NATURALEZA DE LA FUNCIN DE VENTAS.

La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en ese rengln. Debido a que durante la instrumentacin de los planes de venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y control continuo a las actividades de ventas. Esta funcin consiste en el estudio de los resultados monetarios en volumen de las ventas por producto, por territorio de ventas, por vendedores, y a veces por clientes, muchos estudios de ventas nos suministran respuesta en cuanto a lo que sea vendido en cada uno de los territorios y que productos particularmente, dndonos informacin de quien fue el comprador, y se toma como base de comparacin los registros de la compaa en cada uno de los rubros y las cifras pronosticadas que fueron incluidas en la planeacin de las ventas La profundidad del anlisis, la exactitud de los resultados y el grado de dificultad para realizarlo, depende necesariamente de la informacin adecuada y disponible. Es comn encontrar compaas sin ningn sistema de informacin a pesar de su trayectoria en el mercado, simultneamente con compaas con sofisticado sistemas de recopilacin y tabulacin de informacin. La ms comn e importante fuente de datos para el anlisis de ventas es la factura de ventas, pues en ella se consigna generalmente la fecha de la transicin, el nombre del cliente, y su localizacin geogrfica, la descripcin de la mercanca vendida, la cantidad vendida de unidades, el precio unitario y total, la fecha de despacho y recibo, y algunas veces la condicin de pago. A pesar de esta necesidad, muchas compaas tienen procedimientos de control inadecuados. Se han encontrado algunos hallazgos principales los cuales son los siguientes:

Las pequeas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan un trabajo ms eficiente para fijar claramente objetivos y establecer

sistemas para medir la eficiencia de ventas.

Menos

de

la

mitad

de

las

compaas

conocen

las

utilidades

de

sus productos individuales. Una tercera parte de las compaas no tiene procedimientos regulares de revisin para localizar y eliminar productos dbiles.

Casi la mitad de las compaas no consigue comparar sus precios con los de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribucin, analizar las causas de la mercanca devuelta, realizar evaluaciones formales de efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas. De un anlisis de esta naturaleza puede apreciarse la importancia relativa de los clientes y se puede tomar decisiones importantes de mercadeo y ventas, frecuencia de visitas de los vendedores promocin de ventas, dedicacin de mayores esfuerzos . De manera anloga, se puede plantear un anlisis comparativo por territorio de ventas, para un producto determinado o para una categora de productos, que dejara ver entre otros aspectos, el grado de dificultad de las ventas comparativamente entre los territorios, fortaleza antes la competencia en cada uno de ellos y debilidades de la fuerza de ventas. Lgicamente, el diseo de formatos para el anlisis de ventas y su proceso son cuestiones que deben adaptarse a las necesidades y disponibilidades de la propia compaa En el rea ventas se crean programas que organizan las actividades de los vendedores para alcanzar los objetivos correspondientes. Los procedimientos son programas de accin estandarizados que se refieren a asuntos tcticos recurrentes. A menudo constituyen la forma ms eficiente de desempear una tarea. Tambin proporcionan uniformidad para terminarla. El registro de un pedido puede requerir que se respeten los procedimientos estndares. Entre los procedimientos de ventas se incluyen descripciones detalladas para llenar formas de pedidos, manejar gastos o informes de accidentes, etc.; La asignacin de recursos a programas incluyen personas, capital de trabajo e informacin. La informacin acerca del mercado y los competidores se ha vuelto un recurso cada vez ms importante y costoso en la administracin de ventas. Los

vendedores y los gerentes de ventas deben presupuestar su tiempo, gastos y materiales promocionales

DEFINICIN DE VENTA. La venta se define como la accin y efecto de vender, Cantidad de cosas que se venden contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa propia por el precio pactado, tambin incluye en su definicin, que la venta puede considerarse como un proceso personal o impersonal mediante el cual, el vendedor pretende influir en el comprador y as poder satisfacer sus necesidades.

CARACTERSTICAS DE LA VENTA.

La adquisicin es inmediata. No necesita cita previa. Hay oportunidades de satisfacer las necesidades de nuestros clientes. Existe un mayor contacto personal.

PLAN DE VENTAS Desde el punto de vista conceptual la tarea de planeacin del gerente de ventas es la misma que la del gerente de mercadeo, e incluye establecer objetivos enfocados en la misin y relacionados con la comprensin de los puntos fuertes, puntos dbiles, las oportunidades y las amenazas. Los objetivos de la fuerza de

ventas

incluye

desarrollar

nuevos negocios,

vender

los servicios,

obtener

informacin y proteger el territorio contra los ataques de la competencia. Estos objetivos que orientan la formulacin de las estrategias de ventas, deben desarrollarse junto con la fuerza de venta. Un componente importante del proceso de planeacin de ventas es preparar planes de contingencia, tomando en cuenta las influencias impredecibles e incontrolables, como los cambios en el entorno econmico, legal o regulatorio, que pueden afectar en el desempeo de ventas. El marco de planeacin debe incorporar varias premisas, incluyendo los peores escenarios. Quizs el beneficio mas grande de la planeacin sea que proporciona la base para el control. Lo hace proporcionando normas por las cuales puede medirse el desempeo, siendo entonces evidente cualquiera desviacin del plan. El plan de ventas es el primer presupuesto de mercanca en una

empresa comercial. El mtodo de precios unitarios se planifica las ventas que habrn de venderse as como su precio unitario de ventas para cada artculo. El mtodo resulta prctico cuando:

l numera de lnea de producto es limitado. Precio de venta relativamente alto. Mtodo del monto de las ventas con este mtodo se planifica las ventas en trminos monetarios para cada departamento de venta. Al planificar las ventas en una compaa deben considerarse varios factores.

Medio ambiente externo. La tendencia de la poblacin en el rea de comercializacin. Probable inflacin o deflacin. Cambios esperados en la situacin competitiva. Estilos tecnolgicos esperados.

El proceso de organizacin de un equipo de ventas consta de tres etapas fundamentales que son: En la etapa de planificacin incluye el establecimiento de objetivos y a decisin sobre la forma de alcanzarlos, la etapa de ejecucin incluye la organizacin, la seleccin y contratacin de personal para la organizacin y la direccin de las operaciones de la misma. La etapa de valoracin constituye un excelente ejemplo de

la naturaleza interrelacionada y continuada del proceso de administracin. Es decir la valoracin supone dirigir la vista atrs, y al mismo tiempo, mirar hacia delante. Al volver la vista atrs, la administracin de la empresa compara los resultados de sus operaciones con sus planes y objetivos. Al mirar hacia delante, dicha valoracin sirve de ayuda para la planificacin estratgica futura. Anteriormente, haciendo referencia a la dcada de los 70 y parte de los 80, se tomaba ms en cuenta los procesos de planificacin estratgica del marketing, sin importar el factor humano. Los vendedores eran ridiculizados y la venta personal criticada con frecuencia y era muy difcil atraer a gente joven calificada para los trabajos de ventas. El papel que desempean los equipos de ventas actualmente dentro de las empresas es ms significativo, ya que estos asumen el papel de consultor y coordinador de marketing. Asesoran a sus clientes para ayudarlos a definir sus necesidades y sus problemas. Coordinan la recopilacin de informacin sobre mercado y cliente que es necesaria para evaluar tales necesidades, esta informacin es presentada a los departamentos correspondientes, Ej. Produccin, si es problema de produccin, distribucin, calidad, promocin, etc. Ellos son la cara de la empresa ante los clientes, y les corresponde la responsabilidad de resolver los problemas y satisfacer adecuadamente las necesidades de sus clientes.

Esquema del rea de ventas dentro de la empresa.