Microsoft Word Cirkularna pisma ta je cirkularno pismo?

? Cirkularna pisma su pisma slinog sadraja, koja treba poslati na vei broj adresa. Mogunost brzog kreiranja ovakvih pisama predstavlja jednu od vrlo korisnih alatki programa Word, koja nam moe utedeti vreme, ako vrimo poslovnu komunikaciju sa velikim brojem ljudi, aljemo pozivnice i sl. Pri izradi cirkularnih pisama potrebno nam je sledee: baza podataka, koja sadri imena, adrese, telefone i druge bitne podatke (koji e se pojaviti na pismu) o osobama kojima aljemo pisma osnovni tekst, koji sadri tekst poruke i polja u koja se ubacuju podaci iz baze

Kako da napravim cirkularno pismo? 1. U prvom koraku pravimo bazu podataka. To je obian dokument gde su podaci smeteni u tabelu (vidi sliku 1, dokument je nazvan Lista) koja ima naslove kolona (Prezime, Ime, Mesto) i unete podatke po kolonama. Posle kreiranja dokumenta treba ga zatvoriti da bi ga kasnije mogli upotrebiti kao izvor podataka za cirkularno pismo. 2. U drugom koraku kreiramo cirkularno pismo. o Otvaramo novi, prazan, dokument o Opcija Tools-Letters an Mailings-Mail Merge Wizard otvara sa desne strane u Task Pane-u Wizard (arobnjak) koji nas vodi u 6 koraka do kreiranja cirkularnog pisma (slika 2) o U 1. koraku Select document type biramo koju vrstu dokumenta pravimo. Prva opcija Letters omoguava pravljenje cirkulanog pisma (slika 2;kasnije emo koristiti opciju Envelopes za kasnije emo koristiti opciju Envelopes za tampanje koverata). Kliknuti na link Next: Starting document (slika 2)
Sl.1 Tabela baza podataka

Sl.2 Poetak kreiranja cirkularnog pisma

o U 2. koraku Select starting document biramo na koji nain elimo da napravimo sadraj ciruklarnog pisma: - od postojeeg dokumenta (Use the current document) - od nekog ablona (Start from template) - od postojeeg dokumenta (ako smo ve otkucali pismo i sauvali ga, Start from existing document) Pretpostavimo da smo se odluili za prvu opciju i otkucali sadraj pisma u tekuem dokumentu. U pismu treba ostaviti prazna mesta za polja koja emo ubaciti iz baze podataka. Na slici 4. moemo videti kratak primer poetnog izgleda cirkularnog pisma. Npr. moemo otkucati Potovani/a , gde emo ispred zareza kasnije ubaciti, iz baze podataka, ime osobe
Sl.3 Korak br.2

kojoj aljemo pismo. Strelicama su oznaena mesta gde emo ubaciti polja iz baze podataka.

Nakon otkucanog pisma kliknuti na link za sledei korak (slika 3) Next: Select recipient.

Sl.4 Primer cirkularnog pisma

o U 3. koraku Select recipient (slika 5) biramo primaoce cirkularnog pisma: - Iz postojee liste baze podataka (Use an existing list) - Unosom nove liste (Type a new list) Kako smo na poetku napravili dokument po dnazivom Lista koji sadri podatke za nae pismo biramo prvu opciju (postojeu listu) i kliknemo na link Browse kojim otvaramo na fajl-bazu podataka. Nakon izbora fajla-baze podataka otvara se prozor sa desne strane slike 5 (Mail Merge Recipints) u kome je prikazana lista podataka iz fajla. U ovom prozoru moemo izmeniti podatke (dugme Edit). Naravno, ovi podaci se mogu menjati i kasnije direktno u fajlu Lista. Ako ne elimo da neka osoba iz liste dobije pismo, klikom na Check box sa leve strane svakog reda (vidi sliku) moemo iskljuiti opciju, ime se podaci za taj red nee pojaviti u pismu. Klikom na Ok potvrujemo listu primaoca cirkularnog pisma.

Sl.5 Korak 3. - Izbor primaoca pisma

Nakon izbora liste sa podacima u Task Pane-u dobijamo potvrdu da je izabrana lista (slika 6- Use an existing list). Opcijom Select a different list moemo da promenimo fajl iz koga uzimamo podatke za pismo, a opcijom Edit recipient list moemo ponovo otvoriti prozor sa podacima sa slike 5. Kada smo zavrili sa izborom primaoca moemo prei na sledei korak Next: Write your letter

Sl.6

o U 4. koraku Write your letter ubacujemo polja iz nae liste podataka (iz fajla Lista) na odreena mesta u pismu. Postupak je sledei: - kliknemo u dokumentu-pismu na mesto gde ubacujemo polje (npr. ispred zareza kod rei Potovani/a , i zatim izaberemo opciju More items (slika 7). - Otvara se prozor Insert Merge Field (sa desne strane na slici 7) sa listom polja (nazivi kolona iz tabele).

- Izabrati eljeno polje npr. Ime - kliknuti na dugme Insert.

Nakon ovog postupka u dokumetnu se na mestu take umetanja pojavljuje oznaka polja iz liste <<Ime>> koje e kasnije biti zamenjeno pravim imenom iz tabele. Ovaj postupak ponoviti za svako mesto u pismu gde elimo da ubacimo polje iz tabele-baze podataka. Na slici 8. moemo videti izgled pisma nakon ubacivanja svih polja. Primetiti da su polja oznaena sivom pozadinom, kao i tabela sadraja ili lista indeks pojmova. Kada smo zavrili sa ubacivanjem polja u pismo moemo prei na sledei korak Next: Preview your letters.

Sl.7

Sl.8 Izgled pisma sa ubaenim poljima

o U 5. koraku Preview your letters moemo da pregeldamo nae cirkularno pismo. Sada se u dokumentu-pismu umesto naziva polja (npr. <<Ime>>) prikazuju pravi podaci iz tabele-fajla baze podataka (pogledati slike 8 i 9). Sa desne strane u okviru Task Pane moemo da listamo primaoce pisma klikom na dugmie Recipient sa dva znaka manje/vee (<< >>) slika 9. Ako elimo da tekueg primaoca izostavimo iz cirkularnog pisma moemo kliknuti na dugme Exclude the recipient (istu opciju smo mogli uradititi u 3. koraku iskljuivanjem odgovarajueg Check box-a, slika 5).

Sl.9 Korak 5. Pregled pisma

Kada smo zavrili sa pregledom pisma moemo prei na poslednji korak Next: Complete the merge.

o U poslednjem 6. koraku Complete the merge moemo: - tampati cirkularno pismo (Print) - prikazati pojedinana pisma (Edit individual letters)

Ako izaberemo opciju tampanja otvara se prozor sa desne strane slike 10. u kome biramo tampanje: - svih pisama (All) - tekueg pisma (Current record) - pisama u opsegu (npr od 3 do 10, From - To)

Isti prozor se otvara izborom opcije prikaza pojedinanih pisama, nakon Sl.10 tampanje cirkularnog pisma ega Word kreira novi dokument pod imenom Letters koji na svakoj posebnoj strani sadri tekst cirkularnog pisma za pojedinanu osobu.

U poslednjem koraku, kao i u svakom prethodnom, moemo se uvek vratiti na prethodni korak izborom opcije Previous (odmah ispod opcie za prelaz na sledei korak Next). uvanjem dokumenta koji sadri tekst cirkularnog pisma i ubaena polja iz baze podataka, uvek ga moemo naknadno otvoriti i opcijom Tools-Letters an Mailings-Mail Merge Wizard ponovo tampati ili menjati.

Microsoft Word tampanje koverata (Envelopes) Kako da tampam jedan koverat? Program Word prua mogunost tampanja koverata (Envelopes) i nalepnica/stikera (Labels). 1. Opcija Tools-Letters an Mailings-Envelopes and Labels otvara prozor sa slike 11, na kome moemo uneti: - adresu primaoca pisma (Delivery address) - povratnu adresu (Return address). Povratna adresa se pamti, a moe se preskoiti u tampi ako se potvrdi opcija Omit. Primetiti da se povratna adresa tampa u gornjem levom uglu prednje stane pisma (Preview polje na slici 11) 2. Dugme Options otvara prozor za podeavanje tampanja podataka na kovertu. Na kartici Envelope Options (slika 12) moemo podesiti: - veliinu koverta (padajua lista Envelope size). Ako ne znamo veliinu, izmerimo koverat lenjirom i izaberemo odgovarajuu veliinu iz liste. - vrstu i veliinu fonta primaoca (Delivery address Font dugme), kao i odstojanje od leve i gornje ivice koverta (From left, From top; kako Word ubacuje adresu primaoca u odgovarajui okvir (Box) on je automatski podeen kako treba da se tampa na kovertu, pa je preporuka da opcije From left/top budu podeene na Auto, kao na slici 12. - vrstu i veliinu fonta povratne adrese (Return address) kao i odstojanja od ivica. Na kartici Printing Options (slika 13) moemo podesiti: - nain kako se postavlja koverat za tampu (kliknuti na odgovarajuu opciju sa sliicom koja pokazuje orijentaciju koverta) - na koju stranu je postavljen koverat (Face up, Face down, izmenom opcija menja se izgled sliica iznad koje pokazuju kako treba postavti koverat) - gde je postavljen koverat u tampau (Feed from, tampai imaju dve ladlice za smetanje papira, za A4 format i manju za koverte, Word automatski bira/prepoznaje gde je postavljen koverat) 3. Nakon podeavanje u prozoru Envelope Options, vraamo se u prozor sa slike 11. - klikom na dugme Print vrimo tampanje unete adrese - klikom na dugme Add to Document pravimo stranu u dokumetnu koja dobija dimenzije izabrane veliine koverta i sadraj povratni i adresu primaoca (slika 14). Primetiti na slici da je adresa primaoca (Delivery address) smetena u okvir (Box, koji se ne tampa)
Sl.12 Envelope options Sl.13 Printing options

Sl.11 Prozor za tampu koverta

Sl.14 Dokument sa podacima za tampanje koverta

Kako da tampam koverte za cirkularno pismo? Kao i kod kreiranja cirukalrnog pisma, moemo koristiti fajl sa bazom podataka-tabelom sa podacima, kako bi tampali podatke iz tabele automatski na vie koverata. Postupak je vrlo slian kreiranju cirkularnog pisma, pa e u nastavku biti objanjeni samo koraci koji se razlikuju. 1. Najpre pravimo fajl-tabelu bazu podataka. Pretpostavimo da smo napravili, kao i za pisma, fajl pod nazivom Lista, sauvali ga i zatvorili. (pogledati sliku 1. u koraku 1. kreiranja cirkularnog pisma) 2. Zatim, otvaramo opciju Tools-Letters an Mailings-Mail Merge Wizard: o U 1. koraku arobnjaka, Select document type, na Task Pane-u potvrdimo opciju Envelopes (umesto opcije Letters, koju smo koristili za pisma, pogledati sliku 2) i kliknemo na Next: Select starting document. o U 2. koraku Select starting document biramo: da li tampanje koverata zasnivamo na tekuemo dokumentu (Change document layout), ili poinjemo iz postojeeg dokumeta (Start from existing document), izabrati prvu opciju. podeavanje koverta zatampu (Envelope options opcija, vidi sliku 15) koje otvara prozor Envelope options objanjeno na slikama 12 i 13. Prelazimo na sledei korak Next: Select recipients

o Ako u prethodnom koraku nismo otvorili opciju za podeavanje tampe koverata (Envelope options prozor), prelaskom na 3. korak otvara se ovaj prozor (Word zahteva da bar kliknemo na Ok dugme).

Sl.15 Korak 2

U 3. koraku Select recipients biramo, kao i kod pisama, listu sa podacima koje emo tampati na kovertima. Izabrati opciju Use an existing list i kliknuti na opciju Browse (kao i kod pisama, slika 16). Dalji je postupak izbora liste je isti, pogledati 3. korak kreiranja cirkularnog pisma i slike 5 i 6. Primetiti da je Word u ovom koraku automatski promenio izgled dokumenta podesio veliinu prema dimenziji izabranog koverta i ubacio povratnu adres (ako nije preskoena opcijom Omit, ili ostavljena prazna). Takoe primetit da se u sredni dokumenta moe oznaiti okvir Box za unos polja adrese primaoca (Delivery address, vidi sliku 16).

Sl.16 Izbor primaoca pisma

Nakon izbora liste podataka kliknuti na sledei korak Next: Arrange your envelope.

o U 4. koraku Arrange your envelope, ureujemo tampanje koverta ubacivanjem polja iz liste podataka. Polja se ubacuju na isti nain kao kod cirkularnog pisma, to je objanjeno na slikama 7 i 8. Postavimo taku umetanja na eljeno mesto unutar okvira za adresu primaoca - kliknemo na opciju More items i izaberemo eljeno polje za unos.

Sl.17 Ubaena polja iz baze podataka

Nakon ubacivanja i rasporeivanja polja iz baze, prelazimo na sledei korak Preview your envelopes. o U 5. koraku Preview your envelopes, kao i kod pisama, moemo: - pregledati kako izgledaju koverte koje e se tampati (slika 18), korienjem dugmia <<Recipient >> - preskoiti neku od osoba iz baze (Exclude this recipinet)

Sl.18 Pregled koverata pre tampe

o U poslednjem 6. koraku Complete the merge moemo: - tampati koverte - prikazati pojedinane koverte Opcije su istovetne kao kod cirkularnog pisma, pogledati sliku 10.

Microsoft Word Makroi (Macros) ta su makroi? Makroi slue za automatizovanje uobiajenih aktivnosti u programima. Makroi se uglavnom piu u programskom jeziku Visual Basic, ali mogu se kreirati i na drugi nain. Taj drugi nain je tehnika snimanja (recording). U Wordu ve postoje definisani makroi ali se mogu kreirati i drugi, npr: automatizovan unos naziva firme, iro rauna, automatsko zamena duplih praznih mesta sa jednim i sl. Makro (vie automatizovanih radnji) moemo pokrenuti na dva naina: zadatom kombinacijom tastature (npr. kada se pritisne zajedno Shift+Alt+G), ili kreiranjem ikonice na Toolbar-u. Ovde e biti objanjeno pravljenje makroa zadavanjem kombinacije tastaturom. Kako da napravim makro? Za kreiranje makroa potrebno je iz menija Tools odabrati opciju Macro i iz nje podopciju Record New Macro (slika 19). U prozoru koji se otvara (Record Macro, slika 20) moemo: - definisati ime makroa u polju Macro name (generiko ime je Macro1, ne mora se menjati) -

Sl.19 Poetak pravljanja makroa

iz padajue liste Store macro in izabrati da li se makro odnosi na sve dokumente ili samo na tekui (najbolje da se odnosi na sva dokumenta, tj. za Wordov polazni ablon Normal.dot - All documents) u polje Description moemo uneti opis funkcije makroa kliknuti na ikonicu Keyboard kako bi zadali kombinaciju tastature kojom se aktivira makro. u prozoru koji se otvara (Customize Keyboard, slika 21) kliknemo u polje Press shortcut key i izaberemo preicu tastera na koju e se aktivirati makro (dakle, ne kucamo, u primeru sa slike 21, Alt+Shift+G, ve pritisnemo tu kombinaciju tastera, a Word unese ovaj tekst u polje) Ako je uneta kombinacija tastera ve dodeljena nekoj akciji u Wordu, ispod polja tekst Currently assigned to: e pokazati da li je zauzeta izabrana kombinacija tastera. Ako nije, pisae kao na primeru sa slike: [unassigned]
Sl.20 Prozor snimanja makroa

Kliknuti na dugme Assign, a zatim na Close Nakon pritiska na dugme Close poinje snimanje makroa svaka akcija koja se uradi snima se i kasnije prilikom pokretanja makroa bie ponovljena. Poetkom snimanja makroa sa leve strane prozora postavlja se mali Toolbar za zaustavljanje ili pauziranje snimanja makroa (slika 22). Pokaziva mia menja oblikdodata mu je ikonica male kasete. Tokom snimanja moe se obaviti bezbroj koraka i upotrebiti bilo koji meni ili opcija. Veoma je vano Sl.22 biti svestan da Word snima svaku komandu i kontakt sa tastaturom ili miem tokom snimanja makroa. Kada je snimanje gotovo kliknuti na taster Stop Recording (plavi kvadrati na Toolbaru sa slike 22, kao na kasetofonu).

Sl.21 Zadavanje kombinacije tastature

Kasnije kada budemo eleli da upotrebimo makro samo treba pritisnuti odabranu preicu sa tastature i komanda e biti aktivirana.

(Primer: u toku snimanja makroa otvorimo opciju Edit-Replace u polje Find what unesemo prazno mesto i zarez, a u polje Replace with unesemo samo zarez pravilo kucanja je da ne moe ispred zareza biti prazno mesto. Kliknemo na Replace All, bez obzira to npr. u dokumentu u kojem snimamo makro nema takvih pojava. Slino moemo odraditi zamene za prazno mesto sa takom, zagradama i sl. Zavrimo snimanje makroa. Kasnije u radu sa bilo kojim dokumentom, posle unosa teksta pokrenemo makro

kombinacijom tastature, pod kojom smo ga snimili, i automatski e biti izvrene sve zamene koje smo zadali.) Microsoft Word Zatita dokumenta Kako da zatitim dokument? Ako neko drugi ima pristup naem raunaru tako da moe ugroziti neka bitna dokumenta, ona se mogu zatititi pomou lozinke tako da onaj ko ne zna lozinku ne moe otvoriti dokument. Ako elimo da stavimo lozinku potrebno je iz menija Tools odabrati opciju Options U prozoru koji se otvara (slika 23) treba odabrati karticu Security U polje Password to open treba uneti lozinku/ifru i kliknuti na OK Otvara se novi prozor (slika 24) Confirm Password. U polju Reenter password to open treba treba uneti istu ifru kao potvrdu sigurnosti u odabranu lozinku Kliknuti na OK.

Sl.23 Zadavanje ifre

Sl.24 Potvrda ifre

Otvaranje zatienog dokumenta? Prilikom otvaranja dokumeta (npr. File-Open opcijom) koji je zatien lozinkom/ifrom pojavljuje se prozor Password u koji treba uneti lozinku. Po unoenju lozinke kliknuti na OK. Dokument e biti otvoren. Lozinka se ne sme zaboraviti jer ako je zaboravimo nema drugog naina da uemo u dokument.
Sl.25 Unos ifre prilikom otvaranja dokumenta