Modelo de Mejora Continua

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TCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional del trabajo; son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes: Manuales Diagramas de procedimiento o de flujo Organigramas Carta de distribucin del trabajo o de actividades Anlisis de puestos.

1. MANUALES Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

De polticas, Departamentales, De bienvenida, De organizacin, De procedimientos, De contenido mltiple, De tcnicas y De puesto.

Son de gran utilidad ya que:

Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo se debe hacer. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

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1.1

Formato e ndice de los manuales. El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificacin primaria de temas:

ndice. Objetivos y antecedentes del manual. Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible. Redaccin clara, concisa y ordenada. Complementarse con grficas.

1.2 Manuales de organizacin. Explican los detalles ms importantes de la organizacin; generalmente incluyen:

Finalidad de cada elemento de la organizacin. Declaracin de funciones. Glosario de trminos utilizados.

Contienen:

Objetivos generales de la organizacin. Polticas generales. Glosario de trminos administrativos. Nombres de reas o departamentos y puestos. Procedimientos de organizacin. Responsabilidades de los altos niveles. Funciones. Cartas de organizacin. Descripcin de puestos. Introduccin y objetivos del manual. Historia de la empresa.

1.2.1 Manuales departamentales Contienen: 1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones bsicas. 2. Polticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente. 3. Carta de organizacin general y departamental. 2

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4. Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental. 5. Anlisis de puestos. 6. Grficas de proceso, y de flujo. Ventajas:

Describen el funcionamiento de un departamento. Se emplean para dar instrucciones en el departamento. Presentan el flujo de trabajo. Delimitan funciones, actividades y responsabilidades. Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

1.2.2 Manuales interdepartamentales Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de informacin:

Comprenden a todos los departamentos de la organizacin. Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan dichos departamentos.

2. DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTO O DE FLUJO Tambin se les conoce como flujogramas. George Terry los define como: la representacin grfica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un procedimiento. Los diagramas de procedimiento permiten:

Una mayor simplificacin del trabajo. Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para una mejor circulacin fsica. Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso. Eliminar demoras. Una mejor distribucin de la planta.

2.1 Caractersticas de los Flujogramas. Entre las ms predominantes estn: Sinttica: La representacin que se haga de un sistema o un proceso deber quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas extensivos dificultan su comprensin y asimilacin, por tanto dejan de ser prcticos.

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Simbolizada: La aplicacin de la simbologa adecuada a los diagramas de sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas, repetitivas y confusas en su interpretacin. De forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografa area que contiene los rasgos principales de una regin, y que a su vez permite observar estos rasgos o detalles principales.

Los tipos de diagramas de procedimiento ms usados son:

Grfica de flujo de operaciones. Grficas esquemticas de flujo. Grfica de ubicacin de equipo. Grfica de flujo de formas.

2.2 Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento. Para la elaboracin de un diagrama de procedimiento es conveniente seguir en forma ordenada la siguiente secuencia. 1. Escoger el procedimiento por realizar. 2. Determinar las tcnicas analticas adecuadas que habrn d de utilizarse. 3. Analizar el trabajo. 4. Hacer una lista de la forma en que se va a realizar el trabajo. 5. Establecer el procedimiento ms factible. 6. Presentar la proposicin. 7. Obtener la aprobacin. 8. Preparar las instrucciones referentes a los procedimientos. 9. Implantar el nuevo procedimiento. 10. Observar el procedimiento implantado. 11. Preparar una gua de adelantos logrados. 12. Llevar registros adecuados de realizacin. 3. ORGANIGRAMAS Conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin, los organigramas son representaciones grficas de la estructura formal de una organizacin, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella. Los organigramas pueden clasificarse en: 4

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Por su objetivo Estructurales. Muestra slo la estructura administrativa de la empresa. Funcionales, Indican en el cuerpo de la grfica, adems de las unidades, sus relaciones y las principales funciones de los departamentos. Especiales. Destacan alguna caracterstica particular de la organizacin.

Organigramas Por su rea Por su contenido Generales. Esquemticos. Presentan toda la Contienen slo los organizacin; se rganos llaman tambin principales, se cartas maestras elaboran para el Departamentales. pblico, no Muestran contienen detalles. la organizacin de un departamento o seccin de la organizacin. Analticos. Son ms detallados y tcnicos que los anteriores

Existen tres formas bsicas de representar los organigramas: Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo. Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha. Circular. Donde los niveles jerrquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. 4. CARTA DE DISTRIBUCIN DEL TRABAJO O DE ACTIVIDADES A travs de esta tcnica se analizan los puestos que integran un departamento o seccin, para lograr una divisin de funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas. Ventajas: 5

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Define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que corresponden. Elimina la duplicidad e ineficiencia en el trabajo. Normaliza y estandariza procedimientos. Distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos. Delimita funciones, evitando fugas de responsabilidad.

Formulacin Para elaborar un cuadro de distribucin del trabajo es necesario seguir los pasos que siguen: 1. Se elabora una lista de los deberes o actividades que realiza cada persona. 2. Se hace una lista de las grandes funciones que corresponden a ese grupo o seccin. 3. Se vacan dichas listas en la forma de carta de distribucin de actividades. 4. Se complementa la informacin con la observacin y la entrevista. 5. Se suman verticalmente las horas de cada actividad y las que corresponden a cada persona. 6. Se analiza el cuadro para saber qu puede mejorarse, cambiarse, redistribuirse, etc. 7. Con los cambios sugeridos se elabora un nuevo cuadro. 5. EL ANLISIS DE PUESTOS Analizar significa "separar y ordenar. La tcnica del anlisis de puestos, por lo tanto, en reglas que se da para separar los elementos del puesto y ordenarles adecuadamente, con la ayuda de las normas de la lgica y la gramtica. Dichas tcnicas se aplican en tres aspectos: 1. Cmo obtener los datos de lo que constituye el puesto. 2. Cmo ordenar dichos datos. 3. Cmo consignar los mismos. El anlisis comprende: La descripcin del puesto, o sea la determinacin tcnica de lo que el trabajador debe hacer, y la especificacin del puesto, o sea la enunciacin precisa de lo que el trabajador requiere para desempearlo con eficiencia. 6

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En la descripcin se distingue: 1) El encabezado o identificacin, que contiene: a) el ttulo; b) la ubicacin; c) el instrumental; d) la jerarqua: de quien depende, a quines manda; contactos permanentes internos y externos. 2) La descripcin genrica, que es una definicin lo ms breve y precisa que sea posible 3) La descripcin especfica, donde se detalla cada operacin, con estimacin aproximada del tiempo que requiere. Estas operaciones se clasifican en: permanentes, peridicas y eventuales. En la especificacin se ponen los requisitos que deben llenar quien ocupe el puesto, concentrados en cuatro grandes factores: habilidad, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo. Estos se subdividen en otros ms especficos, tales como bienes, equipo o trmites, medio ambiente y riesgos. 6. TRABAJO COLABORATIVO Con toda la informacin anterior por CEAP deben: 1. Realizar en grupo la lectura de la gua 2. Responder en grupo las siguientes preguntas 2.1 Cuales son las principales tcnicas y herramientas organizacionales mencionadas en la gua. Elabore un concepto personal de cada una de ellas 2.2 En sus propias palabras defina el concepto de Manuales de la organizacin y mencione cinco (5) tipos de ellos 2.3 Establezca un concepto propio sobre los diagrama de procedimiento o de flujo. Mencione tres (3) tipos de ellos 2.4 Defina con sus propias palabras que son los organigramas. Establezca la diferencia entre Organigramas estructurales, funcionales, generales y departamentales. 3. Elaborar un cuadro sinptico en primera instancia individual y luego grupal que sintetice todo el contenido de la lectura anterior.