REDAO OFICIAL

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1. REDAO OFICIAL 1.1. DEFINIO REDAO OFICIAL a maneira pela qual o poder Pblico redige atos normativos e comunicaes. Trata-se de comunicao entre unidades administrativas dos Trs Poderes e tambm destes com empresas e indivduos. No confundir com a redao comercial e a bancria, pois estas se do entre empresas privadas e destas com o Poder Pblico e com indivduos. A redao oficial segue normas, enquanto a redao comercial e a bancria, seguem outras.

Portaria n 2 de 11 de janeiro de 1991 (Dirio Oficial da Unio de 15 de janeiro de 1991). O Manual de Redao da Presidncia da Repblica simplificou e uniformizou as comunicaes no servio pblico. Com essa portaria, a Presidncia revogou a Portaria n do Ministrio da Justia de 1937. O Manual da Presidncia foi elaborado com o fim de aplicar correspondncia oficial os princpios da administrao pblica constantes do artigo 37 da Constituio Federal: A administrao pblica direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos poderes da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios, obedecer aos princpios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficincia. (...). Destes princpios, o Manual destaca que, sendo a publicidade, a impessoalidade e a eficincia princpios fundamentais de toda administrao pblica, devem portanto, nortear a elaborao dos atos e comunicaes oficiais. Alm dessas normas, no Dirio Oficial da Unio de 9 de maro de 1992, a Secretaria da Administrao Federal, baixou a Instruo Normativa n 4, tornando obrigatria, nos rgos da Administrao Federal, a observao das modalidades de comunicao oficial constantes no Manual de Redao da Presidncia da Repblica. Em 4 de dezembro de 2002, foi publicada a 2 edio desse Manual de Redao da Presidncia, por meio da portaria n 91 da Casa Civil da Presidncia. As alteraes que ele introduziu j esto em vigor, mas no revogam a Instruo Normativa n 4 de

1.2. NORMAS A portaria nmero 1 do Ministrio da Justia, de 8 de julho de 1937, estabelecia quinze fechos padronizados para correspondncias oficiais. Com o tempo, percebeu-se que ficava prejudicada a eficincia e a agilidade das comunicaes no servio pblico. Assim, j em 1983, aps quase meio sculo de vigncia uma tentativa de simplificao dos fechos foi empreendida pela Instruo Normativa 133, de 2 de maro de 1982, do ento Departamento Administrativo do Servio Pblico. Foi somente uma tentativa, porque este texto apenas recomendava a simplificao, sem torn-la obrigatria. Mais tarde, em 1991, a Presidncia da Repblica deu o golpe de misericrdia nos padres arcaicos de redao. Publicado pela Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, na forma da
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1992, que exige a observncia do Manual nos rgos da Administrao Federal.

Exemplo:
No Ofcio

1.2.1. O PADRO OFCIO Veremos agora, em um texto oficial de amplo uso como se aplicam as orientaes legais em vigor. Existem trs tipos de correspondncias que se distinguem mais pela finalidade do que pela forma. So eles o ofcio, o aviso, e o memorando. A fim de obter uma diagramao nica, adota-se o chamado padro ofcio. Portanto, as partes descritas abaixo aplicam-se a todos os trs. Ou seja, O AVISO, O OFCIO E O MEMORANDO DEVEM CONTER AS SEGUINTES PARTES:

A Sua Excelncia o Senhor Governador Joaquim Roriz Palcio do Buriti 70.000-000 Braslia-DF

No memorando ou no aviso A Sua Excelncia o Senhor Governador Joaquim Roriz

d) assunto: documento:

resumo

do

teor

do

Exemplos: Assunto: Produtividade do rgo em 2002 Assunto: Necessidade de aquisio de novos computadores e) vocativo: forma de invocao, conforme o nvel hierrquico do destinatrio (veja item 1.2.2) f) texto: nos casos em que no for de mero encaminhamento de documentos, o expediente deve conter a seguinte estrutura: - introduo, que se confunde com o pargrafo de abertura, na qual apresentado o assunto que motiva a comunicao. Evite uso das formas: Tenho a honra de, Tenho o prazer de, Cumpre-me informar que. Empregue a forma direta; - desenvolvimento, no qual o assunto detalhado: se o texto contiver mais de uma idia sobre o assunto, elas devem
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a) tipo e nmero do expediente, o ano, seguido da sigla do rgo que o expede: Exemplos: Mem. 123/2002-MF Of. 123/2002-MME Aviso 123/2002-SG b) local e data em que foi assinado, por extenso, com alinhamento direita Exemplo: Braslia, 19 de abril de 2003. c) destinatrio: o nome e o cargo da pessoa a quem dirigida a comunicao, no caso de aviso ou de memorando. No caso do ofcio deve ser incluindo o endereo postal.

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ser tratadas em pargrafos distintos, o que confere maior clareza exposio; - concluso, em que reafirmada ou simplesmente reapresentada a posio recomendada sobre o assunto. J quando se tratar de mero encaminhamento de documentos, a estrutura a seguinte: - introduo: deve iniciar com referencia ao expediente que solicitou o encaminhamento. Se a remessa do documento no tiver sido solicitada, deve iniciar com a informao do motivo da comunicao, que encaminhar. indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado (tipo, data. origem ou signatrio, e assunto de que trata), e a razo pela qual est sendo encaminhado, segundo a seguinte frmula: Em resposta ao Aviso n 12, de fevereiro de 1991, encaminho, anexa, cpia do Ofcio n 34, de 3 de Abril de 1990, do Departamento Geral de Administrao, que trata da requisio do servidor Fulano de Tal. ou Encaminho, para exame e pronunciamento, a anexa cpia do telegrama n 12, de 1 de fevereiro de 1991, do Presidente da Confederao Nacional de Agricultura, a respeito de projeto de modernizao de tcnicas agrcolas na regio Nordeste. - desenvolvimento: se o autor da comunicao desejar fazer algum comentrio a respeito do documento que encaminha, poder acrescentar pargrafos de desenvolvimento: em caso contrrio, no h pargrafos de
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desenvolvimento em aviso ou ofcio de mero encaminhamento. g) numerao dos pargrafos. Numerase do primeiro pargrafo aps o vocativo at o ltimo, exceto o de fecho. O nmero colocado junto da margem esquerda do texto, no alinhamento da entrada do pargrafo. No feita esta numerao quando os pargrafos esto organizados em itens ou subttulos. h) fecho. no centro ou alinhado em os pargrafos e separado deles pelo mesmo espaamento que h entre pargrafos; i) assinatura. No centro da pgina, digita-se o nome completo de quem assina o texto. Logo acima ape-se a assinatura, sem linha de sublinhado. Quanto ao espaamento, o Manual da Presidncia no exige uma distncia mnima entre o fecho e a assinatura; j) identificao do signatrio (quem assina o expediente). Ao centro e na linha logo abaixo do nome, indica-se o cargo do signatrio.

FORMATO PARA DIAGRAMAO Os documentos do Padro Ofcio (Ofcio, Memorando e Aviso), bem como a Exposio de Motivos e a Mensagem, seguem a seguinte forma de apresentao: I) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto geral, 11 nas citaes, e 10 nas notas de rodap;

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II) para smbolos no existentes na fonte Times New Roman poder-se- utilizar as fontes Symbol e Wingdings; III) obrigatrio constar a partir da segunda pgina o nmero da pgina; IV) os ofcios, memorandos e seus anexos podero ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direita tero as distancias invertidas nas pginas pares (margem espelho); V) o incio de cada pargrafo deve ter 2,5 cm de distncia da margem esquerda do texto; VI) o campo destinado margem lateral esquerda ter, no mnimo 3,0 cm de largura; VII) o campo destinado margem lateral direita ter 1,5 cm; VIII) deve ser utilizado espaamento simples entre as linhas de 6 pontos aps cada pargrafo, ou, se o editor de texto utilizado no comportar esse recurso, de uma linha em branco; IX) no deve haver abuso no uso de negrito, itlico, sublinhado, letras maisculas, sombreado. sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatao que afete a elegncia e a sobriedade do documento; X) a impresso dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impresso colorida deve ser usada apenas para grficos e ilustraes; XI) o papel deve ser de tamanho A-4, ou seja, 29,7 cm x 21,0 cm; XII) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto; XIII) dentro do possvel, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos anlogos;
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XIV) para facilitar a localizao, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira; tipo do documento + nmero do documento - palavras-chave do contedo Exemplo: Of. 123 relatrio produtividade ano 2002

OFCIO Definio e finalidade O ofcio tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos rgos da Administrao Pblica entre si e tambm com particulares. Alm das partes do padro ofcio, o ofcio deve ter ainda: a) VOCATIVO, que invoca o destinatrio, seguido de vrgula ou dois pontos. Exemplos: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Senhora Ministra, Senhor Chefe de Gabinete, b) no cabealho ou no rodap figuram as informaes do remetente: - nome do rgo ou setor; - endereo postal; - telefone e endereo de correio eletrnico

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O PADRO OFCIO (quadro ilustrativo)

rgo / Setor Endereo postal Telefone e Endereo de Correio Eletrnico Ofcio n. _____/ano/__(origem) Local, data

Tribunal de Justia do Distrito Federal e dos Territrios Palcio da Justia, Praa Municipal CEP 70.000-000 Braslia-DF Telefone: xxxx-xxxx, tjdf@tjdf.gov.br Ofcio 123/2003/TJDFT Pres. Braslia, 10 de setembro de 2003.

Endereo do destinatrio Assunto: A Sua Excelncia o Senhor Governador Joaquim, Roriz Palcio do Buriti 70.000-000 Braslia DF Assunto: Posse dos novos serventurios da Justia

Vocativo, 1. ___________________________________________ __________________________________________________ _________________________________.

Senhor Governador, 2. ___________________________________________ __________________________________________________ _________________________________. 3. ___________________________________________ __________________________________________________ _________________________________. 1. Convidamos Vossa Excelncia a prestigiar a cerimnia de posse dos novos servidores da Justia do Distrito Federal e dos Territrios. 2. O evento ocorrer em 25/09/2003, quinta-feira, s 14h30, no Salo Nobre do Palcio da Justia. 3. Vossa Excelncia ser aguardado como paraninfo da turma de servidores. Atenciosamente, Assinatura Nome Cargo do Signatrio

Fecho.

Assinatura NONONONONONONON Presidente do TJDFT

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Exemplo de Ofcio

5 cm

[Ministrio] [Secretaria/Departamento/Setor/Entidade] [Endereo para correspondncia]. [Endereo - continuao] [Telefone e Endereo de Correio Eletrnico]

Ofcio no 524/1991/SG-PR Braslia, 27 de maio de 1991.

A Sua Excelncia o Senhor Deputado [Nome] Cmara dos Deputados 70.160-900 Braslia DF

Assunto: Demarcao de terras indgenas Senhor Deputado, 2,5 cm 1. Em complemento s observaes transmitidas pelo telegrama no 154, de 24 de abril ltimo, informo Vossa Excelncia de que as medidas mencionadas em sua carta no 6708, dirigida ao Senhor Presidente da Repblica, esto amparadas pelo procedimento administrativo de demarcao de terras indgenas institudo pelo Decreto no 22, de 4 de fevereiro de 1991 (cpia anexa). 2. Em sua comunicao, Vossa Excelncia ressalva a necessidade de que na definio e demarcao das terras indgenas fossem levadas em considerao as caractersticas scio-econmicas regionais. 3. Nos termos do Decreto no 22, a demarcao de terras indgenas dever ser precedida de estudos e levantamentos tcnicos que atendam ao disposto no art. 231, 1o, da Constituio Federal. Os estudos devero incluir os aspectos etno-histricos, sociolgicos, cartogrficos e fundirios. O exame deste ltimo aspecto dever ser feito conjuntamente com o rgo federal ou estadual competente. 4. Os rgos pblicos federais, estaduais e municipais devero encaminhar as informaes que julgarem pertinentes sobre a rea em estudo. igualmente assegurada a manifestao de entidades representativas da sociedade civil.
5. Os estudos tcnicos elaborados pelo rgo federal de proteo ao ndio sero publicados juntamente com as informaes recebidas dos rgos pblicos e das entidades civis acima mencionadas.

3 cm cmm cm ccm

1,5 cm

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3,5 cm

6. Como Vossa Excelncia pode verificar, o procedimento estabelecido assegura que a deciso a ser baixada pelo Ministro de Estado da Justia sobre os limites e a demarcao de terras indgenas seja informada de todos os elementos necessrios, inclusive daqueles assinalados em sua carta, com a necessria transparncia e agilidade. Atenciosamente,

[Nome] [cargo]

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1.2.2 OS PRONOMES DE TRATAMENTO

NA CORRESPONNCIA OFICIAL

que provem o atual emprego de pronomes de tratamento indireto como forma de dirigirmo-nos s autoridades civis, militares e eclesisticas. b) Concordncia com os Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto concordncia verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram segunda pessoa gramatical ( pessoa com que se fala, ou a quem se dirige a comunicao), levam a concordncia para a terceira pessoa, que o verbo concorda com o substantivo que integra a locuo com seu ncleo sinttico: Vossa Senhoria nomear o substituto; Vossa Excelncia conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento so sempre os da terceira pessoa: Vossa Senhoria nomear seu substituto (e no Vossa... vosso...). J quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gnero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e no o substantivo que compe a locuo. Assim, se nosso interlocutor for homem, o correto Vossa Excelncia est atarefado, Vossa Senhoria deve estar satisfeito; se for mulher, Vossa Excelncia est atarefada, Vossa Senhoria deve estar satisfeita. c) Emprego dos Pronomes de Tratamento Como visto, o emprego dos pronomes de tratamento obedece a secular tradio. So de uso consagrado:
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a) Breve Histria dos Pronomes de Tratamento O uso de pronomes e locues pronominais de tratamento tem larga tradio na lngua portuguesa. De acordo com Said Ali, aps serem incorporados ao portugus os pronomes latinos tu e vos, como tratamento direto da pessoa ou pessoas a quem se dirigia a palavra, passou-se a empregar, como expediente lingstico de distino e de respeito, a segunda pessoa do plural no tratamento de pessoas de hierarquia superior. Prossegue o autor: Outro modo de tratamento indireto constituiu em fingir que se dirigia a palavra a um atributo ou qualidade eminente da pessoa de categoria superior, e no a ela prpria. Assim aproximavam-se os vassalos de seu rei com o tratamento de vossa merc, vossa senhoria (...); assim usou-se o tratamento ducal de vossa excelncia e adotaram-se na hierarquia eclesistica vossa reverncia, vossa paternidade, vossa eminncia, vossa santidade.

A partir do final do sculo XVI, esse modo de tratamento indireto j estava em voga tambm para os ocupantes de certos cargos pblicos. Vossa merc evoluiu para vosmec, e depois para o coloquial voc. E o pronome vs, com o tempo, caiu em desuso. dessa tradio
SAID ALI, Manoel, Gramtica secundria histrica da lngua portuguesa, 3 Ed. Universidade de Braslia, 1964. p.93-94. Id. Ibid.

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Vossa Excelncia, para as seguintes autoridades:

a) do Poder Executivo; Presidente da Repblica; Vice-Presidente da Repblica: Ministros de Estado; Governadores e Vice-Governadores de Estado e do Distrito Federal; Oficiais-Generais das Foras Armadas; Embaixadores: Secretrios-Executivos de Ministrios e demais ocupantes de cargos de natureza especial; Secretrios de Estado dos Governos Estaduais; Prefeitos Municipais. b) do Poder Legislativo; Deputados Federais e Senadores; Ministro do Tribunal de Contas da Unio; Deputados Estaduais e Distritais; Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais; Presidentes das Cmaras Legislativas Municipais . c) do Poder Judicirio; Ministros dos Tribunais Superiores; Membros de Tribunais; Juzes; Auditores da Justia Militar.

Senhor Senador, Senhor Juiz,

Senhor Ministro, Senhor Governador

No envelope, o endereamento das comunicaes dirigidas s autoridades tratadas por Vossa Excelncia ter a seguinte forma:
A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Ministro de Estado da Justia 70.064-900 A Sua Excelncia o Senhor Senador Fulano de Tal Senado Federal 70.165-900 A Sua Excelncia o Senhor Fulano de Tal Juiz de Direito da 10 Vara Cvel Rua ABC, n 123 01.010-000 So Paulo

O vocativo a ser empregado em comunicaes dirigidas aos Chefes de Poder Excelentssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica, Excelentssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional, Excelentssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal. As demais autoridades sero tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo:

Em comunicaes oficiais, est abolido o uso do tratamento dignssimo (DD), s autoridades arroladas na lista anterior. A dignidade pressuposto para que se ocupe qualquer cargo pblico, sendo desnecessria sua repetida evocao. Vossa Senhoria empregado para as demais autoridades e para particulares. O vocativo adequado : Senhor Fulano de Tal, (...) Vossa Excelncia Reverendssima usado em comunicaes dirigidas a Arcebispos e Bispos: Vossa Reverendssima ou Vossa Senhoria Reverendssima para Monsenhores, Cnegos e superiores religiosos. Vossa Reverncia empregado para sacerdotes e demais religiosos.
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Nos termos do Decreto n 4.118, de 7 de fevereiro de 2002, art. 28, pargrafo nico, so Ministros de Estado, alm dos titulares dos Ministrios: o Chefe da Casa Civil da Presidncia da Repblica, o Chefe do Gabinete de Segurana Institucional, o Chefe da Secretaria-Geral da Presidncia da Repblica, o Advogado-Geral da Unio e o Chefe da Corregedoria-Geral da Unio.

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1.2.2. O MEMORANDO O MEMORANDO uma modalidade de comunicao entre unidades administrativas de um mesmo rgo, que podem estar hierarquicamente em mesmo nvel ou em nvel diferente. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicao eminentemente interna. Pode ter carter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposio de projetos, idias etc., a serem adotados por determinado setor pblico.

Memorando n. 17/1991/DJ Em 12 de maio de 2008. . Ao Sr. Chefe do Departamento de Administrao Assunto: Administrao. Instalao de microcomputadores.

1. Nos termos do Plano Geral de informatizao, solicito a Vossa Senhoria verificar a possibilidade de que sejam instalados trs microcomputadores neste departamento. 2. Sem descer a maiores detalhes tcnicos, acrescento, apenas, que o ideal seria que o equipamento fosse dotado de disco rgido e de monitor padro EGA. Quanto a programas, haveria necessidade dois tipos: um processador de textos, e outro gerenciador de banco de dados.

3. O treinamento de pessoal para operao dos micros poderia ficar a cargo da Seo de Treinamento do Departamento de Modernizao, cuja chefia j manifestou seu acordo a respeito.

4. Devo mencionar, por fim, que a informao dos trabalhos deste Departamento ensejar uma mais racional distribuio de tarefas entre os servidores e, sobretudo, uma melhoria na qualidade dos servios dosprestados.

Atenciosamente,

(Nome e cargo do signatrio)

PARA OBTER CLAREZA, PRECISO: EVITAR AMBIGUIDADE

Ambguo: O Ministro comunicou secretariado que ele seria exonerado. a seu Ambguo: O Deputado saudou o Presidente da Repblica, em seu discurso, e solicitou sua interveno no seu Estado, mas isso no o surpreendeu. Claro: Em seu discurso, o Deputado saudou o Presidente da Repblica. No pronunciamento, solicitou a interveno federal em seu Estado, o que no surpreendeu o Presidente da Repblica.

Claro: O Ministro comunicou Exonerao dele a seu secretariado. Ou: O Ministro comunicou a seu secretariado a exonerao deste.

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EVITAR HIPRBATO E ANACOLUTO

Errado: A moa que eu fui na casa dela ontem vai casar-se. Certo: Ontem fui casa de uma moa que vai casar-se. Errado: Este rapaz, estivemos com o irmo dele sbado. Certo: Sbado estivemos com o irmo deste rapaz.

EVITAR FRASES MUITO LONGAS

Errado: Este fato, que alias me foi contado pelo promotor, e que mereceu inmeros comentrios naquela cidade em que ele vive desde o nascimento do filho, atual delegado; eu conto agora em carter reservado. Certo: Conto agora, em carter reservado, este fato, objeto de inmeros comentrios naquela cidade. Ouvi-o do promotor, residente ali desde o nascimento do filho, atual delegado.

1.2.3. PRINCPIOS CONSTITUCIONAIS Orientam a redao Oficial os princpios da impessoalidade, da publicidade e da eficincia. Entende o Manual por impessoalidade o tratamento com o cargo e jamais com a pessoa, ou seja, o texto no se dirige pessoa nominalmente, mas sim ao cargo que ela representa. Neste sentido, no impessoal um vocativo como: Senhor Armando. Para ser impessoal, o vocativo deve se referir ao cargo e no ao nome, da seguinte forma: Senhor Chefe do Almoxarifado. Igualmente no impessoal o emprego de adjetivos que expressem uma viso particular do redator sobre o assunto de que fala. Assim, quando se escreve desta prestigiosa comisso ou para sua conceituada empresa, houve pessoalidade no trato com o destinatrio. para ser impessoal, deve-se expressar deste modo: desta comisso ou para sua empresa, sem adjetivaes. O princpio da publicidade, por sua vez, no exige apenas o acesso do cidado aos textos oficiais. No basta poder ler. preciso que o leitor mdio da
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Lngua Portuguesa possa compreender o contedo dos textos oficiais. Para isso, exige-se a clareza e o padro culto da linguagem. Entende-se por clareza a qualidade de um texto que comunica sua mensagem de modo imediato, sem deixar margem de dvidas quanto a seu real sentido. Por padro culto deve-se entender no s a obedincia gramtica formal, mas tambm o emprego de uma linguagem compreensvel em todo o territrio nacional (a linguagem padro), ou seja, no se pode utilizar regionalismos e muito menos grias. bom evitar, tanto quanto possvel, o jargo burocrtico. Quanto linguagem tcnica, observa-se a real necessidade de o texto limitar-se a este nvel de linguagem. Por ltimo, o princpio da eficincia exige dos textos oficiais simplicidade, clareza, correo, e certos itens destacados ao longo da comunicao, como assunto, endereamento de destino e de resposta, numerao dos pargrafos. Estudaremos estas qualidades no prximo item de nosso curso.

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1.2.5.

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QUALIDADES DO ESTILO E DA LINGUAGEM NA MODERNA CORRESPONDNCIA

1. A CONCISO (UM TEXTO SEM REDUNDNCIAS, DIZER O MXIMO COM O MNIMO DE PALAVRAS)

Correspondncia antiquada e redundante

Correspondncia moderna e correta

439/79

Braslia, 16/10/1979 Ofcio 439/1979/STF ALM

TIMBRE

Ilmos. Srs. J.J. Martins Caixa Postal 974 Curitiba PR

Braslia, 16 de outubro de 1979. Ao Senhor Gerente J.J. Martins Caixa Postal 974 Curitiba PR CEP XX.XXX-000

Prezados Senhores,

Desejamos acusar o recebimento do seu prezado favor datado de 12 de outubro prximo passado, junto ao qual V.Sas. tiveram a gentileza de nos encaminhar os documentos relativos s mercadorias por ns encomendadas. Informamos, outrossim, que as mercadorias em referncia chegaram em perfeitas condies, nada nos sendo lcito reclamar nesse sentido. Lamentamos, no entanto, ter de externar-lhes a nossa estranheza ante o fato de constar, na fatura que nos foi remetida por V.Sas., vencimento para 30 dias, quando o que havamos combinado com o representante de sua conceituada empresa foi de 90 dias. Solicitamos, pois, esclarecimentos a respeito, deixando claro que no podemos aceitar a duplicata, caso no nos seja concedido o prazo previamente combinado. Cientes de que esta nossa justa pretenso ser acolhida por V.Sas., firmamo-nos, com estima e apreo, mui

Assunto: prazo de vencimento Senhor Gerente, 1. Recebemos as mercadorias encomendadas, assim como os documentos a elas relativos, anexos sua carta de 12/10/1979. 2. Porm, estranhamos constar na fatura o vencimento para 30 dias, quando havamos combinado com o representante um prazo de 90 dias.

3. Solicitamos, portanto, esclarecimentos, pois no poderemos aceitar a duplicata, caso no seja concedido o prazo previamente combinado.

Atenciosamente, atenciosamente, ALMOXARIFADO DO SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL JOS LINS ______________________ Jos Lins Chefe do almoxarifado

III. A IMPESSOALIDADE A finalidade da lngua comunicar, que pela fala, quer pela escrita. Para que haja comunicao, so necessrios: a) algum que comunique, b) algo a ser comunicado e c) algum que receba essa
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comunicao. No caso da redao oficial, quem comunica sempre o Servio Pblico (este ou aquele Ministrio, Secretaria, Departamento, Diviso, Servio, Seo): o que se comunica sempre algum assunto relativo s atribuies do rgo que comunica: o

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destinatrio dessa comunicao ou o pblico, o conjunto dos cidados, ou outro rgo pblico, do Executivo ou dos outros Poderes da Unio. Percebe-se, assim, que o tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicaes oficiais decorre: a) da ausncia de impresses individuais de quem comunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente assinado por Chefe de determinada Seo, sempre em nome do Servio Pblico que feita a comunicao. Obtm-se, assim, uma desejvel padronizao que permite que comunicaes elaboradas em diferentes setores da Administrao guardem entre si certa uniformidade; b) da impessoalidade de que recebe a comunicao, com duas possibilidades, ela pode ser dirigida a um cidado, sempre concebido como pblico, ou a outro rgo pblico. Nos dois casos, temos um destinatrio concebido de forma homognea e impessoal;

c) do carter impessoal do prprio assunto tratado: se o universo temtico das comunicaes oficiais se restringe a questes que dizem respeito ao interesse pblico, natural que no cabe qualquer tom particular ou pessoal. Desta forma, no h lugar na redeno oficial para impresses pessoais, como as que, por exemplo, constam de uma carta a um amigo. ou de um artigo assinado de jornal, ou mesmo de um texto literrio. A redao oficial deve ser isenta da interferncia da individualidade que a elabora. A conciso, a clareza, a objetividade e a formalidade de que nos valemos para elaborar os expedientes oficiais contribuem, ainda para que seja alcanada a necessria impessoalidade.

1.2.6. DEMAIS TEXTOS OFICIAIS I- RELATRIOS O RELATRIO contm informaes sobre tarefas executadas e/ou sobre fatos ou ocorrncias inquritos e sindicncias. S recebem essa designao aqueles documentos que apresentam certas caractersticas formais e estilsticas prprias: ttulo, abertura (origem. virgula, data, vocativo, etc.) e fecho (saudaes protocolares e assinaturas). A ESTRUTURA DO RELATRIO compreende, alm da abertura e do fecho: a) Introduo indicao do fato investigado, do ato ou da autoridade que determinou a investigao e da pessoa ou funcionrio disso incumbido. Enuncia, portanto, o propsito do relatrio.

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b) Desenvolvimento (texto, ncleo ou corpo do relatrio): relato minudente dos fatos apurados, indicando-se: 1. a data; 2. o local; 3. o processo ou mtodo adotado na apurao; 4. discusso: apurao e julgamento dos fatos.

c) Concluso e recomendaes de providencias ou medidas cabveis. Alguns relatrios costumam incluir ainda material ilustrativo: diagramas, mapas, grficos, desenhos etc., que podem vir incorporados no texto ou sob a forma de apndice e anexos. Exemplo de um relatrio simples
TIMBRE RELATRIO DE INVESTIGAO

Rio de Janeiro, 26 de outubro de 2000.

Senhor Diretor, 1. Tendo sido designado para apurar a denncia de irregularidades ocorridas no Departamento dos Correios e Telgrafos, subindo apreciao De V.As., para os devidos fins, o relatrio das diligencias que nesse sentido, efetuei. 2. Em 10 de setembro de 2000, dirigi-me ao chefe A, para inquirir os funcionrios X e Y, acusado do extravio de valores endereados firma S e L, desta praa. 3. 4. Ambos negaram a autoria de violao da mala da correspondncia, conforme termos constantes das declaraes anexas. No inqurito a que se procedeu, ressalta a culpabilidade do funcionrio X, sobre quem recaem as mais fortes acusaes.

5. O segundo: apesar de no se poder considerar mancomunado com o primeiro, tem parcela de responsabilidade, pois agiu por omisso, sendo negligente no exerccio de suas funes. Como chefe de turma, devia estar presente, na ocasio da abertura da mala em apreo o que no ocorreu conforme depoimento de lis... 6. Do exposto resulta que somente o inqurito policial poder esclarecer o crime perpetrado com a violao da mala de correspondncia da Seo A. 7. Impe-se instaurao imediata de processo administrativo. o que me cumpre levar ao conhecimento de V. Sa. Respeitosamente,

Assinatura Nome cargo do signatrio

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II- ATA A ATA um documento em que so registrados, de forma objetiva os fatos ocorridos durante uma reunio. A ata deve ser redigida se possvel, enquanto ocorre a reunio, por isso usual que o secretrio, que a redige, seja uma pessoa no envolvida nas discusses e deliberaes a serem tomadas pelos participantes. Ou seja, o secretrio deve ser apenas um observador e narrador fiel dos fatos. FORMA E CONTEDO DA ATA: No quadro a seguir, esto as partes bsicas constituintes de uma ata.

PARTE INTRODUO (OU CABEALHO) ABERTURA

CONTEDO n. da ata e especificao da reunio (ex.: Assemblia Geral Ordinria). data (por extenso), hora local, tipo de reunio, nome completo da entidade, forma de convocao para a reunio. registro do nmero de presentes e se ele suficiente para a realizao da reunio, segundo a lei ou os estatutos da entidade. nome dos indicados para dirigir a reunio (presidente/coordenador e secretrio(s)) e forma de escolha (aclamao/votao etc.) ver observaes abaixo). assuntos tratados, decises, opinies dos presentes, consideraes, interrupes etc. frase-padro do tipo Nada mais havendo a tratar, encerraram-se os trabalhos e a presente ata foi assinada por...

VERIFICAO DE PRESENA (QUORUM) DEFINIO DA MESA DIRETORA

TEXTO

ENCERRAMENTO

Observaes: O(s) presidente(s) / coordenador(ES) e os secretario(os) devem, necessariamente assinar a ata. Quanto comprovao da presena dos outros membros participantes, pode ser adotado um dos seguintes procedimentos: os participantes assinam a ata; junta-se a ela uma lista com as assinaturas dos participantes (esse procedimento precisa ser registrado em ata). dispensam-se as assinaturas dos participantes (esse procedimento precisa ser registrado no encerramento da ata).

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Dependendo da constituio da entidade, a ata pode ser um documento com valor jurdico. Por isso, nesses casos imprescindvel tomar certos cuidados com sua redao. Dentre esses cuidados, destacam-se: A redao deve ser compacta, isto , no se deixam pargrafos nem linhas em branco. (esse procedimento impede que, no futuro, sejam feitos acrscimos ao texto original da ata). Os nmeros importantes devem ser escritos por extenso ou em algarismos e repetidos por extenso entre parnteses. Exemplo: ... eleitos por um perodo de dois anos... ou ... eleitos por um perodo de 2 (dois) anos... No pode apresentar rasuras ou borres, Se, durante a redao, ocorrer algum erro, deve-se empregar a palavra digo e escrever a forma correta. Exemplo: ... ficando indicado o Sr. Jos Pasquini para diretor, digo, supervisor da nova seo... Quando o erro s for percebido depois que a ata j estiver redigida, emprega-se a seguinte expresso corretiva: Em tempo: onde se l... leia-se... Exemplo: Em tempo: A reunio da diretoria com os novos supervisores das regionais que, a princpio, estava marcada para maio ficou adiada para o incio de julho.

O LIVRO DE ATAS: O livro de atas um volume especialmente destinado lavratura (redao) das atas de uma entidade. Cabe pessoa responsvel (secretario, diretor etc.) conferir ou colocar a paginao de todas as folhas do livro e rubric-las ema a uma (em geral a rubrica colocada no canto superior direito.

Termo de abertura A mesma pessoa que rubrica as pginas do livro deve redigir, na 1 pgina o termo de abertura.
TERMO DE ABERTURA Este livro contm 200 (duzentas) pginas tipograficamente numeradas e por mim conferidas e rubricadas e destina-se ao registro das atas de Reunies da (coloca-se o nome da entidade) com sede nesta cidade, Rua... n... (Local e data) (Assinatura) (Nome em letra legvel) (Cargo)

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Termo de encerramento Quando todas as suas pginas j estiverem utilizadas pelos registros das atas, necessrio redigir, na ltima pgina o termo de encerramento.
TERMO DE ENCERRAMENTO Este livro, com 200 (duzentas) pginas, devidamente rubricadas pelo Sr..., que na poca era (cita-se o cargo da pessoa que fez o termo de abertura e rubricou as pginas), destinou-se ao registro das Atas de Reunies da (cita0se o nome da entidade), conforme se l no Termo de Abertura constante na 1 pagina. (Local e data) (Assinatura) (Nome em letra legvel) (Cargo)

Modelo de ata Aos quinze dias do ms de maio de dois mil e dez,reuniu-se o Conselho-Diretor da Caesb, em sesso ordinria , na sala vinte e cinco do prdio Central , no Setor de Indstria e Abastecimento de Braslia, trecho quatro, com a primeira chamada para as [Digite uma citao do documento ou o resumo de uma questo interessante. Voc pode posicionar a caixa quinze horas e segunda chamada para as dezesseis horas.Os convocados se de texto em qualquer lugar do documento. Use a guia Ferramentas de Caixa de Texto para alterar a apresentaram no horrio marcado. Estiveram presentes o Diretor-Geral,Roberto Carlos, formatao da caixa de texto da citao.] o vice, Caetano Veloso, Secretria executiva, Zizi Possi, demais membros da diretoria: Diretora de Saneamento, Vera Fischer. Diretora de Finanas, Tas Arajo, Diretora de Pessoal, Juliana Paes,Diretor de material, Rodrigo Santoro e Diretor de Comunicao, Pedro Bial.A mesa foi composta pelos trs diretores de Departamento e dirigida pelo Diretor-Geral . Os assuntos tratados foram debatidos na ordem do dia: 1- compra de mais dois veculos para os diretores, 2- contratao de vinte novos servidores por meio de concurso, 3- aumento do salrio dos diretores, 4- votao das propostas. O item trs foi aceito por unanimidade , os demais ficaram em suspenso, aguardando a deciso do Governador, que receber a Exposio de Motivos do Diretor-Geral. Nada mais havendode tratar, encerram-se os trabalhos e a presente ata assinada por mim e pelos Modelo a ata outros participantes da reunio. III - DECLARAO D-se o nome de DECLARAO ao documento em que se afirma ou nega alguma coisa a respeito de determinado assunto. emitida por pessoa fsica, por rgo pblico e por empresa ou instituio privada. Caractersticas: a) enquanto o atestado costuma ser expedido em favor de algum, a DECLARAO feita em relao a algum, podendo ou no ser-lhe favorvel;

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b) a estrutura da declarao praticamente igual do atestado; c) se o declarante for pessoa fsica, o papel dispensa timbre e carimbo, mas exigido RG e CPF, alm do reconhecimento da firma em cartrio.

Exemplo de declarao de idoneidade

DECLARAO

Eu, Luciano Pires, brasileiro, casado, RG n. 2.469.367 (SSP/SP), comerciante, estabelecido na rua Dr. Carlos Fontes, 148, Campinas, DECLARO conhecer, h 6 (seis) anos, o Sr, Irineu Lima Smith, brasileiro, vivo, RG n. 3.649.943 (SSP/SP), representante comercial, residente na rua 7 de Setembro, 543, em Ribeiro Preto, nada havendo, que seja de meu conhecimento, que o desabone moral ou profissionalmente.

Campinas, 26 de junho de 1999.

Luciano Pires

IV - ATESTADO Atestado o documento em que se confirma ou assegura a existncia ou inexistncia de uma situao de direito, de que se tem conhecimento, referente a algum ou a respeito de algum fato ou situao.Consiste em dizer por escrito, afirmando ou negando, que determinada coisa ou algum fato referente a algum correspondente verdade e responsabilizar-se, assinando o documento.

Caractersticas: a) no servio pblico, o atestado firmado por funcionrio que, em razo de seu ofcio ou funo, tem reconhecida credencial para fornec-lo; b) na empresa particular, o atestado fornecido por algum que exerce posio de chefia compatvel com a afirmao que prestar e com a destinao do atestado; c) o papel em que redigido o atestado deve conter o timbre ou carimbo do rgo pblico ou da empresa que expede; d) o atestado, diferentemente da declarao, costuma ser expedido solicitao do(s) interessado(s), formulada por escrito ou verbalmente; e) a redao de um atestado apresenta comumente a seguinte ordem:
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I- ttulo, isto , a palavra ATESTADO, em maisculas; II- nome e identificao da autoridade que emite (que tambm podem ser expressos no final, aps a assinatura) e da pessoa ou rgo que solicita; III- texto, sempre sucinto, claro e preciso, contendo aquilo que se est confirmando ou assegurando; IV- local e data, na margem direita do texto; V- assinatura, nome e cargo ou funo de que atesta, direita ou no centro. Em geral, o atestado emitido em favor de algum, declarando algo sobre essa pessoa.

Exemplo de atestado
PROSPEC-SOLO FUNDAES S/A Av. Brasil, 453 - Campinas/SP - Tel: 414390

ATESTADO

ATESTAMOS que Maria Padilha estagiou no Depto. de Sondagens e Fundaes desta empresa de engenharia no perodo de 03/04/94 a 06/11/95, desenvolvendo suas funes com seriedade, competncia e profissionalismo.

Campinas, 20 de maro de 1996.

Jos M. F. Fontanelle Eng. Supervisor de Sondagens CREA - 5.459/SP

Wilson Castilho Penha Chefe do Depto. de Pessoal

V- REQUERIMENTO O REQUERIMENTO um documento encaminhado por um particular a uma autoridade ou a um rgo pblico para solicitar (= requerer) algo a que julga ter direito legal. Sempre que

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possvel, conveniente citar a lei, decreto ou ato administrativo que justifica legalmente o que se est requerendo.

Senhor Prefeito de Mau da Serra,

Deolindo Brunassi, brasileiro, casado, residente na Rua Mato Grosso, 1541, portador de CI n 247.550-8 e CPF n 338.400529, funcionrio pblico municipal PO-2, requer, na forma da Lei Municipal 123 de 1996, adicional de 5% (cinco por cento) em seus vencimentos por ter completado cinco anos de servio.

Nestes termos, Pede deferimento.

Mau da Serra, 3 de fevereiro de 200. Deolindo Brunassi

Para maior objetividade e simplificao, o fecho do requerimento pode ser dispensado. Se, no entanto, ele for usado, deve ser simples e direto. Os fechos usuais esto no quadro abaixo e podem ser empregados sob a forma abreviada. FECHO Nestes termos pede deferimento Aguarda deferimento Pede deferimento N.T.P.D. A.D. P. Deferimento ou P.D. ABREVIATURA

Se for necessrio citar a lei ou decreto que ampara legalmente o pedido, introduz-se essa informao logo aps a palavra requerer. Assim: ...requerer, de acordo com a Lei n... de (data)...

VI- CERTIDO A CERTIDO o documento mandado expedir por autoridade pblica competente, a pedido de pessoa ou de rgo interessado, no qual se declara como certa e verdadeira a existncia de fatos anteriormente registrados dentro das formalidades especficas. Se no houver esse registro anterior escrito dos atos ou fatos, o documento a ser expedido no
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ser CERTIDO, mas sim, CERTIFICADO. Da, serem confundidos, com certa freqncia, os dois documentos. Pode ser resumida ou integral, sempre, cpia de algum registro escrito j existente. Exemplos: certido de nascimento, certido de casamento, certido de bito, nada consta. Exemplo de certido
ESTADO DE SO PAULO PREFEITURA DE CAMPOS DO JORDO CERTIDO N... (espao destinado ao Visto da autoridade responsvel pela Expedio do documento, com respectiva data) CERTIFICO, em cumprimento ao despacho exarado na petio n... de 17 de fevereiro de 2000, que o Loteamento Bairro Novo, situado no lugar chamado Lagoa das Carabas, s margens da Estrada Rodoviria pavimentada BR..., av. Eliezer de Lima, nada deve Fazenda Municipal, nesta data, ficando entretanto ressalvado o direito desta Prefeitura de cobrar do proprietrio do imvel ou de seu sucessor quaisquer dbitos que posteriormente venham a ser verificado Campos do Jordo, 28 de fevereiro de 2000.

Mary das Neves Diretora de Obras

VII- CIRCULAR A)Maria Jos da Silva uma forma de correspondncia pela qual o emissor, utilizando cpias de CIRCULAR idntico contedo, se comunica comAssistente Tcnica da Receita diversos destinatrios (pessoas, empresas, rgos ou entidades). A circular empregada para transmitir decises, sugestes, convites, informaes (ex.: lista de preos, decises administrativas, lanamento de produtos, promoes etc.). Na correspondncia oficial tambm cientifica o destinatrio sobre a publicao de decretos, leis, editais etc. Diferentemente da carta, a circular, pelo fato de ser enviada a vrios destinatrios, no contm os nomes deles. Emprega-se apenas um vocativo genrico, que se aplique a todos os destinatrios (ex.: Senhor, Senhores, Senhor Cliente, Senhor Gerente, Senhor Associado, Senhor Encarregado, Senhor Secretrio etc.) Quando a circular acompanhada de cpia de algum outro documento, conveniente escrever a palavra anexo(s) no p da pgina esquerda e citar o nome do documento. Assim: Anexo: cpia do Edital de Convocao.

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Exemplo de circular

ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA ESTADUAL DE EDUCAO E CULTURA INSPETORIA SELECIONAL DE ENSINO SEO ZONA SUL

CIRC. N 057/1995/SEEC So Paulo, 20 de novembro de 1995. DE: Inspetor Secional de Ensino PARA: Diretores de Estabelecimentos de Ensino Mdio

Senhor Diretor, 1. Tenho em vista a deliberao do Senhor Secretrio de Educao e Cultura, contida no Dirio Oficial de ________________, informo a V.Sa., que s estaro habilitados a lecionar nos referidos Estabelecimentos os professores com registro ou autorizao desta inspetoria.

Atenciosamente,

Lindolpho A. Ortiz Inspetor Secional de Educao

(CONTEDO RETIRADO DO MANUAL DE REDAO DA PRESIDNCIA DA REPBLICA)

6. Telegrama 6.1. Definio e Finalidade Com o fito de uniformizar a terminologia e simplificar os procedimentos burocrticos, passa a receber o ttulo de telegrama toda comunicao oficial expedida por meio de telegrafia, telex, etc. Por tratar-se de forma de comunicao dispendiosa aos cofres pblicos e tecnologicamente superada, deve restringir-se o uso do telegrama apenas quelas situaes que no seja possvel o uso de correio eletrnico ou fax e que a urgncia justifique sua utilizao e, tambm em razo de seu custo elevado, esta forma de comunicao deve pautar-se pela conciso (v. 1.4. Conciso e Clareza).

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6.2. Forma e Estrutura No h padro rgido, devendo-se seguir a forma e a estrutura dos formulrios disponveis nas agncias dos Correios e em seu stio na Internet.

7. Fax 7.1. Definio e Finalidade O fax (forma abreviada j consagrada de fac-simile) uma forma de comunicao que est sendo menos usada devido ao desenvolvimento da Internet. utilizado para a transmisso de mensagens urgentes e para o envio antecipado de documentos, de cujo conhecimento h premncia, quando no h condies de envio do documento por meio eletrnico. Quando necessrio o original, ele segue posteriormente pela via e na forma de praxe. Se necessrio o arquivamento, deve-se faz-lo com cpia xerox do fax e no com o prprio fax, cujo papel, em certos modelos, se deteriora rapidamente.

7.2. Forma e Estrutura Os documentos enviados por fax mantm a forma e a estrutura que lhes so inerentes. conveniente o envio, juntamente com o documento principal, de folha de rosto, i. ., de pequeno formulrio com os dados de identificao da mensagem a ser enviada, conforme exemplo a seguir:
[rgo Expedidor] [setor do rgo expedidor] [endereo do rgo expedidor] _______________________________________________________________________________________________ Destinatrio:____________________________________________________________________________________ No do fax de destino:_____________________________________________________ Data:_______/_______/____ Remetente: _____________________________________________________________________________________ Tel. p/ contato:_______________________ Fax/correio eletrnico:_______________________________________ No de pginas: esta +_______________________________________N o do documento:_______________________ Observaes:____________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________

8. Correio Eletrnico 8.1 Definio e finalidade O correio eletrnico (e-mail), por seu baixo custo e celeridade, transformou-se na principal forma de comunicao para transmisso de documentos.
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8.2. Forma e Estrutura Um dos atrativos de comunicao por correio eletrnico sua flexibilidade. Assim, no interessa definir forma rgida para sua estrutura. Entretanto, deve-se evitar o uso de linguagem incompatvel com uma comunicao oficial (v. 1.2 A Linguagem dos Atos e Comunicaes Oficiais). O campo assunto do formulrio de correio eletrnico mensagem deve ser preenchido de modo a facilitar a organizao documental tanto do destinatrio quanto do remetente. Para os arquivos anexados mensagem deve ser utilizado, preferencialmente, o formato Rich Text. A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informaes mnimas sobre seu contedo.. Sempre que disponvel, deve-se utilizar recurso de confirmao de leitura. Caso no seja disponvel, deve constar da mensagem pedido de confirmao de recebimento. 8.3 Valor documental Nos termos da legislao em vigor, para que a mensagem de correio eletrnico tenha valor documental, i. , para que possa ser aceita como documento original, necessrio existir certificao digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei.

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