Facultad de Contadura y Ciencias Administrativas

Manual de Programa ContpaQ

Presenta: M. en A. Rigoberto Lpez Escalera

Septiembre de 2009.

Objetivo
Que los alumnos adquieran los conocimientos de la Informtica en el rea Contable y Administrativa y la utilicen como herramienta en la eficiencia de sus tareas profesionales.

Justificacin
Que el estudiante de la Licenciatura de Contadura, Administracin e Informtica se familiarice con la paquetera contable y administrativa mas nueva y actual del mercado conociendo la estructura de estos paquetes, para el mejor desarrollo de su actividad profesional.

ESTRUCTURA DEL CURSO

INTRODUCCION AL CURSO

CREANDO UNA EMPRESA

RESPALDANDO SU INFORMACION

ANALISIS DE PRESUPUESTOS

CONOCIENDO ContPAQ

PERSONALIZANDO LA EMPRESA

CAPTURA INICIAL DE MOVIMIENTOS

ANALISIS DE GASTOS DEPTOS.

OBTENIENDO INFORMACION

CONCENTRANDO EDOS. FINANC.

CERRANDO EL EJERCICIO

OBTENIENDO AYUDA

CARACTERISTICAS DE ContPAQ
EL SISTEMA ContPAQ ES LA MEJOR HERRAMIENTA PARA LLEVAR LA CONTABILIDAD DE SU EMPRESA. YA QUE LE PERMITE OBTENER LA INFORMACION FINANCIERA Y FISCAL NECESARIA PARA FACILITAR EL TRABAJO, AS COMO PARA HACER MAS EFICIENTE LA RAPIDA Y OPORTUNA TOMA DE DECISIONES DE SU COMPAA A NIVEL DIRECTIVO Y GERENCIAL.

CONOCIENDO ContPAQ
LE PERMITE LLEVAR UNA CONTABILIDAD ORDENADA Y
CONFIABLE DE ACUERDO LAS NECESIDADES DE LA EMPRESA. PODRA GENERAR EN FORMA AUTOMATICA TODA LA INFORMACION FINANCIERA PARA LA OPERACIN DIARIA DE LA COMPAA. PODRA PERSONALIZAR REPORTES E INFORMACION FINANCIERA. PODRA INTEGRAR TODA LA CONTABILIDAD CON LA INFORMACION QUE USTED CONTROLA DESDE EXCEL. LE AHORRA TIEMPO Y RECURSOS YA QUE PODRA OBTENER LA INFORMACION NECESARIA PARA EL ADECUADO Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES FISCALES. LE DARA MAYOR SEGURIDAD EN EL CONTROL Y REGISTRO DE LA CONTABILIDAD. LE AHORRA TIEMPO AL EVITAR LOS LARGOS Y LABORIOSOS CIERRES MENSUALES LE AYUDA EN EL REGISTRO DE LAS OPERACIONES REPETITIVAS DE LA EMPRESA. LE DARA UNA CONTABILIDAD FLEXIBLE PARA MOFIFICACIONES EN PERIODOS ANTERIORES O FUTUROS.

VENTANA PRINCIPAL
BARRA DE MENU
BARRA DE HERRAMIENTAS BARRA DE TITULO

AREA DE TRABAJO

BARRA DE ESTADO

BARRA DE HERRAMIENTAS

MANEJO DE EMPRESAS

ACCESORIOS

PREFERENCIAS

ESTADO DEL SISTEMA

MODULOS

TECLAS DE ACCESO RAPIDO

CTRL + E CTRL + R CTRL + U CTRL + F F3 ALT + F4 CTRL + X CATALOGO DE EMPRESAS REDEFINIR IMPRESA USUARIOS Y TABLAS REDUCCION FISICA DE ARCHIVOS RESTAURAR EMPRESA CERRAR VENTANA ACTIVA CORTAR

CTRL + V
CTRL + P CTRL + O

PEGAR
POLIZAS PREPOLIZAS

F4

BAJAR POLIZA

TECLAS DE ACCESO RAPIDO

F5 CTRL+ D CTRL + T CTRL + B CARGAR POLIZA CUADRAR POLIZA CAMBIAR UN IMPORTE DE DE CARGO POR ABONO Y VICEVERSA DESPLEGAR LA LISTA DE CONCEPTOS Y DIARIO VENTANA PARA CAPTURA DE CATALOGO DESPLIEGUE DEL CATALOGO BAJAR CATALOGO CARGAR CATALOGO NUEVO ELIMINACION DE PERIODOS ANTERIORES

CTRL + F3 ALT + F3
F6 F7 CTRL + N CTRL + L

F1
CTRL+ S

AYUDA
SALDA CERO A LA BASE DE DATOSUADRAR POLIZA

SISTEMA DE CODIFICACION ESTRUCTURA DEL CATALOGO

ESTRUCTURA SEGMENTOS DIGITOS EJEMPLOS

33

102-208

34
2433 333 A2

102-0208

PODEMOS MANEJAR HASTA 20 DIGITOS Y 9 SEGMENTOS

CUENTA

CADA SEGMENTO SI ES UN NIVEL

SEGMENTOS = 5 ESTRUCTURA = 22222 01-00-00-00-00 01-01-00-00-00 01-02-00-00-00 01-03-00-00-00 01-01-01-00-00 01-01-02-00-00 01-01-02-01-00 01-01-02-02-00 01-01-02-01-01 01-01-02-01-02

CADA SEGMENTO NO ES UN NIVEL

SEGMENTO = 2 ESTRUCTURA = 33 001-000 011-000 012-000 013-000 101-000 102-000 102-001 102-002

A PARTIR DE LAS CUENTAS DE MAYOR

SEGMENTOS = 3 ESTRUCTURA = 333 100-000-000 110-000-000 120-000-000 130-000-000 111-000-000 112-000-000 112-100-000

EJEMPLOS: ACTIVO CIRCULANTE FIJO DIFERIDO CAJA BANCOS BANCO X BANCO Y CHEQUERA X1 CHEQUERA X2 CHEQUERA Y1 CLIENTES

CAPTURANDO TABLAS

COMO REGISTRAR CONCEPTOS?

NUMERO 1 2 3 4 NOMBRE COBRANZA DEL DIA PAGO DE LA FACTURA NUM. VENTA SEGN FACTURA NUM. COMPRA DE MERCANCIA

CAPTURANDO DIARIOS ESPECIALES

NUMERO 1 NOMBRE COMPRAS TIPO MOVIMIENTOS

VENTA DE ACTIVO FIJO

MOVIMIENTOS

ALTA DE MONEDA EXTRANJERA

MODIFICAR TIPO CAMBIARIO

USUARIOS Y ACCESOS

PARA RESPALDAR LA EMPRESA F2

PARA RESTAURAR LA EMPRESA F3

CAPTURA INICIAL DE MOVIMIENTOS ETAPAS PARA LA CAPTURA

CONFIGURACION DE LA VENTANA POLIZAS CONFIGURACION DE PREPOLIZAS

CAPTURAR SALDOS INICIALES

CAPTURAR DIARIA DE MOVIMIENTOS

C O N F I G U R A R

MODIFICA TAMBIEN EL ANCHO DE LAS COLUMNAS

V E N T A N A

CAPTURA DE SALDOS INICILALES

SI DESEA COMENZAR A ENTONCES CAPTURE LA OPERAR LA EMPRESA EN POLIZA DE APERTURA EN ENERO DEL 2003 DICIEMBRE 2002 MARZO DEL 2003 FEBRERO 2003 CAPTURAR POLIZA CON LOS SIG. DATOS

CAMPO FECHA TIPO No. CONCEPTO

DATO 31-12-2002 DIARIO 1 SALDO INICIAL

CUENTA

NOMBRE DE LA CUENTA

POLIZA

CARGO

ABONO

101-0000
102-1001 102-1002 103-0001

CAJA
BANCOS 1 CTA. 80889-4 BANCOS 2 CTA. 35789-2 AMALIA DISEOS

10,000.00
1.068.390.00 757.640.00 78.200.00

103-0002
103-0004 103-0005 106-0001 200-0002 200-0003 200-0004

CLAUDIA PEREZ
JOSE ANTONIO RODRIGUEZ SEARS I.V.A. ACREDITABLE 15% MERCERIA DE GUADALAJARA TELAS FINAS DE MEXICO HILOS Y JOYERIA DE FANTASIA

11.500.00
11.500.00 34.500.00 105,670.00 48.875.00 43,125.00 46,000.00

200-0005
200-0006 204-0001 000-0310

COMERCIAL DEL CENTRO

EQUIPO DE COSTURA CAMACHO I.V.A. TRASLADADO 15% CAPITAL SOCIAL TOTALES 2,077,400.00

11,500.00
1,150.00 62,700.00 1,864,050.00 2,077,400.00

CREAR UNA PREPOLIZA

CTROL + O

APLICANDO LA PREPOLIZA

cuenta 102-1001 400-1000 204-0001

Cargo 1,000.00

Abono

500.00 500.00

PARA CAMBIAR EL PERIODO DE TRABAJO O SABER EN QUE PERIODO ME ENCUENTRO?

PARA CONOCER QUE POLIZAS TIENEN LA CUENTA DE CUADRE

IDENTIFICACION DE LA CUENTA DE CUADRE

POLIZA IDENTIFICADA

CAMBIO DE PERIODO PARA ENTRAR A MARZO 2002

QUITAR LA CUENTA DE CUADRE DE LA POLIZAR

QUE ES TRASPASO DE AUXILIARES

ES EL PROCESO POR EL QUE ES POSIBLE TRANSFERIR LOS MOVIMIENTOS DE UNA CUENTA A OTRA SIN NECESIDAD DE BORRARLOS Y RECUPERARLOS. ES MUY UTIL CUANDO SE HAN REALIZADO REGISTROS A UNA CUENTA INCORRECTA, LA CORRECCION DESDE LA POLIZA SERIA MUY LENTA Y TEDIOSA.

REQUISITO UNICAMENTE AFECTABLES.

PUDE

SER

EN

CUENTAS

ADELANTANDO LA CAPTURA EN POLIZAS

ES EL ESTADO EN QUE PUEDEN PERMANECER LAS POLIZAS PARA QUE ESTAS NO AFECTEN O MODIFIQUEN LOS SALDOS, ES DECIR, LAS POLIZAS QUE ESTAN MARCADAS SIN AFECTAR NO SERAN CONSIDERADAS EN LOS ESTADOS FINANCIEROS. EJEMPLO CAPTURE LOS SIGUIENTES DATOS
CAMPO DATO

FECHA
TIPO NUMERO

10-03-02
DIARIO 3

HAGA CLIC EN LA OPCION CLASE SIN AFECTAR, COMO LA POLIZA YA EXISTE SOLO PRECIONE EL BOTON ACEPTAR

NOTA: SI DECEAS QUE TODAS LAS POLIZAS SE GUARDEN COMO CLASE SIN AFECTAR IR A POLIZAS QUE SE ENCUANTRA EN LA VENTANA DE PARAMETROS DE LA REDEFINICION DE EMPRESA.

PARA IDENTIFICAR LAS POLIZAS SIN AFECTAR

POLIZA CLASE SIN AFECTAR

CUANDO SE HAN CAPTURADO POLIZAS SIN AFECTAR Y ES NECESARIO QUE ESTAS AFECTENA LOS SALDOS DES PUES DE UN PERIODO DE TIEMPO, ES NECESARIO REALIZAR EL SIGUIENTE PROCEDIMIENTO.

ACTIVE DEL MENU POLIZAS LA OPCION AFECTACION DE POLIZAS.

NOTA: NO ES POSIBLE CERRAR EL PERIODO\EJERCICIO, SI EXISTEN POLIZAS DE CLASES SIN AFECTAR. POR LO QUE PUEDE ELIMINAR DICHAS POLIZAS DE CLASES SIN AFECTAR O ELIMINARLAS.

EJERCICIO EN LA EMPRESA CONFECIONES FINAS S.A. DE. C.V. SUCURSAL MEXICO

1.- EN LA EMPRESA NO NECESITAN LA COLUMNA REFERENCIA EN LA CAPTURA DE MOVIMIENTOS DE POLIZAS, POR LO TANTO, ES NECESARIO REDUCIR EL TAMAO DE LA COLUMNA AL MINIMO. 2.- TODOS LOS DIAS 21 DE CADA MES SE DEBE PAGAR $100,000.00 AL PROVEEDOR DE PUBLICIDAD PUBLICATE, S.A. DE C.V. CUENTA 200-0007, CON UN CHEQUE DEL BANCO 1 CUENTA 102-1001, POR LO QUE ES NECESARIO GENERAR TODAS LAS POLIZAS DE LOS PERIODOS DEL EJERCICIO PERO SIN QUE AFECTEN SALDOS. 3.- EN LA EMPRESA SE HAN DADO CUENTAS QUE LOS SALDOS DE BALANCE NO CUADRAN YA QUE APARECE UNA NOTA AL CALCE DEL REPORTE DONDE INDICA QUE LA CUENTA DE CUADRE TINE MOVIMIENTOS, POR LO TANTO ES NECESARIO LOCALIZAR LAS POLIZAS EN LA QUE SE ASIGNA LA CUENTA DE CUADRE. ASIGENE TODOS LOS MOVIMIENTOS A LA CUENTA 200-0004. 4.- EL CONTADOR DECEA IMPRIMIR LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS EN DONDE SE CONSIDEREN YA TODAS LAS POLIZAS CAPTURADAS, POR LO TANTO ES NECESARIO REALIZAR LA AFECTACION DE LAS POLIZAS DE TODO EL EJERCICIO. 5.- VERIFIQUE EL REPORTE DE BALANCE GENERAL AL MES DE MARZO Y ASEGURECE QUE ESTE CUADRADO

REDUCIR REFERENCIA

REGRESE A LAEMPRESA CONFECCIONES FINAS S.A.DE C.V.

EJECURAR REPORTES DE LA HOJA ELECTRONICA

ENTRAR A LA HOJA DE POLIZAS

BUSCA EL NUMERO EN FORMA AUTOMATICA

IMPRECION DE POLIZAS CHEQUES

REPORTES OTROS REPORTES

MANEJO DE PRESUPUESTOS

CERRANDO EL EJERCICIO

CAMBIO DE PERIODO

GENERACION DE POLIZA DE CIERRE

CIERRE DEL EJERCICIO

PARA REALIZAR UNA POLIZA DE CIERRE ES IMPORTANTE TOMAR ENCUENTA LO SIGUIENTE

1.- TODAS LAS VENTANAS DE DIALOGO DEBEN ESTAR CERRADAS 2.- EN VERSIONES DE RED NINGUN USARIO DEBE ESTAR UTILIZANDO LA EMPRESA 3.- CAMBIARSE AL PERIODO DE AJUSTE 14 4.- VERIFICAR QUE NO EXISTAN POLIZAS MOVIMIENTOS A LA CUENTA DE CUADRE CON

5.- VERIFICAR QUE NO EXISTAN POLIZAS SIN AFECTAR

6.- DAR DE ALTA UNA CUENTA DE CAPITAL ACREEDORA, EN LA QUE SE GUARDA EL RESULTADO DEL EJERCICIO A CERRAR