INSTITUTO TECNOLOGICO DE CALKINI Carrera: Ingeniera en Mecatrnica Docente: CP Luis del J.

Franco Prez Materia: Administracin y Contabilidad Subtema: 2.10.1 Etapas y tcnicas de Control Fecha: Febrero 2011

Etapas y Tcnicas de Control Etapas de control Establecimiento de Estndares: Un estndar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Los estndares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresin de las metas de planeacin de la empresa o departamento en trminos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. Pueden ser fsicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en trminos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros trminos de medicin. Medicin de resultados: Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinar exactamente que estn haciendo los subordinados, la comparacin del desempeo real con lo esperado es fcil. Pero hay actividades en las que es difcil establecer estndares de control por lo que se dificulta la medicin. Correccin: Si como resultado de la medicin se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. Retroalimentacin: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la informacin obtenida causante del desvo.

Factores que comprende el control: Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control. a) Cantidad b) Tiempo c) Costo d) Calidad Los tres primeros son de carcter cuantitativo y el ltimo es eminentemente cualitativo. El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante. A travs del factor tiempo se controlan las fechas programadas. El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de l se determinan las erogaciones de ciertas actividades. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa. Controles utilizados con ms frecuencia en los factores del control

Cantidad:

Presupuestos Estimaciones Productos terminados Unidades vendidas Unidades rechazadas Inventarios de personal Medicin del trabajo Pronsticos Control de inventarios

Tiempo:

Estudios de tiempos Fechas lmite Programas Tiempo - mquina Medicin del trabajo Procedimientos Estndares

 Costo: Presupuestos Costo por metro cuadrado Costos estndar Pronsticos Contabilidad Productividad Rendimiento s/inversin

Calidad: Evaluacin de la actuacin Pruebas psicolgicas Inspecciones visuales Coeficientes Rendimiento del personal Informes Procedimientos Estndares Calificacin de mritos

PRINCIPIOS DEL CONTROL Los autores Koontz y ODonnell, esbozan cuatro principios de control: Principio de declaracin de objetivo. La funcin del control es percibir desviaciones posibles o reales de los planes trazados, con la suficiente anticipacin para poder corregirlas bien. Principio de eficiencia de los controles Las tcnicas y enfoques de control son eficientes cuando perciben y destacan las causas de desviaciones reales o potenciales de los planes, con un costo mnimo o con muy pocas consecuencias no buscadas. Principio de responsabilidad del control La responsabilidad primaria del ejercicio del control recae en el gerente encargado de la ejecucin de los planes. Principio del control directo. A mayor caridad de los gerentes y de sus subordinados menor la necesidad de controles indirectos.

ETAPAS DEL CONTROL El primer paso para la integracin del sistema de control, se haya en la Direccin superior de la empresa, en los responsables de la misma que han de tomar en cuenta la finalidad prctica del control, pudiendo resumirse en las etapas siguientes: Implantacin de normas o estndares para control. Medir y juzgar lo que se ha realizado. Comparar lo realizado contra las normas y definir las diferencias, si las hay. Corregir las desviaciones, poniendo el remedio o accin correctiva adecuada.

ETAPAS DEL CONTROL a) Establecimiento de normas NORMA: Es una unidad de medida establecida, para servir como un modelo o criterio. El establecimiento de normas, proporciona la base sobre la cual se mide el desempeo real o esperado. Las normas en los organismos, no estn limitadas a establecer niveles ejecutorios para las personas individuales, por el contrario, ellos son aplicables a todas las fases de la operacin. Ralph C. Davis sugiere que, las normas sean fijadas para todas las actividades, que contribuyen a los objetivos de servicio primordiales del organismo Las normas en general, reflejan los objetivos de planear una empresa y de sus unidades administrativas internas. Estas normas pueden ser tangibles y fcilmente cuantificables, o intangibles y difciles de cuantificar. CUANTITATIVAS Es fcil cuantificar las normas que se refieren a unidades fsicas, al costo, a ingresos y a capital; a las normas fsicas se les puede aplicar un numero, a los costos una cantidad de dinero, as como a los ingresos y a las inversiones de capital. CUALITATIVAS Es difcil controlar y establecer una norma cualitativa. Sin embargo estos elementos cualitativos, van cobrando importancia para el xito de la empresa

EJEMPLOS SOBRE CLASES DE NORMAS

NORMAS CUANTITATIVAS Normas Fsicas Normas de Costos Normas de Capital Normas de Ingresos Normas de Programas Normas de Productividad Normas de Posicin en el mercado NORMAS CUALITATIVAS Normas de Publicidad Normas de Relaciones Publicas Normas de Desarrollo de Personal Normas de Distribucin para informes de control Normas de Hegemona del producto Normas de actitudes de los empleados

b) Medicin del funcionamiento Observacin Personal Es el mtodo mas simple y mas usado para medir el desempeo, es limitarse a observar si esta de acuerdo con la norma. Datos Estadsticos: Sirven para medir tendencias, ventas y otros asuntos de la empresa. Se pueden usar los datos estadsticos pertinentes, para una amplia variedad de mediciones, incluyendo las de trabajo, tiempo, esfuerzo, dinero, espacio, progreso general y logro de objetivos. Informes Escritos: Son dos los factores que pueden servir de gua en el uso de estos informes: propsito y oportunidad de la informacin. Informes orales: Los informes orales se pueden usar, si las actividades que se van a medir fsicamente, estn fuera de la empresa. Informacin Contable. Los instrumentos de medicin usados comnmente por la contabilidad son: el balance y los libros de Ingresos y egresos. El flujo de fondos muestra las entradas y salidas de capital de trabajo y del efectivo de una empresa. c) Comparacin del funcionamiento con la norma o base.

Una vez que se ha obtenido la informacin sobre el funcionamiento, el siguiente paso en el proceso de control, consiste en comparar este funcionamiento con la norma o base, cuando exista alguna diferencia entre ambos, suele requerirse criterio para establecer la importancia de la diferencia. En trminos generales, la comparacin de lo hecho con las normas para ver si difieren, deber efectuarse lo ms cerca posible del lugar de trabajo, pues esto facilita la inspeccin y ayuda a localizar lo que necesite correccin, con el resultado de que las prdidas sean mnimas. d) Accin correctiva Puede considerarse como el hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas, o que se hagan esfuerzos para que los resultados sean de acuerdo con lo esperado. Siempre que se descubren desviaciones importantes, stas no slo piden una accin inmediata y enrgica, sino que es imperativo aplicarla. El control efectivo no puede tolerar demoras innecesarias, excusas, ajustes interminables o excepciones constantes.