PROCESO

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1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer los pasos que se deben llevar a cabo, para realizar la seleccin y contratacin del personal que laborar en la organizacin. 2. ALCANCE Aplica a todos los procesos de seleccin que se realizan para vincular personas que desempeen los cargos establecidos en la estructura orgnica o los que sean requeridos por los diferentes procesos. Es responsabilidad de la Coordinacin de Gestin Talento Humano, coordinar y participar en este proceso, seleccionando el personal idneo, requerido en la organizacin de acuerdo al perfil, en donde se definen las competencias necesarias para cada cargo. La seleccin de personal inicia con el requerimiento de un rea para cubrir una vacante o la creacin de un cargo, ya sea por la renuncia o despido y termina con la vinculacin del nuevo empleado Es responsabilidad de la Coordinacin de Gestin Talento Humano, establecer los parmetros bajo los cuales se realiza el proceso, previa aprobacin de la Gerencia General, cumpliendo lo establecido en la legislacin laboral. 3. DEFINICIONES

Descripcin del cargo Conjunto de tareas, deberes, responsabilidades y condiciones bajo las cuales se desempea un cargo. Anlisis del cargo Inventario de los aspectos intrnsecos (contenido) y extrnsecos (requisitos que debe cumplir el aspirante) de una posicin dentro de la organizacin. Reclutamiento de personas Bsqueda y atraccin de los candidatos que cumplen establecidos para los cargos vacantes. los requisitos mnimos

Pruebas Tcnicas y Entrevistas Conjunto estandarizado de tareas diseadas para medir las diferencias individuales. Estas diferencias que son medibles estn relacionadas con habilidades de tipo cognitivo,

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conocimientos del puesto de trabajo, actitudes y personalidad. Las pruebas pueden ser escritas, verbales, de manipulacin o numricas.

Pruebas psicotcnicas y de personalidad Examen que mide las capacidades intelectuales generales o cociente Intelectual de los candidatos, agrupando un conjunto de capacidades como la memoria, la capacidad numrica o la habilidad para dar solucin a situaciones novedosas, la forma de ser de los participantes, en trminos de introversin, estabilidad emocional, personalidad, motivacin entre otras. Pruebas de Seguridad Conjunto estandarizado de tareas diseadas para conocer el nivel de confiabilidad y honestidad en relacin con el comportamiento social y judicial; y medir el nivel de riesgo al que se puede ver enfrentado el aspirante a ocupar el cargo. Las pruebas pueden ser escritas y verbales. Contratacin Es formalizar con apego a la ley la futura relacin de trabajo para garantizar los intereses, derechos y deberes, tanto del trabajador como de la empresa.

4. POLITICAS O NORMAS DE USO En caso que se requiera, la Institucin puede contratar una empresa experta en el tema para realizar el proceso de seleccin. 5. LIDER DEL PROCESO Coordinador de Gestin Talento Humano 6. PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD Que hace INSTRUCCIN Como lo hace RESPONSABLE Quien lo hace Director o responsable del rea o proceso que requiere al DOCUMENTO Que documentos Solicitud de vinculacin

1. Elaborar la Diligencia el Formato Solicitud de solicitud para vinculacin de personal, con las la seleccin respectivas especificaciones del perfil del cargo, actividades a realizar,

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2. Aprobar la solicitud 3. Convocar a los candidatos

4. Entrevistar a los posibles candidatos

5. Solicitar aplicacin del proceso de seleccin psicotcnico. 6. Autorizar la 1. visita domiciliaria 7. Solicitar aplicacin de pruebas de seguridad

8. Autorizar la

salario, tipo de contrato y lugar de empleado trabajo Revisa y autoriza iniciar el proceso de Gerencia General Solicitud de seleccin y vinculacin o Designado vinculacin autorizada Recurre a diferentes medios (bases Coordinador de de datos, universidades, Gestin Talento recomendados) para obtener las Humano hojas de vida de los posibles candidatos, de conformidad con los perfiles establecidos para el cargo y presenta una lista de los opcionados al solicitante para entrevista Realiza entrevista personal a cada Jefe directo del uno de los aspirantes para cargo a ocupar preseleccionar los que deben continuar en el proceso de seleccin e informa de estos al Director de Gestin Humana. Enva informacin de los candidatos, Coordinador de a la empresa contratada para la Gestin Talento aplicacin y calificacin de las Humano pruebas psicotcnicas y entrevista, de conformidad con los parmetros definidos para cada cargo y recibe el resultado de las pruebas Autoriza continuar con el proceso de Coordinador de seleccin a los candidatos que Gestin Talento cumplen el perfil definido en las Humano pruebas psicotcnicas, recibe el resultado de la visita Enva informacin de los candidatos, Coordinador de a la empresa contratada para la Gestin Talento aplicacin y calificacin de las Humano pruebas de seguridad, de conformidad con los parmetros definidos para cada cargo y recibe el resultado de las pruebas e informa al Coordinador de Gestin Talento Humano para que continu con el proceso. Llama al candidato seleccionado para Asistente De

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realizacin de los exmenes mdicos 9. Recibir el resultado de los exmenes mdicos

que reclame la autorizacin y se Gestin Humana realice los exmenes mdicos de ingreso, en el laboratorio seleccionado por la organizacin para tal fin. Recibe el resultado de los exmenes Asistente de mdicos y si estos estn dentro de Gestin Humana los parmetros definidos para aceptar el candidato, procede a informarle a ste la lista de los documentos que debe entregar para la firma del contrato Elabora en contrato de trabajo segn el tipo de contratacin, lo hace firmar del nuevo empleado y luego de la Gerencia Diligencia el formato de vinculacin, mediante el cual le informa al jefe inmediato del seleccionado, que ya puede iniciar labores. Recibe y entrega al jefe inmediato la autorizacin de iniciar labores Recibe al nuevo empleado para darle la induccin pertinente a su cargo y formaliza sta en el formato registro de induccin y lo enva a Gestin Humana para archivar en la carpeta del empleado y a Contabilidad para el registro en nomina Recibe al nuevo empleado para darle la induccin pertinente a su cargo y formaliza sta en el formato registro de induccin y lo enva a Gestin Humana para archivar en la carpeta del empleado y a Contabilidad para el registro en nomina Fin del procedimiento Asistente de Gestin Humana Asistente Gestin Humana Empleado vinculado Director o responsable del rea o proceso que requiere al empleado Director o responsable del rea o proceso que requiere al empleado Contrato trabajo de

10.Legalizar la vinculacin con la firma del contrato 11.Diligenciar planilla de vinculacin 12.Entregar autorizacin de iniciar labores 13.Recibir al nuevo empleado para iniciar labores 14.Recibir autorizacin de iniciar labores

15.

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7. FLUJOGRAMA
DIRECTOR O JEFE DE AREA SOLICITANTE GERENTE GENERAL COORDINADOR DE GESTION HUMANA

I NICIO

Elaborar solicitud de vinculacin personal

Solicitar autorizacin de la Gerencia

Autorizar mediante Vo.Bo. la vinculacin de personal

Recibir autorizacin y realizar convocatoria de aspirantes

Enviar documento aprobado a la Coordinacin de Gestin Talento Humano

Recibir hojas de vida

Analizar hojasde vida

NO Descartar Hoja de vida Cumple perfil requerido? SI A Elaborar lista de opcionados

Realizar entrevista con cada uno de los candidatos para la preseleccion

Concertar entrevista con Jefe de rea soslicitante

Elaborar informe de preseleccionados

Recibir informe de preseleccionados

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DIRECTOR O JEFE DE AREA SOLICITANTE

COORDINADOR DE GESTION HUMANA

ASISTENTE DE GESTION HUMANA

Llevar a Base de datos

NO

H.V. Preseleccionada? SI

Enviar informacin a empresa especializada en la aplicacin de pruebas psicotcnicas y otras

Enviar al candidato para la aplicacin de purebas psicotecnicas spira

Recibir informe de resultados Prueba Psicotecnica

Enviar carta de agradecimiento al aspirante

NO Cumple requisitos?

SI A Autorizar visita domiciliaria

Recibir resultados de la visita domiciliaria

NO B Cumple requisitos? SI 2

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DIRECTOR O JEFE DE AREA SOLICITANTE

COORDINADOR DE GESTION HUMANA

ASISTENTE DE GESTION HUMANA

Solicitar a empresa especializada aplicar seguridad

Informar a los aspirantes, la realizacin de la prueba y visita de seguridad

Recibir informe del resultado de las pruebas y la visita

NO

Cumple requisito? Si Enviar informe al Asistente de Gestin Talento Humano Recibir informe, elaborar autorizacin de examen medico

Contactar al aspirante para que se realice los examenes medicos

Recibir resultado de los exmenes mdicos

Solitar al aspirante los documentos para legalizar el contrato

Hacer firmar contrato por la s partes

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DIRECTOR O JEFE DE AREA SOLICITANTE

COORDINADOR DE GESTION HUMANA

ASISTENTE DE GESTION HUMANA

Realizar las afiliaciones a seguridad social

Recibir al nuevo empleado

Llenar formato de vinculacin y entregar al empleado para que se presente con el donde el jefe

Realizar la induccin en el puesto de trabajo

Diligenciar formato registro de induccion

Enviar formato de induccin a la Asistente de Gestin Humana

Recibir el registro de induccion en el puesto de trabajo, dada al nuevo empleado

Conformar carpeta de Hoja de Vida del empleado

Ingresar al sistema de nomina

FIN

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PR - 05 03-12-08 01

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8. DOCUMENTOS Y/O REGISTROS

Contrato de vinculacin Reglamento de trabajo Manual de Cargos, Perfiles y Competencias Resultado de Proceso de seleccin Resultados de evaluacin de seguridad Documento solicitud de vinculacin Documento induccin

Documentos para vinculacin (9)

. . . . . . . . .

hoja de vida 2 fotocopias del documento de identidad certificacin de EPS a la que pertenece certificacin de AFP al que pertenece exmenes mdicos de ingreso fotocopia de certificado del DAS vigente fotocopia de estudios realizados registro civil de matrimonio o extra juicio de convivencia registro civil de los hijos

9. IDENTIFICACION DE CAMBIOS VERSION No 00 01 NATURALEZA DEL CAMBIO Creacin del procedimiento Modificacin del mapa de procesos y formatos FECHA 21-08-2008 03-12-2008

ELABOR: CARGO: COORDINADORA GESTION TALENTO HUMANO

REVIS: CARGO: COORDINADORA DE CALIDAD

APROB: CARGO: GERENTE