidade do Porto, 2006. http://www.fc.up.pt/fcup/bolsaEmprego/documentos/model os_de_cartas_2006.pdf . 30-10-2007 17:25