LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

DEFINICIN.- Es un libro obligatorio y principal de foliacin simple, en el cual se deben registrar todos los bienes y valores, deudas y obligaciones y, el patrimonio que posee una persona natural o jurdica; asimismo, se deber anotar el balance general y el estado de ganancias y prdidas una vez terminado el ejercicio econmico. El libro de inventarios y balances, adems de especificar la situacin de la empresa, sirve de base y punto de partida de toda labor administrativa, ya que da a conocer pormenorizadamente lo que pertenece y/o adeuda la sociedad o comerciante, al mismo tiempo que determina la ganancia o prdida sufrida en las operaciones mercantiles realizadas. ASPECTO LEGAL.- Este libro tiene su base legal primigenia en el Cdigo de Comercio, el mismo que en uno de sus artculos expresa lo siguiente: Que el comerciante empezar por el inventario inicial sus operaciones y debe contener: a. Relacin exacta del dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real y que constituyen el ACTIVO. b. Relacin exacta de todas las deudas y toda clase de obligaciones, si las tuviera, que forma el PASIVO. c. Se fijar la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO que constituir el CAPITAL. En el mencionado libro, anualmente se asentar el BALANCE GENERAL con los pormenores expresados en el Art. 37 DEL Cdigo de Comercio, en concordancia con los asientos de DIARIO, sin reserva ni omisin alguna, bajo la firma y responsabilidad del comerciante. De acuerdo al D. Leg. N 774 del 31.12.1993, estn obligados a llevar este libro las personas jurdicas y las perceptoras de rentas de tercera categora. En todos los casos el libro materia de estudio ser sujeto de legalizacin ante Notario Pblico o Juez de Paz Letrado, segn corresponda, tal como se expone en el captulo anterior. Para cumplir con la diligencia antes mencionada, el interesado o su representante se apersonarn ante el Notario Pblico o Juez de Paz Letrado acreditndose con carta simple y portando el R.U.C. En las sucesivas legalizaciones se seguir el mismo procedimiento acreditando fehacientemente terminacin o prdida del libro anterior. RAYADO.- El rayado aceptado generalmente de este libro, es que se presenta a continuacin: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Para una mejor ilustracin al estudiante, diremos que cada una de las partes o columnas numeradas entre parntesis indican:

(1) El encabezamiento (2) Anotar el cdigo de la cuneta a nivel de dos dgitos. (3) Anotar el cdigo de la sub-cuenta o divisionaria (si se prescinde de las divisionarias, servir para enumerar las unidades, cantidades de cosas o especies.) (4) Llamada tambin gran columna, sirve para colocar los ttulos de las cuentas y sub-cuentas, as como detalles y otras explicaciones. (5) Columna falsa o accesoria, sirve para anotar los precios o valores unitarios. (6) Columna destinada al registro de importes parciales o para agrupar cantidades de una misma cuenta. (7) Para el registro de cantidades totales. EL INVENTARIO.- Se llama inventario a la relacin detallada y pormenorizada de los valores, bienes y derechos, as como las obligaciones o deudas que tiene una empresa al iniciar o finalizar sus operaciones en un periodo contable y que le permiten determinar con exactitud los rubros que componen su activo y pasivo, para determinar en un momento dado su situacin patrimonial. El registro en el libro de inventarios y balances de todo lo mencionado en el prrafo anterior, sirve de base para efectuar el primer asiento en el libro diario, llamado de APERTURA, sea al iniciar la contabilidad de una empresa o reabrir los libros despus del cierre de las operaciones de un ejercicio. Como regla fundamental para la apertura de libros se debe citar lo siguiente: Que todos los valores activos son deudores del CAPITAL o PATRIMONIO. Que todos los valores pasivos son acreedores del CAPITAL o PATRIMONIO. CLASES DE INVENTARIO.- Los inventarios son fsicos y contables. Los primeros son el resultado de recuento de los bienes o valores objeto de inventario; los segundos, los que realmente vienen al caso, son los que se practican en libros con los datos recogidos del inventario fsico. Segn su naturaleza y/o fecha de preparacin, pueden ser: a. Inventario inicial o de apertura.- Es aquel, que prepara el comerciante o empresa al iniciar sus operaciones mercantiles, con la finalidad de conocer patrimonio con que cuenta al iniciar su primer periodo contable. Este inventario consta de cuatro partes: EL ACTIVO, que comprende todos los bienes que posee la empresa y los derechos a su favor: EL PASIVO comprende las deudas y obligaciones; EL RESUMEN, que es la diferencia del Activo menos el Pasivo, dando como resultado el patrimonio neto inicial y; de cuentas que aparecen en el activo y pasivo que se equilibran o balancean con las cuentas patrimoniales. Conviene en algunos casos cuando se trata de sociedades por ejemplo agrupar en uno solo el pasivo y el patrimonio, obedeciendo a la ecuacin contable Activo = Pasivo + Patrimonio, como se podr apreciar en los ejercicios desarrollados ms adelante. b. Inventario de cierre.- Es el registro que se hace despus de un periodo determinado de actividades generalmente un ao para determinar el patrimonio con que cuenta el comerciante o empresa al finalizar el periodo contable y conocer la utilidad o prdida obtenida.

En empresas unipersonales, ste inventario, adems de las partes sealadas en el inventario inicial o de apertura, cuenta con otro grupo denominado COMPARACIN, que viene a ser la relacin que se establece entre el patrimonio inicial y el de cierre, lo que determina por si el resultado del ejercicio. Habr utilidad cuando el patrimonio de cierre es mayor que el inicial, caso contrario habr prdida. Al igual que el inventario inicial, en ste podemos agrupar en uno slo las cunetas del pasivo y patrimonio, obedeciendo a la ecuacin contable Activo = Pasivo + Patrimonio c. Inventario de situacin.- Se efecta en cualquier poca del ao, motivado por circunstancias especiales, tales como: fusin, transformacin o liquidacin de empresas. PROCEDIMIENTOS PARA REGISTRAR EL INVENTARIO.- El inventario se inicia anotando en la parte superior del folio que se utiliza, la clase de inventario que corresponda y la fecha de su realizacin; ejemplo, si el inventario es inicial, en el encabezamiento se atonar: INVENTARIO INICIAL Al de.. del 2005 Seguidamente se registrar en forma detallada en la cuenta que corresponda, los bines y valores del activo de acuerdo al grado liquidez decreciente, precisando luego el total. A continuacin se anotar cada una de las partidas del pasivo de acuerdo a su grado de exigibilidad decreciente, precisamente luego su total. Acto seguido, en el patrimonio, las partidas que lo conforman, empezando por el capital. En empresas unipersonales, si se tratara del inventario de cierre despus del patrimonio, hay que registrar la comparacin, que equivale a establecer la relacin entre el patrimonio inicial y de cierre, hecho que va a representar la utilidad o prdida del ejercicio. Culmina el registro del inventario sealando el lugar, fecha y estampado de sello y firma tanto del contador como del propietario o representante de la empresa. CASOS PARA CONFECCIONAR UN INVENTARIO.- Los casos ms comunes son: a. Con una cuenta de activo sin pasivo. b. Con dos o ms cuentas de activo y sin pasivo. c. Con una cuenta de activo y una o ms de pasivo. d. Con varias cuentas de activo y varias cuentas de pasivo. BALANCE DE INVENTARIO.- Como el inventario general resulta amplio y especificado, se pierde el aspecto central de su contenido por cuya razn, se hace necesario resumirlo, a esta forma de presentar el inventario se le conoce con el nombre de BALANCE o BALANCE DE INVENTARIO. En stos, se presentan nicamente los rubros o cuentas y sus cantidades en forma global, facilitando con ello la visin concreta y clara de las diferentes categoras de bienes, obligaciones y capital (o patrimonio) de la empresa.

CLASES DE BALANCE DE INVENTARIO.- Al igual que el inventario, el balance puede ser inicial y de cierre, quedando representados por el resumen del inventario inicial y de cierre respectivamente. PARTES QUE COMPRENDEM EL BALANCE DE INVENTARIO.- Tanto el balance inicial como el de cierre agrupan cuentas de activo y pasivo cuyos totales deben estar siempre equilibrados por alguna razn, el trmino Balance se deriva de Balanza -. Esta igualdad se consigue insertando al pasivo patrimonio inicial o de cierre segn se trate de inventario inicial o de cierre. EL PATRIMONIO.- La empresa para desarrollar sus actividades, necesita tener un patrimonio propio; es decir, bienes y riquezas que administrar, cambiar o transformar, segn sea su objetivo econmico. El patrimonio de la empresa est constituido por un conjunto de propiedades, derechos, crditos y obligaciones que asisten a un individuo o persona jurdica. La persona jurdica siempre tiende a un objetivo determinado y realiza actos conducentes a mismo; por lo que en trminos mercantiles se puede decir que: Empresa es la reunin de capital y energas con la finalidad de obtener lucro, a cambio de realizar o prestar un servicio econmico. Siendo diferentes los objetivos que persiguen las empresas, sea cuantitativa o cualitativamente de acuerdo al ndole y magnitud de los fines propuestos, puede establecerse una agrupacin genrica de las diferentes riquezas y valores que componen el patrimonio. En primer trmino encontramos el ACTIVO que es la masa positiva en donde se consideran los bienes y derechos que posee la empresa. Por otro lado se encuentra el PASIVO, que es la parte negativa del activo patrimonial en donde se concentran las deudas y obligaciones a cargo del ente. El pasivo considerado estrictamente constituye la responsabilidad jurdica, suponga o no, una prestacin econmica del patrimonio frente a terceros. El valor neto o lquido de la APORTACIN de los propietarios de la empresa se determinan por la diferencia que en principio tiene que existir entre las dos masas. Definiendo el valor de esta aportacin como la diferencia del ACTIVO menos el PASIVO del negocio, el PATRIMONIO estar representado por la siguiente ecuacin: ACTIVO PASIVO = PATRIMONIO o tambin; ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO Tambin el activo, pasivo y el neto lquido (patrimonio) representan un conjunto homogneo, nicamente en lo que se refiere al sentido positivo y negativo en que deben considerarse dentro del patrimonio; por ello, cabe realizar un anlisis de los elementos componentes y agrupaciones con rasgos comunes. Inicialmente y sin perjuicio de ampliar y precisar mejor ms adelante, vamos a sealar los siguientes grupos bsicos: Activo Cosas materiales.- Dinero, mercaderas, muebles, inmuebles, etc. Relaciones materializadas.- Crditos a favor de la empresa, efectos de comercio, etc.

Derechos.- Marcas de fbrica, patentes, llave del negocio, etc. Pasivo Deudas y cargas, gravando directamente a algn grupo del activo. Deudas sobre el conjunto de la empresa por razn de las operaciones del negocio. Obligaciones, de toda suerte que pueden ser valoradas y afecten o puedan afectar el conjunto patrimonial. Patrimonio neto (o lquido) Aportacin inicial del propietario o propietarios. Modificaciones de aumento o disminucin que las operaciones del negocio han producido. Producto de donaciones recibidas. Excedente de revaluacin de activos fijos. Independientemente de la anterior clasificacin, hemos de distinguir dentro del activo, dos conceptos de gran importancia contable: el capital inmovilizado y el capital circulante. El primero es un conjunto de valores permanentemente empleados por la empresa y constituyen la base inalienable del patrimonio, admitiendo esta inaliebilidad, no en trminos absolutos para cada uno de los valores que la componen, sino sujeta a reposicin; pues la enajenacin pura y simple repercutir en detrimento de la continuidad de la empresa. Dentro de este grupo se comprenden las inversiones en valores, bienes materiales duraderos (activos fijos) y derechos necesarios para la marcha y desarrollo de la empresa. El circulante, el verdadero motor del negocio, es aquella parte del activo que es objeto de cambio y trfico, dando lugar a la especulacin o servicio propio de la empresa, removindose y modificndose constantemente como consecuencia de las operaciones que se van realizando: Dinero, mercaderas, cuentas por cobrar, etc. CONSIDERACIONES JURDICAS DEL PATRIMONIO.- En la organizacin actual, la sociedad humana debe reunir ciertas condiciones jurdicas que la doten de personalidad, facultndole ser sujeto de derechos y obligaciones. La personalidad jurdica presupone el reconocimiento de la capacidad de ostentar derechos y obligaciones en la vida de relacin y no slo es privativa de al persona fsica; nuestra legislacin reconoce personera jurdica tambin a las agrupaciones, sociedades o instituciones independientemente de las que pueden tener las personas que lo forman. NOTA.- Por razones netamente didcticas, las operaciones relativas al balance general y estado de ganancias y prdidas que se registran en el libro de inventario y balances, se expondr en la integracin contable. EJERCICIOS DE APLICACIN DESARROLLADOS EJERCICIO N 1 Datos del comerciante Inicio de actividades Aporte inicial

: Samuel de la Fuente M. : 16 de abril de 200X : S/. 4,000.00 en efectivo

EJERCICIO N 2 Datos del comerciante Inicio de actividades Aportes iniciales

: Pedro Mendiola Retamozo : 20 de setiembre del 2004 : Dinero en efectivo S/. Muebles y enseres: 2 andamios c/u 4 mostradores c/u 1 calculadora 1 mquina de escribir

2,000.00 1,000.00 1,500.00 800.00 1,200.00

EJERCICIO N 3 Datos del comerciante Inicio de actividades Aportes iniciales

: : :

Rojas S.R.L. 2 de octubre de 200X Cta. Cte. Banco de Lima Para la venta: 20 pares de medias Rey 50 pantalones Mister 100 juegos de ropa interior L Activos fijos: 2 escritorios de madera 2 sillones giratorios 1 mostrador de madera Debe lo siguiente: L/. 156 F. Sant V.8.12.200X L/. 130 F. Romn V.9.12.200X F/. N 1166 Tienda Mister S.A.

S/. c/p c/u c/u c/u c/u

1,500.00 2.50 85.00 8.00 1,500.00 1,200.00 1,800.00 400.00 600.00 500.00

EJERCICIO N 4 Datos del comerciante Inicio de actividades Aportes iniciales

: : :

Samuel de la Fuente (final ejercicio N 1) 31 de diciembre de 200X Dinero en efectivo S/. Dinero en bancos Existencias: 200 tazas de loza c/u 100 platos de loza c/u 50 fuentes de loza c/u 12 docenas de cubiertos c/u 10 cocinas a gas Triumph c/u Por cobrar: L/. 330 A. Mey V.6.2.200X+1 L/. 188 A. Rojas V.2.3.200X+1 Mobiliario y equipo de oficina: 1 mquina de sumar Olivetti 1 mquina de escribir Olivetti 4 andamios de madera c/u 4 mostradores de madera c/u Dreprecoacin acumulada

1,100.00 1,900.00 6.00 6.00 50.00 18.00 200.00 200.00 400.00 900.00 1,000.00 1,400.00 800.00 (200.00)

Debe lo siguiente: L/. Import Hiraoka V.4.1.200X+1 Pagar Bco. Lima V.5.2.200X+1 EJERCICIO N 5 Datos del comerciante Inicio de actividades Aportes iniciales

300.00 500.00

: : :

Juan Jos Tam Salmn 2 de julio de 200X En efectivo Vehculo Datsun, 4 puertas Nota: El vehculo tiene 4 letras por pagar a Nissa Per

S/.

4,000.00 16000,000 1000,000

c/u

200X (Ao base o Primer ao) 200X + 1 (Ao siguiente)