Gestin por Procesos

Nuevo entorno

Evolucin de los enfoques de Direccin

1 2 3 4 6 7 8 Teora Clsica (F. Taylor) Teora Funcional (H. Fayol) Teora Burocrtica (M. Weber) Teora de las Relaciones Humanas (E. Mayo>) Teora de los sistemas cooperativos (Barnard) Teora de los Sistemas Teora del Comportamiento

9
10 11

Teora Poltica
Teora del Desarrollo Organizacional Teora de la Contingencia

TENDENCIAS DISEO ORGANIZACIONAL

Integracin de todas las unidades en una visin. Orientacin al cliente. Descentralizacin de la informacin Trabajar en funcin de las actividades Cadena de Valor. Coordinacin Horizontal multidisciplinar. Comprensin y gestin de procesos. Pensamiento global

Enfoque Sistmico

El concepto de Organizacin
Una organizacin es un
grupo de personas que actuando coordinadamente buscan alcanzar, en forma eficiente y eficaz, una meta u objetivos, que no podran cumplir en forma individual.

Con qu recursos cuenta un administrador?

Naturales Humanos Financieros
Fondos necesarios para adquirir los recursos naturales y humanos necesarios

Tierra, bosques, Habilidades etc. (no los hace fsicas/mentales la gente) utilizadas por la gente para producir bienes y servicios

El principal activo actual del siglo XXI es el Conocimiento de las personas

Funciones de la Administracin

Coordinacin

Planificacin Qu hacer

Coordinacin

Control Verificar

PROCESO DE LA ADMINISTRACION

Oganizacin Cmo hacer

Coordinacin

Direccin Hacer

Coordinacin

Caractersticas de la administracin
La administracin sigue un propsito La administracin est orientada a la accin

La administracin involucra el trabajo en equipo y la delegacin

No basta con administrar, sino que se debe administrar hbil y eficazmente

Evolucin de los enfoques de Direccin

1 2 3 4 6 7 8 Teora Clsica (F. Taylor) Teora Funcional (H. Fayol) Teora Burocrtica (M. Weber) Teora de las Relaciones Humanas (E. Mayo>) Teora de los sistemas cooperativos (Barnard) Teora de los Sistemas Teora del Comportamiento

9
10 11

Teora Poltica
Teora del Desarrollo Organizacional Teora de la Contingencia

 Qu es un sistema?
Conjunto de partes que dirigidas coordenadamente logran una serie de objetivos; objetivos medibles que permitan evaluar el funcionamiento del sistema Ejemplos de sistemas: el ser humano, una mquina envasadora

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

Retroalimentacin

Misin y Visin de la Empresa Anlisis Externo

Entorno Global Fuerzas Competitivas del Sector

Anlisis Interno
Cadena del Valor Capacidades y Competencias

Macroeconmicas

Sociales Tecnolgicas Polticas

- Rivalidad General del Sector - Amenaza de Nuevos Competidores - Amenaza de Productos Sustitutos - Poder de Negociacin de los Proveedores - Poder de Negociacin de los Clientes

- Infraestructura - RRHH - Desarrollo Tecnolgico - Logstica - Servicios - Marketing y ventas

- Visin de Futuro - Conocimientos - Calidad de las relaciones internas - Aprendizaje colectivo - Recursos econmicos - Capacidades y Habilidades - Estructura Organizativa

POLITICA ESTRATEGIA

Dentro de 20 aos la gran organizacin tradicional no tendr ms de la mitad de los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los gerentes. .........Ser una organizacin basada en Informacin Requerir la modificacin de: Sus procesos de toma de decisiones Su estructura gerencial Su manera de hace negocios Peter Drucker

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL POR PROCESOS

Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos

Enfoque Funcional poca Artesanal. Revolucin Industrial. Divisin del Trabajo por Especializacin. Aumentar la productividad y reducir tiempos de ciclo. Pocos productos y no hay personalizacin. Produccin en serie. Productor tiene el poder. Eficiencia Interna.

Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos

Enfoque Funcional Los negocios heredan experiencia de la revolucin industrial. Orientado a Especializacin.

Islas Funcionales.
Objetivos basados en la especializacin.

Enfoque Funcional vs Enfoque Procesos

Cambios en el Entorno. Consumidor ms exigente. Requiere ms variedad de productos. Servicios y productos personalizados. Mayor competencia e innovacin en el mercado. Ventaja competitiva (Diferenciacin y/o Precio). Procesos de Negocios

Calidad Eficiencia

El poder pasa del Productor al Consumidor.

Empresas funcionales vs Empresas por procesos

Funcionales Los empleados son el problema Hacer mi trabajo Comprender mi trabajo Evaluar a los individuos Control de los empleados Quin cometi el error? Corregir errores

Procesos El proceso es el problema Ayudar que se hagan las cosas Saber que lugar ocupa mi trabajo en el proceso Evaluar el proceso Desarrollo de las personas Qu permiti el error? Reducir la variacin

QU ES UN PROCESO?

Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre s para transformar un insumo en un producto. (Bien o Servicio)

Un Proceso es...
Secuencia de actividades que utilizan insumos y se desarrollan de una manera programada y coordinada para lograr un objetivo: generalmente crear un valor agregado para el cliente representado en un producto o servicio.

Los Procesos como base para la satisfaccin del Cliente

Orientacin organizacional Orientacin de proceso

Cambio de cultura complejo Todos estn a favor del cambio Por qu necesito cambiar?

Los Procesos como base para la satisfaccin del Cliente

Cmo podemos lograr este cambio?

Fases del MPE

Organizarse Comprender el proceso Modernizacin Medidas y controles Mejoramiento continuo

Mejoramiento de los procesos de empresa H. James Harrington

Identificacin de Procesos

Misin Cadena de Valor Mapa de Procesos

Identificacin de Procesos
Misin
La misin identifica el objetivo fundamental del negocio. Debe tener en cuenta:

QU HACEMOS

PARA QUIN LO HACEMOS

CMO LO HACEMOS

Cadena de Valor
Cada empresa es un conjunto de actividades que se desarrollan para: Disear Producir Sus Productos

Llevar al mercado
Entregar

Apoyar

Cadena de Valor Genrica

Actividades de Apoyo Infraestructura Administracin de Recursos Humanos Desarrollo Tecnolgico Abastecimiento

Logstica Interna

Operaciones

Logstica Externa

Mercadotecnia y Ventas

Servicio

Actividades Primarias

Actividades Primarias
LOGSTICA INTERNA: actividades asociadas con el recibo, almacenamiento y diseminacin de insumos del producto, manejo de materiales, almacenamiento, control de inventarios, programacin de vehculos y devoluciones a los proveedores.

Actividades Primarias (Cont.)

OPERACIONES: Actividades asociadas con la transformacin de insumos en la forma final del producto, como maquinado, empaque, ensamble, mantenimiento del equipo, pruebas, impresin u operaciones de instalacin.

Actividades Primarias (Cont.)

LOGSTICA EXTERNA: actividades asociadas con la recopilacin, almacenamiento y distribucin fsica del producto a los compradores, como almacenes de materias terminadas, manejo de materiales, operacin de vehculos de entrega, procesamiento de pedidos y programacin.

Actividades Primarias (Cont.)

MERCADOTECNIA Y VENTAS: actividaes asociadas con proporcionar un medio por el cual los compradores puedan comprar el producto e inducirlos a hacerlo, como publicidad, promocin, fuerza de ventas, selecciones del canal, relaciones del canal y precio.

Actividades Primarias (Cont.)

SERVICIO: Actividades asociadas con la prestacin de servicios para realizar o mantener el valor del producto, como la instalacin, reparacin, entrenamiento, repuestos y ajuste del producto.

Actividades de Apoyo
ABASTECIMIENTO: Se refiere a la funcin de comprar insumos usados en la cadena de valor de la empresa, no a los insumos comprados en s. Son los procesos relacionados con la compra de materias primas y otros artculos de consumo, maquinaria, equipo de laboratorio, de oficina y edificios

Actividades de Apoyo (Cont.)

DESARROLLO DE TECNOLOGA: Actividades que pueden ser agrupadas en general en esfuerzos por mejorar el producto o el proceso. Ejemplo: investigacin y diseo de producto, diseo de equipos de proceso y de procedimientos de servicios.

Actividades de Apoyo (Cont.)

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS: Actividades implicadas en la bsqueda, contratacin, entrenamiento, desarrollo y compensacin del personal.

Actividades de Apoyo (Cont.)

INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: Actividades como la administracin general, planeacin, finanzas, contabilidad, asuntos legales y gubernamentales y administracin de la calidad. Apoya normalmente a toda la cadena completa.

Identificar los procesos a travs de la Cadena de Valor

Utilizando la cadena de valor planteada por Porter se identifican los procesos ms relevantes dentro de una organizacin

MISIN

P. Secundarios de Apoyo o facilitadores P. Primarios o Principales

Identificar los procesos a travs de la Cadena de Valor (cont.)

Procesos

Subprocesos

Actividades

Identificar los procesos a travs de la Cadena de Valor (cont.)

Cadena de Valor de una Institucin de Educacin Superior

Gestin de Recursos Humanos Gestin de Recursos Materiales Gestin de Recursos Financieros Gestin de Recursos Tecnolgicos Gestin de Recursos Bibliogrficos Gestin de Infraestructura Fsica
DOCENCIA

INVESTIGACIN

EXTENSIN

Identificar los procesos a travs de la Cadena de Valor (cont.)

Docencia Macroproceso

Procesos

G. Inscripcin

G. Seleccin

G. Curricular

G. Titulacin

G.
Profesionales

Subprocesos

G. Insc. Asignaturas

G. Matrcula

G. Docencia

G. Evaluacin

Actividades

Generacin Turnos Entrega de Turnos ...

Ejemplo Ca. de Seguros

Control y Auditora Planeacin, Direccin y Administracin Corporativa
Administracin de Recursos Fsicos y Servicios Generales Desarrollo y Administracin de Sistemas y Teconologa de Informacin Administracin de Recursos Financieros Administracin del Talento Humano Evaluacin Atencin Mercadeo Recaudos y Promocin del Riesgo, LiquidaAnlisis y Administra Desembolsos y Tarifacin cin y Desarrollo cin de Comercia- y Registro Registro de Riesgos y lizacin de de de Productos/ Clientes Productos Producci ReclamaServicios n ciones

Ejemplo Ca. de Seguros

Promocin y Comercializacin de Productos Campaas de Ventas, Eventos Especiales y Lanzamiento de Productos Seguimiento de la venta de productos

Comercializacin y Venta de Productos

Cotizacin/ Licitacin de Productos

Publicidad y Mercadeo de Productos

Planeacin

Desarrollo

VALORES

PROCESOS

CARACTERISTICAS DE LAS EMPRESAS ORIENTADAS A PROCESOS

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Orientacin al cliente. Se incluye como estrategia de la empresa. La jefatura se reemplaza por liderazgo. Se emplea el enfoque de sistemas para la gestin. El siguiente paso en el proceso es el cliente. Se descentraliza la responsabilidad para la calidad. El trabajo se hace con equipos de alto desempeo. Se empodera al personal. Se trabaja con hechos y datos para la toma de decisiones. Se enfatiza en el enfoque preventivo. Se busca dar valor agregado. Se documentan los procesos. Se mide el desempeo con los costos de calidad. Se genera el ambiente de mejoramiento continuo.

Estructura organizacional por procesos

RED DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACIN

CLIENTES EXTERNOS
ENTRADA A Proceso A Salida A

ENTRADA E

Proceso E

Salida E

CLIENTES EXTERNOS

ENTRADA C

Proceso C

ENTRADA D

Salida D Proceso D

ENTRADA B

Proceso B

Salida B

FRONTERA DE COMIENZO

FRONTERA INFERIOR

FRONTERA DE FINALIZACIN

CADENA DE VALOR DE UNA INDUSTRIA

Cadena de Valor: Mercadeo Desarrollo de Productos y Servicios Produccin de Productos y Servicios

Administracin De la distribucin y la logstica

Ventas y Servicio al cliente

Procesos de Soporte:
Mejoramiento de Procesos Administracin Ambiental Administracin de Relaciones Externas Administracin de Servicios Corporativos Planificacin Administracin Financiera Administracin de los Recursos Humanos Administracin de los servicios legales Compras Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Cadena de valor de un banco

Cadena de Valor:
1. Prstamos / Administracin de Riesgo Crediticio 2. Administracin de Inversiones y Activos Generacin y Monitoreo de Crditos (GC) Administracin de Inversiones (AI) Recuperaciones (RP)

3. Mercados de Capitales

Mercadeo y Venta (MV)

Mantenimiento y Procesesamiento de Cuentas (MP)

Servicios al Cliente (SC)

4. Servicios Transaccionales y Pagos

Procesos de Soporte:
(AR) Administracin de Riesgo / Anlisis de Portafolio (MN) Mejoramiento Continuo del Negocio (RE) Administracin de Relaciones Externas (AI) Administracin de las Instalaciones y Servicios Corporativos (AF) Administracin Financiera (RH)Administracin de Recursos Humanos (AL) Administracin de los Servicios Legales (PD) Planificacin Estratgica (CP) Compras / Proveedura (ST) Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas y Tecnologa

Cadena de valor de una ONG

REGALOS

Recepcin de donaciones Distribucin de materiales, donaciones, regalos, etc. Compras Comunicacin a C.I. y a Padrinos Planificacin de Actividades
Planificacin de Consultas Atencin Mdica / Odontolgica

ASISTENCIA FAMILIAR

EDUCACIN

Elaboracin y Aprobacin del Workplan

Identificacin de Beneficiarios

JVENES

Realizacin de Actividades

SALUD

Atencin Mdica Especializada

Entrega de medicinas y vitaminas

Procesos de Soporte:
Captacin de Nuevos Recursos Contabilidad

Bodegas
Sistemas Marisol Chaverra E

Recursos Humanos
Actualizacin de Apadrinados

TIPOS DE PROCESOS
Procesos Estratgicos: proporcionan directrices, lineamientos a los procesos calves. Procesos claves o fundamentales: son la razn de ser en una organizacin, generan un impacto al cliente creando valor para ste. Procesos Facilitadores: son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales para que puedan ejecutarse

MAPA DE PROCESOS ITM

EJEMPLOS

UPB

NUEVA EPS

NUEVA EPS

http://www.dnp.gov.co/Qui%C3%A9nesSomos/SistemadeGesti%C3%B 3ndeCalidad/ModelodeOperaciones.aspx

ELEMENTOS DE UN PROCESO

Hay que entender los procesos

Macroproceso

Procesos

Actividades

Procedimientos

Tareas

Criterios para Identificarlos

MODELO ESTRATGICO MISIN
VALORES

VISIN

OBJETIVOS

Proces s Proces s Proces s

Proces s Proces s Proces s

PROCESOS

Proces s Proces s Proces s

PRODUCTOS

Proceso 1 INPUT

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4 OUTPUT

RECURSOS

MACROPROCESO

Mapear y entender el macroproceso Dividir el macroproceso en procesos Definir el inicio y fin de cada proceso Identificar los recursos y los productos que requiere cada proceso
Marisol Chaverra E

Actividades dentro del proceso

Diagramacin de procesos
Tcnicas de Diagramacin de Procesos

Diagrama

de Bloques

Diagrama de Flujo de Procesos

EJEMPLOS DIAGRAMA DE BLOQUES

PROCESO GESTION HUMANA

Diagrama de flujo o flujograma

PROCESO: COMER EN UN RESTAURANTE