Planteamiento del Problema

Los principales procesos que se realizan en esta empresa y que producen un flujo importante de datos giran en torno a la planificacin, ejecucin y control de proyectos. Cabe resaltar en este punto que una buena planificacin no asegura, como es fcil de entender, la correcta ejecucin del mismo; siempre es importante realizar un control para llevar a buen trmino la gestin de los proyectos. Entre los diferentes mecanismos o herramientas que se emplean en la empresa Inversiones y servicios Bancar monagas s.a. se han detectado ciertos problemas, donde algunos de ellos no permiten llevar una buena gestin y control de los proyectos que desarrollan, entre los cuales se tienen los siguientes: El lder de planificacin y control de proyectos no siempre detecta a tiempo los problemas que van surgiendo en el desarrollo de los proyectos, en que estn trabajando. Esto se debe a que no se lleva un seguimiento y control exhaustivo de las diferentes fases y tareas del mismo, que incluya la administracin precisa de los recursos y tiempos necesarios para el desarrollo de las mismas. De no detectarse a tiempo estas situaciones y de la falta de control no se podr evitar los retrasos y desviaciones que resultaran perjudiciales tanto para la empresa como para el cliente. Otra de las dificultades encontradas es que no se cuenta con mecanismos automatizados de integracin y consolidacin de los datos generados en cada uno de los proyectos en que la empresa participa. Esta falta de unificacin se origina porque la informacin de cada proyecto se encuentra dispersa en diferentes herramientas informticas tales como: Hojas de Calculo Excel, Adobe Acrobat Reader, Microsoft Project, entre otros. Este inconveniente va a generar a corto plazo un gran colapso de informacin porque todos los datos de cada uno de los proyectos se almacenan tanto en el servidor de la empresa como en las computadoras personales de cada uno, lo que evita su unificacin por proyectos. La dificultad anterior tambin ha generado duplicidad de informacin e inconsistencias de los datos que los mismos contienen. Bsicamente esto se debe a que dentro de la empresa Bancar no existe un sistema informtico que este centralizado y que permita almacenar organizadamente todos los datos que se generan en los distintos proyectos que la empresa acomete. Estas dificultades de duplicidad y no consistencia en la informacin podran llevar a una desorganizacin creciente de toda la data que la empresa maneja, pudindola llevar a un desorden operacional en el manejo de los proyectos. As mismo, otra situacin vista como problemtica e importante para la empresa es la prdida de tiempo que hay que asumir para hacer llegar la informacin de un determinado proyectos a cualquier persona que lo solicite, tales como los coordinadores de proyectos y de ingeniera. Las causas bsicas de este problema se encuentra en que las aplicaciones sealadas anteriormente no son las ms adecuadas para llevar a cabo estas tareas, ya que se necesitan conocimientos distintos para manejar cada una de ellas y poder integrar los datos solicitados Esto est ocasionando que los dems ingenieros que laboran en el proyecto tambin pierdan tiempo en obtener dicha informacin lo que disminuye la eficacia y eficiencia del equipo encargado de manejar el proyecto. Por ltimo, un problema no menos importante, es la falta de seguridad de la informacin procesada de los proyecto, que podra ser sustrada o modificada por personas no autorizadas. Esto es resultado de que el personal que labora en la empresa guarda automticamente sus archivos en el servidor de la empresa sin ningn tipo de restricciones o de derechos. Finalmente esto ocasionara eventuales filtraciones de informacin que podra considerarse confidencial para la empresa, o ser modificadas intencionalmente o no por terceros. En vista de estos problemas desarrollados y de acuerdo con el coordinador de ingeniera y el presidente de la empresa se decidi disear un sistema basado en la tecnologa web para la gestin y control de proyecto en inversiones y servicios Bancar monagas s.a. Segn todo lo mencionado anteriormente, se puede decir que la definicin cientfica del problema radica en que la informatizacin de la gestin y control de proyectos se percibe como un problema que se soluciona creando un sistema basado en tecnologa web entre una base de datos centralizada y los integrantes del

grupo de cada una de las licitaciones que la empresa emprende. El sistema propuesto brindar tanto una visin panormica del estado en que se encuentra dichos proyectos como de los detalles de cada una de las tareas que comprenden. La empresa ha trabajado desde sus inicios informatizando la dispersacin y estadsticas de los datos (plataformas distintas as como sus programas de aplicaciones) para la gerencia de proyectos, pero tambin podra trabajar con el enfoque centrado en la unificacin tecnolgica de la informacin, que contribuya a crear una integracin y seguridad de la misma.

Objetivo General
Disear un sistema basado en tecnologa web para la gestin y control de proyectos de ingeniera conceptual, bsica y de detalles en la empresa Inversiones y Servicios Bencar Monagas C.A. que permita la integracin de los datos y la automatizacin de los procesos.

Objetivos Especficos
1. Analizar la situacin actual de la empresa que gira en torno al proceso de concepcin, ejecucin y control de los proyectos, con el fin de que se establezcan las necesidades y requerimientos reales de los usuarios. 2. Estudiar la viabilidad del sistema, analizando para ello un conjunto concreto de necesidades para dar una solucin a corto plazo, que tenga en cuenta restricciones econmicas, tcnicas, legales y operativas. 3. Realizar especificaciones detalladas del sistema a travs de un catalogo de requisitos y una serie de modelos que satisfaga las necesidades de informacin de los usuarios. 4. Disear la arquitectura del sistema y el entorno tecnolgico que le va a dar soporte, junto con la especificacin detallada de los componentes.

ALCANCES
El sistema permitir a los encargados de la institucin controlar todos los procesos que realiza la institucin (matrcula de alumnos, cobro de pensiones y pago de obligaciones tributarias, seguimiento del desempeo de los alumnos y docentes, gestin de contenido acadmico, etc.). Adems, tambin permitir a los docentes llenar actas de calificaciones on-line, a los alumnos acceder a contenido acadmico va Web y a los apoderados mantenerse informado del progreso de sus dependientes a travs de Internet.

VISION DEL NEGOCIO

El propsito de este documento es recoger, analizar y definir las necesidades de alto nivel y las caractersticas del sistema integral de gestin de procesos educativos. El documento se centra en la funcionalidad requerida por los participantes en el proyecto y los usuarios finales. Esta funcionalidad se basa principalmente en la gestin de los procesos que se realizan en la institucin, de forma que dichos procesos sean ejecutados de manera lo ms automticamente posible en una forma eficiente y razonable. Los detalles de cmo el sistema cubre los requerimientos se pueden observar en la especificacin de los casos de uso y otros documentos adicionales.

DESCRIPCION GLOBAL DEL PRODUCTO

El producto a desarrollar es un sistema integral para la Institucin Educativa Preuniversitaria Melvin Jones, con la intencin de mejorar su funcionamiento. Los departamentos a tratar por el sistema son: Direccin, Secretara, Logstica y Marketing. Los procesos que van a ser automatizados son: matrcula, cobranzas y pagos, evaluacin de alumnos y docentes y programacin curricular. Resumen de Caractersticas A continuacin se mostrar un listado con los beneficios que obtendr el cliente a partir del producto: Beneficio del cliente Gestin optimizada de la informacin del alumnado para la toma de decisiones. Evaluacin automatizada de la evolucin del desempeo anual de los alumnos y docentes. Almacenamiento automatizado de la informacin de alumnos y apoderados. Posibilidad de ratificacin de matrcula y separacin de vacantes va Web. Mayor agilidad en la consulta de calificaciones y envo de comunicados dando la posibilidad de hacerlos va servicios Web. Mayor facilidad para la gestin del personal docente y administrativo. Mayor facilidad para el control de contenidos curriculares. Disponibilidad de contenido acadmico como tutoriales y ejercicios para los alumnos. Caractersticas que lo apoyan Base de datos histrica y sistema de matrcula con caractersticas de Data Mining. Base de datos histrica y reportes e informes del desempeo de los alumnos y docentes. Base de datos y aplicacin con interfaces grficas, reportes e informes. Aplicacin Web desde la cual poder ratificar matricula y separar vacantes. Aplicacin Web desde la cual poder realizar dichas consultas y enviar comunicados electrnicos. Base de datos centralizada con la informacin de todo el personal. Base de datos que contiene la informacin de los contenidos curriculares. Aplicacin Web que permite acceder a contenido acadmico de manera ordenada y fcil.