Manual Excel 2010 Paso A Paso (Lo Mejor)

2010
MS Excel
- Aplicacin Prctica -
Armando Tacza R..
atacza@gmail.com
http://www.facebook.com/atacza
http://twitter.com/atak
Edicin: 2013
Paso a Paso
2010
MS Excel
Armando Tacza R..
atacza@gmail.com
Edicin: 2013
Paso a Paso
2010
MS Excel
Armando Tacza R..
atacza@gmail.com
Edicin: 2013
Paso a Paso
Taller de Aplicacin con MS Excel 2010 2013
http://www.compuinicio.com [2 / 48 ] email:atacza@gmail.com
MS Excel 2010 Paso a Paso
1. Introduccin a Excel
2. Lo Nuevo en Excel 2010
3. Frmulas Bsicas que necesita saber
4. Funciones Bsicas que necesita saber
5. Base de Datos con Excel 2010 (Aplicacin a un Colegio)
6. Tablas Dinmicas
7. Grficos en Microsoft Excel
8. Macros y Programacin Excel
9. Una Aplicacin Prctica para tu Empresa / Negocio
10. Reportes Resultados - Consultas
11. Resumen Consejos - Trucos
Introduccin
todos mis amigos seguidores de Facebook, Twitter, quienes visitan mi Blog y mi reciente
lanzamiento web www.Systemtak.Net y www.compuinicio.com una vez ms, quiero cubrir la
necesidad acerca del uso de MS Excel en su ltima versin 2010, porque siempre nos
caracteriza de estar un paso por delante quiero que ests actualizado (a) con los ltimos cambios
tecnolgicos.
Manteniendo la metodologa de las dems publicaciones quiero exponer un curso prctico paso a paso
con la cual vas a sentirte capaz de aplicar todo lo expuesto, de acuerdo a tu necesidad; el libro taller
est pensado en quienes no tienen una idea clara de lo que puede hacer con Excel, asimismo
automatizar ciertas operaciones con la finalidad de que Excel haga el trabajo por Ud. y as obtener
mejores resultados en sus operaciones y clculos.
Espero que nos permita interactuar y sea este taller de su total satisfaccin.
Atentamente,
Armando Tacza
Profesional IT
A
Introduccin a Excel 2010
Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac son las ltimas versiones de Hojas de
Clculo de la Familia MS Office, no pretendo exponerte toda la teora considerando que si
deseas toda la informacin terica est disponible en el sitio web Microsoft.com .
1.1.- Iniciando con MS Excel 2010
: click en Inicio : Programas : Microsoft Office : Microsoft Excel 2010
( Como conseguir la suite Office
2010?http://www7.buyoffice.microsoft.com/latam/default.aspx?torb=4&country_id=PE&WT.mc_i
d=ODC_ENUS_GenTry_Control )
Esta es la primera ventana que nos muestra nuestro Excel 2010, en seguida nos muestra la
ventana general del Excel con su configuracin por defecto; si deseamos cambiar el skin o
estilo color de nuestro Excel indicaremos los pasos necesarios en la pgina siguiente.
1
Si queremos cambiar la apariencia de nuestro Excel hacer lo siguiente, click en el Men Archivo:
opciones: tal como se muestra en la ventana siguiente
Podemos cambiar a esta apariencia:
1.2.- Requisitos Para Instalar MS Office 2010
: Considerando que el Hardware en estos momentos son ms accesibles a los usuarios,
consideraremos los requisitos de Software siguiente:
Windows XP con Service Pack (SP) 3 (32-bit)
Windows Vista con SP1
Windows Server 2003 R2 con MSXML 6.0
Windows Server 2008 u posterior (32-bit or 64-bit)
Windows 7 o Sistema Operativo Posterior
1.3.- Como est Organizado MS Excel
: MS Excel uno de los componentes del paquete de ofimtica Microsoft Office es una Hoja de
Clculo (Spreadsheets) potente capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva.
1.4.- Una forma rpida de Ejecutar, Inicializar Excel
: Si Ud es usuario de Windows, click en Inicio>> Ejecutar >> Digite: Excel >>Enter.
Excel Organiza sus archivos en LIBROS
(Workbooks), cada libro contiene Hojas
de trabajo (Worksheets).
Finalmente los datos y dems trabajos
estarn contenidos en las Hojas (sheets).
Lo Nuevo de Excel 2010
Esta es la historia de Excel en el Tiempo
Versin Ao Comentario
1 1985
La primera versin de Excel fue para el Apple Macintosh
2 1987
La primera versin de Windows se marc dos para corresponder a la
Versin para Macintosh.
3 1990
Esta versin incluye barras de herramientas, las capacidades de dibujo,
destacando, complemento de apoyo, grficos 3D.
4 1992
La primera versin de Excel ms "popular". Se incluye una gran facilidad
de uso.
5 1993
Excel 5, una importante actualizacin, incluidos libros multihoja y soporte
para VBA.
7 1995
Esta versin, conocida como Excel 95, fue la primera versin importante
de 32 bits de Excel. En cuanto a prestaciones, que era similar a Excel 5.
8 1997
Esta versin, conocida como Excel 97, fue la primera versin para apoyar
condicin es formato internacional y validacin de datos. Tambin
incorpor nuevos mens y barras de herramientas. Los programadores de
VBA que se encuentran bastante algunas mejoras, incluyendo un editor
de VBA completamente nuevo, UserForms, mdulos de clase, y mucho
ms.
9 1999
Esta versin, conocida como Excel 2000, puede utilizar HTML como
formato de archivo nativo y (por primera vez) apoya los complementos
COM. Tambin presentaba una capacidad de auto-reparacin, un
portapapeles mejorado y grficos dinmicos. Los programadores de VBA
podran utilizar UserForms modal, y varias nuevas funciones de VBA se
introdujeron.
10 2001
Conocido como Excel 2002 (XP o Excel), esta versin forma parte de
Office XP. Tiene una larga lista de nuevas caractersticas, pero la mayora
de ellos son de poco valor para la mayora de los usuarios. Quizs la
caracterstica ms importante de esta versin es su capacidad de
recuperar su trabajo cuando Excel se bloquea.
11 2003
Conocido oficialmente como Microsoft Office Excel 2003, las nuevas
caractersticas de esta versin se han mejorado el soporte para XML, una
funcin de lista de la nueva gama, mejoras de etiquetas inteligentes, y se
corrige las funciones estadsticas.
12 2007
Esta versin se conoce oficialmente como Microsoft Office Excel 2007.
Esta versin introduce varias caractersticas nuevas, incluyendo nuevos
formatos de archivo, una interfaz de usuario mejorada, soporte para hojas
de trabajo mucho ms grande, una vista de diseo de pginas tiles,
temas del documento, las nuevas opciones de formato condicional,
grficos mucho mejor aspecto, una caracterstica nueva tabla, unos pocos
nuevas funciones de hoja de clculo.
14 2010
Microsoft Office Excel 2010 incluye un buen nmero de nuevas
caractersticas, incluyendo grficos Sparkline, una nueva vista entre
bastidores para las operaciones relacionadas con los documentos,
nuevas funciones de hoja de clculo, la personalizacin del usuario
final de la cinta, Cortadoras de tabla dinmica, un editor de
ecuaciones, e incluso mejoras de edicin de imgenes.
2
Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac nos trae las siguientes novedades:
2.1.-Cinta de Opciones Mejorada
Las cintas de opciones permiten al usuario encontrar
fcilmente los comandos y las caractersticas que
antes se incluan en complejos mens y barra de
herramientas. En Excel 2010 se pueden crear fichas y
grupos personalizados y cambiar el nombre o el orden
de las fichas y grupos integrados.
2.2.-Herramientas de Administracin de Libros
Recuperar Versiones Anteriores:Es posible recuperar las versiones de los archivos que se
cerraron sin guardar.
Vista Protegida: Excel 2010 incluye una vista protegida, para que pueda tomar decisiones
fundadas antes de exponer el equipo a posibles vulnerabilidades. Los documentos que
proceden de un origen de internet se abren a la vista protegida de manera predeterminada.
2.3.-Minigrficos
Se pueden usar minigrficos (grficos muy pequeos que se ajustan dentro de una celda) para
resumir visualmente las tendencias junto a los datos.
2.4.-Tablas Dinmicas mejoradas
Ahora las tablas dinmicas son ms fciles de usar y ofrecen una mejor respuesta, entre las
principales ventajas son:
Mejoras en el Rendimiento: En Excel 2010, el multithreading ayuda a recuperar, ordenar y
filtrar los datos de las tablas dinmicas con mayor rapidez.
Etiquetas de Tablas Dinmicas: Ahora se pueden rellenar las etiquetas de las tablas
dinmicas. Tambin se pueden repetir las etiquetas en las tablas dinmicas para mostrar los
ttulos de elementos en campos anidados en todas las filas y columnas.
Filtrado Mejorado: Puede usar la segmentacin de datos para filtrar datos rpidamente en una
tabla dinmica con solo hacer clic en un botn y para ver qu filtros se aplican sin tener que
abrir otros mens. Adems, la interfaz del filtro incluye un prctico cuadro de bsqueda que le
ayuda a encontrar lo que necesita entre miles (o incluso millones) de posibles elementos en las
tablas dinmicas.
Compatibilidad con Reescritura: En Excel 2010, es posible cambiar los valores en el rea de
valores de tablas dinmicas OLAP y que se reescriban en el cubo de Analysis Services en el
servidor OLAP.
Caracterstica mostrar valores como: La caracterstica Mostrar valores como incluye una
serie de clculos nuevos y automticos, como % del total de filas principales, % del total de
columnas principales, % del total principal, % del total en, Clasificar de menor a mayor y
Clasificar de mayor a menor.
Mejoras en los Grficos Dinmicos: Ahora es ms fcil interactuar con los informes de
grfico dinmico. Concretamente, es ms fcil filtrar datos directamente en un grfico dinmico
y agregar o quitar campos para reorganizar el diseo del grfico. Del mismo modo, con un solo
clic se pueden ocultar todos los botones de campos en el informe de grfico dinmico.
2.5.- Segmentacin de Datos
La segmentacin de datos son controles visuales que permiten filtrar datos rpidamente en una
tabla dinmica de forma interactiva e intuitiva. Cuando se inserta una segmentacin de datos,
se usan botones para segmentar y filtrar rpidamente los datos para mostrar nicamente lo que
se necesita. Adems, cuando se aplica ms de un filtro a la tabla dinmica, ya no es necesario
abrir una lista para ver cules son los filtros que se aplican a los datos. En la segmentacin de
datos, se muestra directamente en la pantalla.
2.6.-Formato Condicional Mejorado
El formato condicional hace que sea ms fcil resaltar celdas o rangos de celdas interesantes,
enfatizar valores inusuales y visualizar datos a travs de barras de datos, escalas de colores y
conjuntos de iconos. Excel 2010 incluye una flexibilidad de formato an mayor:
Nuevos conjuntos de iconos
En Excel 2010, se tiene acceso a ms conjuntos de iconos, incluidos tringulos, estrellas y
cuadros. Tambin se pueden mezclar y combinar iconos de distintos conjuntos y ocultar ms
fcilmente iconos de la vista (por ejemplo, se puede elegir mostrar nicamente los iconos de los
valores de ganancia elevados y omitir aquellos para los valores bajos e intermedios).
Ms opciones para las barras de datos
Excel 2010 incluye nuevas opciones de formato para las barras de datos. Puede aplicar bordes
o rellenos slidos a la barra de datos o establecer la direccin de la barra de derecha a
izquierda, en lugar de izquierda a derecha. Adems, las barras de datos para valores negativos
aparecen en el lado opuesto de un eje de los valores positivos, tal como se muestra aqu:
2.7.-Trabajar con FONDO DE IMAGEN
Para los ms Geeks, pueden decorar el fondo de trabajo de la HOJA con una imagen, la
versin Excel 2010 lo trae, ms adelante se ver un ejemplo.
2.8.-Captura de PANTALLA
Excel 2010 incorpora un capturador de pantalla, de tal manera que ahora no necesitas guardar
la imagen capturada e importar a tu Excel.
Fuente: Microsoft.com
Frmulas Bsicas que Necesita Saber
Excel 2010 para Windows y Excel 2011 para Mac son las ltimas versiones de Hojas de
Clculo de la Familia MS Office, no pretendo exponerte toda la teora considerando que si
deseas toda la informacin terica est disponible en el sitio web Microsoft.com .
3.1.- Iniciando con MS Excel 2010
3.1.1.- Frmulas:Las frmulas son ecuaciones que pueden realizar clculos, devolver
informacin, comprobar condiciones, etc. Una frmula siempre comienza con el signo
(=), en Excel las frmulas contienen funciones.
Ejemplos de Frmulas:
=10+50*50/10 (Prioridades de Operacin / : * : + - ) , resultado 260
=hoy()+1 Devuelve la fecha actual del Sistema y suma 1 da.
3.1.2.- Funciones:Las funciones son Frmulas predefinidas que ejecutan clculos
utilizando valores especficos, denominados argumentos, en un determinado orden o
estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o
complejas.
3.2.- Operadores de Clculo en Frmulas
Los operadores especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los elementos de
una formula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los clculos, pero
puede cambiar este orden utilizando parntesis. Existen cuatro tipos de operadores de
clculo: Aritmtico, Comparacin, Concatenacin de Texto y Referencia.
Operadores Aritmticos: Nos permite ejecutar las operaciones bsicas como Suma
Resta Multiplicacin Divisin Combinar Nmeros y Generar Resultados Numricos.
+ (Signo ms) - (Signo menos) * (Multiplicacin) / (Divisin) % (Porcentaje)
Operadores de Comparacin: Se pueden comparar dos valores con los siguientes
Operadores.
= (Signo igual) > (Signo mayor que) < (Signo menor que) >=(Signo mayor o igual
que) <=(Signo menor o igual que) <>(Signo distinto de)
3
Operador de Concatenacin de Texto:Utilice la & (y comercial) conecta o concatena
dos valores para generar un valor de texto continuo Esta es & una prueba produce:
Esta es una prueba
Operadores de Referencia: Combine rangos de celdas para los clculos con los siguientes
operadores.
: (Dos puntos) Operador de rango
; (punto y coma) Operador de Unin
(Espacio) Operador de interseccin
3.3.- Frmulas Bsicas en MS Excel 2010 que Ud Necesita saber
Frmula con el Operador Suma ( + ), utilizaremos los operadores luego mencionaremos
sobre las funciones y los tipos de argumentos que aceptan.
Si tenemos la siguiente
Pantalla
1.-Cuadro de Nombres
Indica la Celda Activa.
2.-Barra de Formulas &
Asistente de Funciones
3.-Area de Trabajo
Celdas
4.-Etiquetas de las
Hojas.
Haremos la frmula que nos permita sumar las edades de las tres personas, el
resultado lo podemos mostrar en cualquier celda disponible (Diferente a las que
contienen las edades). Ubicamos con el teclado o mouse en la posicin (celda) B7.
Utilice el teclado y escriba: =B2+B3+B4 y luego presione la tecla enter.
De igual manera podemos
Utilizar los dems
operadores y elaborar
Nuestras frmulas bsicas.
Lo dems veremos en
Funciones.
4
Funciones Bsicas que Necesita Saber
Las funciones son Nombres Claves, Palabras Clave que Excel 2010 comprende y realiza
operaciones para los que fue programado, las funciones incluyen frmulas y nos devuelve un
resultado, asimismo debemos tener en cuenta algunos conceptos bsicos respecto a las
funciones (Existen funciones propias del Excel as como tambin podemos crear nuestra
propia funcin).
4.1.- La Sintaxis de las Funciones
El siguiente ejemplo de la funcin REDONDEAR, que redondea un nmero de la celda C5, se
ilustra de la siguiente manera.
=REDONDEAR(A5,0)
1.- Estructura: La estructura de
Una funcin comienza con el
nombre, un parntesis de apertura,
los argumentos de la funcin
separados por punto y coma y un
parntesis de cierre.
2.- Nombre de funcin: es el
identificador de la funcin, si desea
obtener la lista de funciones
disponibles presione Shift + F3.
3.- Argumentos: Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como Verdadero o Falso,
etc. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones.
4.2.- Anidar Funciones
En algunos casos pueda que deba utilizar una funcin como uno de los argumentos de otra
funcin. Por ejemplo, la siguiente frmula utiliza una funcin anidada PROMEDIO y compara el
resultado con el valor constante Nota 10.
4
De nuestra pantalla anterior la funcin PROMEDIO es argumento de la funcin SI, finalmente
hacemos la evaluacin de las 03 notas del curso 02 si el promedio es mayor que 10 entonces
escribir Aprobado en caso contrario Desaprobado.
4.3.- Funciones Bsicas de Excel 2010 que Ud Necesita saber
A continuacin se describen las principales funciones que Ud utilizar en Excel 2010
Funciones Lgicas:
FALSO : Devuelve el valor lgico Falso
NO : Invierte el valor lgico del argumento
O : Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
SI : Especifica una prueba lgica a realizar (Ejemplo)
SI.ERROR : Devuelve un valor que se especifica si una frmula lo evala como un error, de
lo contrario devuelve el resultado de la frmula.
VERDADERO: Devuelve el valor lgico VERDADERO
Y : Devuelve verdadero si todos sus argumentos son VERDADERO (Ejemplo)
Funciones de Fecha y Hora:
AHORA : Devuelve la fecha y hora actual del Sistema.
AO : Convierte un nmero de serie en un valor de ao.
DIA : Convierte un nmero de serie en un valor de da del mes.
DIAS360 : Calcula el nmero de das entre dos fechas a partir de un ao de 360 das.
FECHA : Devuelve el nmero de serie correspondiente a una fecha determinada
HORA : Convierte un nmero de serie en un valor de hora.
HOY : Devuelve el nmero de serie correspondiente al da actual.
MES : Convierte un nmero de serie en un valor de mes.
MINUTO : Convierte un nmero de serie en un valor de minuto
VALHORA : Convierte una hora con formato de texto en un valor de nmero de serie
Funciones Matemticas y Trigonomtricas:
ABS : Devuelve el valor absoluto de un nmero
ALEATORIO : Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1
ENTERO : Redondea un nmero hacia abajo hasta el entero ms prximo
GRADOS : Convierte radianes en Grados
PI : Devuelve el valor de PI
POTENCIA : Devuelve el resultado de elevar un numero a una potencia
RADIANES : Convierte Grados en Radianes
REDONDEAR: Redondea un nmero al nmero de decimales especificado
REDONDEAR.MAS : Redondea un numero hacia arriba en direccin contraria al Cero.
REDONDEAR.MENOS: Redondea un numero hacia abajo, en direccin hacia cero.
SUBTOTAL : Devuelve un subtotal en una lista o base de datos
SUMA : Suma sus argumentos
SUMAPRODUCTO: Devuelve la suma de los productos de los correspondientes componentes
de matriz.
SUMAR.SI : Suma las celdas especificadas que cumplen unos criterios determinados
SUMAR.SI.CONJUNTO : Suma las celdas de un rango que cumplen varios criterios
Funciones de Texto:
CONCATENAR: Concatena varios elementos de texto en uno solo.
DERECHA : Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.
ENCONTRAR: Busca un valor de texto dentro de otro (Distingue maysculas de minsculas)
(Ejemplo)
ESPACIOS : Quita los espacios del texto
EXTRAE : Devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto que
comienza en la posicin que se especifique.
HALLAR : Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue maysculas de minsculas)
IGUAL : Comprueba si dos valores de texto son idnticos
IZQUIERDA : Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto (Ejemplo)
MAYUSC : Pone el texto en maysculas
MINUSC : Pone el texto en Minsculas
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