Plan de dveloppement stratgique 2013-2016

INTRODUCTION
Le Plan de dveloppement stratgique prsent dans les pages qui suivent expose les objectifs du Groupe de Collaboration Internationale en Ingnierie de lUniversit de Sherbrooke (GCIUS) pour les annes 2013 2016. De faon gnrale, ces objectifs devraient tous converger vers le dveloppement, le maintien et lamlioration des activits du groupe en respect avec la mission et les valeurs du GCIUS. Les objectifs contenus dans ce document ont t labors dans le but dtre ralisables dans le dlai prescrit par le Plan de dveloppement.

Se divisant en six principaux axes directeurs, le Plan de dveloppement stratgique expose, sans priorit particulire, les orientations et objectifs de chacun de ces axes.

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MISSION
Raliser des projets dingnierie durable dans les pays en voie de dveloppement et optimiser limpact positif de ces projets sur le niveau de vie des communauts.

VALEURS

Le GCIUS a pour valeurs et principes la solidarit, la confiance, linnovation et le dveloppement qui mnent la passion. La description des valeurs est prsente la page suivante. Le GCIUS favorise limplication de la population locale dans les travaux pour faciliter les changes technologiques et mettre en valeur le dveloppement durable tout en respectant les diffrences culturelles.

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Communication
Pour le GCIUS, la communication de linformation est un dfi quotidien, tant localement qu ltranger. Avec une quipe rduite, le groupe doit donc bien sentourer et utiliser des outils adapts son contexte.

Orientation # 1: Implanter des outils efficaces de

communication interne Dans un contexte o les membres sont disperss, soit par leurs stages durant lanne ou le stage ltranger, ces derniers ont besoin davoir rapidement accs de linformation valide. Nous devons donc amliorer le partage, la classification et la prise de possession de cette information dune quipe lautre. OBJECTIFS Implanter un systme informatis de gestion de linformation (type wiki) permettant l'criture, la consultation, la recherche et la modification collaborative des documents numriques qu'il contient. Trier et migrer linformation pertinente, prsentement sous forme de fichiers dans le compte FTP du groupe, vers la plateforme en ligne plus accessible. Sassurer que tous les membres soient mme dutiliser la plate-forme par de la formation pertinente qui devra tre rutilisable pour chaque nouvelle dition (TurboGuide). Mettre en place un comit responsable de maintenir les outils de communication pour sassurer que ces derniers rpondront lvolution des besoins du groupe

Orientation # 2: Structurer la communication au Qubec

et ltranger pour amliorer la diffusion de linformation lheure de la diversification des mthodes de communications, spcialement en ligne via les rseaux sociaux, le GCIUS doit se positionner pour tre visible et accessible. Pour amliorer la communication avec la communaut universitaire, la ville de Sherbrooke et mme plus largement en province, le GCIUS doit faire affaire avec un rseau de contacts stable qui pourra tre rcurrent pour chaque dition. OBJECTIFS Optimiser lutilisation des ressources externes nous permettant davoir accs de la main duvre rcurrente en communication directement luniversit Rafrachir le site internet et limage de marque du groupe pour offrir une visibilit accrue nos partenaires ainsi qu nos projets et chroniques Amliorer larrimage entre le groupe et le Service des communications de lUniversit de Sherbrooke pour tendre notre rseau de concert avec celui de luniversit Crer un aide-mmoire prparatoire lintention des nouveaux membres pour planifier une communication efficace tant au Qubec que lors du stage dans le pays hte

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Ressources Humaines
Le groupe vit grce aux ressources humaines, aux personnes qui le soutiennent danne en anne. Le progrs au sein du groupe transite forcment par llaboration dune marche suivre claire et efficace et par lintgration daide externe. .Orientation # 1: Consolider le processus de recrutement

Orientation # 2: Entretenir et largir lintgration de

Le recrutement du GCIUS est la base du fonctionnement du groupe. Il se ressources externes doit dtre efficace, soutenu autant par des membres internes que Par lentremise de ressources externes, on intgre au groupe une externes et reprsentatif de la mission du groupe. Un meilleur processus expertise manquante pouvant la fois optimiser la division des tches viendra rassurer les membres et fortifier le sentiment de confiance chez et/ou faire profiter le groupe dun apport technique. Lintgration de ressources externes doit se faire par la valorisation des deux partis et les collaborateurs gravitant autour du GCIUS. dans lintrt de chacun. OBJECTIFS OBJECTIFS Produire un guide complet de recrutement interne. Maintenir la coopration entre un(e) tudiant(e) en Promouvoir les candidatures de personnes possdant des communication ou autre pouvant apporter un soutien gnral au valeurs proches de celles du groupe. groupe Amener des ressources externes comptentes assister le Publiciser les partenariats possibles entre les autres facults et le groupe dans le processus de recrutement. (anciens ou GCIUS afin dlargir le spectre de laide externe (aide tudiant(e) en ressources humaines) comptable, conseiller en ressources humaines, stagiaire Amliorer le processus de transfert des connaissances et la technique ltranger, etc.) formation initiale des membres travers les objectifs de laxe communication et formation

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Financement
Le financement des projets du GCIUS se veut un dfi colossal, et ce, anne aprs anne. Cest dans cette optique que sont formules ces orientations, qui visent faciliter la collecte de fonds et ainsi permettre aux quipes de disposer de plus de temps pour dautres aspects relis aux projets. .Orientation # 1: Se concentrer sur les activits de

financement payantes
Une multitude dactivits ont t organises depuis les dbuts du groupe, avec plus ou moins de russite. Avec lexprience accumule, il serait temps de cibler les activits les plus intressantes financirement. OBJECTIFS Inclure un ratio temps investi vs profit dans tous les rapports dactivits Implanter une culture de recherche de nouvelles activits Sassurer quun responsable ou un comit financement soit nomm dans chaque nouvelle quipe et que son mandat soit bien dfini

Orientation # 2: Maximiser lapport des commandites (25% du budget minimum)

Maximiser lapport des commandites (25% du budget minimum) Les commanditaires offrent plusieurs avantages par rapport aux activits, tel le nombre dheures investis par rapport au budget amass, la visibilit, la crdibilit et la possibilit de financement sur plusieurs annes. OBJECTIFS Dresser une liste des anciens du GCIUS et de leurs emplois respectifs Faire une analyse des entreprises ayant des valeurs communes au groupe et les solliciter Sassurer de respecter les ententes de visibilit avec nos partenaires Tenir les commanditaires actuels inform des dveloppements tablir linterne un mcanisme de rtention des partenaires Augmenter le temps de sollicitation de partenaires sur le terrain Former les nouveaux membres sur la recherche de commanditaires par le biais de ressources externes

Orientation # 3: Mettre sur pied un mcanisme de financement par les anciens.

Avec un bassin danciens grandissant, il devient avantageux de profiter de leurs ressources. OBJECTIFS Utiliser et tenir jour le rpertoire des anciens Contacter les anciens afin de les solliciter pour des dons

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Formation
Favoriser lapprentissage des membres sur des sujets pertinents en lien avec le projet ou relis au dveloppement international et intgrer les anciens dans la structure du groupe. .Orientation # 1: Dfinir ce qui est essentiel (et complmentaire) la formation des membres pour la ralisation dun projet linternational OBJECTIFS Cibler et identifier les besoins en formation des membres de ldition courante Cibler et identifier les ressources disponibles Rdiger un plan de formation utilisable danne en anne

Orientation # 2: Assurer le transfert des connaissances

dune dition lautre OBJECTIFS Tirer profit au maximum des outils disponibles par le groupe pour le transfert des connaissances (wiki, site web) Consolider les formations existantes et les rendre facilement accessibles dune dition lautre Organiser une fois par anne une formation pour informer correctement lquipe courante du GCIUS sur les bons et mauvais coups des projets passs et de la faon dont ils sont utiliss aujourdhui

Orientation #3 : Assurer une continuit dans

limplication des membres du GCIUS (favoriser le support des anciens lquipe courante) OBJECTIFS Recruter les anciens pour encourager limplication dans le club des anciens Adapter les comits du club des anciens aux besoins du groupe et de lquipe courante

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Projet
Pour le GCIUS, la slection, la prparation et la ralisation du projet savrent tre les dfis ultimes relever. Compte tenu des connaissances souvent rduites des membres de lquipe en coopration internationale, il va de soi de les aider faire les bons choix, car le succs du projet en dpend.

Orientation # 1: Structurer le processus de slection de

Orientation # 2: Amliorer lorganisation du projet avant

projet le dpart Le GCIUS cherche anne aprs anne raliser des projets ayant un Au dbut de laventure, les membres du GCIUS sont la recherche impact important pour une communaut dans le besoin et dont la dinformation leur permettant de bien se prparer pour la ralisation du prennit sera assure. De l limportance de bien cerner le besoin, projet et maximiser limpact du projet. danalyser le srieux de la demande daide et finalement de bien choisir OBJECTIFS le projet. Crer un guide pour encadrer la mission dexploration OBJECTIFS Crer un portail de donnes techniques des projets prcdents et Crer une grille dtaille et unique de slection de projets tablir une liste des professeurs ressources Crer un guide de slection de projets (1 page) mettant en lumire les aspects ne pas ngliger pour bien valuer une candidature de projet Crer un rpertoire des anciens intresss agir comme personne ressource dans la slection du projet largir le spectre de projets en offrant des services de consultation en ingnierie Exprimenter la ralisation dun projet moins coteux et en mesurer les impacts sur le financement, la ralisation et lexprience globale

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Orientation #3: Amliorer lorganisation du projet sur le Orientation #4:

terrain Lorganisation ltranger prsente beaucoup de dfis. Cest pourquoi il est primordial de munir le groupe doutils de gestion lui permettant dassurer la russite de ses projets. OBJECTIFS tablir un bon contact avec le partenaire terrain avant de dbuter la construction (attentes, rles, communication, etc.) Maintenir et amliorer la structure de gestion adapte la ralit des chantiers raliss par le GCIUS, tant au niveau humain que matriel (suivi chancier, quantits, personnel, budget, etc.) Assurer le transfert de connaissances la communaut en impliquant la population (stagiaires, ONG, etc.)

Consolider lintgration de projets

connexes aux infrastructures construire Le GCIUS est toujours assoiff de dfis techniques pouvant permettre ses membres dinnover et de se surpasser pour le bnfice des communauts locales. OBJECTIFS Assigner la responsabilit des projets connexes un rle de lquipe Intgrer cet aspect dans les critres de slection des projets Crer une banque de projets connexes

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Suivi de projet
Instaurer un processus exhaustif dans le but se procurer de linformation sur les anciennes ralisations du GCIUS et raliser une valuation autocritique de ces dernires.

Orientation #1:

Assurer un apport dinformations

Orientation #2:

Instaurer un processus dvaluation

actuelles continu pour la plupart des projets du GCIUS OBJECTIFS Crer une base de donnes contenant tous les contacts terrain qui peuvent donner de linformation sur les projets Demander des nouvelles des projets une fois par anne avec photos, vidos, chiffres de vente, etc. Tenter davoir linformation la plus exacte possible en utilisant plusieurs sources Sassurer que chaque fois quune quipe se rend dans un pays o dautres projets du GCIUS ont t faits, quelle fasse un rapport exhaustif des dveloppements concernant ce projet (dans la limite raisonnable des dplacements) Crer un dossier o toutes les nouvelles informations recueillies seront facilement disponibles pour consultation

autocritique des projets (par lquipe courante) OBJECTIFS Pour chaque projet futur du GCIUS, dresser une liste dobjectifs et dindicateurs pour la mesure de latteinte de ces objectifs la fin de chaque projet, valuer si les objectifs de dpart ont t atteints ou non. Faire une analyse des impacts attendus du projet et formuler des recommandations (erreurs viter, bons coups, etc). Ce travail sajoutera aux informations recueillies lorientation #1

Orientation no. 3: Assurer un meilleur suivi du projet

avec Uniterra OBJECTIFS tablir un lien permanent avec WUSC/CECI/Uniterra pour pouvoir, la fin dun projet du GCIUS, parler spcifiquement du projet, bien informer de ce qui a t fait sur le terrain et formuler des recommandations par crit pour la suite des choses. Ces recommandations devraient pouvoir influencer le plan daction futur dUniterra dans le pays vis Objectif 2 : Amener WUSC/CECI/Uniterra appuyer le GCIUS dans le suivi et lvaluation de ses projets ltranger

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